Pomoć

Brzi početak

PDFMy je besplatan PDF program. Radi u pregledniku ili kao aplikacija – na računaru, na Macu i na mobitelu. Vaši dokumenti se ne otpremaju: sve se dešava na Vašem uređaju.

1. Otvorite pdfmy.de (najbolje u Chromeu ili Edgeu).
2. Pri prvom pokretanju PDFMy u četiri koraka pita za ime/inicijale, folder za arhivu, skener i PDF standard. Sve je dobrovoljno i može se kasnije promijeniti pod Više → Postavljanje.
3. Otvorite PDF, fotografiju ili sken – ili ih jednostavno prevucite u prozor. Na početnoj stranici postoje pločice za najčešće zadatke.

Pretraga pomoći: U polje za pretragu na vrhu (ili pritisnite /) ukucajte šta želite uraditi – i vlastitim riječima, npr. „potpis“, „kompresovanje“ ili „iPhone“. Odgovarajući odgovori se odmah pojavljuju; klik prikazuje mjesto u kontekstu. U PDFMy polje za pretragu nalazite pod Pomoć.

Zaštita od pada: PDFMy svakih nekoliko sekundi čuva nesačuvane izmjene na Vašem uređaju. Ako se preglednik sruši ili slučajno zatvorite PDFMy, pri sljedećem pokretanju na početnoj stranici stoji „Nesačuvani rad“ – klik na „Vrati“ vraća dokument. To važi i za skeniranje kamerom koje još nije završeno sa „Gotovo“: tamo se prikazuje kao „Skeniranje kamerom“. Nakon spremanja ili zatvaranja rezervna kopija se briše, u suprotnom najkasnije nakon 7 dana. Pomoću ✕ ili „Odbaci sve“ odmah brišete rezervne kopije, na primjer na zajednički korištenom uređaju.

Nedavno otvoreno: Na početnoj stranici nalaze se Vaši posljednji dokumenti – klik ih ponovo otvara (Chrome i Edge). Čuvaju se samo naziv i referenca, bez sadržaja; „Isprazni listu“ uklanja sve.

Savjet: pomoću Ctrl+K (Mac: ⌘+K) nalazite svaku funkciju po ključnoj riječi.

Skeniranje

Mobitelom

Na mobitelu sasvim na vrhu stoji veliko dugme „Skeniraj kamerom“ (na računaru: pločica „Skeniraj mobitelom“). Kamera prepoznaje list, sama okida, obrezuje i ispravlja perspektivu. Moguće je skenirati više stranica zaredom. Za najbolji kvalitet fotografišite pri dnevnom svjetlu i bez sjena.

Zatim sačuvajte: dolje dodirnite „Sačuvaj“, „Arhiviraj“ ili „Podijeli“. „ד gore zatvara dokument; za još nesačuvane stranice PDFMy prvo pita. Zatvorili ste slučajno? 20 sekundi gore se prikazuje „Ponovo otvori“ – jedan dodir i sve stranice su ponovo tu.

Rad na mobitelu: Dolje se nalaze Podijeli, Arhiviraj i Sačuvaj. Alati (tekst, označavanje, potpis …) nalaze se kao ikone u traci iznad stranice – prevucite u stranu za više. Sve ostale funkcije otvara ⋯ gore desno kao listu. Sortiranje i brisanje stranica: pregled stranica (ikona s četiri kvadratića).

Sa skenerom ili multifunkcionalnim uređajem – Windows

Jednokratno instalirajte mali program pdfmy Scan (dugme „Poveži skener“ u PDFMy). Nakon toga dugme se zove „Skeniraj“: odaberite skener, stavite papir, gotovo. Mrežni uređaji se pronalaze bez drajvera (AirScan/eSCL i WSD, npr. Epson, Dell, Brother), USB skeneri preko Windows drajvera. Podržani su obostrano skeniranje i ulagač.

Sa skenerom ili multifunkcionalnim uređajem – Mac

Jednokratno preuzmite pdfmy Scan za Mac i dvaput kliknite na „pdfmy-Scan-Mac.command“. Pronalazi mrežne skenere bez drajvera (AirScan/eSCL i WSD, npr. Dell Color MFP E525w). Bez dodatnog programa radi s „Image Capture“ i folderom za skeniranje. Detaljno uputstvo za Mac →

Sa skenerom ili multifunkcionalnim uređajem – Linux

Jednokratno pdfmy Scan za Linux preuzmite i pokrenite u Terminalu: sh ~/Downloads/pdfmy-scan-linux.sh (bez sudo). Mrežni skeneri rade bez drajvera (AirScan/eSCL i WSD). Za USB skenere i starije uređaje pdfmy Scan koristi SANE, z. B. sudo apt install sane-utils sane-airscan ipp-usb. Drajveri proizvođača (HP hplip, Brother brscan, Epson epsonscan2) potrebni su samo kod veoma starih uređaja. Detaljno uputstvo za Linux →

Sa skenerom ili multifunkcionalnim uređajem – Chromebook

Na Chromebooku PDFMy ne treba dodatni program – pdfmy Scan ne radi pod Chrome OS-om, ali nije ni potreban: Chrome OS sam upravlja mnogim mrežnim i USB skenerima (AirScan/eSCL, bez drajvera). Skener postavite u Postavke → Napredno → Štampanje i skeniranje, zatim aplikacijom „Skeniranje“ skenirajte kao PDF ili JPG u folder, npr. Moji fajlovi › Skenirano. U PDFMy-u u prozoru za skeniranje: „Poveži ovaj folder kao folder za skeniranje“ – svaki novi sken pojavljuje se automatski, s prepoznavanjem teksta. Instalirajte PDFMy putem „Preuzmi aplikaciju“: tada aplikacija „Fajlovi“ otvara PDF-ove putem Otvori pomoću → PDFMy; štampanje ide putem „Sačuvaj kao PDF“, a Google Disk je integrisan u aplikaciju „Fajlovi“ (može se odabrati kao folder za arhivu).

Radi li moj uređaj?

U listi uređaja nalaze se Brother, Epson, HP, Canon, Kyocera, Ricoh, Konica Minolta, Sharp, Xerox, Lexmark, Dell, Samsung i skeneri dokumenata – s pretragom po modelu i podacima o tome je li moguće obostrano skeniranje. Gotovo svi mrežni uređaji iz posljednjih godina rade bez drajvera.

Obostrano skeniranje

Uvlakač ili staklo: pod „Papir leži“ obično stoji „Automatski prepoznaj“. Možete i fiksno odabrati „u uvlakaču“ ili „na staklu“. Napomena ispod navodi šta vaš skener pritom radi.

Ako Vaš uređaj ima dupleks ulagač, u prozoru za skeniranje označite „Obostrano“. Ako ima ulagač bez dupleksa (npr. Epson L5290, mnogi Brother DCP, Dell E525w), odaberite „Obostrano okretanjem“: prvo skenirajte prednje strane, zatim cijelu hrpu okrenite i ponovo uložite – PDFMy pravilno raspoređuje prednje i zadnje strane. Ako je redoslijed pogrešan, dovoljan je klik na „Poleđine obrnutim redom“. Prazne poleđine PDFMy automatski uklanja.

Automatsko prepoznavanje: u prozoru za skeniranje „Vrsta“ i „Boja“ su zadano postavljeni na „Automatski“. PDFMy tada skenira u boji i sam prepoznaje svaki list: Crno-bijeli dokument (čisti tekst – kristalno oštro, najmanja datoteka), Dokument u nijansama sive (sive površine ili crno-bijele slike), Dokument u boji (logo u boji, pečat, marker) ili Fotografija. Prepoznata vrsta prikazuje se u natpisu stranice i može se u bilo kojem trenutku promijeniti gore putem izbora obrade slike (Dokument (sivo), Dokument (boja), Crno-bijelo, Original …).

Skeniranje fotografija: kod „Automatski“ PDFMy sam prepoznaje fotografije, izrezuje ih (i kada leže u uglu stakla), ostavlja boje nepromijenjenim i izostavlja prepoznavanje teksta. Za najbolji kvalitet odaberite „Fotografija“: tada PDFMy skenira sa stakla sa 600 dpi, po izboru u Boja ili Crno-bijelo (nijanse sive). Molimo ne stavljajte fotografije u uvlakač. Sačuvati kao sliku: „Sačuvaj“ → format „Slike“, zatim odaberite format slike – JPG, PNG, TIFF ili WebP.

Izrezivanje: alat „Izreži“ na traci iznad stranice – povucite četiri plava ugla na željene ivice i kliknite „Primijeni“. Ukoso snimljeni listovi se pritom ispravljaju; kod fotografija omjer stranica ostaje očuvan.

Epson EcoTank L5290 (npr. „EPSON2CBBCB“)

Automatski se pronalazi na Windowsu, Macu i Linuxu (AirScan/eSCL odnosno WSD, staklo i ulagač). Ako ne: u prozoru za skeniranje „Dodaj uređaj putem IP adrese“ i IP ili naziv uređaja unesite, npr. EPSON2CBBCB – na Macu i Linuxu pdfmy Scan sam dodaje „.local“. Ako su WLAN i LAN ili VPN aktivni istovremeno, pretražuje se preko svake mrežne veze. Uređaje u režimu uštede energije pdfmy Scan sam budi prije svake pretrage; inače odaberite „Probudi skenere“ u prozoru za skeniranje. Više o Epson L5290 →

Folder za skeniranje („Scan to Folder“)

Ako Vaš uređaj sprema skenove u folder, povežite taj folder pod „Poveži skener“. Novi skenovi se pojavljuju nakon nekoliko sekundi – ispravljeni, s prepoznatim tekstom. Postavljanje skenera (svi načini) →

Više pisama odjednom

Više → Štampaj list za razdvajanje: List s QR kodom stavite između pisama i skenirajte cijelu hrpu. PDFMy razdvaja pisma i izostavlja listove za razdvajanje.

Listovi za razdvajanje s patch kodom: Ako u vašoj kancelariji već imate listove za razdvajanje za skener dokumenata (Kodakov patch kod, npr. „Patch T“ ili „Patch 2“ – četiri debele i tanke crne trake), PDFMy ih također prepoznaje, čak i ako su umetnuti naopako ili poprečno. Vlastiti list nalazi se pod Više → Štampaj list za razdvajanje s patch kodom – odštampajte ga u stvarnoj veličini (100 %).

Arhiviranje pisama i rokovi

Šta želi ovo pismo?

Iznad stranice u jednoj rečenici piše o čemu se radi, npr. „Račun na 1.520,24 € – plativ do 28.10. – za 13 dana“, s dugmadima za uplatu (GiroCode), unos roka, prosljeđivanje i arhiviranje. Pošiljalac, datum, vrsta, iznos i rok nalaze se desno u podacima pisma i mogu se ispraviti.

Arhiviraj

Podaci pisma samo kod pošte: Datum, pošiljaoca, predmet, spis, rok i podsjetnik PDFMy prikazuje kad dokument izgleda kao pošta – kod skeniranih dokumenata ili kad je prepoznat rok, iznos, IBAN ili pošiljalac s datumom. Kod drugih dokumenata (npr. statuta ili priručnika) tamo su samo naziv datoteke i link „Unesi podatke pisma …“, koji otvara polja.

Naziv datoteke: otvorena datoteka zadržava svoj naziv („Ponuda Hodžić.pdf“ ostaje „Ponuda Hodžić.pdf“). Samo za skenove i neizražajne nazive iz skenera, kamera i programa poput „Scan0001“, „IMG_1234“ ili „Dokument (2)“ PDFMy koristi izražajan naziv iz podataka pisma (datum, vrsta, pošiljalac, predmet). Naziv možete u bilo kojem trenutku promijeniti desno pod „Naziv datoteke“.

