Hjelp

Hurtigstart

PDFMy er et gratis PDF-program. Det kjører i nettleseren eller som app – på PC, på Mac og på mobilen. Dokumentene dine blir ikke lastet opp: Alt skjer på enheten din.

1. Åpne pdfmy.de (helst i Chrome eller Edge).
2. Ved første oppstart spør PDFMy i fire trinn om navn/forkortelse, arkivmappe, skanner og PDF-standard. Alt er frivillig og kan endres senere under Mer → Oppsett.
3. Åpne en PDF, et bilde eller en skanning – eller bare dra den inn i vinduet. På startsiden finnes det fliser for de vanligste oppgavene.

Søk i hjelpen: Skriv i søkefeltet øverst (eller trykk på /) hva du vil gjøre – også med egne ord som «signatur», «komprimere» eller «iPhone». De passende svarene vises umiddelbart; et klikk viser stedet i sammenhengen. I PDFMy finner du søkefeltet under Hjelp.

Krasjbeskyttelse: PDFMy sikkerhetskopierer ulagrede endringer på enheten din med noen sekunders mellomrom. Krasjer nettleseren, eller lukker du PDFMy ved et uhell, står det ved neste oppstart «Ulagret arbeid» på startsiden – et klikk på «Gjenopprett» henter dokumentet tilbake. Det gjelder også en kameraskanning som ennå ikke er avsluttet med «Ferdig»: Den vises der som «Kameraskanning». Etter lagring eller lukking slettes sikkerhetskopien, ellers senest etter 7 dager. Med ✕ eller «Forkast alle» sletter du sikkerhetskopier umiddelbart, for eksempel på en delt enhet.

Nylig åpnet: På startsiden står de siste dokumentene dine – et klikk åpner dem igjen (Chrome og Edge). Bare navn og en henvisning lagres, ikke noe innhold; «Tøm listen» fjerner alt.

Tips: Med Ctrl+K (Mac: ⌘+K) finner du alle funksjoner med et søkeord.

Skanning

Med mobilen

På mobilen finner du den store knappen «Skann med kameraet» helt øverst (på PC: flisen «Skann med mobilen»). Kameraet gjenkjenner arket, utløser selv, beskjærer og retter opp perspektivet. Flere sider etter hverandre er mulig. For best kvalitet: fotografer i dagslys og uten skygger.

Lagre deretter: Trykk nederst på «Lagre», «Arkiver» eller «Del». «×» øverst lukker dokumentet; sider som ikke er lagret ennå, spør PDFMy om først. Lukket ved et uhell? I 20 sekunder vises «Åpne igjen» øverst – ett trykk, og alle sidene er tilbake.

Bruk på mobilen: Nederst finner du Del, Arkiver og Lagre. Verktøyene (tekst, markering, signatur …) ligger som symboler i linjen over siden – sveip til siden for flere. Alle andre funksjoner åpnes med ⋯ øverst til høyre som en liste. Sorter og slett sider: sideoversikten (symbolet med de fire rutene).

Med skanner eller multifunksjonsenhet – Windows

Installer én gang det lille programmet pdfmy Scan (knappen «Koble til skanner» i PDFMy). Deretter heter knappen «Skann»: Velg skanner, legg i papir, ferdig. Nettverksenheter finnes uten driver (AirScan/eSCL og WSD, f.eks. Epson, Dell, Brother), USB-skannere via Windows-driveren. Tosidig skanning og dokumentmater støttes.

Med skanner eller multifunksjonsenhet – Mac

Last ned pdfmy Scan for Mac én gang og dobbeltklikk på «pdfmy-Scan-Mac.command». Det finner nettverksskannere uten driver (AirScan/eSCL og WSD, f.eks. Dell Color MFP E525w). Uten ekstra program fungerer det med «Bildeoverføring» og en skannemappe. Detaljert veiledning for Mac →

Med skanner eller multifunksjonsenhet – Linux

Én gang pdfmy Scan for Linux last ned og start i Terminal: sh ~/Downloads/pdfmy-scan-linux.sh (uten sudo). Nettverksskannere fungerer uten driver (AirScan/eSCL og WSD). For USB-skannere og eldre enheter bruker pdfmy Scan SANE, z. B. sudo apt install sane-utils sane-airscan ipp-usb. Produsentens drivere (HP hplip, Brother brscan, Epson epsonscan2) trengs bare for svært gamle enheter. Detaljert veiledning for Linux →

Med skanner eller multifunksjonsenhet – Chromebook

På en Chromebook trenger PDFMy ikke noe tilleggsprogram – pdfmy Scan kjører ikke under Chrome OS, men trengs heller ikke: Chrome OS styrer selv mange nettverks- og USB-skannere (AirScan/eSCL, uten drivere). Konfigurer skanneren under Innstillinger → Avansert → Utskrift og skanning, og skann deretter med appen «Skann» som PDF eller JPG til en mappe, f.eks. Mine filer › Skanninger. I PDFMy i skannevinduet: «Koble denne mappen til som skannemappe» – hver ny skanning vises automatisk, med tekstgjenkjenning. Installer PDFMy via «Last ned app»: Da åpner appen «Filer» PDF-er med Åpne med → PDFMy; utskrift skjer via «Lagre som PDF», og Google Disk er integrert i appen «Filer» (kan velges som arkivmappe).

Fungerer enheten min?

I enhetslisten finner du Brother, Epson, HP, Canon, Kyocera, Ricoh, Konica Minolta, Sharp, Xerox, Lexmark, Dell, Samsung og dokumentskannere – med søk etter modell og opplysning om tosidig skanning er mulig. Nesten alle nettverksenheter fra de siste årene fungerer uten driver.

Tosidig skanning

Arkmater eller glassplate: Under «Papiret ligger» står det vanligvis «Gjenkjenn automatisk». Du kan også velge fast «i arkmateren» eller «på glassplaten». Merknaden under forteller hva skanneren din gjør da.

Har enheten din en duplexmater, kryss av for «Tosidig» i skannevinduet. Har den en mater uten duplex (f.eks. Epson L5290, mange Brother DCP, Dell E525w), velg «Tosidig ved å snu»: Skann først forsidene, snu deretter hele bunken og legg den i igjen – PDFMy sorterer for- og baksider riktig. Er rekkefølgen feil, holder det med et klikk på «Baksider i omvendt rekkefølge». Tomme baksider fjerner PDFMy automatisk.

Gjenkjenn automatisk: I skannevinduet står «Type» og «Farge» som standard på «Automatisk». PDFMy skanner da i farger og gjenkjenner selv hvert ark: Svart-hvitt-dokument (ren tekst – knivskarp, minste fil), Gråtonedokument (grå flater eller svart-hvite bilder), Fargedokument (farget logo, stempel, merkepenn) eller Foto. Den gjenkjente typen står i sidens bildetekst og kan når som helst endres øverst via valget av bildebehandling (Dokument (grå), Dokument (farge), Svart-hvitt, Original …).

Skanne bilder: Med «Automatisk» gjenkjenner PDFMy bilder selv, skjærer dem ut (også når de ligger i et hjørne av glassplaten), lar fargene være uendret og hopper over tekstgjenkjenningen. For best kvalitet velger du «Foto»: da skanner PDFMy fra glassplaten med 600 dpi, etter valg i Farge eller Svart-hvitt (gråtoner). Ikke legg bilder i arkmateren. Lagre som bilde: «Lagre» → format «Bilder», og velg deretter bildeformatet – JPG, PNG, TIFF eller WebP.

Beskjær: verktøyet «Beskjær» i linjen over siden – dra de fire blå hjørnene til de ønskede kantene og klikk på «Bruk». Skrått fotograferte ark rettes samtidig opp; for bilder beholdes sideforholdet.

Epson EcoTank L5290 (f.eks. «EPSON2CBBCB»)

Finnes automatisk under Windows, Mac og Linux (AirScan/eSCL eller WSD, glassplate og mater). Hvis ikke: i skannevinduet «Legg til enhet via IP-adresse» og IP-adressen eller enhetsnavnet skriv inn, f.eks. EPSON2CBBCB – på Mac og Linux legger pdfmy Scan selv til «.local». Med Wi-Fi og LAN eller VPN samtidig søkes det via hver nettverkstilkobling. Enheter i strømsparingsmodus vekker pdfmy Scan selv før hvert søk; ellers velg «Vekk skannere» i skannevinduet. Mer om Epson L5290 →

Skannemappe («Scan to Folder»)

Lagrer enheten din skanninger i en mappe, kobler du denne mappen til under «Koble til skanner». Nye skanninger vises etter noen sekunder – rettet opp, med tekstgjenkjenning. Konfigurer skanner (alle måter) →

Flere brev på én gang

Mer → Skriv ut skilleark: Legg arket med QR-kode mellom brevene og skann hele bunken. PDFMy skiller brevene og utelater skillearkene.

Patchkode-skilleark: Har dere allerede skilleark til dokumentskanneren på kontoret (Kodak-patchkode, f.eks. «Patch T» eller «Patch 2» – fire tykke og tynne svarte streker), gjenkjenner PDFMy dem også, selv når de er lagt inn opp ned eller på tvers. Et eget ark finner du under Mer → Skriv ut patchkode-skilleark – skriv det ut i originalstørrelse (100 %).

Arkivere brev og frister

Hva vil dette brevet?

Over siden står det i én setning hva det gjelder, f.eks. «Faktura på 1 520,24 € – forfaller 28.10. – om 13 dager», med knapper for Overfør (GiroCode), Angi frist, Videresend og Arkiver. Avsender, dato, type, beløp og frist står til høyre i brevdataene og kan korrigeres.

Arkiver

Brevdata bare ved post: PDFMy viser dato, avsender, emne, sak, frist og oppfølging når dokumentet ser ut som post – ved skanninger eller når en frist, et beløp, en IBAN eller en avsender med dato er gjenkjent. Ved andre dokumenter (f.eks. vedtekter eller en håndbok) står det bare filnavnet og lenken «Skriv inn brevdata …», som folder ut feltene.

Filnavn: En åpnet fil beholder navnet sitt («Tilbud Hansen.pdf» forblir «Tilbud Hansen.pdf»). Bare ved skanninger og intetsigende navn fra skannere, kameraer og programmer som «Scan0001», «IMG_1234» eller «Dokument (2)» bruker PDFMy et beskrivende navn fra brevdataene (dato, type, avsender, emne). Du kan når som helst endre navnet til høyre under «Filnavn».

Velg én gang en arkivmappe (f.eks. en mappe synkronisert med OneDrive eller SharePoint). Deretter arkiverer «Arkiver» hvert brev med et beskrivende navn og fører det inn i postjournalen. Om ønskelig med mottaksstempel og fortløpende mottaksnummer. Flere firmaer? I innstillingene får hvert firma sin egen mappe.

