Ohje

Pikaopas

PDFMy on ilmainen PDF-ohjelma. Se toimii selaimessa tai sovelluksena – PC:llä, Macilla ja puhelimella. Asiakirjojasi ei ladata palvelimelle: kaikki tapahtuu laitteellasi.

1. Avaa pdfmy.de (mieluiten Chromessa tai Edgessä).
2. Ensimmäisellä käynnistyskerralla PDFMy kysyy neljässä vaiheessa nimeä/nimikirjaimia, arkistokansiota, skanneria ja PDF-oletusohjelmaa. Kaikki on vapaaehtoista ja muutettavissa myöhemmin kohdassa Lisää → Asetukset.
3. Avaa PDF, valokuva tai skannaus – tai vedä se vain ikkunaan. Aloitussivulla on ruutuja yleisimpiä tehtäviä varten.

Hae ohjeesta: Kirjoita yläreunan hakukenttään (tai paina /), mitä haluat tehdä – myös omin sanoin, kuten ”allekirjoitus”, ”pakkaa” tai ”iPhone”. Sopivat vastaukset näkyvät heti; napsautus näyttää kohdan asiayhteydessään. PDFMy:ssä hakukenttä on kohdassa Ohje.

Kaatumissuoja: PDFMy varmuuskopioi tallentamattomat muutokset laitteellesi muutaman sekunnin välein. Jos selain kaatuu tai suljet PDFMy:n vahingossa, aloitussivulla näkyy seuraavalla käynnistyskerralla ”Tallentamaton työ” – napsautus kohtaan ”Palauta” tuo asiakirjan takaisin. Tämä koskee myös kameraskannausta, jota ei ole vielä päätetty painikkeella ”Valmis”: se näkyy siellä nimellä ”Kameraskannaus”. Tallennuksen tai sulkemisen jälkeen varmuuskopio poistetaan, muuten viimeistään 7 päivän kuluttua. Merkillä ✕ tai painikkeella ”Hylkää kaikki” poistat varmuuskopiot heti, esimerkiksi yhteiskäyttöisellä laitteella.

Viimeksi avatut: Aloitussivulla ovat viimeisimmät asiakirjasi – napsautus avaa ne uudelleen (Chrome ja Edge). Vain nimi ja viittaus tallennetaan, ei sisältöä; ”Tyhjennä luettelo” poistaa kaiken.

Vinkki: Ctrl+K (Mac: ⌘+K) löytää minkä tahansa toiminnon hakusanalla.

Skannaus

Puhelimella

Puhelimessa ylimpänä on iso painike ”Skannaa kameralla” (PC:llä ruutu ”Skannaa puhelimella”). Kamera tunnistaa arkin, ottaa kuvan itse, rajaa ja oikaisee sen. Useita sivuja peräkkäin on mahdollista. Parhaan laadun saat kuvaamalla päivänvalossa ilman varjoja.

Tallenna sitten: Napauta alhaalla ”Tallenna”, ”Arkistoi” tai ”Jaa”. Ylhäällä oleva ”×” sulkee asiakirjan; tallentamattomista sivuista PDFMy kysyy ensin. Suljitko vahingossa? 20 sekunnin ajan ylhäällä näkyy ”Avaa uudelleen” – yksi napautus, ja kaikki sivut ovat taas tallessa.

Käyttö puhelimella: Alhaalla ovat Jaa, Arkistoi ja Tallenna. Työkalut (teksti, korostus, allekirjoitus …) ovat kuvakkeina sivun yläpuolella olevassa palkissa – pyyhkäise sivulle nähdäksesi lisää. Kaikki muut toiminnot avautuvat luettelona oikean yläkulman kohdasta ⋯. Sivujen järjestäminen ja poistaminen: sivunäkymä (neljän ruudun kuvake).

Skannerilla tai monitoimilaitteella – Windows

Asenna kerran pieni ohjelma pdfmy Scan (painike ”Yhdistä skanneri” PDFMy:ssä). Sen jälkeen painikkeen nimi on ”Skannaa”: valitse skanneri, aseta paperi, valmista. Verkkolaitteet löytyvät ilman ajuria (AirScan/eSCL ja WSD, esim. Epson, Dell, Brother), USB-skannerit Windows-ajurin kautta. Kaksipuolinen skannaus ja arkinsyöttölaite ovat tuettuja.

Skannerilla tai monitoimilaitteella – Mac

Lataa kerran pdfmy Scan Macille ja kaksoisnapsauta tiedostoa ”pdfmy-Scan-Mac.command”. Se löytää verkkoskannerit ilman ajuria (AirScan/eSCL ja WSD, esim. Dell Color MFP E525w). Ilman lisäohjelmaa onnistuu ohjelmalla ”Kuvansiirto” ja skannauskansiolla. Yksityiskohtainen ohje Macille →

Skannerilla tai monitoimilaitteella – Linux

Kerran pdfmy Scan Linuxille lataa ja käynnistä päätteessä: sh ~/Downloads/pdfmy-scan-linux.sh (ilman sudo). Verkkoskannerit toimivat ilman ajuria (AirScan/eSCL ja WSD). USB-skannereille ja vanhemmille laitteille pdfmy Scan käyttää SANE, z. B. sudo apt install sane-utils sane-airscan ipp-usb. Valmistajan ajureita (HP hplip, Brother brscan, Epson epsonscan2) tarvitaan vain hyvin vanhoissa laitteissa. Yksityiskohtainen ohje Linuxille →

Skannerilla tai monitoimilaitteella – Chromebook

Chromebookilla PDFMy ei tarvitse lisäohjelmaa – pdfmy Scan ei toimi Chrome OS:ssä, mutta sitä ei tarvitakaan: Chrome OS ohjaa itse monia verkko- ja USB-skannereita (AirScan/eSCL, ilman ajureita). Määritä skanneri kohdassa Asetukset → Lisäasetukset → Tulostus ja skannaus ja skannaa sitten sovelluksella ”Skannaa” PDF- tai JPG-muotoon kansioon, esim. Omat tiedostot › Skannaukset. PDFMy:n skannausikkunassa: ”Yhdistä tämä kansio skannauskansioksi” – jokainen uusi skannaus näkyy automaattisesti, tekstintunnistuksen kanssa. Asenna PDFMy kohdasta ”Lataa sovellus”: silloin sovellus ”Tiedostot” avaa PDF:t valinnalla Avaa sovelluksella → PDFMy; tulostus onnistuu valinnalla ”Tallenna PDF:nä”, ja Google Drive on liitetty sovellukseen ”Tiedostot” (valittavissa arkistokansioksi).

Toimiiko laitteeni?

Laiteluettelosta löydät Brotherin, Epsonin, HP:n, Canonin, Kyoceran, Ricohin, Konica Minoltan, Sharpin, Xeroxin, Lexmarkin, Dellin, Samsungin ja asiakirjaskannerit – mallihaun ja tiedon kanssa siitä, voiko laitteella skannata kaksipuolisesti. Lähes kaikki viime vuosien verkkolaitteet toimivat ilman ajuria.

Kaksipuolinen skannaus

Syöttölaite tai lasi: kohdassa ”Paperi on” on yleensä ”Tunnista automaattisesti”. Voit myös valita kiinteästi ”syöttölaitteessa” tai ”lasilla”. Alla oleva huomautus kertoo, mitä skannerisi tällöin tekee.

Jos laitteessasi on kaksipuolinen syöttölaite (duplex), valitse skannausikkunassa ”Kaksipuolinen”. Jos siinä on syöttölaite ilman duplexia (esim. Epson L5290, monet Brother DCP -mallit, Dell E525w), valitse ”Kaksipuolinen kääntämällä”: skannaa ensin etusivut, käännä sitten pino kokonaisuudessaan ja aseta se uudelleen – PDFMy järjestää etu- ja kääntöpuolet oikein. Jos järjestys on väärä, riittää napsautus kohtaan ”Kääntöpuolet toisin päin”. Tyhjät kääntöpuolet PDFMy poistaa automaattisesti.

Automaattinen tunnistus: skannausikkunassa kohdat ”Tyyppi” ja ”Väri” ovat oletuksena asetuksella ”Automaattinen”. PDFMy skannaa silloin värillisenä ja tunnistaa jokaisen arkin itse: Mustavalkoinen asiakirja (pelkkää tekstiä – terävä, pienin tiedosto), Harmaasävyasiakirja (harmaita alueita tai mustavalkoisia kuvia), Värillinen asiakirja (värillinen logo, leima, korostuskynä) tai Valokuva. Tunnistettu tyyppi näkyy sivun nimiössä, ja sen voi vaihtaa milloin tahansa ylhäältä kuvankäsittelyn valinnasta (Asiakirja (harmaa), Asiakirja (väri), Mustavalko, Alkuperäinen …).

Valokuvien skannaus: asetuksella ”Automaattinen” PDFMy tunnistaa valokuvat itse, rajaa ne (myös kun ne ovat lasin kulmassa), jättää värit muuttumattomiksi ja ohittaa tekstintunnistuksen. Parhaan laadun saat valitsemalla ”Valokuva”: silloin PDFMy skannaa lasilta 600 dpi:n tarkkuudella, valintasi mukaan tilassa Väri tai Mustavalko (harmaasävy). Älä laita valokuvia syöttölaitteeseen. Tallennus kuvana: ”Tallenna” → muoto ”Kuvat”, valitse sitten kuvamuoto – JPG, PNG, TIFF tai WebP.

Rajaus: työkalu ”Rajaa” sivun yläpuolella olevassa palkissa – vedä neljä sinistä kulmaa haluttuihin reunoihin ja napsauta ”Käytä”. Vinosti kuvatut arkit oikaistaan samalla; valokuvissa kuvasuhde säilyy.

Epson EcoTank L5290 (esim. ”EPSON2CBBCB”)

Löytyy automaattisesti Windowsissa, Macissa ja Linuxissa (AirScan/eSCL tai WSD, valotustaso ja syöttölaite). Jos ei: skannausikkunassa ”Lisää laite IP-osoitteella” ja IP-osoite tai laitteen nimi kirjoita, esim. EPSON2CBBCB – Macissa ja Linuxissa pdfmy Scan lisää itse päätteen ”.local”. Kun Wi-Fi ja LAN tai VPN ovat käytössä yhtä aikaa, haku tehdään jokaisen verkkoyhteyden kautta. Virransäästötilassa olevat laitteet pdfmy Scan herättää itse ennen jokaista hakua; muuten valitse ”Herätä skannerit” skannausikkunassa. Lisää Epson L5290:stä →

Skannauskansio (”Scan to Folder”)

Jos laitteesi tallentaa skannaukset kansioon, yhdistä tämä kansio kohdassa ”Yhdistä skanneri”. Uudet skannaukset näkyvät muutamassa sekunnissa – suoristettuina ja tekstintunnistuksella. Skannerin käyttöönotto (kaikki tavat) →

Useita kirjeitä kerralla

Lisää → Tulosta erotinsivu: Aseta QR-koodillinen arkki kirjeiden väliin ja skannaa koko pino. PDFMy erottaa kirjeet ja jättää erotinsivut pois.

Patch-koodierotinsivut: Jos toimistossanne on jo asiakirjaskannerin erotinsivuja (Kodak-patch-koodi, esim. ”Patch T” tai ”Patch 2” – neljä paksua ja ohutta mustaa palkkia), PDFMy tunnistaa myös ne, vaikka ne olisi syötetty ylösalaisin tai poikittain. Oman arkin saat kohdasta Lisää → Tulosta patch-koodierotinsivu – tulosta se alkuperäisessä koossa (100 %).

Kirjeiden arkistointi ja määräajat

Mitä tämä kirje haluaa?

Sivun yläpuolella kerrotaan yhdellä lauseella, mistä on kyse, esim. ”Lasku 1 520,24 € – eräpäivä 28.10. – 13 päivän kuluttua”, ja painikkeet toiminnoille Maksa (GiroCode), Lisää määräaika, Välitä ja Arkistoi. Lähettäjä, päivämäärä, tyyppi, summa ja määräaika näkyvät oikealla kirjeen tiedoissa, ja niitä voi korjata.

