Hulp

Snel starten

PDFMy is een gratis pdf-programma. Het werkt in de browser of als app – op de pc, op de Mac en op de telefoon. Uw documenten worden niet geüpload: alles gebeurt op uw apparaat.

1. Open pdfmy.de (bij voorkeur in Chrome of Edge).
2. Bij de eerste start vraagt PDFMy in vier stappen naar naam/paraaf, archiefmap, scanner en pdf-standaard. Alles is vrijwillig en later te wijzigen via Meer → Instellen.
3. Open een pdf, een foto of een scan – of sleep die gewoon naar het venster. Op de startpagina staan tegels voor de meest voorkomende taken.

Hulp doorzoeken: typ bovenaan in het zoekveld (of druk op /) wat u wilt doen – ook in uw eigen woorden, zoals „handtekening”, „comprimeren” of „iPhone”. De passende antwoorden verschijnen meteen; een klik toont de plek in de context. In PDFMy vindt u het zoekveld onder Hulp.

Crashbeveiliging: PDFMy slaat niet-opgeslagen wijzigingen om de paar seconden op uw apparaat op. Crasht de browser of sluit u PDFMy per ongeluk, dan staat bij de volgende start op de startpagina „Niet-opgeslagen werk” – een klik op „Herstellen” haalt het document terug. Dat geldt ook voor een camerascan die nog niet met „Klaar” is afgesloten: die verschijnt daar als „Camerascan”. Na het opslaan of sluiten wordt de back-up verwijderd, anders uiterlijk na 7 dagen. Met de ✕ of „Alles verwerpen” verwijdert u back-ups meteen, bijvoorbeeld op een gedeeld apparaat.

Recent geopend: op de startpagina staan uw laatste documenten – een klik opent ze opnieuw (Chrome en Edge). Alleen de naam en een verwijzing worden opgeslagen, geen inhoud; „Lijst wissen” verwijdert alles.

Tip: met Ctrl+K (Mac: ⌘+K) vindt u elke functie via een zoekwoord.

Scannen

Met de telefoon

Op de telefoon staat helemaal bovenaan de grote knop „Scannen met de camera” (op de pc: tegel „Scannen met de telefoon”). De camera herkent het vel, drukt zelf af, snijdt bij en trekt recht. Meerdere pagina's achter elkaar zijn mogelijk. Fotografeer voor de beste kwaliteit bij daglicht en zonder schaduw.

Daarna opslaan: tik onderaan op „Opslaan”, „Archiveren” of „Delen”. Het „×” bovenaan sluit het document; naar nog niet opgeslagen pagina's vraagt PDFMy eerst. Per ongeluk gesloten? 20 seconden lang verschijnt bovenaan „Opnieuw openen” – één tik en alle pagina's zijn terug.

Bediening op de telefoon: onderaan staan Delen, Archiveren en Opslaan. De hulpmiddelen (tekst, markeren, handtekening …) staan als pictogrammen in de balk boven de pagina – veeg opzij voor meer. Alle overige functies opent ⋯ rechtsboven als lijst. Pagina's sorteren en verwijderen: paginaoverzicht (pictogram met de vier vakjes).

Met scanner of multifunctioneel apparaat – Windows

Eenmalig het kleine programma pdfmy Scan installeren (knop „Scanner verbinden” in PDFMy). Daarna heet de knop „Scannen”: scanner kiezen, papier invoeren, klaar. Netwerkapparaten worden zonder stuurprogramma gevonden (AirScan/eSCL en WSD, bijv. Epson, Dell, Brother), USB-scanners via het Windows-stuurprogramma. Dubbelzijdig en documentinvoer worden ondersteund.

Met scanner of multifunctioneel apparaat – Mac

Eenmalig pdfmy Scan voor Mac downloaden en dubbelklikken op „pdfmy-Scan-Mac.command”. Het vindt netwerkscanners zonder stuurprogramma (AirScan/eSCL en WSD, bijv. Dell Color MFP E525w). Zonder extra programma lukt het met „Fotolader” en een scanmap. Uitgebreide handleiding voor de Mac →

Met scanner of multifunctioneel apparaat – Linux

Eenmalig pdfmy Scan voor Linux downloaden en in Terminal starten: sh ~/Downloads/pdfmy-scan-linux.sh (zonder sudo). Netwerkscanners werken zonder stuurprogramma (AirScan/eSCL en WSD). Voor USB-scanners en oudere apparaten gebruikt pdfmy Scan SANE, z. B. sudo apt install sane-utils sane-airscan ipp-usb. Stuurprogramma's van de fabrikant (HP hplip, Brother brscan, Epson epsonscan2) zijn alleen nodig bij zeer oude apparaten. Uitgebreide handleiding voor Linux →

Met scanner of multifunctioneel apparaat – Chromebook

Op een Chromebook heeft PDFMy geen extra programma nodig – pdfmy Scan draait niet onder Chrome OS, maar is ook niet nodig: Chrome OS stuurt veel netwerk- en USB-scanners zelf aan (AirScan/eSCL, zonder stuurprogramma's). Stel de scanner in onder Instellingen → Geavanceerd → Afdrukken en scannen en scan dan met de app „Scannen” als PDF of JPG naar een map, bijv. Mijn bestanden › Scans. In PDFMy in het scanvenster „Deze map als scanmap koppelen” – elke nieuwe scan verschijnt automatisch, met tekstherkenning. Installeer PDFMy via „App downloaden”: dan opent de app „Bestanden” PDF's met Openen met → PDFMy; afdrukken gaat via „Als PDF opslaan”, Google Drive is geïntegreerd in de app „Bestanden” (als archiefmap te kiezen).

Werkt mijn apparaat?

In de apparatenlijst vindt u Brother, Epson, HP, Canon, Kyocera, Ricoh, Konica Minolta, Sharp, Xerox, Lexmark, Dell, Samsung en documentscanners – met zoeken op model en informatie of dubbelzijdig scannen mogelijk is. Bijna alle netwerkapparaten van de afgelopen jaren werken zonder stuurprogramma.

Dubbelzijdig scannen

Invoer of glasplaat: onder „Papier ligt” staat normaal „Automatisch herkennen”. U kunt ook vast „in de invoer” of „op de glasplaat” kiezen. De aanwijzing eronder vermeldt wat uw scanner daarbij doet.

Heeft uw apparaat een duplex-invoer, vink dan in het scanvenster „Dubbelzijdig” aan. Heeft het een invoer zonder duplex (bijv. Epson L5290, veel Brother DCP, Dell E525w), kies dan „Dubbelzijdig door omdraaien”: eerst de voorzijden scannen, dan de stapel in zijn geheel omdraaien en opnieuw invoeren – PDFMy sorteert voor- en achterzijden correct. Staat de volgorde een keer verkeerd, dan volstaat een klik op „Achterzijden omgekeerd”. Lege achterzijden verwijdert PDFMy automatisch.

Automatisch herkennen: in het scanvenster staan „Soort” en „Kleur” standaard op „Automatisch”. PDFMy scant dan in kleur en herkent elk vel zelf: Zwart-witdocument (pure tekst – haarscherp, kleinste bestand), Grijstintendocument (grijze vlakken of zwart-witafbeeldingen), Kleurendocument (gekleurd logo, stempel, markeerstift) of Foto. De herkende soort staat in het paginabijschrift en kan op elk moment bovenaan worden gewijzigd via de keuze van de beeldbewerking (Document (grijs), Document (kleur), Zwart-wit, Origineel …).

Foto's scannen: bij „Automatisch” herkent PDFMy foto's zelf, snijdt ze uit (ook als ze in een hoek van de glasplaat liggen), laat de kleuren onveranderd en slaat de tekstherkenning over. Voor de beste kwaliteit kiest u „Foto”: dan scant PDFMy van de glasplaat met 600 dpi, naar keuze in Kleur of Zwart-wit (grijstinten). Leg foto's niet in de automatische invoer. Opslaan als afbeelding: „Opslaan” → formaat „Afbeeldingen”, en kies dan het afbeeldingsformaat – JPG, PNG, TIFF of WebP.

Bijsnijden: hulpmiddel „Bijsnijden” in de balk boven de pagina – sleep de vier blauwe hoeken naar de gewenste randen en klik op „Toepassen”. Scheef gefotografeerde vellen worden daarbij rechtgetrokken; bij foto's blijft de beeldverhouding behouden.

Epson EcoTank L5290 (bijv. „EPSON2CBBCB”)

Wordt onder Windows, Mac en Linux automatisch gevonden (AirScan/eSCL of WSD, glasplaat en invoer). Zo niet: in het scanvenster „Apparaat via IP-adres toevoegen” en het IP-adres of de apparaatnaam invoeren, bijv. EPSON2CBBCB – op Mac en Linux voegt pdfmy Scan daarvoor zelf „.local” toe. Met wifi en LAN of VPN tegelijk wordt via elke netwerkverbinding gezocht. Apparaten in de energiebesparende modus wekt pdfmy Scan vóór elke zoekopdracht zelf; kies anders „Scanners wekken” in het scanvenster. Meer over de Epson L5290 →

Scanmap („Scan to Folder”)

Slaat uw apparaat scans op in een map, verbind deze map dan via „Scanner verbinden”. Nieuwe scans verschijnen na enkele seconden – rechtgezet, met tekstherkenning. Scanner instellen (alle manieren) →

Meerdere brieven tegelijk

Meer → Scheidingsblad afdrukken: leg het blad met QR-code tussen de brieven en scan de hele stapel. PDFMy scheidt de brieven en laat de scheidingsbladen weg.

Patchcode-scheidingsbladen: liggen er op uw kantoor al scheidingsbladen voor de documentscanner (Kodak-patchcode, bijv. „Patch T” of „Patch 2” – vier dikke en dunne zwarte balken), dan herkent PDFMy die ook, zelfs ondersteboven of dwars ingelegd. Een eigen blad vindt u onder Meer → Patchcode-scheidingsblad afdrukken – druk het op ware grootte af (100%).

Brieven archiveren en termijnen

Wat wil deze brief?

Boven de pagina staat in één zin waar het om gaat, bijv. „Factuur van € 1.520,24 – te betalen vóór 28-10 – over 13 dagen”, met knoppen voor Overmaken (GiroCode), Termijn invoeren, Doorsturen en Archiveren. Afzender, datum, type, bedrag en termijn staan rechts in de briefgegevens en kunnen worden gecorrigeerd.

Archiveren

Briefgegevens alleen bij post: PDFMy toont datum, afzender, onderwerp, dossier, termijn en herinnering als het document op post lijkt – bij scans of als een termijn, bedrag, IBAN of een afzender met datum is herkend. Bij andere documenten (bijv. statuten of een handleiding) staan daar alleen de bestandsnaam en de link „Briefgegevens invoeren …”, die de velden openklapt.

Bestandsnaam: een geopend bestand behoudt zijn naam („Offerte Jansen.pdf” blijft „Offerte Jansen.pdf”). Alleen bij scans en nietszeggende namen van scanners, camera's en programma's zoals „Scan0001”, „IMG_1234” of „Document (2)” gebruikt PDFMy een duidelijke naam uit de briefgegevens (datum, soort, afzender, onderwerp). U kunt de naam altijd rechts onder „Bestandsnaam” wijzigen.

Kies eenmalig een archiefmap (bijv. een met OneDrive of SharePoint gesynchroniseerde map). Daarna archiveert „Archiveren” elke brief met een duidelijke naam en zet hem in het postregister. Desgewenst met ontvangststempel en doorlopend ontvangstnummer. Meerdere bedrijven? In de instellingen krijgt elk bedrijf een eigen map.