Forhåndsvisning: Klikk på en linje i postjournalen – til høyre vises dokumentets første side med filnavn og sideantall, uten at det åpnes. Med tastaturet holder det å gå med Tab til «Åpne» på en linje. Et klikk på miniatyrbildet eller «Åpne» laster inn dokumentet for redigering. Forhåndsvisningen finnes fra en vindusbredde på ca. 900 piksler.

Egne felt: Klikk på «Definer egne felt …» under etikettene i brevdataene, og gi navn til opptil fem felt, f.eks. klient, prosjekt eller kostnadssted. De vises da ved hvert brev. PDFMy foreslår verdiene fra det siste brevet med samme saksnummer eller avsender og tilbyr tidligere verdier å velge mellom. Verdiene står i postjournalen (Excel-kolonnen «Egne felt», i listen under emnet) og i PDF-ens stikkord; søket finner dem. Med arkivmappe gjelder feltnavnene for hele teamet (filen pdfmy-Felder.json).

Saker (klient- og saksmapper)

I brevdataene finnes feltet «Sak», f.eks. «Müller mot Schmidt» eller «Meier – inntektsskatt 2025». PDFMy foreslår saken selv: Har et brev samme saksnummer som et tidligere arkivert brev, hører det til samme sak – ellers gjelder avsenderens siste sak. I Postjournal og saker (Mer → Kontor) viser visningen «Saker» hver sak med antall dokumenter, åpne oppgaver, neste frist og ansvarlige. «Vis dokumenter» filtrerer listen på denne saken, «Åpne sak» åpner alle sakens dokumenter etter dato som ett dokument – for lesing, utskrift eller felles lagring (med tilkoblet arkivmappe). Tidligere arkiverte brev tilordnes i listen i kolonnen «Sak»; filtre for sak og år hjelper ved søk. Saken står også i Excel-filen for postjournalen.

Etiketter

I feltet «Etiketter» i brevdataene skiller du flere ord med komma, f.eks. «Skatt 2025, Forsikring, haster». Mens du skriver, foreslår PDFMy etiketter du allerede har brukt. Ved arkivering føres de inn i postjournalen og i PDF-ens stikkord – slik at også Windows-søk og andre PDF-programmer finner dokumentet. I postjournalen kan du filtrere på etikett, og et klikk på en etikett viser alle dokumenter med den; med «+ Etikett» legger du til og med «×» fjerner du etiketter direkte i listen.

Versjoner og GoBD-kontrollrapport

Versjoner: Åpner du et arkivert dokument via postjournalen, endrer det (f.eks. notatet «betalt») og lagrer, erstatter PDFMy filen på samme sted. Den tidligere versjonen beholdes uendret i mappen «_Versionen» (med dato og klokkeslett i navnet); oppføringen viser «v2», «v3» … og får den nye sjekksummen – det oppstår ingen dobbel oppføring.

GoBD-kontrollrapport: I postjournalen kontrollerer «GoBD-kontrollrapport …» alle arkiverte filer (SHA-256-sjekksum), seglet på hver oppføring (gjør senere endringer i journalen synlige, f.eks. i Excel) og hull i mottaksnumrene. Resultatet lagres som PDF i mappen «_Protokolle» – med en prosessbeskrivelse som grunnlag for prosessdokumentasjonen din etter GoBD (tyske regler for korrekt digital bokføring og arkivering). Sjekksum og segl gjør endringer synlige; selve uforanderligheten må lagringsstedet sikre (f.eks. oppbevaringsregler i SharePoint/Microsoft 365).

Frister, oppfølging, påminnelse

Klagefrist for vedtak: Inneholder et vedtak (f.eks. et tysk skattevedtak, Steuerbescheid) en klageveiledning med en frist på én måned, beregner PDFMy klagefristen (Einspruch eller Widerspruch): kunngjøring fire dager etter vedtaksdatoen (§ 122 AO, siden 2025), deretter én måned; faller en dag på en helg eller en landsdekkende helligdag, gjelder neste virkedag. Fristen vises i infolinjen og i postjournalen. Regionale helligdager kan forlenge fristen ytterligere – den viste fristen er altså aldri for sen. Har vedtaket beviselig kommet fram senere, begynner fristen senere.

Frister og oppfølginger vises på startsiden. Med «Påminn» kommer det en varsling én gang daglig når noe forfaller. «Angi frist» oppretter en kalenderoppføring for Outlook.

Autopilot

Kan slås på i oppsettet: Brev fra kjente avsendere arkiverer PDFMy selv etter en kort nedtelling. Ved usikkerhet venter programmet og oppgir årsaken.

Regnskapsfører, kontoutskrift, oppbevaring

• Mer → Bilag til regnskapsfører: en måneds bilag som ZIP med bilagsliste og DATEV-importfil.
• Les inn kontoutskriften (CAMT eller CSV) i postjournalen: Betalte fakturaer gjenkjennes.
• PDFMy gjør oppmerksom på bilag der oppbevaringsfristen er utløpt. Ingenting slettes automatisk.

Svar

«Svar» skriver et brev etter DIN 5008: Adresse og referanse er allerede fylt ut, i tillegg til tekstblokker (f.eks. klage, betalingsbekreftelse). Om ønskelig med din egen brevmal.

