Guida

Ricerche frequenti:

Qui trova istruzioni e risposte su PDFMy. Non ha trovato nulla? Ci scriva – risolviamo rapidamente i problemi: wumertens@mentor-group.de.

Avvio rapido

PDFMy è un programma PDF gratuito. Funziona nel browser o come app – su PC, su Mac e sullo smartphone. I Suoi documenti non vengono caricati: tutto avviene sul Suo dispositivo.

Aprire pdfmy.de (preferibilmente in Chrome o Edge).
Al primo avvio PDFMy chiede in quattro passaggi nome/sigla, cartella di archiviazione, scanner e programma PDF predefinito. Tutto è facoltativo e modificabile in seguito in Altro → Configurazione.
Aprire un PDF, una foto o una scansione – o semplicemente trascinarli nella finestra. Nella pagina iniziale ci sono riquadri per le attività più frequenti.

Cercare nella guida: digiti in alto nel campo di ricerca (o prema /) ciò che intende fare – anche con parole Sue come «firma», «comprimere» o «iPhone». Le risposte adatte compaiono subito; un clic mostra il punto nel contesto. In PDFMy trova il campo di ricerca in Guida.

Protezione da arresti anomali: PDFMy salva le modifiche non salvate ogni pochi secondi sul Suo dispositivo. Se il browser si blocca o se chiude PDFMy per errore, al successivo avvio nella pagina iniziale compare «Lavoro non salvato» – un clic su «Ripristina» recupera il documento. Ciò vale anche per una scansione con fotocamera non ancora conclusa con «Fatto»: vi compare come «Scansione con fotocamera». Dopo il salvataggio o la chiusura la copia di sicurezza viene eliminata, altrimenti al più tardi dopo 7 giorni. Con la ✕ o «Scarta tutto» elimina subito le copie di sicurezza, ad esempio su un dispositivo condiviso.

Aperti di recente: nella pagina iniziale si trovano i Suoi ultimi documenti – un clic li riapre (Chrome ed Edge). Vengono memorizzati solo il nome e un riferimento, nessun contenuto; «Svuota elenco» rimuove tutto.

Suggerimento: con Ctrl+K (Mac: ⌘+K) trova ogni funzione tramite parola chiave.

Scansione

Con lo smartphone

Sullo smartphone in alto c'è il grande pulsante «Scansiona con la fotocamera» (su PC: riquadro «Scansiona con lo smartphone»). La fotocamera riconosce il foglio, scatta da sola, ritaglia e raddrizza. Sono possibili più pagine di seguito. Per la migliore qualità fotografare alla luce del giorno e senza ombre.

Poi salva: tocca in basso «Salva», «Archivia» o «Condividi». La «×» in alto chiude il documento; per le pagine non ancora salvate PDFMy chiede prima conferma. Chiuso per errore? Per 20 secondi compare in alto «Riapri» – un tocco e tutte le pagine tornano.

Uso sullo smartphone: in basso si trovano Condividi, Archivia e Salva. Gli strumenti (Testo, Evidenzia, Firma …) sono icone nella barra sopra la pagina – scorrere lateralmente per vederne altri. Tutte le altre funzioni si aprono come elenco con ⋯ in alto a destra. Ordinare ed eliminare pagine: panoramica pagine (icona con i quattro riquadri).

Con scanner o dispositivo multifunzione – Windows

Installare una volta il piccolo programma pdfmy Scan (pulsante «Collega scanner» in PDFMy). Dopodiché il pulsante si chiama «Scansiona»: scegliere lo scanner, inserire la carta, fatto. I dispositivi di rete vengono trovati senza driver (AirScan/eSCL e WSD, ad es. Epson, Dell, Brother), gli scanner USB tramite il driver Windows. Sono supportati fronte-retro e alimentatore.

Con scanner o dispositivo multifunzione – Mac

Scaricare una volta pdfmy Scan per Mac e fare doppio clic su «pdfmy-Scan-Mac.command». Trova scanner di rete senza driver (AirScan/eSCL e WSD, ad es. Dell Color MFP E525w). Senza programma aggiuntivo funziona con «Acquisizione Immagine» e una cartella di scansione. Istruzioni dettagliate per Mac →

Con scanner o dispositivo multifunzione – Linux

Una tantum pdfmy Scan per Linux scaricare e avviare nel Terminale: sh ~/Downloads/pdfmy-scan-linux.sh (senza sudo). Gli scanner di rete funzionano senza driver (AirScan/eSCL e WSD). Per scanner USB e dispositivi più vecchi pdfmy Scan usa SANE, z. B. sudo apt install sane-utils sane-airscan ipp-usb. Driver del produttore (HP hplip, Brother brscan, Epson epsonscan2) serve solo per dispositivi molto vecchi. Istruzioni dettagliate per Linux →

Con scanner o dispositivo multifunzione – Chromebook

Su un Chromebook PDFMy non richiede programmi aggiuntivi – pdfmy Scan non funziona su Chrome OS, ma non serve nemmeno: Chrome OS gestisce da sé molti scanner di rete e USB (AirScan/eSCL, senza driver). Configura lo scanner in Impostazioni → Avanzate → Stampa e scansione, poi con l'app «Scansione» esegui la scansione come PDF o JPG in una cartella, ad es. I miei file › Scansioni. In PDFMy, nella finestra di scansione, «Collega questa cartella come cartella di scansione» – ogni nuova scansione compare automaticamente, con riconoscimento del testo. Installa PDFMy tramite «Scarica app»: l'app «File» apre allora i PDF con Apri con → PDFMy; per stampare usa «Salva come PDF», Google Drive è integrato nell'app «File» (selezionabile come cartella di archiviazione).

Il mio dispositivo funziona?

Nell'elenco dispositivi trova Brother, Epson, HP, Canon, Kyocera, Ricoh, Konica Minolta, Sharp, Xerox, Lexmark, Dell, Samsung e scanner documentali – con ricerca per modello e indicazione se è possibile la scansione fronte-retro. Quasi tutti i dispositivi di rete degli ultimi anni funzionano senza driver.

Scansione fronte-retro

Alimentatore o vetro: in «La carta è» di norma è impostato «Riconosci automaticamente». Può anche scegliere in modo fisso «nell'alimentatore» o «sul vetro». L'indicazione sottostante spiega cosa fa il Suo scanner.

Se il Suo dispositivo ha un alimentatore duplex, nella finestra di scansione spunti «Fronte-retro». Se ha un alimentatore senza duplex (ad es. Epson L5290, molti Brother DCP, Dell E525w), scelga «Fronte-retro capovolgendo»: prima scansionare i fronti, poi capovolgere la pila intera e reinserirla – PDFMy ordina correttamente fronti e retro. Se l'ordine risulta sbagliato, basta un clic su «Retro in ordine inverso». PDFMy rimuove automaticamente i retro vuoti.

Riconoscimento automatico: nella finestra di scansione «Tipo» e «Colore» sono preimpostati su «Automatico». PDFMy scansiona allora a colori e riconosce da solo ogni foglio: Documento in bianco e nero (solo testo – nitidissimo, file più piccolo), Documento in scala di grigi (aree grigie o immagini in bianco e nero), Documento a colori (logo a colori, timbro, evidenziatore) o Foto. Il tipo riconosciuto compare nella didascalia della pagina e si può cambiare in qualsiasi momento in alto tramite la scelta dell'elaborazione immagine (Documento (grigio), Documento (colori), Bianco e nero, Originale …).

Scansionare foto: con «Automatico» PDFMy riconosce da solo le foto, le ritaglia (anche se si trovano in un angolo del vetro), lascia invariati i colori e salta il riconoscimento del testo. Per la migliore qualità scegliere «Foto»: PDFMy scansiona allora dal vetro a 600 dpi, a scelta in Colore o Bianco e nero (scala di grigi). Non inserire le foto nell'alimentatore. Per salvare come immagine: «Salva» → formato «Immagini», poi scegliere il formato immagine – JPG, PNG, TIFF o WebP.

Ritagliare: lo strumento «Ritaglia» nella barra sopra la pagina – trascinare i quattro angoli blu sui bordi desiderati e fare clic su «Applica». I fogli fotografati di sbieco vengono raddrizzati; per le foto le proporzioni restano invariate.

Epson EcoTank L5290 (ad es. «EPSON2CBBCB»)

Viene trovato automaticamente su Windows, Mac e Linux (AirScan/eSCL o WSD, vetro e alimentatore). In caso contrario: nella finestra di scansione «Aggiungi dispositivo tramite indirizzo IP» e l'IP o il nome del dispositivo inserire, ad es. EPSON2CBBCB – su Mac e Linux pdfmy Scan aggiunge da sé «.local». Con Wi-Fi e LAN o VPN contemporaneamente, la ricerca avviene su ogni connessione di rete. pdfmy Scan riattiva da sé i dispositivi in modalità di risparmio energetico prima di ogni ricerca; altrimenti scegliere «Riattiva scanner» nella finestra di scansione. Ulteriori informazioni sull'Epson L5290 →

Cartella di scansione («Scan to Folder»)

Se il Suo dispositivo salva le scansioni in una cartella, colleghi questa cartella in «Collega scanner». Le nuove scansioni compaiono dopo pochi secondi – raddrizzate, con riconoscimento del testo. Configurare lo scanner (tutti i metodi) →

Archiviare lettere e scadenze

Cosa vuole questa lettera?

Sopra la pagina è indicato in una frase di cosa si tratta, ad es. «Fattura di 1.520,24 € – da pagare entro il 28/10 – tra 13 giorni», con pulsanti per bonifico (GiroCode), inserire scadenza, inoltrare e archiviare. Mittente, data, tipo, importo e scadenza si trovano a destra nei dati della lettera e si possono correggere.

Archivia

Dati della lettera solo per la posta: PDFMy mostra data, mittente, oggetto, pratica, scadenza e promemoria quando il documento sembra posta – per le scansioni o se sono stati riconosciuti una scadenza, un importo, un IBAN o un mittente con data. Per altri documenti (ad es. uno statuto o un manuale) compaiono solo il nome del file e il link «Inserisci i dati della lettera …», che apre i campi.

Nome file: un file aperto mantiene il suo nome («Preventivo Rossi.pdf» resta «Preventivo Rossi.pdf»). Solo per le scansioni e i nomi poco significativi di scanner, fotocamere e programmi come «Scan0001», «IMG_1234» o «Documento (2)» PDFMy usa un nome parlante tratto dai dati della lettera (data, tipo, mittente, oggetto). Può modificare il nome in qualsiasi momento a destra sotto «Nome file».

Scegliere una volta una cartella di archiviazione (ad es. una cartella sincronizzata con OneDrive o SharePoint). Dopodiché «Archivia» archivia ogni lettera con un nome significativo e la registra nel registro posta in arrivo. Su richiesta con timbro di arrivo e numero di protocollo progressivo. Più aziende? Nelle impostazioni ogni azienda riceve una propria cartella.

Anteprima: Fare clic su una riga del registro della posta in arrivo – a destra compare la prima pagina del documento con nome file e numero di pagine, senza aprirlo. Da tastiera basta spostarsi con Tab su «Apri» di una riga. Un clic sulla miniatura o su «Apri» carica il documento per la modifica. L'anteprima è disponibile a partire da una larghezza della finestra di circa 900 pixel.

Campi personalizzati: Sotto le etichette nei dati della lettera, faccia clic su «Definisci campi personalizzati …» e assegni un nome a un massimo di cinque campi, ad es. cliente, progetto o centro di costo. Compariranno quindi in ogni lettera. PDFMy suggerisce i valori dell’ultima lettera con lo stesso numero di pratica o mittente e propone i valori precedenti tra cui scegliere. I valori compaiono nel registro posta in arrivo (colonna Excel «Campi personalizzati», nell’elenco sotto l’oggetto) e nelle parole chiave del PDF; la ricerca li trova. Con una cartella di archiviazione i nomi dei campi valgono per tutto il team (file pdfmy-Felder.json).