Jednom odaberite folder za arhivu (npr. folder sinhronizovan s OneDriveom ili SharePointom). Nakon toga „Arhiviraj“ svaki dopis arhivira pod jasnim nazivom i upisuje ga u Knjigu ulazne pošte. Po želji s prijemnim pečatom i rednim brojem prijema. Više firmi? U postavkama svaka firma dobija svoj folder.

Pregled: Kliknite red u knjizi ulazne pošte – desno se pojavljuje prva stranica dokumenta s nazivom datoteke i brojem stranica, bez otvaranja. Na tastaturi je dovoljno tipkom Tab doći do „Otvori“ u redu. Klik na sličicu pregleda ili „Otvori“ učitava dokument za uređivanje. Pregled je dostupan od širine prozora od otprilike 900 piksela.

Vlastita polja: Ispod oznaka u podacima pisma kliknite „Odredi vlastita polja …“ i imenujte do pet polja, npr. klijent, projekat ili mjesto troška. Ona se zatim prikazuju uz svako pismo. PDFMy predlaže vrijednosti posljednjeg pisma s istim brojem predmeta odnosno pošiljaocem i nudi ranije vrijednosti za izbor. Vrijednosti su u knjizi ulazne pošte (Excel kolona „Vlastita polja“, na listi ispod predmeta) i u ključnim riječima PDF-a; pretraga ih pronalazi. S folderom za arhivu nazivi polja važe za cijeli tim (datoteka pdfmy-Felder.json).

Predmeti (predmeti klijenata i spisi)

U podacima pisma postoji polje „Predmet“, npr. „Müller protiv Schmidta“ ili „Meier – porez na dohodak 2025“. PDFMy sam predlaže predmet: ako pismo ima isti broj predmeta kao ranije arhivirano pismo, pripada istom predmetu – inače vrijedi posljednji predmet tog pošiljaoca. U prozoru Knjiga ulazne pošte i predmeti (Više → Ured) prikaz „Predmeti“ pokazuje svaki predmet s brojem dokumenata, otvorenim stavkama, sljedećim rokom i odgovornim osobama. „Prikaži dokumente“ filtrira listu na taj predmet, „Otvori predmet“ otvara sve dokumente predmeta po datumu kao jedan dokument – za čitanje, štampanje ili zajedničko spremanje (s povezanim folderom za arhivu). Ranije arhivirana pisma dodjeljujete u listi u koloni „Predmet“; filteri za predmet i godinu pomažu pri pretrazi. Predmet se nalazi i u Excel datoteci knjige ulazne pošte.

Oznake

U polju „Oznake“ u podacima pisma odvojite više pojmova zarezom, npr. „Porez 2025, Osiguranje, hitno“. Tokom kucanja PDFMy predlaže već korištene oznake. Pri arhiviranju one se upisuju u knjigu ulazne pošte i u ključne riječi PDF-a – tako i Windows pretraga i drugi PDF programi pronalaze dokument. U knjizi ulazne pošte možete filtrirati po oznaci, a klik na oznaku prikazuje sve dokumente s njom; pomoću „+ Oznaka“ dodajete, a pomoću „ד uklanjate oznake direktno u listi.

Verzije i izvještaj o provjeri GoBD

Verzije: ako otvorite arhivirani dokument iz knjige ulazne pošte, izmijenite ga (npr. bilješka „plaćeno“) i sačuvate, PDFMy zamjenjuje datoteku na istom mjestu. Prethodna verzija ostaje nepromijenjena u folderu „_Versionen“ (s datumom i vremenom u nazivu); unos prikazuje „v2“, „v3“ … i dobija novi kontrolni zbir – ne nastaje dvostruki unos.

Izvještaj o provjeri GoBD: u knjizi ulazne pošte komanda „Izvještaj o provjeri GoBD …“ provjerava sve arhivirane datoteke (kontrolni zbir SHA-256), pečat svakog unosa (čini prepoznatljivim naknadne izmjene knjige, npr. u Excelu) i praznine u protokolnim brojevima. Rezultat se sprema kao PDF u folder „_Protokolle“ – s opisom postupka kao osnovom za Vašu dokumentaciju postupaka. Kontrolni zbir i pečat čine izmjene prepoznatljivim; samu nepromjenjivost mora osigurati mjesto pohrane (npr. pravila zadržavanja u SharePoint/Microsoft 365). (GoBD: njemačka pravila o urednom digitalnom vođenju i arhiviranju poslovnih knjiga.)

Rokovi, podsjetnik, obavještenje

Rok za žalbu kod rješenja: Ako rješenje (npr. porezno rješenje, Steuerbescheid) sadrži pouku o pravnom lijeku s rokom od mjesec dana, PDFMy izračunava rok za žalbu (Einspruch) odnosno prigovor (Widerspruch): dostava se smatra izvršenom četiri dana nakon datuma rješenja (§ 122 AO, njemački porezni zakonik, od 2025.), zatim slijedi jedan mjesec; ako dan pada na vikend ili na državni praznik u cijeloj Njemačkoj, računa se sljedeći radni dan. Rok se prikazuje u redu s napomenom i u knjizi ulazne pošte. Regionalni praznici mogu dodatno produžiti rok – prikazani rok dakle nikada nije prekasan. Ako je rješenje dokazivo stiglo kasnije, rok počinje kasnije.

Rokovi i podsjetnici pojavljuju se na početnoj stranici. S „Podsjeti“ jednom dnevno stiže obavještenje kada nešto dospijeva. „Unesi rok“ pravi unos u kalendaru za Outlook.

Autopilot

Može se uključiti u postavljanju: pisma od poznatih pošiljalaca PDFMy nakon kratkog odbrojavanja sam arhivira. Ako nije siguran, čeka i navodi razlog.

Porezni savjetnik, izvod s računa, čuvanje

• Više → Dokumenti za poreznog savjetnika: dokumenti jednog mjeseca kao ZIP s listom dokumenata i DATEV datotekom za uvoz.
• U Knjigu ulazne pošte učitajte izvod s računa (CAMT ili CSV): plaćeni računi se prepoznaju.
• PDFMy ukazuje na dokumente čiji je rok čuvanja istekao. Ništa se ne briše automatski.

Odgovori

„Odgovori“ piše pismo prema DIN 5008: adresa i predmet su već uneseni, uz to i gotovi dijelovi teksta (npr. prigovor, potvrda plaćanja). Po želji s Vašim vlastitim memorandumom.

