Ayuda

Inicio rápido

PDFMy es un programa de PDF gratuito. Funciona en el navegador o como app, en el PC, en el Mac y en el móvil. Sus documentos no se suben: todo ocurre en su dispositivo.

1. Abra pdfmy.de (preferiblemente en Chrome o Edge).
2. En el primer inicio, PDFMy le pide en cuatro pasos su nombre/abreviatura, la carpeta de archivo, el escáner y el estándar PDF. Todo es opcional y se puede cambiar más tarde en Más → Configuración.
3. Abra un PDF, una foto o un escaneo, o simplemente arrástrelo a la ventana. En la página de inicio hay mosaicos para las tareas más habituales.

Buscar en la ayuda: escriba en el campo de búsqueda de arriba (o pulse /) lo que quiere hacer, también con sus propias palabras como «firma», «comprimir» o «iPhone». Las respuestas adecuadas aparecen al instante; un clic muestra el pasaje en su contexto. En PDFMy encontrará el campo de búsqueda en Ayuda.

Protección contra bloqueos: PDFMy guarda los cambios no guardados cada pocos segundos en su dispositivo. Si el navegador se bloquea o cierra PDFMy por error, en el siguiente inicio aparece en la página de inicio «Trabajo sin guardar»: un clic en «Restaurar» recupera el documento. Esto también se aplica a un escaneo con cámara que aún no se haya terminado con «Listo»: aparece allí como «Escaneo con cámara». Tras guardar o cerrar, la copia de seguridad se elimina; de lo contrario, a más tardar a los 7 días. Con la ✕ o «Descartar todo» elimina las copias de seguridad de inmediato, por ejemplo en un dispositivo compartido.

Abiertos recientemente: en la página de inicio aparecen sus últimos documentos; un clic los vuelve a abrir (Chrome y Edge). Solo se guardan el nombre y una referencia, ningún contenido; «Vaciar lista» lo elimina todo.

Consejo: con Ctrl+K (Mac: ⌘+K) encontrará cualquier función por palabra clave.

Escanear

Con el móvil

En el móvil, arriba del todo está el botón grande «Escanear con la cámara» (en el PC: mosaico «Escanear con el móvil»). La cámara detecta la hoja, dispara sola, recorta y corrige la perspectiva. Se pueden capturar varias páginas seguidas. Para obtener la mejor calidad, fotografíe con luz natural y sin sombras.

Después, guardar: toque abajo «Guardar», «Archivar» o «Compartir». La «×» de arriba cierra el documento; antes, PDFMy pregunta por las páginas aún no guardadas. ¿Lo cerró por error? Durante 20 segundos aparece arriba «Volver a abrir»: un toque y todas las páginas vuelven.

Uso en el móvil: abajo están Compartir, Archivar y Guardar. Las herramientas (texto, resaltar, firma…) aparecen como iconos en la barra sobre la página; deslice lateralmente para ver más. Todas las demás funciones se abren como lista con ⋯ arriba a la derecha. Ordenar y eliminar páginas: vista de páginas (icono de las cuatro casillas).

Con escáner o equipo multifunción – Windows

Instale una sola vez el pequeño programa pdfmy Scan (botón «Conectar escáner» en PDFMy). Después, el botón se llama «Escanear»: elija el escáner, coloque el papel y listo. Los dispositivos de red se encuentran sin controladores (AirScan/eSCL y WSD, p. ej., Epson, Dell, Brother); los escáneres USB, mediante el controlador de Windows. Se admiten el escaneo a doble cara y el alimentador.

Con escáner o equipo multifunción – Mac

Descargue una sola vez pdfmy Scan para Mac y haga doble clic en «pdfmy-Scan-Mac.command». Encuentra escáneres de red sin controladores (AirScan/eSCL y WSD, p. ej., Dell Color MFP E525w). Sin programa adicional, funciona con «Captura de Imagen» y una carpeta de escaneo. Guía detallada para Mac →

Con escáner o equipo multifunción – Linux

Descargue una sola vez pdfmy Scan para Linux e inícielo en el Terminal: sh ~/Downloads/pdfmy-scan-linux.sh (sin sudo). Los escáneres de red funcionan sin controladores (AirScan/eSCL y WSD). Para escáneres USB y dispositivos antiguos, pdfmy Scan utiliza SANE, z. B. sudo apt install sane-utils sane-airscan ipp-usb. Los controladores del fabricante (HP hplip, Brother brscan, Epson epsonscan2) solo son necesarios en dispositivos muy antiguos. Guía detallada para Linux →

Con escáner o equipo multifunción – Chromebook

En un Chromebook, PDFMy no necesita ningún programa adicional: pdfmy Scan no funciona en Chrome OS, pero tampoco hace falta, ya que Chrome OS controla por sí mismo muchos escáneres de red y USB (AirScan/eSCL, sin controladores). Configure el escáner en Configuración → Configuración avanzada → Imprimir y escanear y luego escanee como PDF o JPG en una carpeta con la aplicación «Escanear», p. ej., Mis archivos › Escaneos. En PDFMy, en la ventana de escaneo, «Conectar esta carpeta como carpeta de escaneo»: cada nuevo escaneo aparece automáticamente, con reconocimiento de texto. Instale PDFMy mediante «Descargar app»: así la aplicación «Archivos» abre los PDF con Abrir con → PDFMy; para imprimir use «Guardar como PDF», y Google Drive está integrado en la aplicación «Archivos» (se puede elegir como carpeta de archivo).

¿Funciona mi dispositivo?

En la lista de dispositivos encontrará Brother, Epson, HP, Canon, Kyocera, Ricoh, Konica Minolta, Sharp, Xerox, Lexmark, Dell, Samsung y escáneres de documentos, con búsqueda por modelo e indicación de si pueden escanear a doble cara. Casi todos los dispositivos de red de los últimos años funcionan sin controlador.

Escanear a doble cara

Alimentador o cristal: en «El papel está» suele aparecer «Detectar automáticamente». También puede fijar «en el alimentador» o «sobre el cristal». La indicación de debajo explica qué hace su escáner en cada caso.

Si su dispositivo tiene un alimentador dúplex, marque «Doble cara» en la ventana de escaneo. Si tiene un alimentador sin dúplex (p. ej., Epson L5290, muchos Brother DCP, Dell E525w), elija «Doble cara dando la vuelta»: primero escanee los anversos, luego dé la vuelta a toda la pila y vuelva a colocarla; PDFMy ordena correctamente anversos y reversos. Si el orden sale mal, basta un clic en «Reversos en orden inverso». PDFMy elimina automáticamente los reversos en blanco.

Detectar automáticamente: en la ventana de escaneo, «Tipo» y «Color» están preseleccionados en «Automático». PDFMy escanea entonces en color y detecta cada hoja por sí mismo: Documento en blanco y negro (texto puro – muy nítido, archivo más pequeño), Documento en escala de grises (zonas grises o imágenes en blanco y negro), Documento en color (logotipo en color, sello, rotulador) o Foto. El tipo detectado aparece en la etiqueta de la página y puede cambiarse en cualquier momento arriba con la selección de tratamiento de imagen (Documento (gris), Documento (color), Blanco y negro, Original …).

Escanear fotos: con «Automático», PDFMy detecta las fotos, las recorta (aunque estén en una esquina del cristal), deja los colores sin cambios y omite el reconocimiento de texto. Para la mejor calidad, elija «Foto»: entonces PDFMy escanea desde el cristal a 600 dpi, a elegir en Color o Blanco y negro (escala de grises). Por favor, no coloque fotos en el alimentador. Para guardar como imagen: «Guardar» → formato «Imágenes», y después elija el formato de imagen – JPG, PNG, TIFF o WebP.

Recortar: la herramienta «Recortar» en la barra sobre la página – arrastre las cuatro esquinas azules hasta los bordes deseados y haga clic en «Aplicar». Las hojas fotografiadas en ángulo se enderezan; en las fotos se conserva la relación de aspecto.

Epson EcoTank L5290 (p. ej., «EPSON2CBBCB»)

Se encuentra automáticamente en Windows, Mac y Linux (AirScan/eSCL o WSD, cristal y alimentador). Si no: en la ventana de escaneo, use «Añadir dispositivo por dirección IP» e introduzca la IP o el nombre del dispositivo , p. ej., EPSON2CBBCB – en Mac y Linux, pdfmy Scan añade «.local» por sí mismo. Con wifi y LAN o VPN a la vez, se busca a través de cada conexión de red. pdfmy Scan despierta por sí mismo los dispositivos en modo de ahorro de energía antes de cada búsqueda; si no, elija «Despertar escáneres» en la ventana de escaneo. Más sobre la Epson L5290 →

Carpeta de escaneo («Scan to Folder»)

Si su dispositivo guarda los escaneos en una carpeta, conecte esa carpeta en «Conectar escáner». Los nuevos escaneos aparecen a los pocos segundos, enderezados y con reconocimiento de texto. Configurar escáner (todas las vías) →

Varias cartas a la vez

Más → Imprimir hoja separadora: coloque la hoja con código QR entre las cartas y escanee toda la pila. PDFMy separa las cartas y omite las hojas separadoras.

Hojas separadoras con código patch: si en su oficina ya tiene hojas separadoras para el escáner de documentos (código patch de Kodak, p. ej. «Patch T» o «Patch 2»: cuatro barras negras gruesas y finas), PDFMy también las reconoce, incluso colocadas del revés o de lado. Encontrará una hoja propia en Más → Imprimir hoja separadora con código patch; imprímala a tamaño real (100 %).

Archivar cartas y plazos

¿Qué quiere esta carta?

Sobre la página se indica en una frase de qué se trata, p. ej., «Factura de 1.520,24 € – pagadera hasta el 28/10 – en 13 días», con botones para transferir (GiroCode), introducir plazo, reenviar y archivar. El remitente, la fecha, el tipo, el importe y el plazo figuran a la derecha en los datos de la carta y se pueden corregir.

Archivar

Datos de la carta solo para correo: PDFMy muestra fecha, remitente, asunto, expediente, plazo y seguimiento cuando el documento parece correo: en escaneos o si se reconoció un plazo, un importe, un IBAN o un remitente con fecha. En otros documentos (p. ej., unos estatutos o un manual) solo aparecen el nombre del archivo y el enlace «Introducir datos de la carta …», que despliega los campos.

Nombre de archivo: un archivo abierto conserva su nombre («Presupuesto García.pdf» sigue siendo «Presupuesto García.pdf»). Solo en los escaneos y en los nombres poco descriptivos de escáneres, cámaras y programas como «Scan0001», «IMG_1234» o «Documento (2)», PDFMy usa un nombre descriptivo a partir de los datos de la carta (fecha, tipo, remitente, asunto). Puede cambiar el nombre en cualquier momento a la derecha, en «Nombre de archivo».

