Ajuda

Início rápido

PDFMy é um programa de PDF gratuito. Funciona no navegador ou como app – no PC, no Mac e no telemóvel. Os seus documentos não são carregados: tudo acontece no seu dispositivo.

1. Abra pdfmy.de (de preferência no Chrome ou no Edge).
2. No primeiro arranque, o PDFMy pede em quatro passos o nome/sigla, a pasta de arquivo, o scanner e o padrão de PDF. Tudo é opcional e pode ser alterado mais tarde em Mais → Configuração.
3. Abra um PDF, uma fotografia ou uma digitalização – ou simplesmente arraste-o para a janela. Na página inicial há mosaicos para as tarefas mais frequentes.

Pesquisar na ajuda: escreva no campo de pesquisa em cima (ou prima /) o que pretende fazer – também por palavras suas, como «assinatura», «comprimir» ou «iPhone». As respostas adequadas aparecem de imediato; um clique mostra o trecho no contexto. No PDFMy, encontra o campo de pesquisa em Ajuda.

Proteção contra falhas: o PDFMy guarda as alterações não guardadas a cada poucos segundos no seu dispositivo. Se o navegador falhar ou fechar o PDFMy por engano, no próximo arranque aparece na página inicial «Trabalho não guardado» – um clique em «Restaurar» recupera o documento. O mesmo se aplica a uma digitalização com câmara ainda não concluída com «Concluído»: aparece aí como «Digitalização com câmara». Depois de guardar ou fechar, a cópia de segurança é eliminada; caso contrário, o mais tardar após 7 dias. Com o ✕ ou «Descartar tudo» elimina as cópias de segurança de imediato, por exemplo num dispositivo partilhado.

Abertos recentemente: na página inicial aparecem os seus últimos documentos – um clique volta a abri-los (Chrome e Edge). Só são guardados o nome e uma referência, nenhum conteúdo; «Limpar lista» remove tudo.

Sugestão: com Ctrl+K (Mac: ⌘+K) encontra qualquer função por palavra-chave.

Digitalizar

Com o telemóvel

No telemóvel, bem no topo, encontra o botão grande «Digitalizar com a câmara» (no PC: mosaico «Digitalizar com o telemóvel»). A câmara deteta a folha, dispara sozinha, recorta e endireita. É possível fotografar várias páginas seguidas. Para a melhor qualidade, fotografe com luz natural e sem sombras.

Depois, guardar: toque em baixo em «Guardar», «Arquivar» ou «Partilhar». O «×» em cima fecha o documento; antes, o PDFMy pergunta pelas páginas ainda não guardadas. Fechou por engano? Durante 20 segundos aparece em cima «Reabrir» – um toque e todas as páginas voltam.

Utilização no telemóvel: em baixo encontram-se Partilhar, Arquivar e Guardar. As ferramentas (texto, destacar, assinatura …) aparecem como ícones na barra acima da página – deslize para o lado para ver mais. Todas as outras funções abrem-se em lista com ⋯ em cima à direita. Ordenar e eliminar páginas: vista de páginas (ícone com os quatro quadrados).

Com scanner ou multifuncional – Windows

Instale uma vez o pequeno programa pdfmy Scan (botão «Ligar scanner» no PDFMy). Depois, o botão passa a chamar-se «Digitalizar»: escolha o scanner, coloque o papel, pronto. Os dispositivos de rede são encontrados sem controlador (AirScan/eSCL e WSD, p. ex. Epson, Dell, Brother), os scanners USB através do controlador do Windows. São suportados frente e verso e alimentador.

Com scanner ou multifuncional – Mac

Transfira uma vez o pdfmy Scan para Mac e faça duplo clique em «pdfmy-Scan-Mac.command». Encontra scanners de rede sem controlador (AirScan/eSCL e WSD, p. ex. Dell Color MFP E525w). Sem programa adicional, funciona com «Captura de Imagem» e uma pasta de digitalização. Guia detalhado para Mac →

Com scanner ou multifuncional – Linux

Uma única vez: pdfmy Scan para Linux – transferir e iniciar no Terminal: sh ~/Downloads/pdfmy-scan-linux.sh (sem sudo). Os scanners de rede funcionam sem controlador (AirScan/eSCL e WSD). Para scanners USB e dispositivos mais antigos, o pdfmy Scan utiliza SANE, z. B. sudo apt install sane-utils sane-airscan ipp-usb. Os controladores do fabricante (HP hplip, Brother brscan, Epson epsonscan2) só são necessários em dispositivos muito antigos. Guia detalhado para Linux →

Com scanner ou multifuncional – Chromebook

Num Chromebook, o PDFMy não precisa de programa adicional – o pdfmy Scan não funciona no Chrome OS, mas também não é necessário: o Chrome OS controla diretamente muitos scanners de rede e USB (AirScan/eSCL, sem controladores). Configure o scanner em Definições → Avançadas → Imprimir e digitalizar e depois digitalize como PDF ou JPG para uma pasta com a app «Digitalizar», p. ex. Os meus ficheiros › Digitalizações. No PDFMy, na janela de digitalização, «Ligar esta pasta como pasta de digitalização» – cada nova digitalização aparece automaticamente, com reconhecimento de texto. Instale o PDFMy através de «Transferir app»: a app «Ficheiros» abre então os PDF com Abrir com → PDFMy; imprimir faz-se através de «Guardar como PDF», e o Google Drive está integrado na app «Ficheiros» (selecionável como pasta de arquivo).

O meu dispositivo funciona?

Na lista de dispositivos encontra Brother, Epson, HP, Canon, Kyocera, Ricoh, Konica Minolta, Sharp, Xerox, Lexmark, Dell, Samsung e scanners de documentos – com pesquisa por modelo e indicação sobre se é possível digitalizar frente e verso. Quase todos os dispositivos de rede dos últimos anos funcionam sem controlador.

Digitalizar frente e verso

Alimentador ou vidro: em «O papel está» surge normalmente «Detetar automaticamente». Também pode fixar «no alimentador» ou «no vidro». A indicação abaixo refere o que o seu scanner faz nesse caso.

Se o seu dispositivo tiver um alimentador duplex, marque «Frente e verso» na janela de digitalização. Se tiver um alimentador sem duplex (p. ex. Epson L5290, muitos Brother DCP, Dell E525w), escolha «Frente e verso virando»: digitalize primeiro as frentes, depois vire a pilha inteira e volte a colocá-la – o PDFMy ordena corretamente frentes e versos. Se a ordem ficar errada, basta um clique em «Versos em ordem inversa». O PDFMy remove automaticamente versos em branco.

Detetar automaticamente: na janela de digitalização, «Tipo» e «Cor» estão predefinidos como «Automático». O PDFMy digitaliza então a cores e deteta cada folha por si: Documento a preto e branco (só texto – muito nítido, ficheiro mais pequeno), Documento em tons de cinzento (áreas cinzentas ou imagens a preto e branco), Documento a cores (logótipo a cores, carimbo, marcador) ou Foto. O tipo detetado aparece na legenda da página e pode ser alterado a qualquer momento em cima através da seleção do tratamento de imagem (Documento (cinzento), Documento (cor), Preto e branco, Original …).

Digitalizar fotos: com «Automático», o PDFMy deteta as fotos, recorta-as (mesmo que estejam num canto do vidro), mantém as cores inalteradas e omite o reconhecimento de texto. Para a melhor qualidade, escolha «Foto»: o PDFMy digitaliza então a partir do vidro a 600 dpi, à escolha em Cor ou Preto e branco (tons de cinzento). Não coloque fotos no alimentador automático. Para guardar como imagem: «Guardar» → formato «Imagens», e depois escolha o formato de imagem – JPG, PNG, TIFF ou WebP.

Recortar: a ferramenta «Recortar» na barra acima da página – arraste os quatro cantos azuis até às margens pretendidas e clique em «Aplicar». As folhas fotografadas em ângulo são endireitadas; nas fotos mantém-se a proporção.

Epson EcoTank L5290 (p. ex. «EPSON2CBBCB»)

É encontrado automaticamente no Windows, Mac e Linux (AirScan/eSCL ou WSD, vidro e alimentador). Caso contrário: na janela de digitalização «Adicionar dispositivo por endereço IP» e introduza o IP ou o nome do dispositivo , p. ex. EPSON2CBBCB – no Mac e no Linux, o pdfmy Scan acrescenta automaticamente «.local». Com Wi-Fi e LAN ou VPN em simultâneo, a pesquisa é feita em todas as ligações de rede. O pdfmy Scan desperta automaticamente os dispositivos em modo de poupança de energia antes de cada pesquisa; caso contrário, escolha «Despertar scanners» na janela de digitalização. Mais sobre a Epson L5290 →

Pasta de digitalização («Scan to Folder»)

Se o seu dispositivo guardar digitalizações numa pasta, ligue essa pasta em «Ligar scanner». As novas digitalizações aparecem após poucos segundos – endireitadas, com reconhecimento de texto. Configurar scanner (todas as formas) →

Várias cartas de uma vez

Mais → Imprimir folha separadora: coloque a folha com código QR entre as cartas e digitalize todo o lote. O PDFMy separa as cartas e omite as folhas separadoras.

Folhas separadoras com código patch: se no seu escritório já existem folhas separadoras para o digitalizador de documentos (código patch Kodak, p. ex. «Patch T» ou «Patch 2» – quatro barras pretas grossas e finas), o PDFMy também as reconhece, mesmo colocadas ao contrário ou de lado. Encontra uma folha própria em Mais → Imprimir folha separadora com código patch – imprima-a em tamanho real (100 %).

Arquivar cartas e prazos

O que pretende esta carta?

Por cima da página aparece numa frase do que se trata, p. ex. «Fatura de 1520,24 € – a pagar até 28/10 – dentro de 13 dias», com botões para Transferir (GiroCode), Registar prazo, Reencaminhar e Arquivar. O remetente, a data, o tipo, o montante e o prazo aparecem à direita nos dados da carta e podem ser corrigidos.

Arquivar

Dados da carta só para correio: o PDFMy mostra data, remetente, assunto, processo, prazo e seguimento quando o documento parece correio – em digitalizações ou quando foi reconhecido um prazo, um montante, um IBAN ou um remetente com data. Noutros documentos (p. ex. uns estatutos ou um manual) aparecem apenas o nome do ficheiro e a ligação «Introduzir dados da carta …», que abre os campos.

Nome do ficheiro: um ficheiro aberto mantém o seu nome («Orçamento Silva.pdf» continua «Orçamento Silva.pdf»). Só nas digitalizações e nos nomes pouco descritivos de scanners, câmaras e programas como «Scan0001», «IMG_1234» ou «Documento (2)» o PDFMy usa um nome descritivo a partir dos dados da carta (data, tipo, remetente, assunto). Pode alterar o nome a qualquer momento à direita, em «Nome do ficheiro».