Uređivanje PDF-ova

• Podijeli PDF: Pločica „Podijeli PDF“ ili „… Više → Podijeli PDF …“ – svakih N stranica nova datoteka, kod oznaka (po poglavljima), prema veličini datoteke (npr. najviše 5 MB za priloge e-pošte) ili prema rasponima stranica kao 1-3, 4-7, 8-. Rezultat kao ZIP ili pojedinačno u arhivu.
• Postavljanje na vlastiti memorandum: u dijalogu za spremanje pod „Brojevi stranica, zaglavlje/podnožje …“ → „Postavi na moj memorandum“. Stranica 1 Vašeg memoranduma (PDF) nalazi se ispod prve stranice, stranica 2 (ako postoji) ispod svih ostalih. Isti memorandum kao kod „Odgovori“. Za obične PDF-ove; kod skeniranih stranica skenirana slika prekriva pozadinu.
• Skripte u PDF-ovima: PDFMy ne izvršava JavaScript iz otvorenih PDF-ova. Polja za računanje koja sami napravite u obrascu računaju tek u PDF programu primaoca, i nikada u PDF/A.
• Uklanjanje skrivenih podataka: prije prosljeđivanja trećim licima u dijalogu za spremanje označite „Ukloni skrivene podatke“ – PDFMy uklanja komentare, bilješke i označavanja predloška, skripte, ugrađene datoteke i medije te autora, predmet i ključne riječi. Linkovi ostaju sačuvani.
• Uklanjanje bijelih margina i prilagođavanje na A4: u dijalogu za spremanje pod „Brojevi stranica, zaglavlje/podnožje, format …“ → „Ukloni bijele margine“ odsijeca prazne margine oko sadržaja; „Sve stranice na A4“ prenosi US-Letter, račune i miješane formate u razmjeri i centrirano na A4 (uspravno ili položeno). Tekst, linkovi i polja obrasca ostaju sačuvani.
• Više stranica po listu i brošura: u prozoru za štampanje ili u dijalogu za spremanje odaberite „2 stranice po listu“, „4 stranice po listu“ ili „Brošura (presavijeni A4)“. Brošuru štampajte obostrano (okretanje po kraćoj ivici) i presavijte po sredini – stranice su tada u ispravnom redoslijedu.
• Oblici i slike: odaberite alat „Oblici“, pored njega pravougaonik, elipsu, liniju ili strelicu, boju i debljinu linije, i nacrtajte oblik na stranici (uz Shift linija postaje tačno vodoravna ili okomita). „Slika“ umeće logo ili fotografiju (PNG, JPG); zatim je pomjerite i povećajte preko ručke dolje desno. Oboje se oštro upisuje u PDF.
• Mjerenje: alat „Oblici“, pored njega „Mjerenje: udaljenost“, „Mjerenje: površina“ ili „Mjerenje: poligon“ – povucite liniju ili pravougaonik ili kod poligona redom kliknite na tjemena (dvostruki klik, klik na prvu tačku ili Enter zatvara, Esc prekida; daje površinu i obim, npr. za prostorije u obliku slova L), vrijednost se odmah prikazuje pored (npr. „4,25 m“ ili „18,30 m²“). Odaberite mjerilo crteža (od 1:1 do 1:1000) ili „Iz poznate udaljenosti …“: izmjerite udaljenost poznate dužine, označite je i unesite stvarnu dužinu – sva mjerenja na tom crtežu tada se računaju s njim. Veličina stranice preuzima se iz PDF-a; za skenove i fotografije PDFMy pretpostavlja A4. Izmjerene vrijednosti spremaju se kao tekst. Za zanatlije, građevinarstvo i arhitekturu – kao alat za mjerenje u Acrobat Pro.
• Prilozi: Više → Prilozi prikazuje datoteke ugrađene u PDF (npr. tabele, fotografije, XML računa) – sačuvajte ih, uklonite ili pomoću „Priloži datoteku …“ dodajte nove. Prilozi se pri spremanju zadržavaju. Kao PDF/A preuzimaju se samo prilozi koji su i sami PDF/A (zahtjev standarda).
• Spajanje i organizovanje stranica: otvorite više datoteka, u pregledu stranica (G) sortirajte, rotirajte, brišite, umećite prazne stranice, razdvajajte.
• Spremanje u originalnu datoteku: Ako ste otvorili PDF (dvostrukim klikom, putem „Otvori“, prevlačenjem ili iz „Nedavno otvoreno“), Ctrl+S u Chromeu i Edgeu nudi „Sačuvaj u originalnu datoteku“ – kao u Wordu. Prvi put preglednik jednom traži dozvolu. „Sačuvaj kao …“ uvijek pravi novu datoteku.
• Mnogo datoteka odjednom (grupna obrada): Pločica „Grupna obrada“ na početnoj stranici, odaberite datoteke, a zatim: Smanji, Arhiviraj (PDF/A, s prepoznavanjem teksta), Pripremi za prosljeđivanje, Nijanse sive i smanjivanje, Dodaj brojeve stranica, Učini pretraživim ili Prepoznaj i arhiviraj pisma. Rezultat stiže kao ZIP datoteka ili direktno u folder; lista prikazuje svaku datoteku s veličinom prije/poslije. „Pauziraj“ zaustavlja obradu nakon trenutne datoteke. Otvoreni dokument pritom ostaje nepromijenjen.
• Nadgledanje foldera (automatski): Pločica „Nadgledaj folder“ na početnoj stranici: odaberite ulazni folder – na primjer onaj u koji sprema Vaš skener ili fotokopir aparat –, zatim šta treba uraditi (Učini pretraživim, Arhiviraj (PDF/A), Smanji, vlastiti radni tok ili Prepoznaj i arhiviraj pisma) i odredišni folder. Svaka nova datoteka tada se obrađuje bez klika, po želji imenuje prema sadržaju (npr. 2026-10-21_Elektroprivreda_Racun.pdf), a original se premješta u podfolder „_erledigt“. To radi u zasebnom prozoru PDFMy dok je otvoren; Vaš rad u glavnom prozoru ostaje neometan. Datoteke koje se ne mogu obraditi završavaju u „_fehler“. Potreban je Edge ili Chrome na računaru.
• Smanjivanje: pri spremanju odaberite „Malo“; veličina se unaprijed prikazuje.
• Traka zadataka: Ako na početnoj stranici odaberete zadatak (npr. Zacrni, Potpiši, spajanje, Obrazac), iznad stranice piše šta sada treba uraditi – s odgovarajućim dugmetom (npr. „Pronađi lične podatke“, „Dodaj još datoteka“, „Popuni mojim podacima“) i „Gotovo & sačuvaj“.
• Zacrnjivanje: Razvucite područja ili zacrnite pojam za pretragu svugdje. Sadržaj se zaista uklanja, i iz tekstualnog sloja. „Pronađi lične podatke“ predlaže mjesta za zacrnjivanje: imena nakon oslovljavanja (npr. „gospođa Amra Hodžić“), ulicu s kućnim brojem, poštanski broj s mjestom, IBAN, e-mail, telefon, porezni broj, datum rođenja i broj socijalnog osiguranja – molimo provjerite prije spremanja; neodgovarajuće kliknite i izbrišite tipkom Delete.
• Promjena teksta: Alat „Promijeni tekst“, kliknite u red i prepišite – ili brže: u alatu „Odaberi“ dvaput kliknite na tekst. Ako red pripada pasusu, cijeli pasus postaje uredljiv i pri izmjeni se automatski ponovo prelama – s proredom originala; riječi rastavljene na kraju reda se spajaju. Adrese i liste zadržavaju svoje redove. PDFMy pritom preuzima izgled originala: font (sa ili bez serifa, fiksne širine), podebljano i kurziv, boju slova, boju pozadine (npr. siva polja) i širinu. Kod PDF-ova s tekstom font se tačno prepoznaje, a kod skenova boja, pozadina, podebljana slova i ima li font serife (npr. Times) – kod veoma sitnih slova koristi se font bez serifa. Nepromijenjeni redovi ostaju kakvi jesu.
• Originalni font pri izmjeni: Ako je font ugrađen u PDF i sadrži sve znakove novog teksta, PDFMy nastavlja pisati upravo tim fontom – izmijenjeni tekst izgleda kao prije. Ako neki znak nedostaje (PDF često sadrži samo korištena slova), PDFMy koristi font iste širine znakova: za Arial/Helvetica, Times, Courier i Calibri tekst zauzima tačno istu širinu kao u originalu; kod drugih fontova širina se prilagođava.
• Veliki dokumenti: PDFMy brzo sprema i dokumente sa stotinama stranica – nepromijenjene stranice preuzimaju se u jednom prolazu, a skenirane stranice komprimiraju se istovremeno na više procesorskih jezgri.
• Otvaranje skeniranih PDF-ova: Duge serije skenova PDFMy pri otvaranju obrađuje istovremeno na više procesorskih jezgri (obrezivanje, ispravljanje, prepoznavanje razdjelnih listova) – zato se otvaraju znatno brže.
• Zaštita od falsifikovanja: Isprave, majstorska i kalfenska pisma, svjedočanstva, lične isprave, službena rješenja (npr. porezno rješenje (Steuerbescheid)) i sudske odluke ne mogu se mijenjati pomoću „Promijeni tekst“ i „Prekrij“ – zacrnjivanje, označavanje, bilješke i potpis i dalje rade. Kod izvoda s računa, obračuna plata, računa i sličnih dokaza izmjene su moguće, ali se označavaju crvenom bojom, a stranica dolje dobija napomenu „naknadno izmijenjeno“. Svaki PDF sa zamijenjenim ili prekrivenim tekstom osim toga nosi ključnu riječ „naknadno izmijenjeno (PDFMy)“. Tako PDFMy ostaje alat za vlastite dokumente – ne za falsifikate.
• Digitalno potpisani PDF-ovi: Prije nego što u potpisanom PDF-u prvi put upotrijebite „Promijeni tekst“, „Prekrij“ ili „Tekst“, PDFMy jednom jasno upozorava: digitalni potpis izmjenom postaje nevažeći, a nova datoteka više nema važeći potpis. „Ne mijenjaj“ ostavlja sve kako jeste; „Razumijem, ipak promijeni“ omogućava uređivanje ovog dokumenta. Originalna datoteka ostaje važeća.
• Obrasci: Popunite polja i sačuvajte. Ako ništa drugo u dokumentu nije promijenjeno, sačuvani PDF ostaje popunjiv; ako je spojen s drugim stranicama ili ima napomene, unosi se trajno upisuju. Na telefonu dugme „Popuni obrazac“ vodi do polja. Ravne obrasce ili skenove Više → Prepoznaj polja obrasca čini popunjivim. Ako otvorite obrazac koji se ne može popuniti, a ima tipične oznake (ime, ulica, telefon …), PDFMy to nudi direktno putem trake: „Prepoznaj polja“. Prepoznaju se linije za pisanje – i nacrtane linije s oznakom ispod –, okviri i polja za označavanje; svako polje dobija naziv po svojoj oznaci (dodaci poput „ako postoji“ se izostavljaju).
• Moji podaci – popunjavanje obrazaca jednim klikom: u području obrazaca desno „Popuni mojim podacima“. Prvi put jednom unesete svoje podatke (ime, adresa, datum rođenja, telefon, e-mail, IBAN, porezni broj …); promijeniti ih možete bilo kada pod … Više → Moji podaci …. PDFMy prepoznaje odgovarajuća polja po natpisu – i „Prezime, ime“, „Poštanski broj, mjesto“ ili „Mjesto, datum“ (s današnjim datumom) – i popunjava samo prazna polja; polja za druge osobe (npr. „Ime djeteta“, „Rođeno prezime“) ostaju prazna. Molimo kratko provjerite rezultat. „Preuzmi iz ovog obrasca“ uzima podatke iz obrasca koji ste već popunili. Vaši podaci ostaju samo u ovom pregledniku na ovom uređaju i nikada se ne prenose; na zajedničkim uređajima uklonite ih pomoću „Izbriši sve“.
• Kreiranje obrasca: Odaberite alat „Polje obrasca“, pored njega vrstu – Tekstualno polje, Višeredno, Datum, Kućica za označavanje, Padajuća lista ili Radio dugme – i na stranici razvucite pravougaonik (ili samo kliknite). Kod padajuće liste PDFMy pita za stavke (npr. „Gospodin, Gospođa, Ostalo“). Radio dugmad s istim nazivom čine grupu u kojoj se može odabrati samo jedna opcija („Da“ / „Ne“) – jednostavno postavite nekoliko jedno pored drugog; vrijednost se preuzima iz oznake desno. Kvačica „Obavezno polje“ označava polja koja se moraju popuniti (važi i za trenutno označeno polje). Naziv PDFMy preuzima iz oznake pored polja, npr. „Ime“; dvostruki klik preimenuje, Del briše. Pri spremanju nastaju prava polja obrasca koja svako može popuniti u PDF programu, u pregledniku ili u PDFMy – i kao PDF/A, pristupačno (čitači ekrana čitaju naziv polja).
• Računanje i provjera u obrascu: Kao vrsta polja dostupni su i Broj, Iznos (€), E-pošta, IBAN i Poštanski broj. Kod broja i iznosa polje po želji samo računa: pod „Izračun“ unesite formulu, npr. Količina * Jedinična cijena, Neto * 0,19 ili SUMME([Stavka 1]; [Stavka 2]; [Stavka 3]) – nazivi polja s razmacima u uglastim zagradama; dozvoljeni su + − * /, zagrade, SUMME, MIN, MAX i MITTELWERT. U sačuvanom PDF-u polja sama računaju i provjeravaju (npr. u Adobe Acrobat Reader, Foxit ili Firefox); pogrešan IBAN ili adresa e-pošte bit će prijavljeni. Pri popunjavanju u PDFMy PDFMy računa usporedo i prikazuje obavezna polja koja nedostaju i nevažeće podatke direktno uz polje – i kod tuđih obrazaca s poljima zbira. Polja koja računaju i provjeravaju zato u PDF-u dobijaju malu skriptu obrasca – samo ta polja, ne datum ni tekst. Neki firmini filteri e-pošte zadržavaju PDF-ove sa skriptama. PDF/A ne dozvoljava skripte obrazaca; tamo polja nastaju bez izračuna.
• Brojevi stranica, vodeni žigovi, Bates brojevi, zaglavlja i podnožja: u dijalogu za spremanje.
• Umetanje linkova: Odaberite alat „Link“, razvucite područje (npr. preko „Prilog 2“ ili web-adrese) i unesite cilj: web-adresu (pdfmy.de), e-mail adresu ili broj stranice. U sačuvanom PDF-u na to mjesto se može kliknuti – i kao PDF/A i pristupačno. Linkovi na stranice prate stranice pri presortiranju. Dvostruki klik mijenja cilj. Iz sigurnosnih razloga mogući su samo web i e-mail linkovi.
• Komentari i označavanja: Više → Komentari i označavanja prikazuje sve bilješke, označavanja (s označenim tekstom), tekstove, pečate, potpise, polja obrasca i zacrnjenja dokumenta – sa stranicom, filterom i pretragom. Klik vodi do njih, ✕ briše (Ctrl+Z poništava). „Kopiraj kao tekst“ daje sažetak za e-mail ili zapisnik.
• Poređenje: Više → Uporedi s drugom verzijom pokazuje šta se izmijenilo – kao „Tekst“ (umetnute i uklonjene riječi) ili kao „Slika (preklapanje)“: stranice se preklapaju, crveno je samo u prvoj, zeleno samo u drugoj verziji, isprekidani okviri pokazuju svako izmijenjeno mjesto. Tako se primjećuju i izmijenjene slike, pečati, potpisi i raspored.
• Spoji naizmjenično: ako vaš skener nema obostrano uvlačenje, skenirajte prednje strane i poleđine odvojeno i odaberite obje datoteke preko pločice „Spoji naizmjenično“. Ako su poleđine okrenute naopako, dodirnite „Okreni drugu datoteku“.
• Konverzija: PDF u Word, Excel, tekst ili slike; slike u PDF; izdvajanje slika iz PDF-a u originalnoj rezoluciji.
• PDF u Word – sa strukturom: pri spremanju kao Word dokument PDFMy ponovo spaja tekst u cijele pasuse (riječi rastavljene na kraju reda se spajaju), od velikog fonta pravi prave Word naslove („Naslov 1/2“ – vidljivi u navigacijskom oknu), zadržava nabrajanja i prelome redova u adresama i pretvara tabele u Word tabele: širine kolona kao u originalu, zaglavlje podebljano i ponovljeno na svakoj stranici, iznosi poravnati desno. Kod skenova to se dešava nakon prepoznavanja teksta – linije tabele PDFMy pritom skriva kako se nijedna ćelija ne bi izgubila; složeni rasporedi (više kolona, tekstualni okviri, spojene ćelije tabele) se pojednostavljuju.
• Sažimanje i pitanja bez otpremanja: Meni → „Sažmi i pitaj …“. Ugrađena VI Google Chromea (od verzije 138, na računaru s najmanje 16 GB radne memorije ili grafičkom karticom s 4 GB) sažima dokument – kao Ključne tačke, Kratki sažetak, O čemu se radi? ili Naslov, od kratkog do detaljnog – ili odgovara na pitanja poput „Do kada moram platiti?“. Sve radi na vašem uređaju, dokument se ne otprema. Prvi put Chrome preuzima VI model (jednokratno, nekoliko GB). Duge dokumente PDFMy sažima po odjeljcima. Rezultat se može kopirati; uporedite ga s dokumentom.
• Podešavanje VI asistenta: Pod „… Više → VI asistent …“ vidite da li je VI vašeg preglednika spremna na ovom uređaju. „Podesi VI preglednika“ jednokratno unaprijed preuzima VI model, da se ne bi učitavao tek pri prvom sažimanju. Sa Isključeno Sažmi i Prevedi nestaju iz menija – npr. ako firma ne želi VI funkcije. VI uvijek radi na vašem uređaju; dokument se ne otprema.
• Sami provjerite zaštitu podataka: pod „… Više → Sami provjerite zaštitu podataka …“ (ili klikom na „Datoteke ostaju na Vašem uređaju“ na početnoj stranici) vidite koje je veze ovaj prozor uspostavio otkako je otvoren i koliko je podataka pritom poslano na internet – obično 0 bajta. Zahtjevi prema pdfmy.de učitavaju samo dijelove programa, fontove i jezičke datoteke. Veze prema 127.0.0.1 ili localhost idu programima na Vašem vlastitom računaru (pdfmy Scan, lokalna VI). Najjednostavnije provjerite ovako: isključite Wi-Fi – PDFMy radi dalje.
• Provjera verzije programa: u istom dijalogu PDFMy upoređuje trenutno pokrenute programske datoteke s objavljenom listom kontrolnih zbirova ove verzije i prikazuje njihov otisak. Isti otisak naći ćete u zapisniku izdanja na GitHubu (github.com/haus-it/pdfmy, docs/RELEASES.md) – neovisno o pdfmy.de. Tako vidite da pdfmy.de isporučuje tačno objavljenu verziju. Za IT odjele: pdfmy.de/pruefsummen.txt može se provjeriti pomoću sha256sum -c naspram kopije stranice.