Voorbeeld: Klik op een regel in het postregister – rechts verschijnt de eerste pagina van het document met bestandsnaam en aantal pagina’s, zonder het te openen. Met het toetsenbord volstaat het om met Tab naar „Openen” van een regel te gaan. Een klik op de miniatuur of „Openen” laadt het document om te bewerken. Het voorbeeld is beschikbaar vanaf een vensterbreedte van ongeveer 900 pixels.

Eigen velden: Klik onder de labels in de briefgegevens op ‘Eigen velden vastleggen …’ en geef maximaal vijf velden een naam, bijv. cliënt, project of kostenplaats. Ze verschijnen dan bij elke brief. PDFMy stelt de waarden voor van de laatste brief met hetzelfde kenmerk of dezelfde afzender en biedt eerdere waarden ter keuze aan. De waarden staan in het postregister (Excel-kolom ‘Eigen velden’, in de lijst onder het onderwerp) en in de trefwoorden van de PDF; de zoekfunctie vindt ze. Met een archiefmap gelden de veldnamen voor het hele team (bestand pdfmy-Felder.json).

Dossiers (cliënt- en zaakdossiers)

In de briefgegevens staat het veld ‘Dossier’, bijv. ‘Müller / Schmidt’ of ‘Meier – IB 2025’. PDFMy stelt het dossier zelf voor: heeft een brief hetzelfde kenmerk als een eerder gearchiveerde brief, dan hoort hij in hetzelfde dossier – anders geldt het laatste dossier van deze afzender. In Postregister & dossiers (Meer → Kantoor) toont de weergave ‘Dossiers’ elk dossier met het aantal documenten, openstaande zaken, de eerstvolgende termijn en de verantwoordelijken. ‘Documenten tonen’ filtert de lijst op dit dossier, ‘Dossier openen’ opent alle documenten van het dossier op datum als één document – om te lezen, af te drukken of samen op te slaan (met gekoppelde archiefmap). Eerder gearchiveerde brieven wijst u in de lijst toe in de kolom ‘Dossier’; filters voor dossier en jaar helpen bij het zoeken. Het dossier staat ook in het Excel-bestand van het postregister.

Labels

Scheid in het veld ‘Labels’ bij de briefgegevens meerdere termen met een komma, bijv. ‘Belasting 2025, Verzekering, dringend’. Tijdens het typen stelt PDFMy al gebruikte labels voor. Bij het archiveren worden ze opgenomen in het postregister en in de trefwoorden van de PDF – zo vinden ook Windows Zoeken en andere PDF-programma’s het document. In het postregister filtert u op label; een klik op een label toont alle documenten met dat label; met ‘+ Label’ voegt u labels toe en met ‘×’ verwijdert u ze direct in de lijst.

Versies en GoBD-controlerapport

Versies: opent u een gearchiveerd document via het postregister, wijzigt u het (bijv. notitie „betaald”) en slaat u het op, dan vervangt PDFMy het bestand op dezelfde plek. De vorige versie blijft ongewijzigd bewaard in de map „_Versionen” (met datum en tijd in de naam); het item toont „v2”, „v3” … en krijgt de nieuwe controlesom – er ontstaat geen dubbel item.

GoBD-controlerapport: in het postregister controleert „GoBD-controlerapport …” alle gearchiveerde bestanden (SHA-256-controlesom), het zegel van elk item (maakt latere wijzigingen in het register herkenbaar, bijv. in Excel) en hiaten in de ontvangstnummers. Het resultaat wordt als PDF opgeslagen in de map „_Protokolle” – met een procedurebeschrijving als basis voor uw proceduredocumentatie. Controlesom en zegel maken wijzigingen herkenbaar; de onveranderlijkheid zelf moet de opslaglocatie waarborgen (bijv. bewaarbeleid in SharePoint/Microsoft 365). (GoBD: Duitse regels voor correcte digitale boekhouding en archivering.)

Termijnen, herinnering, opvolging

Bezwaartermijn bij beschikkingen: bevat een Duitse beschikking (bijv. belastingaanslag, Steuerbescheid) een rechtsmiddelenclausule met een termijn van een maand, dan berekent PDFMy de bezwaartermijn (Einspruch of Widerspruch): bekendmaking vier dagen na de datum van de beschikking (§ 122 AO, Duitse belastingwet, sinds 2025), daarna een maand; valt een dag in het weekend of op een landelijke feestdag, dan telt de volgende werkdag. De termijn verschijnt in de meldingsregel en in het postregister. Regionale feestdagen kunnen de termijn nog verlengen – de getoonde termijn is dus nooit te laat. Is de beschikking aantoonbaar later aangekomen, dan begint de termijn later.

Termijnen en herinneringen verschijnen op de startpagina. Met „Herinneren” krijgt u eenmaal per dag een melding als er iets vervalt. „Termijn invoeren” maakt een agenda-item voor Outlook.

Autopilot

In te schakelen bij het instellen: brieven van bekende afzenders archiveert PDFMy na een korte aftelling zelf. Bij twijfel wacht het en noemt het de reden.

Belastingadviseur, rekeningafschrift, bewaring

• Meer → Bewijsstukken voor belastingadviseur: bewijsstukken van een maand als ZIP met overzichtslijst en DATEV-importbestand.
• Lees in het postregister het rekeningafschrift in (CAMT of CSV): betaalde facturen worden herkend.
• PDFMy wijst op bewijsstukken waarvan de bewaartermijn is verstreken. Er wordt niets automatisch verwijderd.

Beantwoorden

„Beantwoorden” schrijft een brief volgens DIN 5008: adres en referentie zijn al ingevuld, plus tekstblokken (bijv. bezwaar, betalingsbevestiging). Desgewenst op uw eigen briefpapier.