Pratiche (pratiche clienti e fascicoli)

Nei dati della lettera c’è il campo «Pratica», ad es. «Müller c. Schmidt» o «Meier – IRPEF 2025». PDFMy propone da solo la pratica: se una lettera ha lo stesso numero di pratica di una archiviata in precedenza, appartiene alla stessa pratica – altrimenti vale l’ultima pratica di quel mittente. Nel Registro posta in arrivo e pratiche (Altro → Ufficio) la vista «Pratiche» mostra ogni pratica con il numero di documenti, le questioni aperte, la prossima scadenza e i responsabili. «Mostra documenti» filtra l’elenco su quella pratica, «Apri pratica» apre tutti i documenti della pratica in ordine di data come un unico documento – per leggerli, stamparli o salvarli insieme (con la cartella di archiviazione collegata). Le lettere archiviate in precedenza si assegnano nell’elenco, nella colonna «Pratica»; i filtri per pratica e anno aiutano nella ricerca. La pratica compare anche nel file Excel del registro posta in arrivo.

Etichette

Nel campo «Etichette» dei dati della lettera separi più termini con una virgola, ad es. «Tasse 2025, Assicurazione, urgente». Durante la digitazione PDFMy suggerisce le etichette già utilizzate. All’archiviazione vengono riportate nel registro posta in arrivo e nelle parole chiave del PDF: così anche la ricerca di Windows e altri programmi PDF trovano il documento. Nel registro posta in arrivo può filtrare per etichetta; un clic su un’etichetta mostra tutti i documenti che la contengono; con «+ Etichetta» aggiunge e con «×» rimuove le etichette direttamente nell’elenco.

Versioni e rapporto di verifica GoBD

Versioni: se apre un documento archiviato dal registro della posta in arrivo, lo modifica (ad es. nota «pagato») e lo salva, PDFMy sostituisce il file nella stessa posizione. La versione precedente resta invariata nella cartella «_Versionen» (con data e ora nel nome); la voce mostra «v2», «v3» … e riceve il nuovo checksum – non si crea alcuna voce doppia.

Rapporto di verifica GoBD: nel registro della posta in arrivo, «Rapporto di verifica GoBD …» verifica tutti i file archiviati (checksum SHA-256), il sigillo di ogni voce (rende riconoscibili le modifiche successive al registro, ad es. in Excel) e le lacune nei numeri di protocollo. Il risultato viene salvato in PDF nella cartella «_Protokolle» – con una descrizione della procedura come base per la Sua documentazione delle procedure. Checksum e sigillo rendono riconoscibili le modifiche; l’immodificabilità vera e propria deve essere garantita dal luogo di archiviazione (ad es. criteri di conservazione in SharePoint/Microsoft 365). (GoBD: norme tedesche sulla corretta tenuta e conservazione digitale dei documenti contabili.)

Scadenze, promemoria, notifica

Termine di ricorso contro i provvedimenti: se un provvedimento (ad es. un avviso di accertamento fiscale – Steuerbescheid) contiene un'informativa sui rimedi giuridici (Rechtsbehelfsbelehrung) con un termine di un mese, PDFMy calcola il termine per il ricorso o l'opposizione (Einspruch/Widerspruch): notifica considerata avvenuta quattro giorni dopo la data del provvedimento (§ 122 AO, codice tributario tedesco, dal 2025), poi un mese; se un giorno cade di sabato o domenica o in un giorno festivo nazionale, vale il giorno lavorativo successivo. Il termine compare nella riga informativa e nel registro della posta in arrivo. Le festività regionali possono prolungare ulteriormente il termine – il termine indicato quindi non è mai troppo tardivo. Se il provvedimento è arrivato più tardi in modo dimostrabile, il termine decorre più tardi.

Scadenze e promemoria compaiono nella pagina iniziale. Con «Ricorda» arriva una notifica una volta al giorno quando qualcosa è in scadenza. «Inserisci scadenza» crea un evento di calendario per Outlook.

Autopilota

Attivabile nella configurazione: PDFMy archivia da sé le lettere di mittenti noti dopo un breve conto alla rovescia. In caso di incertezza attende e ne indica il motivo.

Commercialista, estratto conto, conservazione

Altro → Documenti per commercialista: i giustificativi di un mese come ZIP con elenco dei giustificativi e file di importazione DATEV.
Nel registro posta in arrivo importare l'estratto conto (CAMT o CSV): le fatture pagate vengono riconosciute.
PDFMy segnala i giustificativi il cui periodo di conservazione è scaduto. Nulla viene eliminato automaticamente.

Rispondi

«Rispondi» scrive una lettera secondo DIN 5008: indirizzo e riferimento sono già inseriti, in più modelli di testo (ad es. opposizione, conferma di pagamento). Su richiesta con la Sua carta intestata.