• Lokalna VI na ovom računaru: Ko na istom računaru koristi VI program poput Ollama ili LM Studio, može ga odabrati pod „… Više → VI asistent …“: odaberite program, „Provjeri vezu“, odaberite model, sačuvajte. Sažimanje, pitanja i prevođenje tada rade s tim modelom – tekst ne napušta računar; adrese izvan ovog računara PDFMy odbija. Jednokratna dozvola: u LM Studio pod „Developer“ pokrenite server i uključite „Enable CORS“; kod Ollama u Windowsu otvorite „Uređivanje varijabli okruženja za vaš račun“, kreirajte varijablu OLLAMA_ORIGINS s vrijednošću https://pdfmy.de i ponovo pokrenite Ollamu. Zadana postavka ostaje VI preglednika; sa Isključeno VI je potpuno isključena.
• Prevođenje bez otpremanja: Meni → „Prevedi …“, odaberite izvorni i ciljni jezik. PDFMy za to koristi ugrađeni prevodilac Google Chromea (od verzije 138, na računaru): prijevod se izvodi na vašem uređaju, tekst se ne otprema. Prvi put Chrome preuzima jezički paket. Rezultat se otvara kao novi PDF u vlastitoj kartici – s naslovima, pasusima, listama i tabelama; brojevi i iznosi ostaju nepromijenjeni. Izvorni raspored stranica se ne oponaša. Mašinski prijevod: provjerite prije slanja. U drugim preglednicima PDFMy prikazuje napomenu.
• Čuvanje radnih tokova: u dijalogu za spremanje odaberite željene postavke (npr. format, brojeve stranica, podnožje, memorandum, nijanse sive) i gore pored Sačuvani radni tok kliknite na „Sačuvaj kao radni tok …“ – s nazivom kao što je „Račun kupcu“. Sljedeći put dovoljno je odabrati radni tok. U grupnoj obradi dodatno su na izbor i vlastiti radni tokovi (PDF i PDF/A) – tako se mnogo datoteka odjednom obrađuje na isti način. Iz sigurnosnih razloga lozinka i potpis se nikada ne čuvaju.
• Prepolovljavanje stranica: Meni → „Prepolovi stranice …“ dijeli skenove dvostranica (otvorena knjiga ili sveska) i A3 tabake na dvije stranice – okomito (lijevo/desno) ili vodoravno (gore/dolje), po želji samo položene stranice. Bez gubitka kvaliteta: tekst i vektorska grafika ostaju sačuvani, datoteka ne postaje veća. Za knjige koje se čitaju zdesna nalijevo: „Prvo desna polovina“.
• Word i Excel u PDF: Word datoteke (.docx) i Excel tabele (.xlsx) jednostavno otvorite ili prevucite u prozor – PDFMy ih pretvara u PDF na vašem uređaju, bez otpremanja. Iz Worda PDFMy preuzima zaglavlja i podnožja (s logotipom i brojem stranice „Stranica 1 od 3“), naslove, pasuse (i podebljano i kurzivno usred rečenice, centrirano, poravnato desno), liste s oznakama i numerisane liste, tabele (sa širinama kolona, poravnanjem i podebljanim zaglavljem iz Worda), slike, prijelome stranica i format stranice; iz Excela sve vidljive listove kao tabelu s formatom broja, valute, procenta i datuma. Ne preuzimaju se tekstualni okviri, kolone i posebni fontovi – za tačnu kopiju odaberite u Wordu ili Excelu „Sačuvaj kao PDF“. Starije formate (.doc, .xls) prvo sačuvajte kao .docx/.xlsx.
• Otvaranje RTF-a i XPS-a: RTF datoteke PDFMy preuzima kao tekst bez formatiranja i slika, a XPS datoteke s tekstom i slikama na njihovom mjestu, ali bez linija i površina. Za tačnu kopiju štampajte preko štampača „PDFMy“.
• Šta se zadržava pri spremanju: oznake stranica, odredišta skokova, zabilješke, slojevi i XMP metapodaci zadržavaju se dok stranice ne postanu slike. Strukturne oznake zadržavaju se kada se spremaju sve stranice jedne datoteke. Dijalog za spremanje unaprijed navodi ako se nešto gubi.
• Oštećeni PDF-ovi: PDFMy spašava ono što je još čitljivo i navodi stranice koje nedostaju. Ako nedostaje početak datoteke ili su podaci o stranicama pohranjeni komprimirano i odsječeni, najčešće se više ništa ne može spasiti.
• E-knjige (EPUB) u PDF: jednostavno otvorite EPUB datoteke – PDFMy ih slaže kao PDF u praktičnom knjižnom formatu A5: naslov, svako poglavlje na novoj stranici, naslovi, pasusi, liste, tabele i slike. E-knjige zaštićene od kopiranja (DRM) ne mogu se pretvoriti.
• LibreOffice i OpenOffice: tekstualne dokumente (.odt) i tabele (.ods) PDFMy na isti način pretvara u PDF – s naslovima, listama, tabelama, slikama i formatom stranice, odnosno sa svim listovima s vrijednostima broja, valute, procenta i datuma.
• Tekst, Markdown i CSV u PDF: tekstualne datoteke (.txt), Markdown (.md) i tabele (.csv, npr. iz Excela ili knjigovodstva) jednostavno otvorite ili prevucite u prozor – PDFMy od njih pravi uredan PDF formata A4: naslovi, liste i tabele iz Markdowna se slažu, CSV tabele dobijaju zaglavlje na svakoj stranici, mnogo kolona ide u položeni format, iznosi su poravnati desno. Posebni znakovi iz starijih Excel datoteka ispravno se prepoznaju.
• iPhone fotografije (HEIC) i TIFF: fotografije s iPhonea (.heic/.heif) i TIFF datoteke – i višestranične s faksa ili skenera – jednostavno otvorite ili prevucite u prozor; PDFMy ih pretvara u svakom pregledniku, i u Chromeu, Edgeu i Firefoxu. Svaka TIFF stranica postaje PDF stranica, faks rezolucije (npr. 204 × 98 dpi) ispravno se izravnavaju. Pretvaranje se odvija na Vašem uređaju.
• Štampaj kao poster: početna stranica → „Štampaj kao poster“ ili u dijalogu za spremanje kod stranica po listu odaberite „Poster na 4 lista A4“ odnosno „na 9“. Svaka stranica se uvećava i raspoređuje na više listova, s preklapanjem od 1 cm za lijepljenje.
• Obrni boje: početna stranica → „Obrni boje“. Pomaže na primjer da tamne prezentacije štampate uz uštedu tonera. Tekst ostaje tekst. Samo za format PDF.
• Označi stranice: početna stranica → „Označi stranice“. Uvodne stranice se tada zovu i, ii, iii, a nakon njih brojanje počinje od 1. Mijenjaju se samo nazivi stranica u PDF programu, ne i sadržaj stranica.
• Tekst se ne može kopirati: početna stranica → „Tekst se ne može kopirati“. Svaka stranica se sprema kao slika bez tekstualnog sloja, polja obrasca i linkova, a datoteka je zbog toga obično veća. Prepoznavanje teksta može ponovo pročitati tekst. Za povjerljiv sadržaj zato uvijek koristite „Zacrni“.
• Pripremi za AI: početna stranica → „Pripremi za AI“. PDFMy sprema tekst kao Markdown s naslovima, tabelama, oznakama stranica i kratkim podacima o dokumentu. Datoteka ostaje na vašem uređaju. Sadržaj napušta vaš uređaj tek kada je sami otpremite na neku AI uslugu.
• Skeniranje kamerom: gest za povratak ne završava skeniranje dok postoje snimci. Za završetak dodirnite „Gotovo“. Ako je kamera pogrešno prepoznala list, dodirnite sličicu, a zatim „Prilagodi uglove“. Ako je pretamno, PDFMy vas na to upozorava.
• Mutni snimci: ako stranica djeluje mutno, njena sličica dobija žuti okvir. Dodirnite je da provjerite stranicu i po potrebi je izbrišete.
• Pretraga: velika i mala slova nisu bitna, „ß“ i „ss“ smatraju se istim: „Strasse“ pronalazi i „Straße“. Pronalaze se i grupe riječi poput „15. novembar“. Uz „Samo cijele riječi“ „Test“ više ne pronalazi „Testament“. To važi i za označavanje, zamjenu i „Zacrni sve rezultate“.
• Nastavak čitanja: PDF-ovi od 5 stranica naviše ponovo se otvaraju na stranici na kojoj ste posljednji put bili. Vaš preglednik za to pamti samo kontrolni zbir datoteke i broj stranice, bez naziva datoteke i sadržaja.
• Šta se ne zadržava pri spremanju: ako PDF sadrži slojeve, strukturne oznake, oznake stranica ili XFA obrazac, dijalog za spremanje to unaprijed navodi. Isto važi za PDF/A: polja obrasca tamo se trajno prenose na stranicu, a prilozi koji nisu PDF/A otpadaju.
• Spremanje u nijansama sive: u dijalogu za spremanje pod „Brojevi stranica, zaglavlje/podnožje, format …“ → Boja → „U nijansama sive“. Sve stranice, pečati, oznake, potpisi i umetnute slike postaju sive – kao crno-bijela kopija, štedi toner u boji. Stranice se pritom spremaju kao slika; tekst ostaje pretraživ. Radi i s PDF/A.
• PowerPoint: u dijalogu za spremanje pod Format → „PowerPoint“. Svaka stranica postaje slajd u formatu stranice – sa pečatima, oznakama i potpisima. Tekst se nevidljivo nalazi na svom mjestu i u programima PowerPoint, Keynote ili Impress može se pretraživati i kopirati; skenirane stranice se prethodno prepoznaju (OCR). Praktično za prikaz dokumenata na sastanku ili za ponovnu upotrebu slajdova iz PDF-a.
• Markdown i HTML: u dijalogu za spremanje pod Format → „Markdown“ ili „HTML“. PDFMy prepoznaje naslove (veličina fonta, podebljanje), pasuse (i riječi rastavljene na kraju reda), nabrajanja i tabele. Markdown je pogodan za AI asistente, wikije i aplikacije za bilješke; HTML daje pristupačnu web stranicu. Skenirane stranice se prethodno automatski prepoznaju (OCR).
• Označavanje teksta: alat „Označi“, zatim mišem prevucite preko riječi – označava se tačno tekst, i preko više redova; jedan klik označava jednu riječ. Pored toga odaberite boju (žuta, zelena, plava, roza, narandžasta) i vrstu: Označi, Podvuci ili Precrtaj. Odabranu oznaku možete obojiti drugom bojom ili izbrisati tipkom Del. Prevlačenjem po praznoj površini označava se područje (npr. slika). Sva pojavljivanja odjednom: Ctrl+F, unesite pojam, „Označi sve“ – označava se svako pojavljivanje u cijelom dokumentu, i grupe riječi poput „15. novembar“; Ctrl+Z poništava sve. Oznake iz drugih programa: ako otvorite PDF koji je već označen, PDFMy preuzima oznake s komentarom i autorom – mogu se prebojiti i izbrisati (ne kod digitalno potpisanih PDF-ova, kako bi potpis ostao važeći). Prilikom spremanja od toga nastaju prave PDF oznake: drugi PDF programi ih prikazuju kao komentar s označenim tekstom i mogu ih ukloniti.
• Pretraga u dokumentu: Ctrl+F otvara traku za pretragu iznad stranice – kao u Wordu. Prikazuje „3 od 12“; Enter ili F3 vodi na sljedeći pogodak, Shift+Enter na prethodni, Esc zatvara. Trenutni pogodak je označen narandžasto. Kod skenova i fotografija pretraga radi nakon prepoznavanja teksta (OCR). Zacrnjivanje svih pogodaka odjednom: desno pod „Pretraga u dokumentu“.
• Pretraga i zamjena: U traci za pretragu kliknite na Zamijeni …, unesite novi tekst i odaberite Zamijeni (trenutni pogodak, Enter) ili Zamijeni sve (Ctrl+Enter). Svaki pogođeni red zamjenjuje se vjerno originalu kao kod „Promijeni tekst“ – isti font, boja i širina; stari tekst se uklanja pri spremanju. Isprave, svjedočanstva i službena rješenja se preskaču, a kod izvoda s računa i računa izmjene se vidljivo označavaju. Poništavanje pomoću Ctrl+Z – i „Zamijeni sve“ na mnogo stranica u jednom koraku.
• Svojstva dokumenta: Više → Svojstva dokumenta (Ctrl+D) prikazuje naslov, autora, temu, ključne riječi te verziju PDF-a, veličinu stranice, datum kreiranja, program u kojem je napravljen i zaštitu lozinkom. Naslov, autora, temu i ključne riječi možete promijeniti – pri spremanju se upisuju u PDF. Savjet: dobre ključne riječi omogućavaju da se PDF-ovi brzo pronađu u Windows pretrazi i u Finderu. Podaci otvorenog PDF-a ostaju sačuvani pri spremanju.
• Sadržaj i oznake: Dugme „Sadržaj“ (tipka I) prikazuje sva poglavlja PDF-a; klik vodi do njih. Ctrl+B pravi oznaku za trenutnu stranicu; PDFMy predlaže prvi red teksta kao naziv. Sa ✎ preimenujte, sa ⇥ uvucite kao podstavku, sa ✕ izbrišite. Oznake se pri spremanju upisuju u PDF i u PDF programima i preglednicima pojavljuju se kao sadržaj. Pri spajanju PDFMy automatski pravi oznaku za svaku datoteku.
• Listanje: Kotačićem miša krećete se kroz cijeli dokument kao u Wordu; dolje lijevo stoji „Stranica X od Y“ – klik na to (ili Ctrl+G) vodi na određenu stranicu. Trake lijevo i desno mogu se skupiti pomoću [ i ].
• Više dokumenata: „Dodaj“ dodaje još datoteka otvorenom dokumentu, „Nova kartica“ paralelno otvara još jedan dokument – na vrhu se pojavljuje traka kartica, a klik prebacuje između dokumenata. Ako otvorite datoteku dok je jedan dokument već otvoren, PDFMy pita da li da je doda, otvori u novoj kartici ili zamijeni.
• Štampanje: dugme „Štampaj“ na traci s alatima (ili Ctrl+P): sve stranice, ova stranica ili određene stranice poput „1-3, 5“ – po želji 2 ili 4 stranice po listu ili kao brošura.
• Prezentacija: F5 prikazuje stranice preko cijelog ekrana, dalje strelicama ili daljinskim upravljačem za prezentacije.
• Čitanje naglas: Prepoznati tekst čita se glasom Vašeg uređaja – bez online usluge.
• Način čitanja (udobno čitanje na mobitelu): … Više → Način čitanja ili pod „Prepoznati tekst“. Tekst se ponovo prelama – nema više zumiranja i pomjeranja u stranu. Pasusi, naslovi i nabrajanja ostaju, riječi rastavljene na kraju reda ponovo se spajaju. A−/A+ mijenjaju veličinu fonta (pamti se), „Idi na“ vodi do stranica i naslova. Kod skenova tekst se pojavljuje nakon prepoznavanja teksta.
• Sačuvaj pristupačno i kao PDF/A (dugoročna arhiva) – provjera u Prethodna provjera (vidi dolje).
• Provjera prije slanja (prethodna provjera): pločica „Provjeri PDF prije slanja“ ili … Više → Prethodna provjera …. Odaberite primaoca: beA / sud (njemačka pravila elektronske komunikacije sa sudovima ERVB 2025: bez JavaScripta, bez priloga, može se štampati, dozvoljen naziv datoteke, najviše 200 MB), ePA (elektronski zdravstveni karton: PDF/A, najviše 25 MB), Pristupačno (BITV 2.0 / PDF/UA: oznake, jezik, naslov, naslovi poglavlja, ćelije zaglavlja tabela, alternativni tekstovi), Arhiva (GoBD) (njemačka računovodstvena pravila: PDF/A, nešifrovano, tekst prepoznat) ili PDF/A – sve tačke provjere (oznaka, profil boja, fontovi, skripte, šifrovanje, komentari, kompresija, prozirnost, prilozi, naslov – svaka tačka zasebno). Datoteka se provjerava onakva kakva bi bila sačuvana. ✓ znači ispunjeno, ✗ greška, i napomena. „Ispravi automatski“ bira prikladan način spremanja (pogodno za beA, PDF/A „Malo“, učini pristupačnim, PDF/A). „Sačuvaj izvještaj kao PDF“ sprema izvještaj o provjeri s datumom, rezultatom i SHA-256 otiskom provjerene datoteke – kao dokaz za spis ili dokumentaciju postupaka. Riječ je o brzoj provjeri najčešćih razloga odbijanja; ne zamjenjuje potpunu validaciju.
• Učini PDF pristupačnim (PDF/UA): pločica „Učini PDF pristupačnim“ ili … Više → Učini PDF pristupačnim …, zatim „Sačuvaj“. PDFMy prepoznaje – i u skenovima – naslove, pasuse, nabrajanja i tabele i označava ih tako da ih čitači ekrana pravilno čitaju i da se može skakati među njima: naslovi kao nivo 1 i 2, liste sa stavkama, tabele sa zaglavljem. Zaglavlja, podnožja i brojevi stranica se skrivaju (inače bi ih čitač ekrana čitao na svakoj stranici), ali ostaju pretraživi. Iz naslova nastaje sadržaj (oznake); postavljaju se naslov i jezik dokumenta. Sprema se prema PDF/UA-1, istovremeno PDF/A. Zatim PDFMy provjerava gotovu datoteku i prikazuje rezultat, npr. „ispunjeno 8 od 8 tačaka · prepoznato: naslova: 4, tabela: 1“. Korisno s obzirom na njemački Zakon o jačanju pristupačnosti (BFSG). Opiši slike: prije toga PDFMy na svakoj stranici traži fotografije, logotipe i grafike i prikazuje ih u prozoru – tamo kratko upišete šta se vidi (npr. „Situacioni plan parcele“; za logo PDFMy predlaže pošiljaoca) ili označite „Samo ukras – ne čitati“. Opisane slike čitač ekrana čita na mjestu na kojem se nalaze na stranici. Izvještaj o provjeri pokazuje i jesu li naslovi označeni i imaju li tabele ćelije zaglavlja. Ograničenja: PDFMy sam ne piše opis (to bi bilo pouzdano samo uz cloud AI); kod objava preporučujemo provjeru uzorka čitačem ekrana.
• Provjera PDF/A: … Više → Prethodna provjera …, primalac „PDF/A – sve tačke provjere“ pokazuje da li PDF zadovoljava najvažnija pravila za dugoročnu arhivu – oznaka PDF/A, ugrađeni profil boja, svi fontovi ugrađeni, bez šifrovanja, bez skripti ili zabranjenih radnji, komentari za štampanje, bez LZW kompresije. To su najčešći razlozi zbog kojih sudovi (beA), organi i arhive odbijaju datoteke. „Ispravi automatski“ sprema kao PDF/A i odmah ponovo provjerava sačuvanu datoteku: rezultat je važeći PDF/A-2b i istovremeno pristupačan. Brza provjera ne zamjenjuje potpunu validaciju.