Escolha uma vez uma pasta de arquivo (p. ex. uma pasta sincronizada com o OneDrive ou o SharePoint). Depois, «Arquivar» guarda cada carta com um nome descritivo e regista-a no registo de correspondência. Se quiser, com carimbo de entrada e número de entrada sequencial. Várias empresas? Nas definições, cada empresa recebe a sua própria pasta.

Pré-visualização: Clicar numa linha do registo de correspondência – à direita aparece a primeira página do documento com o nome do ficheiro e o número de páginas, sem o abrir. Com o teclado basta ir com Tab até «Abrir» de uma linha. Um clique na miniatura ou em «Abrir» carrega o documento para edição. A pré-visualização está disponível a partir de uma largura de janela de cerca de 900 píxeis.

Campos personalizados: Por baixo das etiquetas, nos dados da carta, clique em «Definir campos personalizados …» e dê nome a até cinco campos, p. ex. cliente, projeto ou centro de custos. Passam então a aparecer em cada carta. O PDFMy sugere os valores da última carta com a mesma referência do processo ou o mesmo remetente e oferece valores anteriores para escolha. Os valores constam do registo de correspondência (coluna do Excel «Campos personalizados», na lista por baixo do assunto) e das palavras-chave do PDF; a pesquisa encontra-os. Com pasta de arquivo, os nomes dos campos aplicam-se a toda a equipa (ficheiro pdfmy-Felder.json).

Processos (processos de clientes e assuntos)

Nos dados da carta existe o campo «Processo», p. ex. «Müller c. Schmidt» ou «Meier – IRS 2025». O PDFMy sugere o processo automaticamente: se uma carta tiver a mesma referência do processo que outra arquivada anteriormente, pertence ao mesmo processo – caso contrário, aplica-se o último processo desse remetente. No Registo de correspondência e processos (Mais → Escritório), a vista «Processos» mostra cada processo com o número de documentos, os assuntos em aberto, o próximo prazo e os responsáveis. «Mostrar documentos» filtra a lista por esse processo; «Abrir processo» abre todos os documentos do processo por data como um único documento – para ler, imprimir ou guardar em conjunto (com a pasta de arquivo ligada). As cartas arquivadas anteriormente são atribuídas na lista, na coluna «Processo»; os filtros por processo e ano ajudam na pesquisa. O processo consta também do ficheiro Excel do registo de correspondência.

Etiquetas

No campo «Etiquetas» dos dados da carta, separe vários termos com vírgulas, p. ex. «Impostos 2025, Seguro, urgente». Ao escrever, o PDFMy sugere etiquetas já utilizadas. Ao arquivar, ficam registadas no registo de correspondência e nas palavras-chave do PDF – assim, a pesquisa do Windows e outros programas PDF também encontram o documento. No registo de correspondência pode filtrar por etiqueta; um clique numa etiqueta mostra todos os documentos com essa etiqueta; com «+ Etiqueta» adiciona e com «×» remove etiquetas diretamente na lista.

Versões e relatório de auditoria GoBD

Versões: se abrir um documento arquivado a partir do registo de correspondência, o alterar (p. ex., nota «pago») e guardar, o PDFMy substitui o ficheiro no mesmo local. A versão anterior permanece inalterada na pasta «_Versionen» (com data e hora no nome); a entrada mostra «v2», «v3»… e recebe a nova soma de verificação – não é criada nenhuma entrada duplicada.

Relatório de auditoria GoBD: no registo de correspondência, «Relatório de auditoria GoBD …» verifica todos os ficheiros arquivados (soma de verificação SHA-256), o selo de cada entrada (torna detetáveis alterações posteriores ao registo, p. ex., no Excel) e as lacunas nos números de entrada. O resultado é guardado em PDF na pasta «_Protokolle» – com uma descrição do procedimento como base para a sua documentação de procedimentos. A soma de verificação e o selo tornam as alterações detetáveis; a inalterabilidade propriamente dita tem de ser assegurada pelo local de armazenamento (p. ex., políticas de retenção no SharePoint/Microsoft 365). (GoBD: normas alemãs sobre a correta escrituração e arquivo digital de documentos contabilísticos.)

Prazos, seguimento, lembrete

Prazo de reclamação em notificações oficiais: se uma notificação oficial alemã (p. ex. liquidação de impostos – Steuerbescheid) contiver informação sobre meios de reação com prazo de um mês, o PDFMy calcula o prazo de reclamação (Einspruch/Widerspruch): a notificação considera-se feita quatro dias após a data da notificação oficial (§ 122 AO, código fiscal alemão, desde 2025), seguindo-se um mês; se um dia calhar num fim de semana ou num feriado nacional, conta o dia útil seguinte. O prazo aparece na linha de notas e no registo de correspondência. Feriados regionais podem prolongar ainda mais o prazo – o prazo indicado nunca é, portanto, demasiado tarde. Se a notificação tiver comprovadamente chegado mais tarde, o prazo começa mais tarde.

Os prazos e seguimentos aparecem na página inicial. Com «Lembrar» recebe uma notificação uma vez por dia quando algo vence. «Registar prazo» cria uma entrada de calendário para o Outlook.

Piloto automático

Pode ser ativado na configuração: o PDFMy arquiva sozinho cartas de remetentes conhecidos após uma breve contagem decrescente. Em caso de dúvida, aguarda e indica o motivo.

Contabilista, extrato bancário, conservação

• Mais → Comprovativos para contabilista: comprovativos de um mês num ZIP com lista de comprovativos e ficheiro de importação DATEV.
• No registo de correspondência, importe o extrato bancário (CAMT ou CSV): as faturas pagas são reconhecidas.
• O PDFMy indica comprovativos cujo prazo de conservação expirou. Nada é eliminado automaticamente.

Responder

«Responder» escreve uma carta segundo a norma DIN 5008: o endereço e a referência já estão preenchidos, além de blocos de texto (p. ex. reclamação, confirmação de pagamento). Se quiser, com o seu próprio papel timbrado.