Rediger PDF-er

• Del opp PDF: Flisen «Del opp PDF» eller «… Mer → Del opp PDF …» – en ny fil for hver N sider, ved bokmerkene (per kapittel), etter filstørrelse (f.eks. maks. 5 MB for e-postvedlegg) eller etter sideområder som 1-3, 4-7, 8-. Resultat som ZIP eller enkeltvis i arkivet.
• Legg på din egen brevmal: I lagringsdialogen under «Sidetall, topp-/bunntekst …» → «Legg på brevmalen min». Side 1 av brevmalen din (PDF) ligger under første side, side 2 (hvis den finnes) under alle de andre. Samme brevmal som ved «Svar». For vanlige PDF-er; på skannede sider dekker skannebildet bakgrunnen.
• Skript i PDF-er: PDFMy kjører ikke JavaScript fra åpnede PDF-er. Beregningsfelt som du selv oppretter i skjemaet, regner først i mottakerens PDF-program, og aldri i PDF/A.
• Fjern skjulte data: Før du deler med andre, kryss av for «Fjern skjulte data» i lagringsdialogen – PDFMy fjerner kommentarer, notater og markeringer fra originalen, skript, innebygde filer og medier samt forfatter, emne og stikkord. Lenker beholdes.
• Fjern hvite marger og tilpass til A4: I lagringsdialogen under «Sidetall, topp-/bunntekst, format …» → «Fjern hvite marger» beskjæres tomme marger rundt innholdet; «Alle sider på A4» tilpasser US-Letter, kvitteringer og blandede formater i riktig målestokk og sentrert til A4 (stående eller liggende). Tekst, lenker og skjemafelt beholdes.
• Flere sider per ark og hefte: Velg «2 sider per ark», «4 sider per ark» eller «Hefte (A4 brettet)» i utskriftsvinduet eller i lagringsdialogen. For heftet skriver du ut tosidig (vend langs kortsiden) og bretter på midten – da ligger sidene i riktig rekkefølge.
• Former og bilder: Velg verktøyet «Former», ved siden av Rektangel, Ellipse, Linje eller Pil, farge og strektykkelse, og tegn formen på siden (med Shift blir en linje helt vannrett eller loddrett). «Bilde» setter inn en logo eller et foto (PNG, JPG); flytt det deretter og forstørr med håndtaket nede til høyre. Begge deler skrives skarpt inn i PDF-en.
• Måling: Verktøyet «Former», ved siden av «Mål: avstand», «Mål: areal» eller «Mål: polygon» – trekk en linje eller et rektangel, eller klikk på hjørnene etter hverandre for polygon (dobbeltklikk, klikk på det første punktet eller Enter lukker, Esc avbryter; gir areal og omkrets, f.eks. for L-formede rom), og verdien vises straks ved siden av (f.eks. «4,25 m» eller «18,30 m²»). Velg tegningens målestokk (1:1 til 1:1000) eller «Fra kjent avstand …»: mål en avstand med kjent lengde, marker den og skriv inn den faktiske lengden – alle målinger i denne tegningen regner da med den. Sidestørrelsen hentes fra PDF-filen; for skanninger og bilder antar PDFMy A4. Måleverdier lagres som tekst. For håndverk, bygg og arkitektur – som måleverktøyet i Acrobat Pro.
• Filvedlegg: Mer → Filvedlegg viser filene som er innebygd i PDF-en (f.eks. regneark, bilder, faktura-XML) – lagre, fjern eller legg til nye med «Legg ved fil …». Vedlegg beholdes ved lagring. Som PDF/A tas bare vedlegg med som selv er PDF/A (krav i standarden).
• Slå sammen og organiser sider: åpne flere filer og sorter, roter, slett, sett inn tomme sider og del opp i sideoversikten (G).
• Lagre i originalfilen: Har du åpnet en PDF (dobbeltklikk, Åpne, dra eller «Nylig åpnet»), tilbyr Ctrl+S i Chrome og Edge «Lagre i originalfilen» – som i Word. Første gang ber nettleseren én gang om tillatelse. «Lagre som …» oppretter alltid en ny fil.
• Mange filer på én gang (bunkebehandling): Flisen «Bunkebehandling» på startsiden, velg filer, og velg deretter: Komprimer, Arkiver (PDF/A, med tekstgjenkjenning), Klargjør for deling, Gråtoner og komprimering, Legg til sidetall, Gjør søkbar eller Gjenkjenn og arkiver brev. Resultatet leveres som ZIP-fil eller direkte i en mappe; listen viser hver fil med størrelse før/etter. «Stopp» stanser etter den gjeldende filen. Et åpent dokument forblir uendret.
• Overvåk mappe (automatisk): Flisen «Overvåk mappe» på startsiden: Velg en inngangsmappe – for eksempel den skanneren eller kopimaskinen din lagrer i – samt hva som skal skje (Gjør søkbar, Arkiver (PDF/A), Komprimer, en egen arbeidsflyt eller Gjenkjenn og arkiver brev) og en målmappe. Hver ny fil behandles da uten klikk, ved ønske navngitt etter innholdet (f.eks. 2026-10-21_Energiselskap_Faktura.pdf), og originalen flyttes til undermappen «_erledigt». Det kjører i et eget PDFMy-vindu så lenge det er åpent; arbeidet ditt i hovedvinduet forstyrres ikke. Filer som ikke kan behandles, havner i «_fehler». Krever Edge eller Chrome på datamaskinen.
• Komprimere: velg «Liten» ved lagring; størrelsen vises på forhånd.
• Oppgavelinje: Velger du en oppgave på startsiden (f.eks. Sladd, Signer, slå sammen, Skjema), står det over siden hva du skal gjøre nå – med en passende knapp (f.eks. «Finn personopplysninger», «Legg til flere filer», «Fyll ut med mine opplysninger») og «Ferdig & lagre».
• Sladde: Tegn områder eller sladd et søkeord overalt. Innholdet fjernes virkelig, også fra tekstlaget. «Finn personopplysninger» foreslår steder å sladde: navn etter en tiltale (f.eks. «fru Kari Nordmann»), gate med husnummer, postnr. med sted, IBAN, e-post, telefon, skatte-ID, fødselsdato og fødselsnummer – kontroller før lagring; klikk på det som ikke passer, og slett med Del.
• Endre tekst: Verktøyet «Endre tekst», klikk i en linje og skriv over – eller raskere: dobbeltklikk på teksten i verktøyet «Velg». Hører linjen til et avsnitt, blir hele avsnittet redigerbart og brytes automatisk om ved endring – med originalens linjeavstand; orddelinger ved linjeslutt slås sammen. Adresser og lister beholder linjene sine. PDFMy overtar originalens utseende: skrifttype (med eller uten seriffer, fast bredde), fet og kursiv, skriftfarge, bakgrunnsfarge (f.eks. grå felt) og bredde. I PDF-er med tekst gjenkjennes skriften nøyaktig, i skanninger farge, bakgrunn, fet skrift og om skriften har seriffer (f.eks. Times) – ved svært liten skrift brukes en skrift uten seriffer. Uendrede linjer forblir som de er.
• Opprinnelig skrift ved endring: Er skriften innebygd i PDF-filen og inneholder alle tegnene i den nye teksten, skriver PDFMy videre med nettopp denne skriften – den endrede teksten ser ut som før. Mangler et tegn (PDF-filen inneholder ofte bare de brukte bokstavene), bruker PDFMy en skrift med samme tegnbredde: for Arial/Helvetica, Times, Courier og Calibri blir teksten nøyaktig like bred som i originalen; for andre skrifter justeres bredden.
• Store dokumenter: PDFMy lagrer også dokumenter med hundrevis av sider raskt – uendrede sider overføres i én omgang, skannede sider komprimeres på flere prosessorkjerner samtidig.
• Åpne skannede PDF-er: Lange skannebunker behandler PDFMy ved åpning på flere prosessorkjerner samtidig (beskjæring, retting, gjenkjenning av skilleark) – derfor åpnes de betydelig raskere.
• Beskyttelse mot forfalskning: Dokumenter, mester- og svennebrev, vitnemål, ID-dokumenter, offentlige vedtak (f.eks. skatteoppgjør (Steuerbescheid)) og rettsavgjørelser kan ikke endres med «Endre tekst» og «Dekk til» – sladding, markering, notater og signatur fungerer fortsatt. For kontoutskrifter, lønnsslipper, fakturaer og lignende bilag er endringer mulige, men de markeres med rødt, og siden får nederst merknaden «endret i ettertid». Hver PDF med erstattet eller tildekket tekst får i tillegg nøkkelordet «endret i ettertid (PDFMy)». Slik forblir PDFMy et verktøy for egne dokumenter – ikke for forfalskninger.
• Digitalt signerte PDF-er: Før du for første gang bruker «Endre tekst», «Dekk til» eller «Tekst» i en signert PDF, advarer PDFMy én gang tydelig: Den digitale signaturen blir ugyldig ved endringen, og den nye filen har ikke lenger en gyldig signatur. «Ikke endre» lar alt være som det er; «Forstått, endre likevel» tillater redigering for dette dokumentet. Originalfilen forblir gyldig.
• Skjemaer: Fyll ut felt og lagre. Er ingenting annet endret i dokumentet, forblir den lagrede PDF-en utfyllbar; er den satt sammen med andre sider eller har merknader, skrives inntastingene inn permanent. På mobilen fører knappen «Fyll ut skjema» til feltene. Flate skjemaer eller skanninger gjøres utfyllbare med Mer → Gjenkjenn skjemafelt. Åpner du et skjema som ikke kan fylles ut, med typiske etiketter (navn, gate, telefon …), tilbyr PDFMy det direkte via en linje: «Gjenkjenn felt». Det gjenkjennes skrivelinjer – også tegnede linjer med etiketten under –, bokser og avkrysningsfelt; hvert felt får navn etter etiketten sin (tillegg som «hvis aktuelt» utelates).
• Mine opplysninger – fyll ut skjemaer med ett klikk: I skjemaområdet til høyre «Fyll ut med mine opplysninger». Første gang skriver du inn opplysningene dine én gang (navn, adresse, fødselsdato, telefon, e-post, IBAN, skatte-ID …); de kan endres når som helst under … Mer → Mine opplysninger …. PDFMy gjenkjenner de passende feltene på ledeteksten – også «Etternavn, fornavn», «Postnr., sted» eller «Sted, dato» (med dagens dato) – og fyller bare tomme felt; felt for andre personer (f.eks. «Barnets navn», «Fødenavn») blir stående tomme. Kontroller resultatet kort. «Hent fra dette skjemaet» henter opplysninger fra et skjema du allerede har fylt ut. Opplysningene dine blir bare i denne nettleseren på denne enheten og overføres aldri; fjern dem på delte enheter med «Slett alle».
• Lag skjema: Velg verktøyet «Skjemafelt», ved siden av typen – Tekstfelt, Flere linjer, Dato, Avkrysningsboks, Nedtrekksliste eller Alternativknapp – og tegn et rektangel på siden (eller bare klikk). For en nedtrekksliste spør PDFMy etter oppføringene (f.eks. «Herr, Fru, Annet»). Alternativknapper med samme navn danner en gruppe der bare ett alternativ kan velges («Ja» / «Nei») – plasser ganske enkelt flere ved siden av hverandre; verdien hentes fra etiketten til høyre. Haken «Obligatorisk felt» markerer felt som må fylles ut (gjelder også for feltet som er markert nå). Navnet henter PDFMy fra etiketten ved siden av, f.eks. «Fornavn»; dobbeltklikk gir nytt navn, Del sletter. Ved lagring oppstår ekte skjemafelt som alle kan fylle ut i et PDF-program, i nettleseren eller i PDFMy – også som PDF/A og universelt utformet (skjermlesere leser opp feltnavnet).
• Regne og kontrollere i skjemaer: Som felttype finnes også Tall, Beløp (€), E-post, IBAN og Postnummer. For Tall og Beløp kan feltet regne selv: Skriv inn en formel under «Beregning», f.eks. Antall * Enhetspris, Netto * 0,19 eller SUMME([Linje 1]; [Linje 2]; [Linje 3]) – feltnavn med mellomrom i hakeparenteser; tillatt er + − * /, parenteser, SUMME, MIN, MAX og MITTELWERT. I den lagrede PDF-en regner og kontrollerer feltene selv (f.eks. i Adobe Acrobat Reader, Foxit eller Firefox); et feil IBAN-nummer eller en feil e-postadresse blir meldt. Ved utfylling i PDFMy regner PDFMy med og viser manglende obligatoriske felt og ugyldige opplysninger direkte ved feltet – også i andres skjemaer med sumfelt. Felt som beregner og kontrollerer, får til dette et lite skjemaskript i PDF-en – bare disse feltene, ikke dato eller tekst. Noen bedrifters e-postfiltre holder tilbake PDF-er med skript. PDF/A tillater ikke skjemaskript; der opprettes feltene uten beregning.
• Sidetall, vannmerker, Bates-numre, topp- og bunntekster: i lagringsdialogen.
• Sett inn lenker: Velg verktøyet «Link», tegn et område (f.eks. over «Vedlegg 2» eller en nettadresse) og angi målet: en nettadresse (pdfmy.de), en e-postadresse eller et sidetall. I den lagrede PDF-en er stedet klikkbart – også som PDF/A og universelt utformet. Sidelenker flytter med ved omsortering. Dobbeltklikk endrer målet. Av sikkerhetshensyn er bare nett- og e-postlenker mulig.
• Kommentarer og markeringer: Mer → Kommentarer og markeringer viser alle notater, markeringer (med den markerte teksten), tekster, stempler, signaturer, skjemafelt og sladdinger i dokumentet – med side, filter og søk. Et klikk hopper dit, ✕ sletter (Ctrl+Z angrer). «Kopier som tekst» gir et sammendrag for e-post eller referat.
• Sammenligne: Mer → Sammenlign med en annen versjon viser hva som er endret – som «Tekst» (innsatte og fjernede ord) eller som «Bilde (overlegg)»: Sidene legges over hverandre, rødt finnes bare i den første, grønt bare i den andre versjonen, stiplede rammer viser hvert endret sted. Slik oppdager du også endrede bilder, stempler, signaturer og layout.
• Slå sammen vekselvis: Hvis skanneren din ikke har tosidig arkmater, skanner du forsider og baksider hver for seg og velger begge filene via flisen «Slå sammen vekselvis». Hvis baksidene står feil vei, trykker du på «Snu den andre filen».
• Konvertere: PDF til Word, Excel, tekst eller bilder; bilder til PDF; hent ut bilder fra PDF-en i original oppløsning.
• PDF til Word – med struktur: Når du lagrer som Word-dokument, setter PDFMy teksten sammen til hele avsnitt igjen (ord som er delt ved linjeslutt, settes sammen), gjør stor skrift til ekte Word-overskrifter («Overskrift 1/2» – synlige i navigasjonsruten), beholder oppramsinger og linjeskift i adresser og konverterer tabeller til Word-tabeller: kolonnebredder som i originalen, overskriftsrad i fet skrift og gjentatt på hver side, beløp høyrejustert. Ved skanninger skjer dette etter tekstgjenkjenningen – tabellinjer skjuler PDFMy da, slik at ingen celle går tapt; kompliserte oppsett (flere spalter, tekstbokser, sammenslåtte tabellceller) forenkles.
• Oppsummer og spør uten opplasting: Meny → «Oppsummer og spør …». Den innebygde KI-en i Google Chrome (fra versjon 138, på en datamaskin med minst 16 GB minne eller et grafikkort med 4 GB) oppsummerer dokumentet – som Hovedpunkter, Kort sammendrag, Hva handler det om? eller Overskrift, fra kort til utfyllende – eller svarer på spørsmål som «Når må jeg betale innen?». Alt kjører på enheten din, og dokumentet lastes ikke opp. Første gang laster Chrome ned KI-modellen (én gang, flere GB). Lange dokumenter oppsummerer PDFMy del for del. Resultatet kan kopieres; sammenlign det med dokumentet.
• Sette opp KI-assistent: Under «… Mer → KI-assistent …» ser du om nettleserens KI er klar på denne enheten. «Sett opp nettleserens KI» laster ned KI-modellen én gang på forhånd, slik at den ikke først lastes ved den første oppsummeringen. Med Av forsvinner Oppsummer og Oversett fra menyen – for eksempel hvis en bedrift ikke ønsker KI-funksjoner. KI-en arbeider alltid på enheten din; dokumentet lastes ikke opp.
• Sjekk personvernet selv: Under «… Mer → Sjekk personvernet selv …» (eller med et klikk på «Filene blir på enheten din» på startsiden) ser du hvilke tilkoblinger dette vinduet har opprettet siden det ble åpnet, og hvor mye data som er sendt til Internett – normalt 0 byte. Kall til pdfmy.de laster bare inn programdeler, skrifttyper og språkfiler. Tilkoblinger til 127.0.0.1 eller localhost går til programmer på din egen PC (pdfmy Scan, lokal KI). Enklest sjekker du det slik: slå av wifi – PDFMy fungerer videre.
• Sjekk programversjonen: I den samme dialogen sammenligner PDFMy programfilene som kjører nå, med den publiserte sjekksumlisten for denne versjonen og viser fingeravtrykket deres. Det samme fingeravtrykket finner du i utgivelsesloggen på GitHub (github.com/haus-it/pdfmy, docs/RELEASES.md) – uavhengig av pdfmy.de. Slik ser du at pdfmy.de leverer nøyaktig den publiserte versjonen. For IT-avdelinger: pdfmy.de/pruefsummen.txt kan kontrolleres med sha256sum -c mot en kopi av nettstedet.