Potpisivanje i digitalno potpisivanje

Potpis, inicijali i pečat firme

Klik na alat „Potpis“ otvara izbor s Vašim sačuvanim potpisima kao slikom (potpis, inicijali, pečat firme). Kliknite na jedan od njih – tada visi na pokazivaču miša – i kliknite odnosno dodirnite željeno mjesto u dokumentu. U izboru pod „Dodati:“ birate treba li se ispod potpisa automatski pojaviti samo datum ili mjesto i datum (npr. „Paderborn, 17.10.2026“) – PDFMy pamti Vaš izbor i mjesto; tekst se može pomjerati, mijenjati ili brisati kao i svaki drugi. Još ništa niste napravili? U izboru kliknite na „Kreiraj potpis“ – tri načina:

• Crtanje mišem, prstom ili olovkom (zaglađene linije, „Poništi posljednji potez“). Mobitel držite vodoravno.
• Kucanje: Unesite ime i odaberite jedan od pet rukopisnih stilova.
• Otpremanje slike: na računaru putem dugmeta „Otpremi sliku …“ na traci s alatima, prevlačenjem datoteke slike u prozor za potpis ili pomoću Ctrl+V (npr. isječak iz alata Snipping Tool) – fotografija ili sken Vašeg potpisa na papiru (na mobitelu direktno „Snimi fotografiju“), pečat ili logo. PDFMy automatski uklanja pozadinu – papir postaje providan – i obrezuje sliku. Za pečate i logotipe u boji odaberite „Zadrži originalne boje“.