Editar PDFs

• Dividir PDF: mosaico «Dividir PDF» ou «… Mais → Dividir PDF …» – a cada N páginas um novo ficheiro, nos marcadores (por capítulo), por tamanho de ficheiro (p. ex. no máximo 5 MB para anexos de e-mail) ou por intervalos de páginas como 1-3, 4-7, 8-. Resultado como ZIP ou individualmente no arquivo.
• Colocar no seu próprio papel timbrado: na caixa de diálogo Guardar, em «Números de página, cabeçalho/rodapé …» → «Colocar no meu papel timbrado». A página 1 do seu papel timbrado (PDF) fica sob a primeira página, a página 2 (se existir) sob todas as restantes. O mesmo papel timbrado que em «Responder». Para PDF normais; em páginas digitalizadas a imagem digitalizada cobre o fundo.
• Scripts em PDF: o PDFMy não executa JavaScript dos PDF abertos. Os campos de cálculo que criar no formulário só calculam no programa de PDF do destinatário, e nunca em PDF/A.
• Remover dados ocultos: antes de partilhar com terceiros, assinale «Remover dados ocultos» na caixa de diálogo Guardar – o PDFMy remove comentários, notas e realces do original, scripts, ficheiros incorporados e multimédia, bem como autor, assunto e palavras-chave. As ligações mantêm-se.
• Remover margens brancas e passar para A4: na caixa de diálogo Guardar, em «Números de página, cabeçalho/rodapé, formato …» → «Remover margens brancas» corta as margens vazias à volta do conteúdo; «Todas as páginas em A4» coloca US-Letter, recibos e formatos mistos em A4, à escala e centrados (vertical ou horizontal). O texto, as ligações e os campos de formulário mantêm-se.
• Várias páginas por folha e brochura: na janela de impressão ou na caixa de diálogo Guardar, escolha «2 páginas por folha», «4 páginas por folha» ou «Brochura (A4 dobrado)». Para a brochura, imprima frente e verso (virar pela margem curta) e dobre ao meio – as páginas ficam na ordem certa.
• Formas e imagens: escolha a ferramenta «Formas», ao lado Retângulo, Elipse, Linha ou Seta, a cor e a espessura da linha, e desenhe na página (com Shift uma linha fica exatamente horizontal ou vertical). «Imagem» insere um logótipo ou uma fotografia (PNG, JPG); depois mova-a e amplie-a na pega inferior direita. Ambos são gravados com nitidez no PDF.
• Medir: ferramenta «Formas» e, ao lado, «Medir: distância», «Medir: área» ou «Medir: polígono» – trace uma linha ou um retângulo ou, no polígono, clique nos vértices um após outro (duplo clique, clique no primeiro ponto ou Enter fecha, Esc cancela; dá a área e o perímetro, p. ex. para divisões em forma de L), e o valor aparece logo ao lado (p. ex. «4,25 m» ou «18,30 m²»). Escolha a escala do desenho (de 1:1 a 1:1000) ou «A partir de distância conhecida …»: meça uma distância de comprimento conhecido, selecione-a e introduza o comprimento real – todas as medições deste desenho passam a usá-la. O tamanho da página vem do PDF; em digitalizações e fotos, o PDFMy assume A4. Os valores medidos são guardados como texto. Para ofícios, construção e arquitetura – como a ferramenta de medição do Acrobat Pro.
• Anexos: Mais → Anexos mostra os ficheiros incorporados no PDF (p. ex. tabelas, fotografias, XML de fatura) – guarde-os, remova-os ou adicione novos com «Anexar ficheiro …». Os anexos mantêm-se ao guardar. Em PDF/A só são mantidos os anexos que sejam também PDF/A (requisito da norma).
• Juntar e organizar páginas: abra vários ficheiros e, na vista de páginas (G), ordene, rode, elimine, insira páginas em branco, divida.
• Guardar no ficheiro original: se abriu um PDF (duplo clique, Abrir, arrastar ou «Abertos recentemente»), Ctrl+S no Chrome e no Edge oferece «Guardar no ficheiro original» – como no Word. Na primeira vez, o navegador pede autorização uma vez. «Guardar como …» cria sempre um ficheiro novo.
• Muitos ficheiros de uma vez (processamento em lote): mosaico «Processamento em lote» na página inicial, selecione os ficheiros e escolha: Reduzir, Arquivar (PDF/A, com reconhecimento de texto), Preparar para partilha, Tons de cinzento e reduzir, Adicionar números de página, Tornar pesquisável ou Reconhecer e arquivar cartas. O resultado é entregue como ficheiro ZIP ou diretamente numa pasta; a lista mostra cada ficheiro com o tamanho antes/depois. «Pausar» para após o ficheiro atual. Um documento aberto permanece inalterado.
• Vigiar pasta (automático): mosaico «Vigiar pasta» na página inicial: escolha uma pasta de entrada – por exemplo, aquela onde o seu digitalizador ou fotocopiadora guarda os ficheiros –, o que deve acontecer (Tornar pesquisável, Arquivar (PDF/A), Reduzir, um fluxo de trabalho próprio ou Reconhecer e arquivar cartas) e uma pasta de destino. Cada novo ficheiro é então processado sem clique, com o nome atribuído pelo conteúdo, se desejar (p. ex. 2026-10-21_Eletricidade_Fatura.pdf), e o original passa para a subpasta «_erledigt». Isto decorre numa janela própria do PDFMy, enquanto estiver aberta; o seu trabalho na janela principal não é perturbado. Os ficheiros que não podem ser processados vão para «_fehler». Requer Edge ou Chrome no computador.
• Reduzir: ao guardar, escolha «Pequeno»; o tamanho é mostrado antecipadamente.
• Barra de tarefas: se escolher uma tarefa na página inicial (p. ex. Ocultar, Assinar, juntar, Formulário), acima da página aparece o que fazer agora – com um botão adequado (p. ex. «Encontrar dados pessoais», «Adicionar mais ficheiros», «Preencher com os meus dados») e «Concluir e guardar».
• Ocultar: desenhe áreas ou oculte um termo de pesquisa em todo o documento. O conteúdo é realmente removido, também da camada de texto. «Encontrar dados pessoais» sugere locais a ocultar: nomes após um tratamento (p. ex. «Sr.ª Maria Silva»), rua com número da porta, código postal com localidade, IBAN, e-mail, telefone, NIF, data de nascimento e número da Segurança Social – verifique antes de guardar; clique no que não for adequado e elimine com Del.
• Alterar texto: ferramenta «Alterar texto», clique numa linha e escreva por cima – ou mais rápido: na ferramenta «Selecionar», faça duplo clique no texto. Se a linha pertencer a um parágrafo, todo o parágrafo fica editável e é automaticamente reformatado ao alterar – com o espaçamento entre linhas do original; as hifenizações no fim da linha são unidas. Endereços e listas mantêm as suas linhas. O PDFMy adota o aspeto do original: tipo de letra (com ou sem serifas, monoespaçado), negrito e itálico, cor da letra, cor de fundo (p. ex. campos cinzentos) e largura. Em PDFs com texto, a fonte é reconhecida com exatidão; em digitalizações, a cor, o fundo, o negrito e se a fonte tem serifas (p. ex. Times) – com letra muito pequena é usada uma fonte sem serifas. As linhas não alteradas ficam como estão.
• Tipo de letra original ao editar: Se o tipo de letra estiver incorporado no PDF e contiver todos os caracteres do novo texto, o PDFMy continua a escrever exatamente com esse tipo de letra – o texto alterado fica com o mesmo aspeto de antes. Se faltar um carácter (o PDF contém muitas vezes apenas as letras utilizadas), o PDFMy usa um tipo de letra com a mesma largura de caracteres: para Arial/Helvetica, Times, Courier e Calibri, o texto ocupa exatamente a mesma largura que no original; nos outros tipos de letra, a largura é ajustada.
• Documentos grandes: O PDFMy guarda rapidamente até documentos com centenas de páginas – as páginas inalteradas são transferidas numa única passagem e as páginas digitalizadas são comprimidas em simultâneo em vários núcleos do processador.
• Abrir PDF digitalizados: O PDFMy processa os lotes longos de digitalizações ao abri-los em simultâneo em vários núcleos do processador (recortar, endireitar, reconhecer folhas separadoras) – por isso abrem muito mais depressa.
• Proteção contra falsificação: certidões, cartas de mestre e de oficial, certificados, documentos de identificação, notificações oficiais (p. ex. liquidação de imposto (Steuerbescheid)) e decisões judiciais não podem ser alterados com «Alterar texto» nem «Cobrir» – ocultar, destacar, notas e assinatura continuam a funcionar. Em extratos bancários, recibos de vencimento, faturas e comprovativos semelhantes, as alterações são possíveis, mas ficam marcadas a vermelho e a página recebe em baixo a menção «alterado posteriormente». Todo o PDF com texto substituído ou coberto recebe ainda a palavra-chave «alterado posteriormente (PDFMy)». Assim, o PDFMy continua a ser uma ferramenta para os seus próprios documentos – não para falsificações.
• PDFs assinados digitalmente: antes de utilizar pela primeira vez «Alterar texto», «Cobrir» ou «Texto» num PDF assinado, o PDFMy avisa uma vez de forma clara: a assinatura digital deixa de ser válida com a alteração e o novo ficheiro já não tem uma assinatura válida. «Não alterar» deixa tudo como está; «Entendido, alterar mesmo assim» desbloqueia a edição deste documento. O ficheiro original continua válido.
• Formulários: preencha os campos e guarde. Se nada mais tiver sido alterado no documento, o PDF guardado continua preenchível; se tiver sido combinado com outras páginas ou tiver anotações, os dados são escritos de forma permanente. No telemóvel, o botão «Preencher formulário» leva aos campos. Mais → Reconhecer campos de formulário torna preenchíveis formulários planos ou digitalizações. Se abrir um formulário não preenchível com etiquetas típicas (nome, rua, telefone …), o PDFMy propõe-no diretamente numa barra: «Reconhecer campos». São reconhecidas linhas de escrita – também linhas desenhadas com a etiqueta por baixo –, caixas e quadrados de seleção; cada campo recebe o nome da sua etiqueta (acréscimos como «se aplicável» são omitidos).
• Os meus dados – preencher formulários com um clique: na área de formulários à direita, «Preencher com os meus dados». Da primeira vez, introduz os seus dados uma vez (nome, morada, data de nascimento, telefone, e-mail, IBAN, NIF …); pode alterá-los a qualquer momento em … Mais → Os meus dados …. O PDFMy reconhece os campos adequados pela etiqueta – também «Apelido, nome», «Código postal, localidade» ou «Local, data» (com a data de hoje) – e preenche apenas campos vazios; os campos para outras pessoas (p. ex. «Nome do filho», «Apelido de solteira») ficam em branco. Verifique rapidamente o resultado. «Retirar deste formulário» recolhe dados de um formulário que já preencheu. Os seus dados ficam apenas neste browser neste dispositivo e nunca são transmitidos; em dispositivos partilhados, remova-os com «Eliminar tudo».
• Criar formulário: escolha a ferramenta «Campo de formulário», ao lado o tipo – Campo de texto, Várias linhas, Data, Caixa de verificação, Lista pendente ou Botão de opção – e desenhe um retângulo na página (ou simplesmente clique). Numa lista pendente, o PDFMy pede as entradas (p. ex. «Sr., Sr.ª, Outro»). Os botões de opção com o mesmo nome formam um grupo no qual só pode ser escolhida uma opção («Sim» / «Não») – basta colocar vários lado a lado; o valor é obtido a partir da etiqueta à direita. A marca «Campo obrigatório» assinala os campos que têm de ser preenchidos (aplica-se também ao campo atualmente selecionado). O PDFMy usa como nome a etiqueta ao lado, p. ex. «Nome próprio»; duplo clique muda o nome, Del elimina. Ao guardar, são criados campos de formulário reais que qualquer pessoa pode preencher num programa de PDF, no navegador ou no PDFMy – também em PDF/A, acessíveis (os leitores de ecrã leem o nome do campo).
• Calcular e validar no formulário: como tipo de campo existem também Número, Montante (€), E-mail, IBAN e Código postal. Em Número e Montante, o campo pode calcular sozinho: introduza uma fórmula em «Cálculo», p. ex. Quantidade * Preço unitário, Líquido * 0,19 ou SUMME([Item 1]; [Item 2]; [Item 3]) – nomes de campos com espaços entre parênteses retos; são permitidos + − * /, parênteses, SUMME, MIN, MAX e MITTELWERT. No PDF guardado, os campos calculam e validam sozinhos (p. ex. no Adobe Acrobat Reader, Foxit ou Firefox); um IBAN ou endereço de e-mail incorreto é assinalado. Ao preencher no PDFMy, o PDFMy calcula em simultâneo e mostra os campos obrigatórios em falta e os dados inválidos diretamente no campo – também em formulários de terceiros com campos de soma. Para isso, os campos que calculam e validam recebem um pequeno script de formulário no PDF – apenas estes campos, não os de data ou texto. Alguns filtros de correio empresariais retêm PDF com scripts. O PDF/A não permite scripts de formulário; aí os campos são criados sem cálculo.
• Números de página, marcas de água, numeração Bates, cabeçalhos e rodapés: na caixa de diálogo Guardar.
• Inserir ligações: escolha a ferramenta «Ligação», desenhe uma área (p. ex. sobre «Anexo 2» ou um endereço web) e introduza o destino: um endereço web (pdfmy.de), um endereço de e-mail ou um número de página. No PDF guardado, o local é clicável – também em PDF/A e acessível. As ligações para páginas acompanham a reordenação. Duplo clique altera o destino. Por motivos de segurança, só são possíveis ligações web e de e-mail.
• Comentários e destaques: Mais → Comentários e destaques mostra todas as notas, destaques (com o texto destacado), textos, carimbos, assinaturas, campos de formulário e ocultações do documento – com página, filtro e pesquisa. Um clique salta para lá, ✕ elimina (Ctrl+Z anula). «Copiar como texto» produz um resumo para e-mail ou ata.
• Comparar: Mais → Comparar com outra versão mostra o que foi alterado – como «Texto» (palavras inseridas e removidas) ou como «Imagem (sobreposição)»: as páginas são sobrepostas, o vermelho está só na primeira versão, o verde só na segunda, e molduras tracejadas mostram cada zona alterada. Assim também se notam imagens, carimbos, assinaturas e esquema alterados.
• Juntar alternadamente: se o seu digitalizador não tiver alimentador duplex, digitalize as frentes e os versos separadamente e escolha os dois ficheiros no mosaico «Juntar alternadamente». Se os versos estiverem ao contrário, toque em «Inverter segundo ficheiro».
• Converter: PDF para Word, Excel, texto ou imagens; imagens para PDF; extrair imagens do PDF na resolução original.
• PDF para Word – com estrutura: ao guardar como documento Word, o PDFMy volta a juntar o texto em parágrafos completos (as palavras divididas no fim da linha são unidas), transforma letra grande em verdadeiros cabeçalhos do Word («Cabeçalho 1/2» – visíveis no painel de navegação), mantém listas e quebras de linha em moradas e converte tabelas em tabelas do Word: larguras das colunas como no original, linha de cabeçalho a negrito e repetida em cada página, montantes alinhados à direita. Nas digitalizações isto acontece após o reconhecimento de texto – para isso, o PDFMy oculta as linhas das tabelas para que nenhuma célula se perca; esquemas complexos (várias colunas, caixas de texto, células unidas) são simplificados.
• Resumir e perguntar sem carregamento: Menu → «Resumir e perguntar …». A IA integrada do Google Chrome (a partir da versão 138, no computador com pelo menos 16 GB de memória ou uma placa gráfica com 4 GB) resume o documento – como Pontos-chave, Resumo breve, Do que se trata? ou Título, de curto a detalhado – ou responde a perguntas como «Até quando tenho de pagar?». Tudo é executado no seu dispositivo, o documento não é carregado. Na primeira vez, o Chrome transfere o modelo de IA (uma única vez, vários GB). O PDFMy resume documentos longos secção a secção. O resultado pode ser copiado; compare-o com o documento.
• Configurar o assistente de IA: Em «… Mais → Assistente de IA …» vê se a IA do seu navegador está pronta neste dispositivo. «Configurar a IA do navegador» transfere o modelo de IA uma vez antecipadamente, para que não tenha de ser carregado no primeiro resumo. Com Desativado, Resumir e Traduzir desaparecem do menu – por exemplo, se uma empresa não quiser funções de IA. A IA funciona sempre no seu dispositivo; o documento não é carregado.
• Verificar a privacidade por si: em «… Mais → Verificar a privacidade por si …» (ou com um clique em «Os ficheiros permanecem no seu dispositivo» na página inicial) vê que ligações esta janela estabeleceu desde que foi aberta e quantos dados foram enviados para a Internet – normalmente 0 bytes. Os pedidos a pdfmy.de só carregam componentes do programa, tipos de letra e ficheiros de idioma. As ligações a 127.0.0.1 ou localhost vão para programas no seu próprio PC (pdfmy Scan, IA local). A forma mais simples de verificar: desligue o Wi-Fi – o PDFMy continua a funcionar.
• Verificar a versão do programa: na mesma caixa de diálogo, o PDFMy compara os ficheiros do programa atualmente em execução com a lista publicada de somas de verificação desta versão e mostra a sua impressão digital. Encontrará a mesma impressão digital no registo de versões no GitHub (github.com/haus-it/pdfmy, docs/RELEASES.md) – independentemente de pdfmy.de. Assim vê que o pdfmy.de fornece exatamente a versão publicada. Para departamentos de TI: pdfmy.de/pruefsummen.txt pode ser verificado com sha256sum -c em relação a uma cópia do site.