Elija una vez una carpeta de archivo (p. ej., una carpeta sincronizada con OneDrive o SharePoint). Después, «Archivar» guarda cada carta con un nombre descriptivo y la anota en el registro de entrada. Si lo desea, con sello de entrada y número de entrada correlativo. ¿Varias empresas? En los ajustes, cada empresa recibe su propia carpeta.

Vista previa: Haga clic en una fila del registro de entrada – a la derecha aparece la primera página del documento con el nombre de archivo y el número de páginas, sin abrirlo. Con el teclado basta con ir con Tab hasta «Abrir» de una fila. Un clic en la miniatura o en «Abrir» carga el documento para editarlo. La vista previa está disponible a partir de un ancho de ventana de unos 900 píxeles.

Campos personalizados: Debajo de las etiquetas, en los datos de la carta, haga clic en «Definir campos personalizados…» y asigne nombre a hasta cinco campos, p. ej., cliente, proyecto o centro de coste. Aparecerán entonces en cada carta. PDFMy sugiere los valores de la última carta con el mismo número de expediente o remitente y ofrece valores anteriores para elegir. Los valores figuran en el registro de entrada (columna de Excel «Campos personalizados», en la lista debajo del asunto) y en las palabras clave del PDF; la búsqueda los encuentra. Con carpeta de archivo, los nombres de los campos valen para todo el equipo (archivo pdfmy-Felder.json).

Expedientes (expedientes de clientes y asuntos)

En los datos de la carta está el campo «Expediente», p. ej., «Müller c. Schmidt» o «Meier – IRPF 2025». PDFMy propone el expediente por sí mismo: si una carta tiene el mismo número de expediente que otra archivada anteriormente, pertenece al mismo expediente; si no, se usa el último expediente de ese remitente. En el Registro de entrada y expedientes (Más → Oficina), la vista «Expedientes» muestra cada expediente con el número de documentos, los asuntos abiertos, el próximo plazo y los responsables. «Mostrar documentos» filtra la lista por ese expediente; «Abrir expediente» abre todos los documentos del expediente por fecha como un único documento, para leerlos, imprimirlos o guardarlos juntos (con la carpeta de archivo conectada). Las cartas archivadas anteriormente se asignan en la lista, en la columna «Expediente»; los filtros por expediente y año ayudan a buscar. El expediente también figura en el archivo Excel del registro de entrada.

Etiquetas

En el campo «Etiquetas» de los datos de la carta, separe varios términos con comas, p. ej., «Impuestos 2025, Seguro, urgente». Mientras escribe, PDFMy le sugiere etiquetas ya utilizadas. Al archivar, se guardan en el registro de entrada y en las palabras clave del PDF, de modo que la búsqueda de Windows y otros programas PDF también encuentran el documento. En el registro de entrada puede filtrar por etiqueta; un clic en una etiqueta muestra todos los documentos que la llevan; con «+ Etiqueta» añade y con «×» quita etiquetas directamente en la lista.

Versiones e informe de auditoría GoBD

Versiones: si abre un documento archivado desde el registro de entrada, lo modifica (p. ej., la nota «pagado») y lo guarda, PDFMy sustituye el archivo en la misma ubicación. La versión anterior se conserva sin cambios en la carpeta «_Versionen» (con la fecha y la hora en el nombre); la entrada muestra «v2», «v3»… y recibe la nueva suma de comprobación, sin crear ninguna entrada duplicada.

Informe de auditoría GoBD: en el registro de entrada, «Informe de auditoría GoBD …» comprueba todos los archivos archivados (suma de comprobación SHA-256), el sello de cada entrada (hace reconocibles los cambios posteriores en el registro, p. ej., en Excel) y los huecos en los números de entrada. El resultado se guarda como PDF en la carpeta «_Protokolle», con una descripción del procedimiento como base para su documentación del procedimiento. La suma de comprobación y el sello hacen reconocibles los cambios; la inalterabilidad en sí debe garantizarla la ubicación de almacenamiento (p. ej., directivas de retención en SharePoint/Microsoft 365). (GoBD: normas alemanas sobre la correcta llevanza y conservación digital de la documentación contable).

Plazos, seguimiento, recordatorio

Plazo de reclamación en resoluciones: si una resolución oficial alemana (p. ej., una liquidación tributaria, Steuerbescheid) contiene instrucciones sobre recursos con un plazo de un mes, PDFMy calcula el plazo de reclamación (Einspruch) o de recurso (Widerspruch): la notificación se considera realizada cuatro días después de la fecha de la resolución (§ 122 AO, Código Tributario alemán, desde 2025) y a partir de ahí corre un mes; si un día cae en fin de semana o en un festivo nacional, cuenta el siguiente día hábil. El plazo aparece en la línea de aviso y en el registro de entrada. Los festivos regionales pueden prolongar el plazo aún más, por lo que el plazo mostrado nunca es demasiado tarde. Si la resolución llegó de forma demostrable más tarde, el plazo empieza más tarde.

Los plazos y seguimientos aparecen en la página de inicio. Con «Recordar» recibe una notificación una vez al día cuando algo vence. «Introducir plazo» crea una entrada de calendario para Outlook.

Piloto automático

Se puede activar en la configuración: PDFMy archiva por sí mismo las cartas de remitentes conocidos tras una breve cuenta atrás. Si tiene dudas, espera e indica el motivo.

Asesor fiscal, extracto bancario, conservación

• Más → Comprobantes para asesor fiscal: los comprobantes de un mes como ZIP con lista de comprobantes y archivo de importación DATEV.
• En el registro de entrada, importe el extracto bancario (CAMT o CSV): se detectan las facturas pagadas.
• PDFMy le avisa de los comprobantes cuyo plazo de conservación ha vencido. No se elimina nada automáticamente.

Respuestas

«Responder» redacta una carta según DIN 5008: la dirección y la referencia ya están introducidas, además de bloques de texto (p. ej., recurso, confirmación de pago). Si lo desea, con su propio papel con membrete.