Boja: crna, plava ili tamnoplava. Na vrhu birate šta pravite: Potpis, Inicijale (parafu) ili Pečat firme / logo – sva tri se mogu zasebno sačuvati i odabrati na traci s alatima. „Inicijali na sve stranice“ jednim klikom postavlja Vaše inicijale dolje desno na svaku stranicu, kako je uobičajeno kod ugovora. Nakon kreiranja potpis poluprovidno visi na pokazivaču miša – jednostavno kliknite na željeno mjesto (na mobitelu dodirnite); Esc prekida. Pomjeranje prevlačenjem, veličina preko ručice dolje desno, brisanje pomoću Del. Potpis, inicijali i pečat se pamte na ovom uređaju (fabrički uključeno, samo u Vašem pregledniku – ništa se ne otprema); u prozoru za potpis vidite sačuvano i možete ga izbrisati.

Automatsko pronalaženje mjesta za potpis

Kod alata „Potpis“ PDFMy u cijelom dokumentu traži mjesta kao što su „Potpis …“, „Potpisnik“, „Mjesto“, „Datum“ ili „Mjesto, datum“ – s linijom pored, iznad ili ispod, čak i kada je linija nacrtana, a oznaka stoji ispod nje. Tamo se pojavljuju žute oznake „✍ Potpišite ovdje“ odnosno plave „📅 Umetni datum“ i „📍 Umetni mjesto“ – klik postavlja Vaš potpis tačno na liniju (a da ne zalazi u tekst iznad), datum odnosno Vaše mjesto (prvi put PDFMy pita za mjesto i pamti ga). „Sljedeće mjesto“ na traci s alatima prelazi kroz sva još otvorena mjesta, kako se kod dugih ugovora nijedno ne bi zaboravilo. Kod skenova to radi nakon prepoznavanja teksta.

Pošalji na potpis (više osoba)

Ovako dokument dajete drugima na potpis – bez servera i bez otpremanja, slično kao kod DocuSign:

1. „… Više → Ured → Pošalji na potpis …“: unesite imena i adrese e-pošte osoba željenim redoslijedom, uz to i svoju adresu za povratnu informaciju te po želji rok. Ako ste sačuvali predložak, odaberite ga gore – osobe, polja, poruka i rok se preuzimaju.
2. PDFMy već predlaže polja na prepoznatim mjestima kao što su „Potpis …“ ili „Mjesto, datum“ – klikom na ime u polju dodjeljujete ga drugoj osobi. Dodatna polja: gore odaberite „Vrsta polja“ (Potpis, Inicijali, Datum, Ime, Tekst, Polje za označavanje), zatim kliknite ime osobe i mjesto. Datum i ime PDFMy sam unosi pri potpisivanju; tekstualna polja (npr. adresu) osoba mora prethodno popuniti. Pogrešna polja uklonite pomoću „✕“. Za dokumente koji se ponavljaju (ugovor o zakupu, ugovor o radu …): „Sačuvaj kao predložak …“.
3. „Pošalji …“: PDFMy priprema e-poruku s PDF-om za prvu osobu (otvorite .eml datoteku i pošaljite je). Uz folder za arhivu kopija se nalazi u arhivi, a u knjizi ulazne pošte stoji stanje.
4. Osoba otvara PDF na pdfmy.de, u svom označenom polju klikne „Potpiši ovdje“, a zatim „Potpisano – proslijedi“. E-poruka za sljedeću osobu je pripremljena, s Vama u kopiji.
5. Bez PDFMy: Polja osobe su u datoteci prava polja PDF obrasca – ona ih može popuniti i potpisati i u programu Adobe Acrobat Reader, Pregled na Macu ili Edge (npr. sa „Popuni i potpiši“), sačuvati i poslati vam PDF nazad. Kada ga otvorite u PDFMy, PDFMy preuzima unose i prepoznaje potpis: „Preuzmi kao potpisano …“ (inače „Potpisano u drugom programu …“) – nakon toga e-poruka ide sljedećoj osobi. U revizijskom zapisniku stoji „Potpisano u drugom PDF programu“.
6. Ko ne želi potpisati, klikne „Odbij …“ i može navesti obrazloženje – Vi ga dobijate pripremljenom e-porukom, a zahtjev je time završen.
7. Nakon posljednjeg potpisa PDF Vam se vraća s priloženom stranicom „Revizijski zapisnik“ (osobe, vremena, podaci, kontrolni zbirovi, tok). Pri otvaranju PDFMy prikazuje „Svi su potpisali ✓“, a u knjizi ulazne pošte stoji „Završeno“.

Na vašem jeziku: E-poruke potpisnicima, podsjetnike i zapisnik o provjeri PDFMy piše na jeziku na kojem trenutno koristite PDFMy.

Na znanje: U dijalogu možete unijeti adrese koje ne potpisuju, ali dobijaju rezultat u kopiji (npr. poreski savjetnik, računovodstvo) – po završetku ili odbijanju, a ne pri svakom međukoraku. Navedene su i u revizijskom zapisniku i u predlošku.

Vođeno popunjavanje: Ko potpisuje, na traci vidi koliko podataka još nedostaje. „Sljedeće polje →“ prelazi s polja na polje (prvo na nepopunjene obavezne podatke), kao i Enter u tekstualnom polju – praktično na mobitelu.

Masovno slanje mnogim primaocima: U dijalogu „Pošalji na potpis“ označite „Masovno slanje“ i unesite primaoce – jedan red po osobi (Ime; E-pošta), kopirano iz Outlooka (Ime <E-pošta>) ili kao CSV datoteka iz Excela (prepoznaju se kolone poput „Ime“ ili „Ime/Prezime“ i „E-mail“). Jednom postavite polje za potpis, zatim „Pošalji primaocima (…)“: svaka osoba dobija vlastiti primjerak i potpisuje sama, npr. izjave o saglasnosti, pristupnice za članstvo ili kućni red. Do 10 primalaca PDFMy uz pdfmy Scan otvara e-poruke direktno u Outlooku, inače su svi nacrti zajedno s listom primalaca u ZIP datoteci. U knjizi ulazne pošte svaka osoba je navedena s vlastitim stanjem i „Podsjeti“.

E-poruke direktno u Outlooku: Uz pdfmy Scan na Windowsu (od verzije 1.8.8) PDFMy otvara pripremljene e-poruke – zahtjeve za potpis, prosljeđivanje, podsjetnike, „Podijeli → E-pošta“, izvještaje o greškama – direktno kao novu poruku spremnu za slanje s prilogom u vašem programu za e-poštu. Bez pdfmy Scan se kao i dosad sprema .eml datoteka, koju otvorite i pošaljete.

Dokaziva autentičnost: PDFMy svaki potpis dodaje primljenoj datoteci umjesto da je ponovo zapisuje (inkrementalno čuvanje prema PDF normi). Tako svaka verzija ostaje nepromijenjena u datoteci. U gotovom PDF-u „Pregled“ za svaku osobu prikazuje „✓ sadržana nepromijenjena“ – ili napomenu ako je datoteka u međuvremenu ponovo sačuvana ili izmijenjena (npr. u drugom PDF programu).

Rok i podsjetnik: Rok se nalazi u knjizi ulazne pošte i na početnoj stranici pod „Rokovi“ (s dnevnim podsjetnikom, ako je uključen). U redu zahtjeva „Podsjeti“ priprema ljubaznu e-poruku s podsjetnikom za osobu koja je na redu – ako još niko nije potpisao, s PDF-om iz arhive u prilogu.

Poslano, primljeno, pročitano: U prozoru „Pregled“ PDFMy za svaku osobu prikazuje tok s vremenom: ✓ Poslano (e-poruka pripremljena), ✓✓ Primljeno (PDF je otvoren u PDFMy), ✓✓ Pročitano (pregledana je svaka stranica) i ✍ Potpisano. Iznad toga piše na koga zahtjev čeka, od kada, kakvo je stanje s rokom i ko dolazi nakon toga.

Slanje putem WhatsAppa, Signala ili Teamsa – s potvrdom o čitanju: umjesto „Pošalji e-mailom“ kliknite „Pošalji putem messengera“ – otvara se meni za dijeljenje, tamo odaberite WhatsApp, Signal, Teams ili drugi program. Kada osoba pregleda sve stranice u PDFMy, kod nje se pojavljuje „Pošalji potvrdu o čitanju“: jedan dodir Vam u istom messengeru šalje „✓✓ Pročitano“ s linkom. Dodirnite link – PDFMy bilježi „Pročitano“ s vremenom u knjizi ulazne pošte. Link ne sadrži ništa iz dokumenta i provjerava se ključem poznatim samo zahtjevu; lažne potvrde PDFMy prepoznaje. Plave kvačice messengera pokazuju samo da je poruka prikazana – ova potvrda pokazuje da je dokument pročitan. Bez saradnje osobe to namjerno ne ide: za to bi bio potreban server koji tajno broji.

Šta sada treba uraditi: Ako zahtjev zastane, PDFMy pošiljaocu predlaže sljedeći korak – na primjer podsjetnik ako tri dana nema reakcije ili kratak poziv ako je neko pročitao dokument, ali ga još nije potpisao. U knjizi ulazne pošte „Podsjeti“ je tada istaknuto crvenom bojom; PDFMy broji podsjetnike i pokazuje kada je posljednji put poslan podsjetnik.

Bez servera – ovako stanje stiže do vas: „Primljeno“ i „Pročitano“ zapisani su u samom PDF-u i putuju s njim. Vidite ih čim do vas stigne novija verzija (pri svakom prosljeđivanju ste u kopiji). Brže ide uz potvrdu o čitanju: traži je svaka e-poruka sa zahtjevom i podsjetnikom – program za e-poštu primaoca pita treba li je poslati.

Ko je potpisao? U knjizi ulazne pošte ispod predmeta stoji ko je već potpisao i kada. U otvorenom PDF-u „Pregled“ prikazuje svaku osobu s vremenom i SHA-256 kontrolnim zbirom verzije koju je dobila. Podaci putuju u PDF-u kao prilog „pdfmy-unterschriften.json“. Nacrtani potpis je jednostavni elektronički potpis; za veću dokaznu snagu gotov dokument dodatno digitalno potpišite („Dodatno digitalno potpiši …“).

Provjera potpisa

Ako otvorite digitalno potpisan PDF (ugovor, rješenje, račun), PDFMy iznad dokumenta prikazuje traku: zelena – potpisao …, nepromijenjeno od potpisivanja; žuta – važeće, ali je nakon toga nešto dodano; crvena – potpis nevažeći, npr. zato što je dokument izmijenjen. „Detalji potpisa“ prikazuje potpisnika, vrijeme, razlog, mjesto, izdavaoca, važenje certifikata, vremenski žig i radi li se o kvalifikovanom certifikatu (eIDAS). Provjera se odvija na Vašem uređaju. Je li izdavalac priznato certifikacijsko tijelo, PDFMy ne provjerava – za to koristite besplatne službene usluge provjere, npr. eIDAS provjeru potpisa Evropske komisije (DSS) ili uslugu provjere njemačke Savezne agencije za mreže (Bundesnetzagentur). Važno: ako PDF sačuvate s izmjenama, potpis otpada; original ostaje važeći. Zato PDFMy prije prve izmjene teksta ili prekrivanja u potpisanom PDF-u jednom traži potvrdu.