Pdf's bewerken

• PDF splitsen: Tegel „PDF splitsen” of „… Meer → PDF splitsen …” – elke N pagina's een nieuw bestand, bij de bladwijzers (per hoofdstuk), op bestandsgrootte (bijv. maximaal 5 MB voor e-mailbijlagen) of op paginabereiken zoals 1-3, 4-7, 8-. Resultaat als ZIP of afzonderlijk in het archief.
• Op uw eigen briefpapier plaatsen: in het dialoogvenster Opslaan onder „Paginanummers, kop-/voettekst …” → „Op mijn briefpapier plaatsen”. Pagina 1 van uw briefpapier (PDF) ligt onder de eerste pagina, pagina 2 (indien aanwezig) onder alle volgende. Hetzelfde briefpapier als bij „Beantwoorden”. Voor gewone PDF's; bij gescande pagina's bedekt de scan de achtergrond.
• Scripts in pdf's: PDFMy voert JavaScript uit geopende pdf's niet uit. Rekenvelden die u zelf in het formulier aanmaakt, rekenen pas in het pdf-programma van de ontvanger, en nooit in PDF/A.
• Verborgen gegevens verwijderen: vink vóór het doorgeven aan derden in het dialoogvenster Opslaan „Verborgen gegevens verwijderen” aan – PDFMy verwijdert opmerkingen, notities en markeringen van het origineel, scripts, ingesloten bestanden en media en ook auteur, onderwerp en trefwoorden. Links blijven behouden.
• Witte randen verwijderen en naar A4 brengen: in het dialoogvenster Opslaan onder „Paginanummers, kop-/voettekst, formaat …” → „Witte randen verwijderen” snijdt lege randen rond de inhoud af; „Alle pagina's naar A4” zet US-Letter, bonnetjes en gemengde formaten op schaal en gecentreerd op A4 (staand of liggend). Tekst, links en formuliervelden blijven behouden.
• Meerdere pagina's per vel en brochure: kies in het afdrukvenster of in het dialoogvenster Opslaan „2 pagina's per vel”, „4 pagina's per vel” of „Brochure (A4 gevouwen)”. Druk de brochure dubbelzijdig af (omslaan langs de korte kant) en vouw hem in het midden – de pagina's liggen dan in de juiste volgorde.
• Vormen en afbeeldingen: kies het hulpmiddel „Vormen”, daarnaast Rechthoek, Ellips, Lijn of Pijl, kleur en lijndikte, en trek de vorm op de pagina (met Shift wordt een lijn precies horizontaal of verticaal). „Afbeelding” voegt een logo of foto (PNG, JPG) in; daarna verplaatsen en met de greep rechtsonder vergroten. Beide worden scherp in de PDF geschreven.
• Meten: hulpmiddel „Vormen”, daarnaast „Meten: afstand”, „Meten: oppervlakte” of „Meten: veelhoek” – trek een lijn of rechthoek of klik bij de veelhoek de hoekpunten na elkaar aan (dubbelklik, klik op het eerste punt of Enter sluit, Esc breekt af; geeft oppervlakte en omtrek, bijv. voor L-vormige ruimtes) en de waarde staat er meteen naast (bijv. „4,25 m” of „18,30 m²”). Kies de schaal van de tekening (1:1 tot 1:1000) of „Uit bekende afstand …”: meet een afstand met bekende lengte, markeer die en voer de echte lengte in – alle metingen in deze tekening rekenen daar dan mee. Het paginaformaat komt uit de PDF; bij scans en foto's gaat PDFMy uit van A4. Meetwaarden worden als tekst mee opgeslagen. Voor vakmensen, bouw en architectuur – zoals het meetgereedschap in Acrobat Pro.
• Bijlagen: Meer → Bijlagen toont de in de PDF ingesloten bestanden (bijv. tabellen, foto's, factuur-XML) – opslaan, verwijderen of met „Bestand bijvoegen …” nieuwe toevoegen. Bijlagen blijven bij het opslaan behouden. Als PDF/A worden alleen bijlagen overgenomen die zelf PDF/A zijn (vereiste van de norm).
• Samenvoegen en pagina's ordenen: meerdere bestanden openen, in het paginaoverzicht (G) sorteren, draaien, verwijderen, lege pagina's invoegen, splitsen.
• In het originele bestand opslaan: hebt u een pdf geopend (dubbelklik, Openen, slepen of „Recent geopend”), dan biedt Ctrl+S in Chrome en Edge „In origineel bestand opslaan” aan – zoals in Word. De eerste keer vraagt de browser eenmaal om toestemming. „Opslaan als …” maakt altijd een nieuw bestand aan.
• Veel bestanden tegelijk (batchverwerking): tegel „Batchverwerking” op de startpagina, bestanden selecteren en dan kiezen: Verkleinen, Archiveren (PDF/A, met tekstherkenning), Voorbereiden om door te geven, Grijstinten en verkleinen, Paginanummers toevoegen, Doorzoekbaar maken of Brieven herkennen en archiveren. Het resultaat komt als ZIP-bestand of direct in een map; de lijst toont elk bestand met de grootte voor/na. „Pauzeren” stopt na het huidige bestand. Een geopend document blijft daarbij ongewijzigd.
• Map bewaken (automatisch): tegel „Map bewaken” op de startpagina: kies een invoermap – bijvoorbeeld de map waarin uw scanner of kopieerapparaat opslaat – en daarbij wat er moet gebeuren (Doorzoekbaar maken, Archiveren (PDF/A), Verkleinen, een eigen werkstroom of Brieven herkennen en archiveren) en een doelmap. Elk nieuw bestand wordt dan zonder klik verwerkt, desgewenst naar de inhoud benoemd (bijv. 2026-10-21_Energiebedrijf_Factuur.pdf), en het origineel gaat naar de submap „_erledigt”. Dit gebeurt in een eigen PDFMy-venster zolang dat geopend is; uw werk in het hoofdvenster wordt niet gestoord. Bestanden die niet kunnen worden verwerkt, komen in „_fehler” terecht. Vereist Edge of Chrome op de computer.
• Verkleinen: bij het opslaan „Klein” kiezen; de grootte wordt vooraf getoond.
• Takenbalk: kiest u op de startpagina een taak (bijv. Zwart maken, Ondertekenen, samenvoegen, Formulier), dan staat boven de pagina wat u nu moet doen – met een passende knop (bijv. „Persoonsgegevens zoeken”, „Meer bestanden toevoegen”, „Invullen met mijn gegevens”) en „Klaar & opslaan”.
• Zwart maken: gebieden aanwijzen of een zoekterm overal zwart maken. De inhoud wordt echt verwijderd, ook uit de tekstlaag. „Persoonsgegevens zoeken” stelt plekken voor om weg te lakken: namen na een aanhef (bijv. „mevrouw Anna de Vries”), straat met huisnummer, postcode met plaats, IBAN, e-mail, telefoon, fiscaal nummer, geboortedatum en burgerservicenummer – controleer vóór het opslaan; klik op wat niet klopt en verwijder het met Del.
• Tekst wijzigen: hulpmiddel „Tekst wijzigen”, in een regel klikken en overschrijven – of sneller: in het hulpmiddel „Selecteren” dubbelklikken op de tekst. Hoort de regel bij een alinea, dan wordt de hele alinea bewerkbaar en bij het wijzigen automatisch opnieuw afgebroken – met de regelafstand van het origineel; woordafbrekingen aan het regeleinde worden samengevoegd. Adressen en lijsten behouden hun regels. PDFMy neemt daarbij het uiterlijk van het origineel over: lettertype (met of zonder schreef, vaste breedte), vet en cursief, tekstkleur, achtergrondkleur (bijv. grijze velden) en breedte. Bij pdf's met tekst wordt het lettertype exact herkend, bij scans kleur, achtergrond, vet en of het lettertype schreven heeft (bijv. Times) – bij zeer kleine tekst wordt een lettertype zonder schreef gebruikt. Ongewijzigde regels blijven zoals ze zijn.
• Oorspronkelijk lettertype bij wijzigen: Is het lettertype in de PDF ingesloten en bevat het alle tekens van de nieuwe tekst, dan schrijft PDFMy verder met precies dit lettertype – de gewijzigde tekst ziet eruit zoals voorheen. Ontbreekt er een teken (de PDF bevat vaak alleen de gebruikte letters), dan neemt PDFMy een lettertype met dezelfde tekenbreedte: voor Arial/Helvetica, Times, Courier en Calibri loopt de tekst precies even breed als in het origineel; bij andere lettertypen wordt de breedte aangepast.
• Grote documenten: PDFMy slaat ook documenten met honderden pagina’s snel op – ongewijzigde pagina’s worden in één doorgang overgenomen, gescande pagina’s worden tegelijk op meerdere processorkernen gecomprimeerd.
• Gescande PDF's openen: Lange scanstapels bewerkt PDFMy bij het openen tegelijk op meerdere processorkernen (bijsnijden, rechtzetten, scheidingsbladen herkennen) – daardoor openen ze aanzienlijk sneller.
• Bescherming tegen vervalsing: oorkonden, meester- en gezellenbrieven, getuigschriften, identiteitsbewijzen, officiële beschikkingen (bijv. belastingaanslag (Steuerbescheid)) en rechterlijke uitspraken kunnen met „Tekst wijzigen” en „Afdekken” niet worden veranderd – zwart maken, markeren, notities en handtekening werken nog steeds. Bij rekeningafschriften, loonstroken, facturen en vergelijkbare bewijsstukken zijn wijzigingen mogelijk, maar worden ze rood gemarkeerd en krijgt de pagina onderaan de aantekening „achteraf gewijzigd”. Elke pdf met vervangen of afgedekte tekst krijgt bovendien het trefwoord „achteraf gewijzigd (PDFMy)”. Zo blijft PDFMy een hulpmiddel voor de eigen documenten – niet voor vervalsingen.
• Digitaal ondertekende pdf's: voordat u in een ondertekende pdf voor het eerst „Tekst wijzigen”, „Afdekken” of „Tekst” gebruikt, waarschuwt PDFMy eenmaal duidelijk: de digitale handtekening wordt door de wijziging ongeldig, het nieuwe bestand heeft geen geldige handtekening meer. „Niet wijzigen” laat alles zoals het is; „Begrepen, toch wijzigen” geeft het bewerken voor dit document vrij. Het originele bestand blijft geldig.
• Formulieren: velden invullen en opslaan. Is er verder niets aan het document gewijzigd, dan blijft de opgeslagen PDF invulbaar; is het samengevoegd met andere pagina's of voorzien van aantekeningen, dan wordt de invoer vast ingevuld. Op de telefoon brengt de knop „Formulier invullen” u naar de velden. Platte formulieren of scans maakt Meer → Formuliervelden herkennen invulbaar. Opent u een niet-invulbaar formulier met typische labels (naam, straat, telefoon …), dan biedt PDFMy dat direct aan via een balk: „Velden herkennen”. Herkend worden schrijflijnen – ook getekende lijnen met het label eronder –, vakken en aankruisvakjes; elk veld krijgt de naam van zijn label (toevoegingen zoals „indien van toepassing” vervallen).
• Mijn gegevens – formulieren met één klik invullen: in het formuliergedeelte rechts „Invullen met mijn gegevens”. De eerste keer voert u uw gegevens één keer in (naam, adres, geboortedatum, telefoon, e-mail, IBAN, BSN …); wijzigen kan altijd via … Meer → Mijn gegevens …. PDFMy herkent de passende velden aan hun label – ook „Achternaam, voornaam”, „Postcode, plaats” of „Plaats, datum” (met de datum van vandaag) – en vult alleen lege velden; velden voor andere personen (bijv. „Naam van het kind”, „Geboortenaam”) blijven leeg. Controleer het resultaat kort. „Uit dit formulier overnemen” haalt gegevens uit een formulier dat u al hebt ingevuld. Uw gegevens blijven alleen in deze browser op dit apparaat en worden nooit verzonden; verwijder ze op gedeelde apparaten met „Alles wissen”.
• Formulier maken: kies het hulpmiddel „Formulierveld”, daarnaast het type – Tekstveld, Meerdere regels, Datum, Selectievakje, Vervolgkeuzelijst of Keuzerondje – en trek op de pagina een rechthoek (of klik gewoon). Bij een vervolgkeuzelijst vraagt PDFMy naar de items (bijv. „Dhr., Mevr., Anders”). Keuzerondjes met dezelfde naam vormen een groep waarvan slechts één optie kan worden gekozen („Ja” / „Nee”) – plaats er gewoon meerdere naast elkaar; de waarde komt uit het label rechts ernaast. Het vinkje „Verplicht veld” markeert velden die moeten worden ingevuld (geldt ook voor het op dat moment geselecteerde veld). De naam neemt PDFMy over van het label ernaast, bijv. „Voornaam”; dubbelklikken hernoemt, Del verwijdert. Bij het opslaan ontstaan echte formuliervelden die iedereen in een pdf-programma, in de browser of in PDFMy kan invullen – ook als PDF/A, toegankelijk (schermlezers lezen de veldnaam voor).
• Rekenen en controleren in formulieren: als veldtype zijn er ook Getal, Bedrag (€), E-mail, IBAN en Postcode. Bij Getal en Bedrag rekent het veld desgewenst zelf: vul onder „Berekening” een formule in, bijv. Aantal * Stukprijs, Netto * 0,19 of SUMME([Regel 1]; [Regel 2]; [Regel 3]) – veldnamen met spaties tussen vierkante haken; toegestaan zijn + − * /, haakjes, SUMME, MIN, MAX en MITTELWERT. In de opgeslagen PDF rekenen en controleren de velden zelf (bijv. in Adobe Acrobat Reader, Foxit of Firefox); een onjuiste IBAN of een onjuist e-mailadres wordt gemeld. Bij het invullen in PDFMy rekent PDFMy mee en toont ontbrekende verplichte velden en ongeldige gegevens direct bij het veld – ook bij formulieren van anderen met somvelden. Rekenende en controlerende velden krijgen daarvoor in de PDF een klein formulierscript – alleen deze velden, geen datum- of tekstvelden. Sommige mailfilters van bedrijven houden PDF’s met scripts tegen. PDF/A staat geen formulierscripts toe; daar worden de velden zonder berekening aangemaakt.
• Paginanummers, watermerken, Bates-nummers, kop- en voetteksten: in het dialoogvenster Opslaan.
• Links invoegen: kies het hulpmiddel „Link”, trek een gebied (bijv. over „Bijlage 2” of een webadres) en voer het doel in: een webadres (pdfmy.de), een e-mailadres of een paginanummer. In de opgeslagen pdf is de plek aanklikbaar – ook als PDF/A en toegankelijk. Paginalinks verhuizen mee bij het herschikken. Dubbelklikken wijzigt het doel. Om veiligheidsredenen zijn alleen web- en e-maillinks mogelijk.
• Opmerkingen en markeringen: Meer → Opmerkingen en markeringen toont alle notities, markeringen (met de gemarkeerde tekst), teksten, stempels, handtekeningen, formuliervelden en zwartmakingen van het document – met pagina, filter en zoekfunctie. Een klik springt erheen, ✕ verwijdert (Ctrl+Z maakt het ongedaan). „Als tekst kopiëren” levert een samenvatting voor e-mail of verslag.
• Vergelijken: Meer → Vergelijken met andere versie toont wat er is veranderd – als „Tekst” (ingevoegde en verwijderde woorden) of als „Afbeelding (overlay)”: de pagina's worden over elkaar gelegd, rood staat alleen in de eerste, groen alleen in de tweede versie, gestippelde kaders tonen elke gewijzigde plek. Zo vallen ook gewijzigde afbeeldingen, stempels, handtekeningen en lay-out op.
• Afwisselend samenvoegen: heeft uw scanner geen duplexinvoer, scan dan de voor- en achterzijden afzonderlijk en kies beide bestanden via de tegel „Afwisselend samenvoegen”. Staan de achterzijden verkeerd om, tik dan op „Tweede bestand omdraaien”.
• Converteren: pdf naar Word, Excel, tekst of afbeeldingen; afbeeldingen naar pdf; afbeeldingen uit de pdf in originele resolutie halen.
• PDF naar Word – met structuur: bij het opslaan als Word-document voegt PDFMy de tekst weer samen tot hele alinea's (aan het regeleinde afgebroken woorden worden samengevoegd), maakt van grote letters echte Word-koppen („Kop 1/2” – zichtbaar in het navigatiedeelvenster), behoudt opsommingen en regeleinden in adressen en zet tabellen om in Word-tabellen: kolombreedten als in het origineel, kopregel vet en op elke pagina herhaald, bedragen rechts uitgelijnd. Bij scans gebeurt dit na de tekstherkenning – tabellijnen verbergt PDFMy daarvoor, zodat er geen cel verloren gaat; complexe lay-outs (meerdere kolommen, tekstvakken, samengevoegde tabelcellen) worden vereenvoudigd.
• Samenvatten en vragen zonder upload: Menu → „Samenvatten en vragen …”. De ingebouwde AI van Google Chrome (vanaf versie 138, op een computer met minimaal 16 GB werkgeheugen of een grafische kaart met 4 GB) vat het document samen – als Kernpunten, Korte samenvatting, Waar gaat het over? of Kop, van kort tot uitgebreid – of beantwoordt vragen zoals „Wanneer moet ik uiterlijk betalen?”. Alles draait op uw apparaat, het document wordt niet geüpload. De eerste keer laadt Chrome het AI-model (eenmalig, enkele GB). Lange documenten vat PDFMy per sectie samen. Het resultaat kunt u kopiëren; controleer het aan de hand van het document.
• AI-assistent instellen: Onder „… Meer → AI-assistent …” ziet u of de AI van uw browser op dit apparaat gereed is. „AI van de browser instellen” laadt het AI-model eenmalig vooraf, zodat het niet pas bij de eerste samenvatting wordt geladen. Met Uit verdwijnen Samenvatten en Vertalen uit het menu – bijvoorbeeld als een bedrijf geen AI-functies wil. De AI werkt altijd op uw apparaat; het document wordt niet geüpload.
• Privacy zelf controleren: onder „… Meer → Privacy zelf controleren …” (of met een klik op „Bestanden blijven op uw apparaat” op de startpagina) ziet u welke verbindingen dit venster sinds het openen heeft gemaakt en hoeveel gegevens daarbij naar internet zijn verzonden – normaal 0 bytes. Verzoeken aan pdfmy.de laden alleen programmaonderdelen, lettertypen en taalbestanden. Verbindingen met 127.0.0.1 of localhost gaan naar programma's op uw eigen pc (pdfmy Scan, lokale AI). Het eenvoudigst controleert u het zo: wifi uitzetten – PDFMy blijft werken.
• Programmaversie controleren: in hetzelfde venster vergelijkt PDFMy de programmabestanden die nu actief zijn met de gepubliceerde controlesomlijst van deze versie en toont hun vingerafdruk. Dezelfde vingerafdruk vindt u in het releaselogboek op GitHub (github.com/haus-it/pdfmy, docs/RELEASES.md) – onafhankelijk van pdfmy.de. Zo ziet u dat pdfmy.de precies de gepubliceerde versie levert. Voor IT-afdelingen: pdfmy.de/pruefsummen.txt kan met sha256sum -c worden gecontroleerd tegen een kopie van de site.