Arkistoi

Kirjeen tiedot vain postille: PDFMy näyttää päivämäärän, lähettäjän, aiheen, asian, määräajan ja seurannan, kun asiakirja näyttää postilta – skannauksissa tai kun tunnistettiin määräaika, summa, IBAN tai lähettäjä päivämäärineen. Muissa asiakirjoissa (esim. säännöissä tai käsikirjassa) siinä on vain tiedostonimi ja linkki ”Syötä kirjeen tiedot …”, joka avaa kentät.

Tiedostonimi: avattu tiedosto säilyttää nimensä (”Tarjous Virtanen.pdf” pysyy ”Tarjous Virtanen.pdf”). Vain skannauksissa ja skannereiden, kameroiden ja ohjelmien tyhjänpäiväisissä nimissä, kuten ”Scan0001”, ”IMG_1234” tai ”Asiakirja (2)”, PDFMy käyttää kuvaavaa nimeä kirjeen tiedoista (päivämäärä, tyyppi, lähettäjä, aihe). Voit muuttaa nimen milloin tahansa oikealla kohdassa ”Tiedostonimi”.

Valitse kerran arkistokansio (esim. OneDriveen tai SharePointiin synkronoitu kansio). Sen jälkeen ”Arkistoi” tallentaa jokaisen kirjeen kuvaavalla nimellä ja kirjaa sen saapuneen postin kirjaan. Halutessasi saapumisleimalla ja juoksevalla saapumisnumerolla. Useita yrityksiä? Asetuksissa jokainen yritys saa oman kansionsa.

Esikatselu: Napsauta riviä saapuneen postin kirjassa – oikealle tulee asiakirjan ensimmäinen sivu tiedostonimen ja sivumäärän kanssa avaamatta sitä. Näppäimistöllä riittää siirtyä Tab-näppäimellä rivin kohtaan ”Avaa”. Napsautus esikatselukuvaan tai kohtaan ”Avaa” lataa asiakirjan muokattavaksi. Esikatselu on käytettävissä noin 900 pikselin ikkunaleveydestä alkaen.

Omat kentät: Napsauta kirjeen tietojen tunnisteiden alla ”Määritä omat kentät …” ja nimeä enintään viisi kenttää, esim. asiakas, projekti tai kustannuspaikka. Ne näkyvät sen jälkeen jokaisessa kirjeessä. PDFMy ehdottaa arvoja viimeisimmästä kirjeestä, jolla on sama asianumero tai lähettäjä, ja tarjoaa aiempia arvoja valittavaksi. Arvot näkyvät saapuneen postin kirjassa (Excel-sarake ”Omat kentät”, luettelossa aiheen alla) ja PDF:n avainsanoissa; haku löytää ne. Arkistokansion kanssa kenttien nimet ovat koko tiimin käytössä (tiedosto pdfmy-Felder.json).

Asiat (asiakas- ja toimeksiantokansiot)

Kirjeen tiedoissa on kenttä ”Asia”, esim. ”Müller vs. Schmidt” tai ”Meier – tulovero 2025”. PDFMy ehdottaa asiaa itse: jos kirjeellä on sama asianumero kuin aiemmin arkistoidulla kirjeellä, se kuuluu samaan asiaan – muuten käytetään lähettäjän viimeisintä asiaa. Kohdassa Saapuneen postin kirja & asiat (Lisää → Toimisto) näkymä ”Asiat” näyttää jokaisen asian asiakirjojen määrän, avoimet tehtävät, seuraavan määräajan ja vastuuhenkilöt. ”Näytä asiakirjat” suodattaa luettelon tähän asiaan, ”Avaa asia” avaa asian kaikki asiakirjat päivämäärän mukaan yhtenä asiakirjana – luettavaksi, tulostettavaksi tai yhdessä tallennettavaksi (kun arkistokansio on yhdistetty). Aiemmin arkistoidut kirjeet liitetään asiaan luettelon sarakkeessa ”Asia”; asian ja vuoden suodattimet helpottavat hakua. Asia näkyy myös saapuneen postin kirjan Excel-tiedostossa.

Tunnisteet

Erota useampi termi pilkulla kirjeen tietojen kentässä ”Tunnisteet”, esim. ”Verot 2025, Vakuutus, kiireellinen”. Kirjoittaessasi PDFMy ehdottaa jo käytettyjä tunnisteita. Arkistoitaessa ne tallentuvat saapuneen postin kirjaan ja PDF:n avainsanoihin – näin myös Windowsin haku ja muut PDF-ohjelmat löytävät asiakirjan. Saapuneen postin kirjassa voit suodattaa tunnisteen mukaan, ja tunnistetta napsauttamalla näet kaikki asiakirjat, joissa se on; ”+ Tunniste” lisää ja ”×” poistaa tunnisteita suoraan luettelossa.

Versiot ja GoBD-tarkastusraportti

Versiot: Jos avaatte arkistoidun asiakirjan saapuneen postin kirjan kautta, muutatte sitä (esim. merkintä ”maksettu”) ja tallennatte, PDFMy korvaa tiedoston samassa paikassa. Aiempi versio säilyy muuttumattomana kansiossa ”_Versionen” (nimessä päivämäärä ja kellonaika); merkintä näyttää ”v2”, ”v3” … ja saa uuden tarkistussumman – päällekkäistä merkintää ei synny.

GoBD-tarkastusraportti: Saapuneen postin kirjassa ”GoBD-tarkastusraportti …” tarkistaa kaikki arkistoidut tiedostot (SHA-256-tarkistussumma), jokaisen merkinnän sinetin (tekee kirjaan jälkikäteen tehdyt muutokset havaittaviksi, esim. Excelissä) ja aukot saapumisnumeroissa. Tulos tallennetaan PDF-tiedostona kansioon ”_Protokolle” – menettelykuvauksen kanssa, joka on pohja GoBD:n (Saksan säännöt asianmukaisesta sähköisestä kirjanpidosta ja arkistoinnista) edellyttämälle menettelydokumentaatiolle. Tarkistussumma ja sinetti tekevät muutokset havaittaviksi; itse muuttumattomuus on varmistettava tallennuspaikassa (esim. säilytyskäytännöt SharePointissa/Microsoft 365:ssä).

Määräajat, seuranta, muistutus

Muutoksenhakuaika päätöksissä: Jos päätöksessä (esim. saksalaisessa verotuspäätöksessä, Steuerbescheid) on muutoksenhakuohje kuukauden määräajalla, PDFMy laskee oikaisuvaatimuksen tai valituksen määräajan (Einspruch tai Widerspruch): tiedoksianto neljä päivää päätöksen päiväyksen jälkeen (§ 122 AO, vuodesta 2025), sitten yksi kuukausi; jos päivä osuu viikonloppuun tai valtakunnalliseen pyhäpäivään, lasketaan seuraava arkipäivä. Määräaika näkyy ilmoitusrivillä ja saapuneen postin kirjassa. Alueelliset pyhäpäivät voivat pidentää määräaikaa entisestään – näytetty määräaika ei siis ole koskaan liian myöhäinen. Jos päätös on todistettavasti saapunut myöhemmin, määräaika alkaa myöhemmin.

Määräajat ja muistutukset näkyvät aloitussivulla. Toiminnolla ”Muistuta” saat kerran päivässä ilmoituksen, kun jokin erääntyy. ”Lisää määräaika” luo kalenterimerkinnän Outlookiin.

Autopilotti

Voidaan ottaa käyttöön asetuksissa: tunnettujen lähettäjien kirjeet PDFMy arkistoi itse lyhyen lähtölaskennan jälkeen. Epävarmoissa tapauksissa se odottaa ja kertoo syyn.

Veroneuvoja, tiliote, säilytys

• Lisää → Tositteet veroneuvojalle: kuukauden tositteet ZIP-tiedostona tositeluettelon ja DATEV-tuontitiedoston kanssa.
• Lue tiliote (CAMT tai CSV) saapuneen postin kirjaan: maksetut laskut tunnistetaan.
• PDFMy muistuttaa tositteista, joiden säilytysaika on päättynyt. Mitään ei poisteta automaattisesti.

Vastaa

”Vastaa” kirjoittaa kirjeen DIN 5008 -standardin mukaan: osoite ja viite on jo täytetty, lisäksi tekstipohjia (esim. oikaisuvaatimus, maksuvahvistus). Halutessasi omalla kirjelomakkeellasi.

