Hjälp

Snabbstart

PDFMy är ett gratis PDF-program. Det körs i webbläsaren eller som app – på pc, på Mac och på mobilen. Dina dokument laddas inte upp: Allt sker på din enhet.

1. Öppna pdfmy.de (helst i Chrome eller Edge).
2. Vid första starten frågar PDFMy i fyra steg efter namn/signum, arkivmapp, skanner och PDF-standard. Allt är frivilligt och kan ändras senare under Mer → Konfiguration.
3. Öppna en PDF, ett foto eller en skanning – eller dra den bara till fönstret. På startsidan finns rutor för de vanligaste uppgifterna.

Sök i hjälpen: Skriv i sökfältet högst upp (eller tryck på /) vad du vill göra – även med egna ord som ”underskrift”, ”komprimera” eller ”iPhone”. Passande svar visas direkt; ett klick visar stället i sitt sammanhang. I PDFMy hittar du sökfältet under Hjälp.

Kraschskydd: PDFMy säkerhetskopierar osparade ändringar på din enhet med några sekunders mellanrum. Om webbläsaren kraschar eller du stänger PDFMy av misstag visas vid nästa start ”Osparat arbete” på startsidan – ett klick på ”Återställ” hämtar tillbaka dokumentet. Det gäller även en kameraskanning som ännu inte avslutats med ”Klart”: Den visas där som ”Kameraskanning”. Efter att du sparat eller stängt raderas säkerhetskopian, annars senast efter 7 dagar. Med ✕ eller ”Kassera alla” raderar du säkerhetskopior direkt, till exempel på en delad enhet.

Senast öppnade: På startsidan finns dina senaste dokument – ett klick öppnar dem igen (Chrome och Edge). Bara namn och en referens sparas, inget innehåll; ”Töm listan” tar bort allt.

Tips: Med Ctrl+K (Mac: ⌘+K) hittar du varje funktion med ett sökord.

Skanna

Med mobilen

På mobilen finns den stora knappen ”Skanna med kameran” högst upp (på pc: rutan ”Skanna med mobilen”). Kameran känner igen arket, tar bilden själv, beskär och rätar upp perspektivet. Flera sidor i följd är möjliga. För bästa kvalitet: fotografera i dagsljus och utan skuggor.

Spara sedan: Tryck längst ner på ”Spara”, ”Arkivera” eller ”Dela”. ”×” längst upp stänger dokumentet; om sidor som inte har sparats frågar PDFMy först. Stängt av misstag? I 20 sekunder visas ”Öppna igen” längst upp – ett tryck så är alla sidor tillbaka.

Användning på mobilen: Längst ned finns Dela, Arkivera och Spara. Verktygen (text, markering, underskrift …) finns som symboler i fältet ovanför sidan – svep åt sidan för fler. Alla övriga funktioner öppnas med ⋯ uppe till höger som en lista. Sortera och ta bort sidor: sidöversikten (symbolen med de fyra rutorna).

Med skanner eller multifunktionsenhet – Windows

Installera en gång det lilla programmet pdfmy Scan (knappen ”Anslut skanner” i PDFMy). Därefter heter knappen ”Skanna”: Välj skanner, lägg i papper, klart. Nätverksenheter hittas utan drivrutin (AirScan/eSCL och WSD, t.ex. Epson, Dell, Brother), USB-skannrar via Windows-drivrutinen. Dubbelsidig skanning och dokumentmatare stöds.

Med skanner eller multifunktionsenhet – Mac

Ladda ned pdfmy Scan för Mac en gång och dubbelklicka på ”pdfmy-Scan-Mac.command”. Det hittar nätverksskannrar utan drivrutin (AirScan/eSCL och WSD, t.ex. Dell Color MFP E525w). Utan extra program fungerar det med ”Digitala bilder” och en skanningsmapp. Utförlig guide för Mac →

Med skanner eller multifunktionsenhet – Linux

En gång pdfmy Scan för Linux ladda ned och starta i Terminal: sh ~/Downloads/pdfmy-scan-linux.sh (utan sudo). Nätverksskannrar fungerar utan drivrutin (AirScan/eSCL och WSD). För USB-skannrar och äldre enheter använder pdfmy Scan SANE, z. B. sudo apt install sane-utils sane-airscan ipp-usb. Tillverkarens drivrutiner (HP hplip, Brother brscan, Epson epsonscan2) behövs bara för mycket gamla enheter. Utförlig guide för Linux →

Med skanner eller multifunktionsenhet – Chromebook

På en Chromebook behöver PDFMy inget extra program – pdfmy Scan körs inte under Chrome OS men behövs inte heller: Chrome OS styr själv många nätverks- och USB-skannrar (AirScan/eSCL, utan drivrutiner). Konfigurera skannern under Inställningar → Avancerat → Utskrift och skanning och skanna sedan med appen ”Skanna” som PDF eller JPG till en mapp, t.ex. Mina filer › Skanningar. I PDFMy i skanningsfönstret: ”Anslut den här mappen som skanningsmapp” – varje ny skanning visas automatiskt, med textigenkänning. Installera PDFMy via ”Ladda ned app”: Då öppnar appen ”Filer” PDF-filer med Öppna med → PDFMy; utskrift sker via ”Spara som PDF”, och Google Drive är integrerat i appen ”Filer” (kan väljas som arkivmapp).

Fungerar min enhet?

I enhetslistan hittar du Brother, Epson, HP, Canon, Kyocera, Ricoh, Konica Minolta, Sharp, Xerox, Lexmark, Dell, Samsung och dokumentskannrar – med sökning efter modell och uppgift om dubbelsidig skanning är möjlig. Nästan alla nätverksenheter från de senaste åren fungerar utan drivrutin.

Dubbelsidig skanning

Matare eller glas: Under ”Papperet ligger” står normalt ”Känn igen automatiskt”. Du kan också välja fast ”i mataren” eller ”på glaset”. Anvisningen nedanför talar om vad din skanner gör då.

Om din enhet har en duplexmatare, kryssa i ”Dubbelsidigt” i skanningsfönstret. Om den har en matare utan duplex (t.ex. Epson L5290, många Brother DCP, Dell E525w), välj ”Dubbelsidigt genom vändning”: Skanna först framsidorna, vänd sedan hela bunten och lägg i den igen – PDFMy sorterar fram- och baksidor rätt. Blir ordningen fel räcker ett klick på ”Baksidor i omvänd ordning”. Tomma baksidor tar PDFMy bort automatiskt.

Känn igen automatiskt: I skanningsfönstret står ”Typ” och ”Färg” som standard på ”Automatiskt”. PDFMy skannar då i färg och känner själv igen varje ark: Svartvitt dokument (ren text – knivskarpt, minsta fil), Gråskaledokument (grå ytor eller svartvita bilder), Färgdokument (färgad logotyp, stämpel, överstrykningspenna) eller Foto. Den igenkända typen står i sidans bildtext och kan när som helst ändras upptill via valet av bildbehandling (Dokument (grå), Dokument (färg), Svartvitt, Original …).

Skanna foton: Med ”Automatiskt” känner PDFMy själv igen foton, skär ut dem (även när de ligger i ett hörn av glaset), låter färgerna vara oförändrade och hoppar över textigenkänningen. För bästa kvalitet väljer du ”Foto”: då skannar PDFMy från glaset med 600 dpi, valfritt i Färg eller Svartvitt (gråskala). Lägg inte foton i mataren. Spara som bild: ”Spara” → format ”Bilder”, och välj sedan bildformat – JPG, PNG, TIFF eller WebP.

Beskär: verktyget ”Beskär” i fältet ovanför sidan – dra de fyra blå hörnen till önskade kanter och klicka på ”Verkställ”. Snett fotograferade ark rätas samtidigt upp; för foton behålls bildförhållandet.

Epson EcoTank L5290 (t.ex. ”EPSON2CBBCB”)

Hittas automatiskt under Windows, Mac och Linux (AirScan/eSCL eller WSD, glasskiva och matare). Om inte: i skanningsfönstret ”Lägg till enhet via IP-adress” och IP-adressen eller enhetsnamnet ange, t.ex. EPSON2CBBCB – på Mac och Linux lägger pdfmy Scan själv till ”.local”. Med wifi och LAN eller VPN samtidigt söks det via varje nätverksanslutning. Enheter i energisparläge väcker pdfmy Scan själv före varje sökning; annars välj ”Väck skannrar” i skanningsfönstret. Mer om Epson L5290 →

Skanningsmapp (”Scan to Folder”)

Om din enhet sparar skanningar i en mapp, anslut den mappen under ”Anslut skanner”. Nya skanningar visas efter några sekunder – uppriktade, med textigenkänning. Konfigurera skanner (alla sätt) →

Flera brev på en gång

Mer → Skriv ut skiljeblad: Lägg bladet med QR-kod mellan breven och skanna hela bunten. PDFMy delar upp breven och utelämnar skiljebladen.

Patchkod-skiljeblad: Har ni redan skiljeblad för dokumentskannern på kontoret (Kodak-patchkod, t.ex. ”Patch T” eller ”Patch 2” – fyra tjocka och tunna svarta streck), känner PDFMy igen dem också, även om de ligger upp och ner eller på tvären. Ett eget blad finns under Mer → Skriv ut patchkod-skiljeblad – skriv ut det i originalstorlek (100 %).

Arkivera brev och frister

Vad vill det här brevet?

Ovanför sidan står i en mening vad det gäller, t.ex. ”Faktura på 1 520,24 € – betalas senast 28/10 – om 13 dagar”, med knappar för Överför (GiroCode), Ange frist, Vidarebefordra och Arkivera. Avsändare, datum, typ, belopp och frist står till höger i brevdata och kan korrigeras.

Arkivera

Brevuppgifter bara vid post: PDFMy visar datum, avsändare, ämne, ärende, frist och bevakning när dokumentet ser ut som post – vid skanningar eller när en frist, ett belopp, ett IBAN eller en avsändare med datum har känts igen. För andra dokument (t.ex. stadgar eller en handbok) står där bara filnamnet och länken ”Ange brevuppgifter …”, som fäller ut fälten.

Filnamn: En öppnad fil behåller sitt namn (”Offert Andersson.pdf” förblir ”Offert Andersson.pdf”). Endast vid skanningar och intetsägande namn från skannrar, kameror och program som ”Scan0001”, ”IMG_1234” eller ”Dokument (2)” använder PDFMy ett beskrivande namn utifrån brevuppgifterna (datum, typ, avsändare, ämne). Du kan när som helst ändra namnet till höger under ”Filnamn”.