• IA local neste PC: Quem utiliza um programa de IA como o Ollama ou o LM Studio no mesmo computador pode escolhê-lo em «… Mais → Assistente de IA …»: selecionar o programa, «Verificar ligação», escolher um modelo, guardar. Resumir, fazer perguntas e traduzir passam então a funcionar com esse modelo – o texto não sai do computador; o PDFMy recusa endereços fora deste PC. Autorizar uma vez: no LM Studio, iniciar o servidor em «Developer» e ativar «Enable CORS»; no Ollama, abrir no Windows «Editar as variáveis de ambiente da sua conta», criar a variável OLLAMA_ORIGINS com o valor https://pdfmy.de e reiniciar o Ollama. A predefinição continua a ser a IA do navegador; com Desativado, a IA fica totalmente desligada.
• Traduzir sem carregamento: Menu → «Traduzir …», escolha o idioma de origem e o de destino. O PDFMy usa para isso o tradutor integrado do Google Chrome (a partir da versão 138, no computador): a tradução é feita no seu dispositivo e o texto não é carregado. Na primeira vez, o Chrome transfere o pacote de idioma. O resultado abre-se como um novo PDF num separador próprio – com títulos, parágrafos, listas e tabelas; números e montantes ficam inalterados. O esquema original das páginas não é reproduzido. Tradução automática: verifique antes de enviar. Noutros navegadores, o PDFMy mostra um aviso.
• Guardar fluxos de trabalho: na caixa de diálogo Guardar, escolha as definições pretendidas (p. ex. formato, números de página, rodapé, papel timbrado, tons de cinzento) e, em cima, junto a Fluxo de trabalho guardado, clique em «Guardar como fluxo de trabalho …» – com um nome como «Fatura para cliente». Da próxima vez basta selecionar o fluxo de trabalho. No processamento em lote, os seus próprios fluxos de trabalho (PDF e PDF/A) ficam também disponíveis – assim, muitos ficheiros são tratados da mesma forma de uma só vez. Por motivos de segurança, a palavra-passe e a assinatura nunca são guardadas.
• Dividir páginas ao meio: Menu → «Dividir páginas ao meio …» divide digitalizações de páginas duplas (livro aberto ou caderno) e folhas A3 em duas páginas – na vertical (esquerda/direita) ou na horizontal (cima/baixo), opcionalmente apenas as páginas horizontais. Sem perda de qualidade: o texto e os gráficos vetoriais mantêm-se e o ficheiro não fica maior. Para livros que se leem da direita para a esquerda: «Metade direita primeiro».
• Word e Excel em PDF: abra ou arraste para a janela ficheiros do Word (.docx) e folhas de cálculo do Excel (.xlsx) – o PDFMy converte-os em PDF no seu dispositivo, sem carregamento. Do Word, o PDFMy transfere cabeçalhos e rodapés (com logótipo e número de página «Página 1 de 3»), títulos, parágrafos (também negrito e itálico a meio da frase, centrado, alinhado à direita), listas com marcas e numeradas, tabelas (com as larguras das colunas, o alinhamento e a linha de cabeçalho a negrito do Word), imagens, quebras de página e o formato da página; do Excel, todas as folhas visíveis como tabela com formato de número, moeda, percentagem e data. Não são transferidos caixas de texto, colunas nem tipos de letra especiais – para uma cópia exata, escolha «Guardar como PDF» no Word ou no Excel. Guarde primeiro os formatos mais antigos (.doc, .xls) como .docx/.xlsx.
• Abrir RTF e XPS: O PDFMy retoma os ficheiros RTF como texto sem formatação nem imagens, e os ficheiros XPS com texto e imagens no seu lugar, mas sem linhas nem áreas preenchidas. Para uma cópia exata, imprima através da impressora «PDFMy».
• O que é conservado ao guardar: as etiquetas de página, os destinos de salto, os marcadores, as camadas e os metadados XMP são conservados enquanto as páginas não se tornarem imagens. As etiquetas de estrutura são conservadas quando se guardam todas as páginas de um único ficheiro. A caixa de diálogo Guardar indica-o antecipadamente se algo se perder.
• PDFs danificados: O PDFMy recupera o que ainda é legível e indica as páginas em falta. Se faltar o início de um ficheiro ou se os dados das páginas estiverem guardados de forma comprimida e truncados, normalmente já nada se pode recuperar.
• Livros eletrónicos (EPUB) em PDF: basta abrir os ficheiros EPUB – o PDFMy compõe-nos como PDF num prático formato de livro A5: título, cada capítulo numa nova página, títulos, parágrafos, listas, tabelas e imagens. Os livros eletrónicos protegidos contra cópia (DRM) não podem ser convertidos.
• LibreOffice e OpenOffice: o PDFMy converte da mesma forma em PDF documentos de texto (.odt) e folhas de cálculo (.ods) – com títulos, listas, tabelas, imagens e o formato da página ou com todas as folhas com valores de número, moeda, percentagem e data.
• Texto, Markdown e CSV em PDF: abra ou arraste para a janela ficheiros de texto (.txt), Markdown (.md) e tabelas (.csv, p. ex. do Excel ou da contabilidade) – o PDFMy cria a partir deles um PDF A4 limpo: os títulos, listas e tabelas do Markdown são compostos, as tabelas CSV recebem a linha de cabeçalho em cada página, muitas colunas passam para o formato horizontal e os montantes ficam alinhados à direita. Os caracteres especiais de ficheiros Excel antigos são reconhecidos corretamente.
• Fotografias do iPhone (HEIC) e TIFF: abra ou arraste para a janela fotografias do iPhone (.heic/.heif) e ficheiros TIFF – incluindo os de várias páginas de fax ou digitalizador; o PDFMy converte-os em qualquer navegador, incluindo Chrome, Edge e Firefox. Cada página TIFF torna-se uma página PDF e as resoluções de fax (p. ex. 204 × 98 dpi) são corretamente retificadas. A conversão é feita no seu dispositivo.
• Imprimir como póster: página inicial → «Imprimir como póster» ou, na caixa de diálogo Guardar, nas páginas por folha, escolha «Póster em 4 folhas A4» ou «em 9». Cada página é ampliada e distribuída por várias folhas, com 1 cm de sobreposição para colar.
• Inverter cores: página inicial → «Inverter cores». Ajuda, por exemplo, a imprimir diapositivos escuros poupando toner. O texto continua a ser texto. Apenas no formato PDF.
• Etiquetar páginas: página inicial → «Etiquetar páginas». As páginas preliminares passam a chamar-se i, ii, iii e depois a numeração começa em 1. Só mudam os nomes das páginas no programa de PDF, não o conteúdo das páginas.
• Texto não copiável: página inicial → «Texto não copiável». Cada página é guardada como imagem sem camada de texto, campos de formulário nem ligações; normalmente, o ficheiro fica maior. Um reconhecimento de texto pode voltar a ler o texto. Por isso, para conteúdos confidenciais use sempre «Ocultar».
• Preparar para IA: página inicial → «Preparar para IA». O PDFMy guarda o texto como Markdown com títulos, tabelas, marcas de página e breves dados sobre o documento. O ficheiro fica no seu dispositivo. O conteúdo só sai do seu dispositivo se o carregar pessoalmente num serviço de IA.
• Digitalizar com a câmara: o gesto de retroceder não termina a digitalização enquanto houver capturas. Para terminar, toque em «Concluído». Se a câmara tiver detetado mal a folha, toque na miniatura e depois em «Ajustar cantos». Se estiver demasiado escuro, o PDFMy indica-o.
• Capturas desfocadas: se uma página parecer desfocada, a sua miniatura recebe uma moldura amarela. Toque nela para verificar a página e, se necessário, eliminá-la.
• Pesquisar: maiúsculas e minúsculas não importam, e «ß» e «ss» são considerados iguais: «Strasse» também encontra «Straße». Também são encontrados grupos de palavras como «15 de novembro». Com «Apenas palavras inteiras», «Test» deixa de encontrar «Testament». Isto também se aplica a destacar, substituir e «Ocultar todos os resultados».
• Continuar a ler: os PDF com 5 ou mais páginas voltam a abrir na página em que esteve pela última vez. Para isso, o seu navegador memoriza apenas uma soma de verificação do ficheiro e o número da página, sem nome de ficheiro nem conteúdo.
• O que não é conservado ao guardar: se um PDF contiver camadas, etiquetas de estrutura, etiquetas de página ou um formulário XFA, a caixa de diálogo Guardar indica-o antecipadamente. O mesmo se aplica ao PDF/A: os campos de formulário são integrados de forma fixa na página e os anexos que não são PDF/A são omitidos.
• Guardar em tons de cinzento: na caixa de diálogo Guardar, em «Números de página, cabeçalho/rodapé, formato …» → Cor → «Em tons de cinzento». Todas as páginas, carimbos, marcações, assinaturas e imagens inseridas ficam cinzentas – como uma cópia a preto e branco, poupando toner de cor. As páginas são guardadas como imagem; o texto continua pesquisável. Também funciona com PDF/A.
• PowerPoint: na caixa de diálogo Guardar, em Formato → «PowerPoint». Cada página torna-se um diapositivo no formato da página – com carimbos, marcações e assinaturas. O texto fica invisível no seu lugar e pode ser pesquisado e copiado no PowerPoint, Keynote ou Impress; as páginas digitalizadas são primeiro reconhecidas (OCR). Prático para mostrar documentos numa reunião ou reutilizar diapositivos de um PDF.
• Markdown e HTML: na caixa de diálogo Guardar, em Formato → «Markdown» ou «HTML». O PDFMy reconhece títulos (tamanho de letra, negrito), parágrafos (incluindo palavras divididas no fim da linha), listas e tabelas. O Markdown é adequado para assistentes de IA, wikis e aplicações de notas; o HTML gera uma página web acessível. As páginas digitalizadas são primeiro reconhecidas automaticamente (OCR).
• Destacar texto: ferramenta «Destacar», depois arraste o rato sobre as palavras – é destacado exatamente o texto, mesmo em várias linhas; um clique destaca uma única palavra. Ao lado, escolha a cor (amarelo, verde, azul, rosa, laranja) e o estilo: Destacar, Sublinhar ou Rasurar. Um destaque selecionado pode ser recolorido ou eliminado com Del. Arrastar numa área vazia destaca uma zona (p. ex. uma imagem). Todas as ocorrências de uma vez: Ctrl+F, introduza o termo, «Destacar tudo» – cada ocorrência em todo o documento é destacada, incluindo grupos de palavras como «15 de novembro»; Ctrl+Z anula tudo. Destaques de outros programas: se abrir um PDF que já tem destaques, o PDFMy importa-os com comentário e autor – podem ser recoloridos e eliminados (exceto em PDF assinados digitalmente, para que a assinatura continue válida). Ao guardar, tornam-se verdadeiros destaques PDF: outros programas PDF mostram-nos como comentário com o texto destacado e podem removê-los.
• Pesquisar no documento: Ctrl+F abre uma barra de pesquisa por cima da página – como no Word. Mostra «3 de 12»; Enter ou F3 salta para o resultado seguinte, Shift+Enter para o anterior, Esc fecha. O resultado atual fica marcado a laranja. Em digitalizações e fotografias, a pesquisa funciona após o reconhecimento de texto (OCR). Ocultar todas as ocorrências de uma vez: à direita, em «Pesquisar no documento».
• Pesquisar e substituir: na barra de pesquisa, clique em Substituir …, introduza o novo texto e escolha Substituir (resultado atual, Enter) ou Substituir tudo (Ctrl+Enter). Cada linha afetada é substituída fielmente ao original, como em «Alterar texto» – mesma fonte, cor e largura; o texto antigo é removido ao guardar. Certidões, certificados e notificações oficiais são ignorados; em extratos bancários e faturas, as alterações ficam visivelmente marcadas. Anular com Ctrl+Z – também «Substituir tudo» em muitas páginas num único passo.
• Propriedades do documento: Mais → Propriedades do documento (Ctrl+D) mostra título, autor, assunto, palavras-chave, bem como a versão do PDF, o tamanho da página, a data de criação, o programa gerador e a proteção por palavra-passe. Pode alterar o título, o autor, o assunto e as palavras-chave – são escritos no PDF ao guardar. Sugestão: boas palavras-chave tornam os PDFs fáceis de encontrar na pesquisa do Windows e no Finder. Os dados de um PDF aberto mantêm-se ao guardar.
• Conteúdo e marcadores: o botão «Conteúdo» (tecla I) mostra todos os capítulos do PDF; um clique salta para lá. Ctrl+B cria um marcador para a página atual; o PDFMy sugere a primeira linha de texto como nome. Com ✎ muda o nome, com ⇥ indenta como subponto, com ✕ elimina. Os marcadores são escritos no PDF ao guardar e aparecem como índice em programas de PDF e navegadores. Ao juntar, o PDFMy cria automaticamente um marcador para cada ficheiro.
• Navegar: com a roda do rato percorre todo o documento, como no Word; em baixo à esquerda aparece «Página X de Y» – um clique (ou Ctrl+G) salta para uma página. As barras à esquerda e à direita podem ser recolhidas com [ e ].
• Vários documentos: «Adicionar» acrescenta outros ficheiros ao documento aberto, «Novo separador» abre outro documento em paralelo – em cima aparece uma barra de separadores e um clique alterna entre os documentos. Se abrir um ficheiro quando já há um documento aberto, o PDFMy pergunta se deve ser adicionado, aberto num novo separador ou substituído.
• Imprimir: botão «Imprimir» na barra de ferramentas (ou Ctrl+P): todas as páginas, esta página ou páginas específicas como «1-3, 5» – se quiser, 2 ou 4 páginas por folha ou como brochura.
• Apresentar: F5 mostra as páginas em ecrã inteiro; avance com as teclas de seta ou um comando de apresentação.
• Ler em voz alta: o texto reconhecido é lido com uma voz do seu dispositivo – sem serviço online.
• Modo de leitura (leitura confortável no telemóvel): … Mais → Modo de leitura ou em «Texto reconhecido». O texto é reorganizado – sem ter de ampliar nem deslocar para os lados. Os parágrafos, títulos e listas são mantidos e as palavras divididas no fim da linha voltam a ser unidas. A−/A+ alteram o tamanho da letra (fica memorizado), «Ir para» leva a páginas e títulos. Nas digitalizações, o texto aparece após o reconhecimento de texto.
• Guardar acessível e como PDF/A (arquivo de longo prazo) – verificar na Verificação prévia (ver abaixo).
• Verificar antes do envio (verificação prévia): mosaico «Verificar o PDF antes do envio» ou … Mais → Verificação prévia …. Escolha o destinatário: beA / tribunal (regras alemãs de comunicação eletrónica com a justiça ERVB 2025: sem JavaScript, sem anexos, imprimível, nome de ficheiro permitido, no máximo 200 MB), ePA (processo clínico eletrónico: PDF/A, no máximo 25 MB), Acessível (BITV 2.0 / PDF/UA: etiquetas, idioma, título, cabeçalhos, células de cabeçalho, textos alternativos), Arquivo (GoBD) (regras contabilísticas alemãs: PDF/A, não encriptado, texto reconhecido) ou PDF/A – todos os pontos (identificação, perfil de cor, tipos de letra, scripts, encriptação, comentários, compressão, transparência, anexos, título – cada ponto individualmente). O ficheiro é verificado tal como seria guardado. ✓ significa cumprido, ✗ erro, i sugestão. «Corrigir automaticamente» escolhe a forma de guardar adequada (adequado para o beA, PDF/A «Pequeno», tornar acessível, PDF/A). «Guardar relatório como PDF» guarda um relatório de verificação com data, resultado e impressão digital SHA-256 do ficheiro verificado – como prova para o processo ou a documentação de procedimentos. É uma verificação rápida dos motivos de rejeição mais frequentes; não substitui uma validação completa.
• Tornar o PDF acessível (PDF/UA): mosaico «Tornar o PDF acessível» ou … Mais → Tornar o PDF acessível …, depois «Guardar». O PDFMy reconhece – também em digitalizações – cabeçalhos, parágrafos, listas e tabelas e marca-os de forma que os leitores de ecrã os leiam corretamente e se possa saltar entre eles: cabeçalhos como nível 1 e 2, listas com itens, tabelas com linha de cabeçalho. Cabeçalhos e rodapés de página e números de página são ocultados (caso contrário, o leitor de ecrã lê-los-ia em cada página), mas continuam pesquisáveis. A partir dos cabeçalhos é criado um índice (marcadores); são definidos o título e o idioma do documento. Guarda-se segundo PDF/UA-1, em simultâneo PDF/A. Depois o PDFMy verifica o ficheiro final e mostra o resultado, p. ex. «8 de 8 pontos cumpridos · reconhecido: 4 cabeçalho(s), 1 tabela(s)». Útil desde a lei alemã de reforço da acessibilidade (BFSG). Descrever imagens: antes, o PDFMy procura em cada página fotos, logótipos e gráficos e mostra-os numa janela – aí escreve brevemente o que se vê (p. ex. «Planta de localização do terreno»; para o logótipo, o PDFMy sugere o remetente) ou assinala «Apenas decoração – não ler». O leitor de ecrã lê as imagens descritas no local onde estão na página. O relatório de verificação mostra ainda se os cabeçalhos estão marcados e se as tabelas têm células de cabeçalho. Limitações: o PDFMy não escreve uma descrição sozinho (isso só seria fiável com IA na nuvem); em publicações recomendamos uma verificação por amostragem com um leitor de ecrã.
• Verificar PDF/A: … Mais → Verificação prévia …, destinatário «PDF/A – todos os pontos» mostra se o PDF cumpre as regras mais importantes para o arquivo de longo prazo – identificação PDF/A, perfil de cor incorporado, todos os tipos de letra incorporados, sem encriptação, sem scripts nem ações proibidas, comentários imprimíveis, sem compressão LZW. São os motivos mais frequentes pelos quais tribunais (beA), entidades públicas e arquivos rejeitam ficheiros. «Corrigir automaticamente» guarda como PDF/A e verifica logo de seguida o ficheiro guardado: o resultado é um PDF/A-2b válido e em simultâneo acessível. A verificação rápida não substitui uma validação completa.