• Lokale AI op deze pc: Wie een AI-programma zoals Ollama of LM Studio op dezelfde computer gebruikt, kan het kiezen onder „… Meer → AI-assistent …”: programma selecteren, „Verbinding controleren”, model kiezen, opslaan. Samenvatten, vragen en vertalen werken dan met dit model – de tekst verlaat de computer niet; adressen buiten deze pc weigert PDFMy. Eenmalig toestaan: in LM Studio onder „Developer” de server starten en „Enable CORS” inschakelen; bij Ollama in Windows „Omgevingsvariabelen voor uw account bewerken” openen, de variabele OLLAMA_ORIGINS met de waarde https://pdfmy.de aanmaken en Ollama opnieuw starten. De standaardinstelling blijft de AI van de browser; met Uit is de AI helemaal uitgeschakeld.
• Vertalen zonder upload: Menu → „Vertalen …”, bron- en doeltaal kiezen. PDFMy gebruikt daarvoor de ingebouwde vertaler van Google Chrome (vanaf versie 138, op de computer): de vertaling gebeurt op uw apparaat, de tekst wordt niet geüpload. De eerste keer downloadt Chrome het taalpakket. Het resultaat opent als nieuwe pdf in een eigen tabblad – met koppen, alinea's, lijsten en tabellen; getallen en bedragen blijven ongewijzigd. De oorspronkelijke paginaopmaak wordt niet nagebootst. Machinale vertaling: controleer vóór verzending. In andere browsers toont PDFMy een melding.
• Werkstromen opslaan: kies in het dialoogvenster Opslaan de gewenste instellingen (bijv. formaat, paginanummers, voettekst, briefpapier, grijstinten) en klik bovenaan naast Opgeslagen werkstroom op „Opslaan als werkstroom …” – met een naam als „Factuur aan klant”. De volgende keer volstaat het om de werkstroom te selecteren. Bij batchverwerking zijn eigen werkstromen (PDF en PDF/A) extra te kiezen – zo worden veel bestanden in één keer op dezelfde manier behandeld. Om veiligheidsredenen worden wachtwoord en handtekening nooit opgeslagen.
• Pagina's halveren: Menu → „Pagina's halveren …” verdeelt scans van dubbele pagina's (opengeslagen boek of schrift) en A3-vellen in twee pagina's – verticaal (links/rechts) of horizontaal (boven/onder), naar keuze alleen liggende pagina's. Zonder kwaliteitsverlies: tekst en vectorafbeeldingen blijven behouden, het bestand wordt niet groter. Voor boeken die van rechts naar links worden gelezen: „Rechterhelft eerst”.
• Word en Excel naar PDF: open Word-bestanden (.docx) en Excel-werkmappen (.xlsx) of sleep ze naar het venster – PDFMy converteert ze op uw apparaat naar PDF, zonder upload. Uit Word neemt PDFMy kop- en voetteksten (met logo en paginanummer „Pagina 1 van 3”), koppen, alinea's (ook vet en cursief midden in de zin, gecentreerd, rechts uitgelijnd), opsommingen en nummeringen, tabellen (met de kolombreedten, de uitlijning en de vette kopregel uit Word), afbeeldingen, pagina-einden en het paginaformaat over; uit Excel alle zichtbare werkbladen als tabel met getal-, valuta-, percentage- en datumnotatie. Niet overgenomen worden tekstvakken, kolommen en bijzondere lettertypen – kies voor een exacte weergave in Word of Excel „Opslaan als PDF”. Sla oudere formaten (.doc, .xls) eerst op als .docx/.xlsx.
• RTF en XPS openen: RTF-bestanden neemt PDFMy over als tekst zonder opmaak en afbeeldingen, XPS-bestanden met tekst en afbeeldingen op hun plaats, maar zonder lijnen en vlakken. Voor een exacte kopie drukt u af via de printer „PDFMy”.
• Wat bij het opslaan behouden blijft: paginalabels, sprongbestemmingen, bladwijzers, lagen en XMP-metadata blijven behouden zolang de pagina's geen afbeeldingen worden. Structuurtags blijven behouden wanneer alle pagina's van één bestand worden opgeslagen. Het dialoogvenster Opslaan meldt het vooraf als er iets verloren gaat.
• Beschadigde PDF's: PDFMy redt wat nog leesbaar is en noemt de ontbrekende pagina's. Ontbreekt het begin van een bestand of zijn de paginagegevens gecomprimeerd opgeslagen en afgekapt, dan valt er meestal niets meer te redden.
• E-books (EPUB) naar PDF: open EPUB-bestanden gewoon – PDFMy zet ze als PDF in het handzame A5-boekformaat: titel, elk hoofdstuk op een nieuwe pagina, koppen, alinea's, lijsten, tabellen en afbeeldingen. Tegen kopiëren beveiligde e-books (DRM) kunnen niet worden omgezet.
• LibreOffice en OpenOffice: tekstdocumenten (.odt) en werkmappen (.ods) converteert PDFMy op dezelfde manier naar PDF – met koppen, lijsten, tabellen, afbeeldingen en paginaformaat, respectievelijk alle werkbladen met getal-, valuta-, percentage- en datumwaarden.
• Tekst, Markdown en CSV naar PDF: open tekstbestanden (.txt), Markdown (.md) en tabellen (.csv, bijv. uit Excel of de boekhouding) of sleep ze naar het venster – PDFMy maakt er een nette A4-PDF van: koppen, lijsten en tabellen uit Markdown worden opgemaakt, CSV-tabellen krijgen op elke pagina de kopregel, veel kolommen komen in liggend formaat, bedragen staan rechts uitgelijnd. Speciale tekens uit oudere Excel-bestanden worden correct herkend.
• iPhone-foto’s (HEIC) en TIFF: open foto’s van de iPhone (.heic/.heif) en TIFF-bestanden – ook meerpagina’s van fax of scanner – of sleep ze naar het venster; PDFMy converteert ze in elke browser, ook in Chrome, Edge en Firefox. Elke TIFF-pagina wordt een PDF-pagina, faxresoluties (bijv. 204 × 98 dpi) worden correct rechtgetrokken. De conversie vindt plaats op uw apparaat.
• Afdrukken als poster: startpagina → „Afdrukken als poster”, of kies in het dialoogvenster Opslaan bij de pagina's per vel „Poster op 4 A4-vellen” of „op 9”. Elke pagina wordt vergroot en over meerdere vellen verdeeld, met een overlappende rand van 1 cm om aan elkaar te plakken.
• Kleuren omkeren: startpagina → „Kleuren omkeren”. Handig om bijvoorbeeld donkere dia's met minder toner af te drukken. De tekst blijft tekst. Alleen bij het formaat PDF.
• Pagina's benoemen: startpagina → „Pagina's benoemen”. Het voorwerk heet dan i, ii, iii, daarna begint de telling bij 1. Alleen de paginanamen in het pdf-programma veranderen, niet de inhoud van de pagina's.
• Tekst niet kopieerbaar: startpagina → „Tekst niet kopieerbaar”. Elke pagina wordt als afbeelding opgeslagen zonder tekstlaag, formuliervelden en links, waardoor het bestand meestal groter wordt. Tekstherkenning kan de tekst weer lezen. Gebruik voor vertrouwelijke inhoud dus altijd „Zwart maken”.
• Voorbereiden voor AI: startpagina → „Voorbereiden voor AI”. PDFMy slaat de tekst op als Markdown met koppen, tabellen, paginamarkeringen en korte gegevens over het document. Het bestand blijft op uw apparaat. Pas als u het zelf uploadt naar een AI-dienst, verlaat de inhoud uw apparaat.
• Scannen met de camera: het terug-gebaar beëindigt de scan niet zolang er opnamen zijn. Tik op „Klaar” om af te sluiten. Heeft de camera het vel verkeerd herkend, tik dan op de miniatuur en daarna op „Hoeken aanpassen”. Is het te donker, dan meldt PDFMy dat.
• Onscherpe opnamen: als een pagina onscherp lijkt, krijgt de miniatuur een gele rand. Tik erop om de pagina te controleren en zo nodig te verwijderen.
• Zoeken: hoofdletters en kleine letters spelen geen rol, en „ß” en „ss” gelden als gelijk: „Strasse” vindt ook „Straße”. Ook woordgroepen als „15 november” worden gevonden. Met „Alleen hele woorden” vindt „Test” niet langer „Testament”. Dit geldt ook voor markeren, vervangen en „Alle resultaten zwart maken”.
• Verder lezen: PDF's vanaf 5 pagina's openen weer op de pagina waar u het laatst was. Uw browser onthoudt daarvoor alleen een controlesom van het bestand en het paginanummer, geen bestandsnaam en geen inhoud.
• Wat bij het opslaan niet behouden blijft: bevat een PDF lagen, structuurtags, paginalabels of een XFA-formulier, dan meldt het dialoogvenster Opslaan dat vooraf. Hetzelfde geldt voor PDF/A: formuliervelden worden daar vast in de pagina opgenomen en bijlagen die geen PDF/A zijn, vervallen.
• Opslaan in grijstinten: in het dialoogvenster Opslaan onder „Paginanummers, kop-/voettekst, formaat …” → Kleur → „In grijstinten”. Alle pagina's, stempels, markeringen, handtekeningen en ingevoegde afbeeldingen worden grijs – zoals een zwart-witkopie, en dat bespaart kleurtoner. De pagina's worden daarbij als afbeelding opgeslagen; de tekst blijft doorzoekbaar. Werkt ook met PDF/A.
• PowerPoint: in het dialoogvenster Opslaan onder Formaat → „PowerPoint”. Elke pagina wordt een dia in paginaformaat – met stempels, markeringen en handtekeningen. De tekst staat onzichtbaar op zijn plaats en is in PowerPoint, Keynote of Impress doorzoekbaar en kopieerbaar; gescande pagina’s worden vooraf herkend (OCR). Handig om documenten in een vergadering te tonen of dia’s uit een PDF te hergebruiken.
• Markdown en HTML: in het dialoogvenster Opslaan onder Formaat → „Markdown” of „HTML”. PDFMy herkent koppen (lettergrootte, vet), alinea’s (ook afgebroken woorden aan het regeleinde), opsommingen en tabellen. Markdown is geschikt voor AI-assistenten, wiki’s en notitie-apps; HTML levert een toegankelijke webpagina op. Gescande pagina’s worden vooraf automatisch herkend (OCR).
• Tekst markeren: gereedschap „Markeren”, sleep dan met de muis over de woorden – precies de tekst wordt gemarkeerd, ook over meerdere regels; een klik markeert één woord. Kies ernaast de kleur (geel, groen, blauw, roze, oranje) en de stijl: Markeren, Onderstrepen of Doorhalen. Een geselecteerde markering kunt u een andere kleur geven of met Del verwijderen. Slepen op een lege plek markeert een gebied (bijv. een afbeelding). Alle vindplaatsen in één keer: Ctrl+F, zoekterm invoeren, „Alles markeren” – elke vindplaats in het hele document wordt gemarkeerd, ook woordgroepen zoals „15 november”; Ctrl+Z maakt alles ongedaan. Markeringen uit andere programma’s: opent u een PDF die al gemarkeerd is, dan neemt PDFMy de markeringen over met opmerking en auteur – ze kunnen van kleur veranderd en verwijderd worden (niet bij digitaal ondertekende PDF’s, zodat de handtekening geldig blijft). Bij het opslaan worden het echte PDF-markeringen: andere PDF-programma’s tonen ze als opmerking met de gemarkeerde tekst en kunnen ze verwijderen.
• Zoeken in document: Ctrl+F opent boven de pagina een zoekbalk – zoals in Word. Die toont „3 van 12”; Enter of F3 springt naar het volgende resultaat, Shift+Enter naar het vorige, Esc sluit. Het huidige resultaat is oranje gemarkeerd. Bij scans en foto's werkt het zoeken na de tekstherkenning (OCR). Alle vindplaatsen in één keer zwart maken: rechts onder „Zoeken in document”.
• Zoeken & vervangen: klik in de zoekbalk op Vervangen …, voer de nieuwe tekst in en kies Vervangen (huidig resultaat, Enter) of Alles vervangen (Ctrl+Enter). Elke betrokken regel wordt net als bij „Tekst wijzigen” natuurgetrouw vervangen – zelfde lettertype, kleur en breedte; de oude tekst wordt bij het opslaan verwijderd. Oorkonden, getuigschriften en officiële beschikkingen worden overgeslagen, bij rekeningafschriften en facturen worden de wijzigingen zichtbaar gemarkeerd. Ongedaan maken met Ctrl+Z – ook „Alles vervangen” over veel pagina's in één stap.
• Documenteigenschappen: Meer → Documenteigenschappen (Ctrl+D) toont titel, auteur, onderwerp, trefwoorden en ook pdf-versie, paginaformaat, aanmaakdatum, maakprogramma en wachtwoordbeveiliging. Titel, auteur, onderwerp en trefwoorden kunt u wijzigen – ze worden bij het opslaan in de pdf geschreven. Tip: goede trefwoorden maken pdf's snel vindbaar in Windows Zoeken en in de Finder. De gegevens van een geopende pdf blijven bij het opslaan behouden.
• Inhoud en bladwijzers: de knop „Inhoud” (toets I) toont alle hoofdstukken van de pdf; een klik springt erheen. Ctrl+B maakt een bladwijzer voor de huidige pagina; PDFMy stelt de eerste tekstregel als naam voor. Met ✎ hernoemen, met ⇥ als subitem inspringen, met ✕ verwijderen. Bladwijzers worden bij het opslaan in de pdf geschreven en verschijnen in pdf-programma's en browsers als inhoudsopgave. Bij het samenvoegen maakt PDFMy voor elk bestand automatisch een bladwijzer.
• Bladeren: met het muiswiel scrolt u door het hele document zoals in Word; linksonder staat „Pagina X van Y” – een klik daarop (of Ctrl+G) springt naar een pagina. De balken links en rechts kunt u met [ en ] inklappen.
• Meerdere documenten: „Toevoegen” voegt extra bestanden toe aan het geopende document, „Nieuw tabblad” opent een ander document ernaast – bovenaan verschijnt een tabbladbalk, een klik wisselt tussen de documenten. Opent u een bestand terwijl er al een document open is, dan vraagt PDFMy of het moet worden toegevoegd, in een nieuw tabblad geopend of vervangen.
• Afdrukken: knop „Afdrukken” in de werkbalk (of Ctrl+P): alle pagina's, deze pagina of bepaalde pagina's zoals „1-3, 5” – desgewenst 2 of 4 pagina's per vel of als brochure.
• Presenteren: F5 toont de pagina's schermvullend, verder met de pijltoetsen of een presenter-afstandsbediening.
• Voorlezen: de herkende tekst wordt voorgelezen met een stem van uw apparaat – zonder onlinedienst.
• Leesmodus (prettig lezen op de telefoon): … Meer → Leesmodus of onder „Herkende tekst”. De tekst loopt opnieuw door – geen zoomen en zijwaarts schuiven meer. Alinea's, koppen en opsommingen blijven behouden, aan het regeleinde afgebroken woorden worden weer samengevoegd. A−/A+ wijzigen de lettergrootte (wordt onthouden), „Ga naar” brengt u naar pagina's en koppen. Bij scans verschijnt de tekst na de tekstherkenning.
• Toegankelijk en als PDF/A (langetermijnarchief) opslaan – controleren in de Voorafgaande controle (zie hieronder).
• Controleren vóór verzending (voorafgaande controle): tegel „PDF controleren vóór verzending” of … Meer → Voorafgaande controle …. Kies de ontvanger: beA / rechtbank (Duitse regels voor elektronisch procesverkeer ERVB 2025: geen JavaScript, geen bijlagen, afdrukbaar, toegestane bestandsnaam, maximaal 200 MB), ePA (elektronisch patiëntendossier: PDF/A, maximaal 25 MB), Toegankelijk (BITV 2.0 / PDF/UA: tags, taal, titel, koppen, kopcellen in tabellen, alternatieve teksten), Archief (GoBD) (Duitse boekhoudregels: PDF/A, onversleuteld, tekst herkend) of PDF/A – alle controlepunten (kenmerk, kleurprofiel, lettertypen, scripts, versleuteling, opmerkingen, compressie, transparantie, bijlagen, titel – elk punt afzonderlijk). Het bestand wordt gecontroleerd zoals het zou worden opgeslagen. ✓ betekent voldaan, ✗ fout, i tip. „Automatisch oplossen” kiest de passende manier van opslaan (geschikt voor beA, PDF/A „Klein”, toegankelijk maken, PDF/A). „Rapport als PDF opslaan” slaat een controlerapport op met datum, resultaat en SHA-256-vingerafdruk van het gecontroleerde bestand – als bewijs voor het dossier of de procesdocumentatie. Het is een snelle controle van de meest voorkomende afwijzingsredenen; het vervangt geen volledige validatie.
• PDF toegankelijk maken (PDF/UA): tegel „PDF toegankelijk maken” of … Meer → PDF toegankelijk maken …, dan „Opslaan”. PDFMy herkent – ook in scans – koppen, alinea's, opsommingen en tabellen en markeert ze zo dat schermlezers ze correct voorlezen en je erin kunt springen: koppen als niveau 1 en 2, lijsten met lijstitems, tabellen met kopregel. Kop- en voetteksten en paginanummers worden verborgen (anders leest de schermlezer ze op elke pagina voor), maar blijven doorzoekbaar. Uit de koppen ontstaat een inhoudsopgave (bladwijzers); titel en documenttaal worden ingesteld. Er wordt opgeslagen volgens PDF/UA-1, tegelijk PDF/A. Daarna controleert PDFMy het voltooide bestand en toont het resultaat, bijv. „8 van 8 punten voldaan · herkend: 4 kop(pen), 1 tabel(len)”. Handig sinds de Duitse wet ter versterking van de toegankelijkheid (BFSG). Afbeeldingen beschrijven: vooraf zoekt PDFMy op elke pagina foto's, logo's en graphics en toont ze in een venster – daar vult u kort in wat er te zien is (bijv. „Situatietekening van het perceel”; bij het logo stelt PDFMy de afzender voor), of vinkt u „Alleen decoratie – niet voorlezen” aan. Beschreven afbeeldingen leest de schermlezer voor op de plek waar ze op de pagina staan. Het controlerapport toont bovendien of koppen gemarkeerd zijn en of tabellen kopcellen hebben. Beperkingen: een beschrijving schrijft PDFMy niet zelf (dat zou alleen met cloud-AI betrouwbaar zijn); bij publicaties raden we een steekproef met een schermlezer aan.
• PDF/A controleren: … Meer → Voorafgaande controle …, ontvanger „PDF/A – alle controlepunten” laat zien of de PDF voldoet aan de belangrijkste regels voor het langetermijnarchief – PDF/A-kenmerk, ingesloten kleurprofiel, alle lettertypen ingesloten, geen versleuteling, geen scripts of verboden acties, afdrukbare opmerkingen, geen LZW-compressie. Dat zijn de meest voorkomende redenen waarom rechtbanken (beA), overheden en archieven bestanden weigeren. „Automatisch oplossen” slaat op als PDF/A en controleert het opgeslagen bestand meteen nog eens: het resultaat is een geldig PDF/A-2b en tegelijk toegankelijk. De snelle controle vervangt geen volledige validatie.