Editar PDF

• Dividir PDF: mosaico «Dividir PDF» o «… Más → Dividir PDF…» – cada N páginas un archivo nuevo, en los marcadores (por capítulo), por tamaño de archivo (p. ej. como máximo 5 MB para adjuntos de correo electrónico) o por intervalos de páginas como 1-3, 4-7, 8-. Resultado como ZIP o por separado en el archivo.
• Colocar sobre su propio papel con membrete: en el diálogo de guardar, en «Números de página, encabezado/pie …» → «Colocar sobre mi papel con membrete». La página 1 de su papel con membrete (PDF) queda bajo la primera página, la página 2 (si existe) bajo todas las demás. El mismo papel con membrete que en «Responder». Para PDF normales; en páginas escaneadas la imagen escaneada tapa el fondo.
• Scripts en PDF: PDFMy no ejecuta JavaScript de los PDF abiertos. Los campos de cálculo que usted mismo cree en el formulario solo calculan en el programa de PDF del destinatario, y nunca en PDF/A.
• Eliminar datos ocultos: antes de pasar un documento a terceros, marque «Eliminar datos ocultos» en el diálogo de guardar – PDFMy elimina comentarios, notas y resaltados del original, scripts, archivos incrustados y multimedia, así como autor, asunto y palabras clave. Los enlaces se conservan.
• Eliminar márgenes blancos y ajustar a A4: en el diálogo de guardar, en «Números de página, encabezado/pie, formato …» → «Eliminar márgenes blancos» recorta los márgenes vacíos alrededor del contenido; «Todas las páginas a A4» ajusta US-Letter, recibos y formatos mixtos a A4, a escala y centrados (vertical u horizontal). El texto, los enlaces y los campos de formulario se conservan.
• Varias páginas por hoja y folleto: en la ventana de impresión o en el diálogo de guardar, elija «2 páginas por hoja», «4 páginas por hoja» o «Folleto (A4 plegado)». Para el folleto, imprima a doble cara (girar por el borde corto) y pliéguelo por la mitad: las páginas quedan en el orden correcto.
• Formas e imágenes: elija la herramienta «Formas», al lado Rectángulo, Elipse, Línea o Flecha, el color y el grosor de línea, y trace la forma en la página (con Mayús la línea queda exactamente horizontal o vertical). «Imagen» inserta un logotipo o una foto (PNG, JPG); después muévala y amplíela con el tirador inferior derecho. Ambos se escriben nítidos en el PDF.
• Medir: herramienta «Formas» y, al lado, «Medir: distancia», «Medir: área» o «Medir: polígono»: trace una línea o un rectángulo o, con el polígono, haga clic en los vértices uno tras otro (doble clic, clic en el primer punto o Intro lo cierra, Esc cancela; da el área y el perímetro, p. ej., para habitaciones en forma de L), y el valor aparece al instante a su lado (p. ej., «4,25 m» o «18,30 m²»). Elija la escala del dibujo (de 1:1 a 1:1000) o «A partir de distancia conocida …»: mida una distancia de longitud conocida, selecciónela e introduzca la longitud real; todas las mediciones de ese dibujo la usarán. El tamaño de página se toma del PDF; en escaneos y fotos, PDFMy supone A4. Los valores medidos se guardan como texto. Para oficios, construcción y arquitectura, como la herramienta de medición de Acrobat Pro.
• Archivos adjuntos: Más → Archivos adjuntos muestra los archivos incrustados en el PDF (p. ej., tablas, fotos, XML de factura): guárdelos, elimínelos o añada otros nuevos con «Adjuntar archivo…». Los adjuntos se conservan al guardar. En PDF/A solo se conservan los adjuntos que sean a su vez PDF/A (requisito de la norma).
• Combinar y organizar páginas: abra varios archivos y, en la vista de páginas (G), ordene, gire, elimine, inserte páginas en blanco y divida.
• Guardar en el archivo original: si ha abierto un PDF (doble clic, Abrir, arrastrar o «Abiertos recientemente»), Ctrl+S ofrece en Chrome y Edge «Guardar en el archivo original», como en Word. La primera vez, el navegador pide permiso una sola vez. «Guardar como…» crea siempre un archivo nuevo.
• Muchos archivos a la vez (procesamiento por lotes): mosaico «Procesamiento por lotes» en la página de inicio, seleccione los archivos y luego elija: Reducir, Archivar (PDF/A, con reconocimiento de texto), Preparar para compartir, Escala de grises y reducir, Añadir números de página, Hacer apto para búsqueda o Reconocer y archivar cartas. El resultado se obtiene como archivo ZIP o directamente en una carpeta; la lista muestra cada archivo con su tamaño antes/después. «Pausar» se detiene tras el archivo actual. Un documento abierto no se modifica.
• Vigilar carpeta (automático): mosaico «Vigilar carpeta» en la página de inicio: elija una carpeta de entrada (por ejemplo, aquella en la que guarda su escáner o fotocopiadora), lo que debe ocurrir (Hacer apto para búsqueda, Archivar (PDF/A), Reducir, un flujo de trabajo propio o Reconocer y archivar cartas) y una carpeta de destino. A partir de entonces, cada archivo nuevo se procesa sin hacer clic, con un nombre según su contenido si lo desea (p. ej., 2026-10-21_Electricidad_Factura.pdf), y el original pasa a la subcarpeta «_erledigt». Esto se ejecuta en una ventana propia de PDFMy mientras esté abierta; su trabajo en la ventana principal no se ve afectado. Los archivos que no se pueden procesar van a «_fehler». Requiere Edge o Chrome en el ordenador.
• Reducir: al guardar, elija «Pequeño»; el tamaño se muestra de antemano.
• Barra de tareas: si elige una tarea en la página de inicio (p. ej., Tachar, Firmar, combinar, Formulario), sobre la página se indica qué hacer ahora, con un botón adecuado (p. ej., «Buscar datos personales», «Añadir más archivos», «Rellenar con mis datos») y «Terminar y guardar».
• Tachar: trace áreas o tache un término de búsqueda en todo el documento. El contenido se elimina realmente, también de la capa de texto. «Buscar datos personales» sugiere lugares para tachar: nombres tras un tratamiento (p. ej. «Sra. María García»), calle con número, código postal con localidad, IBAN, correo electrónico, teléfono, NIF, fecha de nacimiento y número de la Seguridad Social – revíselo antes de guardar; haga clic en lo que no corresponda y elimínelo con Supr.
• Cambiar texto: herramienta «Cambiar texto», haga clic en una línea y sobrescriba; o más rápido: con la herramienta «Seleccionar», haga doble clic en el texto. Si la línea pertenece a un párrafo, todo el párrafo pasa a ser editable y se reajusta automáticamente al modificarlo, con el interlineado del original; los guiones de separación silábica al final de línea se unen. Las direcciones y las listas conservan sus líneas. PDFMy adopta el aspecto del original: tipo de letra (con o sin serifa, de ancho fijo), negrita y cursiva, color de fuente, color de fondo (p. ej., campos grises) y anchura. En PDF con texto, la fuente se reconoce con exactitud; en escaneos, el color, el fondo, la negrita y si la fuente tiene serifa (p. ej., Times); con letra muy pequeña se usa una fuente sin serifa. Las líneas no modificadas quedan como están.
• Fuente original al editar: Si la fuente está incrustada en el PDF y contiene todos los caracteres del nuevo texto, PDFMy sigue escribiendo exactamente con esa fuente – el texto modificado se ve igual que antes. Si falta un carácter (el PDF a menudo solo contiene las letras utilizadas), PDFMy usa una fuente con el mismo ancho de caracteres: para Arial/Helvetica, Times, Courier y Calibri, el texto ocupa exactamente el mismo ancho que en el original; con otras fuentes, el ancho se ajusta.
• Documentos grandes: PDFMy guarda con rapidez incluso documentos de cientos de páginas – las páginas sin cambios se transfieren en una sola pasada y las páginas escaneadas se comprimen simultáneamente en varios núcleos del procesador.
• Abrir PDF escaneados: PDFMy procesa los lotes largos de escaneos al abrirlos simultáneamente en varios núcleos del procesador (recortar, enderezar, reconocer hojas separadoras) – por eso se abren mucho más rápido.
• Protección contra falsificaciones: los certificados oficiales, títulos de maestría y de oficial artesano, certificados de estudios o laborales, documentos de identidad, resoluciones oficiales (p. ej., la liquidación tributaria, «Steuerbescheid») y las resoluciones judiciales no se pueden modificar con «Cambiar texto» ni «Cubrir»; tachar, resaltar, notas y firma siguen siendo posibles. En extractos bancarios, nóminas, facturas y justificantes similares se pueden hacer cambios, pero se marcan en rojo y la página recibe abajo la nota «modificado posteriormente». Además, todo PDF con texto reemplazado o cubierto lleva la palabra clave «modificado posteriormente (PDFMy)». Así, PDFMy sigue siendo una herramienta para los documentos propios, no para falsificaciones.
• PDF firmados digitalmente: antes de usar por primera vez «Cambiar texto», «Cubrir» o «Texto» en un PDF firmado, PDFMy avisa una vez con claridad: la firma digital deja de ser válida con el cambio y el nuevo archivo ya no lleva una firma válida. «No cambiar» lo deja todo como está; «Entendido, cambiar de todos modos» permite editar este documento. El archivo original sigue siendo válido.
• Formularios: rellenar campos y guardar. Si no se ha cambiado nada más en el documento, el PDF guardado sigue siendo rellenable; si se ha combinado con otras páginas o tiene anotaciones, los datos se escriben de forma fija. En el móvil, el botón «Rellenar formulario» lleva a los campos. Más → Detectar campos de formulario hace rellenables los formularios planos o escaneados. Si abre un formulario no rellenable con etiquetas típicas (nombre, calle, teléfono…), PDFMy lo ofrece directamente mediante una barra: «Detectar campos». Se detectan líneas de escritura (también líneas dibujadas con la etiqueta debajo), recuadros y casillas; cada campo se llama como su etiqueta (se omiten añadidos como «si procede»).
• Mis datos – rellenar formularios con un clic: en el área de formularios de la derecha, «Rellenar con mis datos». La primera vez introduce sus datos una sola vez (nombre, dirección, fecha de nacimiento, teléfono, correo electrónico, IBAN, NIF …); puede cambiarlos en cualquier momento en … Más → Mis datos…. PDFMy reconoce los campos adecuados por su etiqueta – también «Apellidos, nombre», «Código postal, localidad» o «Lugar, fecha» (con la fecha de hoy) – y solo rellena campos vacíos; los campos para otras personas (p. ej. «Nombre del hijo», «Apellido de nacimiento») quedan en blanco. Revise brevemente el resultado. «Tomar de este formulario» recoge datos de un formulario que ya ha rellenado. Sus datos solo se quedan en este navegador de este dispositivo y nunca se transmiten; en dispositivos compartidos, elimínelos con «Borrar todo».
• Crear formulario: elija la herramienta «Campo de formulario», al lado el tipo (Campo de texto, Varias líneas, Fecha, Casilla de verificación, Lista desplegable o Botón de opción) y trace un rectángulo en la página (o simplemente haga clic). En una lista desplegable, PDFMy le pide las entradas (p. ej., «Sr., Sra., Otro»). Los botones de opción con el mismo nombre forman un grupo en el que solo se puede elegir una opción («Sí» / «No»): basta con colocar varios uno al lado del otro; el valor se toma de la etiqueta situada a la derecha. La casilla «Campo obligatorio» marca los campos que deben rellenarse (también se aplica al campo seleccionado en ese momento). PDFMy toma el nombre de la etiqueta contigua, p. ej., «Nombre»; doble clic para cambiar el nombre, Supr para eliminar. Al guardar se crean campos de formulario reales que cualquiera puede rellenar en un programa de PDF, en el navegador o en PDFMy, también como PDF/A y accesibles (los lectores de pantalla leen el nombre del campo).
• Calcular y validar en el formulario: como tipo de campo también existen Número, Importe (€), Correo electrónico, IBAN y Código postal. En Número e Importe, el campo puede calcular por sí mismo: escriba una fórmula en «Cálculo», p. ej., Cantidad * Precio unitario, Neto * 0,19 o SUMME([Pos. 1]; [Pos. 2]; [Pos. 3]) (nombres de campo con espacios entre corchetes); se permiten + − * /, paréntesis, SUMME, MIN, MAX y MITTELWERT. En el PDF guardado, los campos calculan y validan por sí mismos (p. ej., en Adobe Acrobat Reader, Foxit o Firefox); se avisa de un IBAN o una dirección de correo electrónico incorrectos. Al rellenarlo en PDFMy, PDFMy calcula a la vez y muestra los campos obligatorios que faltan y los datos no válidos directamente en el campo, también en formularios de terceros con campos de suma. Para ello, los campos que calculan y validan reciben un pequeño script de formulario en el PDF, solo esos campos, no los de fecha o texto. Algunos filtros de correo de empresa retienen los PDF con scripts. PDF/A no permite scripts de formulario; allí los campos se crean sin cálculo.
• Números de página, marcas de agua, numeración Bates, encabezados y pies de página: en el diálogo de guardar.
• Insertar enlaces: elija la herramienta «Enlace», trace un área (p. ej., sobre «Anexo 2» o una dirección web) e introduzca el destino: una dirección web (pdfmy.de), una dirección de correo electrónico o un número de página. En el PDF guardado, esa zona es clicable, también como PDF/A y accesible. Los enlaces a páginas se mueven con ellas al reordenar. Doble clic para cambiar el destino. Por motivos de seguridad solo se admiten enlaces web y de correo electrónico.
• Comentarios y marcas: Más → Comentarios y marcas muestra todas las notas, resaltados (con el texto resaltado), textos, sellos, firmas, campos de formulario y tachados del documento, con página, filtro y búsqueda. Un clic salta a ellos, ✕ elimina (Ctrl+Z lo deshace). «Copiar como texto» genera un resumen para correo electrónico o acta.
• Comparar: Más → Comparar con otra versión muestra qué ha cambiado, como «Texto» (palabras insertadas y eliminadas) o como «Imagen (superposición)»: las páginas se superponen, el rojo solo está en la primera versión, el verde solo en la segunda, y los marcos discontinuos muestran cada zona modificada. Así también se detectan imágenes, sellos, firmas y diseño modificados.
• Combinar de forma alterna: si su escáner no tiene alimentador dúplex, escanee los anversos y los reversos por separado y elija ambos archivos con el mosaico «Combinar de forma alterna». Si los reversos están al revés, toque «Invertir segundo archivo».
• Convertir: PDF a Word, Excel, texto o imágenes; imágenes a PDF; extraer las imágenes del PDF en su resolución original.
• PDF a Word – con estructura: al guardar como documento de Word, PDFMy vuelve a unir el texto en párrafos completos (las palabras cortadas al final de línea se juntan), convierte la letra grande en títulos reales de Word («Título 1/2» – visibles en el panel de navegación), conserva las listas y los saltos de línea de las direcciones y convierte las tablas en tablas de Word: anchos de columna como en el original, fila de encabezado en negrita y repetida en cada página, importes alineados a la derecha. En los escaneos esto ocurre tras el reconocimiento de texto – para ello PDFMy oculta las líneas de las tablas para que no se pierda ninguna celda; los diseños complejos (varias columnas, cuadros de texto, celdas combinadas) se simplifican.
• Resumir y preguntar sin subir: Menú → «Resumir y preguntar…». La IA integrada de Google Chrome (a partir de la versión 138, en un ordenador con al menos 16 GB de memoria RAM o una tarjeta gráfica de 4 GB) resume el documento —como Puntos clave, Resumen breve, ¿De qué trata? o Titular, de breve a detallado— o responde preguntas como «¿Hasta cuándo tengo que pagar?». Todo se ejecuta en su dispositivo; el documento no se sube. La primera vez, Chrome descarga el modelo de IA (una sola vez, varios GB). PDFMy resume los documentos largos por secciones. El resultado se puede copiar; compárelo con el documento.
• Configurar el asistente de IA: En «… Más → Asistente de IA…» puede ver si la IA de su navegador está lista en este dispositivo. «Configurar la IA del navegador» descarga el modelo de IA una vez por adelantado, para que no tenga que cargarse en el primer resumen. Con Desactivado, Resumir y Traducir desaparecen del menú, por ejemplo si una empresa no desea funciones de IA. La IA siempre trabaja en su dispositivo; el documento no se sube.
• Comprobar la privacidad usted mismo: en «… Más → Comprobar la privacidad usted mismo …» (o con un clic en «Los archivos permanecen en su dispositivo» en la página de inicio) puede ver qué conexiones ha establecido esta ventana desde que se abrió y cuántos datos se han enviado a internet: normalmente 0 bytes. Las solicitudes a pdfmy.de solo cargan componentes del programa, fuentes y archivos de idioma. Las conexiones a 127.0.0.1 o localhost van a programas de su propio PC (pdfmy Scan, IA local). La forma más sencilla de comprobarlo: desactive el wifi; PDFMy sigue funcionando.
• Comprobar la versión del programa: en el mismo diálogo, PDFMy compara los archivos del programa que se están ejecutando con la lista publicada de sumas de verificación de esta versión y muestra su huella digital. Encontrará la misma huella digital en el registro de versiones en GitHub (github.com/haus-it/pdfmy, docs/RELEASES.md), independientemente de pdfmy.de. Así puede ver que pdfmy.de entrega exactamente la versión publicada. Para departamentos de TI: pdfmy.de/pruefsummen.txt se puede verificar con sha256sum -c frente a una copia del sitio.