Välj en gång en arkivmapp (t.ex. en mapp synkroniserad med OneDrive eller SharePoint). Därefter arkiverar ”Arkivera” varje brev med ett beskrivande namn och för in det i postjournalen. Om så önskas med ankomststämpel och löpande ankomstnummer. Flera företag? I inställningarna får varje företag en egen mapp.

Förhandsvisning: Klicka på en rad i postjournalen – till höger visas dokumentets första sida med filnamn och sidantal, utan att det öppnas. Med tangentbordet räcker det att gå med Tab till ”Öppna” på en rad. Ett klick på miniatyren eller ”Öppna” läser in dokumentet för redigering. Förhandsvisningen finns från en fönsterbredd på cirka 900 pixlar.

Egna fält: Klicka på ”Definiera egna fält …” under taggarna i brevdata och namnge upp till fem fält, t.ex. klient, projekt eller kostnadsställe. De visas sedan för varje brev. PDFMy föreslår värdena från det senaste brevet med samma ärendenummer eller avsändare och erbjuder tidigare värden att välja bland. Värdena står i postjournalen (Excel-kolumnen ”Egna fält”, i listan under ämnet) och i PDF-filens nyckelord; sökningen hittar dem. Med arkivmapp gäller fältnamnen för hela teamet (filen pdfmy-Felder.json).

Ärenden (klient- och ärendeakter)

I brevdata finns fältet ”Ärende”, t.ex. ”Müller mot Schmidt” eller ”Meier – inkomstskatt 2025”. PDFMy föreslår själv ärendet: Har ett brev samma ärendenummer som ett tidigare arkiverat brev hör det till samma ärende – annars gäller avsändarens senaste ärende. I Postjournal & ärenden (Mer → Kontor) visar vyn ”Ärenden” varje ärende med antal dokument, öppna uppgifter, nästa frist och ansvariga. ”Visa dokument” filtrerar listan på ärendet, ”Öppna ärende” öppnar alla ärendets dokument efter datum som ett dokument – för läsning, utskrift eller gemensam lagring (med ansluten arkivmapp). Tidigare arkiverade brev kopplas i listan i kolumnen ”Ärende”; filter för ärende och år hjälper vid sökning. Ärendet finns också i postjournalens Excel-fil.

Taggar

I fältet ”Taggar” i brevdata skiljer du flera ord åt med kommatecken, t.ex. ”Skatt 2025, Försäkring, brådskande”. Medan du skriver föreslår PDFMy taggar som du redan har använt. Vid arkivering registreras de i postjournalen och i PDF-filens nyckelord – så att även Windows-sökningen och andra PDF-program hittar dokumentet. I postjournalen kan du filtrera på tagg, och ett klick på en tagg visar alla dokument med den; med ”+ Tagg” lägger du till och med ”×” tar du bort taggar direkt i listan.

Versioner och GoBD-kontrollrapport

Versioner: Om du öppnar ett arkiverat dokument via postjournalen, ändrar det (t.ex. anteckningen ”betald”) och sparar, ersätter PDFMy filen på samma plats. Den tidigare versionen behålls oförändrad i mappen ”_Versionen” (med datum och tid i namnet); posten visar ”v2”, ”v3” … och får den nya kontrollsumman – ingen dubblettpost uppstår.

GoBD-kontrollrapport: I postjournalen kontrollerar ”GoBD-kontrollrapport …” alla arkiverade filer (SHA-256-kontrollsumma), sigillet på varje post (gör ändringar i journalen i efterhand synliga, t.ex. i Excel) och luckor i ankomstnumren. Resultatet sparas som PDF i mappen ”_Protokolle” – med en processbeskrivning som underlag för din processdokumentation enligt GoBD (tyska regler för korrekt digital bokföring och arkivering). Kontrollsumma och sigill gör ändringar synliga; själva oföränderligheten måste lagringsplatsen säkerställa (t.ex. bevarandepolicyer i SharePoint/Microsoft 365).

Frister, påminnelse, bevakning

Överklagandefrist för beslut: Innehåller ett beslut (t.ex. ett tyskt skattebeslut, Steuerbescheid) en besvärshänvisning med en frist på en månad, beräknar PDFMy fristen för omprövning eller överklagande (Einspruch resp. Widerspruch): delgivning fyra dagar efter beslutsdatum (§ 122 AO, sedan 2025), därefter en månad; infaller en dag på en helg eller en rikstäckande helgdag gäller nästa vardag. Fristen visas i informationsraden och i postjournalen. Regionala helgdagar kan förlänga fristen ytterligare – den visade fristen är alltså aldrig för sen. Har beslutet bevisligen kommit fram senare börjar fristen senare.

Frister och påminnelser visas på startsidan. Med ”Påminn” kommer en avisering en gång om dagen när något förfaller. ”Ange frist” skapar en kalenderpost för Outlook.

Autopilot

Kan slås på i konfigurationen: Brev från kända avsändare arkiverar PDFMy själv efter en kort nedräkning. Vid osäkerhet väntar programmet och anger orsaken.

Skatterådgivare, kontoutdrag, arkivering

• Mer → Verifikat för skatterådgivare: en månads verifikat som ZIP med verifikatlista och DATEV-importfil.
• Läs in kontoutdraget (CAMT eller CSV) i postjournalen: Betalda fakturor identifieras.
• PDFMy påminner om verifikat vars lagringstid har löpt ut. Inget raderas automatiskt.

Svar

”Svara” skriver ett brev enligt DIN 5008: Adress och referens är redan ifyllda, plus textblock (t.ex. invändning, betalningsbekräftelse). Om så önskas med ditt eget brevpapper.