PDF-tiedostojen muokkaus

• Jaa PDF: Ruutu ”Jaa PDF” tai ”… Lisää → Jaa PDF …” – N sivun välein uusi tiedosto, kirjanmerkeistä (luvuittain), tiedostokoon mukaan (esim. enintään 5 MB sähköpostiliitteitä varten) tai sivualueiden mukaan, kuten 1-3, 4-7, 8-. Tulos ZIP-tiedostona tai erikseen arkistoon.
• Sijoita omalle kirjelomakkeelle: Tallennusikkunassa kohdassa ”Sivunumerot, ylä-/alatunniste …” → ”Sijoita kirjelomakkeelleni”. Kirjelomakkeesi (PDF) sivu 1 on ensimmäisen sivun alla, sivu 2 (jos on) kaikkien muiden alla. Sama kirjelomake kuin toiminnossa ”Vastaa”. Tavallisille PDF-tiedostoille; skannatuilla sivuilla skannauskuva peittää taustan.
• Komentosarjat PDF-tiedostoissa: PDFMy ei suorita avattujen PDF-tiedostojen JavaScriptiä. Itse lomakkeeseen luomasi laskentakentät laskevat vasta vastaanottajan PDF-ohjelmassa, eivätkä koskaan PDF/A:ssa.
• Poista piilotetut tiedot: Ennen kuin luovutat asiakirjan muille, valitse tallennusikkunassa ”Poista piilotetut tiedot” – PDFMy poistaa alkuperäisen kommentit, muistiinpanot ja korostukset, komentosarjat, upotetut tiedostot ja median sekä tekijän, aiheen ja avainsanat. Linkit säilyvät.
• Poista valkoiset reunukset ja sovita A4-kokoon: Tallennusikkunassa kohdassa ”Sivunumerot, ylä-/alatunniste, muoto …” → ”Poista valkoiset reunukset” rajaa tyhjät reunukset sisällön ympäriltä; ”Kaikki sivut A4-kokoon” sovittaa US-Letter-sivut, kuitit ja sekalaiset muodot mittakaavassa ja keskitettynä A4-kokoon (pysty tai vaaka). Teksti, linkit ja lomakekentät säilyvät.
• Useita sivuja arkille ja vihko: Valitse tulostusikkunassa tai tallennusikkunassa ”2 sivua arkille”, ”4 sivua arkille” tai ”Vihko (A4 taitettuna)”. Tulosta vihko kaksipuolisesti (käännä lyhyen reunan mukaan) ja taita keskeltä – sivut ovat silloin oikeassa järjestyksessä.
• Muodot ja kuvat: Valitse työkalu ”Muodot”, sen vierestä Suorakulmio, Ellipsi, Viiva tai Nuoli, väri ja viivan paksuus, ja piirrä muoto sivulle (Vaihto-näppäimellä viivasta tulee täsmälleen vaaka- tai pystysuora). ”Kuva” lisää logon tai valokuvan (PNG, JPG); siirrä sitä sen jälkeen ja suurenna oikean alakulman kahvasta. Molemmat kirjoitetaan PDF:ään terävinä.
• Mittaaminen: Työkalu ”Muodot” ja sen vierestä ”Mittaa: etäisyys”, ”Mittaa: pinta-ala” tai ”Mittaa: monikulmio” – vedä viiva tai suorakulmio tai napsauta monikulmiossa kärkipisteitä peräkkäin (kaksoisnapsautus, ensimmäisen pisteen napsautus tai Enter sulkee, Esc peruuttaa; antaa pinta-alan ja piirin, esim. L-muotoisille huoneille), niin arvo näkyy heti sen vieressä (esim. ”4,25 m” tai ”18,30 m²”). Valitse piirustuksen mittakaava (1:1–1:1000) tai ”Tunnetusta etäisyydestä …”: mittaa etäisyys, jonka pituus tunnetaan, merkitse se ja anna todellinen pituus – kaikki piirustuksen mittaukset lasketaan sitten sillä. Sivukoko saadaan PDF:stä; skannauksissa ja valokuvissa PDFMy olettaa koon A4. Mittaustulokset tallennetaan tekstinä. Käsityöläisille, rakentamiseen ja arkkitehtuuriin – kuten Acrobat Pron mittaustyökalu.
• Tiedostoliitteet: Lisää → Tiedostoliitteet näyttää PDF:ään upotetut tiedostot (esim. taulukot, valokuvat, lasku-XML) – tallenna, poista tai lisää uusia toiminnolla ”Liitä tiedosto …”. Liitteet säilyvät tallennettaessa. PDF/A-muodossa mukaan otetaan vain liitteet, jotka ovat itse PDF/A-tiedostoja (standardin vaatimus).
• Yhdistäminen ja sivujen järjestäminen: avaa useita tiedostoja ja järjestä, kierrä, poista, lisää tyhjiä sivuja ja jaa sivunäkymässä (G).
• Tallennus alkuperäiseen tiedostoon: Jos olet avannut PDF:n (kaksoisnapsautus, Avaa, vetäminen tai ”Viimeksi avatut”), Ctrl+S tarjoaa Chromessa ja Edgessä vaihtoehdon ”Tallenna alkuperäiseen tiedostoon” – kuten Wordissa. Ensimmäisellä kerralla selain pyytää kerran lupaa. ”Tallenna nimellä …” luo aina uuden tiedoston.
• Monta tiedostoa kerralla (eräkäsittely): Ruutu ”Eräkäsittely” aloitussivulla, valitse tiedostot ja valitse sitten: Pienennä, Arkistoi (PDF/A, tekstintunnistuksella), Valmistele luovutusta varten, Harmaasävy ja pienennys, Lisää sivunumerot, Tee haettavaksi tai Tunnista ja arkistoi kirjeet. Tulos saadaan ZIP-tiedostona tai suoraan kansioon; luettelo näyttää jokaisen tiedoston koon ennen ja jälkeen. ”Pysäytä” keskeyttää nykyisen tiedoston jälkeen. Avoin asiakirja pysyy muuttumattomana.
• Kansion valvonta (automaattinen): Ruutu ”Valvo kansiota” aloitussivulla: valitse saapuvien kansio – esimerkiksi se, johon skannerisi tai kopiokoneesi tallentaa –, mitä tehdään (Tee haettavaksi, Arkistoi (PDF/A), Pienennä, oma työnkulku tai Tunnista ja arkistoi kirjeet) sekä kohdekansio. Jokainen uusi tiedosto käsitellään sitten ilman napsautusta, halutessasi sisällön mukaan nimettynä (esim. 2026-10-21_Energiayhtio_Lasku.pdf), ja alkuperäinen siirtyy alikansioon ”_erledigt”. Tämä toimii omassa PDFMy-ikkunassa niin kauan kuin se on auki; työsi pääikkunassa jatkuu häiriöttä. Tiedostot, joita ei voi käsitellä, päätyvät kansioon ”_fehler”. Vaatii Edgen tai Chromen tietokoneella.
• Pienentäminen: valitse tallennettaessa ”Pieni”; koko näytetään etukäteen.
• Tehtäväpalkki: Kun valitset aloitussivulla tehtävän (esim. Mustaa, Allekirjoita, yhdistäminen, Lomake), sivun yläpuolella kerrotaan, mitä nyt tehdään – sopivan painikkeen kanssa (esim. ”Etsi henkilötiedot”, ”Lisää tiedostoja”, ”Täytä omilla tiedoilla”) sekä ”Valmis & tallenna”.
• Mustaaminen: Piirrä alueita tai mustaa hakusana kaikkialta. Sisältö poistetaan todella, myös tekstikerroksesta. ”Etsi henkilötiedot” ehdottaa peitettäviä kohtia: nimet puhuttelun jälkeen (esim. ”rouva Maija Virtanen”), katu talon numeron kanssa, postinumero paikan kanssa, IBAN, sähköposti, puhelin, verotunniste, syntymäaika ja henkilötunnus – tarkista ennen tallennusta; napsauta sopimatonta kohtaa ja poista se näppäimellä Del.
• Muuta tekstiä: Työkalu ”Muuta tekstiä”, napsauta riviä ja kirjoita päälle – tai nopeammin: kaksoisnapsauta tekstiä työkalussa ”Valitse”. Jos rivi kuuluu kappaleeseen, koko kappale muuttuu muokattavaksi ja rivittyy muutettaessa automaattisesti uudelleen – alkuperäisellä rivivälillä; rivin lopun tavutukset yhdistetään. Osoitteet ja luettelot säilyttävät rivinsä. PDFMy jäljittelee alkuperäisen ulkoasua: fontti (päätteellinen tai päätteetön, tasalevyinen), lihavointi ja kursiivi, tekstin väri, taustaväri (esim. harmaat kentät) ja leveys. Tekstiä sisältävissä PDF-tiedostoissa fontti tunnistetaan tarkasti, skannauksissa väri, tausta, lihavointi ja se, onko fontti päätteellinen (esim. Times) – hyvin pienessä tekstissä käytetään päätteetöntä fonttia. Muuttamattomat rivit pysyvät ennallaan.
• Alkuperäinen fontti muokattaessa: Jos fontti on upotettu PDF-tiedostoon ja sisältää kaikki uuden tekstin merkit, PDFMy jatkaa kirjoittamista juuri tällä fontilla – muutettu teksti näyttää samalta kuin ennen. Jos jokin merkki puuttuu (PDF sisältää usein vain käytetyt kirjaimet), PDFMy käyttää fonttia, jonka merkkileveydet ovat samat: Arial/Helvetica-, Times-, Courier- ja Calibri-fonteilla teksti on täsmälleen yhtä leveä kuin alkuperäisessä; muilla fonteilla leveys sovitetaan.
• Suuret asiakirjat: PDFMy tallentaa nopeasti myös satoja sivuja sisältävät asiakirjat – muuttamattomat sivut siirretään yhdellä kertaa, skannatut sivut pakataan samanaikaisesti useilla suoritinytimillä.
• Skannattujen PDF-tiedostojen avaaminen: PDFMy käsittelee pitkät skannauserät avattaessa samanaikaisesti useilla suoritinytimillä (rajaus, suoristus, erotinsivujen tunnistus) – siksi ne avautuvat huomattavasti nopeammin.
• Suojaus väärennöksiltä: Asiakirjoja, mestari- ja kisällikirjoja, todistuksia, henkilöllisyystodistuksia, viranomaispäätöksiä (esim. verotuspäätös (Steuerbescheid)) ja tuomioistuinten ratkaisuja ei voi muuttaa toiminnoilla ”Muuta tekstiä” ja ”Peitä” – mustaaminen, korostaminen, muistiinpanot ja allekirjoitus toimivat edelleen. Tiliotteissa, palkkalaskelmissa, laskuissa ja vastaavissa tositteissa muutokset ovat mahdollisia, mutta ne merkitään punaisella, ja sivun alalaitaan lisätään merkintä ”muutettu jälkikäteen”. Jokainen PDF, jossa tekstiä on korvattu tai peitetty, saa lisäksi avainsanan ”muutettu jälkikäteen (PDFMy)”. Näin PDFMy pysyy työkaluna omille asiakirjoille – ei väärennöksille.
• Digitaalisesti allekirjoitetut PDF-tiedostot: Ennen kuin käytät allekirjoitetussa PDF:ssä ensimmäistä kertaa toimintoa ”Muuta tekstiä”, ”Peitä” tai ”Teksti”, PDFMy varoittaa kerran selvästi: digitaalinen allekirjoitus mitätöityy muutoksen myötä, eikä uudessa tiedostossa ole enää voimassa olevaa allekirjoitusta. ”Älä muuta” jättää kaiken ennalleen; ”Selvä, muuta silti” sallii muokkaamisen tässä asiakirjassa. Alkuperäinen tiedosto pysyy voimassa.
• Lomakkeet: Täytä kentät ja tallenna. Jos asiakirjassa ei muutettu mitään muuta, tallennettu PDF pysyy täytettävänä; jos se on yhdistetty muihin sivuihin tai siinä on merkintöjä, syötteet kirjoitetaan pysyvästi. Puhelimessa painike ”Täytä lomake” vie kenttiin. Litteät lomakkeet tai skannaukset muuttuvat täytettäviksi toiminnolla Lisää → Tunnista lomakekentät. Jos avaat lomakkeen, jota ei voi täyttää ja jossa on tyypillisiä otsikoita (nimi, katu, puhelin …), PDFMy tarjoaa tätä suoraan palkissa: ”Tunnista kentät”. Tunnistetaan kirjoitusviivat – myös piirretyt viivat, joiden alla on otsikko –, laatikot ja valintaruudut; jokainen kenttä nimetään otsikkonsa mukaan (lisäykset kuten ”jos on” jätetään pois).
• Omat tiedot – lomakkeiden täyttö yhdellä napsautuksella: oikealla lomakealueella ”Täytä omilla tiedoilla”. Ensimmäisellä kerralla syötät tietosi kerran (nimi, osoite, syntymäaika, puhelin, sähköposti, IBAN, verotunniste …); niitä voi muuttaa milloin tahansa kohdassa … Lisää → Omat tiedot …. PDFMy tunnistaa sopivat kentät niiden otsikosta – myös ”Sukunimi, etunimi”, ”Postinumero, paikka” tai ”Paikka, päiväys” (tämän päivän päiväyksellä) – ja täyttää vain tyhjät kentät; muiden henkilöiden kentät (esim. ”Lapsen nimi”, ”Syntymänimi”) jäävät tyhjiksi. Tarkista tulos lyhyesti. ”Ota tältä lomakkeelta” hakee tiedot lomakkeelta, jonka olet jo täyttänyt. Tietosi pysyvät vain tässä selaimessa tällä laitteella eikä niitä koskaan siirretä; poista ne jaetuilla laitteilla valinnalla ”Poista kaikki”.
• Lomakkeen luominen: Valitse työkalu ”Lomakekenttä” ja sen vierestä tyyppi – Tekstikenttä, Monirivinen, Päivämäärä, Valintaruutu, Avattava luettelo tai Valintanappi – ja piirrä sivulle suorakulmio (tai napsauta vain). Avattavaa luetteloa varten PDFMy kysyy vaihtoehdot (esim. ”Herra, Rouva, Muu”). Samannimiset valintanapit muodostavat ryhmän, josta voi valita vain yhden vaihtoehdon (”Kyllä” / ”Ei”) – sijoita vain useita vierekkäin; arvo saadaan oikealla olevasta otsikosta. Valinta ”Pakollinen kenttä” merkitsee kentät, jotka on täytettävä (koskee myös parhaillaan valittua kenttää). Nimen PDFMy ottaa vieressä olevasta otsikosta, esim. ”Etunimi”; kaksoisnapsautus nimeää uudelleen, Del poistaa. Tallennettaessa syntyy aitoja lomakekenttiä, jotka kuka tahansa voi täyttää PDF-ohjelmassa, selaimessa tai PDFMy:ssä – myös PDF/A-muodossa ja saavutettavasti (ruudunlukijat lukevat kentän nimen ääneen).