• Lokal KI på denne PC-en: Bruker du et KI-program som Ollama eller LM Studio på samme datamaskin, kan du velge det under «… Mer → KI-assistent …»: velg program, «Kontroller tilkobling», velg modell, lagre. Oppsummering, spørsmål og oversettelse kjører da med denne modellen – teksten forlater ikke datamaskinen; adresser utenfor denne PC-en avviser PDFMy. Gi tilgang én gang: i LM Studio starter du serveren under «Developer» og slår på «Enable CORS»; for Ollama åpner du «Rediger miljøvariabler for kontoen din» i Windows, oppretter variabelen OLLAMA_ORIGINS med verdien https://pdfmy.de og starter Ollama på nytt. Standard er fortsatt nettleserens KI; med Av er KI-en helt slått av.
• Oversett uten opplasting: Meny → «Oversett …», velg kilde- og målspråk. PDFMy bruker da Google Chromes innebygde oversetter (fra versjon 138, på datamaskin): Oversettelsen skjer på enheten din, teksten lastes ikke opp. Første gang laster Chrome ned språkpakken. Resultatet åpnes som en ny PDF i en egen fane – med overskrifter, avsnitt, lister og tabeller; tall og beløp forblir uendret. Det opprinnelige sideoppsettet gjengis ikke. Maskinoversettelse: kontroller før sending. I andre nettlesere viser PDFMy en melding.
• Lagre arbeidsflyter: Velg ønskede innstillinger i lagringsdialogen (f.eks. format, sidetall, bunntekst, brevmal, gråtoner), og klikk øverst ved siden av Lagret arbeidsflyt på «Lagre som arbeidsflyt …» – med et navn som «Faktura til kunde». Neste gang er det nok å velge arbeidsflyten. Ved bunkebehandling kan egne arbeidsflyter (PDF og PDF/A) også velges – slik behandles mange filer likt på én gang. Av sikkerhetshensyn lagres passord og signatur aldri.
• Halver sider: Meny → «Halver sider …» deler skanninger av dobbeltsider (oppslått bok eller hefte) og A3-ark i to sider – loddrett (venstre/høyre) eller vannrett (øverst/nederst), eventuelt bare liggende sider. Uten kvalitetstap: Tekst og vektorgrafikk beholdes, og filen blir ikke større. For bøker som leses fra høyre mot venstre: «Høyre halvdel først».
• Word og Excel til PDF: Åpne Word-filer (.docx) og Excel-regneark (.xlsx), eller dra dem inn i vinduet – PDFMy konverterer dem til PDF på enheten din, uten opplasting. Fra Word overfører PDFMy topp- og bunntekster (med logo og sidetall «Side 1 av 3»), overskrifter, avsnitt (også fet og kursiv midt i setningen, midtstilt, høyrejustert), punktlister og nummererte lister, tabeller (med kolonnebredder, justering og fet overskriftsrad fra Word), bilder, sideskift og sideformatet; fra Excel alle synlige ark som tabell med tall-, valuta-, prosent- og datoformat. Tekstbokser, spalter og spesielle skrifter overføres ikke – velg «Lagre som PDF» i Word eller Excel for en nøyaktig gjengivelse. Lagre eldre formater (.doc, .xls) som .docx/.xlsx først.
• Åpne RTF og XPS: RTF-filer overtar PDFMy som tekst uten formatering og bilder, XPS-filer med tekst og bilder på plass, men uten linjer og flater. For en nøyaktig kopi, skriv ut via skriveren «PDFMy».
• Hva som beholdes ved lagring: sideetiketter, hoppmål, bokmerker, lag og XMP-metadata beholdes så lenge sidene ikke blir til bilder. Strukturkoder beholdes når alle sidene i én enkelt fil lagres. Lagringsdialogen opplyser om det på forhånd hvis noe går tapt.
• Skadede PDF-er: PDFMy redder det som fortsatt kan leses, og oppgir hvilke sider som mangler. Mangler starten av en fil, eller er sideopplysningene lagret komprimert og avkuttet, er det som regel ikke mer å redde.
• E-bøker (EPUB) til PDF: bare åpne EPUB-filer – PDFMy setter dem som PDF i det praktiske A5-bokformatet: tittel, hvert kapittel på ny side, overskrifter, avsnitt, lister, tabeller og bilder. Kopibeskyttede e-bøker (DRM) kan ikke konverteres.
• LibreOffice og OpenOffice: Tekstdokumenter (.odt) og regneark (.ods) konverterer PDFMy på samme måte til PDF – med overskrifter, lister, tabeller, bilder og sideformat eller alle ark med tall-, valuta-, prosent- og datoverdier.
• Tekst, Markdown og CSV til PDF: Åpne tekstfiler (.txt), Markdown (.md) og tabeller (.csv, f.eks. fra Excel eller regnskapet), eller dra dem inn i vinduet – PDFMy lager en pen A4-PDF av dem: Overskrifter, lister og tabeller fra Markdown settes opp, CSV-tabeller får overskriftsraden på hver side, mange kolonner kommer i liggende format, og beløp står høyrejustert. Spesialtegn fra eldre Excel-filer gjenkjennes riktig.
• iPhone-bilder (HEIC) og TIFF: Åpne bilder fra iPhone (.heic/.heif) og TIFF-filer – også flersidige fra faks eller skanner – eller dra dem inn i vinduet; PDFMy konverterer dem i alle nettlesere, også i Chrome, Edge og Firefox. Hver TIFF-side blir en PDF-side, og faksoppløsninger (f.eks. 204 × 98 dpi) rettes opp riktig. Konverteringen skjer på enheten din.
• Skriv ut som plakat: Startsiden → «Skriv ut som plakat», eller velg «Plakat på 4 A4-ark» eller «på 9» under sider per ark i lagringsdialogen. Hver side forstørres og fordeles på flere ark, med 1 cm overlappende kant for å lime sammen.
• Inverter farger: Startsiden → «Inverter farger». Nyttig for eksempel for å skrive ut mørke lysbilder med mindre toner. Teksten forblir tekst. Bare i formatet PDF.
• Merk sider: Startsiden → «Merk sider». De innledende sidene heter da i, ii, iii, deretter begynner nummereringen på 1. Bare sidenavnene i PDF-programmet endres, ikke innholdet på sidene.
• Tekst kan ikke kopieres: Startsiden → «Tekst kan ikke kopieres». Hver side lagres som bilde uten tekstlag, skjemafelt og lenker, og filen blir derfor som regel større. Tekstgjenkjenning kan lese teksten igjen. Bruk derfor alltid «Sladd» for fortrolig innhold.
• Klargjør for KI: Startsiden → «Klargjør for KI». PDFMy lagrer teksten som Markdown med overskrifter, tabeller, sidemarkeringer og korte opplysninger om dokumentet. Filen blir værende på enheten din. Først når du selv laster den opp til en KI-tjeneste, forlater innholdet enheten din.
• Skanning med kamera: tilbake-bevegelsen avslutter ikke skanningen så lenge det finnes opptak. Trykk på «Ferdig» for å avslutte. Har kameraet gjenkjent arket feil, trykker du på miniatyrbildet og deretter på «Juster hjørner». Er det for mørkt, sier PDFMy fra.
• Uskarpe opptak: hvis en side virker uskarp, får miniatyrbildet en gul ramme. Trykk på det for å kontrollere siden og eventuelt slette den.
• Søk: store og små bokstaver spiller ingen rolle, og «ß» og «ss» regnes som like: «Strasse» finner også «Straße». Ordgrupper som «15. november» blir også funnet. Med «Bare hele ord» finner ikke «Test» lenger «Testament». Det gjelder også for markering, erstatning og «Sladd alle treff».
• Les videre: PDF-er på 5 sider eller mer åpnes igjen på siden der du sist var. Nettleseren din husker bare en sjekksum for filen og sidetallet, ikke filnavn og ikke innhold.
• Hva som ikke beholdes ved lagring: inneholder en PDF lag, strukturkoder, sideetiketter eller et XFA-skjema, opplyser lagringsdialogen om det på forhånd. Det samme gjelder PDF/A: skjemafelt overføres der fast til siden, og vedlegg som ikke er PDF/A, faller bort.
• Lagre i gråtoner: I lagringsdialogen under «Sidetall, topp-/bunntekst, format …» → Farge → «I gråtoner». Alle sider, stempler, markeringer, signaturer og innsatte bilder blir grå – som en svart-hvitt-kopi, og det sparer fargetoner. Sidene lagres som bilde; teksten forblir søkbar. Fungerer også med PDF/A.
• PowerPoint: I lagringsdialogen under Format → «PowerPoint». Hver side blir et lysbilde i sideformat – med stempler, markeringer og underskrifter. Teksten ligger usynlig på sin plass og er søkbar og kan kopieres i PowerPoint, Keynote eller Impress; skannede sider gjenkjennes først (OCR). Praktisk for å vise dokumenter i et møte eller gjenbruke lysbilder fra en PDF.
• Markdown og HTML: I lagringsdialogen under Format → «Markdown» eller «HTML». PDFMy gjenkjenner overskrifter (skriftstørrelse, fet skrift), avsnitt (også orddelinger ved linjeslutt), punktlister og tabeller. Markdown egner seg for KI-assistenter, wikier og notatapper; HTML gir en universelt utformet nettside. Skannede sider gjenkjennes automatisk først (OCR).
• Marker tekst: Verktøyet «Marker», dra deretter musen over ordene – nøyaktig teksten markeres, også over flere linjer; ett klikk markerer ett enkelt ord. Velg ved siden av farge (gul, grønn, blå, rosa, oransje) og type: Marker, Understrek eller Gjennomstrek. En valgt markering kan få ny farge eller slettes med Del. Dra på et tomt område for å markere et område (f.eks. et bilde). Alle treff på én gang: Ctrl+F, skriv inn søkeord, «Marker alle» – hvert treff i hele dokumentet markeres, også ordgrupper som «15. november»; Ctrl+Z angrer alle. Markeringer fra andre programmer: Åpner du en PDF som allerede er markert, henter PDFMy markeringene med kommentar og forfatter – de kan omfarges og slettes (ikke i digitalt signerte PDF-er, slik at signaturen forblir gyldig). Ved lagring blir det ekte PDF-markeringer: Andre PDF-programmer viser dem som kommentar med den markerte teksten og kan fjerne dem.
• Søk i dokumentet: Ctrl+F åpner en søkelinje over siden – som i Word. Den viser «3 av 12»; Enter eller F3 hopper til neste treff, Shift+Enter til forrige, Esc lukker. Det aktuelle treffet er markert med oransje. For skanninger og bilder fungerer søket etter tekstgjenkjenningen (OCR). Sladd alle forekomster på én gang: til høyre under «Søk i dokumentet».
• Søk og erstatt: Klikk på Erstatt … i søkelinjen, skriv inn den nye teksten og velg Erstatt (gjeldende treff, Enter) eller Erstatt alle (Ctrl+Enter). Hver berørt linje erstattes tro mot originalen som ved «Endre tekst» – samme skrift, farge og bredde; den gamle teksten fjernes ved lagring. Dokumenter, vitnemål og offentlige vedtak hoppes over, i kontoutskrifter og fakturaer markeres endringene synlig. Angre med Ctrl+Z – også «Erstatt alle» over mange sider i ett trinn.
• Dokumentegenskaper: Mer → Dokumentegenskaper (Ctrl+D) viser tittel, forfatter, emne, nøkkelord samt PDF-versjon, sidestørrelse, opprettelsesdato, programmet som laget filen, og passordbeskyttelse. Tittel, forfatter, emne og nøkkelord kan du endre – de skrives inn i PDF-en ved lagring. Tips: Gode nøkkelord gjør PDF-er raske å finne i Windows-søket og i Finder. Opplysningene i en åpnet PDF beholdes ved lagring.
• Innhold og bokmerker: Knappen «Innhold» (tasten I) viser alle kapitler i PDF-en; et klikk hopper dit. Ctrl+B oppretter et bokmerke for den gjeldende siden; PDFMy foreslår den første tekstlinjen som navn. Gi nytt navn med ✎, rykk inn som underpunkt med ⇥, slett med ✕. Bokmerker skrives inn i PDF-en ved lagring og vises i PDF-programmer og nettlesere som innholdsfortegnelse. Ved sammenslåing oppretter PDFMy automatisk et bokmerke for hver fil.
• Bla: Med musehjulet ruller du gjennom hele dokumentet som i Word; nederst til venstre står «Side X av Y» – et klikk på den (eller Ctrl+G) hopper til en side. Linjene til venstre og høyre kan felles inn med [ og ].
• Flere dokumenter: «Legg til» legger flere filer til det åpne dokumentet, «Ny fane» åpner enda et dokument parallelt – øverst vises en fanelinje, og et klikk bytter mellom dokumentene. Åpner du en fil mens et dokument allerede er åpent, spør PDFMy om den skal legges til, åpnes i en ny fane eller erstatte det.
• Skriv ut: knappen «Skriv ut» i verktøylinjen (eller Ctrl+P): alle sider, denne siden eller bestemte sider som «1-3, 5» – om ønskelig 2 eller 4 sider per ark eller som hefte.
• Presentere: F5 viser sidene i fullskjerm, videre med piltastene eller en presentasjonsfjernkontroll.
• Lese opp: Den gjenkjente teksten leses opp med en stemme fra enheten din – uten nettjeneste.
• Lesemodus (les komfortabelt på mobilen): … Mer → Lesemodus eller under «Gjenkjent tekst». Teksten brytes på nytt – ingen zooming og sidelengs rulling lenger. Avsnitt, overskrifter og oppramsinger beholdes, ord som er delt ved linjeslutt, settes sammen igjen. A−/A+ endrer skriftstørrelsen (huskes), «Gå til» fører til sider og overskrifter. Ved skanninger vises teksten etter tekstgjenkjenningen.
• Lagre tilgjengelig og som PDF/A (langtidsarkiv) – kontroller i Forhåndskontroll (se nedenfor).
• Kontroller før sending (forhåndskontroll): Flisen «Kontroller PDF før sending» eller … Mer → Forhåndskontroll …. Velg mottaker: beA / domstol (tyske regler for elektronisk kommunikasjon med domstolene ERVB 2025: ikke JavaScript, ingen vedlegg, kan skrives ut, tillatt filnavn, maks. 200 MB), ePA (elektronisk pasientjournal: PDF/A, maks. 25 MB), Tilgjengelig (BITV 2.0 / PDF/UA: tagger, språk, tittel, overskrifter, overskriftsceller i tabeller, alternative tekster), Arkiv (GoBD) (tyske bokføringsregler: PDF/A, ukryptert, tekst gjenkjent) eller PDF/A – alle kontrollpunkter (merking, fargeprofil, skrifter, skript, kryptering, kommentarer, komprimering, gjennomsiktighet, vedlegg, tittel – hvert punkt for seg). Filen kontrolleres slik den ville blitt lagret. ✓ betyr oppfylt, ✗ feil, i tips. «Rett automatisk» velger riktig lagringsmåte (beA-egnet, PDF/A «Liten», gjør tilgjengelig, PDF/A). «Lagre rapport som PDF» lagrer en kontrollrapport med dato, resultat og SHA-256-fingeravtrykk av den kontrollerte filen – som dokumentasjon til saken eller prosessdokumentasjonen. Det er en hurtigkontroll av de vanligste avvisningsgrunnene; den erstatter ikke en full validering.
• Gjør PDF tilgjengelig (PDF/UA): Flisen «Gjør PDF tilgjengelig» eller … Mer → Gjør PDF tilgjengelig …, deretter «Lagre». PDFMy gjenkjenner – også i skanninger – overskrifter, avsnitt, oppramsinger og tabeller og merker dem slik at skjermlesere leser dem riktig opp og man kan hoppe mellom dem: overskrifter som nivå 1 og 2, lister med listepunkter, tabeller med overskriftsrad. Topptekster, bunntekster og sidetall skjules (ellers leser skjermleseren dem opp på hver side), men forblir søkbare. Fra overskriftene lages en innholdsfortegnelse (bokmerker); tittel og dokumentspråk angis. Det lagres etter PDF/UA-1, samtidig PDF/A. Deretter kontrollerer PDFMy den ferdige filen og viser resultatet, f.eks. «8 av 8 punkter oppfylt · gjenkjent: 4 overskrift(er), 1 tabell(er)». Nyttig siden den tyske loven om styrking av tilgjengelighet (BFSG). Beskriv bilder: Først søker PDFMy etter bilder, logoer og grafikk på hver side og viser dem i et vindu – der skriver du kort hva som vises (f.eks. «Situasjonsplan for tomten»; for logoen foreslår PDFMy avsenderen), eller krysser av for «Bare pynt – ikke les opp». Beskrevne bilder leser skjermleseren opp der de står på siden. Kontrollrapporten viser dessuten om overskrifter er merket og om tabeller har overskriftsceller. Begrensninger: PDFMy skriver ikke en beskrivelse selv (det ville bare vært pålitelig med sky-KI); ved publisering anbefaler vi en stikkprøve med en skjermleser.
• Kontroller PDF/A: … Mer → Forhåndskontroll …, mottaker «PDF/A – alle kontrollpunkter» viser om PDF-en oppfyller de viktigste reglene for langtidsarkivering – PDF/A-merking, innebygd fargeprofil, alle skrifter innebygd, ingen kryptering, ingen skript eller forbudte handlinger, utskrivbare kommentarer, ingen LZW-komprimering. Dette er de vanligste grunnene til at domstoler (beA), myndigheter og arkiver avviser filer. «Rett automatisk» lagrer som PDF/A og kontrollerer den lagrede filen på nytt med en gang: Resultatet er en gyldig PDF/A-2b og samtidig tilgjengelig. Hurtigkontrollen erstatter ikke en full validering.