• IA local en este PC: Si utiliza un programa de IA como Ollama o LM Studio en el mismo equipo, puede elegirlo en «… Más → Asistente de IA…»: seleccione el programa, «Comprobar conexión», elija un modelo y guarde. Resumir, hacer preguntas y traducir funcionan entonces con ese modelo: el texto no sale del equipo; PDFMy rechaza las direcciones fuera de este PC. Permiso único: en LM Studio, inicie el servidor en «Developer» y active «Enable CORS»; en Ollama, abra en Windows «Editar las variables de entorno de esta cuenta», cree la variable OLLAMA_ORIGINS con el valor https://pdfmy.de y reinicie Ollama. El ajuste predeterminado sigue siendo la IA del navegador; con Desactivado, la IA queda totalmente desactivada.
• Traducir sin subir: Menú → «Traducir…», elija el idioma de origen y el de destino. PDFMy utiliza para ello el traductor integrado de Google Chrome (a partir de la versión 138, en el ordenador): la traducción se realiza en su dispositivo y el texto no se sube. La primera vez, Chrome descarga el paquete de idioma. El resultado se abre como un PDF nuevo en una pestaña propia, con títulos, párrafos, listas y tablas; las cifras e importes no cambian. No se reproduce el diseño de página original. Traducción automática: revísela antes de enviarla. En otros navegadores, PDFMy muestra un aviso.
• Guardar flujos de trabajo: en el diálogo de guardar, elija los ajustes deseados (p. ej., formato, números de página, pie de página, papel con membrete, escala de grises) y haga clic arriba, junto a Flujo de trabajo guardado, en «Guardar como flujo de trabajo…», con un nombre como «Factura a cliente». La próxima vez basta con seleccionar el flujo de trabajo. En el procesamiento por lotes también puede elegir sus propios flujos de trabajo (PDF y PDF/A): así se tratan muchos archivos a la vez de la misma manera. Por motivos de seguridad, la contraseña y la firma nunca se guardan.
• Partir páginas por la mitad: Menú → «Partir páginas por la mitad…» divide escaneos de doble página (libro abierto o cuaderno) y hojas A3 en dos páginas, en vertical (izquierda/derecha) u horizontal (arriba/abajo), opcionalmente solo las páginas horizontales. Sin pérdida de calidad: el texto y los gráficos vectoriales se conservan y el archivo no aumenta de tamaño. Para libros que se leen de derecha a izquierda: «Primero la mitad derecha».
• Word y Excel a PDF: abra o arrastre a la ventana archivos de Word (.docx) y hojas de cálculo de Excel (.xlsx); PDFMy los convierte a PDF en su dispositivo, sin subirlos. De Word, PDFMy conserva encabezados y pies de página (con logotipo y número de página «Página 1 de 3»), títulos, párrafos (también negrita y cursiva en mitad de la frase, centrado, alineado a la derecha), listas con viñetas y numeradas, tablas (con los anchos de columna, la alineación y la fila de encabezado en negrita de Word), imágenes, saltos de página y el formato de página; de Excel, todas las hojas visibles como tabla con formato de número, moneda, porcentaje y fecha. No se conservan cuadros de texto, columnas ni fuentes especiales; para una copia exacta, elija «Guardar como PDF» en Word o Excel. Guarde antes los formatos antiguos (.doc, .xls) como .docx/.xlsx.
• Abrir RTF y XPS: PDFMy toma los archivos RTF como texto sin formato ni imágenes, y los XPS con el texto y las imágenes en su sitio, pero sin líneas ni superficies. Para una copia exacta, imprima con la impresora «PDFMy».
• Qué se conserva al guardar: las etiquetas de página, los destinos de salto, los marcadores, las capas y los metadatos XMP se conservan mientras las páginas no se conviertan en imágenes. Las etiquetas de estructura se conservan cuando se guardan todas las páginas de un solo archivo. El diálogo de guardar lo indica antes si se pierde algo.
• PDF dañados: PDFMy recupera lo que aún se puede leer e indica las páginas que faltan. Si falta el principio de un archivo o los datos de las páginas están guardados de forma comprimida y truncados, normalmente ya no se puede recuperar nada.
• Libros electrónicos (EPUB) a PDF: simplemente abra los archivos EPUB – PDFMy los compone como PDF en un práctico formato de libro A5: título, cada capítulo en una página nueva, encabezados, párrafos, listas, tablas e imágenes. Los libros electrónicos protegidos contra copia (DRM) no se pueden convertir.
• LibreOffice y OpenOffice: PDFMy también convierte a PDF documentos de texto (.odt) y hojas de cálculo (.ods), con títulos, listas, tablas, imágenes y el formato de página o bien con todas las hojas con valores de número, moneda, porcentaje y fecha.
• Texto, Markdown y CSV a PDF: abra o arrastre a la ventana archivos de texto (.txt), Markdown (.md) y tablas (.csv, p. ej., de Excel o de la contabilidad); PDFMy crea con ellos un PDF A4 limpio: los títulos, las listas y las tablas de Markdown se componen, las tablas CSV llevan la fila de encabezado en cada página, si hay muchas columnas se usa el formato horizontal y los importes se alinean a la derecha. Los caracteres especiales de archivos de Excel antiguos se reconocen correctamente.
• Fotos de iPhone (HEIC) y TIFF: abra o arrastre a la ventana fotos del iPhone (.heic/.heif) y archivos TIFF, también los de varias páginas de fax o escáner; PDFMy los convierte en cualquier navegador, también en Chrome, Edge y Firefox. Cada página TIFF se convierte en una página PDF y las resoluciones de fax (p. ej., 204 × 98 dpi) se corrigen correctamente. La conversión se realiza en su dispositivo.
• Imprimir como póster: página de inicio → «Imprimir como póster» o, en el diálogo de guardar, en las páginas por hoja, elija «Póster en 4 hojas A4» o «en 9». Cada página se amplía y se reparte en varias hojas, con 1 cm de solapamiento para pegarlas.
• Invertir colores: página de inicio → «Invertir colores». Ayuda, por ejemplo, a imprimir diapositivas oscuras ahorrando tóner. El texto sigue siendo texto. Solo con el formato PDF.
• Etiquetar páginas: página de inicio → «Etiquetar páginas». Las páginas preliminares se numeran i, ii, iii y después la numeración empieza en 1. Solo cambian los nombres de página en el programa de PDF, no el contenido de las páginas.
• Texto no copiable: página de inicio → «Texto no copiable». Cada página se guarda como imagen sin capa de texto, campos de formulario ni enlaces; por lo general, el archivo aumenta de tamaño. Un reconocimiento de texto puede volver a leer el texto. Por eso, para contenido confidencial use siempre «Tachar».
• Preparar para IA: página de inicio → «Preparar para IA». PDFMy guarda el texto como Markdown con títulos, tablas, marcas de página y breves datos del documento. El archivo permanece en su dispositivo. El contenido solo sale de su dispositivo si usted mismo lo sube a un servicio de IA.
• Escanear con la cámara: el gesto de volver no finaliza el escaneo mientras haya capturas. Para terminar, toque «Listo». Si la cámara ha detectado mal la hoja, toque la miniatura y después «Ajustar esquinas». Si está demasiado oscuro, PDFMy se lo indica.
• Capturas borrosas: si una página parece borrosa, su miniatura recibe un marco amarillo. Tóquela para revisar la página y, si es necesario, eliminarla.
• Buscar: las mayúsculas y minúsculas no importan, y «ß» y «ss» se consideran iguales: «Strasse» también encuentra «Straße». También se encuentran grupos de palabras como «15 de noviembre». Con «Solo palabras completas», «Test» ya no encuentra «Testament». Esto también se aplica a resaltar, reemplazar y «Tachar todos los resultados».
• Seguir leyendo: los PDF de 5 páginas o más vuelven a abrirse en la página en la que estuvo por última vez. Para ello, su navegador solo recuerda una suma de comprobación del archivo y el número de página, ni el nombre del archivo ni el contenido.
• Qué no se conserva al guardar: si un PDF contiene capas, etiquetas de estructura, etiquetas de página o un formulario XFA, el diálogo de guardar lo indica antes. Lo mismo ocurre con PDF/A: los campos de formulario se integran de forma fija en la página y los adjuntos que no son PDF/A se omiten.
• Guardar en escala de grises: en el diálogo de guardar, en «Números de página, encabezado/pie, formato …» → Color → «En escala de grises». Todas las páginas, sellos, marcas, firmas e imágenes insertadas se vuelven grises, como una copia en blanco y negro, y se ahorra tóner de color. Las páginas se guardan como imagen; el texto sigue siendo buscable. También funciona con PDF/A.
• PowerPoint: en el diálogo de guardar, en Formato → «PowerPoint». Cada página se convierte en una diapositiva con el formato de página, con sellos, marcas y firmas. El texto queda invisible en su lugar y se puede buscar y copiar en PowerPoint, Keynote o Impress; las páginas escaneadas se reconocen antes (OCR). Práctico para mostrar documentos en una reunión o reutilizar diapositivas de un PDF.
• Markdown y HTML: en el diálogo de guardar, en Formato → «Markdown» o «HTML». PDFMy reconoce títulos (tamaño de letra, negrita), párrafos (también palabras divididas al final de línea), listas y tablas. Markdown es adecuado para asistentes de IA, wikis y aplicaciones de notas; HTML genera una página web accesible. Las páginas escaneadas se reconocen antes automáticamente (OCR).
• Resaltar texto: herramienta «Resaltar» y luego arrastre el ratón sobre las palabras; se resalta exactamente el texto, también en varias líneas; un clic resalta una sola palabra. Al lado, elija el color (amarillo, verde, azul, rosa, naranja) y el estilo: Resaltar, Subrayar o Tachar. Un resaltado seleccionado puede cambiar de color o eliminarse con Supr. Arrastrar sobre una zona vacía resalta un área (p. ej., una imagen). Todas las coincidencias a la vez: Ctrl+F, introduzca el término, «Resaltar todo»: se resalta cada coincidencia en todo el documento, también grupos de palabras como «15 de noviembre»; Ctrl+Z los deshace todos. Resaltados de otros programas: si abre un PDF que ya está resaltado, PDFMy importa los resaltados con comentario y autor; se pueden cambiar de color y eliminar (no en PDF firmados digitalmente, para que la firma siga siendo válida). Al guardar se convierten en resaltados PDF reales: otros programas PDF los muestran como comentario con el texto resaltado y pueden eliminarlos.
• Buscar en el documento: Ctrl+F abre una barra de búsqueda sobre la página, como en Word. Muestra «3 de 12»; Enter o F3 salta a la siguiente coincidencia, Mayús+Enter a la anterior, Esc cierra. La coincidencia actual se resalta en naranja. En escaneos y fotos, la búsqueda funciona tras el reconocimiento de texto (OCR). Tachar todas las coincidencias a la vez: a la derecha, en «Buscar en el documento».
• Buscar y reemplazar: en la barra de búsqueda, haga clic en Reemplazar…, introduzca el nuevo texto y elija Reemplazar (coincidencia actual, Enter) o Reemplazar todo (Ctrl+Enter). Cada línea afectada se reemplaza fielmente al original, como con «Cambiar texto»: misma fuente, color y anchura; el texto antiguo se elimina al guardar. Los certificados oficiales y las resoluciones oficiales se omiten; en extractos bancarios y facturas, los cambios se marcan de forma visible. Deshacer con Ctrl+Z, incluso «Reemplazar todo» en muchas páginas en un solo paso.
• Propiedades del documento: Más → Propiedades del documento (Ctrl+D) muestra título, autor, asunto, palabras clave, así como versión de PDF, tamaño de página, fecha de creación, programa generador y protección por contraseña. Puede cambiar el título, el autor, el asunto y las palabras clave: se escriben en el PDF al guardar. Consejo: unas buenas palabras clave permiten encontrar rápidamente los PDF en la búsqueda de Windows y en el Finder. Los datos de un PDF abierto se conservan al guardar.
• Contenido y marcadores: el botón «Contenido» (tecla I) muestra todos los capítulos del PDF; un clic salta a ellos. Ctrl+B crea un marcador para la página actual; PDFMy propone la primera línea de texto como nombre. Con ✎ se cambia el nombre, con ⇥ se sangra como subapartado, con ✕ se elimina. Los marcadores se escriben en el PDF al guardar y aparecen como índice en los programas de PDF y los navegadores. Al combinar, PDFMy crea automáticamente un marcador para cada archivo.
• Desplazarse: con la rueda del ratón recorre todo el documento como en Word; abajo a la izquierda aparece «Página X de Y»: un clic ahí (o Ctrl+G) salta a una página. Las barras izquierda y derecha se pueden plegar con [ y ].
• Varios documentos: «Añadir» anexa más archivos al documento abierto, «Nueva pestaña» abre otro documento en paralelo: arriba aparece una barra de pestañas y un clic cambia entre los documentos. Si abre un archivo mientras ya hay un documento abierto, PDFMy pregunta si desea añadirlo, abrirlo en una pestaña nueva o reemplazarlo.
• Imprimir: botón «Imprimir» en la barra de herramientas (o Ctrl+P): todas las páginas, esta página o páginas concretas como «1-3, 5»; si lo desea, 2 o 4 páginas por hoja o como folleto.
• Presentar: F5 muestra las páginas a pantalla completa; avance con las teclas de flecha o un mando de presentación.
• Leer en voz alta: el texto reconocido se lee con una voz de su dispositivo, sin servicio en línea.
• Modo lectura (lectura cómoda en el móvil): … Más → Modo lectura o en «Texto reconocido». El texto se reajusta – sin tener que ampliar ni desplazarse de lado. Se conservan los párrafos, los títulos y las listas, y las palabras cortadas al final de línea se vuelven a unir. A−/A+ cambian el tamaño de letra (se recuerda), «Ir a» lleva a páginas y títulos. En los escaneos, el texto aparece tras el reconocimiento de texto.
• Guardar accesible y como PDF/A (archivo a largo plazo) – comprobar en la Comprobación previa (ver abajo).
• Comprobar antes del envío (comprobación previa): mosaico «Comprobar el PDF antes del envío» o … Más → Comprobación previa …. Elija el destinatario: beA / tribunal (normas alemanas de comunicación electrónica con la justicia ERVB 2025: sin JavaScript, sin adjuntos, imprimible, nombre de archivo admitido, como máximo 200 MB), ePA (historia clínica electrónica: PDF/A, como máximo 25 MB), Accesible (BITV 2.0 / PDF/UA: etiquetas, idioma, título, títulos de sección, celdas de encabezado, textos alternativos), Archivo (GoBD) (normas contables alemanas: PDF/A, sin cifrar, texto reconocido) o PDF/A – todos los puntos (identificación, perfil de color, fuentes, scripts, cifrado, comentarios, compresión, transparencia, adjuntos, título – cada punto por separado). El archivo se comprueba tal como se guardaría. ✓ significa cumplido, ✗ error, i sugerencia. «Corregir automáticamente» elige la forma de guardar adecuada (apto para beA, PDF/A «Pequeño», hacer accesible, PDF/A). «Guardar informe como PDF» guarda un informe de comprobación con fecha, resultado y huella SHA-256 del archivo comprobado – como prueba para el expediente o la documentación de procesos. Es una comprobación rápida de los motivos de rechazo más frecuentes; no sustituye una validación completa.
• Hacer el PDF accesible (PDF/UA): mosaico «Hacer el PDF accesible» o … Más → Hacer el PDF accesible …, después «Guardar». PDFMy reconoce – también en escaneos – títulos, párrafos, listas y tablas y los marca para que los lectores de pantalla los lean correctamente y se pueda saltar entre ellos: títulos como nivel 1 y 2, listas con elementos, tablas con fila de encabezado. Los encabezados, pies y números de página se ocultan (si no, el lector de pantalla los leería en cada página), pero siguen siendo buscables. A partir de los títulos se crea un índice (marcadores); se establecen el título y el idioma del documento. Se guarda según PDF/UA-1, a la vez PDF/A. Después PDFMy comprueba el archivo terminado y muestra el resultado, p. ej. «8 de 8 puntos cumplidos · reconocido: 4 título(s), 1 tabla(s)». Útil desde la ley alemana de refuerzo de la accesibilidad (BFSG). Describir imágenes: antes, PDFMy busca en cada página fotos, logotipos y gráficos y los muestra en una ventana – allí escribe brevemente qué se ve (p. ej. «Plano de situación del terreno»; para el logotipo, PDFMy propone el remitente) o marca «Solo decoración – no leer». El lector de pantalla lee las imágenes descritas en el lugar donde están en la página. El informe de comprobación muestra además si los títulos están marcados y si las tablas tienen celdas de encabezado. Límites: PDFMy no escribe una descripción por sí mismo (solo sería fiable con IA en la nube); para publicaciones recomendamos una comprobación por muestreo con un lector de pantalla.
• Comprobar PDF/A: … Más → Comprobación previa …, destinatario «PDF/A – todos los puntos» muestra si el PDF cumple las reglas más importantes para el archivo a largo plazo – identificación PDF/A, perfil de color incrustado, todas las fuentes incrustadas, sin cifrado, sin scripts ni acciones prohibidas, comentarios imprimibles, sin compresión LZW. Son los motivos más frecuentes por los que tribunales (beA), administraciones y archivos rechazan archivos. «Corregir automáticamente» guarda como PDF/A y vuelve a comprobar enseguida el archivo guardado: el resultado es un PDF/A-2b válido y a la vez accesible. La comprobación rápida no sustituye una validación completa.