• Laskeminen ja tarkistaminen lomakkeessa: Kentän tyyppinä on myös Luku, Summa (€), Sähköposti, IBAN ja Postinumero. Luku- ja summakentät voivat halutessasi laskea itse: kirjoita kohtaan ”Laskenta” kaava, esim. Määrä * Yksikköhinta, Netto * 0,19 tai SUMME([Rivi 1]; [Rivi 2]; [Rivi 3]) – välilyöntejä sisältävät kenttien nimet hakasulkeisiin; sallittuja ovat + − * /, sulkeet, SUMME, MIN, MAX ja MITTELWERT. Tallennetussa PDF:ssä kentät laskevat ja tarkistavat itse (esim. Adobe Acrobat Readerissa, Foxitissa tai Firefoxissa); virheellisestä IBANista tai sähköpostiosoitteesta ilmoitetaan. Kun täytät lomaketta PDFMy:ssä, PDFMy laskee mukana ja näyttää puuttuvat pakolliset kentät ja virheelliset tiedot suoraan kentän kohdalla – myös muiden laatimissa lomakkeissa, joissa on summakenttiä. Laskevat ja tarkistavat kentät saavat tätä varten PDF:ään pienen lomakeskriptin – vain nämä kentät, eivät päivämäärä- tai tekstikentät. Jotkin yritysten sähköpostisuodattimet pysäyttävät skriptejä sisältävät PDF:t. PDF/A ei salli lomakeskriptejä; siinä kentät luodaan ilman laskentaa.
• Sivunumerot, vesileimat, Bates-numerot, ylä- ja alatunnisteet: tallennusikkunassa.
• Linkkien lisääminen: Valitse työkalu ”Linkki”, piirrä alue (esim. kohdan ”Liite 2” tai verkko-osoitteen päälle) ja anna kohde: verkko-osoite (pdfmy.de), sähköpostiosoite tai sivunumero. Tallennetussa PDF:ssä kohtaa voi napsauttaa – myös PDF/A-muodossa ja saavutettavasti. Sivulinkit siirtyvät mukana järjestystä muutettaessa. Kaksoisnapsautus muuttaa kohdetta. Turvallisuussyistä vain verkko- ja sähköpostilinkit ovat mahdollisia.
• Kommentit ja korostukset: Lisää → Kommentit ja korostukset näyttää asiakirjan kaikki muistiinpanot, korostukset (korostetun tekstin kanssa), tekstit, leimat, allekirjoitukset, lomakekentät ja mustaukset – sivunumeron, suodattimen ja haun kera. Napsautus siirtyy kohtaan, ✕ poistaa (Ctrl+Z kumoaa). ”Kopioi tekstinä” antaa yhteenvedon sähköpostia tai pöytäkirjaa varten.
• Vertaaminen: Lisää → Vertaa toiseen versioon näyttää, mitä on muutettu – tilassa ”Teksti” (lisätyt ja poistetut sanat) tai tilassa ”Kuva (päällekkäin)”: sivut asetetaan päällekkäin, punainen on vain ensimmäisessä, vihreä vain toisessa versiossa, katkoviivakehykset näyttävät jokaisen muutoskohdan. Näin huomaat myös muuttuneet kuvat, leimat, allekirjoitukset ja asettelun.
• Yhdistä vuorotellen: Jos skannerissasi ei ole kaksipuolista syöttölaitetta, skannaa etu- ja kääntöpuolet erikseen ja valitse molemmat tiedostot ruudusta ”Yhdistä vuorotellen”. Jos kääntöpuolet ovat väärin päin, napauta ”Käännä toinen tiedosto”.
• Muuntaminen: PDF Wordiksi, Exceliksi, tekstiksi tai kuviksi; kuvat PDF:ksi; kuvien poiminta PDF:stä alkuperäisellä tarkkuudella.
• PDF Wordiksi – rakenteineen: Word-asiakirjana tallennettaessa PDFMy yhdistää tekstin taas kokonaisiksi kappaleiksi (rivin lopussa tavutetut sanat yhdistetään), tekee suuresta tekstistä oikeita Word-otsikoita (”Otsikko 1/2” – näkyvät siirtymisruudussa), säilyttää luettelot ja osoitteiden rivinvaihdot ja muuntaa taulukot Word-taulukoiksi: sarakeleveydet kuten alkuperäisessä, otsikkorivi lihavoituna ja toistettuna joka sivulla, summat tasattuina oikealle. Skannauksissa tämä tapahtuu tekstintunnistuksen jälkeen – taulukon viivat PDFMy piilottaa tätä varten, jotta yksikään solu ei katoa; monimutkaiset asettelut (useita palstoja, tekstiruutuja, yhdistettyjä taulukon soluja) yksinkertaistetaan.
• Tiivistä ja kysy ilman latausta: Valikko → ”Tiivistä ja kysy …”. Google Chromen sisäänrakennettu tekoäly (versiosta 138 alkaen, tietokoneella, jossa on vähintään 16 Gt muistia tai näytönohjain, jossa on 4 Gt) tiivistää asiakirjan – muodossa Keskeiset kohdat, Lyhyt tiivistelmä, Mistä on kyse? tai Otsikko, lyhyestä laajaan – tai vastaa kysymyksiin, kuten ”Mihin mennessä minun on maksettava?”. Kaikki tapahtuu laitteellasi, asiakirjaa ei ladata palvelimelle. Ensimmäisellä kerralla Chrome lataa tekoälymallin (kerran, useita gigatavuja). Pitkät asiakirjat PDFMy tiivistää osa kerrallaan. Tuloksen voi kopioida; vertaa sitä asiakirjaan.
• Tekoälyavustajan käyttöönotto: Kohdassa ”… Lisää → Tekoälyavustaja …” näet, onko selaimesi tekoäly valmis tällä laitteella. ”Ota selaimen tekoäly käyttöön” lataa tekoälymallin kerran etukäteen, jotta sitä ei tarvitse ladata vasta ensimmäisessä tiivistyksessä. Valinnalla Pois Tiivistä ja Käännä katoavat valikosta – esimerkiksi jos yritys ei halua tekoälytoimintoja. Tekoäly toimii aina laitteellasi; asiakirjaa ei ladata palvelimelle.
• Tarkista tietosuoja itse: Kohdassa ”… Lisää → Tarkista tietosuoja itse …” (tai napsauttamalla aloitussivulla ”Tiedostot pysyvät laitteellasi”) näet, mitä yhteyksiä tämä ikkuna on muodostanut avaamisensa jälkeen ja kuinka paljon tietoja internetiin on lähetetty – tavallisesti 0 tavua. Pyynnöt osoitteeseen pdfmy.de lataavat vain ohjelman osia, fontteja ja kielitiedostoja. Yhteydet osoitteisiin 127.0.0.1 tai localhost menevät oman tietokoneesi ohjelmille (pdfmy Scan, paikallinen tekoäly). Helpoimmin tarkistat sen näin: katkaise Wi-Fi – PDFMy toimii edelleen.
• Tarkista ohjelmaversio: Samassa ikkunassa PDFMy vertaa parhaillaan käynnissä olevia ohjelmatiedostoja tämän version julkaistuun tarkistussummaluetteloon ja näyttää niiden sormenjäljen. Saman sormenjäljen löydät GitHubin julkaisulokista (github.com/haus-it/pdfmy, docs/RELEASES.md) – pdfmy.de:stä riippumatta. Näin näet, että pdfmy.de toimittaa täsmälleen julkaistun version. IT-osastoille: pdfmy.de/pruefsummen.txt voidaan tarkistaa komennolla sha256sum -c sivuston kopiota vasten.
• Paikallinen tekoäly tällä tietokoneella: Jos käytät samalla tietokoneella tekoälyohjelmaa, kuten Ollama tai LM Studio, voit valita sen kohdassa ”… Lisää → Tekoälyavustaja …”: valitse ohjelma, ”Tarkista yhteys”, valitse malli, tallenna. Tiivistäminen, kysymykset ja kääntäminen toimivat sen jälkeen tällä mallilla – teksti ei lähde koneelta; PDFMy hylkää tämän tietokoneen ulkopuoliset osoitteet. Salli kerran: käynnistä LM Studiossa palvelin kohdassa ”Developer” ja ota käyttöön ”Enable CORS”; Ollamaa varten avaa Windowsissa ”Muokkaa tilisi ympäristömuuttujia”, luo muuttuja OLLAMA_ORIGINS arvolla https://pdfmy.de ja käynnistä Ollama uudelleen. Oletuksena on edelleen selaimen tekoäly; valinnalla Pois tekoäly on kokonaan pois käytöstä.
• Kääntäminen ilman latausta: Valikko → ”Käännä …”, valitse lähde- ja kohdekieli. PDFMy käyttää tähän Google Chromen sisäänrakennettua kääntäjää (versiosta 138 alkaen, tietokoneella): käännös tehdään laitteellasi, eikä tekstiä ladata palvelimelle. Ensimmäisellä kerralla Chrome lataa kielipaketin. Tulos avautuu uutena PDF-tiedostona omaan välilehteen – otsikoineen, kappaleineen, luetteloineen ja taulukoineen; luvut ja summat pysyvät ennallaan. Alkuperäistä sivuasettelua ei toisteta. Konekäännös: tarkista ennen lähettämistä. Muissa selaimissa PDFMy näyttää ilmoituksen.
• Työnkulkujen tallentaminen: Valitse tallennusikkunassa haluamasi asetukset (esim. muoto, sivunumerot, alatunniste, kirjelomake, harmaasävy) ja napsauta ylhäällä kohdan Tallennettu työnkulku vieressä ”Tallenna työnkuluksi …” – nimellä kuten ”Lasku asiakkaalle”. Seuraavalla kerralla riittää, että valitset työnkulun. Eräkäsittelyssä omat työnkulut (PDF ja PDF/A) ovat lisäksi valittavissa – näin monet tiedostot käsitellään kerralla samalla tavalla. Turvallisuussyistä salasanaa ja allekirjoitusta ei koskaan tallenneta.
• Puolita sivut: Valikko → ”Puolita sivut …” jakaa aukeamaskannaukset (avattu kirja tai vihko) ja A3-arkit kahdeksi sivuksi – pystysuunnassa (vasen/oikea) tai vaakasuunnassa (ylä/ala), halutessa vain vaakasivut. Laatu säilyy: teksti ja vektorigrafiikka säilyvät, eikä tiedosto kasva. Oikealta vasemmalle luettaville kirjoille: ”Oikea puolisko ensin”.
• Word ja Excel PDF:ksi: avaa Word-tiedostot (.docx) ja Excel-taulukot (.xlsx) tai vedä ne ikkunaan – PDFMy muuntaa ne PDF:ksi laitteellasi, ilman lähetystä. Wordista PDFMy siirtää ylä- ja alatunnisteet (logoineen ja sivunumeroineen ”Sivu 1/3”), otsikot, kappaleet (myös lihavointi ja kursivointi kesken virkkeen, keskitetty, tasattu oikealle), luettelomerkityt ja numeroidut luettelot, taulukot (Wordin sarakeleveyksineen, tasauksineen ja lihavoituine otsikkoriveineen), kuvat, sivunvaihdot ja sivun koon; Excelistä kaikki näkyvät taulukkosivut taulukkona luku-, valuutta-, prosentti- ja päivämäärämuotoineen. Tekstiruutuja, palstoja ja erikoisfontteja ei siirretä – saat tarkan kopion valitsemalla Wordissa tai Excelissä ”Tallenna PDF-tiedostona”. Tallenna vanhemmat muodot (.doc, .xls) ensin .docx-/.xlsx-muotoon.
• RTF- ja XPS-tiedostojen avaaminen: RTF-tiedostot PDFMy ottaa tekstinä ilman muotoilua ja kuvia, XPS-tiedostot tekstin ja kuvien kanssa niiden paikoilla, mutta ilman viivoja ja pintoja. Saat tarkan kopion tulostamalla tulostimella ”PDFMy”.
• Mikä säilyy tallennettaessa: sivutunnisteet, siirtymäkohteet, kirjanmerkit, tasot ja XMP-metatiedot säilyvät niin kauan kuin sivuista ei tule kuvia. Rakennetunnisteet säilyvät, kun tallennetaan yhden tiedoston kaikki sivut. Tallennusikkuna kertoo etukäteen, jos jotain katoaa.
• Vioittuneet PDF-tiedostot: PDFMy pelastaa sen, mikä on vielä luettavissa, ja kertoo puuttuvat sivut. Jos tiedoston alku puuttuu tai sivutiedot on tallennettu pakattuina ja katkaistu, pelastettavaa ei yleensä enää ole.
• E-kirjat (EPUB) PDF:ksi: avaa EPUB-tiedostot – PDFMy taittaa ne PDF:ksi kätevään A5-kirjakokoon: nimi, jokainen luku uudelle sivulle, otsikot, kappaleet, luettelot, taulukot ja kuvat. Kopiosuojattuja e-kirjoja (DRM) ei voi muuntaa.
• LibreOffice ja OpenOffice: PDFMy muuntaa tekstiasiakirjat (.odt) ja taulukot (.ods) samalla tavalla PDF:ksi – otsikoineen, luetteloineen, taulukoineen, kuvineen ja sivun kokoineen tai kaikkine taulukkosivuineen luku-, valuutta-, prosentti- ja päivämääräarvoineen.
• Teksti, Markdown ja CSV PDF:ksi: avaa tekstitiedostot (.txt), Markdown (.md) ja taulukot (.csv, esim. Excelistä tai kirjanpidosta) tai vedä ne ikkunaan – PDFMy tekee niistä siistin A4-PDF:n: Markdownin otsikot, luettelot ja taulukot ladotaan, CSV-taulukoissa on otsikkorivi jokaisella sivulla, monisarakkeiset taulukot sijoitetaan vaakasuuntaan ja summat tasataan oikealle. Vanhempien Excel-tiedostojen ääkköset tunnistetaan oikein.
• iPhone-kuvat (HEIC) ja TIFF: avaa iPhone-kuvat (.heic/.heif) ja TIFF-tiedostot – myös monisivuiset faksista tai skannerista – tai vedä ne ikkunaan; PDFMy muuntaa ne kaikissa selaimissa, myös Chromessa, Edgessä ja Firefoxissa. Jokaisesta TIFF-sivusta tulee PDF-sivu, ja faksin tarkkuudet (esim. 204 × 98 dpi) oikaistaan oikein. Muunnos tapahtuu laitteellasi.
• Tulosta julisteena: Aloitussivu → ”Tulosta julisteena” tai valitse tallennusikkunassa kohdassa sivuja arkille ”Juliste 4 A4-arkille” tai ”9 arkille”. Jokainen sivu suurennetaan ja jaetaan usealle arkille, ja arkit limittyvät 1 cm yhteen liimaamista varten.