Signere og signere digitalt

Signatur, forkortelse og firmastempel

Et klikk på verktøyet «Signatur» åpner utvalget med de lagrede signaturene dine som bilde (signatur, forkortelse, firmastempel). Klikk på en av dem – den henger da ved musepekeren – og klikk eller trykk på ønsket sted i dokumentet. I utvalget velger du under «Legg til» om bare datoen eller sted og dato automatisk skal vises under signaturen (f.eks. «Paderborn, 17.10.2026») – PDFMy husker valget ditt og stedet; teksten kan flyttes, endres eller slettes som all annen tekst. Ikke opprettet noe ennå? Klikk i utvalget på «Opprett signatur» – tre måter:

• Tegne med mus, finger eller penn (utjevnede linjer, «Angre siste strek»). Hold mobilen på tvers.
• Skriv: Skriv inn navnet og velg en av fem håndskriftstiler.
• Last opp bilde: på datamaskinen via knappen «Last opp bilde …» i verktøylinjen, ved å dra en bildefil inn i signaturvinduet eller med Ctrl+V (f.eks. et utklipp fra Utklippsverktøy) – et bilde eller en skanning av signaturen din på papir (på mobilen direkte «Ta bilde»), et stempel eller en logo. PDFMy frilegger automatisk – papiret blir gjennomsiktig – og beskjærer. For fargede stempler og logoer: «Behold originalfarger».

