Hilfe

Schnellstart

PDFMy ist eine kostenlose Alternative zu Adobe Acrobat. Es läuft im Browser oder als App – am PC, am Mac und auf dem Handy. Ihre Dokumente werden nicht hochgeladen: Alles passiert auf Ihrem Gerät.

1. pdfmy.de öffnen (am besten in Chrome oder Edge).
2. Beim ersten Start fragt PDFMy in vier Schritten nach Name/Kürzel, Ablageordner, Scanner und PDF-Standard. Alles ist freiwillig und später unter Mehr → Einrichtung änderbar.
3. Eine PDF, ein Foto oder einen Scan öffnen – oder einfach ins Fenster ziehen. Auf der Startseite gibt es Kacheln für die häufigsten Aufgaben.

Hilfe durchsuchen: Tippen Sie oben ins Suchfeld (oder drücken Sie /), was Sie vorhaben – auch mit eigenen Worten wie „Unterschrift“, „komprimieren“ oder „iPhone“. Die passenden Antworten erscheinen sofort; ein Klick zeigt die Stelle im Zusammenhang. In PDFMy finden Sie das Suchfeld unter Hilfe.

Absturzschutz: PDFMy sichert ungespeicherte Änderungen alle paar Sekunden auf Ihrem Gerät. Stürzt der Browser ab oder schließen Sie PDFMy versehentlich, steht beim nächsten Start auf der Startseite „Nicht gespeicherte Arbeit“ – ein Klick auf „Wiederherstellen“ holt das Dokument zurück. Nach dem Speichern oder Schließen wird die Sicherung gelöscht, sonst spätestens nach 7 Tagen.

Zuletzt geöffnet: Auf der Startseite stehen Ihre letzten Dokumente – ein Klick öffnet sie wieder (Chrome und Edge). Gespeichert werden nur Name und ein Verweis, kein Inhalt; „Liste leeren“ entfernt alles.

Tipp: Mit Strg+K (Mac: ⌘+K) finden Sie jede Funktion per Suchwort.

Scannen

Mit dem Handy

Kachel „Mit dem Handy scannen“: Die Kamera erkennt das Blatt, löst selbst aus, schneidet zu und entzerrt. Mehrere Seiten am Stück sind möglich. Für die beste Qualität bei Tageslicht und ohne Schatten fotografieren.

Mit Scanner oder Multifunktionsgerät – Windows

Einmalig das kleine Programm pdfmy Scan installieren (Knopf „Scanner verbinden“ in PDFMy). Danach heißt der Knopf „Scannen“: Scanner wählen, Papier einlegen, fertig. Netzwerkgeräte werden ohne Treiber gefunden (AirScan/eSCL und WSD, z. B. Epson, Dell, Brother), USB-Scanner über den Windows-Treiber. Beidseitig und Einzug werden unterstützt.

Mit Scanner oder Multifunktionsgerät – Mac

Einmalig pdfmy Scan für Mac herunterladen und „pdfmy-Scan-Mac.command“ doppelklicken. Es findet Netzwerkscanner ohne Treiber (AirScan/eSCL und WSD, z. B. Dell Color MFP E525w). Ohne Zusatzprogramm geht es mit „Digitale Bilder“ und einem Scan-Ordner. Ausführliche Anleitung für den Mac →

Mit Scanner oder Multifunktionsgerät – Linux

Einmalig pdfmy Scan für Linux herunterladen und im Terminal starten: sh ~/Downloads/pdfmy-scan-linux.sh (ohne sudo). Netzwerkscanner funktionieren ohne Treiber (AirScan/eSCL und WSD). Für USB-Scanner und ältere Geräte nutzt pdfmy Scan SANE, z. B. sudo apt install sane-utils sane-airscan ipp-usb. Herstellertreiber (HP hplip, Brother brscan, Epson epsonscan2) braucht es nur bei sehr alten Geräten. Ausführliche Anleitung für Linux →

Funktioniert mein Gerät?

In der Geräteliste finden Sie Brother, Epson, HP, Canon, Kyocera, Ricoh, Konica Minolta, Sharp, Xerox, Lexmark, Dell, Samsung und Dokumentenscanner – mit Suche nach Modell und Angabe, ob beidseitig gescannt werden kann. Fast alle Netzwerkgeräte der letzten Jahre funktionieren ohne Treiber.