Ondertekenen en digitaal ondertekenen

Handtekening, paraaf en bedrijfsstempel

Een klik op het hulpmiddel „Handtekening” opent de keuze met uw opgeslagen handtekeningen als afbeelding (handtekening, paraaf, bedrijfsstempel). Klik er een aan – die hangt dan aan de muisaanwijzer – en klik of tik op de gewenste plek in het document. In de keuze bepaalt u onder „Toevoegen” of onder de handtekening automatisch alleen de datum of plaats en datum moet verschijnen (bijv. „Paderborn, 17.10.2026”) – PDFMy onthoudt uw keuze en de plaats; de tekst kan zoals elke andere worden verplaatst, gewijzigd of verwijderd. Nog niets aangemaakt? Klik in de keuze op „Handtekening aanmaken” – drie manieren:

• Tekenen met muis, vinger of pen (gladde lijnen, „Laatste streek ongedaan maken”). Houd de telefoon dwars.
• Typen: naam invoeren en een van vijf handschriftstijlen kiezen.
• Afbeelding uploaden: op de desktop via de knop „Afbeelding uploaden …” in de werkbalk, door een afbeeldingsbestand naar het handtekeningvenster te slepen of met Ctrl+V (bijv. een uitsnede uit het Knipprogramma) – foto of scan van uw handtekening op papier (op de telefoon direct „Foto maken”), een stempel of een logo. PDFMy stelt automatisch vrij – het papier wordt transparant – en snijdt bij. Voor gekleurde stempels en logo's „Originele kleuren behouden”.