• Käännä värit: Aloitussivu → ”Käännä värit”. Auttaa esimerkiksi tulostamaan tummat kalvot väriainetta säästäen. Teksti pysyy tekstinä. Vain PDF-muodossa.
• Nimeä sivut: Aloitussivu → ”Nimeä sivut”. Alkusivujen nimet ovat tällöin i, ii, iii, minkä jälkeen numerointi alkaa ykkösestä. Vain sivujen nimet PDF-ohjelmassa muuttuvat, ei sivujen sisältö.
• Teksti ei kopioitavissa: Aloitussivu → ”Teksti ei kopioitavissa”. Jokainen sivu tallennetaan kuvana ilman tekstikerrosta, lomakekenttiä ja linkkejä, joten tiedosto yleensä kasvaa. Tekstintunnistus voi lukea tekstin uudelleen. Käytä siis luottamuksellisille sisällöille aina toimintoa ”Mustaa”.
• Valmistele tekoälylle: Aloitussivu → ”Valmistele tekoälylle”. PDFMy tallentaa tekstin Markdownina otsikoineen, taulukoineen, sivumerkkeineen ja lyhyine asiakirjatietoineen. Tiedosto pysyy laitteellasi. Sisältö poistuu laitteeltasi vasta, kun lataat tiedoston itse tekoälypalveluun.
• Skannaus kameralla: paluuele ei lopeta skannausta, kun kuvia on olemassa. Lopeta napauttamalla ”Valmis”. Jos kamera tunnisti arkin väärin, napauta pikkukuvaa ja sitten ”Säädä kulmia”. Jos on liian pimeää, PDFMy ilmoittaa siitä.
• Epätarkat kuvat: jos sivu vaikuttaa epätarkalta, sen pikkukuva saa keltaisen kehyksen. Napauta sitä, niin voit tarkistaa sivun ja tarvittaessa poistaa sen.
• Haku: isoilla ja pienillä kirjaimilla ei ole väliä, ja ”ß” ja ”ss” katsotaan samaksi: ”Strasse” löytää myös ”Straße”. Myös sanaryhmät, kuten ”15. marraskuuta”, löytyvät. Valinnalla ”Vain kokonaiset sanat” ”Test” ei enää löydä ”Testament”. Sama koskee korostamista, korvaamista ja toimintoa ”Mustaa kaikki osumat”.
• Jatka lukemista: vähintään 5-sivuiset PDF:t avautuvat uudelleen sivulta, jolla olit viimeksi. Selaimesi muistaa tätä varten vain tiedoston tarkistussumman ja sivunumeron, ei tiedostonimeä eikä sisältöä.
• Mikä ei säily tallennettaessa: jos PDF sisältää tasoja, rakennetunnisteita, sivutunnisteita tai XFA-lomakkeen, tallennusikkuna kertoo sen etukäteen. Sama koskee PDF/A:ta: lomakekentät siirretään siinä kiinteästi sivulle, ja liitteet, jotka eivät ole PDF/A, jätetään pois.
• Tallennus harmaasävyinä: tallennusikkunassa kohdassa ”Sivunumerot, ylä-/alatunniste, muoto …” → Väri → ”Harmaasävyinä”. Kaikki sivut, leimat, korostukset, allekirjoitukset ja lisätyt kuvat muuttuvat harmaiksi – kuin mustavalkokopio, ja värivärijauhetta säästyy. Sivut tallennetaan kuvana; teksti pysyy haettavana. Toimii myös PDF/A:n kanssa.
• PowerPoint: tallennusikkunassa kohdassa Muoto → ”PowerPoint”. Jokaisesta sivusta tulee sivun kokoinen dia – leimoineen, merkintöineen ja allekirjoituksineen. Teksti on näkymättömänä paikallaan, ja sitä voi hakea ja kopioida PowerPointissa, Keynotessa tai Impressissä; skannatut sivut tunnistetaan ensin (OCR). Kätevä asiakirjojen näyttämiseen palaverissa tai PDF:n diojen uudelleenkäyttöön.
• Markdown ja HTML: tallennusikkunassa kohdassa Muoto → ”Markdown” tai ”HTML”. PDFMy tunnistaa otsikot (fonttikoko, lihavointi), kappaleet (myös rivin lopussa tavutetut sanat), luettelot ja taulukot. Markdown sopii tekoälyavustajille, wikeihin ja muistiinpanosovelluksiin; HTML tuottaa saavutettavan verkkosivun. Skannatut sivut tunnistetaan ensin automaattisesti (OCR).
• Tekstin korostaminen: Työkalu ”Korosta”, vedä sitten hiirellä sanojen yli – juuri teksti korostetaan, myös usealla rivillä; napsautus korostaa yksittäisen sanan. Valitse vierestä väri (keltainen, vihreä, sininen, vaaleanpunainen, oranssi) ja tyyli: Korosta, Alleviivaa tai Yliviivaa. Valitun korostuksen voi värjätä uudelleen tai poistaa Del-näppäimellä. Vetämällä tyhjällä alueella korostat alueen (esim. kuvan). Kaikki osumat kerralla: Ctrl+F, kirjoita hakusana, ”Korosta kaikki” – jokainen osuma koko asiakirjassa korostetaan, myös sanaryhmät kuten ”15. marraskuuta”; Ctrl+Z kumoaa kaikki. Korostukset muista ohjelmista: Kun avaat PDF:n, jossa on jo korostuksia, PDFMy tuo korostukset kommentteineen ja tekijöineen – niiden väriä voi vaihtaa ja ne voi poistaa (ei digitaalisesti allekirjoitetuissa PDF-tiedostoissa, jotta allekirjoitus pysyy voimassa). Tallennettaessa niistä tulee aitoja PDF-korostuksia: Muut PDF-ohjelmat näyttävät ne kommentteina korostetun tekstin kanssa ja voivat poistaa ne.
• Haku asiakirjasta: Ctrl+F avaa sivun yläpuolelle hakupalkin – kuten Wordissa. Se näyttää ”3 / 12”; Enter tai F3 siirtyy seuraavaan osumaan, Vaihto+Enter edelliseen, Esc sulkee. Nykyinen osuma on korostettu oranssilla. Skannauksissa ja valokuvissa haku toimii tekstintunnistuksen (OCR) jälkeen. Kaikkien osumien mustaaminen kerralla: oikealla kohdassa ”Haku asiakirjasta”.
• Etsi ja korvaa: Napsauta hakupalkissa Korvaa …, kirjoita uusi teksti ja valitse Korvaa (nykyinen osuma, Enter) tai Korvaa kaikki (Ctrl+Enter). Jokainen muutettava rivi korvataan alkuperäistä vastaavasti kuten toiminnossa ”Muuta tekstiä” – sama fontti, väri ja leveys; vanha teksti poistetaan tallennettaessa. Asiakirjat, todistukset ja viranomaispäätökset ohitetaan, tiliotteissa ja laskuissa muutokset merkitään näkyvästi. Kumoa näppäimillä Ctrl+Z – myös ”Korvaa kaikki” monella sivulla yhdellä kertaa.
• Asiakirjan ominaisuudet: Lisää → Asiakirjan ominaisuudet (Ctrl+D) näyttää otsikon, tekijän, aiheen, avainsanat sekä PDF-version, sivukoon, luontipäivän, luontiohjelman ja salasanasuojauksen. Otsikkoa, tekijää, aihetta ja avainsanoja voit muuttaa – ne kirjoitetaan PDF-tiedostoon tallennettaessa. Vinkki: hyvät avainsanat tekevät PDF-tiedostoista nopeasti löydettäviä Windows-haussa ja Finderissa. Avatun PDF:n tiedot säilyvät tallennettaessa.
• Sisältö ja kirjanmerkit: Painike ”Sisältö” (näppäin I) näyttää PDF:n kaikki luvut; napsautus siirtyy niihin. Ctrl+B luo kirjanmerkin nykyiselle sivulle; PDFMy ehdottaa nimeksi ensimmäistä tekstiriviä. Nimeä uudelleen ✎:llä, sisennä alakohdaksi ⇥:llä, poista ✕:llä. Kirjanmerkit kirjoitetaan PDF:ään tallennettaessa, ja ne näkyvät PDF-ohjelmissa ja selaimissa sisällysluettelona. Yhdistettäessä PDFMy luo automaattisesti kirjanmerkin jokaiselle tiedostolle.
• Selaaminen: Hiiren rullalla vierität koko asiakirjaa kuten Wordissa; vasemmassa alakulmassa lukee ”Sivu X / Y” – sitä napsauttamalla (tai Ctrl+G) siirryt haluamallesi sivulle. Vasemman ja oikean reunan palkit voi piilottaa näppäimillä [ ja ].
• Useita asiakirjoja: ”Lisää” liittää avoimeen asiakirjaan lisää tiedostoja, ”Uusi välilehti” avaa toisen asiakirjan rinnakkain – yläreunaan ilmestyy välilehtipalkki, ja napsautus vaihtaa asiakirjojen välillä. Jos avaat tiedoston, kun asiakirja on jo auki, PDFMy kysyy, lisätäänkö se, avataanko se uudessa välilehdessä vai korvataanko asiakirja.
• Tulostaminen: työkalupalkin painike ”Tulosta” (tai Ctrl+P): kaikki sivut, tämä sivu tai tietyt sivut, kuten ”1-3, 5” – haluttaessa 2 tai 4 sivua arkille tai vihkona.
• Esittäminen: F5 näyttää sivut koko näytöllä, eteenpäin nuolinäppäimillä tai esityskaukosäätimellä.
• Ääneen lukeminen: Tunnistettu teksti luetaan laitteesi äänellä – ilman verkkopalvelua.
• Lukutila (mukava lukea puhelimella): … Lisää → Lukutila tai kohdassa ”Tunnistettu teksti”. Teksti rivitetään uudelleen – ei enää zoomausta eikä sivuttaisvieritystä. Kappaleet, otsikot ja luettelot säilyvät, ja rivin lopussa tavutetut sanat yhdistetään taas. A−/A+ muuttavat tekstikokoa (muistetaan), ”Siirry” vie sivuille ja otsikoihin. Skannauksissa teksti näkyy tekstintunnistuksen jälkeen.
• Tallenna saavutettavana ja PDF/A-muodossa (pitkäaikaisarkisto) – tarkistus kohdassa Ennakkotarkistus (katso alta).
• Tarkista ennen lähettämistä (ennakkotarkistus): ruutu ”Tarkista PDF ennen lähettämistä” tai … Lisää → Ennakkotarkistus …. Valitse vastaanottaja: beA / tuomioistuin (Saksan sähköisen oikeudellisen asioinnin säännöt ERVB 2025: ei JavaScriptiä, ei liitteitä, tulostettava, sallittu tiedostonimi, enintään 200 Mt), ePA (sähköinen potilaskertomus: PDF/A, enintään 25 Mt), Saavutettava (BITV 2.0 / PDF/UA: tunnisteet, kieli, otsikko, väliotsikot, taulukoiden otsikkosolut, vaihtoehtoiset tekstit), Arkisto (GoBD) (Saksan kirjanpitosäännöt: PDF/A, salaamaton, teksti tunnistettu) tai PDF/A – kaikki tarkistuskohdat (tunniste, väriprofiili, fontit, skriptit, salaus, kommentit, pakkaus, läpinäkyvyys, liitteet, otsikko – jokainen kohta erikseen). Tiedosto tarkistetaan sellaisena kuin se tallennettaisiin. ✓ tarkoittaa täyttyy, ✗ virhe, i vihje. ”Korjaa automaattisesti” valitsee sopivan tallennustavan (beA-kelpoinen, PDF/A ”Pieni”, saavutettavaksi, PDF/A). ”Tallenna raportti PDF:nä” tallentaa tarkistusraportin, jossa on päivämäärä, tulos ja tarkistetun tiedoston SHA-256-sormenjälki – todisteeksi asiakirjoihin tai menettelykuvaukseen. Kyseessä on pikatarkistus yleisimmistä hylkäysperusteista; se ei korvaa täydellistä validointia.
• Tee PDF:stä saavutettava (PDF/UA): ruutu ”Tee PDF:stä saavutettava” tai … Lisää → Tee PDF:stä saavutettava …, sitten ”Tallenna”. PDFMy tunnistaa – myös skannauksista – otsikot, kappaleet, luettelot ja taulukot ja merkitsee ne niin, että ruudunlukuohjelmat lukevat ne oikein ja niiden välillä voi siirtyä: otsikot tasoina 1 ja 2, luettelot luettelokohtineen, taulukot otsikkorivillä. Ylä- ja alatunnisteet sekä sivunumerot piilotetaan (muuten ruudunlukuohjelma lukisi ne joka sivulla), mutta ne pysyvät haettavina. Otsikoista luodaan sisällysluettelo (kirjanmerkit); otsikko ja asiakirjan kieli asetetaan. Tallennus tapahtuu PDF/UA-1:n mukaan, samalla PDF/A. Sen jälkeen PDFMy tarkistaa valmiin tiedoston ja näyttää tuloksen, esim. ”8/8 kohtaa täyttyy · tunnistettu: 4 otsikko(a), 1 taulukko(a)”. Hyödyllinen Saksan saavutettavuutta vahvistavan lain (BFSG) myötä. Kuvaile kuvat: ensin PDFMy etsii jokaiselta sivulta valokuvat, logot ja grafiikat ja näyttää ne ikkunassa – siihen kirjoitat lyhyesti, mitä näkyy (esim. ”Tontin asemapiirros”; logolle PDFMy ehdottaa lähettäjää), tai valitset ”Vain koriste – älä lue”. Kuvaillut kuvat ruudunlukuohjelma lukee siinä kohdassa, jossa ne ovat sivulla. Tarkistusraportti näyttää lisäksi, onko otsikot merkitty ja onko taulukoissa otsikkosolut. Rajoitukset: PDFMy ei kirjoita kuvausta itse (se olisi luotettavaa vain pilvi-tekoälyllä); julkaisuissa suosittelemme pistokoetta ruudunlukuohjelmalla.
• Tarkista PDF/A: … Lisää → Ennakkotarkistus …, vastaanottaja ”PDF/A – kaikki tarkistuskohdat” näyttää, täyttääkö PDF pitkäaikaisarkistoinnin tärkeimmät säännöt – PDF/A-tunniste, upotettu väriprofiili, kaikki fontit upotettu, ei salausta, ei skriptejä tai kiellettyjä toimintoja, tulostettavat kommentit, ei LZW-pakkausta. Nämä ovat yleisimmät syyt, joiden vuoksi tuomioistuimet (beA), viranomaiset ja arkistot hylkäävät tiedostoja. ”Korjaa automaattisesti” tallentaa PDF/A-muodossa ja tarkistaa tallennetun tiedoston heti uudelleen: tulos on kelvollinen PDF/A-2b ja samalla saavutettava. Pikatarkistus ei korvaa täydellistä validointia.