Beidseitig scannen

Hat Ihr Gerät einen Duplex-Einzug, im Scan-Fenster „Beidseitig“ anhaken. Hat es einen Einzug ohne Duplex (z. B. Epson L5290, viele Brother DCP, Dell E525w), „Beidseitig durch Wenden“ wählen: Erst die Vorderseiten scannen, dann den Stapel als Ganzes umdrehen und wieder einlegen – PDFMy sortiert Vorder- und Rückseiten richtig ein. Liegt die Reihenfolge einmal falsch, genügt ein Klick auf „Rückseiten andersherum“. Leere Rückseiten entfernt PDFMy automatisch.

Epson EcoTank L5290 (z. B. „EPSON2CBBCB“)

Wird unter Windows, Mac und Linux automatisch gefunden (AirScan/eSCL bzw. WSD, Glas und Einzug). Falls nicht: im Scan-Fenster „Gerät per IP-Adresse hinzufügen“ und die IP oder den Gerätenamen eingeben, z. B. EPSON2CBBCB. Mehr zum Epson L5290 →

Scan-Ordner („Scan to Folder“)

Speichert Ihr Gerät Scans in einen Ordner, verbinden Sie diesen Ordner unter „Scanner verbinden“. Neue Scans erscheinen nach wenigen Sekunden – gerade gerichtet, mit Texterkennung. Scanner einrichten (alle Wege) →

Mehrere Briefe auf einmal

Mehr → Trennblatt drucken: Das Blatt mit QR-Code zwischen die Briefe legen und den ganzen Stapel scannen. PDFMy trennt die Briefe und lässt die Trennblätter weg.

Briefe ablegen und Fristen

Was will dieser Brief?

Über der Seite steht in einem Satz, worum es geht, z. B. „Rechnung über 1.520,24 € – zahlbar bis 28.10. – in 13 Tagen“, mit Knöpfen für Überweisen (GiroCode), Frist eintragen, Weiterleiten und Ablegen. Absender, Datum, Typ, Betrag und Frist stehen rechts in den Briefdaten und lassen sich korrigieren.

Ablegen

Einmal einen Ablageordner wählen (z. B. einen mit OneDrive oder SharePoint synchronisierten Ordner). Danach legt „Ablegen“ jeden Brief mit sprechendem Namen ab und trägt ihn ins Posteingangsbuch ein. Auf Wunsch mit Eingangsstempel und fortlaufender Eingangsnummer. Mehrere Firmen? In den Einstellungen bekommt jede Firma einen eigenen Ordner.

Fristen, Wiedervorlage, Erinnerung

Fristen und Wiedervorlagen erscheinen auf der Startseite. Mit „Erinnern“ kommt einmal täglich eine Mitteilung, wenn etwas fällig ist. „Frist eintragen“ erstellt einen Kalendereintrag für Outlook.

Autopilot

In der Einrichtung einschaltbar: Briefe von bekannten Absendern legt PDFMy nach einem kurzen Countdown selbst ab. Bei Unsicherheit wartet es und nennt den Grund.

Steuerberater, Kontoauszug, Aufbewahrung

• Mehr → Belege für Steuerberater: Belege eines Monats als ZIP mit Belegliste und DATEV-Importdatei.
• Im Posteingangsbuch den Kontoauszug (CAMT oder CSV) einlesen: Bezahlte Rechnungen werden erkannt.
• PDFMy weist auf Belege hin, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Gelöscht wird nichts automatisch.

Antworten

„Antworten“ schreibt einen Brief nach DIN 5008: Anschrift und Bezug sind schon eingetragen, dazu Textbausteine (z. B. Widerspruch, Zahlungsbestätigung). Auf Wunsch mit Ihrem eigenen Briefbogen.