Assinar e assinar digitalmente

Assinatura, rubrica e carimbo da empresa

Um clique na ferramenta «Assinatura» abre a seleção com as suas assinaturas guardadas como imagem (assinatura, rubrica, carimbo da empresa). Clique numa delas – fica presa ao ponteiro do rato – e clique ou toque no local pretendido do documento. Na seleção, em «Acrescentar», escolhe se por baixo da assinatura deve aparecer automaticamente apenas a data ou local e data (p. ex. «Paderborn, 17.10.2026») – o PDFMy memoriza a sua escolha e o local; o texto pode ser movido, alterado ou eliminado como qualquer outro. Ainda não criou nenhuma? Na seleção, clique em «Criar assinatura» – três formas:

• Desenhar com o rato, o dedo ou uma caneta (linhas suavizadas, «Anular último traço»). No telemóvel, segure-o na horizontal.
• Escrever: introduza o nome e escolha um de cinco estilos de caligrafia.
• Carregar imagem: no computador, através do botão «Carregar imagem …» na barra de ferramentas, arrastando um ficheiro de imagem para a janela de assinatura ou com Ctrl+V (p. ex. um recorte da Ferramenta de Recorte) – fotografia ou digitalização da sua assinatura em papel (no telemóvel, diretamente «Tirar fotografia»), um carimbo ou um logótipo. O PDFMy remove o fundo automaticamente – o papel fica transparente – e recorta. Para carimbos e logótipos a cores, «Manter cores originais».