Redigera PDF-filer

• Dela upp PDF: Rutan ”Dela upp PDF” eller ”… Mer → Dela upp PDF …” – en ny fil för var N:e sida, vid bokmärkena (per kapitel), efter filstorlek (t.ex. högst 5 MB för e-postbilagor) eller efter sidintervall som 1-3, 4-7, 8-. Resultatet som ZIP eller var för sig i arkivet.
• Lägg på ditt eget brevpapper: I spara-dialogen under ”Sidnummer, sidhuvud/sidfot …” → ”Lägg på mitt brevpapper”. Sida 1 av ditt brevpapper (PDF) ligger under första sidan, sida 2 (om den finns) under alla övriga. Samma brevpapper som för ”Svara”. För vanliga PDF-filer; på skannade sidor täcker skanningsbilden bakgrunden.
• Skript i PDF-filer: PDFMy kör inte JavaScript från öppnade PDF-filer. Beräkningsfält som du själv skapar i formuläret räknar först i mottagarens PDF-program, och aldrig i PDF/A.
• Ta bort dold information: Innan du lämnar ett dokument vidare till andra, kryssa i ”Ta bort dold information” i spara-dialogen – PDFMy tar bort kommentarer, anteckningar och markeringar från originalet, skript, inbäddade filer och media samt författare, ämne och nyckelord. Länkar behålls.
• Ta bort vita marginaler och anpassa till A4: I spara-dialogen under ”Sidnummer, sidhuvud/sidfot, format …” → ”Ta bort vita marginaler” beskärs tomma marginaler runt innehållet; ”Alla sidor på A4” anpassar US-Letter, kvitton och blandade format skalenligt och centrerat till A4 (stående eller liggande). Text, länkar och formulärfält behålls.
• Flera sidor per ark och häfte: Välj ”2 sidor per ark”, ”4 sidor per ark” eller ”Häfte (A4 vikt)” i utskriftsfönstret eller i spara-dialogen. För häftet skriver du ut dubbelsidigt (vänd längs kortsidan) och viker på mitten – då hamnar sidorna i rätt ordning.
• Former och bilder: Välj verktyget ”Former”, bredvid Rektangel, Ellips, Linje eller Pil, färg och linjetjocklek, och dra upp formen på sidan (med Skift blir en linje exakt vågrät eller lodrät). ”Bild” infogar en logotyp eller ett foto (PNG, JPG); flytta sedan och förstora med handtaget nere till höger. Båda skrivs in skarpt i PDF-filen.
• Mätning: Verktyget ”Former”, bredvid ”Mät: sträcka”, ”Mät: area” eller ”Mät: polygon” – dra upp en linje eller en rektangel, eller klicka på hörnen i tur och ordning för polygonen (dubbelklick, klick på första punkten eller Enter stänger, Esc avbryter; ger area och omkrets, t.ex. för L-formade rum) så visas värdet direkt bredvid (t.ex. ”4,25 m” eller ”18,30 m²”). Välj ritningens skala (1:1 till 1:1000) eller ”Från känd sträcka …”: mät en sträcka med känd längd, markera den och ange den verkliga längden – alla mätningar i ritningen räknar sedan med den. Sidstorleken hämtas från PDF-filen; för skanningar och foton antar PDFMy A4. Mätvärden sparas som text. För hantverk, bygg och arkitektur – som mätverktyget i Acrobat Pro.
• Bifogade filer: Mer → Bifogade filer visar filerna som är inbäddade i PDF-filen (t.ex. kalkylblad, foton, faktura-XML) – spara, ta bort eller lägg till nya med ”Bifoga fil …”. Bilagor behålls när du sparar. Som PDF/A tas bara bilagor med som själva är PDF/A (krav i standarden).
• Slå samman och ordna sidor: öppna flera filer och sortera, rotera, ta bort, infoga tomma sidor och dela upp i sidöversikten (G).
• Spara i originalfilen: Om du har öppnat en PDF (dubbelklick, Öppna, dra eller ”Senast öppnade”) erbjuder Ctrl+S i Chrome och Edge ”Spara i originalfilen” – som i Word. Första gången ber webbläsaren en gång om lov. ”Spara som …” skapar alltid en ny fil.
• Många filer på en gång (batchbearbetning): Rutan ”Batchbearbetning” på startsidan, välj filer och välj sedan: Komprimera, Arkivera (PDF/A, med textigenkänning), Förbered för delning, Gråskala och komprimera, Lägg till sidnummer, Gör sökbar eller Identifiera och arkivera brev. Resultatet levereras som ZIP-fil eller direkt i en mapp; listan visar varje fil med storlek före/efter. ”Pausa” stoppar efter den aktuella filen. Ett öppet dokument förblir oförändrat.
• Bevaka mapp (automatiskt): Rutan ”Bevaka mapp” på startsidan: välj en inkommande mapp – till exempel den som din skanner eller kopiator sparar i – samt vad som ska hända (Gör sökbar, Arkivera (PDF/A), Komprimera, ett eget arbetsflöde eller Identifiera och arkivera brev) och en målmapp. Varje ny fil bearbetas sedan utan klick, vid önskemål namngiven efter innehållet (t.ex. 2026-10-21_Elbolaget_Faktura.pdf), och originalet flyttas till undermappen ”_erledigt”. Det körs i ett eget PDFMy-fönster så länge det är öppet; ditt arbete i huvudfönstret störs inte. Filer som inte kan bearbetas hamnar i ”_fehler”. Kräver Edge eller Chrome på datorn.
• Komprimera: välj ”Liten” när du sparar; storleken visas i förväg.
• Uppgiftsfält: Väljer du en uppgift på startsidan (t.ex. Maskera, Skriv under, sammanfoga, Formulär), står det ovanför sidan vad du ska göra nu – med en passande knapp (t.ex. ”Hitta personuppgifter”, ”Lägg till fler filer”, ”Fyll i med mina uppgifter”) och ”Klar & spara”.
• Maskera: Dra upp områden eller maskera ett sökord överallt. Innehållet tas verkligen bort, även från textlagret. ”Hitta personuppgifter” föreslår ställen att maskera: namn efter ett tilltal (t.ex. ”fru Anna Andersson”), gata med husnummer, postnummer med ort, IBAN, e-post, telefon, skatte-ID, födelsedatum och personnummer – kontrollera innan du sparar; klicka på det som inte passar och radera med Delete.
• Ändra text: Verktyget ”Ändra text”, klicka i en rad och skriv över – eller snabbare: dubbelklicka på texten i verktyget ”Välj”. Hör raden till ett stycke blir hela stycket redigerbart och radbryts automatiskt vid ändring – med originalets radavstånd; avstavningar vid radslut sammanfogas. Adresser och listor behåller sina rader. PDFMy tar över originalets utseende: typsnitt (med eller utan seriffer, fast bredd), fetstil och kursiv, textfärg, bakgrundsfärg (t.ex. grå fält) och bredd. I PDF-filer med text identifieras typsnittet exakt, i skanningar färg, bakgrund, fetstil och om typsnittet har seriffer (t.ex. Times) – vid mycket liten text används ett typsnitt utan seriffer. Oförändrade rader förblir som de är.
• Originaltypsnitt vid ändring: Om typsnittet är inbäddat i PDF-filen och innehåller alla tecken i den nya texten fortsätter PDFMy att skriva med exakt det typsnittet – den ändrade texten ser ut som förut. Saknas ett tecken (PDF-filen innehåller ofta bara de använda bokstäverna) använder PDFMy ett typsnitt med samma teckenbredd: för Arial/Helvetica, Times, Courier och Calibri blir texten exakt lika bred som i originalet; för andra typsnitt anpassas bredden.
• Stora dokument: PDFMy sparar även dokument med hundratals sidor snabbt – oförändrade sidor förs över i ett enda svep, skannade sidor komprimeras på flera processorkärnor samtidigt.
• Öppna skannade PDF-filer: Långa skanningsbuntar bearbetar PDFMy vid öppning på flera processorkärnor samtidigt (beskärning, uträtning, igenkänning av skiljeblad) – därför öppnas de betydligt snabbare.
• Skydd mot förfalskning: Urkunder, mästar- och gesällbrev, betyg, id-handlingar, myndighetsbeslut (t.ex. slutskattebesked (Steuerbescheid)) och domstolsavgöranden kan inte ändras med ”Ändra text” och ”Täck över” – maskering, markering, anteckningar och underskrift fungerar fortfarande. För kontoutdrag, lönebesked, fakturor och liknande underlag är ändringar möjliga, men de markeras med rött och sidan får längst ned anteckningen ”ändrad i efterhand”. Varje PDF med ersatt eller övertäckt text får dessutom nyckelordet ”ändrad i efterhand (PDFMy)”. Så förblir PDFMy ett verktyg för egna dokument – inte för förfalskningar.
• Digitalt signerade PDF-filer: Innan du för första gången använder ”Ändra text”, ”Täck över” eller ”Text” i en signerad PDF varnar PDFMy en gång tydligt: Den digitala signaturen blir ogiltig genom ändringen, och den nya filen har inte längre någon giltig signatur. ”Ändra inte” låter allt vara som det är; ”Uppfattat, ändra ändå” tillåter redigering för detta dokument. Originalfilen förblir giltig.
• Formulär: Fyll i fält och spara. Har inget annat ändrats i dokumentet förblir den sparade PDF-filen ifyllbar; har den satts samman med andra sidor eller försetts med anteckningar skrivs inmatningarna in permanent. På mobilen leder knappen ”Fyll i formulär” till fälten. Platta formulär eller skanningar görs ifyllbara med Mer → Identifiera formulärfält. Om du öppnar ett formulär som inte går att fylla i, med typiska etiketter (namn, gata, telefon …), erbjuder PDFMy det direkt via ett fält: ”Identifiera fält”. Det som identifieras är skrivlinjer – även ritade linjer med etiketten under –, rutor och kryssrutor; varje fält får namn efter sin etikett (tillägg som ”om tillämpligt” utelämnas).
• Mina uppgifter – fyll i formulär med ett klick: I formulärområdet till höger ”Fyll i med mina uppgifter”. Första gången anger du dina uppgifter en gång (namn, adress, födelsedatum, telefon, e-post, IBAN, skatte-ID …); de kan ändras när som helst under … Mer → Mina uppgifter …. PDFMy känner igen de passande fälten på etiketten – även ”Efternamn, förnamn”, ”Postnummer, ort” eller ”Ort, datum” (med dagens datum) – och fyller bara tomma fält; fält för andra personer (t.ex. ”Barnets namn”, ”Födelsenamn”) lämnas tomma. Kontrollera resultatet kort. ”Hämta från detta formulär” hämtar uppgifter från ett formulär som du redan har fyllt i. Dina uppgifter stannar bara i den här webbläsaren på den här enheten och överförs aldrig; ta bort dem på delade enheter med ”Radera alla”.
• Skapa formulär: Välj verktyget ”Formulärfält”, bredvid typen – Textfält, Flera rader, Datum, Kryssruta, Listruta eller Alternativknapp – och dra upp en rektangel på sidan (eller klicka bara). För en listruta frågar PDFMy efter posterna (t.ex. ”Herr, Fru, Annat”). Alternativknappar med samma namn bildar en grupp där bara ett alternativ kan väljas (”Ja” / ”Nej”) – placera helt enkelt flera bredvid varandra; värdet hämtas från etiketten till höger. Kryssrutan ”Obligatoriskt fält” markerar fält som måste fyllas i (gäller även för det fält som är markerat just nu). Namnet hämtar PDFMy från etiketten bredvid, t.ex. ”Förnamn”; dubbelklick byter namn, Delete tar bort. När du sparar skapas riktiga formulärfält som vem som helst kan fylla i i ett PDF-program, i webbläsaren eller i PDFMy – även som PDF/A och tillgängligt (skärmläsare läser upp fältnamnet).
• Räkna och kontrollera i formulär: Som fälttyp finns även Tal, Belopp (€), E-post, IBAN och Postnummer. För Tal och Belopp kan fältet räkna själv: ange en formel under ”Beräkning”, t.ex. Antal * Styckpris, Netto * 0,19 eller SUMME([Rad 1]; [Rad 2]; [Rad 3]) – fältnamn med mellanslag inom hakparenteser; tillåtna är + − * /, parenteser, SUMME, MIN, MAX och MITTELWERT. I den sparade PDF-filen räknar och kontrollerar fälten själva (t.ex. i Adobe Acrobat Reader, Foxit eller Firefox); ett felaktigt IBAN eller en felaktig e-postadress rapporteras. Vid ifyllning i PDFMy räknar PDFMy med och visar saknade obligatoriska fält och ogiltiga uppgifter direkt vid fältet – även i andras formulär med summafält. Fält som beräknar och kontrollerar får för detta ett litet formulärskript i PDF-filen – endast dessa fält, inte datum eller text. Vissa företags e-postfilter håller kvar PDF-filer med skript. PDF/A tillåter inte formulärskript; där skapas fälten utan beräkning.
• Sidnummer, vattenstämplar, Bates-nummer, sidhuvuden och sidfötter: i spara-dialogen.
• Infoga länkar: Välj verktyget ”Länk”, dra upp ett område (t.ex. över ”Bilaga 2” eller en webbadress) och ange målet: en webbadress (pdfmy.de), en e-postadress eller ett sidnummer. I den sparade PDF-filen är stället klickbart – även som PDF/A och tillgängligt. Sidlänkar följer med vid omsortering. Dubbelklick ändrar målet. Av säkerhetsskäl är bara webb- och e-postlänkar möjliga.
• Kommentarer och markeringar: Mer → Kommentarer och markeringar visar alla anteckningar, markeringar (med den markerade texten), texter, stämplar, underskrifter, formulärfält och maskeringar i dokumentet – med sida, filter och sökning. Ett klick hoppar dit, ✕ tar bort (Ctrl+Z ångrar). ”Kopiera som text” ger en sammanfattning för e-post eller protokoll.
• Jämföra: Mer → Jämför med annan version visar vad som har ändrats – som ”Text” (infogade och borttagna ord) eller som ”Bild (överlagring)”: Sidorna läggs över varandra, rött finns bara i den första, grönt bara i den andra versionen, streckade ramar visar varje ändrat ställe. Så upptäcks även ändrade bilder, stämplar, underskrifter och layout.
• Sammanfoga växelvis: Om din skanner saknar dubbelsidig matare skannar du fram- och baksidor separat och väljer båda filerna via rutan ”Sammanfoga växelvis”. Om baksidorna är åt fel håll trycker du på ”Vänd andra filen”.
• Konvertera: PDF till Word, Excel, text eller bilder; bilder till PDF; hämta ut bilder ur PDF-filen i originalupplösning.
• PDF till Word – med struktur: När du sparar som Word-dokument sätter PDFMy ihop texten till hela stycken igen (ord som avstavats vid radslut sätts ihop), gör stor text till riktiga Word-rubriker (”Rubrik 1/2” – synliga i navigeringsfönstret), behåller uppräkningar och radbrytningar i adresser och konverterar tabeller till Word-tabeller: kolumnbredder som i originalet, rubrikrad i fetstil och upprepad på varje sida, belopp högerjusterade. Vid skanningar sker detta efter textigenkänningen – tabellinjer döljer PDFMy då, så att ingen cell går förlorad; komplexa layouter (flera spalter, textrutor, sammanfogade tabellceller) förenklas.
• Sammanfatta och fråga utan uppladdning: Meny → ”Sammanfatta och fråga …”. Den inbyggda AI:n i Google Chrome (från version 138, på en dator med minst 16 GB arbetsminne eller ett grafikkort med 4 GB) sammanfattar dokumentet – som Huvudpunkter, Kort sammanfattning, Vad handlar det om? eller Rubrik, från kort till utförlig – eller besvarar frågor som ”När måste jag senast betala?”. Allt körs på din enhet och dokumentet laddas inte upp. Första gången hämtar Chrome AI-modellen (en gång, flera GB). Långa dokument sammanfattar PDFMy avsnitt för avsnitt. Resultatet kan kopieras; jämför det med dokumentet.
• Konfigurera AI-assistenten: Under ”… Mer → AI-assistent …” ser du om webbläsarens AI är klar på den här enheten. ”Konfigurera webbläsarens AI” hämtar AI-modellen en gång i förväg, så att den inte laddas först vid den första sammanfattningen. Med Av försvinner Sammanfatta och Översätt från menyn – till exempel om ett företag inte vill ha AI-funktioner. AI:n arbetar alltid på din enhet; dokumentet laddas inte upp.
• Kontrollera integriteten själv: Under ”… Mer → Kontrollera integriteten själv …” (eller med ett klick på ”Filerna stannar på din enhet” på startsidan) ser du vilka anslutningar det här fönstret har upprättat sedan det öppnades och hur mycket data som har skickats till internet – normalt 0 byte. Anrop till pdfmy.de läser bara in programdelar, typsnitt och språkfiler. Anslutningar till 127.0.0.1 eller localhost går till program på din egen dator (pdfmy Scan, lokal AI). Enklast kontrollerar du det så här: stäng av wifi – PDFMy fortsätter att fungera.
• Kontrollera programversionen: I samma dialogruta jämför PDFMy de programfiler som körs just nu med den publicerade kontrollsummelistan för den här versionen och visar deras fingeravtryck. Samma fingeravtryck hittar du i versionsloggen på GitHub (github.com/haus-it/pdfmy, docs/RELEASES.md) – oberoende av pdfmy.de. Så ser du att pdfmy.de levererar exakt den publicerade versionen. För IT-avdelningar: pdfmy.de/pruefsummen.txt kan kontrolleras med sha256sum -c mot en kopia av webbplatsen.