Allekirjoittaminen ja digitaalinen allekirjoitus

Allekirjoitus, nimikirjaimet ja yrityksen leima

Napsautus työkaluun ”Allekirjoitus” avaa valikoiman, jossa ovat tallennetut allekirjoituksesi kuvina (allekirjoitus, nimikirjaimet, yrityksen leima). Napsauta yhtä niistä – se seuraa silloin hiiren osoitinta – ja napsauta tai napauta haluamaasi kohtaa asiakirjassa. Valikoimassa valitset kohdassa ”Lisää”, näytetäänkö allekirjoituksen alla automaattisesti vain päivämäärä vai paikka ja päivämäärä (esim. ”Paderborn, 17.10.2026”) – PDFMy muistaa valintasi ja paikkakunnan; tekstiä voi siirtää, muuttaa tai poistaa kuten mitä tahansa muuta tekstiä. Etkö ole vielä luonut mitään? Napsauta valikoimassa ”Luo allekirjoitus” – kolme tapaa:

• Piirrä hiirellä, sormella tai kynällä (tasoitetut viivat, ”Kumoa viimeinen veto”). Pidä puhelinta vaakasuunnassa.
• Kirjoita: Kirjoita nimi ja valitse yksi viidestä käsialatyylistä.
• Lataa kuva: tietokoneella työkalupalkin painikkeella ”Lataa kuva …”, vetämällä kuvatiedoston allekirjoitusikkunaan tai näppäinyhdistelmällä Ctrl+V (esim. Leikkaustyökalulla otettu kuva) – valokuva tai skannaus paperille tehdystä allekirjoituksestasi (puhelimella suoraan ”Ota kuva”), leima tai logo. PDFMy irrottaa taustan automaattisesti – paperista tulee läpinäkyvä – ja rajaa kuvan. Värillisille leimoille ja logoille: ”Säilytä alkuperäiset värit”.

Väri: musta, sininen tai tummansininen. Ylhäältä valitset, mitä luot: Allekirjoitus, Nimikirjaimet (parafi) tai Yrityksen leima / logo – kaikki kolme voi tallentaa erikseen ja valita työkalupalkista. ”Nimikirjaimet kaikille sivuille” asettaa nimikirjaimesi yhdellä napsautuksella jokaisen sivun oikeaan alakulmaan, kuten sopimuksissa on tapana. Luomisen jälkeen allekirjoitus seuraa puoliläpinäkyvänä hiiren osoitinta – napsauta vain haluamaasi kohtaa (puhelimella napauta); Esc peruuttaa. Siirrä vetämällä, muuta kokoa oikean alakulman kahvasta, poista näppäimellä Del. Allekirjoitus, nimikirjaimet ja leima tallennetaan tälle laitteelle (oletuksena käytössä, vain selaimessasi – mitään ei ladata palvelimelle); allekirjoitusikkunassa näet tallennetut ja voit poistaa ne.

Allekirjoituskohtien automaattinen haku

Työkalussa ”Allekirjoitus” PDFMy etsii koko asiakirjasta kohtia kuten ”Allekirjoitus …”, ”Allekirjoittaja”, ”Paikka”, ”Päivämäärä” tai ”Paikka, päivämäärä” – joiden vieressä, yläpuolella tai alapuolella on viiva, myös silloin kun viiva on piirretty ja otsikko on sen alla. Niihin ilmestyy keltaisia kylttejä ”✍ Allekirjoita tähän” tai sinisiä ”📅 Lisää päivämäärä” ja ”📍 Lisää paikka” – napsautus asettaa allekirjoituksesi sopivasti viivalle (ulottumatta yläpuolella olevaan tekstiin), päivämäärän tai paikkakuntasi (ensimmäisellä kerralla PDFMy kysyy paikkakuntaa ja muistaa sen). Työkalupalkin ”Seuraava kohta” käy läpi kaikki vielä avoimet kohdat, jotta mikään ei unohdu pitkissä sopimuksissa. Skannauksissa tämä toimii tekstintunnistuksen jälkeen.

Lähetä allekirjoitettavaksi (useita henkilöitä)

Näin pyydät muita allekirjoittamaan asiakirjan – ilman palvelinta ja ilman latausta palvelimelle, samaan tapaan kuin DocuSign-palvelussa:

1. ”… Lisää → Toimisto → Lähetä allekirjoitettavaksi …”: kirjoita henkilöiden nimet ja sähköpostiosoitteet halutussa järjestyksessä sekä oma osoitteesi palautetta varten ja halutessasi määräaika. Jos olet tallentanut mallipohjan, valitse se ylhäältä – henkilöt, kentät, viesti ja määräaika otetaan käyttöön.
2. PDFMy ehdottaa kenttiä jo tunnistettuihin kohtiin, kuten ”Allekirjoitus …” tai ”Paikka, päivämäärä” – kentän nimen napsauttaminen määrittää sen toiselle henkilölle. Lisää kenttiä: valitse ylhäältä ”Kentän tyyppi” (Allekirjoitus, Nimikirjaimet, Päivämäärä, Nimi, Teksti, Valintaruutu) ja napsauta sitten henkilön nimeä ja kohtaa. Päivämäärän ja nimen PDFMy lisää itse allekirjoitettaessa; tekstikentät (esim. osoite) henkilön pitää täyttää etukäteen. Poista väärät kentät painikkeella ”✕”. Toistuville asiakirjoille (vuokrasopimus, työsopimus …): ”Tallenna mallipohjaksi …”.
3. ”Lähetä …”: PDFMy valmistelee sähköpostin ja PDF:n ensimmäiselle henkilölle (avaa .eml-tiedosto ja lähetä). Jos arkistokansio on käytössä, kopio tallentuu arkistoon, ja tilanne näkyy saapuneen postin kirjassa.
4. Henkilö avaa PDF:n osoitteessa pdfmy.de, napsauttaa merkityssä kentässään ”Allekirjoita tähän” ja sitten ”Allekirjoitettu – lähetä eteenpäin”. Sähköposti seuraavalle henkilölle on valmiina, ja sinä olet kopiona.
5. Ilman PDFMy:tä: Henkilön kentät ovat tiedostossa oikeita PDF-lomakekenttiä – hän voi täyttää ja allekirjoittaa ne myös Adobe Acrobat Readerissa, Macin Esikatselussa tai Edgessä (esim. toiminnolla ”Täytä ja allekirjoita”), tallentaa ja lähettää PDF:n takaisin sinulle. Kun avaat sen PDFMy:ssä, PDFMy ottaa syötteet käyttöön ja tunnistaa allekirjoituksen: ”Hyväksy allekirjoitetuksi …” (muuten ”Allekirjoitettu toisessa ohjelmassa …”) – sen jälkeen sähköposti lähtee seuraavalle henkilölle. Tarkastuslokissa lukee ”Allekirjoitettu toisessa PDF-ohjelmassa”.
6. Jos joku ei halua allekirjoittaa, hän napsauttaa ”Hylkää …” ja voi antaa perustelun – saat sen valmistellulla sähköpostilla, ja pyyntö päättyy siihen.
7. Viimeisen allekirjoituksen jälkeen PDF palaa sinulle, ja siihen on liitetty sivu ”Tarkastusloki” (henkilöt, ajankohdat, tiedot, tarkistussummat, kulku). Avattaessa PDFMy näyttää ”Kaikki ovat allekirjoittaneet ✓”, ja saapuneen postin kirjan tila on ”hoidettu”.