Modificare PDF

Dividi PDF: riquadro «Dividi PDF» o «… Altro → Dividi PDF …» – ogni N pagine un nuovo file, ai segnalibri (per capitolo), per dimensione del file (ad es. al massimo 5 MB per allegati e-mail) o per intervalli di pagine come 1-3, 4-7, 8-. Risultato come ZIP o singolarmente nell'archivio.
Mettere sulla propria carta intestata: nella finestra di salvataggio, sotto «Numeri di pagina, intestazione/piè di pagina …» → «Metti sulla mia carta intestata». La pagina 1 della Sua carta intestata (PDF) sta sotto la prima pagina, la pagina 2 (se presente) sotto tutte le altre. La stessa carta intestata di «Rispondi». Per PDF normali; nelle pagine scansionate l'immagine della scansione copre lo sfondo.
Script nei PDF: PDFMy non esegue JavaScript dei PDF aperti. I campi di calcolo creati da Lei nel modulo calcolano solo nel programma PDF del destinatario, e mai in PDF/A.
Rimuovere dati nascosti: prima di inoltrare un documento a terzi, spunti «Rimuovi dati nascosti» nella finestra di salvataggio – PDFMy rimuove commenti, note ed evidenziazioni dell'originale, script, file incorporati e contenuti multimediali nonché autore, oggetto e parole chiave. I link vengono mantenuti.
Rimuovere i margini bianchi e portare in A4: nella finestra di salvataggio, sotto «Numeri di pagina, intestazione/piè di pagina, formato …» → «Rimuovi margini bianchi» taglia i margini vuoti attorno al contenuto; «Tutte le pagine in A4» porta US-Letter, ricevute e formati misti in A4, in scala e centrati (verticale o orizzontale). Testo, link e campi modulo vengono mantenuti.
Più pagine per foglio e opuscolo: nella finestra di stampa o nella finestra di salvataggio scegliere «2 pagine per foglio», «4 pagine per foglio» o «Opuscolo (A4 piegato)». Per l'opuscolo stampare fronte-retro (girando sul lato corto) e piegare a metà – le pagine risultano così nell'ordine giusto.
Forme e immagini: scegliere lo strumento «Forme», accanto Rettangolo, Ellisse, Linea o Freccia, colore e spessore della linea, e tracciare la forma sulla pagina (con Maiusc una linea diventa esattamente orizzontale o verticale). «Immagine» inserisce un logo o una foto (PNG, JPG); poi spostarla e ingrandirla con la maniglia in basso a destra. Entrambi vengono scritti nitidi nel PDF.
Misurare: strumento «Forme», accanto «Misura: distanza», «Misura: area» o «Misura: poligono» – tracci una linea o un rettangolo oppure, per il poligono, clicchi in sequenza sui vertici (doppio clic, clic sul primo punto o Invio chiude, Esc annulla; fornisce area e perimetro, ad es. per locali a forma di L), e il valore compare subito accanto (ad es. «4,25 m» o «18,30 m²»). Scelga la scala del disegno (da 1:1 a 1:1000) o «Da distanza nota …»: misuri una distanza di lunghezza nota, la selezioni e inserisca la lunghezza reale – tutte le misurazioni di questo disegno la useranno. Le dimensioni della pagina provengono dal PDF; per scansioni e foto PDFMy assume il formato A4. I valori misurati vengono salvati come testo. Per artigiani, edilizia e architettura – come lo strumento di misurazione di Acrobat Pro.
Allegati: Altro → Allegati mostra i file incorporati nel PDF (ad es. tabelle, foto, XML di fattura) – salvarli, rimuoverli o aggiungerne di nuovi con «Allega file …». Gli allegati vengono mantenuti al salvataggio. In PDF/A vengono mantenuti solo gli allegati che sono a loro volta PDF/A (requisito della norma).
Unire e organizzare le pagine: aprire più file, nella panoramica pagine (G) ordinare, ruotare, eliminare, inserire pagine vuote, dividere.
Salvare nel file originale: se ha aperto un PDF (doppio clic, Apri, trascinamento o «Aperti di recente»), Ctrl+S in Chrome ed Edge propone «Salva nel file originale» – come in Word. La prima volta il browser chiede una sola volta l'autorizzazione. «Salva con nome …» crea sempre un nuovo file.
Molti file in una volta (elaborazione in serie): riquadro «Elaborazione in serie» nella pagina iniziale, selezionare i file, poi scegliere: Riduci, Archivia (PDF/A, con riconoscimento del testo), Prepara per la condivisione, Scala di grigi e riduzione, Aggiungi numeri di pagina, Rendi ricercabile o Riconoscere e archiviare lettere. Il risultato arriva come file ZIP o direttamente in una cartella; l'elenco mostra ogni file con la dimensione prima/dopo. «Pausa» si ferma dopo il file attuale. Un documento aperto resta invariato.
Monitora cartella (automatico): riquadro «Monitora cartella» nella pagina iniziale: scegliere una cartella di ingresso – ad esempio quella in cui salva il Suo scanner o la Sua fotocopiatrice –, cosa deve succedere (Rendi ricercabile, Archivia (PDF/A), Riduci, un flusso di lavoro personalizzato o Riconoscere e archiviare lettere) e una cartella di destinazione. Ogni nuovo file viene quindi elaborato senza clic, se desiderato rinominato in base al contenuto (ad es. 2026-10-21_Energia_Fattura.pdf), e l'originale passa nella sottocartella «_erledigt». Ciò avviene in una finestra PDFMy separata, finché resta aperta; il Suo lavoro nella finestra principale non viene disturbato. I file che non possono essere elaborati finiscono in «_fehler». Richiede Edge o Chrome sul computer.
Ridurre: al salvataggio scegliere «Piccolo»; la dimensione viene mostrata in anticipo.
Barra delle attività: se scegli un'attività nella pagina iniziale (ad es. Oscura, Firma, unire, Modulo), sopra la pagina compare cosa fare ora – con un pulsante adatto (ad es. «Trova dati personali», «Aggiungi altri file», «Compila con i miei dati») e «Fine e salva».
Oscurare: tracciare aree oppure oscurare ovunque un termine di ricerca. Il contenuto viene rimosso davvero, anche dal livello di testo. «Trova dati personali» propone punti da oscurare: nomi dopo un titolo (ad es. «Sig.ra Maria Rossi»), via con numero civico, CAP con località, IBAN, e-mail, telefono, codice fiscale, data di nascita e numero di previdenza sociale – verificare prima di salvare; fare clic su ciò che non è pertinente ed eliminarlo con Canc.
Modificare il testo: strumento «Modifica testo», fare clic su una riga e sovrascrivere – o più rapidamente: nello strumento «Seleziona» fare doppio clic sul testo. Se la riga fa parte di un paragrafo, l'intero paragrafo diventa modificabile e durante la modifica viene reimpaginato automaticamente – con l'interlinea dell'originale; le sillabazioni a fine riga vengono ricongiunte. Indirizzi ed elenchi mantengono le loro righe. PDFMy riprende l'aspetto dell'originale: tipo di carattere (con o senza grazie, a spaziatura fissa), grassetto e corsivo, colore del testo, colore di sfondo (ad es. campi grigi) e larghezza. Nei PDF con testo il carattere viene riconosciuto esattamente, nelle scansioni colore, sfondo, grassetto e se il carattere ha le grazie (ad es. Times) – con caratteri molto piccoli si usa un carattere senza grazie. Le righe non modificate restano come sono.
Font originale durante la modifica: Se il font è incorporato nel PDF e contiene tutti i caratteri del nuovo testo, PDFMy continua a scrivere esattamente con quel font – il testo modificato appare come prima. Se manca un carattere (spesso il PDF contiene solo le lettere utilizzate), PDFMy usa un font con la stessa larghezza dei caratteri: per Arial/Helvetica, Times, Courier e Calibri il testo occupa esattamente la stessa larghezza dell’originale; per gli altri font la larghezza viene adattata.
Documenti di grandi dimensioni: PDFMy salva rapidamente anche documenti con centinaia di pagine – le pagine non modificate vengono riprese in un unico passaggio, le pagine scansionate vengono compresse contemporaneamente su più core del processore.
Aprire PDF scansionati: PDFMy elabora i lunghi lotti di scansioni all’apertura contemporaneamente su più core del processore (ritaglio, raddrizzamento, riconoscimento dei fogli separatori) – per questo si aprono molto più rapidamente.
Protezione dalle falsificazioni: certificati, diplomi di maestro artigiano e di apprendistato, pagelle e attestati, documenti d'identità, provvedimenti ufficiali (ad es. avviso di accertamento fiscale – Steuerbescheid) e decisioni giudiziarie non si possono alterare con «Modifica testo» e «Copri» – oscurare, evidenziare, note e firma restano possibili. Per estratti conto, buste paga, fatture e documenti probatori simili le modifiche sono possibili, ma vengono evidenziate in rosso e la pagina riceve in basso la nota «modificato successivamente». Ogni PDF con testo sostituito o coperto porta inoltre la parola chiave «modificato successivamente (PDFMy)». Così PDFMy resta uno strumento per i propri documenti – non per falsificazioni.
PDF firmati digitalmente: prima di usare per la prima volta «Modifica testo», «Copri» o «Testo» in un PDF firmato, PDFMy avvisa una volta in modo chiaro: con la modifica la firma digitale diventa non valida e il nuovo file non porta più una firma valida. «Non modificare» lascia tutto com'è; «Ho capito, modifica comunque» abilita la modifica per questo documento. Il file originale resta valido.
Moduli: compilare i campi e salvare. Se nel documento non è stato modificato nient'altro, il PDF salvato resta compilabile; se è stato unito ad altre pagine o contiene annotazioni, i dati vengono scritti in modo definitivo. Sul cellulare, il pulsante «Compila modulo» porta ai campi. Altro → Riconosci campi modulo rende compilabili moduli piatti o scansioni. Se apre un modulo non compilabile con etichette tipiche (nome, via, telefono …), PDFMy lo propone direttamente tramite una barra: «Riconosci campi». Vengono riconosciute righe di scrittura – anche linee disegnate con l'etichetta sotto –, riquadri e caselle di spunta; ogni campo prende il nome della sua etichetta (aggiunte come «se presente» vengono omesse).
I miei dati – compilare i moduli con un clic: nell'area Moduli a destra, «Compila con i miei dati». La prima volta inserisce i Suoi dati una sola volta (nome, indirizzo, data di nascita, telefono, e-mail, IBAN, codice fiscale …); può modificarli in qualsiasi momento in … Altro → I miei dati …. PDFMy riconosce i campi corrispondenti dall'etichetta – anche «Cognome, nome», «CAP, località» o «Luogo, data» (con la data di oggi) – e compila solo i campi vuoti; i campi per altre persone (ad es. «Nome del figlio», «Cognome di nascita») restano vuoti. Verifichi brevemente il risultato. «Riprendi da questo modulo» prende i dati da un modulo che ha già compilato. I Suoi dati restano solo in questo browser su questo dispositivo e non vengono mai trasmessi; sui dispositivi condivisi, li rimuova con «Elimina tutto».
Creare un modulo: scegliere lo strumento «Campo modulo», accanto il tipo – Campo di testo, Su più righe, Data, Casella di controllo, Elenco a discesa o Pulsante di opzione – e tracciare un rettangolo sulla pagina (o semplicemente fare clic). Per un elenco a discesa PDFMy chiede le voci (ad es. «Sig., Sig.ra, Altro»). I pulsanti di opzione con lo stesso nome formano un gruppo in cui è possibile scegliere una sola opzione («Sì» / «No») – basta posizionarne diversi uno accanto all'altro; il valore deriva dall'etichetta a destra. La spunta «Campo obbligatorio» contrassegna i campi da compilare obbligatoriamente (vale anche per il campo attualmente selezionato). PDFMy riprende il nome dall'etichetta accanto, ad es. «Nome»; il doppio clic rinomina, Canc elimina. Al salvataggio nascono veri campi modulo che chiunque può compilare in un programma PDF, nel browser o in PDFMy – anche in PDF/A e accessibili (gli screen reader leggono ad alta voce il nome del campo).
Calcolare e verificare nel modulo: come tipo di campo sono disponibili anche Numero, Importo (€), E-mail, IBAN e CAP. Per Numero e Importo il campo può calcolare da sé: inserire una formula in «Calcolo», ad es. Quantità * Prezzo unitario, Netto * 0,19 o SUMME([Voce 1]; [Voce 2]; [Voce 3]) – nomi di campo con spazi tra parentesi quadre; sono consentiti + − * /, parentesi, SUMME, MIN, MAX e MITTELWERT. Nel PDF salvato i campi calcolano e verificano da sé (ad es. in Adobe Acrobat Reader, Foxit o Firefox); un IBAN o un indirizzo e-mail errato viene segnalato. Durante la compilazione in PDFMy, PDFMy calcola contemporaneamente e mostra i campi obbligatori mancanti e i dati non validi direttamente sul campo – anche nei moduli di terzi con campi di somma. Per questo i campi che calcolano e verificano ricevono nel PDF un piccolo script del modulo – solo questi campi, non quelli di data o testo. Alcuni filtri di posta aziendali trattengono i PDF con script. PDF/A non consente script nei moduli; lì i campi vengono creati senza calcolo.
Numeri di pagina, filigrane, numerazione Bates, intestazioni e piè di pagina: nella finestra di salvataggio.
Inserire link: scegliere lo strumento «Link», tracciare un'area (ad es. sopra «Allegato 2» o un indirizzo web) e inserire la destinazione: un indirizzo web (pdfmy.de), un indirizzo e-mail o un numero di pagina. Nel PDF salvato il punto è cliccabile – anche in PDF/A e accessibile. I link a pagine seguono il riordino delle pagine. Il doppio clic modifica la destinazione. Per motivi di sicurezza sono possibili solo link web ed e-mail.
Commenti ed evidenziazioni: Altro → Commenti ed evidenziazioni mostra tutte le note, le evidenziazioni (con il testo evidenziato), i testi, i timbri, le firme, i campi modulo e gli oscuramenti del documento – con pagina, filtro e ricerca. Un clic porta lì, ✕ elimina (Ctrl+Z annulla). «Copia come testo» fornisce un riepilogo per e-mail o verbale.
Confrontare: Altro → Confronta con un'altra versione mostra cosa è cambiato – come «Testo» (parole inserite e rimosse) o come «Immagine (sovrapposizione)»: le pagine vengono sovrapposte, il rosso è solo nella prima versione, il verde solo nella seconda, e cornici tratteggiate indicano ogni punto modificato. Così si notano anche immagini, timbri, firme e layout modificati.
Unisci in alternanza: se lo scanner non ha un alimentatore fronte-retro, scansionare fronti e retro separatamente e scegliere entrambi i file dal riquadro «Unisci in alternanza». Se i retro sono al contrario, toccare «Inverti secondo file».
Convertire: PDF in Word, Excel, testo o immagini; immagini in PDF; estrarre le immagini dal PDF in risoluzione originale.
Da PDF a Word – con struttura: salvando come documento Word, PDFMy riunisce il testo in paragrafi interi (le parole divise a fine riga vengono ricongiunte), trasforma il testo grande in veri titoli di Word («Titolo 1/2» – visibili nel riquadro di spostamento), mantiene gli elenchi e gli a capo negli indirizzi e converte le tabelle in tabelle di Word: larghezze delle colonne come nell'originale, riga di intestazione in grassetto e ripetuta su ogni pagina, importi allineati a destra. Nelle scansioni ciò avviene dopo il riconoscimento del testo – a tale scopo PDFMy nasconde le linee delle tabelle, così che nessuna cella vada persa; i layout complessi (più colonne, caselle di testo, celle unite) vengono semplificati.
Riassumere e chiedere senza upload: Menu → «Riassumi e chiedi …». L'IA integrata di Google Chrome (dalla versione 138, sul computer con almeno 16 GB di memoria o una scheda grafica da 4 GB) riassume il documento – come Punti chiave, Sintesi, Di cosa si tratta? o Titolo, da breve a dettagliato – oppure risponde a domande come «Entro quando devo pagare?». Tutto avviene sul Suo dispositivo, il documento non viene caricato. La prima volta Chrome scarica il modello di IA (una sola volta, diversi GB). PDFMy riassume i documenti lunghi sezione per sezione. Il risultato può essere copiato; lo confronti con il documento.
Configurare l'assistente IA: In «… Altro → Assistente IA …» vede se l'IA del Suo browser è pronta su questo dispositivo. «Configura l'IA del browser» scarica il modello di IA una volta in anticipo, così non deve caricarsi al primo riassunto. Con Disattivato, Riassumi e Traduci scompaiono dal menu – ad esempio se un'azienda non desidera funzioni di IA. L'IA lavora sempre sul Suo dispositivo; il documento non viene caricato.
Verificare personalmente la privacy: in «… Altro → Verificare personalmente la privacy …» (oppure con un clic su «I file restano sul Suo dispositivo» nella pagina iniziale) vede quali connessioni questa finestra ha stabilito dall'apertura e quanti dati sono stati inviati a Internet: di norma 0 byte. Le richieste a pdfmy.de caricano solo componenti del programma, caratteri e file di lingua. Le connessioni a 127.0.0.1 o localhost vanno a programmi sul Suo PC (pdfmy Scan, IA locale). Il modo più semplice per verificarlo: disattivi il Wi-Fi, PDFMy continua a funzionare.
Verificare la versione del programma: nella stessa finestra di dialogo PDFMy confronta i file del programma attualmente in esecuzione con l'elenco dei checksum pubblicato per questa versione e ne mostra l'impronta. La stessa impronta si trova nel registro delle versioni su GitHub (github.com/haus-it/pdfmy, docs/RELEASES.md), indipendentemente da pdfmy.de. Così può vedere che pdfmy.de fornisce esattamente la versione pubblicata. Per i reparti IT: pdfmy.de/pruefsummen.txt può essere verificato con sha256sum -c rispetto a una copia del sito.