Farge: svart, blå eller mørkeblå. Øverst velger du hva du oppretter: Signatur, Forkortelse (paraf) eller Firmastempel / logo – alle tre kan lagres hver for seg og velges i verktøylinjen. «Forkortelse på alle sider» plasserer med ett klikk forkortelsen din nederst til høyre på hver side, slik det er vanlig ved kontrakter. Etter opprettelsen henger signaturen halvgjennomsiktig ved musepekeren – bare klikk på ønsket sted (trykk på mobilen); Esc avbryter. Flytt ved å dra, endre størrelse med håndtaket nederst til høyre, slett med Del. Signatur, forkortelse og stempel huskes på denne enheten (slått på fra start, bare i nettleseren din – ingenting lastes opp); i signaturvinduet ser du det lagrede og kan slette det.

Finn signatursteder automatisk

Med verktøyet «Signatur» søker PDFMy i hele dokumentet etter steder som «Underskrift …», «Undertegnet», «Sted», «Dato» eller «Sted, dato» – med en linje ved siden av, over eller under, også når linjen er tegnet og etiketten står under. Der vises gule skilt «✍ Signer her» eller blå «📅 Sett inn dato» og «📍 Sett inn sted» – et klikk plasserer signaturen din passende på linjen (uten å stikke inn i teksten over), datoen eller stedet ditt (første gang spør PDFMy om stedet og husker det). «Neste sted» i verktøylinjen hopper gjennom alle steder som gjenstår, slik at ingen blir glemt i lange kontrakter. I skanninger fungerer dette etter tekstgjenkjenningen.

Send til signering (flere personer)

Slik lar du andre signere et dokument – uten server og uten opplasting, omtrent som med DocuSign:

1. «… Mer → Kontor → Send til signering …»: Skriv inn navn og e-postadresser til personene i ønsket rekkefølge, og din egen adresse for tilbakemelding og eventuelt en frist. Har du lagret en mal, velg den øverst – personer, felt, melding og frist overtas.
2. PDFMy foreslår allerede felt på gjenkjente steder som «Underskrift …» eller «Sted, dato» – et klikk på navnet i feltet tilordner det en annen person. Flere felt: velg «Felttype» øverst (Signatur, Forkortelse, Dato, Navn, Tekst, Avkrysningsfelt), og klikk deretter på navnet til personen og på stedet. Dato og navn setter PDFMy inn selv ved signeringen; tekstfelt (f.eks. adresse) må personen fylle ut på forhånd. Feil felt fjerner du med «✕». For dokumenter som går igjen (leiekontrakt, arbeidskontrakt …): «Lagre som mal …».
3. «Send …»: PDFMy forbereder e-posten med PDF-en til den første personen (åpne .eml-filen og send den). Med arkivmappe ligger en kopi i arkivet, og i postjournalen ser du statusen.
4. Personen åpner PDF-en på pdfmy.de, klikker på «Signer her» i sitt markerte felt og deretter på «Signert – send videre». E-posten til neste person er forberedt, med deg på kopi.
5. Uten PDFMy: Personens felt er ekte PDF-skjemafelt i filen – personen kan også fylle ut og signere i Adobe Acrobat Reader, Forhåndsvisning på Mac eller Edge (f.eks. med «Fyll ut og signer»), lagre og sende PDF-en tilbake til deg. Når du åpner den i PDFMy, overtar PDFMy inntastingene og gjenkjenner signaturen: «Godta som signert …» (ellers «Signert i et annet program …») – deretter går e-posten til neste person. I revisjonsloggen står det «Signert i et annet PDF-program».
6. Den som ikke vil signere, klikker på «Avvis …» og kan oppgi en begrunnelse – du får den i en forberedt e-post, og forespørselen er dermed avsluttet.
7. Etter den siste signaturen kommer PDF-en tilbake til deg, med en vedlagt side «Revisjonslogg» (personer, tidspunkter, opplysninger, sjekksummer, forløp). Når du åpner den, viser PDFMy «Alle har signert ✓», og postjournalen står på «Utført».

På ditt språk: E-poster til underskriverne, påminnelser og kontrollprotokollen skriver PDFMy på språket du bruker PDFMy på.

Til orientering: I dialogen kan du legge inn adresser som ikke signerer, men får resultatet som kopi (f.eks. regnskapsfører, økonomiavdeling) – ved fullføring eller avvisning, ikke ved hvert mellomtrinn. De står også i revisjonsloggen og i malen.

Veiledet utfylling: Den som signerer, ser i linjen hvor mange opplysninger som fortsatt mangler. «Neste felt →» hopper fra felt til felt (først til manglende obligatoriske opplysninger), det samme gjør Enter i et tekstfelt – praktisk på mobilen.

Masseutsending til mange mottakere: I dialogen «Send til signering» krysser du av for «Masseutsending» og angir mottakerne – én linje per person (Navn; E-post), kopiert fra Outlook (Navn <E-post>) eller som CSV-fil fra Excel (kolonner som «Navn» eller «Fornavn/Etternavn» og «E-mail» gjenkjennes). Plasser signaturfeltet én gang, deretter «Send til … mottakere»: Hver person får sitt eget eksemplar og signerer alene, f.eks. samtykkeerklæringer, innmeldingsskjemaer eller husordensregler. Ved opptil 10 mottakere åpner PDFMy med pdfmy Scan e-postene direkte i Outlook, ellers ligger alle utkast sammen med en mottakerliste i en ZIP-fil. I postjournalen står hver person med egen status og «Påminn».

E-post rett i Outlook: Med pdfmy Scan på Windows (fra versjon 1.8.8) åpner PDFMy forberedt e-post – signaturforespørsler, videresending, påminnelser, «Del → E-post», feilrapporter – direkte som en ny, sendeklar melding med vedlegg i e-postprogrammet ditt. Uten pdfmy Scan lagres som før en .eml-fil som du åpner og sender.

Påviselig ekthet: PDFMy legger hver signatur til den mottatte filen i stedet for å skrive den på nytt (inkrementell lagring etter PDF-standarden). Slik forblir hver versjon uendret i filen. I den ferdige PDF-en viser «Oversikt» «✓ uendret inneholdt» for hver person – eller en merknad hvis filen er lagret på nytt eller endret i mellomtiden (f.eks. i et annet PDF-program).

Frist og påminnelse: Fristen står i postjournalen og på startsiden under «Frister» (med den daglige påminnelsen, hvis den er slått på). I forespørselens rad forbereder «Påminn» en vennlig påminnelses-e-post til personen som står for tur – har ingen signert ennå, med den arkiverte PDF-en vedlagt.

Sendt, mottatt, lest: Under «Oversikt» viser PDFMy forløpet med klokkeslett for hver person: ✓ Sendt (e-post forberedt), ✓✓ Mottatt (PDF-en ble åpnet i PDFMy), ✓✓ Lest (hver side ble sett) og ✍ Signert. Over står det hvem forespørselen venter på, siden når, hvordan det står til med fristen, og hvem som kommer etterpå.

Send via WhatsApp, Signal eller Teams – med lesebekreftelse: Klikk på «Send via meldingsapp» i stedet for «Send via e-post» – delingsmenyen åpnes, velg der WhatsApp, Signal, Teams eller et annet program. Når personen har sett gjennom alle sidene i PDFMy, vises «Send lesebekreftelse» hos vedkommende: Ett trykk sender deg «✓✓ Lest» med en lenke i samme meldingsapp. Trykk på lenken – PDFMy noterer «Lest» med klokkeslett i postjournalen. Lenken inneholder ingenting fra dokumentet og kontrolleres med en nøkkel som bare forespørselen kjenner; forfalskede bekreftelser gjenkjenner PDFMy. Meldingsappens blå haker viser bare at meldingen er vist – denne bekreftelsen viser at dokumentet er lest. Uten personens medvirkning går det bevisst ikke: Det ville krevd en server som i all hemmelighet teller med.

Hva du bør gjøre nå: Står en forespørsel fast, foreslår PDFMy avsenderen neste steg – for eksempel å påminne hvis det ikke har kommet noen reaksjon på tre dager, eller å ringe kort hvis noen har lest dokumentet, men ikke signert ennå. I postjournalen er «Påminn» da uthevet i rødt; PDFMy teller påminnelsene og viser når det sist ble sendt en påminnelse.

Uten server – slik kommer statusen frem til deg: «Mottatt» og «Lest» står i selve PDF-en og følger med den. Du ser dem så snart en nyere versjon kommer frem til deg (du får kopi hver gang den sendes videre). Det går raskere med lesebekreftelsen: Hver forespørsels- og påminnelses-e-post ber om den – mottakerens e-postprogram spør om den skal sendes.

Hvem har signert? I postjournalen står det under emnet hvem som allerede har signert, og når. I den åpne PDF-en viser «Oversikt» hver person med tidspunkt og SHA-256-sjekksummen av versjonen vedkommende fikk. Opplysningene følger med i PDF-en som vedlegget «pdfmy-unterschriften.json». En tegnet signatur er en enkel elektronisk signatur; for større beviskraft kan du i tillegg signere det ferdige dokumentet digitalt («Signer i tillegg digitalt …»).

Kontroller signaturer

Åpner du en digitalt signert PDF (kontrakt, vedtak, faktura), viser PDFMy en linje over dokumentet: grønn – signert av …, uendret siden signaturen; gul – gyldig, men noe er lagt til etterpå; rød – signaturen er ugyldig, f.eks. fordi dokumentet er endret. «Signaturdetaljer» viser undertegner, tidspunkt, grunn, sted, utsteder, sertifikatets gyldighet, tidsstempel og om det er et kvalifisert sertifikat (eIDAS). Kontrollen kjører på enheten din. Om utstederen er en anerkjent sertifiseringsinstans, kontrollerer PDFMy ikke – bruk til dette de gratis offentlige valideringstjenestene, f.eks. EU-kommisjonens eIDAS-signaturvalidering (DSS) eller valideringstjenesten til tyske Bundesnetzagentur. Viktig: Lagrer du PDF-en med endringer, faller signaturen bort; originalen forblir gyldig. Før den første tekstendringen eller tildekkingen i en signert PDF spør PDFMy derfor én gang.

Digital signatur

Kryss av for «Signer digitalt» i lagringsdialogen. Med eget sertifikat (.p12/.pfx) signerer PDFMy direkte i nettleseren etter den europeiske standarden PAdES (ETSI EN 319 142, eIDAS); passordet lagres aldri. Flere personer kan signere etter hverandre: Åpner neste person den signerte PDF-en uendret i PDFMy, viser signaturlinjen «Medsigner» – personens signatur legges til, og de eksisterende forblir gyldige. Under Windows fungerer det med pdfmy Scan også med Windows-sertifikater og signaturkort, også kvalifisert – fra pdfmy Scan 1.8.0 likeledes etter PAdES (eldre versjoner signerer i det tidligere formatet; pdfmy Scan melder selv fra om oppdateringer, ellers høyreklikk på ikonet ved klokken → «Se etter oppdateringer»).