Kleur: zwart, blauw of donkerblauw. Bovenaan kiest u wat u aanmaakt: Handtekening, Paraaf of Bedrijfsstempel / logo – alle drie kunnen apart worden opgeslagen en in de werkbalk worden gekozen. „Paraaf op alle pagina's” zet uw paraaf met één klik rechtsonder op elke pagina, zoals gebruikelijk bij contracten. Na het aanmaken hangt de handtekening halfdoorzichtig aan de muisaanwijzer – klik gewoon op de gewenste plek (op de telefoon tikken); Esc breekt af. Verplaatsen door slepen, grootte via de greep rechtsonder, verwijderen met Del. Handtekening, paraaf en stempel worden op dit apparaat onthouden (standaard ingeschakeld, alleen in uw browser – er wordt niets geüpload); in het handtekeningvenster ziet u wat is opgeslagen en kunt u het verwijderen.

Handtekeningplekken automatisch vinden

Bij het hulpmiddel „Handtekening” zoekt PDFMy in het hele document naar plekken zoals „Handtekening …”, „Ondertekenaar”, „Plaats”, „Datum” of „Plaats, datum” – met een lijn ernaast, erboven of eronder, ook als de lijn getekend is en het label eronder staat. Daar verschijnen gele labels „✍ Hier ondertekenen” of blauwe „📅 Datum invoegen” en „📍 Plaats invoegen” – een klik zet uw handtekening passend op de lijn (zonder in de tekst erboven te steken), de datum of uw plaats (de eerste keer vraagt PDFMy naar de plaats en onthoudt die). „Volgende plek” in de werkbalk springt door alle nog open plekken, zodat er bij lange contracten geen wordt vergeten. Bij scans werkt dit na de tekstherkenning.

Ter ondertekening verzenden (meerdere personen)

Zo laat u een document door anderen ondertekenen – zonder server en zonder upload, vergelijkbaar met DocuSign:

1. „… Meer → Kantoor → Ter ondertekening verzenden …”: vul de namen en e-mailadressen van de personen in de gewenste volgorde in, plus uw eigen adres voor de terugmelding en desgewenst een termijn. Hebt u een sjabloon opgeslagen, kies het dan bovenaan – personen, velden, bericht en termijn worden overgenomen.
2. PDFMy stelt op herkende plekken zoals „Handtekening …” of „Plaats, datum” al velden voor – een klik op de naam in het veld wijst het toe aan een andere persoon. Meer velden: kies bovenaan „Veldtype” (Handtekening, Paraaf, Datum, Naam, Tekst, Selectievakje) en klik dan op de naam van de persoon en op de plek. Datum en naam vult PDFMy bij het ondertekenen zelf in; tekstvelden (bijv. adres) moet de persoon vooraf invullen. Verkeerde velden verwijdert u met „✕”. Voor terugkerende documenten (huurovereenkomst, arbeidsovereenkomst …): „Opslaan als sjabloon …”.
3. „Verzenden …”: PDFMy bereidt de e-mail met de pdf aan de eerste persoon voor (open het .eml-bestand en verzend het). Met een archiefmap staat er een kopie in het archief, en in het postregister ziet u de stand van zaken.
4. De persoon opent de pdf op pdfmy.de, klikt in het eigen gemarkeerde veld op „Hier ondertekenen” en daarna op „Ondertekend – doorsturen”. De e-mail aan de volgende persoon is voorbereid, met u in kopie.
5. Zonder PDFMy: De velden van de persoon zijn echte pdf-formuliervelden in het bestand – de persoon kan ook in Adobe Acrobat Reader, Voorvertoning op de Mac of Edge invullen en ondertekenen (bijv. met „Invullen en ondertekenen”), opslaan en de pdf naar u terugsturen. Opent u die in PDFMy, dan neemt PDFMy de invoer over en herkent de handtekening: „Als ondertekend overnemen …” (anders „In ander programma ondertekend …”) – daarna gaat de e-mail naar de volgende persoon. In het auditlogboek staat „Ondertekend in een ander pdf-programma”.
6. Wie niet wil ondertekenen, klikt op „Weigeren …” en kan een reden opgeven – u krijgt die via een voorbereide e-mail, en het verzoek is daarmee beëindigd.
7. Na de laatste handtekening komt de pdf bij u terug, met een toegevoegde pagina „Auditlogboek” (personen, tijdstippen, gegevens, controlesommen, verloop). Bij het openen toont PDFMy „Iedereen heeft ondertekend ✓”, en in het postregister staat „Afgehandeld”.

In uw taal: E-mails aan de ondertekenaars, herinneringen en het controleprotocol schrijft PDFMy in de taal waarin u PDFMy gebruikt.

Ter informatie: In het dialoogvenster kunt u adressen invoeren die niet ondertekenen, maar het resultaat in kopie ontvangen (bijv. belastingadviseur, boekhouding) – bij afronding of weigering, niet bij elke tussenstap. Ze staan ook in het auditlogboek en in het sjabloon.

Begeleid invullen: Wie ondertekent, ziet in de balk hoeveel gegevens er nog ontbreken. „Volgend veld →” springt van veld naar veld (eerst naar nog open verplichte gegevens), net als Enter in een tekstveld – handig op de telefoon.

Bulkverzending naar veel ontvangers: Vink in het dialoogvenster „Ter ondertekening verzenden” de optie „Bulkverzending” aan en voer de ontvangers in – één regel per persoon (Naam; E-mail), gekopieerd uit Outlook (Naam <E-mail>) of als CSV-bestand uit Excel (kolommen zoals „Naam” of „Voornaam/Achternaam” en „E-mail” worden herkend). Plaats het handtekeningveld één keer en kies dan „Naar … ontvangers verzenden”: iedere persoon krijgt een eigen exemplaar en ondertekent alleen, bijv. toestemmingsverklaringen, lidmaatschapsaanvragen of huisregels. Tot 10 ontvangers opent PDFMy met pdfmy Scan de e-mails direct in Outlook, anders staan alle concepten samen met een ontvangerslijst in een ZIP-bestand. In het postregister staat iedere persoon met een eigen status en „Herinneren”.

E-mails direct in Outlook: Met pdfmy Scan onder Windows (vanaf 1.8.8) opent PDFMy voorbereide e-mails – ondertekeningsverzoeken, doorsturen, herinneringen, „Delen → E-mail”, foutrapporten – direct als nieuw, verzendklaar bericht met bijlage in uw e-mailprogramma. Zonder pdfmy Scan wordt zoals voorheen een .eml-bestand opgeslagen, dat u opent en verzendt.

Echtheid aantoonbaar: PDFMy voegt elke handtekening toe aan het ontvangen bestand in plaats van het opnieuw te schrijven (incrementeel opslaan volgens de pdf-norm). Zo blijft elke versie ongewijzigd in het bestand. In de definitieve pdf toont „Overzicht” voor elke persoon „✓ ongewijzigd aanwezig” – of een melding als het bestand tussentijds opnieuw is opgeslagen of gewijzigd (bijv. in een ander pdf-programma).

Termijn en herinnering: De termijn staat in het postregister en op de startpagina onder „Termijnen” (met de dagelijkse herinnering, indien ingeschakeld). In de regel van het verzoek bereidt „Herinneren” een vriendelijke herinneringsmail voor aan de persoon die aan de beurt is – heeft nog niemand ondertekend, dan met de gearchiveerde pdf als bijlage.

Verzonden, ontvangen, gelezen: Onder „Overzicht” toont PDFMy voor elke persoon het verloop met tijdstip: ✓ Verzonden (e-mail voorbereid), ✓✓ Ontvangen (de pdf is in PDFMy geopend), ✓✓ Gelezen (elke pagina is bekeken) en ✍ Ondertekend. Daarboven staat op wie het verzoek wacht, sinds wanneer, hoe het met de termijn staat en wie daarna aan de beurt is.

Verzenden via WhatsApp, Signal of Teams – met leesbevestiging: klik in plaats van „Verzenden per e-mail” op „Verzenden via messenger” – het deelmenu opent, kies daar WhatsApp, Signal, Teams of een ander programma. Heeft de persoon alle pagina's in PDFMy bekeken, dan verschijnt bij hem of haar „Leesbevestiging verzenden”: één tik stuurt u in dezelfde messenger „✓✓ Gelezen” met een link. Tik op de link – PDFMy noteert „Gelezen” met tijdstip in het postregister. De link bevat niets uit het document en wordt gecontroleerd met een sleutel die alleen het verzoek kent; vervalste bevestigingen herkent PDFMy. De blauwe vinkjes van de messenger tonen alleen dat het bericht is weergegeven – deze bevestiging dat het document gelezen is. Zonder medewerking van de persoon kan het bewust niet: daarvoor zou een server nodig zijn die stiekem meetelt.

Wat u nu kunt doen: Blijft een verzoek hangen, dan stelt PDFMy de afzender de volgende stap voor – bijvoorbeeld herinneren als er al drie dagen geen reactie is gekomen, of even bellen als iemand het document heeft gelezen maar nog niet ondertekend. In het postregister is „Herinneren” dan rood gemarkeerd; PDFMy telt de herinneringen en toont wanneer voor het laatst is herinnerd.

Zonder server – zo bereikt de stand van zaken u: „Ontvangen” en „Gelezen” staan in de pdf zelf en reizen mee. U ziet ze zodra een nieuwere versie bij u aankomt (u staat bij elke doorzending in kopie). Sneller gaat het met de leesbevestiging: elke verzoek- en herinneringsmail vraagt erom – het e-mailprogramma van de ontvanger vraagt of die moet worden verzonden.

Wie heeft ondertekend? In het postregister staat onder het onderwerp wie al heeft ondertekend en wanneer. In de geopende pdf toont „Overzicht” elke persoon met tijdstip en de SHA-256-controlesom van de versie die hij of zij heeft ontvangen. De gegevens reizen als bijlage „pdfmy-unterschriften.json” mee in de pdf. Een getekende handtekening is een eenvoudige elektronische handtekening; voor meer bewijskracht ondertekent u het voltooide document bovendien digitaal („Aanvullend digitaal ondertekenen …”).

Handtekeningen controleren

Opent u een digitaal ondertekende pdf (contract, beschikking, factuur), dan toont PDFMy boven het document een balk: groen – ondertekend door …, sinds de ondertekening ongewijzigd; geel – geldig, maar daarna is er iets toegevoegd; rood – handtekening ongeldig, bijv. omdat het document is gewijzigd. „Handtekeningdetails” toont ondertekenaar, tijdstip, reden, plaats, uitgever, geldigheid van het certificaat, tijdstempel en of het een gekwalificeerd certificaat (eIDAS) is. De controle vindt plaats op uw apparaat. Of de uitgever een erkende certificeringsinstantie is, controleert PDFMy niet – gebruik daarvoor de gratis officiële controlediensten, bijv. de eIDAS-handtekeningcontrole van de Europese Commissie (DSS) of de controledienst van de Bundesnetzagentur (Duitse federale netwerkautoriteit). Belangrijk: slaat u de pdf met wijzigingen op, dan vervalt de handtekening; het origineel blijft geldig. Vóór de eerste tekstwijziging of afdekking in een ondertekende pdf vraagt PDFMy daarom eenmaal om bevestiging.