Firmar y firmar digitalmente

Firma, abreviatura y sello de empresa

Un clic en la herramienta «Firma» abre la selección con sus firmas guardadas como imagen (firma, abreviatura, sello de empresa). Haga clic en una de ellas (queda unida al puntero del ratón) y haga clic o toque en el lugar deseado del documento. En la selección, en «Añadir:», elija si debajo de la firma debe aparecer automáticamente solo la fecha o lugar y fecha (p. ej., «Paderborn, 17.10.2026»): PDFMy recuerda su elección y el lugar; el texto se puede mover, cambiar o eliminar como cualquier otro. ¿Aún no ha creado ninguna? En la selección, haga clic en «Crear firma»; hay tres formas:

• Dibujar con el ratón, el dedo o un lápiz (líneas suavizadas, «Deshacer último trazo»). En el móvil, sosténgalo en horizontal.
• Escribir: introduzca su nombre y elija uno de los cinco estilos de escritura a mano.
• Subir imagen: en el escritorio con el botón «Subir imagen…» de la barra de herramientas, arrastrando un archivo de imagen a la ventana de firma o con Ctrl+V (p. ej., un recorte de la herramienta Recortes): foto o escaneo de su firma en papel (en el móvil, directamente «Hacer foto»), un sello o un logotipo. PDFMy recorta el fondo automáticamente (el papel se vuelve transparente) y ajusta el tamaño. Para sellos y logotipos en color, «Mantener colores originales».