• Lokal AI på den här datorn: Om du använder ett AI-program som Ollama eller LM Studio på samma dator kan du välja det under ”… Mer → AI-assistent …”: välj program, ”Kontrollera anslutning”, välj modell, spara. Sammanfattning, frågor och översättning körs då med den här modellen – texten lämnar inte datorn; adresser utanför den här datorn avvisar PDFMy. Ge behörighet en gång: i LM Studio startar du servern under ”Developer” och aktiverar ”Enable CORS”; för Ollama öppnar du ”Redigera miljövariabler för ditt konto” i Windows, skapar variabeln OLLAMA_ORIGINS med värdet https://pdfmy.de och startar om Ollama. Standard är fortfarande webbläsarens AI; med Av är AI:n helt avstängd.
• Översätt utan uppladdning: Meny → ”Översätt …”, välj käll- och målspråk. PDFMy använder då Google Chromes inbyggda översättare (från version 138, på datorn): Översättningen görs på din enhet, texten laddas inte upp. Första gången hämtar Chrome språkpaketet. Resultatet öppnas som en ny PDF i en egen flik – med rubriker, stycken, listor och tabeller; siffror och belopp förblir oförändrade. Den ursprungliga sidlayouten återskapas inte. Maskinöversättning: kontrollera innan du skickar. I andra webbläsare visar PDFMy ett meddelande.
• Spara arbetsflöden: Välj önskade inställningar i spara-dialogen (t.ex. format, sidnummer, sidfot, brevpapper, gråskala) och klicka högst upp bredvid Sparat arbetsflöde på ”Spara som arbetsflöde …” – med ett namn som ”Faktura till kund”. Nästa gång räcker det att välja arbetsflödet. Vid batchbearbetning kan egna arbetsflöden (PDF och PDF/A) också väljas – så behandlas många filer likadant på en gång. Av säkerhetsskäl sparas lösenord och signatur aldrig.
• Halvera sidor: Meny → ”Halvera sidor …” delar skanningar av dubbelsidor (uppslagen bok eller häfte) och A3-ark i två sidor – lodrätt (vänster/höger) eller vågrätt (övre/nedre), valfritt endast liggande sidor. Utan kvalitetsförlust: Text och vektorgrafik behålls och filen blir inte större. För böcker som läses från höger till vänster: ”Höger halva först”.
• Word och Excel till PDF: Öppna Word-filer (.docx) och Excel-kalkylblad (.xlsx) eller dra dem till fönstret – PDFMy konverterar dem till PDF på din enhet, utan uppladdning. Från Word överför PDFMy sidhuvuden och sidfötter (med logotyp och sidnummer ”Sida 1 av 3”), rubriker, stycken (även fetstil och kursiv mitt i meningen, centrerat, högerjusterat), punktlistor och numrerade listor, tabeller (med kolumnbredder, justering och fet rubrikrad från Word), bilder, sidbrytningar och sidformatet; från Excel alla synliga blad som tabell med tal-, valuta-, procent- och datumformat. Textrutor, spalter och särskilda teckensnitt överförs inte – välj ”Spara som PDF” i Word eller Excel för en exakt kopia. Spara äldre format (.doc, .xls) som .docx/.xlsx först.
• Öppna RTF och XPS: RTF-filer tar PDFMy över som text utan formatering och bilder, XPS-filer med text och bilder på sin plats, men utan linjer och ytor. För en exakt kopia, skriv ut via skrivaren ”PDFMy”.
• Vad som bevaras när du sparar: sidetiketter, hoppmål, bokmärken, lager och XMP-metadata bevaras så länge sidorna inte blir bilder. Strukturtaggar bevaras när alla sidor i en enda fil sparas. Spara-dialogen anger det i förväg om något går förlorat.
• Skadade PDF-filer: PDFMy räddar det som fortfarande går att läsa och anger vilka sidor som saknas. Om början av en fil saknas eller om siduppgifterna är lagrade komprimerade och avkortade går det oftast inte att rädda något mer.
• E-böcker (EPUB) till PDF: öppna bara EPUB-filer – PDFMy sätter dem som PDF i det smidiga A5-bokformatet: titel, varje kapitel på en ny sida, rubriker, stycken, listor, tabeller och bilder. Kopieringsskyddade e-böcker (DRM) kan inte konverteras.
• LibreOffice och OpenOffice: Textdokument (.odt) och kalkylblad (.ods) konverterar PDFMy på samma sätt till PDF – med rubriker, listor, tabeller, bilder och sidformat respektive alla blad med tal-, valuta-, procent- och datumvärden.
• Text, Markdown och CSV till PDF: Öppna textfiler (.txt), Markdown (.md) och tabeller (.csv, t.ex. från Excel eller bokföringen) eller dra dem till fönstret – PDFMy gör en snygg A4-PDF av dem: rubriker, listor och tabeller från Markdown sätts, CSV-tabeller får rubrikraden på varje sida, många kolumner hamnar i liggande format och belopp högerjusteras. Å, ä och ö från äldre Excel-filer känns igen korrekt.
• iPhone-foton (HEIC) och TIFF: Öppna foton från iPhone (.heic/.heif) och TIFF-filer – även flersidiga från fax eller skanner – eller dra dem till fönstret; PDFMy konverterar dem i alla webbläsare, även i Chrome, Edge och Firefox. Varje TIFF-sida blir en PDF-sida och faxupplösningar (t.ex. 204 × 98 dpi) rätas upp korrekt. Konverteringen sker på din enhet.
• Skriv ut som affisch: Startsidan → ”Skriv ut som affisch”, eller välj ”Affisch på 4 A4-ark” eller ”på 9” under sidor per ark i spara-dialogen. Varje sida förstoras och fördelas på flera ark, med 1 cm överlappande kant att klistra ihop.
• Invertera färger: Startsidan → ”Invertera färger”. Användbart till exempel för att skriva ut mörka bilder med mindre toner. Texten förblir text. Endast i formatet PDF.
• Märk sidor: Startsidan → ”Märk sidor”. De inledande sidorna heter då i, ii, iii, sedan börjar numreringen på 1. Bara sidnamnen i PDF-programmet ändras, inte sidornas innehåll.
• Text ej kopierbar: Startsidan → ”Text ej kopierbar”. Varje sida sparas som bild utan textlager, formulärfält och länkar, vilket oftast gör filen större. Textigenkänning kan läsa texten igen. Använd därför alltid ”Maskera” för konfidentiellt innehåll.
• Förbered för AI: Startsidan → ”Förbered för AI”. PDFMy sparar texten som Markdown med rubriker, tabeller, sidmarkeringar och korta uppgifter om dokumentet. Filen stannar på din enhet. Först när du själv laddar upp den till en AI-tjänst lämnar innehållet din enhet.
• Skanna med kameran: tillbaka-gesten avslutar inte skanningen så länge det finns bilder. Tryck på ”Klart” för att avsluta. Har kameran känt igen arket fel trycker du på miniatyren och sedan på ”Justera hörn”. Är det för mörkt meddelar PDFMy det.
• Suddiga bilder: om en sida verkar suddig får miniatyren en gul ram. Tryck på den för att kontrollera sidan och vid behov radera den.
• Sök: stora och små bokstäver spelar ingen roll, och ”ß” och ”ss” räknas som samma: ”Strasse” hittar även ”Straße”. Även ordgrupper som ”15 november” hittas. Med ”Endast hela ord” hittar ”Test” inte längre ”Testament”. Detta gäller även för markering, ersättning och ”Maskera alla träffar”.
• Fortsätt läsa: PDF-filer på 5 sidor eller fler öppnas igen på sidan där du senast var. Din webbläsare minns bara en kontrollsumma för filen och sidnumret, inget filnamn och inget innehåll.
• Vad som inte bevaras när du sparar: om en PDF innehåller lager, strukturtaggar, sidetiketter eller ett XFA-formulär anger spara-dialogen det i förväg. Detsamma gäller PDF/A: formulärfält förs där in permanent på sidan, och bilagor som inte är PDF/A utgår.
• Spara i gråskala: I spara-dialogen under ”Sidnummer, sidhuvud/sidfot, format …” → Färg → ”I gråskala”. Alla sidor, stämplar, markeringar, underskrifter och infogade bilder blir grå – som en svartvit kopia, vilket sparar färgtoner. Sidorna sparas som bild; texten förblir sökbar. Fungerar även med PDF/A.
• PowerPoint: I spara-dialogen under Format → ”PowerPoint”. Varje sida blir en bild i sidformat – med stämplar, markeringar och underskrifter. Texten ligger osynligt på sin plats och är sökbar och kopierbar i PowerPoint, Keynote eller Impress; skannade sidor känns först igen (OCR). Praktiskt för att visa dokument på ett möte eller återanvända bilder från en PDF.
• Markdown och HTML: I spara-dialogen under Format → ”Markdown” eller ”HTML”. PDFMy känner igen rubriker (teckenstorlek, fetstil), stycken (även avstavade ord vid radslut), punktlistor och tabeller. Markdown passar för AI-assistenter, wikis och anteckningsappar; HTML ger en tillgänglig webbsida. Skannade sidor känns först igen automatiskt (OCR).
• Markera text: Verktyget ”Markera”, dra sedan med musen över orden – exakt texten markeras, även över flera rader; ett klick markerar ett enskilt ord. Välj bredvid färg (gul, grön, blå, rosa, orange) och typ: Markera, Stryk under eller Stryk över. En vald markering kan färgas om eller tas bort med Delete. Dra på en tom yta för att markera ett område (t.ex. en bild). Alla träffar på en gång: Ctrl+F, ange sökord, ”Markera alla” – varje träff i hela dokumentet markeras, även ordgrupper som ”15 november”; Ctrl+Z ångrar alla. Markeringar från andra program: Om du öppnar en PDF som redan är markerad hämtar PDFMy markeringarna med kommentar och författare – de kan färgas om och tas bort (inte i digitalt signerade PDF-filer, så att signaturen förblir giltig). När du sparar blir det riktiga PDF-markeringar: Andra PDF-program visar dem som kommentar med den markerade texten och kan ta bort dem.
• Sök i dokumentet: Ctrl+F öppnar ett sökfält ovanför sidan – som i Word. Det visar ”3 av 12”; Enter eller F3 hoppar till nästa träff, Skift+Enter till föregående, Esc stänger. Den aktuella träffen är markerad med orange. För skanningar och foton fungerar sökningen efter textigenkänningen (OCR). Maskera alla förekomster på en gång: till höger under ”Sök i dokumentet”.
• Sök & ersätt: Klicka på Ersätt … i sökfältet, skriv den nya texten och välj Ersätt (aktuell träff, Enter) eller Ersätt alla (Ctrl+Enter). Varje berörd rad ersätts troget originalet som vid ”Ändra text” – samma typsnitt, färg och bredd; den gamla texten tas bort när du sparar. Urkunder, betyg och myndighetsbeslut hoppas över, i kontoutdrag och fakturor markeras ändringarna synligt. Ångra med Ctrl+Z – även ”Ersätt alla” över många sidor i ett steg.
• Dokumentegenskaper: Mer → Dokumentegenskaper (Ctrl+D) visar titel, författare, ämne, nyckelord samt PDF-version, sidstorlek, skapandedatum, skapande program och lösenordsskydd. Titel, författare, ämne och nyckelord kan du ändra – de skrivs in i PDF-filen när du sparar. Tips: Bra nyckelord gör PDF-filer snabba att hitta i Windows-sökningen och i Finder. Uppgifterna i en öppnad PDF behålls när du sparar.
• Innehåll och bokmärken: Knappen ”Innehåll” (tangenten I) visar alla kapitel i PDF-filen; ett klick hoppar dit. Ctrl+B skapar ett bokmärke för den aktuella sidan; PDFMy föreslår den första textraden som namn. Byt namn med ✎, gör till underpunkt med ⇥, ta bort med ✕. Bokmärken skrivs in i PDF-filen när du sparar och visas i PDF-program och webbläsare som innehållsförteckning. Vid sammanslagning skapar PDFMy automatiskt ett bokmärke för varje fil.
• Bläddra: Med mushjulet rullar du genom hela dokumentet som i Word; nere till vänster står ”Sida X av Y” – ett klick där (eller Ctrl+G) hoppar till en sida. Fälten till vänster och höger kan fällas ihop med [ och ].
• Flera dokument: ”Lägg till” lägger till fler filer i det öppna dokumentet, ”Ny flik” öppnar ytterligare ett dokument parallellt – högst upp visas ett flikfält, och ett klick växlar mellan dokumenten. Om du öppnar en fil när ett dokument redan är öppet frågar PDFMy om den ska läggas till, öppnas i en ny flik eller ersätta det.
• Skriva ut: knappen ”Skriv ut” i verktygsfältet (eller Ctrl+P): alla sidor, denna sida eller vissa sidor som ”1-3, 5” – om du vill 2 eller 4 sidor per ark eller som häfte.
• Presentera: F5 visar sidorna i helskärm, vidare med piltangenterna eller en presentationsfjärrkontroll.
• Läsa upp: Den identifierade texten läses upp med en röst från din enhet – utan onlinetjänst.
• Läsläge (läs bekvämt på mobilen): … Mer → Läsläge eller under ”Igenkänd text”. Texten bryts om – ingen zoomning och sidledes rullning längre. Stycken, rubriker och uppräkningar behålls, ord som avstavats vid radslut sätts ihop igen. A−/A+ ändrar textstorleken (sparas), ”Gå till” leder till sidor och rubriker. Vid skanningar visas texten efter textigenkänningen.
• Spara tillgängligt och som PDF/A (långtidsarkiv) – kontrollera i Förhandskontroll (se nedan).
• Kontrollera före sändning (förhandskontroll): Rutan ”Kontrollera PDF före sändning” eller … Mer → Förhandskontroll …. Välj mottagare: beA / domstol (tyska regler för elektronisk kommunikation med domstolar ERVB 2025: inget JavaScript, inga bilagor, utskrivbar, tillåtet filnamn, högst 200 MB), ePA (elektronisk patientjournal: PDF/A, högst 25 MB), Tillgänglig (BITV 2.0 / PDF/UA: taggar, språk, titel, rubriker, rubrikceller i tabeller, alternativtexter), Arkiv (GoBD) (tyska bokföringsregler: PDF/A, okrypterad, text igenkänd) eller PDF/A – alla kontrollpunkter (märkning, färgprofil, typsnitt, skript, kryptering, kommentarer, komprimering, transparens, bilagor, titel – varje punkt för sig). Filen kontrolleras så som den skulle sparas. ✓ betyder uppfyllt, ✗ fel, i tips. ”Åtgärda automatiskt” väljer rätt sätt att spara (beA-kompatibel, PDF/A ”Liten”, gör tillgänglig, PDF/A). ”Spara rapport som PDF” sparar en kontrollrapport med datum, resultat och SHA-256-fingeravtryck för den kontrollerade filen – som bevis till ärendet eller processdokumentationen. Det är en snabbkontroll av de vanligaste avvisningsorsakerna; den ersätter inte en fullständig validering.
• Gör PDF tillgänglig (PDF/UA): Rutan ”Gör PDF tillgänglig” eller … Mer → Gör PDF tillgänglig …, sedan ”Spara”. PDFMy känner igen – även i skanningar – rubriker, stycken, uppräkningar och tabeller och märker dem så att skärmläsare läser upp dem korrekt och man kan hoppa mellan dem: rubriker som nivå 1 och 2, listor med listpunkter, tabeller med rubrikrad. Sidhuvuden, sidfötter och sidnummer döljs (annars läser skärmläsaren upp dem på varje sida) men förblir sökbara. Av rubrikerna skapas en innehållsförteckning (bokmärken); titel och dokumentspråk anges. Det sparas enligt PDF/UA-1, samtidigt PDF/A. Sedan kontrollerar PDFMy den färdiga filen och visar resultatet, t.ex. ”8 av 8 punkter uppfyllda · igenkänt: 4 rubrik(er), 1 tabell(er)”. Användbart sedan den tyska lagen om stärkt tillgänglighet (BFSG). Beskriv bilder: Innan dess söker PDFMy efter foton, logotyper och grafik på varje sida och visar dem i ett fönster – där skriver du kort vad som syns (t.ex. ”Situationsplan över tomten”; för logotypen föreslår PDFMy avsändaren), eller kryssar i ”Endast dekoration – läs inte upp”. Beskrivna bilder läser skärmläsaren upp på det ställe där de finns på sidan. Kontrollrapporten visar dessutom om rubriker är märkta och om tabeller har rubrikceller. Begränsningar: PDFMy skriver inte själv någon beskrivning (det vore bara tillförlitligt med moln-AI); vid publicering rekommenderar vi en stickprovskontroll med en skärmläsare.
• Kontrollera PDF/A: … Mer → Förhandskontroll …, mottagare ”PDF/A – alla kontrollpunkter” visar om PDF:en uppfyller de viktigaste reglerna för långtidsarkivering – PDF/A-märkning, inbäddad färgprofil, alla typsnitt inbäddade, ingen kryptering, inga skript eller förbjudna åtgärder, utskrivbara kommentarer, ingen LZW-komprimering. Det är de vanligaste orsakerna till att domstolar (beA), myndigheter och arkiv avvisar filer. ”Åtgärda automatiskt” sparar som PDF/A och kontrollerar den sparade filen igen direkt: Resultatet är en giltig PDF/A-2b och samtidigt tillgänglig. Snabbkontrollen ersätter inte en fullständig validering.