PDFs bearbeiten

• Zusammenfügen und Seiten organisieren: mehrere Dateien öffnen, in der Seitenübersicht (G) sortieren, drehen, löschen, Leerseiten einfügen, aufteilen.
• In die Originaldatei speichern: Haben Sie eine PDF geöffnet (Doppelklick, Öffnen, Ziehen oder „Zuletzt geöffnet“), bietet Strg+S in Chrome und Edge „In Originaldatei speichern“ an – wie in Acrobat oder Word. Beim ersten Mal fragt der Browser einmal um Erlaubnis. „Speichern unter …“ legt immer eine neue Datei an.
• Verkleinern: beim Speichern „Klein“ wählen; die Größe wird vorab angezeigt.
• Schwärzen: Bereiche aufziehen oder einen Suchbegriff überall schwärzen. Der Inhalt wird wirklich entfernt, auch aus der Textebene.
• Text ändern: Werkzeug „Text ändern“, auf eine Zeile klicken und überschreiben.
• Formulare: Felder ausfüllen und speichern. Flache Formulare oder Scans macht Mehr → Formularfelder erkennen ausfüllbar.
• Formular erstellen (wie Acrobat Pro): Werkzeug „Formularfeld“ wählen, daneben die Art – Textfeld, Mehrzeilig, Datum oder Kontrollkästchen – und auf der Seite ein Rechteck aufziehen (oder einfach klicken). Den Namen übernimmt PDFMy aus der Beschriftung daneben, z. B. „Vorname“; Doppelklick benennt um, Entf löscht. Beim Speichern entstehen echte Formularfelder, die jeder in Acrobat, Vorschau, im Browser oder in PDFMy ausfüllen kann – auch als PDF/A, barrierefrei (Screenreader lesen den Feldnamen vor).
• Seitenzahlen, Wasserzeichen, Bates-Nummern, Kopf- und Fußzeilen: im Speichern-Dialog.
• Vergleichen: Mehr → Mit anderer Fassung vergleichen zeigt, was sich geändert hat.
• Umwandeln: PDF in Word, Excel, Text oder Bilder; Bilder in PDF; Bilder aus der PDF in Originalauflösung herausholen.
• Im Dokument suchen: Strg+F öffnet über der Seite eine Suchleiste – wie in Word oder Acrobat. Sie zeigt „3 von 12“; Enter oder F3 springt zum nächsten Treffer, Umschalt+Enter zum vorherigen, Esc schließt. Der aktuelle Treffer ist orange markiert. Bei Scans und Fotos funktioniert die Suche nach der Texterkennung (OCR). Alle Fundstellen auf einmal schwärzen: rechts unter „Suche im Dokument“.
• Dokumenteigenschaften: Mehr → Dokumenteigenschaften (Strg+D) zeigt Titel, Autor, Thema, Stichwörter sowie PDF-Version, Seitengröße, Erstellungsdatum, Erzeugerprogramm und Passwortschutz. Titel, Autor, Thema und Stichwörter können Sie ändern – sie werden beim Speichern in die PDF geschrieben. Tipp: Gute Stichwörter machen PDFs in der Windows-Suche und im Finder schnell auffindbar. Die Angaben einer geöffneten PDF bleiben beim Speichern erhalten.
• Inhalt und Lesezeichen: Der Knopf „Inhalt“ (Taste I) zeigt alle Kapitel der PDF; ein Klick springt hin. Strg+B legt – wie in Acrobat – ein Lesezeichen für die aktuelle Seite an; PDFMy schlägt die erste Textzeile als Namen vor. Mit ✎ umbenennen, mit ⇥ als Unterpunkt einrücken, mit ✕ löschen. Lesezeichen werden beim Speichern in die PDF geschrieben und erscheinen in Acrobat, Vorschau und Browsern als Inhaltsverzeichnis. Beim Zusammenfügen legt PDFMy für jede Datei automatisch ein Lesezeichen an.
• Blättern: Mit dem Mausrad scrollen Sie durch das ganze Dokument wie in Word; unten links steht „Seite X von Y“ – ein Klick darauf (oder Strg+G) springt zu einer Seite. Die Leisten links und rechts lassen sich mit [ und ] einklappen.
• Mehrere Dokumente: „Hinzufügen“ hängt weitere Dateien an das geöffnete Dokument an, „Neuer Reiter“ öffnet ein weiteres Dokument parallel – oben erscheint eine Reiterleiste, ein Klick wechselt zwischen den Dokumenten. Öffnen Sie eine Datei, während schon ein Dokument offen ist, fragt PDFMy, ob sie hinzugefügt, in einem neuen Reiter geöffnet oder ersetzt werden soll.
• Drucken: Knopf „Drucken“ in der Werkzeugleiste (oder Strg+P): alle Seiten, diese Seite oder bestimmte Seiten wie „1-3, 5“.
• Präsentieren: F5 zeigt die Seiten bildschirmfüllend, weiter mit Pfeiltasten oder Presenter-Fernbedienung.
• Vorlesen: Der erkannte Text wird mit einer Stimme Ihres Geräts vorgelesen – ohne Online-Dienst.
• Barrierefreiheit prüfen und PDF/A (Langzeitarchiv) speichern.