Color: negro, azul o azul oscuro. Arriba elige lo que va a crear: firma, abreviatura (rúbrica) o sello de empresa / logotipo; los tres se pueden guardar por separado y seleccionar en la barra de herramientas. «Abreviatura en todas las páginas» coloca con un clic su abreviatura abajo a la derecha en cada página, como es habitual en los contratos. Tras crearla, la firma queda semitransparente unida al puntero del ratón: simplemente haga clic en el lugar deseado (en el móvil, tóquelo); Esc cancela. Mover arrastrando, tamaño con el tirador de abajo a la derecha, eliminar con Supr. La firma, la abreviatura y el sello se recuerdan en este dispositivo (activado de fábrica, solo en su navegador; no se sube nada); en la ventana de firma puede ver lo guardado y eliminarlo.

Encontrar automáticamente los lugares de firma

Con la herramienta «Firma», PDFMy busca en todo el documento lugares como «Firma…», «Firmante», «Lugar», «Fecha» o «Lugar, fecha», con una línea al lado, encima o debajo, también si la línea está dibujada y la etiqueta está debajo. Allí aparecen etiquetas amarillas «✍ Firmar aquí» o azules «📅 Insertar fecha» y «📍 Insertar lugar»: un clic coloca su firma ajustada a la línea (sin invadir el texto superior), la fecha o su lugar (la primera vez, PDFMy le pregunta el lugar y lo recuerda). «Siguiente lugar» en la barra de herramientas recorre todos los lugares pendientes, para que en contratos largos no se olvide ninguno. En escaneos, esto funciona tras el reconocimiento de texto.

Enviar para firmar (varias personas)

Así hace que otras personas firmen un documento, sin servidor y sin subir nada, de forma similar a DocuSign:

1. «… Más → Oficina → Enviar para firmar…»: introduzca los nombres y las direcciones de correo electrónico de las personas en el orden deseado, además de su propia dirección para la respuesta y, si lo desea, un plazo. Si ha guardado una plantilla, selecciónela arriba – se aplican las personas, los campos, el mensaje y el plazo.
2. PDFMy ya propone campos en los lugares detectados, como «Firma…» o «Lugar, fecha»: un clic en el nombre del campo lo asigna a otra persona. Más campos: elija arriba «Tipo de campo» (Firma, Abreviatura, Fecha, Nombre, Texto, Casilla de verificación) y haga clic en el nombre de la persona y en el lugar. PDFMy inserta la fecha y el nombre automáticamente al firmar; los campos de texto (p. ej., la dirección) debe rellenarlos la persona antes. Elimine los campos incorrectos con «✕». Para documentos recurrentes (contrato de alquiler, contrato laboral…): «Guardar como plantilla…».
3. «Enviar…»: PDFMy prepara el correo con el PDF para la primera persona (abra el archivo .eml y envíelo). Con carpeta de archivo, se guarda una copia en el archivo, y el registro de entrada muestra el estado.
4. La persona abre el PDF en pdfmy.de, hace clic en «Firmar aquí» en su campo marcado y después en «Firmado – reenviar». El correo para la siguiente persona queda preparado, con usted en copia.
5. Sin PDFMy: Los campos de la persona son auténticos campos de formulario PDF dentro del archivo – también puede rellenarlos y firmar en Adobe Acrobat Reader, Vista Previa en el Mac o Edge (p. ej., con «Rellenar y firmar»), guardar y devolverle el PDF. Si lo abre en PDFMy, PDFMy adopta los datos introducidos y reconoce la firma: «Aceptar como firmado…» (si no, «Firmado en otro programa…») – después el correo va a la siguiente persona. En el registro de auditoría consta «Firmado en otro programa PDF».
6. Quien no quiera firmar hace clic en «Rechazar…» y puede indicar un motivo: usted lo recibe en un correo preparado y la solicitud queda finalizada.
7. Tras la última firma, el PDF vuelve a usted con una página adjunta «Registro de auditoría» (personas, momentos, datos, sumas de verificación, proceso). Al abrirlo, PDFMy muestra «Todos han firmado ✓», y el registro de entrada indica «Hecho».

En su idioma: PDFMy redacta los correos a los firmantes, los recordatorios y el registro de verificación en el idioma en que usa PDFMy.

Para conocimiento: En el cuadro de diálogo puede introducir direcciones que no firman, pero reciben una copia del resultado (p. ej., asesor fiscal, contabilidad), al finalizar o en caso de rechazo, no en cada paso intermedio. También figuran en el registro de auditoría y en la plantilla.

Cumplimentación guiada: Quien firma ve en la barra cuántos datos faltan todavía. «Campo siguiente →» salta de campo en campo (primero a los datos obligatorios pendientes), igual que Enter en un campo de texto: práctico en el móvil.

Envío masivo a muchos destinatarios: En el diálogo «Enviar para firmar», marque «Envío masivo» e introduzca los destinatarios: una línea por persona (Nombre; Correo), copiados de Outlook (Nombre <Correo>) o como archivo CSV de Excel (se reconocen columnas como «Nombre» o «Nombre/Apellidos» y «E-mail»). Coloque una vez el campo de firma y luego «Enviar a … destinatarios»: cada persona recibe su propia copia y firma por separado, p. ej. consentimientos, solicitudes de socio o normas internas. Hasta 10 destinatarios, PDFMy con pdfmy Scan abre los correos directamente en Outlook; si son más, todos los borradores se guardan junto con una lista de destinatarios en un archivo ZIP. En el registro de entrada figura cada persona con su propio estado y «Recordar».

Correos directamente en Outlook: Con pdfmy Scan en Windows (a partir de la versión 1.8.8), PDFMy abre los correos preparados –solicitudes de firma, reenvíos, recordatorios, «Compartir → Correo electrónico», informes de errores– directamente como un mensaje nuevo, listo para enviar y con el adjunto, en su programa de correo. Sin pdfmy Scan se guarda, como hasta ahora, un archivo .eml que usted abre y envía.

Autenticidad verificable: PDFMy añade cada firma al archivo recibido en lugar de reescribirlo (guardado incremental según la norma PDF). Así, cada versión permanece sin cambios en el archivo. En el PDF final, «Resumen» muestra «✓ contenida sin cambios» para cada persona – o un aviso si el archivo se volvió a guardar o se modificó entretanto (p. ej., en otro programa PDF).

Plazo y recordatorio: El plazo figura en el registro de entrada y en la página de inicio en «Plazos» (con el recordatorio diario, si está activado). En la fila de la solicitud, «Recordar» prepara un amable correo de recordatorio para la persona a la que le toca – si aún no ha firmado nadie, con el PDF archivado adjunto.

Enviado, recibido, leído: En «Resumen», PDFMy muestra para cada persona el historial con la hora: ✓ Enviado (correo preparado), ✓✓ Recibido (el PDF se abrió en PDFMy), ✓✓ Leído (se vio cada página) y ✍ Firmado. Encima se indica a quién espera la solicitud, desde cuándo, cómo va el plazo y quién viene después.

Enviar por WhatsApp, Signal o Teams – con confirmación de lectura: en lugar de «Enviar por correo electrónico», haga clic en «Enviar por mensajería» – se abre el menú de compartir; elija allí WhatsApp, Signal, Teams u otro programa. Cuando la persona ha revisado todas las páginas en PDFMy, le aparece «Enviar confirmación de lectura»: un toque le envía a usted en el mismo mensajero «✓✓ Leído» con un enlace. Toque el enlace – PDFMy anota «Leído» con la hora en el registro de entrada. El enlace no contiene nada del documento y se verifica con una clave que solo conoce la solicitud; PDFMy detecta las confirmaciones falsificadas. Los ticks azules del mensajero solo indican que el mensaje se ha mostrado – esta confirmación indica que el documento se ha leído. Sin la colaboración de la persona, deliberadamente no funciona: haría falta un servidor que contara a escondidas.

Qué hacer ahora: Si una solicitud se atasca, PDFMy propone al remitente el siguiente paso – por ejemplo, enviar un recordatorio si no hay respuesta desde hace tres días, o llamar brevemente si alguien ha leído el documento pero aún no lo ha firmado. En el registro de entrada, «Recordar» aparece entonces resaltado en rojo; PDFMy cuenta los recordatorios y muestra cuándo se envió el último.

Sin servidor – así le llega el estado: «Recibido» y «Leído» se guardan en el propio PDF y viajan con él. Usted los ve en cuanto le llega una versión más reciente (recibe una copia de cada reenvío). Es más rápido con la confirmación de lectura: cada correo de solicitud y de recordatorio la solicita – el programa de correo del destinatario pregunta si debe enviarse.

¿Quién ha firmado? En el registro de entrada, bajo el asunto, figura quién ha firmado ya y cuándo. En el PDF abierto, «Resumen» muestra cada persona con la fecha y hora y la suma de verificación SHA-256 de la versión que recibió. Los datos viajan dentro del PDF como adjunto «pdfmy-unterschriften.json». Una firma dibujada es una firma electrónica simple; para mayor valor probatorio, firme también digitalmente el documento final («Firmar también digitalmente…»).

Verificar firmas

Si abre un PDF firmado digitalmente (contrato, resolución, factura), PDFMy muestra una barra sobre el documento: verde: firmado por…, sin cambios desde la firma; amarillo: válido, pero después se añadió algo; rojo: firma no válida, p. ej., porque el documento se modificó. «Detalles de la firma» muestra el firmante, el momento, el motivo, el lugar, el emisor, la validez del certificado, el sello de tiempo y si se trata de un certificado cualificado (eIDAS). La comprobación se realiza en su dispositivo. PDFMy no comprueba si el emisor es una autoridad de certificación reconocida; para ello, utilice los servicios oficiales de verificación gratuitos, p. ej., la verificación de firmas eIDAS de la Comisión Europea (DSS) o el servicio de verificación de la Agencia Federal de Redes de Alemania (Bundesnetzagentur). Importante: si guarda el PDF con cambios, la firma desaparece; el original sigue siendo válido. Por eso, antes del primer cambio de texto o cobertura en un PDF firmado, PDFMy pregunta una vez.

Firma digital

En el diálogo de guardar, marque «Firmar digitalmente». Con su propio certificado (.p12/.pfx), PDFMy firma directamente en el navegador según el estándar europeo PAdES (ETSI EN 319 142, eIDAS); la contraseña nunca se guarda. Varias personas pueden firmar sucesivamente: si la siguiente persona abre el PDF firmado sin cambios en PDFMy, la barra de firma muestra «Cofirmar»; su firma se añade y las existentes siguen siendo válidas. En Windows, con pdfmy Scan también funciona con certificados de Windows y tarjetas de firma, incluso cualificadas; a partir de pdfmy Scan 1.8.0, también según PAdES (las versiones anteriores firman en el formato anterior; pdfmy Scan avisa por sí mismo de las actualizaciones; si no, clic derecho en su icono junto al reloj → «Buscar actualizaciones»).