IA locale su questo PC: Chi usa un programma di IA come Ollama o LM Studio sullo stesso computer può sceglierlo in «… Altro → Assistente IA …»: selezionare il programma, «Verifica connessione», scegliere un modello, salvare. Riassumere, fare domande e tradurre funzionano poi con questo modello – il testo non lascia il computer; PDFMy rifiuta gli indirizzi esterni a questo PC. Autorizzazione una tantum: in LM Studio avviare il server in «Developer» e attivare «Enable CORS»; per Ollama aprire in Windows «Modifica le variabili d'ambiente relative all'account», creare la variabile OLLAMA_ORIGINS con il valore https://pdfmy.de e riavviare Ollama. L'impostazione predefinita resta l'IA del browser; con Disattivato l'IA è completamente disattivata.
Tradurre senza upload: Menu → «Traduci …», scegliere la lingua di partenza e quella di arrivo. PDFMy usa il traduttore integrato di Google Chrome (dalla versione 138, sul computer): la traduzione avviene sul Suo dispositivo, il testo non viene caricato. La prima volta Chrome scarica il pacchetto della lingua. Il risultato si apre come nuovo PDF in una scheda propria – con titoli, paragrafi, elenchi e tabelle; numeri e importi restano invariati. Il layout originale delle pagine non viene riprodotto. Traduzione automatica: verificare prima dell'invio. Negli altri browser PDFMy mostra un avviso.
Salvare flussi di lavoro: nella finestra di salvataggio scelga le impostazioni desiderate (ad es. formato, numeri di pagina, piè di pagina, carta intestata, scala di grigi) e in alto, accanto a Flusso di lavoro salvato, faccia clic su «Salva come flusso di lavoro …» – con un nome come «Fattura al cliente». La volta successiva basta selezionare il flusso di lavoro. Nell’elaborazione in serie i flussi di lavoro personali (PDF e PDF/A) sono disponibili come ulteriore scelta – così molti file vengono trattati allo stesso modo in una volta sola. Per motivi di sicurezza password e firma non vengono mai salvate.
Dividere le pagine a metà: Menu → «Dividi pagine a metà …» divide le scansioni di doppie pagine (libro aperto o quaderno) e i fogli A3 in due pagine – in verticale (sinistra/destra) o in orizzontale (sopra/sotto), a scelta solo le pagine orizzontali. Senza perdita di qualità: testo e grafica vettoriale vengono mantenuti, il file non diventa più grande. Per i libri che si leggono da destra a sinistra: «Prima la metà destra».
Word ed Excel in PDF: aprire o trascinare nella finestra file Word (.docx) e fogli di calcolo Excel (.xlsx) – PDFMy li converte in PDF sul suo dispositivo, senza caricamento. Da Word PDFMy riporta intestazioni e piè di pagina (con logo e numero di pagina «Pagina 1 di 3»), titoli, paragrafi (anche grassetto e corsivo a metà frase, centrato, allineato a destra), elenchi puntati e numerati, tabelle (con le larghezze delle colonne, l'allineamento e la riga di intestazione in grassetto di Word), immagini, interruzioni di pagina e il formato pagina; da Excel tutti i fogli visibili come tabella con formato numero, valuta, percentuale e data. Non vengono riportati caselle di testo, colonne e caratteri speciali – per una copia esatta scegliere «Salva come PDF» in Word o Excel. Salvare prima i formati meno recenti (.doc, .xls) come .docx/.xlsx.
Aprire RTF e XPS: PDFMy riprende i file RTF come testo senza formattazione e immagini, i file XPS con testo e immagini al loro posto, ma senza linee e superfici. Per una copia esatta stampi tramite la stampante «PDFMy».
Che cosa viene conservato al salvataggio: etichette di pagina, destinazioni di salto, segnalibri, livelli e metadati XMP vengono conservati finché le pagine non diventano immagini. I tag di struttura vengono conservati quando si salvano tutte le pagine di un singolo file. La finestra di salvataggio segnala prima se qualcosa va perso.
PDF danneggiati: PDFMy recupera ciò che è ancora leggibile e indica le pagine mancanti. Se manca l'inizio di un file o se i dati delle pagine sono memorizzati in forma compressa e troncati, di solito non c'è più nulla da recuperare.
E-book (EPUB) in PDF: apra semplicemente i file EPUB – PDFMy li impagina come PDF nel pratico formato libro A5: titolo, ogni capitolo su una nuova pagina, titoli, paragrafi, elenchi, tabelle e immagini. Gli e-book protetti da copia (DRM) non possono essere convertiti.
LibreOffice e OpenOffice: PDFMy converte allo stesso modo in PDF documenti di testo (.odt) e fogli di calcolo (.ods) – con titoli, elenchi, tabelle, immagini e formato pagina oppure con tutti i fogli con valori numerici, di valuta, percentuali e di data.
Testo, Markdown e CSV in PDF: aprire o trascinare nella finestra file di testo (.txt), Markdown (.md) e tabelle (.csv, ad es. da Excel o dalla contabilità) – PDFMy ne ricava un PDF A4 ordinato: titoli, elenchi e tabelle Markdown vengono impaginati, le tabelle CSV ricevono la riga di intestazione su ogni pagina, molte colonne passano al formato orizzontale e gli importi sono allineati a destra. I caratteri accentati dei file Excel meno recenti vengono riconosciuti correttamente.
Foto iPhone (HEIC) e TIFF: aprire o trascinare nella finestra le foto dell’iPhone (.heic/.heif) e i file TIFF – anche multipagina da fax o scanner; PDFMy li converte in qualsiasi browser, anche in Chrome, Edge e Firefox. Ogni pagina TIFF diventa una pagina PDF e le risoluzioni fax (ad es. 204 × 98 dpi) vengono raddrizzate correttamente. La conversione avviene sul Suo dispositivo.
Stampa come poster: pagina iniziale → «Stampa come poster» oppure, nella finestra di salvataggio, alle pagine per foglio, scegliere «Poster su 4 fogli A4» o «su 9». Ogni pagina viene ingrandita e distribuita su più fogli, con 1 cm di sovrapposizione per incollarli.
Inverti colori: pagina iniziale → «Inverti colori». Utile ad esempio per stampare diapositive scure risparmiando toner. Il testo resta testo. Solo con il formato PDF.
Etichetta pagine: pagina iniziale → «Etichetta pagine». Le pagine preliminari diventano i, ii, iii, poi la numerazione inizia da 1. Cambiano solo i nomi delle pagine nel programma PDF, non il contenuto delle pagine.
Testo non copiabile: pagina iniziale → «Testo non copiabile». Ogni pagina viene salvata come immagine senza livello di testo, campi modulo e link; di solito il file diventa più grande. Un riconoscimento del testo può rileggere il testo. Per i contenuti riservati usare quindi sempre «Oscura».
Prepara per l'IA: pagina iniziale → «Prepara per l'IA». PDFMy salva il testo come Markdown con titoli, tabelle, segni di pagina e brevi informazioni sul documento. Il file resta sul Suo dispositivo. Il contenuto lascia il dispositivo solo se Lei stesso lo carica su un servizio di IA.
Scansione con la fotocamera: il gesto indietro non termina la scansione finché ci sono acquisizioni. Per terminare, tocchi «Fatto». Se la fotocamera ha riconosciuto male il foglio, tocchi la miniatura e poi «Regola gli angoli». Se è troppo scuro, PDFMy lo segnala.
Acquisizioni sfocate: se una pagina sembra sfocata, la sua miniatura riceve una cornice gialla. La tocchi per controllare la pagina e, se necessario, eliminarla.
Ricerca: maiuscole e minuscole non contano, e «ß» e «ss» sono considerati uguali: «Strasse» trova anche «Straße». Vengono trovati anche gruppi di parole come «15 novembre». Con «Solo parole intere», «Test» non trova più «Testament». Ciò vale anche per evidenziare, sostituire e «Oscura tutti i risultati».
Continua a leggere: i PDF da 5 pagine in su si riaprono alla pagina in cui era l'ultima volta. A tal fine il Suo browser ricorda solo un checksum del file e il numero di pagina, né il nome del file né il contenuto.
Che cosa non viene conservato al salvataggio: se un PDF contiene livelli, tag di struttura, etichette di pagina o un modulo XFA, la finestra di salvataggio lo segnala prima. Lo stesso vale per PDF/A: i campi modulo vengono integrati stabilmente nella pagina e gli allegati che non sono PDF/A vengono omessi.
Salvare in scala di grigi: nella finestra di salvataggio, in «Numeri di pagina, intestazione/piè di pagina, formato …» → Colore → «In scala di grigi». Tutte le pagine, i timbri, le evidenziazioni, le firme e le immagini inserite diventano grigi, come una copia in bianco e nero, risparmiando toner a colori. Le pagine vengono salvate come immagine; il testo resta ricercabile. Funziona anche con PDF/A.
PowerPoint: nella finestra di salvataggio, in Formato → «PowerPoint». Ogni pagina diventa una diapositiva nel formato della pagina, con timbri, annotazioni e firme. Il testo resta invisibile al suo posto ed è ricercabile e copiabile in PowerPoint, Keynote o Impress; le pagine scansionate vengono prima riconosciute (OCR). Pratico per mostrare documenti in una riunione o per riutilizzare le diapositive di un PDF.
Markdown e HTML: nella finestra di salvataggio, in Formato → «Markdown» o «HTML». PDFMy riconosce titoli (dimensione del carattere, grassetto), paragrafi (anche parole divise a fine riga), elenchi puntati e tabelle. Markdown è adatto ad assistenti IA, wiki e app per appunti; HTML produce una pagina web accessibile. Le pagine scansionate vengono prima riconosciute automaticamente (OCR).
Evidenziare il testo: strumento «Evidenzia», quindi trascinare il mouse sulle parole – viene evidenziato esattamente il testo, anche su più righe; un clic evidenzia una singola parola. Accanto scegliere il colore (giallo, verde, blu, rosa, arancione) e lo stile: Evidenzia, Sottolinea o Barra. Un'evidenziazione selezionata si può ricolorare o eliminare con Canc. Trascinando su un'area vuota si evidenzia una zona (ad es. un'immagine). Tutte le occorrenze in una volta: Ctrl+F, inserire il termine, «Evidenzia tutti» – ogni occorrenza nell'intero documento viene evidenziata, anche gruppi di parole come «15 novembre»; Ctrl+Z annulla tutto. Evidenziazioni da altri programmi: se apre un PDF già evidenziato, PDFMy importa le evidenziazioni con commento e autore – si possono ricolorare ed eliminare (non per i PDF firmati digitalmente, affinché la firma resti valida). Al salvataggio diventano vere evidenziazioni PDF: gli altri programmi PDF le mostrano come commenti con il testo evidenziato e possono rimuoverle.
Cercare nel documento: Ctrl+F apre sopra la pagina una barra di ricerca – come in Word. Mostra «3 di 12»; Enter o F3 salta al risultato successivo, Maiusc+Enter al precedente, Esc chiude. Il risultato attuale è evidenziato in arancione. Per scansioni e foto la ricerca funziona dopo il riconoscimento del testo (OCR). Oscurare tutte le occorrenze in una volta: a destra in «Cerca nel documento».
Cerca e sostituisci: nella barra di ricerca fare clic su Sostituisci …, inserire il nuovo testo e scegliere Sostituisci (risultato attuale, Enter) o Sostituisci tutto (Ctrl+Enter). Ogni riga interessata viene sostituita fedelmente all'originale come con «Modifica testo» – stesso carattere, colore e larghezza; il vecchio testo viene rimosso al salvataggio. Certificati, attestati e provvedimenti ufficiali vengono saltati; per estratti conto e fatture le modifiche vengono evidenziate in modo visibile. Si annulla con Ctrl+Z – anche «Sostituisci tutto» su molte pagine in un solo passaggio.
Proprietà del documento: Altro → Proprietà del documento (Ctrl+D) mostra titolo, autore, oggetto, parole chiave nonché versione PDF, formato pagina, data di creazione, programma di origine e protezione con password. Titolo, autore, oggetto e parole chiave si possono modificare – vengono scritti nel PDF al salvataggio. Suggerimento: buone parole chiave rendono i PDF facili da trovare nella ricerca di Windows e nel Finder. I dati di un PDF aperto vengono mantenuti al salvataggio.
Contenuto e segnalibri: il pulsante «Contenuto» (tasto I) mostra tutti i capitoli del PDF; un clic porta lì. Ctrl+B crea un segnalibro per la pagina attuale; PDFMy propone come nome la prima riga di testo. Con ✎ si rinomina, con ⇥ si rientra come sottovoce, con ✕ si elimina. I segnalibri vengono scritti nel PDF al salvataggio e compaiono nei programmi PDF e nei browser come indice. Quando si uniscono file, PDFMy crea automaticamente un segnalibro per ogni file.
Scorrere: con la rotella del mouse scorre l'intero documento come in Word; in basso a sinistra compare «Pagina X di Y» – un clic lì (o Ctrl+G) salta a una pagina. Le barre a sinistra e a destra si possono comprimere con [ e ].
Più documenti: «Aggiungi» accoda altri file al documento aperto, «Nuova scheda» apre un altro documento in parallelo – in alto compare una barra delle schede, un clic passa da un documento all'altro. Se apre un file mentre un documento è già aperto, PDFMy chiede se aggiungerlo, aprirlo in una nuova scheda o sostituirlo.
Stampare: pulsante «Stampa» nella barra degli strumenti (o Ctrl+P): tutte le pagine, questa pagina o pagine specifiche come «1-3, 5» – a scelta 2 o 4 pagine per foglio o come opuscolo.
Presentare: F5 mostra le pagine a schermo intero; si avanza con i tasti freccia o con il telecomando per presentazioni.
Leggere ad alta voce: il testo riconosciuto viene letto con una voce del Suo dispositivo – senza servizi online.
Modalità lettura (lettura comoda sullo smartphone): … Altro → Modalità lettura oppure in «Testo riconosciuto». Il testo viene riadattato – niente più zoom e scorrimento laterale. Paragrafi, titoli ed elenchi vengono mantenuti, le parole divise a fine riga vengono riunite. A−/A+ cambiano la dimensione del testo (viene memorizzata), «Vai a» porta a pagine e titoli. Nelle scansioni il testo compare dopo il riconoscimento del testo.
Salvare accessibile e come PDF/A (archiviazione a lungo termine) – verificare nella Verifica preliminare (vedi sotto).
Verificare prima dell'invio (verifica preliminare): riquadro «Verifica il PDF prima dell'invio» oppure … Altro → Verifica preliminare …. Scegliere il destinatario: beA / tribunale (regole tedesche sul processo telematico ERVB 2025: niente JavaScript, niente allegati, stampabile, nome file ammesso, al massimo 200 MB), ePA (fascicolo sanitario elettronico: PDF/A, al massimo 25 MB), Accessibile (BITV 2.0 / PDF/UA: tag, lingua, titolo, titoli di sezione, celle di intestazione, testi alternativi), Archivio (GoBD) (regole contabili tedesche: PDF/A, non cifrato, testo riconosciuto) oppure PDF/A – tutti i punti di verifica (identificativo, profilo colore, caratteri, script, cifratura, commenti, compressione, trasparenza, allegati, titolo – ogni punto singolarmente). Il file viene verificato così come verrebbe salvato. ✓ significa soddisfatto, ✗ errore, i suggerimento. «Correggi automaticamente» sceglie il modo di salvataggio adatto (conforme al beA, PDF/A «Piccolo», rendere accessibile, PDF/A). «Salva il rapporto come PDF» salva un rapporto di verifica con data, risultato e impronta SHA-256 del file verificato – come prova per il fascicolo o la documentazione delle procedure. È una verifica rapida dei motivi di rifiuto più frequenti; non sostituisce una convalida completa.
Rendi il PDF accessibile (PDF/UA): riquadro «Rendi il PDF accessibile» oppure … Altro → Rendi il PDF accessibile …, poi «Salva». PDFMy riconosce – anche nelle scansioni – titoli, paragrafi, elenchi e tabelle e li contrassegna in modo che gli screen reader li leggano correttamente e si possa saltare tra di essi: titoli come livello 1 e 2, elenchi con voci, tabelle con riga di intestazione. Intestazioni, piè di pagina e numeri di pagina vengono nascosti (altrimenti lo screen reader li leggerebbe su ogni pagina), ma restano ricercabili. Dai titoli nasce un indice (segnalibri); vengono impostati titolo e lingua del documento. Si salva secondo PDF/UA-1, insieme PDF/A. Poi PDFMy verifica il file finito e mostra il risultato, ad es. «8 di 8 punti soddisfatti · riconosciuto: 4 titolo/i, 1 tabella/e». Utile dalla legge tedesca sul rafforzamento dell'accessibilità (BFSG). Descrivi immagini: prima, PDFMy cerca su ogni pagina foto, loghi e grafici e li mostra in una finestra – lì si inserisce brevemente cosa si vede (ad es. «Planimetria del terreno»; per il logo PDFMy propone il mittente) oppure si spunta «Solo decorazione – non leggere». Lo screen reader legge le immagini descritte nel punto in cui si trovano sulla pagina. Il rapporto di verifica mostra inoltre se i titoli sono contrassegnati e se le tabelle hanno celle di intestazione. Limiti: PDFMy non scrive da sé una descrizione (sarebbe affidabile solo con un'IA nel cloud); per le pubblicazioni consigliamo un controllo a campione con uno screen reader.
Verificare PDF/A: … Altro → Verifica preliminare …, destinatario «PDF/A – tutti i punti di verifica» mostra se il PDF soddisfa le regole più importanti per l'archiviazione a lungo termine – identificativo PDF/A, profilo colore incorporato, tutti i caratteri incorporati, nessuna cifratura, nessuno script o azione vietata, commenti stampabili, nessuna compressione LZW. Sono i motivi più frequenti per cui tribunali (beA), enti e archivi rifiutano i file. «Correggi automaticamente» salva come PDF/A e verifica subito di nuovo il file salvato: il risultato è un PDF/A-2b valido e insieme accessibile. La verifica rapida non sostituisce una convalida completa.