Digitalni potpis

U dijalogu za spremanje označite „Digitalno potpiši“. S vlastitim certifikatom (.p12/.pfx) PDFMy potpisuje direktno u pregledniku prema evropskom standardu PAdES (ETSI EN 319 142, eIDAS); lozinka se nikada ne čuva. Više osoba može potpisati jedna za drugom: ako sljedeća osoba otvori potpisani PDF nepromijenjen u PDFMy, traka potpisa prikazuje „Supotpiši“ – njen potpis se dodaje, a postojeći ostaju važeći. Na Windowsu s pdfmy Scan to radi i s Windows certifikatima i karticama za potpisivanje, i kvalifikovano – od pdfmy Scan 1.8.0 također prema PAdES (starije verzije potpisuju u dosadašnjem formatu; pdfmy Scan sam prijavljuje ažuriranja, inače desni klik na njegovu ikonu pored sata → „Potraži ažuriranja“).

S vremenskim žigom: Ako je pokrenut pdfmy Scan (od verzije 1.9.0 na Windowsu, 1.1.9 na Macu i Linuxu), pored „Digitalno potpiši“ pojavljuje se kvačica „s vremenskim žigom“. Nezavisna usluga vremenskog žigosanja (npr. DigiCert ili Sectigo) tada potvrđuje trenutak potpisivanja prema RFC 3161 (PAdES B-T) – tako ostaje dokazivo da je potpis postojao u tom trenutku, čak i ako certifikat kasnije istekne. Prenosi se samo kontrolna vrijednost potpisa, ne dokument.

E-račun

Čitanje: Jednostavno otvorite ZUGFeRD PDF-ove i XRechnung račune (XML) – PDFMy prikazuje račun u čitljivom obliku i tačno preuzima iznos, rok i IBAN.

Provjera: Prilikom otvaranja PDFMy odmah provjerava i e-račun: obavezne podatke (broj računa, datum, prodavac s PDV ID brojem (USt-IdNr.) ili poreznim brojem, kupac, stavke) i pravila obračuna (stavke, neto, PDV, bruto, iznos za plaćanje) prema EN 16931, kod XRechnung dodatno Leitweg-ID (njemačka referenca javnog naručioca), kontakt osobu i način plaćanja. U podacima pisma stoji „✓ provjereno“ ili broj grešaka; klik prikazuje pojedinosti. Druge datoteke provjeravate putem Više → Provjeri e-račun …, bez otvaranja. Potpunu službenu provjeru sa svim pravilima nudi besplatni alat za provjeru KoSIT-a (njemačka koordinaciona služba za IT standarde).

Pisanje: Pločica „Napiši e-račun“: izlazni račun prema EN 16931 kao ZUGFeRD PDF ili kao XRechnung (npr. za organe vlasti s Leitweg-ID). Podaci Vaše firme se pamte, a obavezni podaci koji nedostaju jasno se prijavljuju.

Aplikacija i zadani PDF program

• Bez interneta (offline): Kad se jednom otvori s internetom – početna stranica, stranica alata ili pomoć –, PDFMy se sprema na uređaj (računar, mobitel, tablet). Dolje desno pojavljuje se „✓ Spremno offline“; nakon toga skeniranje, prepoznavanje teksta, uređivanje, potpisivanje i spremanje rade i bez veze. Dodatne datoteke poput fontova za Word datoteke PDFMy preuzima preko WLAN-a (ne preko mobilne mreže). iPhone i iPad: Safari briše offline pohranu web-stranice nakon otprilike 7 dana nekorištenja – zato dodajte PDFMy putem Dijeli → Dodaj na početni ekran, pa ostaje trajno dostupan offline. Prepoznavanje teksta na jeziku koji nije njemački ni jezik interfejsa prvi put treba internet.
• Instaliranje kao aplikacije: dugme „Preuzmi aplikaciju“ na vrhu u PDFMy. iPhone: u Safariju Dijeli → Dodaj na početni ekran. Mac sa Safarijem: Datoteka → Dodaj na Dock.
• Mobitel: otvaranje PDF-a u PDFMy-u (Android): Ako je PDFMy instaliran kao aplikacija („Preuzmi aplikaciju“ ili u Chromeu ⋮ → Instaliraj aplikaciju), PDFMy je pri dijeljenju na listi: dodirnite PDF, fotografiju ili sken (npr. u Gmailu, WhatsAppu, „Fajlovi“ ili Preuzimanjima), Dijeli → „PDFMy“. Fajl se odmah otvara u PDFMy-u i ostaje na mobitelu. Ako je PDFMy bio instaliran već ranije, unos se pojavljuje nakon sljedećeg automatskog ažuriranja aplikacije putem Chromea (obično u roku od nekoliko dana) – odmah ako aplikaciju uklonite i ponovo instalirate. Android ne dozvoljava postavljanje web-aplikacija kao zadane aplikacije za PDF-ove; „Dijeli → PDFMy“ je predviđeni put.
• iPhone i iPad: Apple web-aplikacijama ne dozvoljava ni unos u meniju dijeljenja ni dodjelu kao programa za PDF – to je tamo moguće samo s aplikacijom iz App Storea. Ovako ipak brzo otvarate PDF-ove: pokrenite PDFMy s početnog ekrana i dodirnite „Otvori“ – izbor prikazuje aplikaciju „Datoteke“ s iCloud Driveom, preuzimanjima i prilozima koje ste tamo sačuvali (u Mailu: zadržite prilog → Sačuvaj u Datoteke).
• Prilozi iz Outlooka ili Thunderbirda: dvostruki klik na prilog otvara ga u PDFMy. Outlook sprema priloge u zaštićene ili kratkotrajne foldere koje preglednik ne smije čitati – pdfmy Scan (Windows od 1.8.7, Mac i Linux od 1.1.7) odmah sačuva datoteku odnosno naknadno je prosljeđuje u PDFMy; to vrijedi i kada je Chrome aplikacija „PDFMy“ postavljena kao zadana. Bez pdfmy Scan: sačuvajte prilog u Outlooku („Sačuvaj kao“) i zatim ga otvorite.
• Prilog se ne može otvoriti? PDFMy sada navodi tačan uzrok: pdfmy Scan ne radi ili je zastario (pokrenite ga odnosno ažurirajte), Outlook je privremenu kopiju već uklonio (ponovo otvorite prilog) ili – na Macu – zaštita privatnosti macOS-a blokira pristup. Na Macu najpouzdanije pomaže: meni → „Postavi kao zadano za PDF-ove …“ i odaberite „PDFMy (pdfmy Scan)“; tada Outlook datoteku direktno prosljeđuje u PDFMy. Alternativno dozvolite „perl“ u Postavkama sistema → Privatnost & sigurnost → Potpuni pristup disku. Odmah uvijek pomaže: sačuvajte prilog u Outlooku pomoću „Sačuvaj kao“ i zatim ga otvorite.
• Mac: otvaranje PDF priloga iz Outlooka direktno u PDFMy – jednokratno podešavanje:
  1. Na pdfmy.de gore kliknite „Skeniraj“ i preuzmite „pdfmy Scan za Mac“ (ili direktno pdfmy.de/scanner.html).
  2. Otvorite datoteku „pdfmy-Scan-Mac.command“ (desni klik → Otvori) i pustite da se podešavanje završi. Ko već ima pdfmy Scan, jednostavno ponovo pokrene podešavanje – ono ažurira program na najnoviju verziju.
  3. Na pitanje „Sollen PDF-Dateien künftig per Doppelklick in PDFMy geöffnet werden?“ („Trebaju li se PDF datoteke ubuduće otvarati dvostrukim klikom u PDFMy?“) kliknite „Ja, PDFMy verwenden“ („Da, koristi PDFMy“).
  Nakon toga se PDF prilozi iz Outlooka otvaraju dvostrukim klikom direktno u PDFMy. Ako macOS pita smije li PDFMy pristupiti podacima drugih aplikacija, odaberite „Dozvoli“.
• Windows – PDF-ovi dvostrukim klikom: s pdfmy Scan pod Više → Postavi kao zadano za PDF-ove.
• Štampanje u PDFMy (Windows): Više → Postavi štampač „PDFMy“ … (ili preko ikone pdfmy Scan dolje desno) kreira štampač samo za Vas – s PDF drajverom ugrađenim u Windows; Windows jednom traži potvrdu. Nakon toga u svakom programu (Word, preglednik, robno poslovanje …) Štampaj → štampač „PDFMy (Vaše ime)“: dokument se nakon nekoliko sekundi otvara u PDFMy, sa stvarnim tekstom koji se može pretraživati. Datoteke za štampanje nalaze se u folderu kojem pristup ima samo Vaš račun i brišu se nakon 7 dana – važne dokumente sačuvajte iz PDFMy. Uklanjanje preko iste stavke menija. Na terminalskim serverima (više korisnika istovremeno) štampač se ne nudi. Ako je „Microsoft Print to PDF“ isključen, pdfmy Scan (od verzije 1.10.1) otvara Windows prozor za uključivanje – tamo označite polje i kliknite OK.
• Otvori u Office programu: Više → Otvori u Office programu … prikazuje Office programe na Vašem računaru – i šta možete raditi sa svakim od njih. Sami birate: ONLYOFFICE (direktno uređivanje PDF-a), LibreOffice ili Collabora Office (Writer: kao Word dokument, Draw: kao crtež s uglavnom istim rasporedom), FreeOffice TextMaker odnosno SoftMaker TextMaker i Apache OpenOffice Writer (kao Word dokument), Inkscape (kao grafika – za planove, letke, logotipe) ili Microsoft Word (Word pretvara PDF u Word dokument i prije toga jednom pita – potvrdite sa OK). „Kao Word dokument“ znači: PDFMy sam sastavlja pasuse, naslove i tabele (kao kod PDF u Word) i programu daje tu datoteku. PDFMy pamti Vaš izbor za sljedeći put. Datoteka ostaje na Vašem računaru (pdfmy Scan od 1.11.0 na Windowsu, od 1.4.0 za Mac i Linux – FreeOffice, OpenOffice, Inkscape i „kao Word dokument“ od 1.12.0 odnosno 1.5.0; sprema se u lokalni folder, ne u OneDrive). Sačuvajte rezultat u programu pomoću „Sačuvaj kao“ na uobičajenom mjestu. Nemate instaliran Office program? ONLYOFFICE Desktop, LibreOffice i FreeOffice su besplatni.
• Sačuvaj u cloud folder (Nextcloud, ownCloud, Seafile, Dropbox, OneDrive, Google Drive, iCloud): … Više → Sačuvaj u cloud folder … prikazuje foldere programa za sinhronizaciju na Vašem računaru – npr. folder Vašeg Nextcloud programa. Klik na „Sačuvaj“ sprema PDF tamo u podfolder „PDFMy“; „Prikaži u folderu“ ga otvara. Otpremanje zatim obavlja Vaš vlastiti program za sinhronizaciju – na Vaš vlastiti prostor, npr. Nextcloud server Vaše firme. Sam PDFMy ne uspostavlja vezu s cloudom i ne treba pristupne podatke. Potreban je pdfmy Scan od 1.12.0 (Windows) odnosno 1.5.0 (Mac, Linux). Nije pronađen cloud folder? Instalirajte program za sinhronizaciju svog provajdera (npr. Nextcloud Desktop) – ili pod „Odaberi folder za arhivu …“ odaberite bilo koji folder. Na mobitelu: odaberite „Podijeli …“ i aplikaciju svog cloud prostora.
• Iz Office programa u PDFMy: u programima ONLYOFFICE, LibreOffice, Collabora Office, Word, Excel, SoftMaker, WPS ili bilo kojem drugom programu jednostavno odaberite Štampaj i štampač „PDFMy“ (na Macu: u dijalogu za štampanje „PDF“ → „In PDFMy öffnen“) – dokument se odmah otvara u PDFMy, sa stvarnim, pretraživim tekstom.
• Štampanje u PDFMy (Mac): pdfmy Scan za Mac (od 1.3.0) dodaje „In PDFMy öffnen“ u PDF meni dijaloga za štampanje: u svakom programu Štampaj → dolje lijevo „PDF“ → „In PDFMy öffnen“. Dokument se otvara u PDFMy s naslovom kao nazivom datoteke.
• Linux – PDF-ovi dvostrukim klikom: pdfmy Scan za Linux pravi „PDFMy“ u meniju aplikacija i pita treba li postati zadani program za PDF. Kasnije: u upravitelju datoteka desni klik na PDF → Otvori pomoću → PDFMy → postavi kao zadano, ili u PDFMy Više → Postavi kao zadano za PDF-ove.
• Mac – PDF-ovi dvostrukim klikom: pdfmy Scan za Mac pravi aplikaciju „PDFMy“ i pita treba li postati zadana za PDF. Kasnije: u Finderu Informacije → Otvori pomoću: PDFMy → Promijeni sve. Najbolje je odabrati aplikaciju „PDFMy“ iz Aplikacija (ne istoimenu Chrome aplikaciju). „Štampaj“ u Finderu šalje PDF direktno na zadani štampač (od pdfmy Scan za Mac 1.1.6).
• Proširenje preglednika: PDF datoteke na koje kliknete u pregledniku otvaraju se direktno u PDFMy – u Chromeu i Edgeu, na Windowsu i na Macu. Do proširenja →