Con sello de tiempo: Si pdfmy Scan está en ejecución (a partir de la versión 1.9.0 en Windows, 1.1.9 en Mac y Linux), junto a «Firmar digitalmente» aparece la casilla «con sello de tiempo». Un servicio de sellado de tiempo independiente (p. ej., DigiCert o Sectigo) confirma entonces el momento de la firma según RFC 3161 (PAdES B-T); así sigue siendo demostrable que la firma existía en ese momento, aunque el certificado caduque más adelante. Solo se transmite un valor de control de la firma, no el documento.

Factura electrónica

Leer: abra sin más PDF ZUGFeRD y XRechnung (XML): PDFMy muestra la factura de forma legible y toma con exactitud el importe, el plazo y el IBAN.

Comprobar: al abrir una factura electrónica, PDFMy la comprueba automáticamente: datos obligatorios (número de factura, fecha, vendedor con NIF-IVA o número fiscal, comprador, posiciones) y reglas de cálculo (posiciones, neto, IVA, bruto, importe a pagar) según EN 16931; en XRechnung, además, Leitweg-ID (referencia del comprador para organismos públicos alemanes), persona de contacto y forma de pago. En los datos de la carta aparece «✓ comprobada» o el número de errores; un clic muestra los detalles. Otros archivos puede comprobarlos mediante Más → Comprobar factura electrónica… sin abrirlos. La comprobación oficial completa con todas las reglas la ofrece la herramienta de validación gratuita de la KoSIT (organismo alemán de coordinación de estándares TI).

Crear: mosaico «Crear factura electrónica»: factura emitida según EN 16931 como PDF ZUGFeRD o como XRechnung (p. ej., para organismos públicos alemanes con Leitweg-ID). Los datos de su empresa se recuerdan y los datos obligatorios que faltan se indican de forma comprensible.

App y programa de PDF predeterminado

• Sin internet (sin conexión): tras abrirlo una vez con internet (ya sea la página de inicio, una página de herramienta o la ayuda), PDFMy se guarda en el dispositivo (ordenador, móvil, tableta). Abajo a la derecha aparece «✓ Listo sin conexión»; después, escanear, reconocer texto, editar, firmar y guardar funcionan también sin conexión. Los archivos adicionales, como las fuentes para archivos de Word, PDFMy los descarga por wifi (no por la red móvil). iPhone y iPad: Safari borra el almacenamiento sin conexión de un sitio web tras unos 7 días sin uso; por eso, añada PDFMy mediante Compartir → Añadir a pantalla de inicio y seguirá disponible sin conexión de forma permanente. El reconocimiento de texto en un idioma distinto del alemán y del idioma de la interfaz necesita internet la primera vez.
• Instalar como app: botón «Descargar app» en la parte superior de PDFMy. iPhone: en Safari Compartir → Añadir a pantalla de inicio. Mac con Safari: Archivo → Añadir al Dock.
• Móvil: abrir un PDF en PDFMy (Android): si PDFMy está instalado como aplicación («Descargar app» o en Chrome ⋮ → Instalar app), PDFMy aparece en la lista al compartir: toque un PDF, una foto o un escaneo (p. ej., en Gmail, WhatsApp, «Archivos» o Descargas), Compartir → «PDFMy». El archivo se abre al instante en PDFMy y permanece en el móvil. Si PDFMy ya estaba instalado antes, la entrada aparece tras la siguiente actualización automática de la aplicación por Chrome (normalmente en pocos días); de inmediato si elimina la aplicación y la vuelve a instalar. Android no permite establecer aplicaciones web como aplicación predeterminada para PDF; «Compartir → PDFMy» es la vía prevista.
• iPhone y iPad: Apple no permite a las aplicaciones web ni una entrada en el menú Compartir ni asignarlas como programa de PDF; allí eso solo es posible con una app del App Store. Así abre los PDF rápidamente de todos modos: inicie PDFMy desde la pantalla de inicio y toque «Abrir»; el selector muestra la app «Archivos» con iCloud Drive, las descargas y los adjuntos que haya guardado allí (en Mail: mantenga pulsado el adjunto → Guardar en Archivos).
• Adjuntos de Outlook o Thunderbird: al hacer doble clic en el adjunto, se abre en PDFMy. Outlook guarda los adjuntos en carpetas protegidas o de corta duración que el navegador no puede leer: pdfmy Scan (Windows a partir de 1.8.7, Mac y Linux a partir de 1.1.7) guarda el archivo de inmediato o lo pasa después a PDFMy; esto también se aplica si la app de Chrome «PDFMy» está configurada como predeterminada. Sin pdfmy Scan: guarde el adjunto en Outlook («Guardar como») y luego ábralo.
• ¿No se abre un adjunto? PDFMy indica ahora la causa exacta: pdfmy Scan no se está ejecutando o está desactualizado (inícielo o actualícelo), Outlook ya ha eliminado la copia temporal (vuelva a abrir el adjunto) o, en el Mac, la protección de privacidad de macOS bloquea el acceso. En el Mac, lo más fiable es: menú → «Establecer como predeterminado para PDF…» y elegir «PDFMy (pdfmy Scan)»; así Outlook pasa el archivo directamente a PDFMy. Como alternativa, permita «perl» en Ajustes del Sistema → Privacidad y seguridad → Acceso total al disco. Una solución inmediata funciona siempre: guarde el adjunto en Outlook con «Guardar como» y luego ábralo.
• Mac: abrir los adjuntos PDF de Outlook directamente en PDFMy – configuración única:
  1. En pdfmy.de, haga clic arriba en «Escanear» y descargue «pdfmy Scan para Mac» (o directamente pdfmy.de/scanner.html).
  2. Abra el archivo «pdfmy-Scan-Mac.command» (clic derecho → Abrir) y deje que se complete la configuración. Si ya tiene pdfmy Scan, simplemente vuelva a ejecutar la configuración: actualiza el programa a la última versión.
  3. Ante la pregunta „Sollen PDF-Dateien künftig per Doppelklick in PDFMy geöffnet werden?“ («¿Abrir en adelante los archivos PDF en PDFMy con doble clic?»), haga clic en „Ja, PDFMy verwenden“ («Sí, usar PDFMy»).
  A partir de entonces, los adjuntos PDF de Outlook se abren con doble clic directamente en PDFMy. Si macOS pregunta si PDFMy puede acceder a datos de otras apps, elija «Permitir».
• Windows – PDF con doble clic: con pdfmy Scan, en Más → Establecer como predeterminado para PDF.
• Imprimir en PDFMy (Windows): Más → Configurar impresora «PDFMy» … (o en el icono de pdfmy Scan abajo a la derecha) crea una impresora solo para usted – con el controlador PDF integrado en Windows; Windows pide confirmación una vez. Después, en cualquier programa (Word, navegador, gestión comercial …) Imprimir → impresora «PDFMy (su nombre)»: el documento se abre en pocos segundos en PDFMy, con texto real y con capacidad de búsqueda. Los archivos de impresión se guardan en una carpeta a la que solo tiene acceso su cuenta y se eliminan a los 7 días – guarde los documentos importantes desde PDFMy. Se quita con la misma opción de menú. En servidores de terminal (varios usuarios a la vez) la impresora no se ofrece. Si «Microsoft Print to PDF» está desactivado, pdfmy Scan (a partir de la versión 1.10.1) abre la ventana de Windows para activarlo: marque allí la casilla y haga clic en OK.
• Abrir en programa de Office: Más → Abrir en programa de Office … muestra los programas de Office de su equipo – y lo que puede hacer con cada uno. Usted elige: ONLYOFFICE (editar el PDF directamente), LibreOffice o Collabora Office (Writer: como documento de Word, Draw: como dibujo con un diseño casi igual), FreeOffice TextMaker o SoftMaker TextMaker y Apache OpenOffice Writer (como documento de Word), Inkscape (como gráfico – para planos, folletos, logotipos) o Microsoft Word (Word convierte el PDF en un documento de Word y antes pregunta una vez – confirme con OK). «Como documento de Word» significa: PDFMy compone por sí mismo párrafos, títulos y tablas (como en PDF a Word) y entrega ese archivo al programa. PDFMy recuerda su elección para la próxima vez. El archivo permanece en su equipo (pdfmy Scan a partir de 1.11.0 en Windows, a partir de 1.4.0 para Mac y Linux – FreeOffice, OpenOffice, Inkscape y «como documento de Word» a partir de 1.12.0 o 1.5.0; guardado en una carpeta local, no en OneDrive). Guarde el resultado en el programa con «Guardar como» en su ubicación habitual. ¿No tiene ningún programa de Office instalado? ONLYOFFICE Desktop, LibreOffice y FreeOffice son gratuitos.
• Guardar en carpeta de la nube (Nextcloud, ownCloud, Seafile, Dropbox, OneDrive, Google Drive, iCloud): … Más → Guardar en carpeta de la nube… muestra las carpetas de los programas de sincronización de su equipo – p. ej. la carpeta de su programa Nextcloud. Un clic en «Guardar» guarda allí el PDF en la subcarpeta «PDFMy»; «Mostrar en la carpeta» la abre. Después lo sube su propio programa de sincronización – a su propio almacenamiento, p. ej. el servidor Nextcloud de su empresa. PDFMy por sí mismo no se conecta a la nube y no necesita credenciales. Requiere pdfmy Scan a partir de 1.12.0 (Windows) o 1.5.0 (Mac, Linux). ¿No se encontró ninguna carpeta de la nube? Instale el programa de sincronización de su proveedor (p. ej. Nextcloud Desktop) – o elija cualquier carpeta en «Elegir carpeta de archivo…». En el móvil: elija «Compartir…» y la app de su almacenamiento en la nube.
• De programas de Office a PDFMy: en ONLYOFFICE, LibreOffice, Collabora Office, Word, Excel, SoftMaker, WPS o cualquier otro programa, elija Imprimir y la impresora «PDFMy» (en Mac: en el diálogo de impresión «PDF» → «In PDFMy öffnen») – el documento se abre de inmediato en PDFMy, con texto real en el que se puede buscar.
• Imprimir en PDFMy (Mac): pdfmy Scan para Mac (desde 1.3.0) añade «In PDFMy öffnen» al menú PDF del diálogo de impresión: en cualquier programa, Imprimir → abajo a la izquierda «PDF» → «In PDFMy öffnen». El documento se abre en PDFMy con su título como nombre de archivo.
• Linux – PDF con doble clic: pdfmy Scan para Linux crea «PDFMy» en el menú de aplicaciones y pregunta si debe ser el programa predeterminado para PDF. Más adelante: en el gestor de archivos, clic derecho en un PDF → Abrir con → PDFMy → establecer como predeterminado, o en PDFMy Más → Establecer como predeterminado para PDF.
• Mac – PDF con doble clic: pdfmy Scan para Mac crea la app «PDFMy» y pregunta si debe ser el programa predeterminado para PDF. Más adelante: en el Finder, Obtener información → Abrir con: PDFMy → Cambiar todo. Lo mejor es elegir la app «PDFMy» de Aplicaciones (no la app de Chrome del mismo nombre). «Imprimir» en el Finder envía el PDF directamente a la impresora predeterminada (desde pdfmy Scan para Mac 1.1.6).
• Extensión del navegador: los PDF en los que hace clic en el navegador se abren directamente en PDFMy, en Chrome y Edge, en Windows y en Mac. Ir a la extensión →