Skriva under och signera

Underskrift, signum och företagsstämpel

Ett klick på verktyget ”Underskrift” öppnar urvalet med dina sparade underskrifter som bild (underskrift, signum, företagsstämpel). Klicka på en av dem – den följer då muspekaren – och klicka eller tryck på önskat ställe i dokumentet. I urvalet väljer du under ”Lägg till” om bara datumet eller ort och datum automatiskt ska visas under underskriften (t.ex. ”Paderborn, 17.10.2026”) – PDFMy kommer ihåg ditt val och orten; texten kan flyttas, ändras eller tas bort som all annan text. Inget skapat ännu? Klicka i urvalet på ”Skapa underskrift” – tre sätt:

• Rita med mus, finger eller penna (utjämnade linjer, ”Ångra senaste streck”). Håll mobilen på tvären.
• Skriv: Ange namnet och välj en av fem handskriftsstilar.
• Ladda upp bild: på datorn via knappen ”Ladda upp bild …” i verktygsfältet, genom att dra en bildfil till underskriftsfönstret eller med Ctrl+V (t.ex. ett urklipp från Skärmklippverktyget) – ett foto eller en skanning av din underskrift på papper (på mobilen direkt ”Ta foto”), en stämpel eller en logotyp. PDFMy frilägger automatiskt – papperet blir genomskinligt – och beskär. För färgade stämplar och logotyper: ”Behåll originalfärger”.