Cor: preto, azul ou azul-escuro. Em cima escolhe o que vai criar: Assinatura, Rubrica (iniciais) ou Carimbo da empresa / logótipo – os três podem ser guardados separadamente e escolhidos na barra de ferramentas. «Rubrica em todas as páginas» coloca a sua rubrica com um clique em baixo à direita em cada página, como é habitual em contratos. Depois de criada, a assinatura fica semitransparente presa ao ponteiro do rato – basta clicar no local pretendido (no telemóvel, tocar); Esc cancela. Mova-a arrastando, ajuste o tamanho na pega em baixo à direita, elimine com Del. A assinatura, a rubrica e o carimbo são memorizados neste dispositivo (ativado de origem, apenas no seu navegador – nada é carregado); na janela de assinatura vê o que está guardado e pode eliminá-lo.

Encontrar locais de assinatura automaticamente

Com a ferramenta «Assinatura», o PDFMy procura em todo o documento locais como «Assinatura …», «Signatário», «Local», «Data» ou «Local, data» – com uma linha ao lado, por cima ou por baixo, mesmo que a linha seja desenhada e a etiqueta esteja por baixo. Aí aparecem etiquetas amarelas «✍ Assinar aqui» ou azuis «📅 Inserir data» e «📍 Inserir local» – um clique coloca a sua assinatura ajustada à linha (sem invadir o texto acima), a data ou o seu local (na primeira vez, o PDFMy pergunta o local e memoriza-o). «Local seguinte» na barra de ferramentas percorre todos os locais ainda por preencher, para que nenhum fique esquecido em contratos longos. Em digitalizações, funciona após o reconhecimento de texto.

Enviar para assinatura (várias pessoas)

Assim pede a outras pessoas que assinem um documento – sem servidor e sem carregamento, de forma semelhante ao DocuSign:

1. «… Mais → Escritório → Enviar para assinatura …»: introduza os nomes e endereços de e-mail das pessoas pela ordem pretendida e ainda o seu próprio endereço para a resposta e, se pretender, um prazo. Se guardou um modelo, selecione-o em cima – as pessoas, os campos, a mensagem e o prazo são aplicados.
2. Em locais reconhecidos como «Assinatura …» ou «Local, data», o PDFMy já sugere campos – um clique no nome no campo atribui-o a outra pessoa. Mais campos: em cima, escolha «Tipo de campo» (Assinatura, Rubrica, Data, Nome, Texto, Caixa de verificação) e depois clique no nome da pessoa e no local. A data e o nome são inseridos pelo próprio PDFMy no momento da assinatura; os campos de texto (p. ex. morada) têm de ser preenchidos antes pela pessoa. Remova campos errados com «✕». Para documentos recorrentes (contrato de arrendamento, contrato de trabalho …): «Guardar como modelo …».
3. «Enviar …»: o PDFMy prepara o e-mail com o PDF para a primeira pessoa (abra o ficheiro .eml e envie-o). Com pasta de arquivo, fica uma cópia no arquivo, e o registo de correspondência mostra o estado.
4. A pessoa abre o PDF em pdfmy.de, clica em «Assinar aqui» no seu campo assinalado e depois em «Assinado – reencaminhar». O e-mail para a pessoa seguinte fica preparado, consigo em cópia.
5. Sem PDFMy: Os campos da pessoa são verdadeiros campos de formulário PDF no ficheiro – também pode preenchê-los e assinar no Adobe Acrobat Reader, na Pré-visualização do Mac ou no Edge (p. ex. com «Preencher e assinar»), guardar e devolver-lhe o PDF. Ao abri-lo no PDFMy, o PDFMy assume os dados introduzidos e reconhece a assinatura: «Aceitar como assinado …» (caso contrário, «Assinado noutro programa …») – depois o e-mail segue para a pessoa seguinte. No registo de auditoria consta «Assinado noutro programa de PDF».
6. Quem não quiser assinar clica em «Recusar …» e pode indicar um motivo – recebe-o num e-mail preparado, e o pedido fica assim terminado.
7. Depois da última assinatura, o PDF regressa a si, com uma página anexa «Registo de auditoria» (pessoas, momentos, dados, somas de verificação, decurso). Ao abri-lo, o PDFMy mostra «Todos assinaram ✓», e o registo de correspondência passa a «Concluído».

No seu idioma: O PDFMy escreve os e-mails aos signatários, os lembretes e o registo de verificação no idioma em que está a usar o PDFMy.

Para conhecimento: Na caixa de diálogo pode introduzir endereços que não assinam, mas recebem uma cópia do resultado (p. ex. consultor fiscal, contabilidade) – na conclusão ou em caso de recusa, não em cada passo intermédio. Constam também do registo de auditoria e do modelo.

Preenchimento guiado: Quem assina vê na barra quantos dados ainda faltam. «Campo seguinte →» salta de campo em campo (primeiro para os dados obrigatórios em falta), tal como Enter num campo de texto – prático no telemóvel.

Envio em massa para muitos destinatários: Na caixa de diálogo «Enviar para assinatura», marque «Envio em massa» e introduza os destinatários – uma linha por pessoa (Nome; E-mail), copiados do Outlook (Nome <E-mail>) ou como ficheiro CSV do Excel (são reconhecidas colunas como «Nome» ou «Nome próprio/Apelido» e «E-mail»). Coloque uma vez o campo de assinatura e depois «Enviar a … destinatários»: cada pessoa recebe o seu próprio exemplar e assina sozinha, p. ex. declarações de consentimento, propostas de sócio ou regulamentos internos. Até 10 destinatários, o PDFMy com o pdfmy Scan abre os e-mails diretamente no Outlook; caso contrário, todos os rascunhos ficam, juntamente com uma lista de destinatários, num ficheiro ZIP. No registo de correspondência, cada pessoa aparece com o seu próprio estado e «Lembrar».

E-mails diretamente no Outlook: Com o pdfmy Scan no Windows (a partir da versão 1.8.8), o PDFMy abre os e-mails preparados – pedidos de assinatura, reencaminhamentos, lembretes, «Partilhar → E-mail», relatórios de erro – diretamente como uma nova mensagem pronta a enviar, com anexo, no seu programa de e-mail. Sem o pdfmy Scan é guardado, como até agora, um ficheiro .eml que abre e envia.

Autenticidade comprovável: o PDFMy anexa cada assinatura ao ficheiro recebido em vez de o reescrever (gravação incremental segundo a norma PDF). Assim, cada versão permanece inalterada no ficheiro. No PDF final, «Visão geral» mostra «✓ contida sem alterações» para cada pessoa – ou um aviso se o ficheiro tiver sido entretanto guardado de novo ou alterado (p. ex., noutro programa de PDF).

Prazo e lembrete: O prazo consta do registo de correspondência e da página inicial em «Prazos» (com o lembrete diário, se estiver ativado). Na linha do pedido, «Lembrar» prepara um e-mail de lembrete cordial para a pessoa cuja vez é – se ainda ninguém assinou, com o PDF arquivado em anexo.

Enviado, recebido, lido: Em «Visão geral», o PDFMy mostra para cada pessoa o histórico com a hora: ✓ Enviado (e-mail preparado), ✓✓ Recebido (o PDF foi aberto no PDFMy), ✓✓ Lido (cada página foi vista) e ✍ Assinado. Por cima indica-se de quem o pedido está à espera, desde quando, como está o prazo e quem vem a seguir.

Enviar por WhatsApp, Signal ou Teams – com confirmação de leitura: em vez de «Enviar por e-mail», clique em «Enviar por mensageiro» – abre-se o menu de partilha; escolha aí WhatsApp, Signal, Teams ou outro programa. Quando a pessoa tiver percorrido todas as páginas no PDFMy, aparece-lhe «Enviar confirmação de leitura»: um toque envia-lhe no mesmo mensageiro «✓✓ Lido» com uma ligação. Toque na ligação – o PDFMy regista «Lido» com a hora no registo de correspondência. A ligação não contém nada do documento e é verificada com uma chave conhecida apenas do pedido; o PDFMy deteta confirmações falsificadas. Os vistos azuis do mensageiro só mostram que a mensagem foi apresentada – esta confirmação mostra que o documento foi lido. Sem a colaboração da pessoa, propositadamente não funciona: seria preciso um servidor que contasse às escondidas.

O que fazer agora: Se um pedido estiver parado, o PDFMy sugere ao remetente o passo seguinte – por exemplo, enviar um lembrete se não houver resposta há três dias, ou telefonar brevemente se alguém leu o documento mas ainda não o assinou. No registo de correspondência, «Lembrar» fica então destacado a vermelho; o PDFMy conta os lembretes e mostra quando foi enviado o último.

Sem servidor – é assim que o estado lhe chega: «Recebido» e «Lido» ficam no próprio PDF e viajam com ele. Vê-os assim que lhe chegar uma versão mais recente (fica em cópia em cada reencaminhamento). É mais rápido com a confirmação de leitura: cada e-mail de pedido e de lembrete solicita-a – o programa de e-mail do destinatário pergunta se deve ser enviada.

Quem assinou? No registo de correspondência, por baixo do assunto, vê quem já assinou e quando. No PDF aberto, «Visão geral» mostra cada pessoa com a data e hora e a soma de verificação SHA-256 da versão que recebeu. Os dados viajam com o PDF como anexo «pdfmy-unterschriften.json». Uma assinatura desenhada é uma assinatura eletrónica simples; para maior valor probatório, assine adicionalmente o documento final digitalmente («Assinar também digitalmente …»).

Verificar assinaturas

Se abrir um PDF assinado digitalmente (contrato, notificação, fatura), o PDFMy mostra uma barra por cima do documento: verde – assinado por …, inalterado desde a assinatura; amarelo – válido, mas depois foi acrescentado algo; vermelho – assinatura inválida, p. ex. porque o documento foi alterado. «Detalhes da assinatura» mostra o signatário, a data e hora, o motivo, o local, o emissor, a validade do certificado, o carimbo temporal e se se trata de um certificado qualificado (eIDAS). A verificação é feita no seu dispositivo. O PDFMy não verifica se o emissor é uma entidade de certificação reconhecida – para isso, utilize os serviços oficiais de verificação gratuitos, p. ex. a validação de assinaturas eIDAS da Comissão Europeia (DSS) ou o serviço de verificação da Bundesnetzagentur (autoridade federal alemã de redes). Importante: se guardar o PDF com alterações, a assinatura deixa de existir; o original continua válido. Por isso, antes da primeira alteração de texto ou cobertura num PDF assinado, o PDFMy pergunta uma vez.

Assinatura digital

Na caixa de diálogo Guardar, marque «Assinar digitalmente». Com o seu próprio certificado (.p12/.pfx), o PDFMy assina diretamente no navegador segundo a norma europeia PAdES (ETSI EN 319 142, eIDAS); a palavra-passe nunca é guardada. Várias pessoas podem assinar sucessivamente: se a pessoa seguinte abrir o PDF assinado sem alterações no PDFMy, a barra de assinatura mostra «Coassinar» – a sua assinatura é acrescentada e as existentes continuam válidas. No Windows, com o pdfmy Scan, também funciona com certificados do Windows e cartões de assinatura, inclusive qualificados – a partir do pdfmy Scan 1.8.0 igualmente segundo PAdES (versões mais antigas assinam no formato anterior; o pdfmy Scan avisa sozinho sobre atualizações; caso contrário, clique com o botão direito no seu ícone junto ao relógio → «Procurar atualizações»).

