Privacyverklaring

Vertaling ter informatie – juridisch bindend is de Duitse versie.

1. Het belangrijkste in het kort

Uw bestanden verlaten uw apparaat niet. pdfmy verwerkt pdf's, afbeeldingen en scans uitsluitend in uw browser. Documenten, herkende tekst, formulierinvoer, wachtwoorden en handtekeningen worden niet aan ons of aan derden doorgegeven. Er zijn geen cookies, geen tracking, geen advertentienetwerken en geen ingebedde externe diensten. Ook de ingebouwde AI (tekstherkenning, briefanalyse) draait op uw apparaat, niet bij een AI-dienst op internet.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

Mentor GmbH
Am Hoppenhof 30a
33104 Paderborn
Duitsland
E-mail: wumertens@mentor-group.de

3. Beschikbaarstelling van de website (hosting)

De website wordt gehost bij IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur. Bij het bezoek stuurt uw browser technisch noodzakelijke gegevens naar de server, die in logbestanden kunnen worden opgeslagen: IP-adres, datum en tijd, opgevraagd bestand, overgedragen hoeveelheid gegevens, referrer-URL en browser en besturingssysteem. De verwerking dient voor de veilige en stabiele beschikbaarstelling van de website (art. 6 lid 1 sub f AVG). De loggegevens worden na korte tijd verwijderd of geanonimiseerd en niet met andere gegevens samengevoegd. Met IONOS is een verwerkersovereenkomst gesloten conform art. 28 AVG.

Uit deze loggegevens stelt IONOS voor ons samengevatte bezoekersstatistieken samen (IONOS WebAnalytics) – zoals het aantal bezoekers, bekeken pagina's en downloads. Daarvoor wordt niets in de pagina ingebouwd; er zijn geen cookies en geen kenmerk dat u herkent (art. 6 lid 1 sub f AVG; gerechtvaardigd belang: vraag naar en verspreiding van het aanbod inschatten). Om downloads van pdfmy Scan en de browserextensie daarin te laten verschijnen, roept PDFMy bij het downloaden bovendien een lege pagina van deze website op (/download/zaehlung/windows.html, mac.html, linux.html of erweiterung.html); daarbij ontstaan alleen de hierboven genoemde loggegevens.

Alle programmaonderdelen, lettertypen en de taalgegevens van de tekstherkenning worden uitsluitend van pdfmy.de geladen, niet van externe servers.

4. Verwerking van uw documenten

Openen, tekstherkenning (OCR), bewerken, samenvoegen, comprimeren, versleutelen en opslaan gebeuren volledig lokaal in uw browser. Opgeslagen bestanden zet uw browser op de plek die u kiest. Als u een map vrijgeeft („Scanmap”, „Archiefmap”), heeft de pagina alleen toegang tot die map en alleen zolang de pagina geopend is.

5. Opslag op uw apparaat

Zodat pdfmy snel en ook offline werkt, slaat uw browser de programmabestanden op in de cache (service worker). Uw instellingen (bijv. beeldkwaliteit) worden in de lokale opslag van uw browser bewaard, handtekening, paraaf en bedrijfsstempel (getekend, getypt of als afbeelding geüpload) alleen als u „Op dit apparaat onthouden” inschakelt; geüploade afbeeldingen worden daarbij alleen op uw apparaat verwerkt. De handschriftlettertypen voor getypte handtekeningen levert pdfmy.de zelf – er worden geen lettertypen van derden geladen. Afhankelijk van de gebruikte functie slaat de browser bovendien op: het postregister (lokale kopie) en een volledige-tekstindex van uw gearchiveerde brieven voor het zoeken, geleerde toewijzingen per afzender, uw eigen adres en een gekozen briefpapier voor antwoordbrieven, uw bedrijfsgegevens en het laatste factuurnummer voor e-facturen, sjablonen voor ondertekeningsverzoeken (namen en e-mailadressen van de personen, velden, bericht), teamadressen voor het doorsturen, de lijst „Recent geopend” (alleen bestandsnaam en een verwijzing naar het bestand, geen inhoud), de crashbeveiliging (een kopie van nog niet opgeslagen documenten, zodat ze na een crash of per ongeluk sluiten kunnen worden hersteld; verwijderd bij opslaan of sluiten, via „Verwerpen” of uiterlijk na 7 dagen) en een door u gekozen handtekeningcertificaat (een certificaatbestand alleen in de met een wachtwoord beveiligde vorm, bij Windows-certificaten alleen naam en vingerafdruk; wachtwoord en pincode worden nooit opgeslagen). Deze gegevens blijven in uw browser en worden niet aan ons doorgegeven.