Med tidsstempel: Når pdfmy Scan kjører (fra versjon 1.9.0 på Windows, 1.1.9 på Mac og Linux), vises avkrysningsboksen «med tidsstempel» ved siden av «Signer digitalt». En uavhengig tidsstempeltjeneste (f.eks. DigiCert eller Sectigo) bekrefter da tidspunktet for signaturen etter RFC 3161 (PAdES B-T) – slik kan det fortsatt dokumenteres at signaturen fantes på dette tidspunktet, selv om sertifikatet utløper senere. Bare en kontrollverdi for signaturen overføres, ikke dokumentet.

E-faktura

Lese: Åpne bare ZUGFeRD-PDF-er og XRechnung-fakturaer (XML) – PDFMy viser fakturaen lesbart og overtar beløp, frist og IBAN nøyaktig.

Kontroll: Når e-fakturaen åpnes, kontrollerer PDFMy den med en gang: obligatoriske opplysninger (fakturanummer, dato, selger med mva-nummer (USt-IdNr.) eller skattenummer, kjøper, linjer) og beregningsregler (linjer, netto, mva., brutto, å betale) etter EN 16931, for XRechnung i tillegg Leitweg-ID, kontaktperson og betalingsmåte. I brevdata står «✓ kontrollert» eller antall feil; et klikk viser detaljene. Andre filer kontrollerer De via Mer → Kontroller e-faktura … uten å åpne dem. Den fullstendige offisielle kontrollen med alle regler tilbys av det gratis valideringsverktøyet fra KoSIT.

Skrive: Flisen «Skriv e-faktura»: utgående faktura etter EN 16931 som ZUGFeRD-PDF eller som XRechnung (f.eks. for tyske myndigheter med Leitweg-ID). Firmaopplysningene dine huskes, og manglende obligatoriske opplysninger meldes forståelig.

App og standard PDF-program

• Uten internett (frakoblet): Når PDFMy én gang er åpnet med internett – startside, verktøyside eller hjelp –, lagrer det seg på enheten (datamaskin, mobil, nettbrett). Nede til høyre vises «✓ Klar frakoblet»; deretter fungerer skanning, tekstgjenkjenning, redigering, signering og lagring også uten tilkobling. Tilleggsfiler som skriftene for Word-filer laster PDFMy ned via Wi-Fi (ikke via mobilnettet). iPhone og iPad: Safari sletter det frakoblede lageret til et nettsted etter omtrent 7 dager uten bruk – legg derfor til PDFMy via Del → Legg til på Hjem-skjerm, så forblir det permanent tilgjengelig frakoblet. Tekstgjenkjenning på et annet språk enn tysk og grensesnittspråket krever internett første gang.
• Installer som app: knappen «Last ned app» øverst i PDFMy. iPhone: i Safari Del → Legg til på Hjem-skjerm. Mac med Safari: Arkiv → Legg til i Dock.
• Mobil: åpne PDF i PDFMy (Android): Er PDFMy installert som app («Last ned app» eller i Chrome ⋮ → Installer app), står PDFMy i listen når du deler: trykk på en PDF, et bilde eller en skanning (f.eks. i Gmail, WhatsApp, «Filer» eller Nedlastinger), Del → «PDFMy». Filen åpnes straks i PDFMy og blir værende på mobilen. Var PDFMy installert fra før, vises oppføringen etter Chromes neste automatiske appoppdatering (vanligvis innen noen dager) – med en gang hvis du fjerner appen og installerer den på nytt. Android tillater ikke at nettapper angis som standardapp for PDF-er; «Del → PDFMy» er den tiltenkte veien.
• iPhone og iPad: Apple gir nettapper verken en oppføring i delingsmenyen eller mulighet til å tilordnes som PDF-program – det går bare med en app fra App Store. Slik åpner du PDF-er raskt likevel: start PDFMy fra Hjem-skjermen og trykk på «Åpne» – valget viser appen «Filer» med iCloud Drive, nedlastinger og vedlegg du har lagret der (i Mail: hold på vedlegget → Lagre i Filer).
• Vedlegg fra Outlook eller Thunderbird: dobbeltklikk på vedlegget åpner det i PDFMy. Outlook lagrer vedlegg i beskyttede eller kortlivede mapper som nettleseren ikke har lov til å lese – pdfmy Scan (Windows fra 1.8.7, Mac og Linux fra 1.1.7) lagrer filen umiddelbart eller sender den videre til PDFMy; dette gjelder også når Chrome-appen «PDFMy» er satt som standard. Uten pdfmy Scan: lagre vedlegget i Outlook («Lagre som») og åpne det deretter.
• Åpnes ikke vedlegget? PDFMy oppgir nå den nøyaktige årsaken: pdfmy Scan kjører ikke eller er utdatert (start eller oppdater den), Outlook har allerede fjernet den midlertidige kopien (åpne vedlegget på nytt) eller – på Mac – personvernbeskyttelsen i macOS sperrer tilgangen. På Mac fungerer dette mest pålitelig: meny → «Angi som standard for PDF-er …» og velg «PDFMy (pdfmy Scan)»; da sender Outlook filen direkte videre til PDFMy. Alternativt kan du tillate «perl» under Systeminnstillinger → Personvern og sikkerhet → Full disktilgang. Dette hjelper alltid umiddelbart: lagre vedlegget i Outlook med «Lagre som» og åpne det deretter.
• Mac: åpne PDF-vedlegg fra Outlook direkte i PDFMy – engangsoppsett:
  1. Klikk på «Skann» øverst på pdfmy.de, og last ned «pdfmy Scan for Mac» (eller direkte pdfmy.de/scanner.html).
  2. Åpne filen «pdfmy-Scan-Mac.command» (høyreklikk → Åpne), og la oppsettet kjøre ferdig. Har du allerede pdfmy Scan, kjører du bare oppsettet én gang til – det oppdaterer programmet til nyeste versjon.
  3. Ved spørsmålet „Sollen PDF-Dateien künftig per Doppelklick in PDFMy geöffnet werden?“ («Skal PDF-filer heretter åpnes i PDFMy med dobbeltklikk?») klikker du på „Ja, PDFMy verwenden“ («Ja, bruk PDFMy»).
  Deretter åpnes PDF-vedlegg fra Outlook direkte i PDFMy med dobbeltklikk. Spør macOS om PDFMy får tilgang til data fra andre apper, velger du «Tillat».
• Windows – PDF-er med dobbeltklikk: med pdfmy Scan under Mer → Angi som standard for PDF-er.
• Skriv ut til PDFMy (Windows): Mer → Konfigurer skriveren «PDFMy» … (eller i pdfmy Scan-ikonet nede til høyre) oppretter en skriver bare for deg – med PDF-driveren som er innebygd i Windows; Windows ber én gang om bekreftelse. Deretter i ethvert program (Word, nettleser, forretningssystem …) Skriv ut → skriveren «PDFMy (navnet ditt)»: Dokumentet åpnes etter noen sekunder i PDFMy, med ekte, søkbar tekst. Utskriftsfilene ligger i en mappe som bare kontoen din har tilgang til, og slettes etter 7 dager – lagre viktige dokumenter fra PDFMy. Fjernes via samme menypunkt. På terminalservere (flere brukere samtidig) tilbys ikke skriveren. Er «Microsoft Print to PDF» slått av, åpner pdfmy Scan (fra 1.10.1) Windows-vinduet for å slå den på – huk av der og klikk OK.
• Åpne i Office-program: Mer → Åpne i Office-program … viser Office-programmene på datamaskinen din – og hva du kan gjøre med hvert av dem. Du velger selv: ONLYOFFICE (rediger PDF direkte), LibreOffice eller Collabora Office (Writer: som Word-dokument, Draw: som tegning med stort sett samme oppsett), FreeOffice TextMaker eller SoftMaker TextMaker og Apache OpenOffice Writer (som Word-dokument), Inkscape (som grafikk – for planer, flygeblad, logoer) eller Microsoft Word (Word konverterer PDF-en til et Word-dokument og spør én gang først – bekreft med OK). «Som Word-dokument» betyr: PDFMy setter selv sammen avsnitt, overskrifter og tabeller (som ved PDF til Word) og gir programmet denne filen. PDFMy husker valget ditt til neste gang. Filen blir værende på datamaskinen din (pdfmy Scan fra 1.11.0 under Windows, fra 1.4.0 for Mac og Linux – FreeOffice, OpenOffice, Inkscape og «som Word-dokument» fra 1.12.0 eller 1.5.0; lagret i en lokal mappe, ikke i OneDrive). Lagre resultatet i programmet med «Lagre som» på det vanlige stedet ditt. Ikke noe Office-program installert? ONLYOFFICE Desktop, LibreOffice og FreeOffice er gratis.
• Lagre i skymappe (Nextcloud, ownCloud, Seafile, Dropbox, OneDrive, Google Drive, iCloud): … Mer → Lagre i skymappe … viser mappene til synkroniseringsprogrammene på datamaskinen din – f.eks. mappen til Nextcloud-programmet ditt. Et klikk på «Lagre» legger PDF-en der i undermappen «PDFMy»; «Vis i mappen» åpner den. Opplastingen gjøres deretter av ditt eget synkroniseringsprogram – til din egen lagring, f.eks. bedriftens Nextcloud-server. PDFMy selv kobler seg ikke til skyen og trenger ingen påloggingsopplysninger. Krever pdfmy Scan fra 1.12.0 (Windows) eller 1.5.0 (Mac, Linux). Ingen skymappe funnet? Installer synkroniseringsprogrammet til leverandøren din (f.eks. Nextcloud Desktop) – eller velg en hvilken som helst mappe under «Velg arkivmappe …». På mobilen: velg «Del …» og appen til skylagringen din.
• Fra Office-programmer til PDFMy: I ONLYOFFICE, LibreOffice, Collabora Office, Word, Excel, SoftMaker, WPS eller et hvilket som helst annet program velger du bare Skriv ut og skriveren «PDFMy» (på Mac: i utskriftsdialogen «PDF» → «In PDFMy öffnen») – dokumentet åpnes straks i PDFMy, med ekte, søkbar tekst.
• Skriv ut til PDFMy (Mac): pdfmy Scan for Mac (fra 1.3.0) legger til «In PDFMy öffnen» i PDF-menyen i utskriftsdialogen: I ethvert program Skriv ut → nede til venstre «PDF» → «In PDFMy öffnen». Dokumentet åpnes i PDFMy med tittelen som filnavn.
• Linux – PDF-er med dobbeltklikk: pdfmy Scan for Linux legger til «PDFMy» i programmenyen og spør om det skal bli standard for PDF-er. Senere: høyreklikk på en PDF i filbehandleren → Åpne med → PDFMy → angi som standard, eller i PDFMy Mer → Angi som standard for PDF-er.
• Mac – PDF-er med dobbeltklikk: pdfmy Scan for Mac oppretter appen «PDFMy» og spør om den skal bli standard for PDF-er. Senere: i Finder Vis info → Åpne med: PDFMy → Endre alle. Velg helst appen «PDFMy» fra Programmer (ikke Chrome-appen med samme navn). «Skriv ut» i Finder sender PDF-en direkte til standardskriveren (fra pdfmy Scan for Mac 1.1.6).
• Nettleserutvidelse: PDF-er som du klikker på i nettleseren, åpnes direkte i PDFMy – i Chrome og Edge, under Windows og på Mac. Til utvidelsen →