Idiomas

• Idioma de la interfaz: PDFMy está disponible en 40 idiomas: alemán, inglés (británico y estadounidense), francés, italiano, español, portugués, neerlandés, polaco, checo, eslovaco, húngaro, rumano, búlgaro, griego, croata, esloveno, serbio, bosnio, macedonio, albanés, danés, sueco, noruego, finés, estonio, letón, lituano, irlandés, maltés, islandés, catalán, vasco, gallego, luxemburgués, galés, turco, ruso, ucraniano y bielorruso. PDFMy se inicia en el idioma de su navegador; puede cambiarlo en Más → Idioma. Las traducciones se han generado automáticamente; la versión de referencia es la alemana.
• Todas las páginas de pdfmy.de: la ayuda, la guía del escáner, la lista de dispositivos, las páginas de herramientas, la extensión del navegador, prensa, accesibilidad, el aviso legal y la política de privacidad también están disponibles en los 40 idiomas; cambie el idioma arriba a la derecha de la página. Cada versión lingüística tiene su propia dirección para compartir, p. ej., pdfmy.de/fr/hilfe.html o pdfmy.de/en-GB/pdf-verkleinern.html. La elección se aplica también a PDFMy y viceversa. En el aviso legal y la política de privacidad, la versión alemana es la jurídicamente vinculante.
• Fecha y números: PDFMy muestra la fecha, la hora, los importes y los tamaños de archivo en el formato de su idioma (p. ej., 18/10/2026 en inglés (Reino Unido), 10/18/2026 en inglés (EE. UU.)). En sus documentos (sellos, notas, fecha de firma, encabezados y pies de página, facturas electrónicas) y en los nombres de archivo, la fecha no cambia.
• Cartas en otros idiomas: el reconocimiento de texto lee cartas en alemán y detecta por sí mismo el idioma de otros escritos: todos los idiomas mencionados arriba, también en alfabeto cirílico (ruso, ucraniano, búlgaro, serbio, macedonio, bielorruso) y griego. PDFMy descarga el archivo de idioma correspondiente (1–4 MB) la primera vez; después funciona también sin conexión.
• Árabe, persa, hebreo, chino, japonés, coreano: PDFMy también reconoce estas escrituras. Las cartas en árabe y en chino las detecta el modo automático por sí solo; para persa, hebreo, japonés, coreano y chino tradicional, elija el idioma en Ajustes → Escanear → Idioma del documento. El texto reconocido se puede buscar y copiar en el PDF guardado (también como PDF/A), se incluye en Word, Markdown y HTML y se puede traducir. PDFMy descarga los datos de idioma (0,4–2 MB) solo la primera vez que se necesitan.
• Idioma fijo del documento: si recibe sobre todo correspondencia en otro idioma, configúrelo en Ajustes → Escanear → Idioma del documento; así se ahorra la segunda pasada.
• Los PDF guardados llevan el idioma del documento detectado (importante para lectores de pantalla y PDF/UA); Leer en voz alta usa una voz sin conexión de ese idioma.

Despacho de abogados: beA y anexos

• Comprobar para beA: … Más → Comprobación previa … (destinatario «beA / tribunal») muestra si el PDF cumple los requisitos técnicos de la justicia alemana (Elektronischer-Rechtsverkehr-Bekanntmachung 2025, el anuncio oficial sobre las comunicaciones jurídicas electrónicas): sin JavaScript, sin archivos incrustados ni multimedia, imprimible y sin cifrar, como máximo 200 MB, nombre de archivo de como máximo 90 caracteres solo con letras (también ä, ö, ü, ß), cifras, guion bajo y guion. Se avisa de las fuentes no incrustadas y de las páginas sin texto (el reconocimiento de texto se recomienda, pero no es obligatorio). El nombre de archivo se introduce directamente en la ventana de comprobación – PDFMy propone uno admitido y lo comprueba mientras escribe. Si hay varios archivos abiertos, cada uno aparece además por separado en el resultado.
• Guardar apto para beA: en la Comprobación previa (destinatario «beA / tribunal»), haga clic en «Corregir automáticamente»: crea un PDF/A sin JavaScript ni adjuntos con el nombre de archivo indicado (admitido) y vuelve a comprobar el archivo guardado. Un adjunto de factura electrónica (XML) no se incluye.
• Numerar anexos: Abra uno tras otro los anexos del escrito (Añadir) y después Más → Numerar anexos …. Cada archivo se convierte en un anexo: letra identificativa a elegir (K, B, AS, AG, BK, BB …), inicio en cualquier número, denominación modificable. PDFMy coloca el sello «Anlage K 1» arriba a la derecha en la primera página, crea un índice de anexos y, si lo desea, guarda cada anexo como archivo independiente apto para beA con numeración lógica (p. ej. Anlage_K1_Kaufvertrag.pdf), como ZIP o directamente en la carpeta de archivo.
• Confidencialidad: la comprobación, la conversión y la numeración se realizan íntegramente en su dispositivo; los documentos de los clientes no se suben.

Privacidad y seguridad

• Los documentos, el texto reconocido y los datos de las cartas permanecen en su dispositivo. Sin cookies, sin seguimiento, sin servidores de terceros. También el reconocimiento de texto (IA) se ejecuta localmente.
• Lo que guarda el navegador (ajustes, índice de búsqueda, firma recordada…) se elimina en Ajustes → Eliminar todos los datos guardados localmente.
• PDFMy se desarrolla según los principios de ISO 27001 e ISO 9001; PDF/A y PDF/UA se comprueban con veraPDF.
• Actualizaciones seguras: Cada nueva versión de PDFMy se comprueba automáticamente en el navegador antes de publicarse y, si hay algún problema, se puede volver de inmediato a la anterior. Una actualización solo vuelve a descargar los archivos que han cambiado: normalmente unos pocos cientos de KB en lugar de unos 20 MB, lo que ahorra datos móviles cuando está fuera de casa. pdfmy Scan (a partir de 1.13.0) solo instala una actualización si lleva una firma digital válida de Mentor GmbH y es más reciente que la versión instalada: un archivo suplantado o más antiguo se rechaza. Una nueva versión de PDFMy nunca se activa en mitad del trabajo: si hay un escaneo u otro proceso en curso o un documento abierto, abajo a la derecha aparece «Nueva versión disponible: recargar ahora» y usted decide cuándo.
• pdfmy Scan solo acepta encargos de PDFMy: el programa auxiliar solo responde a solicitudes de pdfmy.de en su propio equipo; otros sitios web no pueden controlarlo ni leer nada de él, tampoco mediante rodeos (DNS rebinding). Solo instala actualizaciones con una firma válida y no revocada de Mentor GmbH (Paderborn) y solo si el propio archivo es realmente más reciente (desde Windows 1.14.1, Mac/Linux 1.6.1).
• Servidores de terminal y varios usuarios: Si en un ordenador hay varios usuarios conectados a la vez (servidor de terminal de Windows o Escritorio remoto, Mac o Linux con varias cuentas), pdfmy Scan solo atiende al usuario que lo inició: los programas de otros usuarios son rechazados y no pueden acceder ni a archivos, ni al registro, ni a firmas. Cada usuario tiene su propio pdfmy Scan; PDFMy lo encuentra solo y los escaneos y dobles clics siempre llegan a la persona correcta. No hay que configurar nada (a partir de Windows 1.15.0, Mac/Linux 1.7.0).
• Estadísticas de acceso y recuento de descargas: solo vemos cifras agregadas que nuestro proveedor de alojamiento IONOS elabora a partir de los registros del servidor (visitantes, páginas visitadas), sin cookies, sin servicios de recuento integrados y sin identificador. Al descargar pdfmy Scan o la extensión, PDFMy consulta además una página vacía (p. ej., /download/zaehlung/windows.html) para que la descarga aparezca en estas estadísticas. Sus documentos nunca se ven afectados. Detalles: Política de privacidad, punto 3.
• Detalles: Política de privacidad · Accesibilidad
• Código abierto: PDFMy está disponible en GitHub (haus-it/pdfmy) para seguir desarrollándolo – © Mentor GmbH, solo para fines no comerciales (PolyForm Noncommercial 1.0.0); uso comercial solo con licencia de Mentor GmbH. Quien use el código debe mencionar de forma visible www.pdfmy.de. El uso de pdfmy.de sigue siendo gratuito para todos. Agradecemos informes de errores, ideas, traducciones y contribuciones.

Preguntas frecuentes

Atajos de teclado

En Mac, ⌘ en lugar de Ctrl.

Obtener ayuda

PDFMy se desarrolla continuamente. Si algo no funciona, comuníquenoslo de inmediato; lo resolveremos rápidamente.

• En PDFMy, haga clic abajo a la derecha en «Comunicar un error» (o Más → Comunicar un problema; desde esta página: Comunicar un error). Elija «Error» o «Propuesta de mejora» y, si lo desea, responda tres preguntas breves: ¿qué hizo, qué pasó, qué esperaba? El informe contiene las versiones, el registro, los errores del programa que se produjeron y, si pdfmy Scan se está ejecutando (desde 1.14.0, Mac/Linux 1.6.0), la dirección de red interna y el nombre del equipo, pero ningún documento; los nombres de archivo y los remitentes se hacen irreconocibles. En «Contenido del informe» lo ve todo de antemano. Solo se envía cuando hace clic en «Enviar» en su programa de correo.
• Si algo sale mal: si se produce un error inesperado del programa en PDFMy, PDFMy ofrece una vez en la parte superior comunicarlo; el error ya aparece anotado. «Cerrar» oculta el aviso.
• Por correo electrónico: wumertens@mentor-group.de
• Para prensa y medios: página de prensa con textos de prensa, imágenes y contacto.