Com carimbo temporal: Se o pdfmy Scan estiver em execução (a partir da versão 1.9.0 no Windows, 1.1.9 no Mac e Linux), surge ao lado de «Assinar digitalmente» a caixa «com carimbo temporal». Um serviço de carimbo temporal independente (p. ex. DigiCert ou Sectigo) confirma então o momento da assinatura segundo o RFC 3161 (PAdES B-T) – assim, continua a ser possível comprovar que a assinatura existia nesse momento, mesmo que o certificado expire mais tarde. É transmitido apenas um valor de controlo da assinatura, não o documento.

Fatura eletrónica

Ler: basta abrir PDFs ZUGFeRD e XRechnungen (XML) – o PDFMy mostra a fatura de forma legível e regista com exatidão o montante, o prazo e o IBAN.

Verificar: ao abrir uma fatura eletrónica, o PDFMy verifica-a de imediato: menções obrigatórias (número da fatura, data, vendedor com n.º IVA intracomunitário ou número fiscal, comprador, itens) e regras de cálculo (itens, líquido, IVA, bruto, valor a pagar) segundo a EN 16931; no caso da XRechnung, também o Leitweg-ID (referência do comprador para entidades públicas alemãs), a pessoa de contacto e o meio de pagamento. Nos dados da carta aparece «✓ verificada» ou o número de erros; um clique mostra os pormenores. Pode verificar outros ficheiros através de Mais → Verificar fatura eletrónica …, sem os abrir. A verificação oficial completa com todas as regras é disponibilizada pela ferramenta de validação gratuita da KoSIT (organismo alemão de coordenação de normas informáticas).

Emitir: mosaico «Emitir fatura eletrónica»: fatura de venda segundo a EN 16931 como PDF ZUGFeRD ou como XRechnung (p. ex. para entidades públicas alemãs com Leitweg-ID). Os dados da sua empresa ficam memorizados e as menções obrigatórias em falta são indicadas de forma compreensível.

App e programa de PDF predefinido

• Sem Internet (offline): depois de aberto uma vez com Internet – página inicial, página de ferramenta ou ajuda –, o PDFMy guarda-se no dispositivo (computador, telemóvel, tablet). No canto inferior direito aparece «✓ Pronto offline»; a partir daí, digitalizar, reconhecer texto, editar, assinar e guardar funcionam também sem ligação. Os ficheiros adicionais, como os tipos de letra para ficheiros Word, são transferidos pelo PDFMy por Wi-Fi (não pela rede móvel). iPhone e iPad: o Safari apaga o armazenamento offline de um site após cerca de 7 dias sem utilização – por isso, adicione o PDFMy através de Partilhar → Adicionar ao ecrã principal, e fica disponível offline de forma permanente. O reconhecimento de texto numa língua diferente do alemão e da língua da interface precisa de Internet na primeira vez.
• Instalar como app: botão «Transferir app» na parte superior do PDFMy. iPhone: no Safari, Partilhar → Adicionar ao ecrã principal. Mac com Safari: Ficheiro → Adicionar à Dock.
• Telemóvel: abrir um PDF no PDFMy (Android): se o PDFMy estiver instalado como app («Transferir app» ou no Chrome ⋮ → Instalar app), o PDFMy aparece na lista ao partilhar: toque num PDF, foto ou digitalização (p. ex. no Gmail, WhatsApp, «Ficheiros» ou Transferências), Partilhar → «PDFMy». O ficheiro abre de imediato no PDFMy e fica no telemóvel. Se o PDFMy já estava instalado antes, a entrada aparece após a próxima atualização automática da app pelo Chrome (normalmente em poucos dias) – de imediato se remover a app e a reinstalar. O Android não permite definir web apps como app predefinida para PDF; «Partilhar → PDFMy» é a via prevista.
• iPhone e iPad: a Apple não permite às web apps nem uma entrada no menu Partilhar nem a associação como programa de PDF – isso só é possível com uma app da App Store. Para abrir PDF rapidamente na mesma: inicie o PDFMy a partir do ecrã principal e toque em «Abrir» – a seleção mostra a app «Ficheiros» com o iCloud Drive, as transferências e os anexos que aí guardou (no Mail: mantenha o anexo premido → Guardar em Ficheiros).
• Anexos do Outlook ou do Thunderbird: um duplo clique no anexo abre-o no PDFMy. O Outlook guarda os anexos em pastas protegidas ou de curta duração que o browser não pode ler – o pdfmy Scan (Windows a partir de 1.8.7, Mac e Linux a partir de 1.1.7) guarda o ficheiro de imediato ou passa-o depois ao PDFMy; isto aplica-se também quando a app do Chrome «PDFMy» está definida como predefinida. Sem o pdfmy Scan: guarde o anexo no Outlook («Guardar Como») e depois abra-o.
• O anexo não abre? O PDFMy indica agora a causa exata: o pdfmy Scan não está em execução ou está desatualizado (inicie-o ou atualize-o), o Outlook já removeu a cópia temporária (abra novamente o anexo) ou – no Mac – a proteção de privacidade do macOS bloqueia o acesso. No Mac, o mais fiável é: menu → «Definir como predefinido para PDFs …» e escolher «PDFMy (pdfmy Scan)»; assim o Outlook passa o ficheiro diretamente ao PDFMy. Em alternativa, permita «perl» em Definições do Sistema → Privacidade e segurança → Acesso total ao disco. Uma solução imediata funciona sempre: guarde o anexo no Outlook com «Guardar Como» e depois abra-o.
• Mac: abrir anexos PDF do Outlook diretamente no PDFMy – configurar uma única vez:
  1. Em pdfmy.de, clicar em cima em «Digitalizar» e transferir o «pdfmy Scan para Mac» (ou diretamente pdfmy.de/scanner.html).
  2. Abrir o ficheiro «pdfmy-Scan-Mac.command» (clique com o botão direito → Abrir) e deixar a configuração decorrer. Quem já tem o pdfmy Scan executa simplesmente a configuração outra vez – esta atualiza o programa para a versão mais recente.
  3. À pergunta „Sollen PDF-Dateien künftig per Doppelklick in PDFMy geöffnet werden?“ («Os ficheiros PDF devem passar a abrir no PDFMy com duplo clique?»), clicar em „Ja, PDFMy verwenden“ («Sim, usar o PDFMy»).
  A partir daí, os anexos PDF do Outlook abrem-se com duplo clique diretamente no PDFMy. Se o macOS perguntar se o PDFMy pode aceder a dados de outras apps, escolher «Permitir».
• Windows – PDFs com duplo clique: com o pdfmy Scan, em Mais → Definir como predefinido para PDFs.
• Imprimir no PDFMy (Windows): Mais → Configurar impressora «PDFMy» … (ou no ícone do pdfmy Scan no canto inferior direito) cria uma impressora só para si – com o controlador PDF integrado no Windows; o Windows pede confirmação uma vez. Depois, em qualquer programa (Word, navegador, gestão comercial …) Imprimir → impressora «PDFMy (o seu nome)»: o documento abre-se ao fim de poucos segundos no PDFMy, com texto real e pesquisável. Os ficheiros de impressão ficam numa pasta à qual só a sua conta tem acesso e são eliminados ao fim de 7 dias – guarde os documentos importantes a partir do PDFMy. Remoção através da mesma opção de menu. Em servidores de terminais (vários utilizadores em simultâneo) a impressora não é oferecida. Se o «Microsoft Print to PDF» estiver desativado, o pdfmy Scan (a partir da versão 1.10.1) abre a janela do Windows para o ativar – aí, marque a caixa e clique em OK.
• Abrir num programa Office: Mais → Abrir num programa Office … mostra os programas Office do seu computador – e o que pode fazer com cada um. A escolha é sua: ONLYOFFICE (editar o PDF diretamente), LibreOffice ou Collabora Office (Writer: como documento Word, Draw: como desenho com um esquema quase igual), FreeOffice TextMaker ou SoftMaker TextMaker e Apache OpenOffice Writer (como documento Word), Inkscape (como gráfico – para plantas, folhetos, logótipos) ou Microsoft Word (o Word converte o PDF num documento Word e pergunta antes uma vez – confirme com OK). «Como documento Word» significa: o PDFMy compõe ele próprio parágrafos, cabeçalhos e tabelas (como em PDF para Word) e entrega esse ficheiro ao programa. O PDFMy memoriza a sua escolha para a próxima vez. O ficheiro fica no seu computador (pdfmy Scan a partir de 1.11.0 no Windows, a partir de 1.4.0 para Mac e Linux – FreeOffice, OpenOffice, Inkscape e «como documento Word» a partir de 1.12.0 ou 1.5.0; guardado numa pasta local, não no OneDrive). Guarde o resultado no programa com «Guardar Como» no seu local habitual. Não tem nenhum programa Office instalado? O ONLYOFFICE Desktop, o LibreOffice e o FreeOffice são gratuitos.
• Guardar na pasta na nuvem (Nextcloud, ownCloud, Seafile, Dropbox, OneDrive, Google Drive, iCloud): … Mais → Guardar na pasta na nuvem … mostra as pastas dos programas de sincronização no seu computador – p. ex. a pasta do seu programa Nextcloud. Um clique em «Guardar» coloca lá o PDF na subpasta «PDFMy»; «Mostrar na pasta» abre-a. O carregamento é depois feito pelo seu próprio programa de sincronização – para o seu próprio armazenamento, p. ex. o servidor Nextcloud da sua empresa. O próprio PDFMy não se liga à nuvem e não precisa de credenciais. Requer o pdfmy Scan a partir de 1.12.0 (Windows) ou 1.5.0 (Mac, Linux). Nenhuma pasta na nuvem encontrada? Instale o programa de sincronização do seu fornecedor (p. ex. Nextcloud Desktop) – ou escolha qualquer pasta em «Escolher pasta de arquivo …». No telemóvel: escolha «Partilhar …» e a app do seu armazenamento na nuvem.
• De programas Office para o PDFMy: no ONLYOFFICE, LibreOffice, Collabora Office, Word, Excel, SoftMaker, WPS ou em qualquer outro programa, escolha simplesmente Imprimir e a impressora «PDFMy» (no Mac: na caixa de diálogo de impressão «PDF» → «In PDFMy öffnen») – o documento abre-se de imediato no PDFMy, com texto real e pesquisável.
• Imprimir no PDFMy (Mac): o pdfmy Scan para Mac (a partir de 1.3.0) acrescenta «In PDFMy öffnen» ao menu PDF da caixa de diálogo de impressão: em qualquer programa, Imprimir → em baixo à esquerda «PDF» → «In PDFMy öffnen». O documento abre-se no PDFMy com o seu título como nome de ficheiro.
• Linux – PDFs com duplo clique: o pdfmy Scan para Linux cria «PDFMy» no menu de aplicações e pergunta se deve passar a ser o predefinido para PDFs. Mais tarde: no gestor de ficheiros, clique com o botão direito num PDF → Abrir com → PDFMy → definir como predefinido, ou no PDFMy Mais → Definir como predefinido para PDFs.
• Mac – PDFs com duplo clique: o pdfmy Scan para Mac cria a app «PDFMy» e pergunta se deve passar a ser a predefinida para PDFs. Mais tarde: no Finder, Obter informações → Abrir com: PDFMy → Alterar tudo. O melhor é escolher a app «PDFMy» de Aplicações (não a app do Chrome com o mesmo nome). «Imprimir» no Finder envia o PDF diretamente para a impressora predefinida (a partir do pdfmy Scan para Mac 1.1.6).
• Extensão do navegador: os PDFs em que clica no navegador abrem-se diretamente no PDFMy – no Chrome e no Edge, no Windows e no Mac. Ir para a extensão →