Omalla kielelläsi: PDFMy kirjoittaa allekirjoittajille lähtevät sähköpostit, muistutukset ja tarkastuslokin sillä kielellä, jolla käytät PDFMy:tä.

Tiedoksi: Valintaikkunassa voit lisätä osoitteita, jotka eivät allekirjoita mutta saavat tuloksen kopiona (esim. veroneuvoja, kirjanpito) – kun pyyntö valmistuu tai hylätään, ei jokaisessa välivaiheessa. Ne näkyvät myös tarkastuslokissa ja mallipohjassa.

Ohjattu täyttö: Allekirjoittaja näkee palkista, kuinka monta tietoa vielä puuttuu. ”Seuraava kenttä →” siirtyy kentästä toiseen (ensin täyttämättömiin pakollisiin tietoihin), samoin Enter tekstikentässä – kätevää puhelimella.

Joukkolähetys monelle vastaanottajalle: Valitse ikkunassa ”Lähetä allekirjoitettavaksi” valintaruutu ”Joukkolähetys” ja anna vastaanottajat – yksi rivi henkilöä kohden (Nimi; Sähköposti), Outlookista kopioituna (Nimi <Sähköposti>) tai Excelin CSV-tiedostona (sarakkeet kuten ”Nimi” tai ”Etunimi/Sukunimi” ja ”E-mail” tunnistetaan). Aseta allekirjoituskenttä kerran ja valitse sitten ”Lähetä … vastaanottajalle”: jokainen saa oman kappaleensa ja allekirjoittaa yksin, esim. suostumukset, jäsenhakemukset tai järjestyssäännöt. Enintään 10 vastaanottajan kohdalla PDFMy avaa pdfmy Scanin avulla sähköpostit suoraan Outlookissa, muuten kaikki luonnokset ovat yhdessä vastaanottajaluettelon kanssa ZIP-tiedostossa. Saapuneen postin kirjassa jokainen henkilö näkyy omalla tilallaan ja toiminnolla ”Muistuta”.

Sähköpostit suoraan Outlookiin: Kun käytät pdfmy Scania Windowsissa (versiosta 1.8.8 alkaen), PDFMy avaa valmistellut sähköpostit – allekirjoituspyynnöt, edelleenlähetykset, muistutukset, ”Jaa → Sähköposti”, virheraportit – suoraan uutena, lähetysvalmiina viestinä liitteineen sähköpostiohjelmaasi. Ilman pdfmy Scania tallennetaan entiseen tapaan .eml-tiedosto, jonka avaat ja lähetät.

Todennettava aitous: PDFMy liittää jokaisen allekirjoituksen vastaanotettuun tiedostoon sen sijaan, että kirjoittaisi sen uudelleen (inkrementaalinen tallennus PDF-standardin mukaan). Näin jokainen versio säilyy tiedostossa muuttumattomana. Valmiissa PDF:ssä ”Yleiskatsaus” näyttää jokaisen henkilön kohdalla ”✓ sisältyy muuttumattomana” – tai huomautuksen, jos tiedosto on välillä tallennettu uudelleen tai sitä on muutettu (esim. toisessa PDF-ohjelmassa).

Määräaika ja muistutus: Määräaika näkyy saapuneen postin kirjassa ja aloitussivulla kohdassa ”Määräajat” (päivittäisen muistutuksen kanssa, jos se on käytössä). Pyynnön rivillä ”Muistuta” valmistelee ystävällisen muistutussähköpostin henkilölle, jonka vuoro on – jos kukaan ei ole vielä allekirjoittanut, arkistoitu PDF liitteenä.

Lähetetty, vastaanotettu, luettu: Kohdassa ”Yleiskatsaus” PDFMy näyttää jokaisen henkilön historian kellonaikoineen: ✓ Lähetetty (sähköposti valmisteltu), ✓✓ Vastaanotettu (PDF avattiin PDFMy:ssä), ✓✓ Luettu (jokainen sivu katsottiin) ja ✍ Allekirjoitettu. Yläpuolella näkyy, ketä pyyntö odottaa, mistä lähtien, miten määräajan kanssa on ja kuka on seuraavana vuorossa.

Lähetys WhatsAppilla, Signalilla tai Teamsilla – lukukuittauksella: napsauta ”Lähetä sähköpostilla” sijaan ”Lähetä viestisovelluksella” – jakovalikko avautuu, valitse siellä WhatsApp, Signal, Teams tai muu ohjelma. Kun henkilö on katsonut kaikki sivut PDFMy:ssä, hänelle näkyy ”Lähetä lukukuittaus”: yksi napautus lähettää sinulle samassa viestisovelluksessa ”✓✓ Luettu” linkin kanssa. Napauta linkkiä – PDFMy merkitsee ”Luettu” kellonaikoineen saapuneen postin kirjaan. Linkki ei sisällä mitään asiakirjasta, ja se tarkistetaan avaimella, jonka vain pyyntö tuntee; väärennetyt kuittaukset PDFMy tunnistaa. Viestisovelluksen siniset väkäset kertovat vain, että viesti on näytetty – tämä kuittaus kertoo, että asiakirja on luettu. Ilman henkilön myötävaikutusta se ei tarkoituksella toimi: siihen tarvittaisiin palvelin, joka laskee salaa mukana.

Mitä nyt pitää tehdä: Jos pyyntö on jumissa, PDFMy ehdottaa lähettäjälle seuraavaa vaihetta – esimerkiksi muistuttamista, jos reaktiota ei ole tullut kolmeen päivään, tai lyhyttä puhelua, jos joku on lukenut asiakirjan mutta ei ole vielä allekirjoittanut sitä. Saapuneen postin kirjassa ”Muistuta” on silloin korostettu punaisella; PDFMy laskee muistutukset ja näyttää, milloin viimeksi muistutettiin.

Ilman palvelinta – näin tilanne tulee sinulle: ”Vastaanotettu” ja ”Luettu” tallentuvat itse PDF:ään ja kulkevat sen mukana. Näet ne heti, kun uudempi versio saapuu sinulle (saat kopion aina, kun asiakirja lähetetään eteenpäin). Nopeammin onnistuu lukukuittauksella: jokainen pyyntö- ja muistutussähköposti pyytää sitä – vastaanottajan sähköpostiohjelma kysyy, lähetetäänkö se.

Kuka on allekirjoittanut? Saapuneen postin kirjassa näkyy aiheen alla, kuka on jo allekirjoittanut ja milloin. Avatussa PDF:ssä ”Yleiskatsaus” näyttää jokaisen henkilön ajankohdan ja sen version SHA-256-tarkistussumman, jonka hän sai. Tiedot kulkevat PDF:n mukana liitteenä ”pdfmy-unterschriften.json”. Piirretty allekirjoitus on yksinkertainen sähköinen allekirjoitus; vahvemman todistusarvon saat allekirjoittamalla valmiin asiakirjan lisäksi digitaalisesti (”Allekirjoita lisäksi digitaalisesti …”).

Allekirjoitusten tarkistus

Kun avaat digitaalisesti allekirjoitetun PDF:n (sopimus, päätös, lasku), PDFMy näyttää asiakirjan yläpuolella palkin: vihreä – allekirjoittanut …, muuttumaton allekirjoituksen jälkeen; keltainen – voimassa, mutta jotain on lisätty jälkeenpäin; punainen – allekirjoitus ei ole voimassa, esim. koska asiakirjaa on muutettu. ”Allekirjoituksen tiedot” näyttää allekirjoittajan, ajankohdan, syyn, paikan, myöntäjän, varmenteen voimassaolon, aikaleiman ja sen, onko kyseessä hyväksytty varmenne (eIDAS). Tarkistus tehdään laitteellasi. Sitä, onko myöntäjä hyväksytty varmentaja, PDFMy ei tarkista – käytä siihen maksuttomia virallisia tarkistuspalveluja, esim. EU-komission eIDAS-allekirjoitusten tarkistuspalvelua (DSS) tai Saksan Bundesnetzagenturin tarkistuspalvelua. Tärkeää: jos tallennat PDF:n muutoksineen, allekirjoitus poistuu; alkuperäinen pysyy voimassa. Siksi PDFMy kysyy kerran ennen ensimmäistä tekstimuutosta tai peittämistä allekirjoitetussa PDF:ssä.

Digitaalinen allekirjoitus

Valitse tallennusikkunassa ”Allekirjoita digitaalisesti”. Omalla varmenteella (.p12/.pfx) PDFMy allekirjoittaa suoraan selaimessa eurooppalaisen PAdES-standardin mukaisesti (ETSI EN 319 142, eIDAS); salasanaa ei koskaan tallenneta. Useat henkilöt voivat allekirjoittaa peräkkäin: kun seuraava henkilö avaa allekirjoitetun PDF:n muuttamattomana PDFMy:ssä, allekirjoituspalkki näyttää vaihtoehdon ”Allekirjoita lisäksi” – hänen allekirjoituksensa lisätään, ja aiemmat pysyvät voimassa. Windowsissa tämä toimii pdfmy Scanin avulla myös Windows-varmenteilla ja allekirjoituskorteilla, myös hyväksyttynä allekirjoituksena – pdfmy Scanin versiosta 1.8.0 alkaen niin ikään PAdES-muodossa (vanhemmat versiot allekirjoittavat aiemmassa muodossa; pdfmy Scan ilmoittaa päivityksistä itse, muuten napsauta sen kuvaketta kellon vieressä hiiren kakkospainikkeella → ”Tarkista päivitykset”).

Aikaleimalla: Kun pdfmy Scan on käynnissä (Windowsissa versiosta 1.9.0, Macissa ja Linuxissa versiosta 1.1.9 alkaen), valinnan ”Allekirjoita digitaalisesti” viereen tulee valintaruutu ”aikaleimalla”. Riippumaton aikaleimapalvelu (esim. DigiCert tai Sectigo) vahvistaa tällöin allekirjoitushetken RFC 3161:n mukaisesti (PAdES B-T) – näin voidaan edelleen osoittaa, että allekirjoitus oli olemassa tuolla hetkellä, vaikka varmenne vanhenisi myöhemmin. Vain allekirjoituksen tarkistusarvo lähetetään, ei asiakirjaa.

E-lasku

Lukeminen: Avaa vain ZUGFeRD-PDF:t ja XRechnung-laskut (XML) – PDFMy näyttää laskun luettavassa muodossa ja poimii summan, määräajan ja IBANin tarkasti.

Tarkistus: Kun e-lasku avataan, PDFMy tarkistaa sen samalla: pakolliset tiedot (laskun numero, päiväys, myyjä ALV-tunnisteineen (USt-IdNr.) tai verotunnisteineen, ostaja, rivit) ja laskentasäännöt (rivit, netto, arvonlisävero, brutto, maksettava) EN 16931 -standardin mukaan, XRechnung-laskuissa lisäksi Leitweg-ID, yhteyshenkilö ja maksutapa. Kirjeen tiedoissa lukee ”✓ tarkistettu” tai virheiden määrä; napsautus näyttää yksityiskohdat. Muut tiedostot voitte tarkistaa avaamatta niitä kohdasta Lisää → Tarkista e-lasku …. Täydellisen virallisen tarkistuksen kaikilla säännöillä tarjoaa KoSIT:n maksuton tarkistustyökalu.

Kirjoittaminen: Ruutu ”Kirjoita e-lasku”: myyntilasku standardin EN 16931 mukaisesti ZUGFeRD-PDF:nä tai XRechnung-muodossa (esim. saksalaisille viranomaisille Leitweg-ID:n kanssa). Yrityksesi tiedot tallennetaan muistiin, ja puuttuvista pakollisista tiedoista ilmoitetaan ymmärrettävästi.