Färg: svart, blå eller mörkblå. Högst upp väljer du vad du skapar: Underskrift, Signum (paraf) eller Företagsstämpel / logotyp – alla tre kan sparas separat och väljas i verktygsfältet. ”Signum på alla sidor” placerar med ett klick ditt signum nere till höger på varje sida, som brukligt vid avtal. Efter att den skapats följer underskriften halvgenomskinlig muspekaren – klicka bara på önskat ställe (tryck på mobilen); Esc avbryter. Flytta genom att dra, ändra storlek med handtaget nere till höger, ta bort med Delete. Underskrift, signum och stämpel sparas på den här enheten (påslaget från början, bara i din webbläsare – inget laddas upp); i underskriftsfönstret ser du det sparade och kan ta bort det.

Hitta underskriftsställen automatiskt

Med verktyget ”Underskrift” söker PDFMy i hela dokumentet efter ställen som ”Underskrift …”, ”Undertecknare”, ”Ort”, ”Datum” eller ”Ort, datum” – med en linje bredvid, ovanför eller under, även när linjen är ritad och etiketten står under. Där visas gula skyltar ”✍ Skriv under här” eller blå ”📅 Infoga datum” och ”📍 Infoga ort” – ett klick placerar din underskrift passande på linjen (utan att sticka upp i texten ovanför), datumet eller din ort (första gången frågar PDFMy efter orten och kommer ihåg den). ”Nästa ställe” i verktygsfältet hoppar genom alla ställen som återstår, så att inget glöms i långa avtal. I skanningar fungerar detta efter textigenkänningen.

Skicka för underskrift (flera personer)

Så låter du andra skriva under ett dokument – utan server och utan uppladdning, ungefär som med DocuSign:

1. ”… Mer → Kontor → Skicka för underskrift …”: Ange namn och e-postadresser till personerna i önskad ordning, samt din egen adress för återkoppling och vid behov en frist. Har du sparat en mall, välj den överst – personer, fält, meddelande och frist tas över.
2. PDFMy föreslår redan fält på identifierade ställen som ”Underskrift …” eller ”Ort, datum” – ett klick på namnet i fältet tilldelar det en annan person. Fler fält: välj ”Fälttyp” högst upp (Underskrift, Signum, Datum, Namn, Text, Kryssruta), klicka sedan på personens namn och på platsen. Datum och namn fyller PDFMy i själv vid underskriften; textfält (t.ex. adress) måste personen fylla i i förväg. Felaktiga fält tar du bort med ”✕”. För återkommande dokument (hyresavtal, anställningsavtal …): ”Spara som mall …”.
3. ”Skicka …”: PDFMy förbereder e-postmeddelandet med PDF:en till den första personen (öppna .eml-filen och skicka). Med arkivmapp ligger en kopia i arkivet, och i postjournalen syns läget.
4. Personen öppnar PDF:en på pdfmy.de, klickar på ”Skriv under här” i sitt markerade fält och sedan på ”Underskriven – skicka vidare”. E-postmeddelandet till nästa person är förberett, med dig på kopia.
5. Utan PDFMy: Personens fält är äkta PDF-formulärfält i filen – personen kan även fylla i och skriva under i Adobe Acrobat Reader, Förhandsvisning på Mac eller Edge (t.ex. med ”Fyll i och signera”), spara och skicka tillbaka PDF:en till dig. När du öppnar den i PDFMy tar PDFMy över inmatningarna och känner igen underskriften: ”Godkänn som underskrivet …” (annars ”Underskrivet i ett annat program …”) – därefter går e-postmeddelandet till nästa person. I granskningsloggen står ”Underskrivet i ett annat PDF-program”.
6. Den som inte vill skriva under klickar på ”Avvisa …” och kan ange en motivering – du får den via ett förberett e-postmeddelande, och förfrågan är därmed avslutad.
7. Efter den sista underskriften kommer PDF:en tillbaka till dig, med en bifogad sida ”Granskningslogg” (personer, tidpunkter, uppgifter, kontrollsummor, förlopp). När du öppnar den visar PDFMy ”Alla har skrivit under ✓”, och postjournalen står på ”Klart”.

På ditt språk: E-post till undertecknarna, påminnelser och granskningsprotokollet skriver PDFMy på det språk du använder PDFMy på.

För kännedom: I dialogrutan kan du ange adresser som inte skriver under men får resultatet som kopia (t.ex. skatterådgivare, ekonomiavdelning) – när förfrågan är klar eller avvisas, inte vid varje mellansteg. De står också i granskningsloggen och i mallen.

Guidad ifyllning: Den som skriver under ser i listen hur många uppgifter som fortfarande saknas. ”Nästa fält →” hoppar från fält till fält (först till obligatoriska uppgifter som saknas), liksom Enter i ett textfält – smidigt i mobilen.

Massutskick till många mottagare: Markera ”Massutskick” i dialogrutan ”Skicka för underskrift” och ange mottagarna – en rad per person (Namn; E-post), kopierade från Outlook (Namn <E-post>) eller som CSV-fil från Excel (kolumner som ”Namn” eller ”Förnamn/Efternamn” och ”E-mail” identifieras). Placera underskriftsfältet en gång och välj sedan ”Skicka till … mottagare”: varje person får sitt eget exemplar och skriver under ensam, t.ex. samtyckesblanketter, medlemsansökningar eller ordningsregler. För upp till 10 mottagare öppnar PDFMy med pdfmy Scan e-postmeddelandena direkt i Outlook, annars ligger alla utkast tillsammans med en mottagarlista i en ZIP-fil. I postjournalen står varje person med egen status och ”Påminn”.

E-post direkt i Outlook: Med pdfmy Scan i Windows (från version 1.8.8) öppnar PDFMy förberedda e-postmeddelanden – signaturförfrågningar, vidarebefordran, påminnelser, ”Dela → E-post”, felrapporter – direkt som ett nytt meddelande med bilaga, klart att skicka, i ditt e-postprogram. Utan pdfmy Scan sparas som tidigare en .eml-fil som du öppnar och skickar.

Styrkbar äkthet: PDFMy lägger till varje underskrift i den mottagna filen i stället för att skriva om den (inkrementell sparning enligt PDF-standarden). Så finns varje version kvar oförändrad i filen. I den färdiga PDF:en visar ”Översikt” ”✓ finns kvar oförändrad” för varje person – eller en anmärkning om filen har sparats om eller ändrats under tiden (t.ex. i ett annat PDF-program).

Frist och påminnelse: Fristen står i postjournalen och på startsidan under ”Frister” (med den dagliga påminnelsen, om den är påslagen). På begärans rad förbereder ”Påminn” ett vänligt påminnelsemejl till den person som står på tur – har ingen skrivit under än, med den arkiverade PDF:en bifogad.

Skickad, mottagen, läst: Under ”Översikt” visar PDFMy förloppet med klockslag för varje person: ✓ Skickad (e-post förberedd), ✓✓ Mottagen (PDF:en öppnades i PDFMy), ✓✓ Läst (varje sida har visats) och ✍ Underskriven. Ovanför står vem begäran väntar på, sedan när, hur det ligger till med fristen och vem som står på tur därefter.

Skicka via WhatsApp, Signal eller Teams – med läskvitto: Klicka på ”Skicka via meddelandeapp” i stället för ”Skicka via e-post” – delningsmenyn öppnas, välj där WhatsApp, Signal, Teams eller ett annat program. När personen har gått igenom alla sidor i PDFMy visas ”Skicka läskvitto” hos hen: ett tryck skickar dig ”✓✓ Läst” med en länk i samma meddelandeapp. Tryck på länken – PDFMy noterar ”Läst” med klockslag i postjournalen. Länken innehåller inget från dokumentet och kontrolleras med en nyckel som bara begäran känner till; förfalskade kvitton känner PDFMy igen. Meddelandeappens blå bockar visar bara att meddelandet har visats – detta kvitto visar att dokumentet har lästs. Utan personens medverkan går det medvetet inte: det skulle kräva en server som i hemlighet räknar med.

Vad som ska göras nu: Har en begäran fastnat föreslår PDFMy nästa steg för avsändaren – till exempel att påminna om ingen reaktion har kommit på tre dagar, eller att ringa kort om någon har läst dokumentet men inte skrivit under än. I postjournalen är ”Påminn” då markerad i rött; PDFMy räknar påminnelserna och visar när den senaste påminnelsen skickades.

Utan server – så når läget dig: ”Mottagen” och ”Läst” lagras i själva PDF:en och följer med den. Du ser dem så snart en nyare version når dig (du får en kopia varje gång den skickas vidare). Det går snabbare med läskvittot: Varje begärans- och påminnelsemejl ber om det – mottagarens e-postprogram frågar om det ska skickas.

Vem har skrivit under? I postjournalen står det under ämnet vem som redan har skrivit under och när. I den öppnade PDF:en visar ”Översikt” varje person med tidpunkt och SHA-256-kontrollsumman för den version personen fick. Uppgifterna följer med i PDF:en som bilagan ”pdfmy-unterschriften.json”. En ritad underskrift är en enkel elektronisk signatur; för högre bevisvärde kan du dessutom signera det färdiga dokumentet digitalt (”Signera dessutom digitalt …”).

Kontrollera signaturer

Om du öppnar en digitalt signerad PDF (avtal, beslut, faktura) visar PDFMy ett fält ovanför dokumentet: grönt – signerat av …, oförändrat sedan signaturen; gult – giltigt, men något har lagts till efteråt; rött – signaturen är ogiltig, t.ex. för att dokumentet har ändrats. ”Signaturdetaljer” visar undertecknare, tidpunkt, skäl, ort, utfärdare, certifikatets giltighet, tidsstämpel och om det är ett kvalificerat certifikat (eIDAS). Kontrollen körs på din enhet. Om utfärdaren är en erkänd certifikatutfärdare kontrollerar PDFMy inte – använd för detta de kostnadsfria officiella valideringstjänsterna, t.ex. EU-kommissionens eIDAS-signaturvalidering (DSS) eller valideringstjänsten från tyska Bundesnetzagentur. Viktigt: Om du sparar PDF-filen med ändringar försvinner signaturen; originalet förblir giltigt. Före den första textändringen eller övertäckningen i en signerad PDF frågar PDFMy därför en gång.