Deze opslag is strikt noodzakelijk voor de door u gewenste functie (§ 25 lid 2 nr. 2 TDDDG). U kunt deze op elk moment verwijderen in PDFMy via „Instellingen → Alle lokaal opgeslagen gegevens verwijderen” of via de browserinstellingen („Websitegegevens wissen”). Bestanden in uw archiefmap blijven daarbij behouden.

5a. Apparaatfuncties

Camera: bij het scannen met de telefoon wordt het camerabeeld alleen in de browser verwerkt en niet doorgegeven. De toegang verleent u zelf en u kunt deze op elk moment intrekken. Meldingen: de termijnherinnering maakt uw browser zelf aan; er is geen pushdienst en geen server die uw termijnen kent. Voorlezen: PDFMy gebruikt alleen stemmen die op uw apparaat zijn geïnstalleerd. Onlinestemmen, die de tekst naar een externe server zouden sturen, worden bewust niet gebruikt. Delen en doorsturen: deelt u een document via e-mail, messenger of Windows Delen, dan gaat het via de door u gekozen app naar de door u gekozen ontvanger; PDFMy zelf verzendt daarbij niets.

6. Browserextensie „PDFMy – PDF's direct openen”

De optionele extensie voor Chrome en Edge laadt een pdf die u in de browser opent of via rechtsklik kiest van de betreffende website en geeft die binnen uw browser door aan pdfmy. Daarbij worden geen gegevens aan ons of derden doorgegeven; er is geen geschiedenis, geen statistiek en geen configuratie op afstand. Opgeslagen worden alleen uw twee instellingen (automatisch openen aan/uit, doel) in de browser en gedurende enkele minuten het adres van de laatst doorgegeven pdf, zodat „Terug” niet opnieuw omleidt (alleen in het werkgeheugen van de browser). De toegang tot websites verleent u uitdrukkelijk bij het inschakelen; bij het uitschakelen wordt die ingetrokken.

6a. Hulpprogramma „pdfmy Scan” (Windows, Mac en Linux)

pdfmy Scan verbindt uw scanner met PDFMy. Het draait op uw pc en is alleen vanaf uw eigen computer bereikbaar (127.0.0.1); scans en documenten gaan direct naar PDFMy in uw browser. Bij het ondertekenen met een Windows-certificaat of een handtekeningkaart blijft de sleutel in Windows of op de kaart. Voor de updatecontrole haalt pdfmy Scan bij het starten en elke zes uur een versiebestand op van pdfmy.de; daarbij ontstaan alleen de onder nr. 3 genoemde serverloggegevens. Stelt u de printer „PDFMy” in, dan plaatst Windows afgedrukte documenten in een map waartoe alleen uw gebruikersaccount toegang heeft (C:\ProgramData\PDFMy\Druck); pdfmy Scan opent ze van daaruit in PDFMy en verwijdert ze na 7 dagen. Niets daarvan wordt verzonden. Kiest u „In cloudmap opslaan”, dan zet pdfmy Scan de PDF in de map van uw synchronisatieprogramma (bijv. Nextcloud, Dropbox, OneDrive) op uw computer; of en waarheen hij van daaruit wordt verzonden, bepalen uitsluitend uw synchronisatieprogramma en uw overeenkomst met de aanbieder ervan – PDFMy en pdfmy Scan zelf verzenden niets.