Digitale handtekening

Vink in het dialoogvenster Opslaan „Digitaal ondertekenen” aan. Met een eigen certificaat (.p12/.pfx) ondertekent PDFMy direct in de browser volgens de Europese standaard PAdES (ETSI EN 319 142, eIDAS); het wachtwoord wordt nooit opgeslagen. Meerdere personen kunnen na elkaar ondertekenen: opent de volgende persoon de ondertekende pdf ongewijzigd in PDFMy, dan toont de handtekeningbalk „Medeondertekenen” – diens handtekening wordt toegevoegd, de bestaande blijven geldig. Onder Windows werkt het met pdfmy Scan ook met Windows-certificaten en handtekeningkaarten, ook gekwalificeerd – vanaf pdfmy Scan 1.8.0 eveneens volgens PAdES (oudere versies ondertekenen in het eerdere formaat; pdfmy Scan meldt updates zelf, anders rechtsklik op het pictogram naast de klok → „Naar updates zoeken”).

Met tijdstempel: Als pdfmy Scan actief is (vanaf versie 1.9.0 onder Windows, 1.1.9 op Mac en Linux), verschijnt naast „Digitaal ondertekenen” het vinkje „met tijdstempel”. Een onafhankelijke tijdstempeldienst (bijv. DigiCert of Sectigo) bevestigt dan het tijdstip van ondertekenen volgens RFC 3161 (PAdES B-T) – zo blijft aantoonbaar dat de handtekening op dat moment bestond, ook als het certificaat later verloopt. Alleen een controlewaarde van de handtekening wordt verzonden, niet het document.

E-factuur

Lezen: open gewoon ZUGFeRD-pdf's en XRechnungen (XML) – PDFMy toont de factuur leesbaar en neemt bedrag, termijn en IBAN exact over.

Controleren: bij het openen controleert PDFMy de e-factuur meteen: verplichte gegevens (factuurnummer, datum, verkoper met btw-id of belastingnummer, koper, regels) en rekenregels (regels, netto, btw, bruto, te betalen bedrag) volgens EN 16931, bij XRechnung ook de Leitweg-ID (kopersreferentie voor Duitse overheden), contactpersoon en betaalwijze. In de briefgegevens staat „✓ gecontroleerd” of het aantal fouten; een klik toont de details. Andere bestanden controleert u via Meer → E-factuur controleren …, zonder ze te openen. De volledige officiële controle met alle regels biedt de gratis validatietool van de KoSIT (Duitse coördinatiedienst voor IT-standaarden).

Maken: tegel „E-factuur maken”: verkoopfactuur volgens EN 16931 als ZUGFeRD-pdf of als XRechnung (bijv. voor Duitse overheden met Leitweg-ID). Uw bedrijfsgegevens worden onthouden, ontbrekende verplichte gegevens worden begrijpelijk gemeld.

App en standaard-pdf-programma

• Zonder internet (offline): eenmaal met internet geopend – startpagina, toolpagina of help –, slaat PDFMy zichzelf op het apparaat op (computer, telefoon, tablet). Rechtsonder verschijnt „✓ Offline klaar”; daarna werken scannen, tekstherkenning, bewerken, ondertekenen en opslaan ook zonder verbinding. Extra bestanden zoals de lettertypen voor Word-bestanden laadt PDFMy via wifi (niet via het mobiele netwerk). iPhone en iPad: Safari wist de offline opslag van een website na ongeveer 7 dagen zonder gebruik – voeg PDFMy daarom toe via Deel → Zet op beginscherm, dan blijft het blijvend offline beschikbaar. Tekstherkenning in een andere taal dan Duits en de interfacetaal heeft de eerste keer internet nodig.
• Als app installeren: knop „App downloaden” bovenaan in PDFMy. iPhone: in Safari Deel → Zet op beginscherm. Mac met Safari: Archief → Voeg toe aan Dock.
• Telefoon: PDF in PDFMy openen (Android): is PDFMy als app geïnstalleerd („App downloaden” of in Chrome ⋮ → App installeren), dan staat PDFMy bij het delen in de lijst: tik op een PDF, foto of scan (bijv. in Gmail, WhatsApp, „Bestanden” of Downloads), Delen → „PDFMy”. Het bestand opent direct in PDFMy en blijft op de telefoon. Was PDFMy al eerder geïnstalleerd, dan verschijnt de vermelding na de volgende automatische app-update door Chrome (meestal binnen enkele dagen) – direct als u de app verwijdert en opnieuw installeert. Android staat niet toe dat web-apps als standaardapp voor PDF's worden ingesteld; „Delen → PDFMy” is de bedoelde weg.
• iPhone en iPad: Apple staat web-apps geen vermelding in het deelmenu toe en ook geen koppeling als PDF-programma – dat kan daar alleen met een app uit de App Store. Zo opent u PDF's toch snel: start PDFMy vanaf het beginscherm en tik op „Openen” – de keuze toont de app „Bestanden” met iCloud Drive, downloads en bijlagen die u daar hebt bewaard (in Mail: bijlage ingedrukt houden → Bewaar in Bestanden).
• Bijlagen uit Outlook of Thunderbird: dubbelklikken op de bijlage opent hem in PDFMy. Outlook slaat bijlagen op in beveiligde of kortstondige mappen die de browser niet mag lezen – pdfmy Scan (Windows vanaf 1.8.7, Mac en Linux vanaf 1.1.7) slaat het bestand meteen op of geeft het alsnog door aan PDFMy; dat geldt ook als de Chrome-app „PDFMy” als standaard is ingesteld. Zonder pdfmy Scan: sla de bijlage in Outlook op („Opslaan als”) en open hem daarna.
• Bijlage gaat niet open? PDFMy noemt nu de precieze oorzaak: pdfmy Scan draait niet of is verouderd (dan starten of bijwerken), Outlook heeft de tijdelijke kopie al verwijderd (bijlage opnieuw openen) of – op de Mac – de privacybescherming van macOS blokkeert de toegang. Op de Mac helpt het meest betrouwbaar: menu → „Als standaard voor PDF's instellen …” en „PDFMy (pdfmy Scan)” kiezen; dan geeft Outlook het bestand direct door aan PDFMy. U kunt ook in Systeeminstellingen → Privacy en beveiliging → Volledige schijftoegang „perl” toestaan. Direct helpt altijd: de bijlage in Outlook met „Opslaan als” opslaan en daarna openen.
• Mac: pdf-bijlagen uit Outlook direct in PDFMy openen – eenmalig instellen:
  1. Op pdfmy.de bovenaan op „Scannen” klikken en „pdfmy Scan voor Mac” downloaden (of direct pdfmy.de/scanner.html).
  2. Het bestand „pdfmy-Scan-Mac.command” openen (rechtsklik → Open) en de installatie laten doorlopen. Wie pdfmy Scan al heeft, voert de installatie gewoon nog een keer uit – die brengt het programma up-to-date.
  3. Bij de vraag „Sollen PDF-Dateien künftig per Doppelklick in PDFMy geöffnet werden?“ („Moeten pdf-bestanden voortaan met dubbelklikken in PDFMy worden geopend?”) op „Ja, PDFMy verwenden“ („Ja, PDFMy gebruiken”) klikken.
  Daarna openen pdf-bijlagen uit Outlook met dubbelklikken direct in PDFMy. Vraagt macOS of PDFMy toegang mag krijgen tot gegevens van andere apps, kies dan „Sta toe”.
• Windows – pdf's met dubbelklik: met pdfmy Scan via Meer → Als standaard voor PDF's instellen.
• Afdrukken naar PDFMy (Windows): Meer → Printer „PDFMy” instellen … (of in het pictogram van pdfmy Scan rechtsonder) maakt een printer alleen voor u aan – met het in Windows ingebouwde PDF-stuurprogramma; Windows vraagt eenmaal om bevestiging. Daarna in elk programma (Word, browser, ERP-pakket …) Afdrukken → printer „PDFMy (uw naam)”: het document opent na enkele seconden in PDFMy, met echte, doorzoekbare tekst. De afdrukbestanden staan in een map waartoe alleen uw account toegang heeft en worden na 7 dagen verwijderd – sla belangrijke documenten op vanuit PDFMy. Verwijderen via hetzelfde menu-item. Op terminalservers (meerdere gebruikers tegelijk) wordt de printer niet aangeboden. Is „Microsoft Print to PDF” uitgeschakeld, dan opent pdfmy Scan (vanaf 1.10.1) het Windows-venster om het in te schakelen – vink het daar aan en klik op OK.
• Openen in Office-programma: Meer → Openen in Office-programma … toont de Office-programma's op uw computer – en wat u met elk ervan kunt doen. U kiest zelf: ONLYOFFICE (PDF direct bewerken), LibreOffice of Collabora Office (Writer: als Word-document, Draw: als tekening met grotendeels dezelfde opmaak), FreeOffice TextMaker of SoftMaker TextMaker en Apache OpenOffice Writer (als Word-document), Inkscape (als afbeelding – voor plattegronden, flyers, logo's) of Microsoft Word (Word converteert de PDF naar een Word-document en vraagt dat vooraf eenmalig – bevestig met OK). „Als Word-document” betekent: PDFMy zet alinea's, koppen en tabellen zelf in elkaar (zoals bij PDF naar Word) en geeft het programma dat bestand. PDFMy onthoudt uw keuze voor de volgende keer. Het bestand blijft op uw computer (pdfmy Scan vanaf 1.11.0 onder Windows, vanaf 1.4.0 voor Mac en Linux – FreeOffice, OpenOffice, Inkscape en „als Word-document” vanaf 1.12.0 of 1.5.0; opgeslagen in een lokale map, niet in OneDrive). Sla het resultaat in het programma op met „Opslaan als” op uw gebruikelijke plek. Geen Office-programma geïnstalleerd? ONLYOFFICE Desktop, LibreOffice en FreeOffice zijn gratis.
• In cloudmap opslaan (Nextcloud, ownCloud, Seafile, Dropbox, OneDrive, Google Drive, iCloud): … Meer → In cloudmap opslaan … toont de mappen van de synchronisatieprogramma's op uw computer – bijv. de map van uw Nextcloud-programma. Een klik op „Opslaan” zet de PDF daar in de submap „PDFMy”; „In map tonen” opent hem. Het uploaden doet daarna uw eigen synchronisatieprogramma – naar uw eigen opslag, bijv. de Nextcloud-server van uw bedrijf. PDFMy zelf maakt geen verbinding met de cloud en heeft geen inloggegevens nodig. Vereist pdfmy Scan vanaf 1.12.0 (Windows) of 1.5.0 (Mac, Linux). Geen cloudmap gevonden? Installeer het synchronisatieprogramma van uw aanbieder (bijv. Nextcloud Desktop) – of kies onder „Archiefmap kiezen …” een willekeurige map. Op de telefoon: kies „Delen …” en de app van uw cloudopslag.
• Vanuit Office-programma's naar PDFMy: kies in ONLYOFFICE, LibreOffice, Collabora Office, Word, Excel, SoftMaker, WPS of elk ander programma gewoon Afdrukken en de printer „PDFMy” (op de Mac: in het afdrukvenster „PDF” → „In PDFMy öffnen”) – het document opent meteen in PDFMy, met echte, doorzoekbare tekst.
• Afdrukken naar PDFMy (Mac): pdfmy Scan voor Mac (vanaf 1.3.0) voegt „In PDFMy öffnen” toe aan het PDF-menu van het afdrukvenster: in elk programma Afdrukken → linksonder „PDF” → „In PDFMy öffnen”. Het document opent in PDFMy met zijn titel als bestandsnaam.
• Linux – pdf's met dubbelklik: pdfmy Scan voor Linux maakt „PDFMy” aan in het toepassingsmenu en vraagt of het de standaard voor pdf's moet worden. Later: in het bestandsbeheer rechtsklikken op een pdf → Openen met → PDFMy → als standaard instellen, of in PDFMy Meer → Als standaard voor PDF's instellen.
• Mac – pdf's met dubbelklik: pdfmy Scan voor Mac maakt de app „PDFMy” aan en vraagt of die de standaard voor pdf's moet worden. Later: in de Finder Toon info → Open met: PDFMy → Wijzig alle. Kies bij voorkeur de app „PDFMy” uit Apps (niet de Chrome-app met dezelfde naam). „Druk af” in de Finder stuurt de pdf rechtstreeks naar de standaardprinter (vanaf pdfmy Scan voor Mac 1.1.6).
• Browserextensie: pdf's waarop u in de browser klikt, openen direct in PDFMy – in Chrome en Edge, onder Windows en op de Mac. Naar de extensie →