Digital signatur

Kryssa i ”Signera digitalt” i spara-dialogen. Med eget certifikat (.p12/.pfx) signerar PDFMy direkt i webbläsaren enligt den europeiska standarden PAdES (ETSI EN 319 142, eIDAS); lösenordet sparas aldrig. Flera personer kan signera efter varandra: Om nästa person öppnar den signerade PDF-filen oförändrad i PDFMy visar signaturfältet ”Medsignera” – personens signatur läggs till och de befintliga förblir giltiga. Under Windows fungerar det med pdfmy Scan även med Windows-certifikat och signaturkort, även kvalificerade – från pdfmy Scan 1.8.0 också enligt PAdES (äldre versioner signerar i det tidigare formatet; pdfmy Scan meddelar själv uppdateringar, annars högerklicka på dess ikon bredvid klockan → ”Sök efter uppdateringar”).

Med tidsstämpel: När pdfmy Scan körs (från version 1.9.0 i Windows, 1.1.9 på Mac och Linux) visas kryssrutan ”med tidsstämpel” bredvid ”Signera digitalt”. En oberoende tidsstämpeltjänst (t.ex. DigiCert eller Sectigo) bekräftar då tidpunkten för signaturen enligt RFC 3161 (PAdES B-T) – så går det fortfarande att visa att signaturen fanns vid denna tidpunkt, även om certifikatet går ut senare. Endast ett kontrollvärde för signaturen överförs, inte dokumentet.

E-faktura

Läsa: Öppna bara ZUGFeRD-PDF:er och XRechnung-fakturor (XML) – PDFMy visar fakturan läsbart och tar exakt över belopp, frist och IBAN.

Kontroll: När e-fakturan öppnas kontrollerar PDFMy den direkt: obligatoriska uppgifter (fakturanummer, datum, säljare med momsregistreringsnummer (USt-IdNr.) eller skattenummer, köpare, rader) och beräkningsregler (rader, netto, moms, brutto, att betala) enligt EN 16931, för XRechnung även Leitweg-ID, kontaktperson och betalningssätt. I brevdata står ”✓ kontrollerad” eller antalet fel; ett klick visar detaljerna. Andra filer kontrollerar ni via Mer → Kontrollera e-faktura … utan att öppna dem. Den fullständiga officiella kontrollen med alla regler erbjuds av det kostnadsfria valideringsverktyget från KoSIT.

Skriva: Rutan ”Skriv e-faktura”: utgående faktura enligt EN 16931 som ZUGFeRD-PDF eller som XRechnung (t.ex. för tyska myndigheter med Leitweg-ID). Dina företagsuppgifter sparas, och saknade obligatoriska uppgifter rapporteras begripligt.

App och standardprogram för PDF

• Utan internet (offline): När PDFMy en gång har öppnats med internet – startsida, verktygssida eller hjälp –, sparar det sig på enheten (dator, mobil, surfplatta). Längst ner till höger visas ”✓ Redo offline”; därefter fungerar skanning, textigenkänning, redigering, signering och sparande även utan anslutning. Extra filer som teckensnitten för Word-filer laddar PDFMy ner via wifi (inte via mobilnätet). iPhone och iPad: Safari raderar en webbplats offlinelagring efter cirka 7 dagar utan användning – lägg därför till PDFMy via Dela → Lägg till på hemskärmen, så förblir det permanent tillgängligt offline. Textigenkänning på ett annat språk än tyska och gränssnittsspråket kräver internet första gången.
• Installera som app: knappen ”Ladda ned app” högst upp i PDFMy. iPhone: i Safari Dela → Lägg till på hemskärmen. Mac med Safari: Arkiv → Lägg till i Dock.
• Mobil: öppna PDF i PDFMy (Android): Är PDFMy installerat som app (”Ladda ned app” eller i Chrome ⋮ → Installera app), finns PDFMy i listan när du delar: tryck på en PDF, ett foto eller en skanning (t.ex. i Gmail, WhatsApp, ”Filer” eller Nedladdningar), Dela → ”PDFMy”. Filen öppnas direkt i PDFMy och stannar på mobilen. Var PDFMy installerat sedan tidigare visas posten efter Chromes nästa automatiska appuppdatering (oftast inom några dagar) – direkt om du tar bort appen och installerar om den. Android tillåter inte att webbappar anges som standardapp för PDF-filer; ”Dela → PDFMy” är den avsedda vägen.
• iPhone och iPad: Apple ger webbappar varken en post i delningsmenyn eller möjlighet att tilldelas som PDF-program – det går bara med en app från App Store. Så öppnar du ändå PDF-filer snabbt: starta PDFMy från hemskärmen och tryck på ”Öppna” – valet visar appen ”Filer” med iCloud Drive, nedladdningar och bilagor som du har sparat där (i Mail: håll ned bilagan → Spara i Filer).
• Bilagor från Outlook eller Thunderbird: dubbelklick på bilagan öppnar den i PDFMy. Outlook sparar bilagor i skyddade eller kortlivade mappar som webbläsaren inte får läsa – pdfmy Scan (Windows från 1.8.7, Mac och Linux från 1.1.7) sparar filen direkt eller skickar den vidare till PDFMy; det gäller även när Chrome-appen ”PDFMy” är inställd som standard. Utan pdfmy Scan: spara bilagan i Outlook (”Spara som”) och öppna den sedan.
• Går en bilaga inte att öppna? PDFMy anger nu den exakta orsaken: pdfmy Scan körs inte eller är föråldrad (starta respektive uppdatera den), Outlook har redan tagit bort den tillfälliga kopian (öppna bilagan igen) eller – på Mac – blockerar integritetsskyddet i macOS åtkomsten. På Mac fungerar detta mest tillförlitligt: meny → ”Ange som standard för PDF-filer …” och välj ”PDFMy (pdfmy Scan)”; då skickar Outlook filen direkt vidare till PDFMy. Alternativt kan du tillåta ”perl” under Systeminställningar → Integritet & säkerhet → Fullständig skivåtkomst. Det här hjälper alltid direkt: spara bilagan i Outlook med ”Spara som” och öppna den sedan.
• Mac: öppna PDF-bilagor från Outlook direkt i PDFMy – engångsinställning:
  1. Klicka på ”Skanna” högst upp på pdfmy.de och ladda ned ”pdfmy Scan för Mac” (eller direkt pdfmy.de/scanner.html).
  2. Öppna filen ”pdfmy-Scan-Mac.command” (högerklicka → Öppna) och låt installationen gå klart. Om du redan har pdfmy Scan kör du bara installationen en gång till – den uppdaterar programmet till den senaste versionen.
  3. Vid frågan „Sollen PDF-Dateien künftig per Doppelklick in PDFMy geöffnet werden?“ (”Ska PDF-filer framöver öppnas i PDFMy med dubbelklick?”) klickar du på „Ja, PDFMy verwenden“ (”Ja, använd PDFMy”).
  Därefter öppnas PDF-bilagor från Outlook direkt i PDFMy med dubbelklick. Om macOS frågar om PDFMy får komma åt data från andra appar väljer du ”Tillåt”.
• Windows – PDF-filer med dubbelklick: med pdfmy Scan under Mer → Ange som standard för PDF-filer.
• Skriv ut till PDFMy (Windows): Mer → Konfigurera skrivaren ”PDFMy” … (eller i pdfmy Scans ikon nere till höger) skapar en skrivare bara för dig – med PDF-drivrutinen som är inbyggd i Windows; Windows ber en gång om bekräftelse. Därefter i alla program (Word, webbläsare, affärssystem …) Skriv ut → skrivaren ”PDFMy (ditt namn)”: Dokumentet öppnas efter några sekunder i PDFMy, med äkta, sökbar text. Utskriftsfilerna ligger i en mapp som bara ditt konto har åtkomst till och raderas efter 7 dagar – spara viktiga dokument från PDFMy. Tas bort via samma menyalternativ. På terminalservrar (flera användare samtidigt) erbjuds inte skrivaren. Är ”Microsoft Print to PDF” avstängt öppnar pdfmy Scan (från 1.10.1) Windows-fönstret för att slå på det – markera rutan där och klicka på OK.
• Öppna i Office-program: Mer → Öppna i Office-program … visar Office-programmen på din dator – och vad du kan göra med vart och ett. Du väljer själv: ONLYOFFICE (redigera PDF direkt), LibreOffice eller Collabora Office (Writer: som Word-dokument, Draw: som teckning med i stort sett samma layout), FreeOffice TextMaker eller SoftMaker TextMaker och Apache OpenOffice Writer (som Word-dokument), Inkscape (som grafik – för ritningar, flygblad, logotyper) eller Microsoft Word (Word konverterar PDF:en till ett Word-dokument och frågar en gång innan – bekräfta med OK). ”Som Word-dokument” betyder: PDFMy sätter själv ihop stycken, rubriker och tabeller (som vid PDF till Word) och ger programmet den filen. PDFMy kommer ihåg ditt val till nästa gång. Filen stannar på din dator (pdfmy Scan från 1.11.0 under Windows, från 1.4.0 för Mac och Linux – FreeOffice, OpenOffice, Inkscape och ”som Word-dokument” från 1.12.0 eller 1.5.0; sparad i en lokal mapp, inte i OneDrive). Spara resultatet i programmet med ”Spara som” på din vanliga plats. Inget Office-program installerat? ONLYOFFICE Desktop, LibreOffice och FreeOffice är gratis.
• Spara i molnmapp (Nextcloud, ownCloud, Seafile, Dropbox, OneDrive, Google Drive, iCloud): … Mer → Spara i molnmapp … visar synkroniseringsprogrammens mappar på din dator – t.ex. mappen för ditt Nextcloud-program. Ett klick på ”Spara” lägger PDF:en där i undermappen ”PDFMy”; ”Visa i mapp” öppnar den. Uppladdningen sköts sedan av ditt eget synkroniseringsprogram – till din egen lagring, t.ex. ditt företags Nextcloud-server. PDFMy själv ansluter inte till molnet och behöver inga inloggningsuppgifter. Kräver pdfmy Scan från 1.12.0 (Windows) eller 1.5.0 (Mac, Linux). Ingen molnmapp hittades? Installera din leverantörs synkroniseringsprogram (t.ex. Nextcloud Desktop) – eller välj valfri mapp under ”Välj arkivmapp …”. På mobilen: välj ”Dela …” och appen för din molnlagring.
• Från Office-program till PDFMy: I ONLYOFFICE, LibreOffice, Collabora Office, Word, Excel, SoftMaker, WPS eller vilket annat program som helst väljer du bara Skriv ut och skrivaren ”PDFMy” (på Mac: i utskriftsdialogen ”PDF” → ”In PDFMy öffnen”) – dokumentet öppnas direkt i PDFMy, med äkta, sökbar text.
• Skriv ut till PDFMy (Mac): pdfmy Scan för Mac (från 1.3.0) lägger till ”In PDFMy öffnen” i utskriftsdialogens PDF-meny: I alla program Skriv ut → nere till vänster ”PDF” → ”In PDFMy öffnen”. Dokumentet öppnas i PDFMy med sin titel som filnamn.
• Linux – PDF-filer med dubbelklick: pdfmy Scan för Linux lägger till ”PDFMy” i programmenyn och frågar om det ska bli standard för PDF-filer. Senare: högerklicka på en PDF i filhanteraren → Öppna med → PDFMy → ange som standard, eller i PDFMy Mer → Ange som standard för PDF-filer.
• Mac – PDF-filer med dubbelklick: pdfmy Scan för Mac skapar appen ”PDFMy” och frågar om den ska bli standard för PDF-filer. Senare: i Finder Visa info → Öppna med: PDFMy → Ändra alla. Välj helst appen ”PDFMy” från Program (inte Chrome-appen med samma namn). ”Skriv ut” i Finder skickar PDF-filen direkt till standardskrivaren (från pdfmy Scan för Mac 1.1.6).
• Webbläsartillägg: PDF-filer som du klickar på i webbläsaren öppnas direkt i PDFMy – i Chrome och Edge, under Windows och på Mac. Till tillägget →