Firma autografa e firma digitale

Firma, sigla e timbro aziendale

Un clic sullo strumento «Firma» apre la selezione con le Sue firme salvate come immagine (firma, sigla, timbro aziendale). Ne scelga una – resta agganciata al puntatore del mouse – e faccia clic o tocchi il punto desiderato nel documento. Nella selezione sceglie in «Aggiungere» se sotto la firma deve comparire automaticamente solo la data o luogo e data (ad es. «Paderborn, 17.10.2026») – PDFMy memorizza la Sua scelta e il luogo; il testo si può spostare, modificare o eliminare come qualsiasi altro. Non ha ancora creato nulla? Nella selezione fare clic su «Crea firma» – tre modi:

Disegnare con mouse, dito o penna (linee levigate, «Annulla ultimo tratto»). Sullo smartphone tenerlo in orizzontale.
Digitare: inserire il nome e scegliere uno dei cinque stili di scrittura a mano.
Caricare un'immagine: sul desktop tramite il pulsante «Carica immagine …» nella barra degli strumenti, trascinando un file immagine nella finestra della firma oppure con Ctrl+V (ad es. un ritaglio dallo Strumento di cattura) – foto o scansione della Sua firma su carta (sullo smartphone direttamente «Scatta foto»), un timbro o un logo. PDFMy scontorna automaticamente – la carta diventa trasparente – e ritaglia. Per timbri e loghi colorati «Mantenere i colori originali».

Colore: nero, blu o blu scuro. In alto sceglie cosa creare: Firma, Sigla (parafa) o Timbro aziendale / logo – tutti e tre si possono salvare separatamente e scegliere nella barra degli strumenti. «Sigla su tutte le pagine» inserisce con un clic la Sua sigla in basso a destra su ogni pagina, come d'uso nei contratti. Dopo la creazione la firma resta semitrasparente agganciata al puntatore del mouse – basta fare clic sul punto desiderato (sullo smartphone toccarlo); Esc annulla. Spostare trascinando, dimensione con la maniglia in basso a destra, eliminare con Canc. Firma, sigla e timbro vengono memorizzati su questo dispositivo (attivo di fabbrica, solo nel Suo browser – nulla viene caricato); nella finestra della firma vede ciò che è salvato e può eliminarlo.

Trovare automaticamente i campi firma

Con lo strumento «Firma» PDFMy cerca in tutto il documento punti come «Firma …», «Firmatario», «Luogo», «Data» o «Luogo, data» – con una linea accanto, sopra o sotto, anche se la linea è disegnata e l'etichetta si trova sotto. Lì compaiono cartellini gialli «✍ Firma qui» o blu «📅 Inserisci data» e «📍 Inserisci luogo» – un clic inserisce la Sua firma adattata alla linea (senza sporgere nel testo sopra), la data o il Suo luogo (la prima volta PDFMy chiede il luogo e lo memorizza). «Punto successivo» nella barra degli strumenti salta attraverso tutti i punti ancora aperti, così nei contratti lunghi non se ne dimentica nessuno. Nelle scansioni funziona dopo il riconoscimento del testo.

Invia per la firma (più persone)

Ecco come far firmare un documento ad altre persone – senza server e senza caricamento, in modo simile a DocuSign:

«… Altro → Ufficio → Invia per la firma …»: inserisca nomi e indirizzi e-mail delle persone nell'ordine desiderato, oltre al Suo indirizzo per la risposta e, se lo desidera, una scadenza. Se ha salvato un modello, lo selezioni in alto – persone, campi, messaggio e scadenza vengono applicati.
Nei punti riconosciuti come «Firma …» o «Luogo, data» PDFMy propone già dei campi – un clic sul nome nel campo lo assegna a un'altra persona. Altri campi: in alto scelga «Tipo di campo» (Firma, Sigla, Data, Nome, Testo, Casella di controllo), poi clicchi sul nome della persona e sul punto. Data e nome li inserisce PDFMy automaticamente al momento della firma; i campi di testo (ad es. indirizzo) la persona deve compilarli prima. Rimuova i campi errati con «✕». Per documenti ricorrenti (contratto di locazione, contratto di lavoro …): «Salva come modello …».
«Invia …»: PDFMy prepara l'e-mail con il PDF per la prima persona (apra il file .eml e lo invii). Con una cartella di archiviazione, una copia viene salvata nell'archivio e lo stato compare nel registro posta in arrivo.
La persona apre il PDF su pdfmy.de, clicca nel proprio campo evidenziato su «Firma qui» e poi su «Firmato – inoltra». L'e-mail alla persona successiva è preparata, con Lei in copia.
Senza PDFMy: I campi della persona sono veri campi modulo PDF nel file – può compilarli e firmare anche in Adobe Acrobat Reader, Anteprima sul Mac o Edge (ad es. con «Compila e firma»), salvare e rispedirLe il PDF. Se lo apre in PDFMy, PDFMy acquisisce i dati inseriti e riconosce la firma: «Accetta come firmato …» (altrimenti «Firmato in un altro programma …») – poi l’e-mail va alla persona successiva. Nel registro di verifica è riportato «Firmato in un altro programma PDF».
Chi non vuole firmare clicca su «Rifiuta …» e può indicare una motivazione – Lei la riceve tramite un'e-mail preparata e la richiesta è così terminata.
Dopo l'ultima firma il PDF torna a Lei, con una pagina allegata «Registro di verifica» (persone, orari, dati inseriti, checksum, cronologia). All'apertura PDFMy mostra «Tutti hanno firmato ✓» e nel registro posta in arrivo lo stato è «evaso».

Nella sua lingua: PDFMy scrive le e-mail ai firmatari, i promemoria e il registro di verifica nella lingua in cui sta usando PDFMy.

Per conoscenza: Nella finestra di dialogo può inserire indirizzi che non firmano, ma ricevono una copia del risultato (ad es. consulente fiscale, contabilità) – alla conclusione o in caso di rifiuto, non a ogni passaggio intermedio. Compaiono anche nel registro di verifica e nel modello.

Compilazione guidata: Chi firma vede nella barra quanti dati mancano ancora. «Campo successivo →» passa da un campo all'altro (prima ai dati obbligatori mancanti), così come Invio in un campo di testo – pratico sullo smartphone.

Invio multiplo a molti destinatari: Nella finestra «Invia per la firma» selezioni «Invio multiplo» e inserisca i destinatari – una riga per persona (Nome; E-mail), copiati da Outlook (Nome <E-mail>) o come file CSV da Excel (vengono riconosciute colonne come «Nome» o «Nome/Cognome» ed «E-mail»). Posizioni una volta il campo firma, poi «Invia a … destinatari»: ogni persona riceve la propria copia e firma da sola, ad es. dichiarazioni di consenso, domande di adesione o regolamenti interni. Fino a 10 destinatari PDFMy con pdfmy Scan apre le e-mail direttamente in Outlook, altrimenti tutte le bozze si trovano insieme a un elenco dei destinatari in un file ZIP. Nel registro posta in arrivo ogni persona compare con il proprio stato e «Ricorda».

E-mail direttamente in Outlook: Con pdfmy Scan su Windows (dalla versione 1.8.8) PDFMy apre le e-mail preparate – richieste di firma, inoltri, promemoria, «Condividi → E-mail», rapporti di errore – direttamente come nuovo messaggio pronto per l’invio con allegato nel suo programma di posta. Senza pdfmy Scan viene salvato come finora un file .eml, che lei apre e invia.

Autenticità verificabile: PDFMy aggiunge ogni firma al file ricevuto invece di riscriverlo (salvataggio incrementale secondo lo standard PDF). Così ogni versione resta invariata nel file. Nel PDF finale, «Panoramica» mostra per ogni persona «✓ contenuta invariata» – oppure un avviso se nel frattempo il file è stato salvato di nuovo o modificato (ad es. in un altro programma PDF).