Unterschreiben und Signieren

Unterschrift zeichnen

Werkzeug „Unterschreiben“: einmal mit Maus, Finger oder Stift zeichnen, dann an die richtige Stelle klicken. Auf Wunsch merkt sich PDFMy die Unterschrift.

Digitale Signatur

Im Speichern-Dialog „Digital signieren“ anhaken. Mit eigenem Zertifikat (.p12/.pfx) signiert PDFMy direkt im Browser; das Passwort wird nie gespeichert. Unter Windows geht es mit pdfmy Scan auch mit Windows-Zertifikaten und Signaturkarten, auch qualifiziert.

E-Rechnung

Lesen: ZUGFeRD-PDFs und XRechnungen (XML) einfach öffnen – PDFMy zeigt die Rechnung lesbar an und übernimmt Betrag, Frist und IBAN exakt.

Schreiben: Kachel „E-Rechnung schreiben“: Ausgangsrechnung nach EN 16931 als ZUGFeRD-PDF oder als XRechnung (z. B. für Behörden mit Leitweg-ID). Ihre Firmendaten werden gemerkt, fehlende Pflichtangaben verständlich gemeldet.

App und Standard-PDF-Programm

• Als App installieren: Knopf „App herunterladen“ oben in PDFMy. iPhone: in Safari Teilen → Zum Home-Bildschirm. Mac mit Safari: Ablage → Zum Dock hinzufügen.
• Windows – PDFs per Doppelklick: mit pdfmy Scan unter Mehr → Als Standard für PDFs festlegen.
• Linux – PDFs per Doppelklick: pdfmy Scan für Linux legt „PDFMy“ im Anwendungsmenü an und fragt, ob es Standard für PDFs werden soll. Später: im Dateimanager Rechtsklick auf eine PDF → Öffnen mit → PDFMy → als Standard festlegen, oder in PDFMy Mehr → Als Standard für PDFs festlegen.
• Mac – PDFs per Doppelklick: pdfmy Scan für Mac legt die App „PDFMy“ an und fragt, ob sie Standard für PDFs werden soll. Später: im Finder Informationen → Öffnen mit: PDFMy → Alle ändern.
• Browser-Erweiterung: PDFs, die Sie im Browser anklicken, öffnen sich direkt in PDFMy – in Chrome und Edge, unter Windows und am Mac. Zur Erweiterung →

Datenschutz und Sicherheit

• Dokumente, erkannter Text und Briefdaten bleiben auf Ihrem Gerät. Keine Cookies, kein Tracking, keine Fremdserver. Auch die Texterkennung (KI) läuft lokal.
• Was der Browser speichert (Einstellungen, Suchindex, gemerkte Unterschrift …), löschen Sie unter Einstellungen → Alle lokal gespeicherten Daten löschen.
• PDFMy wird nach den Grundsätzen von ISO 27001 und ISO 9001 entwickelt; PDF/A und PDF/UA werden mit veraPDF geprüft.
• Details: Datenschutzerklärung · Barrierefreiheit

Häufige Fragen

Tastenkürzel

Am Mac ⌘ statt Strg.

Hilfe bekommen

PDFMy wird ständig weiterentwickelt. Wenn etwas nicht klappt, melden Sie es bitte sofort – wir lösen es schnell.

• In PDFMy: Mehr → Problem melden. Der Bericht enthält Versionen und Protokoll, aber keine Dokumente; Dateinamen und Absender sind unkenntlich gemacht.
• Per E-Mail: wumertens@mentor-group.de