Jezici

• Jezik interfejsa: PDFMy postoji na 40 jezika – njemački, engleski (britanski i američki), francuski, italijanski, španski, portugalski, holandski, poljski, češki, slovački, mađarski, rumunski, bugarski, grčki, hrvatski, slovenski, srpski, bosanski, makedonski, albanski, danski, švedski, norveški, finski, estonski, latvijski, litvanski, irski, malteški, islandski, katalonski, baskijski, galicijski, luksemburški, velški, turski, ruski, ukrajinski i bjeloruski. PDFMy se pokreće na jeziku Vašeg preglednika; promjena pod Više → Jezik. Prijevodi su mašinski izrađeni – mjerodavna je njemačka verzija.
• Sve stranice pdfmy.de: pomoć, uputstvo za skener, lista uređaja, stranice alata, proširenje preglednika, mediji, pristupačnost, impresum i izjava o zaštiti podataka također postoje na svih 40 jezika – promjena gore desno na stranici. Svaka jezička verzija ima vlastitu adresu za dijeljenje, npr. pdfmy.de/fr/hilfe.html ili pdfmy.de/en-GB/pdf-verkleinern.html. Izbor važi i za PDFMy i obrnuto. Za impresum i izjavu o zaštiti podataka pravno je mjerodavna njemačka verzija.
• Datum i brojevi: PDFMy prikazuje datum, vrijeme, iznose i veličine datoteka u formatu Vašeg jezika (npr. 18/10/2026 na engleskom (UK), 10/18/2026 na engleskom (US)). U Vašim dokumentima (pečati, bilješke, datum potpisa, zaglavlja i podnožja, e-računi) i u nazivima datoteka datum ostaje nepromijenjen.
• Pisma na drugim jezicima: Prepoznavanje teksta čita njemačka pisma i samo prepoznaje jezik drugih dopisa – svih gore navedenih jezika, i na ćirilici (ruski, ukrajinski, bugarski, srpski, makedonski, bjeloruski) i grčki. Odgovarajuću jezičku datoteku (1–4 MB) PDFMy preuzima prvi put, a nakon toga radi i van mreže.
• Arapski, perzijski, hebrejski, kineski, japanski, korejski: PDFMy prepoznaje i ova pisma. Arapska i kineska pisma automatika sama pronalazi; za perzijski, hebrejski, japanski, korejski i tradicionalni kineski odaberite jezik pod Postavke → Skeniranje → Jezik dokumenta. Prepoznati tekst u sačuvanom PDF-u može se pretraživati i kopirati (i kao PDF/A), sadržan je u Wordu, Markdownu i HTML-u i može se prevesti. Jezičke podatke (0,4–2 MB) PDFMy preuzima tek kada su prvi put potrebni.
• Fiksni jezik dokumenta: Ako uglavnom dobijate poštu na drugom jeziku, podesite ga pod Postavke → Skeniranje → Jezik dokumenta – tako se štedi drugi prolaz.
• Sačuvani PDF-ovi nose prepoznati jezik dokumenta (važno za čitače ekrana i PDF/UA); Čitaj naglas koristi offline glas tog jezika.

Advokatska kancelarija: beA i prilozi

• Provjera za beA: … Više → Prethodna provjera … (primalac „beA / sud“) pokazuje da li PDF ispunjava tehničke zahtjeve njemačkog pravosuđa (Objava o elektronskom pravnom saobraćaju 2025, ERVB 2025): bez JavaScripta, bez ugrađenih datoteka ili medija, može se štampati i nije šifrovan, najviše 200 MB, naziv datoteke najviše 90 znakova samo sa slovima (i ä, ö, ü, ß), ciframa, donjom crtom i crticom. Napomene se prikazuju za neugrađene fontove i za stranice bez teksta (prepoznavanje teksta se preporučuje, ali nije obavezno). Naziv datoteke unosite direktno u prozor provjere – PDFMy predlaže dozvoljen naziv i provjerava ga tokom kucanja. Ako je otvoreno više datoteka, svaka je u rezultatu dodatno navedena zasebno.
• Sačuvaj za beA: u Prethodna provjera (primalac „beA / sud“) kliknite „Ispravi automatski“: pravi PDF/A bez JavaScripta i priloga pod unesenim (dozvoljenim) nazivom datoteke i još jednom provjerava sačuvanu datoteku. Prilog e-računa (XML) se ne prilaže.
• Numerisanje priloga: Otvorite redom priloge podneska (Dodaj), zatim Više → Numerisanje priloga …. Svaka datoteka postaje prilog – slovna oznaka po izboru (K, B, AS, AG, BK, BB …), početak od bilo kojeg broja, oznaka se može promijeniti. PDFMy stavlja pečat „Anlage K 1“ gore desno na prvu stranicu, pravi spisak priloga i po želji čuva svaki prilog kao zasebnu datoteku pogodnu za beA s logičnim numerisanjem (npr. Anlage_K1_Kaufvertrag.pdf) – kao ZIP ili direktno u folder za arhivu.
• Povjerljivost: provjera, konverzija i numerisanje izvode se u potpunosti na Vašem uređaju – dokumenti klijenata se ne otpremaju.

Privatnost i sigurnost

• Dokumenti, prepoznati tekst i podaci pisama ostaju na Vašem uređaju. Bez kolačića, bez praćenja, bez tuđih servera. I prepoznavanje teksta (AI) radi lokalno.
• Ono što preglednik čuva (postavke, indeks pretrage, zapamćeni potpis …) brišete pod Postavke → Izbriši sve lokalno sačuvane podatke.
• PDFMy se razvija prema načelima ISO 27001 i ISO 9001; PDF/A i PDF/UA se provjeravaju pomoću veraPDF.
• Sigurna ažuriranja: Svaka nova verzija programa PDFMy automatski se provjerava u pregledniku prije objave i u slučaju problema može se odmah vratiti na prethodnu. Ažuriranje ponovo učitava samo izmijenjene datoteke – obično nekoliko stotina KB umjesto otprilike 20 MB, što štedi mobilni promet na putu. pdfmy Scan (od 1.13.0) instalira ažuriranje samo ako ima važeći digitalni potpis kompanije Mentor GmbH i novije je od instalirane verzije – podmetnuta ili starija datoteka se odbija. Nova verzija PDFMy-a nikad se ne aktivira usred rada: ako je u toku skeniranje ili neki drugi postupak ili je dokument otvoren, dolje desno pojavljuje se „Dostupna nova verzija – ponovo učitaj sada“, a vi odlučujete kada.
• pdfmy Scan prihvata zadatke samo od PDFMy-a: Pomoćni program odgovara samo na zahtjeve s pdfmy.de na vašem vlastitom računaru – druge web-stranice ne mogu njime upravljati niti iz njega išta čitati, ni zaobilaznim putem (DNS rebinding). Ažuriranja instalira samo s važećim, neopozvanim potpisom firme Mentor GmbH (Paderborn) i samo ako je sam fajl zaista noviji (od Windows 1.14.1, Mac/Linux 1.6.1).
• Terminalni serveri i više korisnika: Ako je na jednom računaru istovremeno prijavljeno više korisnika (Windows terminalni server odnosno udaljena radna površina, Mac ili Linux s više računa), pdfmy Scan služi samo korisniku koji ga je pokrenuo – programi drugih korisnika se odbijaju i ne dolaze ni do datoteka, ni do zapisnika, ni do potpisa. Svaki korisnik ima svoj pdfmy Scan; PDFMy ga sam pronalazi, a skeniranja i dvostruki klikovi uvijek stižu pravoj osobi. Ništa se ne mora podešavati (od Windows 1.15.0, Mac/Linux 1.7.0).
• Statistika posjeta i brojanje preuzimanja: Vidimo samo zbirne brojke koje naš pružalac web-hostinga IONOS pravi iz zapisnika servera (posjetioci, pregledane stranice) – bez kolačića, bez ugrađenih usluga brojanja, bez identifikatora. Pri preuzimanju pdfmy Scana ili proširenja PDFMy dodatno poziva praznu stranicu (npr. /download/zaehlung/windows.html) kako bi se preuzimanje pojavilo u toj statistici. Vaši dokumenti time nikad nisu obuhvaćeni. Detalji: Izjava o zaštiti podataka, tačka 3.
• Detalji: Izjava o privatnosti · Pristupačnost
• Otvoreni izvorni kod: PDFMy je dostupan na GitHub (haus-it/pdfmy) za daljnji razvoj – © Mentor GmbH, samo u nekomercijalne svrhe (PolyForm Noncommercial 1.0.0); komercijalna upotreba samo uz licencu kompanije Mentor GmbH. Ko koristi kod, vidljivo upućuje na www.pdfmy.de. Korištenje samog pdfmy.de ostaje besplatno za sve. Radujemo se prijavama grešaka, idejama, prijevodima i doprinosima.

Česta pitanja

Prečice na tastaturi

Na Macu ⌘ umjesto Ctrl.

Dobijanje pomoći

PDFMy se stalno razvija. Ako nešto ne radi, molimo da to odmah prijavite – brzo ćemo riješiti.

• U PDFMy-u kliknite dolje desno na „Prijavi grešku“ (ili Više → Prijavi problem; s ove stranice: Prijavi grešku). Odaberete „Greška“ ili „Prijedlog za poboljšanje“ i po potrebi odgovorite na tri kratka pitanja: Šta ste uradili, šta se desilo, šta ste očekivali? Izvještaj sadrži verzije, zapisnik, nastale programske greške i – ako je pdfmy Scan pokrenut (od 1.14.0, Mac/Linux 1.6.0) – internu mrežnu adresu i naziv računara, ali ne i dokumente; nazivi fajlova i pošiljaoci su neprepoznatljivi. Pod „Sadržaj izvještaja“ unaprijed vidite sve. Ništa se ne šalje dok u programu za e-poštu ne kliknete „Pošalji“.
• Kad nešto pođe naopako: Ako u PDFMy-u dođe do neočekivane programske greške, PDFMy gore jednom nudi da je prijavite – greška je tada već upisana. „Zatvori“ skriva obavještenje.
• E-mailom: wumertens@mentor-group.de
• Za štampu i medije: Stranica za medije sa saopćenjima, slikama i kontaktom.