Språk

• Gränssnittets språk: PDFMy finns på 40 språk – tyska, engelska (brittisk och amerikansk), franska, italienska, spanska, portugisiska, nederländska, polska, tjeckiska, slovakiska, ungerska, rumänska, bulgariska, grekiska, kroatiska, slovenska, serbiska, bosniska, makedonska, albanska, danska, svenska, norska, finska, estniska, lettiska, litauiska, iriska, maltesiska, isländska, katalanska, baskiska, galiciska, luxemburgiska, walesiska, turkiska, ryska, ukrainska och belarusiska. PDFMy startar på din webbläsares språk; ändra under Mer → Språk. Översättningarna är maskinellt framtagna – den tyska versionen gäller.
• Alla sidor på pdfmy.de: Hjälp, skannerguide, enhetslista, verktygssidor, webbläsartillägg, press, tillgänglighet, impressum och integritetspolicy finns också på alla 40 språk – byt uppe till höger på sidan. Varje språkversion har en egen adress att dela, t.ex. pdfmy.de/fr/hilfe.html eller pdfmy.de/en-GB/pdf-verkleinern.html. Valet gäller även för PDFMy och tvärtom. För impressum och integritetspolicy är den tyska versionen juridiskt bindande.
• Datum och tal: PDFMy visar datum, klockslag, belopp och filstorlekar i formatet för ditt språk (t.ex. 18/10/2026 på engelska (UK), 10/18/2026 på engelska (US)). I dina dokument (stämplar, anteckningar, underskriftsdatum, sidhuvuden och sidfötter, e-fakturor) och i filnamn förblir datumet oförändrat.
• Brev på andra språk: Textigenkänningen läser tyska brev och känner själv igen språket i andra skrivelser – alla ovan nämnda språk, även med kyrillisk skrift (ryska, ukrainska, bulgariska, serbiska, makedonska, belarusiska) och grekiska. Den passande språkfilen (1–4 MB) hämtar PDFMy första gången, därefter fungerar den även offline.
• Arabiska, persiska, hebreiska, kinesiska, japanska, koreanska: PDFMy känner igen även dessa skriftsystem. Arabiska och kinesiska brev hittar automatiken själv; för persiska, hebreiska, japanska, koreanska och traditionell kinesiska väljer du språket under Inställningar → Skanning → Dokumentspråk. Den igenkända texten är sökbar och kopierbar i den sparade PDF:en (även som PDF/A), ingår i Word, Markdown och HTML och kan översättas. Språkdata (0,4–2 MB) laddar PDFMy ned först när de behövs första gången.
• Fast dokumentspråk: Får du mest post på ett annat språk, ställ in det under Inställningar → Skanning → Dokumentspråk – det sparar den andra genomgången.
• Sparade PDF-filer får det identifierade dokumentspråket (viktigt för skärmläsare och PDF/UA); Läs upp använder en offlineröst för detta språk.

Advokatbyrå: beA och bilagor

• Kontrollera för beA: … Mer → Förhandskontroll … (mottagare ”beA / domstol”) visar om PDF:en uppfyller de tyska domstolarnas tekniska krav (tyska kungörelsen om elektronisk rättslig kommunikation 2025, ERVB 2025): inget JavaScript, inga inbäddade filer eller medier, utskrivbar och inte krypterad, högst 200 MB, filnamn på högst 90 tecken med endast bokstäver (även ä, ö, ü, ß), siffror, understreck och bindestreck. Anmärkningar ges om ej inbäddade typsnitt och om sidor utan text (textigenkänning rekommenderas men är inget krav). Filnamnet anger du direkt i kontrollfönstret – PDFMy föreslår ett tillåtet namn och kontrollerar det medan du skriver. Om flera filer är öppna visas varje fil dessutom separat i resultatet.
• Spara beA-kompatibel: I Förhandskontroll (mottagare ”beA / domstol”) klickar du på ”Åtgärda automatiskt”: skapar en PDF/A utan JavaScript och bilagor under det angivna (tillåtna) filnamnet och kontrollerar den sparade filen en gång till. En e-fakturabilaga (XML) tas inte med.
• Numrera bilagor: Öppna inlagans bilagor efter varandra (Lägg till), sedan Mer → Numrera bilagor …. Varje fil blir en bilaga – bokstavsbeteckning valfri (K, B, AS, AG, BK, BB …), start vid valfritt nummer, beteckningen kan ändras. PDFMy sätter stämpeln ”Anlage K 1” uppe till höger på första sidan, skapar en bilageförteckning och sparar vid behov varje bilaga som en egen, beA-kompatibel fil med logisk numrering (t.ex. Anlage_K1_Kaufvertrag.pdf) – som ZIP eller direkt i arkivmappen.
• Sekretess: Kontroll, konvertering och numrering sker helt på din enhet – klienthandlingar laddas inte upp.

Integritet och säkerhet

• Dokument, identifierad text och brevdata stannar på din enhet. Inga cookies, ingen spårning, inga externa servrar. Även textigenkänningen (AI) körs lokalt.
• Det som webbläsaren sparar (inställningar, sökindex, sparad underskrift …) raderar du under Inställningar → Radera alla lokalt sparade data.
• PDFMy utvecklas enligt principerna i ISO 27001 och ISO 9001; PDF/A och PDF/UA kontrolleras med veraPDF.
• Säkra uppdateringar: Varje ny version av PDFMy kontrolleras automatiskt i webbläsaren innan den publiceras och kan vid problem omedelbart återställas till den föregående. En uppdatering hämtar bara de filer som har ändrats – oftast några hundra KB i stället för cirka 20 MB, vilket sparar mobildata på språng. pdfmy Scan (från 1.13.0) installerar en uppdatering endast om den har en giltig digital signatur från Mentor GmbH och är nyare än den installerade versionen – en utbytt eller äldre fil avvisas. En ny version av PDFMy aktiveras aldrig mitt i arbetet: Pågår en skanning eller en annan åtgärd, eller är ett dokument öppet, visas ”Ny version tillgänglig – läs in på nytt nu” längst ner till höger, och du bestämmer själv när.
• pdfmy Scan tar bara emot uppdrag från PDFMy: Hjälpprogrammet svarar bara på förfrågningar från pdfmy.de på din egen dator – andra webbplatser kan varken styra det eller läsa något ur det, inte ens via omvägar (DNS-rebinding). Uppdateringar installerar det bara med en giltig, inte återkallad signatur från Mentor GmbH (Paderborn) och bara om filen själv verkligen är nyare (från Windows 1.14.1, Mac/Linux 1.6.1).
• Terminalservrar och flera användare: Är flera användare inloggade på samma dator samtidigt (Windows-terminalserver eller Fjärrskrivbord, Mac eller Linux med flera konton) betjänar pdfmy Scan bara den användare som startade det – andra användares program avvisas och kommer varken åt filer, logg eller signaturer. Varje användare har sitt eget pdfmy Scan; PDFMy hittar det själv, och skanningar och dubbelklick hamnar alltid hos rätt person. Ingenting behöver ställas in (från Windows 1.15.0, Mac/Linux 1.7.0).
• Besöksstatistik och nedladdningsräkning: Vi ser bara sammanställda siffror som vårt webbhotell IONOS tar fram ur serverloggarna (besökare, visade sidor) – utan cookies, utan inbäddade räknetjänster, utan identifierare. När du laddar ned pdfmy Scan eller tillägget hämtar PDFMy dessutom en tom sida (t.ex. /download/zaehlung/windows.html) så att nedladdningen syns i denna statistik. Dina dokument berörs aldrig av detta. Detaljer: Integritetspolicy, nr 3.
• Detaljer: Integritetspolicy · Tillgänglighet
• Öppen källkod: PDFMy finns på GitHub (haus-it/pdfmy) för vidareutveckling – © Mentor GmbH, endast för icke-kommersiella ändamål (PolyForm Noncommercial 1.0.0); kommersiell användning endast med licens från Mentor GmbH. Den som använder koden hänvisar synligt till www.pdfmy.de. Att använda pdfmy.de förblir gratis för alla. Vi välkomnar felrapporter, idéer, översättningar och bidrag.

Vanliga frågor

Kortkommandon

På Mac ⌘ i stället för Ctrl.

Få hjälp

PDFMy vidareutvecklas ständigt. Om något inte fungerar, rapportera det gärna direkt – vi löser det snabbt.

• Klicka i PDFMy längst ner till höger på ”Rapportera fel” (eller Mer → Rapportera problem; från den här sidan: Rapportera fel). Du väljer ”Fel” eller ”Förbättringsförslag” och besvarar vid behov tre korta frågor: Vad gjorde du, vad hände, vad hade du förväntat dig? Rapporten innehåller versioner, logg, programfel som uppstått och – om pdfmy Scan körs (från 1.14.0, Mac/Linux 1.6.0) – den interna nätverksadressen och datornamnet, men inga dokument; filnamn och avsändare görs oigenkännliga. Under ”Rapportens innehåll” ser du allt i förväg. Inget skickas förrän du klickar på ”Skicka” i ditt e-postprogram.
• Om något går fel: Uppstår ett oväntat programfel i PDFMy erbjuder PDFMy en gång längst upp att rapportera det – felet är då redan ifyllt. ”Stäng” döljer meddelandet.
• Via e-post: wumertens@mentor-group.de
• För press och media: Pressida med presstexter, bilder och kontakt.