pdfmy Scan voor Mac werkt op dezelfde manier: het draait op uw Mac, is alleen vanaf daar bereikbaar (127.0.0.1) en communiceert met scanners in uw lokale netwerk. Opent u een pdf met een dubbelklik in PDFMy – of kiest u in het afdrukvenster „PDF → In PDFMy öffnen” –, dan wordt het bestand met een eenmalig wachtwoord direct doorgegeven aan PDFMy in uw browser; het verlaat de Mac niet. Bij de installatie wordt eenmaal het PDFMy-symbool van pdfmy.de geladen; een automatische updatecontrole is er niet. pdfmy Scan voor Linux werkt op dezelfde manier (alleen 127.0.0.1, installatie alleen voor uw gebruiker, zonder beheerdersrechten); als standaard voor pdf's registreert het zich op uw verzoek in het instellingenbestand van uw bureaubladomgeving (mimeapps.list).

6b. Foutrapporten en contact per e-mail

„Fout melden” en „Probleem melden” bereiden een e-mail voor in uw eigen mailprogramma; er wordt pas iets verzonden wanneer u zelf op „Verzenden” klikt. Vooraf ziet u precies wat de e-mail bevat (versies, browser, logboek, opgetreden programmafouten en – als pdfmy Scan draait – intern netwerkadres en computernaam; geen documenten). Bestandsnamen, afzenders en e-mailadressen worden standaard onherkenbaar gemaakt. Wij gebruiken uw bericht alleen om het probleem op te lossen en u te antwoorden (art. 6 lid 1 sub b en f AVG) en verwijderen het zodra het daarvoor niet meer nodig is, uiterlijk na afloop van de wettelijke bewaartermijnen.

6c. Verwijzingen naar eigen aanbod

Op de startpagina staat een als advertentie gemarkeerde verwijzing naar een aanbod van Mentor Group: Mentor GmbH (Haus iT, Haus iT Caller ID, mySupermail) of Mertens GmbH (Mentor Consulting). Het is een eenvoudige link zonder ingesloten inhoud, trackingpixels of cookies. Welke verwijzing hierna verschijnt, onthoudt alleen uw browser; dit gegeven wordt niet verzonden. Pas wanneer u erop klikt, opent de betreffende website (www.haus-it.de, www.hausit-portal.de, www.mysupermail.app of www.mentor-consulting.de) in een nieuw tabblad; daarbij wordt geen herkomstadres (referrer) verzonden. Voor die website geldt de privacyverklaring van de exploitant ervan.

6d. AI-assistent

Samenvatten, vragen over het document en vertalen gebruiken de AI die uw browser meebrengt. Die werkt op uw apparaat; de tekst wordt niet verzonden. Het AI-model laadt uw browser eenmalig van de browserfabrikant, niet van ons. Onder „… Meer → AI-assistent” kunt u de functie uitschakelen. Desgewenst kunt u daar in plaats daarvan een AI-programma op uw eigen computer kiezen (bijv. Ollama of LM Studio); PDFMy maakt dan alleen verbinding met dit programma op dezelfde computer (localhost) – de tekst verlaat uw computer niet, adressen in het netwerk of op internet worden geweigerd.

7. Uw rechten

U hebt het recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van gegevens en bezwaar tegen de verwerking (art. 15–21 AVG). U kunt bovendien een klacht indienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming (art. 77 AVG), bijvoorbeeld bij de voor ons bevoegde Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.

Omdat PDFMy uw documenten niet ontvangt, hebben wij daarover geen gegevens waarover wij inzage kunnen geven of die wij kunnen verwijderen; de lokaal opgeslagen gegevens beheert u zelf.

Stand van zaken: november 2026