Scadenza e promemoria: La scadenza compare nel registro posta in arrivo e nella pagina iniziale sotto «Scadenze» (con il promemoria giornaliero, se attivo). Nella riga della richiesta, «Ricorda» prepara un’e-mail di promemoria cortese per la persona di turno – se nessuno ha ancora firmato, con il PDF archiviato in allegato.

Inviato, ricevuto, letto: In «Panoramica» PDFMy mostra per ogni persona la cronologia con l’ora: ✓ Inviato (e-mail preparata), ✓✓ Ricevuto (il PDF è stato aperto in PDFMy), ✓✓ Letto (ogni pagina è stata visualizzata) e ✍ Firmato. Sopra è indicato chi si sta aspettando, da quando, a che punto è la scadenza e chi viene dopo.

Inviare via WhatsApp, Signal o Teams – con conferma di lettura: invece di «Invia per e-mail» fare clic su «Invia via messenger» – si apre il menu di condivisione; scegliere lì WhatsApp, Signal, Teams o un altro programma. Quando la persona ha visto tutte le pagine in PDFMy, le compare «Invia conferma di lettura»: un tocco Le invia nello stesso messenger «✓✓ Letto» con un link. Tocchi il link – PDFMy annota «Letto» con l'ora nel registro posta in arrivo. Il link non contiene nulla del documento e viene verificato con una chiave nota solo alla richiesta; PDFMy riconosce le conferme falsificate. Le spunte blu del messenger indicano solo che il messaggio è stato visualizzato – questa conferma indica che il documento è stato letto. Senza la collaborazione della persona volutamente non funziona: servirebbe un server che conti di nascosto.

Cosa fare ora: Se una richiesta è ferma, PDFMy propone al mittente il passo successivo – ad esempio inviare un promemoria se da tre giorni non c’è risposta, oppure telefonare brevemente se qualcuno ha letto il documento ma non l’ha ancora firmato. Nel registro posta in arrivo «Ricorda» è allora evidenziato in rosso; PDFMy conta i promemoria e mostra quando è stato inviato l’ultimo.

Senza server – così lo stato arriva a lei: «Ricevuto» e «Letto» sono registrati nel PDF stesso e viaggiano con esso. Li vede non appena le arriva una versione più recente (lei è in copia a ogni inoltro). È più rapido con la conferma di lettura: ogni e-mail di richiesta e di promemoria la richiede – il programma di posta del destinatario chiede se deve essere inviata.

Chi ha firmato? Nel registro posta in arrivo, sotto l'oggetto, è indicato chi ha già firmato e quando. Nel PDF aperto, «Panoramica» mostra ogni persona con data e ora e la checksum SHA-256 della versione che ha ricevuto. I dati viaggiano con il PDF come allegato «pdfmy-unterschriften.json». Una firma disegnata è una firma elettronica semplice; per un maggiore valore probatorio, firmi inoltre digitalmente il documento finale («Firma anche digitalmente …»).

Verificare le firme

Se apre un PDF firmato digitalmente (contratto, provvedimento, fattura), PDFMy mostra sopra il documento una barra: verde – firmato da …, invariato dalla firma; giallo – valido, ma in seguito è stato aggiunto qualcosa; rosso – firma non valida, ad es. perché il documento è stato modificato. «Dettagli della firma» mostra firmatario, momento, motivo, luogo, emittente, validità del certificato, marca temporale e se si tratta di un certificato qualificato (eIDAS). La verifica avviene sul Suo dispositivo. PDFMy non verifica se l'emittente è un'autorità di certificazione riconosciuta – per questo usi i servizi di verifica ufficiali gratuiti, ad es. la verifica delle firme eIDAS della Commissione europea (DSS) o il servizio di verifica della Bundesnetzagentur (Agenzia federale tedesca delle reti). Importante: se salva il PDF con modifiche, la firma decade; l'originale resta valido. Per questo, prima della prima modifica del testo o copertura in un PDF firmato, PDFMy chiede una volta conferma.

Firma digitale

Nella finestra di salvataggio spuntare «Firma digitalmente». Con un proprio certificato (.p12/.pfx) PDFMy firma direttamente nel browser secondo lo standard europeo PAdES (ETSI EN 319 142, eIDAS); la password non viene mai salvata. Più persone possono firmare una dopo l'altra: se la persona successiva apre in PDFMy il PDF firmato senza modifiche, la barra della firma mostra «Cofirma» – la sua firma viene aggiunta, quelle esistenti restano valide. Su Windows, con pdfmy Scan, funziona anche con certificati Windows e smart card di firma, anche qualificate – da pdfmy Scan 1.8.0 anch'esse secondo PAdES (le versioni precedenti firmano nel formato precedente; pdfmy Scan segnala da sé gli aggiornamenti, altrimenti clic destro sulla sua icona accanto all'orologio → «Cerca aggiornamenti»).

Con marca temporale: Se pdfmy Scan è in esecuzione (dalla versione 1.9.0 su Windows, 1.1.9 su Mac e Linux), accanto a «Firma digitalmente» compare la casella «con marca temporale». Un servizio di marcatura temporale indipendente (ad es. DigiCert o Sectigo) conferma quindi il momento della firma secondo RFC 3161 (PAdES B-T) – così resta dimostrabile che la firma esisteva in quel momento, anche se il certificato scade in seguito. Viene trasmesso solo un valore di controllo della firma, non il documento.

Fattura elettronica

Leggere: basta aprire i PDF ZUGFeRD e le XRechnung (XML) – PDFMy mostra la fattura in forma leggibile e riprende esattamente importo, scadenza e IBAN.

Verifica: all'apertura PDFMy verifica subito la fattura elettronica: dati obbligatori (numero fattura, data, venditore con partita IVA (USt-IdNr.) o numero fiscale, acquirente, voci) e regole di calcolo (voci, netto, IVA, lordo, importo da pagare) secondo EN 16931, per XRechnung anche Leitweg-ID (riferimento dell'ente pubblico committente), referente e modalità di pagamento. Nei dati della lettera compare «✓ verificata» oppure il numero di errori; un clic mostra i dettagli. Può verificare altri file tramite Altro → Verifica fattura elettronica …, senza aprirli. La verifica ufficiale completa con tutte le regole è offerta dallo strumento di validazione gratuito della KoSIT.

Creare: riquadro «Crea fattura elettronica»: fattura in uscita secondo EN 16931 come PDF ZUGFeRD o come XRechnung (ad es. per enti pubblici tedeschi con Leitweg-ID). I dati della Sua azienda vengono memorizzati, le indicazioni obbligatorie mancanti vengono segnalate in modo comprensibile.

App e programma PDF predefinito

Senza Internet (offline): aperto una volta con Internet – pagina iniziale, pagina di uno strumento o guida –, PDFMy si salva sul dispositivo (computer, telefono, tablet). In basso a destra compare «✓ Pronto offline»; da quel momento scansione, riconoscimento del testo, modifica, firma e salvataggio funzionano anche senza connessione. I file aggiuntivi come i caratteri per i file Word PDFMy li scarica via Wi-Fi (non sulla rete mobile). iPhone e iPad: Safari cancella l'archivio offline di un sito dopo circa 7 giorni di inutilizzo – aggiungi quindi PDFMy tramite Condividi → Aggiungi alla schermata Home, così resta disponibile offline in modo permanente. Il riconoscimento del testo in una lingua diversa dal tedesco e dalla lingua dell'interfaccia richiede Internet la prima volta.
Installare come app: pulsante «Scarica app» in alto in PDFMy. iPhone: in Safari Condividi → Aggiungi alla schermata Home. Mac con Safari: Archivio → Aggiungi al Dock.
Telefono: aprire un PDF in PDFMy (Android): se PDFMy è installato come app («Scarica app» o in Chrome ⋮ → Installa app), PDFMy compare nell'elenco di condivisione: tocca un PDF, una foto o una scansione (ad es. in Gmail, WhatsApp, «File» o Download), Condividi → «PDFMy». Il file si apre subito in PDFMy e resta sul telefono. Se PDFMy era già installato prima, la voce compare dopo il prossimo aggiornamento automatico dell'app da parte di Chrome (di solito entro pochi giorni) – subito se rimuovi l'app e la reinstalli. Android non consente di impostare app web come app predefinita per i PDF; «Condividi → PDFMy» è la via prevista.
iPhone e iPad: Apple non consente alle web app né una voce nel menu Condividi né l'associazione come programma PDF – lì è possibile solo con un'app dell'App Store. Per aprire comunque rapidamente i PDF: avvia PDFMy dalla schermata Home e tocca «Apri» – la selezione mostra l'app «File» con iCloud Drive, i download e gli allegati che vi hai salvato (in Mail: tieni premuto l'allegato → Salva in File).
Allegati da Outlook o Thunderbird: facendo doppio clic sull’allegato, questo si apre in PDFMy. Outlook salva gli allegati in cartelle protette o temporanee che il browser non può leggere – pdfmy Scan (Windows da 1.8.7, Mac e Linux da 1.1.7) salva subito il file o lo passa successivamente a PDFMy; ciò vale anche se l’app Chrome «PDFMy» è impostata come predefinita. Senza pdfmy Scan: salvare l’allegato in Outlook («Salva con nome») e poi aprirlo.
L’allegato non si apre? PDFMy ora indica la causa esatta: pdfmy Scan non è in esecuzione o è obsoleto (avviarlo o aggiornarlo), Outlook ha già rimosso la copia temporanea (riaprire l’allegato) oppure – su Mac – la protezione della privacy di macOS blocca l’accesso. Su Mac la soluzione più affidabile è: menu → «Imposta come predefinito per i PDF …» e scegliere «PDFMy (pdfmy Scan)»; così Outlook passa il file direttamente a PDFMy. In alternativa, consentire «perl» in Impostazioni di Sistema → Privacy e sicurezza → Accesso completo al disco. Una soluzione immediata funziona sempre: salvare l’allegato in Outlook con «Salva con nome» e poi aprirlo.
Mac: aprire gli allegati PDF di Outlook direttamente in PDFMy – configurazione una tantum:
1. Su pdfmy.de fare clic in alto su «Scansiona» e scaricare «pdfmy Scan per Mac» (oppure direttamente pdfmy.de/scanner.html).
2. Aprire il file «pdfmy-Scan-Mac.command» (clic destro → Apri) e lasciare completare la configurazione. Chi ha già pdfmy Scan esegue semplicemente di nuovo la configurazione: aggiorna il programma all'ultima versione.
3. Alla domanda „Sollen PDF-Dateien künftig per Doppelklick in PDFMy geöffnet werden?“ («I file PDF devono aprirsi d'ora in poi in PDFMy con doppio clic?») fare clic su „Ja, PDFMy verwenden“ («Sì, usa PDFMy»).
Da quel momento gli allegati PDF di Outlook si aprono con doppio clic direttamente in PDFMy. Se macOS chiede se PDFMy può accedere ai dati di altre app, scegliere «Consenti».
Windows – PDF con doppio clic: con pdfmy Scan in Altro → Imposta come predefinito per i PDF.
Stampare in PDFMy (Windows): Altro → Configura stampante «PDFMy» … (oppure nell'icona di pdfmy Scan in basso a destra) crea una stampante solo per Lei – con il driver PDF integrato in Windows; Windows chiede una volta conferma. In seguito, in qualsiasi programma (Word, browser, gestionale …) Stampa → stampante «PDFMy (il Suo nome)»: il documento si apre dopo pochi secondi in PDFMy, con testo vero e ricercabile. I file di stampa si trovano in una cartella a cui ha accesso solo il Suo account e vengono eliminati dopo 7 giorni – salvi i documenti importanti da PDFMy. Rimozione tramite la stessa voce di menu. Sui server terminal (più utenti contemporaneamente) la stampante non viene offerta. Se «Microsoft Print to PDF» è disattivato, pdfmy Scan (dalla versione 1.10.1) apre la finestra di Windows per attivarlo – lì selezionare la casella e fare clic su OK.
Apri in un programma Office: Altro → Apri in un programma Office … mostra i programmi Office del Suo computer – e cosa può fare con ciascuno. Sceglie Lei: ONLYOFFICE (modificare il PDF direttamente), LibreOffice o Collabora Office (Writer: come documento Word, Draw: come disegno con un layout quasi identico), FreeOffice TextMaker o SoftMaker TextMaker e Apache OpenOffice Writer (come documento Word), Inkscape (come grafica – per piante, volantini, loghi) oppure Microsoft Word (Word converte il PDF in un documento Word e prima lo chiede una volta – confermare con OK). «Come documento Word» significa: PDFMy ricompone da sé paragrafi, titoli e tabelle (come in PDF in Word) e passa questo file al programma. PDFMy ricorda la Sua scelta per la volta successiva. Il file resta sul Suo computer (pdfmy Scan dalla 1.11.0 su Windows, dalla 1.4.0 per Mac e Linux – FreeOffice, OpenOffice, Inkscape e «come documento Word» dalla 1.12.0 o 1.5.0; salvato in una cartella locale, non in OneDrive). Salvi il risultato nel programma con «Salva con nome» nella posizione abituale. Nessun programma Office installato? ONLYOFFICE Desktop, LibreOffice e FreeOffice sono gratuiti.
Salvare nella cartella cloud (Nextcloud, ownCloud, Seafile, Dropbox, OneDrive, Google Drive, iCloud): … Altro → Salva nella cartella cloud … mostra le cartelle dei programmi di sincronizzazione sul Suo computer – ad es. la cartella del Suo programma Nextcloud. Un clic su «Salva» vi salva il PDF nella sottocartella «PDFMy»; «Mostra nella cartella» la apre. Il caricamento lo esegue poi il Suo programma di sincronizzazione – sul Suo spazio, ad es. il server Nextcloud della Sua azienda. PDFMy stesso non si connette al cloud e non ha bisogno di credenziali. Richiede pdfmy Scan dalla 1.12.0 (Windows) o dalla 1.5.0 (Mac, Linux). Nessuna cartella cloud trovata? Installare il programma di sincronizzazione del proprio fornitore (ad es. Nextcloud Desktop) – oppure scegliere una cartella qualsiasi in «Scegli cartella di archiviazione …». Sullo smartphone: scegliere «Condividi …» e l'app del proprio spazio cloud.
Dai programmi Office a PDFMy: in ONLYOFFICE, LibreOffice, Collabora Office, Word, Excel, SoftMaker, WPS o qualsiasi altro programma basta scegliere Stampa e la stampante «PDFMy» (su Mac: nella finestra di stampa «PDF» → «In PDFMy öffnen») – il documento si apre subito in PDFMy, con testo reale e ricercabile.
Stampare in PDFMy (Mac): pdfmy Scan per Mac (dalla 1.3.0) aggiunge «In PDFMy öffnen» al menu PDF della finestra di stampa: in qualsiasi programma Stampa → in basso a sinistra «PDF» → «In PDFMy öffnen». Il documento si apre in PDFMy con il suo titolo come nome del file.
Linux – PDF con doppio clic: pdfmy Scan per Linux crea «PDFMy» nel menu delle applicazioni e chiede se deve diventare il programma predefinito per i PDF. In seguito: nel file manager clic destro su un PDF → Apri con → PDFMy → impostare come predefinito, oppure in PDFMy Altro → Imposta come predefinito per i PDF.
Mac – PDF con doppio clic: pdfmy Scan per Mac crea l'app «PDFMy» e chiede se deve diventare il programma predefinito per i PDF. In seguito: nel Finder Ottieni informazioni → Apri con: PDFMy → Modifica tutto. È preferibile scegliere l'app «PDFMy» da Applicazioni (non l'app di Chrome con lo stesso nome). «Stampa» nel Finder invia il PDF direttamente alla stampante predefinita (da pdfmy Scan per Mac 1.1.6).
Estensione del browser: i PDF su cui fa clic nel browser si aprono direttamente in PDFMy – in Chrome ed Edge, su Windows e su Mac. Vai all'estensione →