Språk

• Språk i grensesnittet: PDFMy finnes på 40 språk – tysk, engelsk (britisk og amerikansk), fransk, italiensk, spansk, portugisisk, nederlandsk, polsk, tsjekkisk, slovakisk, ungarsk, rumensk, bulgarsk, gresk, kroatisk, slovensk, serbisk, bosnisk, makedonsk, albansk, dansk, svensk, norsk, finsk, estisk, latvisk, litauisk, irsk, maltesisk, islandsk, katalansk, baskisk, galisisk, luxemburgsk, walisisk, tyrkisk, russisk, ukrainsk og belarusisk. PDFMy starter på nettleserens språk; endre under Mer → Språk. Oversettelsene er maskinelt laget – den tyske versjonen er gjeldende.
• Alle sider på pdfmy.de: Hjelp, skannerveiledning, enhetsliste, verktøysider, nettleserutvidelse, presse, tilgjengelighet, kolofon og personvernerklæring finnes også på alle 40 språk – bytt øverst til høyre på siden. Hver språkversjon har sin egen adresse for deling, f.eks. pdfmy.de/fr/hilfe.html eller pdfmy.de/en-GB/pdf-verkleinern.html. Valget gjelder også for PDFMy og omvendt. For kolofon og personvernerklæring er den tyske versjonen juridisk gjeldende.
• Dato og tall: PDFMy viser dato, klokkeslett, beløp og filstørrelser i formatet for språket ditt (f.eks. 18/10/2026 på engelsk (UK), 10/18/2026 på engelsk (US)). I dokumentene dine (stempler, notater, signaturdato, topp- og bunntekster, e-fakturaer) og i filnavn forblir datoen uendret.
• Brev på andre språk: Tekstgjenkjenningen leser tyske brev og gjenkjenner selv språket i andre skriv – alle språkene nevnt ovenfor, også med kyrillisk skrift (russisk, ukrainsk, bulgarsk, serbisk, makedonsk, belarusisk) og gresk. Den passende språkfilen (1–4 MB) laster PDFMy ned første gang, deretter fungerer den også frakoblet.
• Arabisk, persisk, hebraisk, kinesisk, japansk, koreansk: PDFMy gjenkjenner også disse skriftene. Arabiske og kinesiske brev finner automatikken selv; for persisk, hebraisk, japansk, koreansk og tradisjonell kinesisk velger du språket under Innstillinger → Skanning → Dokumentspråk. Den gjenkjente teksten er søkbar og kan kopieres i den lagrede PDF-en (også som PDF/A), er med i Word, Markdown og HTML og kan oversettes. Språkdataene (0,4–2 MB) laster PDFMy først ned når de trengs første gang.
• Fast dokumentspråk: Får du for det meste post på et annet språk, still det inn under Innstillinger → Skanning → Dokumentspråk – det sparer den andre gjennomgangen.
• Lagrede PDF-er får det gjenkjente dokumentspråket (viktig for skjermlesere og PDF/UA); Les opp bruker en frakoblet stemme på dette språket.

Advokatkontor: beA og bilag

• Kontroller for beA: … Mer → Forhåndskontroll … (mottaker «beA / domstol») viser om PDF-en oppfyller de tyske domstolenes tekniske krav (tysk kunngjøring om elektronisk rettskommunikasjon 2025, ERVB 2025): ingen JavaScript, ingen innebygde filer eller medier, kan skrives ut og er ikke kryptert, maks. 200 MB, filnavn på maks. 90 tegn med bare bokstaver (også ä, ö, ü, ß), sifre, understrek og bindestrek. Du får merknader om ikke innebygde skrifter og om sider uten tekst (tekstgjenkjenning anbefales, men er ikke påkrevd). Filnavnet skriver du direkte i kontrollvinduet – PDFMy foreslår et tillatt navn og kontrollerer det mens du skriver. Er flere filer åpne, står hver av dem i tillegg separat i resultatet.
• Lagre beA-egnet: I Forhåndskontroll (mottaker «beA / domstol») klikker du på «Rett automatisk»: oppretter en PDF/A uten JavaScript og vedlegg under det angitte (tillatte) filnavnet og kontrollerer den lagrede filen én gang til. Et e-fakturavedlegg (XML) tas ikke med.
• Nummerer bilag: Åpne prosesskrivets bilag etter hverandre (Legg til), deretter Mer → Nummerer bilag …. Hver fil blir et bilag – kjennebokstav fritt valgbar (K, B, AS, AG, BK, BB …), start på hvilket som helst nummer, betegnelsen kan endres. PDFMy setter stempelet «Anlage K 1» øverst til høyre på første side, lager en bilagsoversikt og lagrer om ønskelig hvert bilag som en egen, beA-egnet fil med logisk nummerering (f.eks. Anlage_K1_Kaufvertrag.pdf) – som ZIP eller direkte i arkivmappen.
• Konfidensialitet: Kontroll, konvertering og nummerering skjer helt på enheten din – klientdokumenter lastes ikke opp.

Personvern og sikkerhet

• Dokumenter, gjenkjent tekst og brevdata blir på enheten din. Ingen informasjonskapsler, ingen sporing, ingen fremmede servere. Også tekstgjenkjenningen (KI) kjører lokalt.
• Det nettleseren lagrer (innstillinger, søkeindeks, lagret signatur …), sletter du under Innstillinger → Slett alle lokalt lagrede data.
• PDFMy utvikles etter prinsippene i ISO 27001 og ISO 9001; PDF/A og PDF/UA kontrolleres med veraPDF.
• Sikre oppdateringer: Hver ny versjon av PDFMy kontrolleres automatisk i nettleseren før den publiseres, og kan ved problemer umiddelbart settes tilbake til den forrige. En oppdatering laster bare ned filene som er endret – vanligvis noen hundre KB i stedet for rundt 20 MB, noe som sparer mobildata underveis. pdfmy Scan (fra 1.13.0) installerer bare en oppdatering hvis den har en gyldig digital signatur fra Mentor GmbH og er nyere enn den installerte versjonen – en utskiftet eller eldre fil avvises. En ny versjon av PDFMy aktiveres aldri midt i arbeidet: Pågår det en skanning eller en annen operasjon, eller er et dokument åpent, vises «Ny versjon tilgjengelig – last inn på nytt nå» nede til høyre, og du bestemmer selv når.
• pdfmy Scan tar bare imot oppdrag fra PDFMy: Hjelpeprogrammet svarer bare på forespørsler fra pdfmy.de på din egen datamaskin – andre nettsteder kan verken styre det eller lese noe fra det, heller ikke via omveier (DNS-rebinding). Oppdateringer installerer det bare med en gyldig, ikke tilbakekalt signatur fra Mentor GmbH (Paderborn) og bare hvis selve filen virkelig er nyere (fra Windows 1.14.1, Mac/Linux 1.6.1).
• Terminalservere og flere brukere: Er flere brukere logget på samme datamaskin samtidig (Windows-terminalserver eller Eksternt skrivebord, Mac eller Linux med flere kontoer), betjener pdfmy Scan bare brukeren som startet det – andre brukeres programmer avvises og får verken tilgang til filer, logg eller signaturer. Hver bruker har sitt eget pdfmy Scan; PDFMy finner det selv, og skanninger og dobbeltklikk havner alltid hos riktig person. Ingenting må stilles inn (fra Windows 1.15.0, Mac/Linux 1.7.0).
• Besøksstatistikk og nedlastingstelling: Vi ser bare sammenfattede tall som vår webhotelleverandør IONOS lager fra serverloggene (besøkende, viste sider) – uten informasjonskapsler, uten innebygde telletjenester, uten identifikator. Når du laster ned pdfmy Scan eller utvidelsen, henter PDFMy i tillegg en tom side (f.eks. /download/zaehlung/windows.html), slik at nedlastingen vises i denne statistikken. Dokumentene dine berøres aldri av dette. Detaljer: Personvernerklæring, nr. 3.
• Detaljer: Personvernerklæring · Universell utforming
• Åpen kildekode: PDFMy er tilgjengelig på GitHub (haus-it/pdfmy) for videreutvikling – © Mentor GmbH, kun for ikke-kommersielle formål (PolyForm Noncommercial 1.0.0); kommersiell bruk kun med lisens fra Mentor GmbH. Den som bruker koden, viser synlig til www.pdfmy.de. Bruk av selve pdfmy.de forblir gratis for alle. Vi setter pris på feilrapporter, ideer, oversettelser og bidrag.

Vanlige spørsmål

Hurtigtaster

På Mac ⌘ i stedet for Ctrl.

Få hjelp

PDFMy videreutvikles kontinuerlig. Hvis noe ikke fungerer, gi oss gjerne beskjed med en gang – vi løser det raskt.

• Klikk på «Meld fra om feil» nede til høyre i PDFMy (eller Mer → Meld fra om problem; fra denne siden: Meld fra om feil). Du velger «Feil» eller «Forbedringsforslag» og svarer ved behov på tre korte spørsmål: Hva gjorde du, hva skjedde, hva hadde du forventet? Rapporten inneholder versjoner, logg, programfeil som har oppstått og – hvis pdfmy Scan kjører (fra 1.14.0, Mac/Linux 1.6.0) – den interne nettverksadressen og datamaskinnavnet, men ingen dokumenter; filnavn og avsendere er gjort ugjenkjennelige. Under «Innhold i rapporten» ser du alt på forhånd. Ingenting sendes før du klikker på «Send» i e-postprogrammet ditt.
• Når noe går galt: Oppstår det en uventet programfeil i PDFMy, tilbyr PDFMy én gang øverst å melde den – feilen er da allerede fylt inn. «Lukk» skjuler meldingen.
• Via e-post: wumertens@mentor-group.de
• For presse og medier: Presseside med pressetekster, bilder og kontakt.