Idiomas

• Idioma da interface: o PDFMy está disponível em 40 idiomas – alemão, inglês (britânico e americano), francês, italiano, espanhol, português, neerlandês, polaco, checo, eslovaco, húngaro, romeno, búlgaro, grego, croata, esloveno, sérvio, bósnio, macedónio, albanês, dinamarquês, sueco, norueguês, finlandês, estónio, letão, lituano, irlandês, maltês, islandês, catalão, basco, galego, luxemburguês, galês, turco, russo, ucraniano e bielorrusso. O PDFMy arranca no idioma do seu navegador; pode alterá-lo em Mais → Idioma. As traduções são automáticas – faz fé a versão alemã.
• Todas as páginas de pdfmy.de: a ajuda, o guia do scanner, a lista de dispositivos, as páginas das ferramentas, a extensão do navegador, imprensa, acessibilidade, a ficha técnica e a política de privacidade estão igualmente disponíveis nos 40 idiomas – mude em cima à direita na página. Cada versão linguística tem o seu próprio endereço para partilhar, p. ex. pdfmy.de/fr/hilfe.html ou pdfmy.de/en-GB/pdf-verkleinern.html. A escolha aplica-se também ao PDFMy e vice-versa. Na ficha técnica e na política de privacidade, a versão alemã é a juridicamente vinculativa.
• Data e números: o PDFMy mostra datas, horas, montantes e tamanhos de ficheiro no formato do seu idioma (p. ex. 18/10/2026 em inglês (Reino Unido), 10/18/2026 em inglês (EUA)). Nos seus documentos (carimbos, notas, data da assinatura, cabeçalhos e rodapés, faturas eletrónicas) e nos nomes de ficheiro, a data mantém-se inalterada.
• Cartas noutras línguas: o reconhecimento de texto lê cartas em alemão e deteta sozinho a língua de outros documentos – todas as línguas acima referidas, incluindo em alfabeto cirílico (russo, ucraniano, búlgaro, sérvio, macedónio, bielorrusso) e grego. O PDFMy transfere o ficheiro de idioma adequado (1–4 MB) na primeira vez; depois funciona também offline.
• Árabe, persa, hebraico, chinês, japonês, coreano: o PDFMy também reconhece estas escritas. As cartas em árabe e em chinês são detetadas automaticamente; para persa, hebraico, japonês, coreano e chinês tradicional, escolha o idioma em Definições → Digitalizar → Idioma do documento. O texto reconhecido é pesquisável e copiável no PDF guardado (também como PDF/A), está incluído em Word, Markdown e HTML e pode ser traduzido. O PDFMy só transfere os dados de idioma (0,4–2 MB) quando são necessários pela primeira vez.
• Idioma fixo do documento: se recebe sobretudo correspondência noutra língua, defina-a em Definições → Digitalizar → Idioma do documento – assim evita a segunda passagem.
• Os PDFs guardados contêm o idioma do documento reconhecido (importante para leitores de ecrã e PDF/UA); Ler em voz alta usa uma voz offline desse idioma.

Escritório de advogados: beA e anexos

• Verificar para o beA: … Mais → Verificação prévia … (destinatário «beA / tribunal») mostra se o PDF cumpre os requisitos técnicos da justiça alemã (Elektronischer-Rechtsverkehr-Bekanntmachung 2025, o aviso oficial sobre comunicações jurídicas eletrónicas): sem JavaScript, sem ficheiros incorporados nem multimédia, imprimível e não encriptado, no máximo 200 MB, nome de ficheiro com no máximo 90 caracteres, apenas com letras (incluindo ä, ö, ü, ß), algarismos, sublinhado e hífen. São dados avisos sobre tipos de letra não incorporados e páginas sem texto (o reconhecimento de texto é recomendado, mas não obrigatório). O nome do ficheiro é introduzido diretamente na janela de verificação – o PDFMy sugere um nome permitido e verifica-o enquanto escreve. Se estiverem abertos vários ficheiros, cada um aparece também individualmente no resultado.
• Guardar adequado para o beA: na Verificação prévia (destinatário «beA / tribunal»), clique em «Corrigir automaticamente»: cria um PDF/A sem JavaScript nem anexos com o nome de ficheiro introduzido (permitido) e verifica novamente o ficheiro guardado. Um anexo de fatura eletrónica (XML) não é incluído.
• Numerar anexos: Abra um após outro os anexos da peça processual (Adicionar) e depois Mais → Numerar anexos …. Cada ficheiro torna-se um anexo – letra identificativa à escolha (K, B, AS, AG, BK, BB …), início em qualquer número, designação alterável. O PDFMy coloca o carimbo «Anlage K 1» no canto superior direito da primeira página, cria uma lista de anexos e, se pretender, guarda cada anexo como ficheiro separado adequado para o beA com numeração lógica (p. ex. Anlage_K1_Kaufvertrag.pdf) – como ZIP ou diretamente na pasta de arquivo.
• Confidencialidade: a verificação, a conversão e a numeração decorrem inteiramente no seu dispositivo – os documentos dos clientes não são carregados.

Privacidade e segurança

• Os documentos, o texto reconhecido e os dados das cartas ficam no seu dispositivo. Sem cookies, sem rastreamento, sem servidores de terceiros. Também o reconhecimento de texto (IA) funciona localmente.
• O que o navegador guarda (definições, índice de pesquisa, assinatura memorizada …) pode ser eliminado em Definições → Eliminar todos os dados guardados localmente.
• O PDFMy é desenvolvido segundo os princípios da ISO 27001 e da ISO 9001; PDF/A e PDF/UA são verificados com o veraPDF.
• Atualizações seguras: Cada nova versão do PDFMy é verificada automaticamente no navegador antes da publicação e, em caso de problema, pode ser revertida de imediato para a anterior. Uma atualização só volta a transferir os ficheiros alterados – normalmente algumas centenas de KB em vez de cerca de 20 MB, o que poupa dados móveis em deslocação. O pdfmy Scan (a partir de 1.13.0) só instala uma atualização se esta tiver uma assinatura digital válida da Mentor GmbH e for mais recente do que a versão instalada – um ficheiro substituído ou mais antigo é rejeitado. Uma nova versão do PDFMy nunca é ativada a meio do trabalho: se estiver a decorrer uma digitalização ou outra operação ou se houver um documento aberto, aparece no canto inferior direito «Nova versão disponível – recarregar agora», e é o utilizador que decide quando.
• O pdfmy Scan só aceita tarefas do PDFMy: o programa auxiliar só responde a pedidos de pdfmy.de no seu próprio computador – outros sites não o podem controlar nem ler nada dele, nem por vias indiretas (DNS rebinding). Só instala atualizações com uma assinatura válida e não revogada da Mentor GmbH (Paderborn) e só se o próprio ficheiro for realmente mais recente (a partir do Windows 1.14.1, Mac/Linux 1.6.1).
• Servidores de terminal e vários utilizadores: Se num computador estiverem vários utilizadores com sessão iniciada ao mesmo tempo (servidor de terminal do Windows ou Ambiente de Trabalho Remoto, Mac ou Linux com várias contas), o pdfmy Scan só atende o utilizador que o iniciou – os programas de outros utilizadores são recusados e não chegam a ficheiros, ao registo nem a assinaturas. Cada utilizador tem o seu próprio pdfmy Scan; o PDFMy encontra-o sozinho, e as digitalizações e os duplos cliques chegam sempre à pessoa certa. Não é preciso configurar nada (a partir do Windows 1.15.0, Mac/Linux 1.7.0).
• Estatísticas de acesso e contagem de transferências: vemos apenas números agregados que o nosso fornecedor de alojamento IONOS gera a partir dos registos do servidor (visitantes, páginas visitadas) – sem cookies, sem serviços de contagem integrados, sem identificador. Ao transferir o pdfmy Scan ou a extensão, o PDFMy acede adicionalmente a uma página vazia (p. ex. /download/zaehlung/windows.html) para que a transferência apareça nestas estatísticas. Os seus documentos nunca são afetados. Pormenores: Política de privacidade, ponto 3.
• Detalhes: Política de privacidade · Acessibilidade
• Código aberto: o PDFMy está disponível no GitHub (haus-it/pdfmy) para desenvolvimento futuro – © Mentor GmbH, apenas para fins não comerciais (PolyForm Noncommercial 1.0.0); utilização comercial apenas com licença da Mentor GmbH. Quem utilizar o código deve referir de forma visível www.pdfmy.de. A utilização do próprio pdfmy.de continua gratuita para todos. Agradecemos relatórios de erros, ideias, traduções e contribuições.

Perguntas frequentes

Atalhos de teclado

No Mac, ⌘ em vez de Ctrl.

Obter ajuda

O PDFMy está em constante desenvolvimento. Se algo não funcionar, comunique-nos de imediato – resolvemos rapidamente.

• No PDFMy, clique em baixo à direita em «Comunicar erro» (ou Mais → Comunicar problema; a partir desta página: Comunicar erro). Escolha «Erro» ou «Sugestão de melhoria» e, se quiser, responda a três perguntas curtas: o que fez, o que aconteceu, o que esperava? O relatório contém versões, registo, erros do programa ocorridos e – se o pdfmy Scan estiver em execução (a partir de 1.14.0, Mac/Linux 1.6.0) – o endereço de rede interno e o nome do computador, mas nenhum documento; nomes de ficheiros e remetentes ficam irreconhecíveis. Em «Conteúdo do relatório» vê tudo antecipadamente. Só é enviado quando clicar em «Enviar» no seu programa de correio.
• Quando algo corre mal: se ocorrer um erro inesperado do programa no PDFMy, o PDFMy oferece uma vez, no topo, comunicá-lo – o erro já fica preenchido. «Fechar» oculta o aviso.
• Por e-mail: wumertens@mentor-group.de
• Para imprensa e meios de comunicação: página de imprensa com textos de imprensa, imagens e contacto.