Lingue

Lingua dell'interfaccia: PDFMy è disponibile in 40 lingue – tedesco, inglese (britannico e americano), francese, italiano, spagnolo, portoghese, olandese, polacco, ceco, slovacco, ungherese, rumeno, bulgaro, greco, croato, sloveno, serbo, bosniaco, macedone, albanese, danese, svedese, norvegese, finlandese, estone, lettone, lituano, irlandese, maltese, islandese, catalano, basco, galiziano, lussemburghese, gallese, turco, russo, ucraino e bielorusso. PDFMy si avvia nella lingua del Suo browser; si cambia in Altro → Lingua. Le traduzioni sono generate automaticamente – fa fede la versione tedesca.
Tutte le pagine di pdfmy.de: guida, istruzioni per lo scanner, elenco dispositivi, pagine degli strumenti, estensione del browser, area stampa, accessibilità, note legali e informativa sulla privacy sono disponibili anch'esse in tutte le 40 lingue – si cambia in alto a destra sulla pagina. Ogni versione linguistica ha un proprio indirizzo da condividere, ad es. pdfmy.de/fr/hilfe.html o pdfmy.de/en-GB/pdf-verkleinern.html. La scelta vale anche per PDFMy e viceversa. Per note legali e informativa sulla privacy fa fede legalmente la versione tedesca.
Data e numeri: PDFMy mostra data, ora, importi e dimensioni dei file nel formato della Sua lingua (ad es. 18/10/2026 in inglese (UK), 10/18/2026 in inglese (US)). Nei Suoi documenti (timbri, note, data della firma, intestazioni e piè di pagina, fatture elettroniche) e nei nomi dei file la data resta invariata.
Lettere in altre lingue: il riconoscimento del testo legge le lettere in tedesco e riconosce da sé la lingua degli altri scritti – tutte le lingue sopra indicate, anche in caratteri cirillici (russo, ucraino, bulgaro, serbo, macedone, bielorusso) e il greco. PDFMy carica il file di lingua adatto (1–4 MB) la prima volta, poi funziona anche offline.
Arabo, persiano, ebraico, cinese, giapponese, coreano: PDFMy riconosce anche queste scritture. Le lettere in arabo e in cinese le individua da solo il rilevamento automatico; per persiano, ebraico, giapponese, coreano e cinese tradizionale scelga la lingua in Impostazioni → Scansione → Lingua del documento. Il testo riconosciuto è ricercabile e copiabile nel PDF salvato (anche come PDF/A), è incluso in Word, Markdown e HTML e si può tradurre. I dati linguistici (0,4–2 MB) PDFMy li scarica solo al primo utilizzo.
Lingua del documento fissa: se riceve prevalentemente posta in un'altra lingua, la imposti in Impostazioni → Scansione → Lingua del documento – così si risparmia il secondo passaggio.
I PDF salvati riportano la lingua del documento riconosciuta (importante per screen reader e PDF/UA); Leggi ad alta voce usa una voce offline di questa lingua.

Studio legale: beA e allegati

Verifica per beA: … Altro → Verifica preliminare … (destinatario «beA / tribunale») mostra se il PDF soddisfa i requisiti tecnici della giustizia tedesca (Elektronischer-Rechtsverkehr-Bekanntmachung 2025, la comunicazione ufficiale sulle comunicazioni giuridiche elettroniche): niente JavaScript, nessun file incorporato o contenuto multimediale, stampabile e non crittografato, al massimo 200 MB, nome file di al massimo 90 caratteri composto solo da lettere (anche ä, ö, ü, ß), cifre, trattino basso e trattino. Vengono segnalati i font non incorporati e le pagine senza testo (il riconoscimento del testo è consigliato, ma non obbligatorio). Il nome file si inserisce direttamente nella finestra di verifica – PDFMy ne propone uno ammesso e lo verifica durante la digitazione. Se sono aperti più file, ciascuno compare anche singolarmente nel risultato.
Salva conforme al beA: nella Verifica preliminare (destinatario «beA / tribunale») fare clic su «Correggi automaticamente»: crea un PDF/A senza JavaScript e allegati con il nome file inserito (ammesso) e verifica di nuovo il file salvato. Un allegato di fattura elettronica (XML) non viene incluso.
Numera allegati: Apra uno dopo l’altro gli allegati all’atto (Aggiungi), poi Altro → Numera allegati …. Ogni file diventa un allegato – lettera identificativa a scelta (K, B, AS, AG, BK, BB …), inizio da un numero qualsiasi, denominazione modificabile. PDFMy appone il timbro «Anlage K 1» in alto a destra sulla prima pagina, crea un indice degli allegati e, se richiesto, salva ogni allegato come file separato conforme al beA con numerazione logica (ad es. Anlage_K1_Kaufvertrag.pdf) – come ZIP o direttamente nella cartella di archiviazione.
Riservatezza: verifica, conversione e numerazione avvengono interamente sul suo dispositivo – i documenti dei clienti non vengono caricati.

Privacy e sicurezza

Documenti, testo riconosciuto e dati delle lettere restano sul Suo dispositivo. Nessun cookie, nessun tracciamento, nessun server di terzi. Anche il riconoscimento del testo (IA) funziona in locale.
Ciò che il browser salva (impostazioni, indice di ricerca, firma memorizzata …) lo elimina in Impostazioni → Elimina tutti i dati salvati localmente.
PDFMy è sviluppato secondo i principi di ISO 27001 e ISO 9001; PDF/A e PDF/UA vengono verificati con veraPDF.
Aggiornamenti sicuri: Ogni nuova versione di PDFMy viene verificata automaticamente nel browser prima della pubblicazione e, in caso di problemi, può essere ripristinata subito alla precedente. Un aggiornamento scarica di nuovo solo i file modificati – di solito poche centinaia di KB invece di circa 20 MB, il che risparmia i dati mobili quando si è in giro. pdfmy Scan (dalla versione 1.13.0) installa un aggiornamento solo se reca una firma digitale valida di Mentor GmbH ed è più recente della versione installata – un file sostituito o più vecchio viene rifiutato. Una nuova versione di PDFMy non viene mai attivata nel bel mezzo del lavoro: se è in corso una scansione o un'altra operazione o se è aperto un documento, in basso a destra compare «Nuova versione disponibile – ricarica ora» e decidi tu quando.
pdfmy Scan accetta solo incarichi da PDFMy: il programma di supporto risponde solo alle richieste di pdfmy.de sul tuo computer – altri siti web non possono né controllarlo né leggerne nulla, nemmeno per vie traverse (DNS rebinding). Installa aggiornamenti solo con una firma valida e non revocata di Mentor GmbH (Paderborn) e solo se il file stesso è davvero più recente (da Windows 1.14.1, Mac/Linux 1.6.1).
Terminal server e più utenti: se su un computer sono connessi più utenti contemporaneamente (terminal server Windows o Desktop remoto, Mac o Linux con più account), pdfmy Scan serve solo l’utente che lo ha avviato: i programmi degli altri utenti vengono respinti e non accedono né ai file, né al registro, né alle firme. Ogni utente ha il proprio pdfmy Scan; PDFMy lo trova da solo e scansioni e doppi clic arrivano sempre alla persona giusta. Non c’è nulla da configurare (da Windows 1.15.0, Mac/Linux 1.7.0).
Statistiche di accesso e conteggio dei download: vediamo solo dati aggregati che il nostro provider di hosting IONOS ricava dai log del server (visitatori, pagine visitate) – senza cookie, senza servizi di conteggio integrati, senza identificativo. Quando scarichi pdfmy Scan o l'estensione, PDFMy richiama inoltre una pagina vuota (ad es. /download/zaehlung/windows.html) affinché il download compaia in queste statistiche. I tuoi documenti non sono mai coinvolti. Dettagli: Informativa sulla privacy, punto 3.
Dettagli: Informativa sulla privacy · Accessibilità
Codice sorgente aperto: PDFMy è disponibile su GitHub (haus-it/pdfmy) per essere ulteriormente sviluppato – © Mentor GmbH, solo per scopi non commerciali (PolyForm Noncommercial 1.0.0); uso commerciale solo con licenza di Mentor GmbH. Chi utilizza il codice deve citare in modo visibile www.pdfmy.de. L'uso di pdfmy.de stesso resta gratuito per tutti. Accogliamo con piacere segnalazioni di errori, idee, traduzioni e contributi.

Domande frequenti

Quanto costa PDFMy?

Niente – e resterà così. Nessun abbonamento, nessun periodo di prova, nessuna registrazione, nessun limite di pagine.