Talen

• Taal van de interface: PDFMy is beschikbaar in 40 talen – Duits, Engels (Brits en Amerikaans), Frans, Italiaans, Spaans, Portugees, Nederlands, Pools, Tsjechisch, Slowaaks, Hongaars, Roemeens, Bulgaars, Grieks, Kroatisch, Sloveens, Servisch, Bosnisch, Macedonisch, Albanees, Deens, Zweeds, Noors, Fins, Ests, Lets, Litouws, Iers, Maltees, IJslands, Catalaans, Baskisch, Galicisch, Luxemburgs, Welsh, Turks, Russisch, Oekraïens en Wit-Russisch. PDFMy start in de taal van uw browser; wijzigen via Meer → Taal. De vertalingen zijn machinaal gemaakt – de Duitse versie is leidend.
• Alle pagina's van pdfmy.de: hulp, scannerhandleiding, apparatenlijst, toolpagina's, browserextensie, pers, toegankelijkheid, colofon en privacyverklaring zijn eveneens in alle 40 talen beschikbaar – wisselen rechtsboven op de pagina. Elke taalversie heeft een eigen adres om te delen, bijv. pdfmy.de/fr/hilfe.html of pdfmy.de/en-GB/pdf-verkleinern.html. De keuze geldt ook voor PDFMy en omgekeerd. Voor colofon en privacyverklaring is de Duitse versie juridisch bindend.
• Datum en getallen: PDFMy toont datum, tijd, bedragen en bestandsgroottes in het formaat van uw taal (bijv. 18/10/2026 in het Engels (VK), 10/18/2026 in het Engels (VS)). In uw documenten (stempels, notities, handtekeningdatum, kop- en voetteksten, e-facturen) en in bestandsnamen blijft de datum ongewijzigd.
• Brieven in andere talen: de tekstherkenning leest Duitse brieven en herkent zelf de taal van andere brieven – alle hierboven genoemde talen, ook in cyrillisch schrift (Russisch, Oekraïens, Bulgaars, Servisch, Macedonisch, Wit-Russisch) en Grieks. Het passende taalbestand (1–4 MB) laadt PDFMy de eerste keer, daarna werkt het ook offline.
• Arabisch, Perzisch, Hebreeuws, Chinees, Japans, Koreaans: ook deze schriften herkent PDFMy. Arabische en Chinese brieven vindt de automatische detectie zelf; kies voor Perzisch, Hebreeuws, Japans, Koreaans en traditioneel Chinees de taal onder Instellingen → Scannen → Documenttaal. De herkende tekst is in de opgeslagen PDF doorzoekbaar en kopieerbaar (ook als PDF/A), zit in Word, Markdown en HTML en kan worden vertaald. De taalgegevens (0,4–2 MB) downloadt PDFMy pas wanneer ze voor het eerst nodig zijn.
• Vaste documenttaal: ontvangt u voornamelijk post in een andere taal, stel die dan in onder Instellingen → Scannen → Documenttaal – dat bespaart de tweede ronde.
• Opgeslagen pdf's bevatten de herkende documenttaal (belangrijk voor schermlezers en PDF/UA); Voorlezen gebruikt een offline stem in deze taal.

Advocatenkantoor: beA en producties

• Controleren voor beA: … Meer → Voorafgaande controle … (ontvanger „beA / rechtbank”) laat zien of de PDF voldoet aan de technische eisen van de Duitse justitie (Elektronischer-Rechtsverkehr-Bekanntmachung 2025, de officiële bekendmaking over elektronisch rechtsverkeer): geen JavaScript, geen ingesloten bestanden of media, afdrukbaar en niet versleuteld, maximaal 200 MB, bestandsnaam van maximaal 90 tekens met alleen letters (ook ä, ö, ü, ß), cijfers, underscore en koppelteken. Er zijn opmerkingen over niet-ingesloten lettertypen en pagina's zonder tekst (tekstherkenning wordt aanbevolen, maar is niet verplicht). De bestandsnaam vult u direct in het controlevenster in – PDFMy stelt een toegestane naam voor en controleert die tijdens het typen. Zijn er meerdere bestanden geopend, dan staat elk daarnaast afzonderlijk in het resultaat.
• Opslaan voor beA: klik in de Voorafgaande controle (ontvanger „beA / rechtbank”) op „Automatisch oplossen”: maakt een PDF/A zonder JavaScript en bijlagen onder de ingevoerde (toegestane) bestandsnaam en controleert het opgeslagen bestand nog eens. Een e-factuurbijlage (XML) wordt daarbij niet meegegeven.
• Producties nummeren: Open de producties bij het processtuk een voor een (Toevoegen), dan Meer → Producties nummeren …. Elk bestand wordt een productie – kenletter naar keuze (K, B, AS, AG, BK, BB …), beginnen bij elk gewenst nummer, aanduiding aanpasbaar. PDFMy plaatst de stempel „Anlage K 1” rechtsboven op de eerste pagina, maakt een productieoverzicht en slaat desgewenst elke productie op als apart bestand dat geschikt is voor beA, met logische nummering (bijv. Anlage_K1_Kaufvertrag.pdf) – als ZIP of direct in de archiefmap.
• Vertrouwelijkheid: controle, omzetting en nummering vinden volledig op uw apparaat plaats – documenten van cliënten worden niet geüpload.

Privacy en beveiliging

• Documenten, herkende tekst en briefgegevens blijven op uw apparaat. Geen cookies, geen tracking, geen externe servers. Ook de tekstherkenning (AI) draait lokaal.
• Wat de browser opslaat (instellingen, zoekindex, onthouden handtekening …) verwijdert u via Instellingen → Alle lokaal opgeslagen gegevens verwijderen.
• PDFMy wordt ontwikkeld volgens de principes van ISO 27001 en ISO 9001; PDF/A en PDF/UA worden met veraPDF gecontroleerd.
• Veilige updates: Elke nieuwe versie van PDFMy wordt vóór publicatie automatisch in de browser gecontroleerd en kan bij een probleem direct worden teruggezet naar de vorige. Een update downloadt alleen de gewijzigde bestanden opnieuw – meestal enkele honderden KB in plaats van ongeveer 20 MB, wat onderweg mobiele data bespaart. pdfmy Scan (vanaf 1.13.0) installeert een update alleen als die een geldige digitale handtekening van Mentor GmbH heeft en nieuwer is dan de geïnstalleerde versie – een ondergeschoven of oudere bestand wordt geweigerd. Een nieuwe versie van PDFMy wordt nooit midden in uw werk geactiveerd: loopt er een scan of een andere bewerking of is er een document geopend, dan verschijnt rechtsonder „Nieuwe versie beschikbaar – nu opnieuw laden” en bepaalt u zelf wanneer.
• pdfmy Scan accepteert alleen opdrachten van PDFMy: het hulpprogramma beantwoordt alleen verzoeken van pdfmy.de op uw eigen computer – andere websites kunnen het niet besturen en er niets uit lezen, ook niet via omwegen (DNS-rebinding). Updates installeert het alleen met een geldige, niet ingetrokken handtekening van Mentor GmbH (Paderborn) en alleen als het bestand zelf echt nieuwer is (vanaf Windows 1.14.1, Mac/Linux 1.6.1).
• Terminalservers en meerdere gebruikers: Zijn er op één computer tegelijk meerdere gebruikers aangemeld (Windows-terminalserver of Extern bureaublad, Mac of Linux met meerdere accounts), dan bedient pdfmy Scan alleen de gebruiker die het heeft gestart – programma’s van andere gebruikers worden geweigerd en komen niet bij bestanden, het logboek of handtekeningen. Elke gebruiker heeft zijn eigen pdfmy Scan; PDFMy vindt het zelf, en scans en dubbelklikken komen altijd bij de juiste persoon terecht. Er hoeft niets te worden ingesteld (vanaf Windows 1.15.0, Mac/Linux 1.7.0).
• Bezoekersstatistiek en downloadtelling: wij zien alleen samengevatte cijfers die onze webhost IONOS uit de serverlogs samenstelt (bezoekers, bekeken pagina's) – zonder cookies, zonder ingebouwde teldiensten, zonder kenmerk. Bij het downloaden van pdfmy Scan of de extensie roept PDFMy bovendien een lege pagina op (bijv. /download/zaehlung/windows.html), zodat de download in deze statistiek verschijnt. Uw documenten worden daardoor nooit geraakt. Details: Privacyverklaring, nr. 3.
• Details: Privacyverklaring · Toegankelijkheid
• Open broncode: PDFMy staat op GitHub (haus-it/pdfmy) ter beschikking voor verdere ontwikkeling – © Mentor GmbH, uitsluitend voor niet-commerciële doeleinden (PolyForm Noncommercial 1.0.0); commercieel gebruik alleen met een licentie van Mentor GmbH. Wie de code gebruikt, verwijst zichtbaar naar www.pdfmy.de. Het gebruik van pdfmy.de zelf blijft voor iedereen gratis. We zijn blij met foutmeldingen, ideeën, vertalingen en bijdragen.

Veelgestelde vragen

Sneltoetsen

Op de Mac ⌘ in plaats van Ctrl.

Hulp krijgen

PDFMy wordt voortdurend verder ontwikkeld. Als iets niet lukt, meld het dan meteen – wij lossen het snel op.

• Klik in PDFMy rechtsonder op „Fout melden” (of Meer → Probleem melden; vanaf deze pagina: Fout melden). U kiest „Fout” of „Verbetervoorstel” en beantwoordt zo nodig drie korte vragen: Wat hebt u gedaan, wat is er gebeurd, wat had u verwacht? Het rapport bevat versies, logboek, opgetreden programmafouten en – als pdfmy Scan draait (vanaf 1.14.0, Mac/Linux 1.6.0) – het interne netwerkadres en de computernaam, maar geen documenten; bestandsnamen en afzenders zijn onherkenbaar gemaakt. Onder „Inhoud van het rapport” ziet u vooraf alles. Er wordt pas verzonden als u in uw mailprogramma op „Verzenden” klikt.
• Als er iets misgaat: treedt er in PDFMy een onverwachte programmafout op, dan biedt PDFMy bovenaan eenmalig aan die te melden – de fout is dan al ingevuld. „Sluiten” verbergt de melding.
• Per e-mail: wumertens@mentor-group.de
• Voor pers en media: perspagina met persteksten, afbeeldingen en contact.