I miei documenti vengono caricati?

No. Il sito web fornisce solo il programma. Apertura, riconoscimento del testo, modifica e salvataggio avvengono nel Suo browser.

PDFMy funziona senza Internet?

Sì, dopo il primo accesso. Meglio installarlo come app. I file di lingua per le lettere in lingua straniera vengono caricati da PDFMy una sola volta, quando servono.

Qual è il browser migliore?

Chrome o Edge – lì funzionano anche le cartelle di archiviazione e di scansione. Safari e Firefox sanno fare quasi tutto, ma non collegare cartelle.

Il mio scanner non viene trovato.

Il dispositivo è acceso e nella stessa rete? Nella finestra di scansione «Cerca di nuovo» o «Aggiungi dispositivo tramite indirizzo IP» (l'IP si trova sul display del dispositivo in Rete/TCP-IP). Al posto dell'IP funziona anche il nome del dispositivo (ad es. EPSON2CBBCB) oppure un indirizzo IPv6. Sul dispositivo attivare eventualmente AirPrint/eSCL o WSD. Se il browser chiede l'accesso ai dispositivi della rete locale, scegliere «Consenti». Su Linux e Mac pdfmy Scan (dalla versione 1.1.3) interroga inoltre direttamente ogni indirizzo della propria rete – così trova i dispositivi anche se il firewall blocca la ricerca broadcast o manca avahi. Da pdfmy Scan 1.8.6 (Windows) o 1.1.6 (Mac/Linux) la ricerca in rete interroga inoltre le porte della stampante (IPP, WSD, RAW) – così vengono trovati anche i dispositivi che scansionano solo tramite WSD (ad es. Dell Color MFP E525w). Se nelle impostazioni di sistema la stampante risulta «inattiva» o è in stop, usare «Riattiva scanner» nella finestra di scansione – pdfmy Scan contatta direttamente i dispositivi noti e invia Wake-on-LAN, poi esegue una nuova ricerca. L'aggiunta tramite IP funziona sempre. Il Suo dispositivo non è ancora nell'elenco? Ce lo segnali – al resto pensiamo noi (lì è indicato quali informazioni ci servono). Se nulla di tutto ciò aiuta: nella finestra di scansione «Registro» aprire e inviare via e-mail – lì è indicato cosa ha tentato la ricerca (Bonjour, WSD, ricerca in rete, scanner Windows) e tramite quali schede di rete. Altro nelle istruzioni per lo scanner.

Windows o macOS mostra un avviso all'apertura di pdfmy Scan.

Windows: pdfmy Scan è firmato digitalmente da Mentor GmbH (Microsoft Artifact Signing). Se con una versione del tutto nuova Windows mostra comunque un avviso, verificare che come autore sia indicato «Mentor GmbH»: al download Mantieni → Mantieni comunque, all'apertura Ulteriori informazioni → Esegui comunque. L'avviso scompare non appena Microsoft conosce la versione. Mac: la certificazione presso Apple è in preparazione; fino ad allora macOS mostra un avviso la prima volta. Chiudere il messaggio, poi Impostazioni di Sistema → Privacy e sicurezza → Apri comunque, e per la rete locale Consenti. Passo per passo con checksum →

Dall'alimentatore non arriva nessuna pagina (ad es. Samsung, Dell).

pdfmy Scan prova automaticamente altre strade. Se non funziona comunque: nella finestra di scansione aprire «Registro» e inviarcelo tramite «Segnala problema» – lo risolviamo noi.

Il riconoscimento del testo legge in modo errato.

Le scansioni a 300 dpi in scala di grigi funzionano meglio. Scattare le foto con lo smartphone con buona luce e senza ombre. I dati della lettera si possono correggere a destra in qualsiasi momento; PDFMy memorizza le correzioni per ogni mittente.

L'archiviazione è a prova di revisione (GoBD, norme fiscali tedesche)?

PDFMy salva nel formato di archiviazione a lungo termine PDF/A, assegna numeri di protocollo e checksum. La documentazione delle procedure secondo GoBD (norme tedesche sulla tenuta digitale dei documenti) la redige la Sua azienda o il Suo commercialista.

Più persone possono lavorare in team?

Sì: se tutti archiviano nella stessa cartella di archiviazione (ad es. condivisa tramite OneDrive/SharePoint), condividono il registro posta in arrivo. «Inoltra» assegna una competenza e apre un'e-mail al collega.

PDFMy gestisce PDF molto grandi?

Sì. Anche documenti di 1.000 pagine si aprono in pochi secondi: PDFMy disegna solo le pagine che sta guardando e libera le anteprime non più necessarie. Ricerca, scorrimento e salvataggio restano fluidi. Per scansioni molto grandi al salvataggio aiuta l'impostazione «Piccolo».

Un PDF non si apre o è danneggiato.

Basta aprirlo in PDFMy (o usare il riquadro «Ripara PDF»): PDFMy ripara automaticamente i file danneggiati – ad es. dopo un download interrotto o con un allegato e-mail incompleto – e recupera tutte le pagine ancora leggibili. Poi controllare e salvare di nuovo.

In Esplora file i file PDF mostrano solo un foglio bianco invece dell’icona di PDFMy.

Con pdfmy Scan come app predefinita: risolto a partire dalla versione 1.8.2, i file PDF mostrano il logo di PDFMy. Nelle impostazioni di Windows, a partire dalla versione 1.8.3 la voce si chiama «PDFMy (pdfmy Scan)». A partire dalla versione 1.8.5, pdfmy Scan nasconde l’app del browser in «Apri con» per i PDF e lo segnala se è comunque impostata come predefinita – un clic sul messaggio apre l’impostazione giusta. pdfmy Scan segnala da solo l’aggiornamento: clic con il tasto destro sull’icona di pdfmy Scan nell’area di notifica → Update installieren. Oppure scaricare di nuovo pdfmy Scan e aprirlo. Con l’app del browser installata (Chrome, Edge): risolto dal 19/10/2026. Aprire l’app una volta e richiuderla – il browser applica la modifica al suo prossimo aggiornamento. Se il foglio resta bianco: disinstallare l’app, reinstallarla su pdfmy.de e scegliere di nuovo PDFMy per «.pdf». L’icona potrebbe comparire solo dopo una disconnessione o un riavvio di Windows.

Un PDF si apre in una scheda del browser invece che nella finestra dell’app PDFMy.

Se PDFMy è installato come app in Chrome o Edge, dalla versione 1.8.4 pdfmy Scan apre i PDF con un doppio clic direttamente nella finestra dell’app – con il logo di PDFMy in Esplora file. La prima volta il browser chiede: «Aprire e modificare … in questa app web?» Quindi selezionare «Ricorda la mia scelta per questi tipi di file» e fare clic su «Apri» – da quel momento senza ulteriori richieste. Senza l’app installata, pdfmy Scan apre il PDF nel browser come finora. Lo stesso vale per pdfmy Scan per Mac e Linux a partire dalla versione 1.1.4.

Quanto è sicura la protezione con password?

PDFMy cifra con AES-256 secondo l'attuale norma PDF ISO 32000-2 – il metodo più robusto previsto dal formato PDF. La password viene sottoposta più volte a hashing, così che i tentativi per indovinarla richiedano moltissimo tempo. La cifratura avviene solo nel browser; password e file non vengono trasmessi. Utilizzare una password lunga (almeno 12 caratteri) e inviarla per un canale diverso da quello del file, ad es. per telefono o SMS. Il file si apre con tutti i comuni programmi PDF (Adobe Reader, browser, Anteprima di macOS).

Ho dimenticato la password di un PDF.

Senza password un PDF crittografato non si può aprire – è lo scopo della crittografia. Con la password «Sblocca PDF» rimuove la protezione.

Esiste PDFMy per Mac?

Sì. PDFMy funziona nel browser o come app. Per scanner e «PDF con doppio clic» c'è pdfmy Scan per Mac.

Esiste PDFMy per Linux?

Sì. PDFMy funziona in Chrome, Edge, Firefox o Chromium – anche come app. Per scanner e «PDF con doppio clic» c'è pdfmy Scan per Linux (Ubuntu, Debian, Mint, Fedora, openSUSE, Arch …). Si configura senza diritti di amministratore solo per il Suo utente.

La scansione funziona nelle reti con IPv6?

Sì. pdfmy Scan usa IPv4 se lo scanner ha un indirizzo IPv4 – il che avviene in quasi tutte le reti – e altrimenti IPv6 (anche indirizzi link-local come fe80::…). L'aggiunta manuale funziona con un indirizzo IPv6, ad es. 2001:db8::25 o [2001:db8::25]:443. pdfmy.de stesso è raggiungibile tramite IPv4 e IPv6. La connessione tra PDFMy nel browser e pdfmy Scan passa sempre per 127.0.0.1 sul Suo computer – indipendentemente dalla rete.

PDFMy usa l'intelligenza artificiale?

Il riconoscimento del testo è una rete neurale e funziona sul Suo dispositivo. Tutto il resto – importo, scadenza, archiviazione – sono regole comprensibili. Nessun documento viene inviato a un servizio di IA su Internet.

Scorciatoie da tastiera

Su Mac ⌘ invece di Ctrl.

`Ctrl`+`K`	Cerca funzione
`Ctrl`+`S` / `Ctrl`+`Maiusc`+`S`	Salva / Salva con nome
`Ctrl`+`Enter`	Archivia e lettera successiva
`Ctrl`+`Z` / `Ctrl`+`Y`	Annulla / Ripristina
`Ctrl`+`P`	Stampa
`G`	Panoramica pagine
`Ctrl`+`F`, poi `Enter` / `F3`	Cerca nel documento, risultato successivo (`Maiusc` = precedente)
Nel campo «Sostituisci con»: `Enter` / `Ctrl`+`Enter`	Sostituisci il risultato attuale / sostituisci tutti i risultati
`Ctrl`+`G`	Vai a pagina (o fare clic in basso a sinistra su «Pagina X di Y»)
`Ctrl`+`D`	Proprietà del documento
`I`	Contenuto (capitoli del PDF)
`Ctrl`+`B`	Crea segnalibro per la pagina attuale
`[` / `]`	Mostrare/nascondere l'anteprima pagine a sinistra / i dati della lettera a destra
`F5`	Presentare (`Esc` termina, `B` schermo nero)
`PagSu` / `PagGiù`	Pagina indietro / avanti (o con la rotella del mouse attraverso il documento)
`Ctrl`+rotella del mouse	Ingrandisci / riduci
`Tab` fino alla pagina, poi `Enter`	Inserire lo strumento senza mouse; `N` seleziona l'elemento successivo, i tasti freccia lo spostano
`Canc`	Elimina selezione
`Esc`	Termina strumento

Ottenere aiuto

PDFMy viene sviluppato continuamente. Se qualcosa non funziona, ce lo segnali subito – lo risolviamo rapidamente.

In PDFMy fai clic in basso a destra su «Segnala errore» (oppure Altro → Segnala problema; da questa pagina: Segnala errore). Scegli «Errore» o «Suggerimento di miglioramento» e, se vuoi, rispondi a tre brevi domande: cosa hai fatto, cosa è successo, cosa ti aspettavi? Il rapporto contiene versioni, registro, errori del programma verificatisi e – se pdfmy Scan è in esecuzione (da 1.14.0, Mac/Linux 1.6.0) – l'indirizzo di rete interno e il nome del computer, ma nessun documento; nomi di file e mittenti sono resi irriconoscibili. In «Contenuto del rapporto» vedi tutto in anticipo. L'invio avviene solo quando fai clic su «Invia» nel tuo programma di posta.
Se qualcosa va storto: se in PDFMy si verifica un errore imprevisto del programma, PDFMy propone una volta in alto di segnalarlo – l'errore è già inserito. «Chiudi» nasconde l'avviso.
Via e-mail: wumertens@mentor-group.de
Per stampa e media: pagina stampa con comunicati stampa, immagini e contatti.

Hai trovato un errore o hai un'idea? Segnala errore – via e-mail dal tuo programma di posta, senza documenti.

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Con scanner o dispositivo multifunzione – Windows

Con scanner o dispositivo multifunzione – Mac

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