Sovellus ja oletusarvoinen PDF-ohjelma

• Ilman internetiä (offline): Kun PDFMy on kerran avattu internetyhteydellä – aloitussivu, työkalusivu tai ohje –, se tallentuu laitteeseen (tietokone, puhelin, tabletti). Oikeaan alakulmaan tulee ”✓ Valmis offline-käyttöön”; sen jälkeen skannaus, tekstintunnistus, muokkaus, allekirjoitus ja tallennus toimivat myös ilman yhteyttä. Lisätiedostot, kuten Word-tiedostojen fontit, PDFMy lataa Wi-Fi-yhteydellä (ei mobiiliverkossa). iPhone ja iPad: Safari poistaa sivuston offline-tallennuksen noin 7 päivän käyttämättömyyden jälkeen – lisää siksi PDFMy kohdasta Jaa → Lisää Koti-valikkoon, jolloin se pysyy pysyvästi käytettävissä offline-tilassa. Tekstintunnistus muulla kielellä kuin saksaksi ja käyttöliittymän kielellä tarvitsee ensimmäisellä kerralla internetin.
• Asenna sovelluksena: painike ”Lataa sovellus” PDFMy:n yläosassa. iPhone: Safarissa Jaa → Lisää Koti-valikkoon. Mac ja Safari: Arkisto → Lisää Dockiin.
• Puhelin: PDF:n avaaminen PDFMy:ssä (Android): Jos PDFMy on asennettu sovelluksena (”Lataa sovellus” tai Chromessa ⋮ → Asenna sovellus), PDFMy näkyy jakoluettelossa: napauta PDF:ää, kuvaa tai skannausta (esim. Gmailissa, WhatsAppissa, sovelluksessa ”Tiedostot” tai Latauksissa), Jaa → ”PDFMy”. Tiedosto avautuu heti PDFMy:ssä ja pysyy puhelimessa. Jos PDFMy oli asennettu jo aiemmin, kohta ilmestyy Chromen seuraavan automaattisen sovelluspäivityksen jälkeen (yleensä muutamassa päivässä) – heti, jos poistat sovelluksen ja asennat sen uudelleen. Android ei salli verkkosovellusten asettamista PDF-tiedostojen oletussovellukseksi; ”Jaa → PDFMy” on tarkoitettu tapa.
• iPhone ja iPad: Apple ei salli verkkosovelluksille jakovalikon kohtaa eikä määrittämistä PDF-ohjelmaksi – se onnistuu vain App Storen sovelluksella. Näin avaat PDF:t silti nopeasti: käynnistä PDFMy Koti-valikosta ja napauta ”Avaa” – valinta näyttää ”Tiedostot”-apin, jossa ovat iCloud Drive, lataukset ja sinne tallentamasi liitteet (Mailissa: pidä liitettä painettuna → Tallenna Tiedostoihin).
• Liitteet Outlookista tai Thunderbirdista: liitteen kaksoisnapsautus avaa sen PDFMy:ssä. Outlook tallentaa liitteet suojattuihin tai lyhytaikaisiin kansioihin, joita selain ei saa lukea – pdfmy Scan (Windows versiosta 1.8.7, Mac ja Linux versiosta 1.1.7) tallentaa tiedoston heti tai välittää sen jälkikäteen PDFMy:lle; tämä pätee myös, jos oletukseksi on asetettu Chrome-sovellus ”PDFMy”. Ilman pdfmy Scania: tallenna liite Outlookissa (”Tallenna nimellä”) ja avaa se sitten.
• Eikö liite aukea? PDFMy kertoo nyt tarkan syyn: pdfmy Scan ei ole käynnissä tai se on vanhentunut (käynnistä tai päivitä se), Outlook on jo poistanut väliaikaisen kopion (avaa liite uudelleen) tai – Macissa – macOS:n tietosuoja estää pääsyn. Macissa luotettavin ratkaisu on: valikko → ”Aseta PDF-tiedostojen oletukseksi …” ja valitse ”PDFMy (pdfmy Scan)”; silloin Outlook välittää tiedoston suoraan PDFMy:lle. Vaihtoehtoisesti salli ”perl” kohdassa Järjestelmäasetukset → Tietosuoja ja turvallisuus → Täysi levyn käyttöoikeus. Aina auttaa heti: tallenna liite Outlookissa toiminnolla ”Tallenna nimellä” ja avaa se sitten.
• Mac: avaa Outlookin PDF-liitteet suoraan PDFMy:ssä – kertaluonteinen määritys:
  1. Napsauta pdfmy.de-sivun yläreunassa ”Skannaa” ja lataa ”pdfmy Scan Macille” (tai suoraan pdfmy.de/scanner.html).
  2. Avaa tiedosto ”pdfmy-Scan-Mac.command” (oikea napsautus → Avaa) ja anna määrityksen suorittua loppuun. Jos sinulla on jo pdfmy Scan, suorita määritys yksinkertaisesti uudelleen – se päivittää ohjelman uusimpaan versioon.
  3. Kun kysytään „Sollen PDF-Dateien künftig per Doppelklick in PDFMy geöffnet werden?“ (”Avataanko PDF-tiedostot jatkossa kaksoisnapsautuksella PDFMy:ssä?”), napsauta „Ja, PDFMy verwenden“ (”Kyllä, käytä PDFMy:tä”).
  Sen jälkeen Outlookin PDF-liitteet avautuvat kaksoisnapsautuksella suoraan PDFMy:ssä. Jos macOS kysyy, saako PDFMy käyttää muiden appien tietoja, valitse ”Salli”.
• Windows – PDF-tiedostot kaksoisnapsautuksella: pdfmy Scanin kanssa kohdassa Lisää → Aseta PDF-tiedostojen oletukseksi.
• Tulostus PDFMy:hin (Windows): Lisää → Asenna ”PDFMy”-tulostin … (tai pdfmy Scanin kuvakkeesta oikealla alhaalla) luo tulostimen vain sinulle – Windowsiin sisäänrakennetulla PDF-ohjaimella; Windows pyytää vahvistusta kerran. Sen jälkeen missä tahansa ohjelmassa (Word, selain, toiminnanohjaus …) Tulosta → tulostin ”PDFMy (nimesi)”: asiakirja avautuu muutaman sekunnin kuluttua PDFMy:ssä, ja siinä on aitoa, haettavaa tekstiä. Tulostustiedostot ovat kansiossa, johon vain sinun tililläsi on pääsy, ja ne poistetaan 7 päivän kuluttua – tallenna tärkeät asiakirjat PDFMy:stä. Poisto samasta valikkokohdasta. Päätepalvelimilla (useita käyttäjiä samanaikaisesti) tulostinta ei tarjota. Jos ”Microsoft Print to PDF” on poistettu käytöstä, pdfmy Scan (versiosta 1.10.1 alkaen) avaa Windows-ikkunan, jossa sen voi ottaa käyttöön – valitse siellä valintaruutu ja napsauta OK.
• Avaa Office-ohjelmassa: Lisää → Avaa Office-ohjelmassa … näyttää tietokoneesi Office-ohjelmat – ja mitä voit tehdä kullakin. Valitset itse: ONLYOFFICE (PDF:n muokkaus suoraan), LibreOffice tai Collabora Office (Writer: Word-asiakirjana, Draw: piirroksena lähes samalla asettelulla), FreeOffice TextMaker tai SoftMaker TextMaker ja Apache OpenOffice Writer (Word-asiakirjana), Inkscape (grafiikkana – piirustuksiin, esitteisiin, logoihin) tai Microsoft Word (Word muuntaa PDF:n Word-asiakirjaksi ja kysyy sitä ennen kerran – vahvista valitsemalla OK). ”Word-asiakirjana” tarkoittaa: PDFMy kokoaa itse kappaleet, otsikot ja taulukot (kuten toiminnossa PDF Wordiksi) ja antaa tämän tiedoston ohjelmalle. PDFMy muistaa valintasi seuraavaa kertaa varten. Tiedosto pysyy tietokoneellasi (pdfmy Scan versiosta 1.11.0 Windowsissa, versiosta 1.4.0 Macissa ja Linuxissa – FreeOffice, OpenOffice, Inkscape ja ”Word-asiakirjana” versiosta 1.12.0 tai 1.5.0; tallennetaan paikalliseen kansioon, ei OneDriveen). Tallenna tulos ohjelmassa komennolla ”Tallenna nimellä” tavalliseen paikkaasi. Eikö Office-ohjelmaa ole asennettu? ONLYOFFICE Desktop, LibreOffice ja FreeOffice ovat ilmaisia.
• Tallenna pilvikansioon (Nextcloud, ownCloud, Seafile, Dropbox, OneDrive, Google Drive, iCloud): … Lisää → Tallenna pilvikansioon … näyttää tietokoneesi synkronointiohjelmien kansiot – esim. Nextcloud-ohjelmasi kansion. Napsautus kohtaan ”Tallenna” tallentaa PDF:n sinne alikansioon ”PDFMy”; ”Näytä kansiossa” avaa sen. Lataamisen hoitaa sen jälkeen oma synkronointiohjelmasi – omaan tallennustilaasi, esim. yrityksesi Nextcloud-palvelimelle. PDFMy itse ei muodosta yhteyttä pilveen eikä tarvitse kirjautumistietoja. Edellyttää pdfmy Scania versiosta 1.12.0 (Windows) tai 1.5.0 (Mac, Linux). Pilvikansiota ei löytynyt? Asenna palveluntarjoajasi synkronointiohjelma (esim. Nextcloud Desktop) – tai valitse mikä tahansa kansio kohdasta ”Valitse arkistokansio …”. Puhelimessa: valitse ”Jaa …” ja pilvitallennuksesi sovellus.
• Office-ohjelmista PDFMy:hin: valitse ONLYOFFICEssa, LibreOfficessa, Collabora Officessa, Wordissa, Excelissä, SoftMakerissa, WPS:ssä tai missä tahansa muussa ohjelmassa vain Tulosta ja tulostin ”PDFMy” (Macissa: tulostusikkunassa ”PDF” → ”In PDFMy öffnen”) – asiakirja avautuu heti PDFMy:ssä aidolla, haettavalla tekstillä.
• Tulostus PDFMy:hin (Mac): pdfmy Scan Macille (versiosta 1.3.0) lisää tulostusikkunan PDF-valikkoon kohdan ”In PDFMy öffnen”: missä tahansa ohjelmassa Tulosta → vasemmalla alhaalla ”PDF” → ”In PDFMy öffnen”. Asiakirja avautuu PDFMy:ssä, ja tiedostonimenä on sen otsikko.
• Linux – PDF-tiedostot kaksoisnapsautuksella: pdfmy Scan Linuxille lisää ”PDFMy”:n sovellusvalikkoon ja kysyy, asetetaanko se PDF-tiedostojen oletukseksi. Myöhemmin: napsauta tiedostonhallinnassa PDF:ää hiiren kakkospainikkeella → Avaa sovelluksella → PDFMy → aseta oletukseksi, tai PDFMy:ssä Lisää → Aseta PDF-tiedostojen oletukseksi.
• Mac – PDF-tiedostot kaksoisnapsautuksella: pdfmy Scan Macille luo sovelluksen ”PDFMy” ja kysyy, asetetaanko se PDF-tiedostojen oletukseksi. Myöhemmin: Finderissa Näytä tiedot → Avaa ohjelmalla: PDFMy → Muuta kaikki. Valitse mieluiten sovellus ”PDFMy” kansiosta Ohjelmat (ei samannimistä Chrome-sovellusta). Finderin ”Tulosta” lähettää PDF:n suoraan oletustulostimeen (pdfmy Scan Macille 1.1.6 -versiosta alkaen).
• Selainlaajennus: Selaimessa napsauttamasi PDF-tiedostot avautuvat suoraan PDFMy:ssä – Chromessa ja Edgessä, Windowsissa ja Macissa. Laajennukseen →

Kielet

• Käyttöliittymän kieli: PDFMy on saatavilla 40 kielellä – saksa, englanti (brittiläinen ja amerikkalainen), ranska, italia, espanja, portugali, hollanti, puola, tšekki, slovakki, unkari, romania, bulgaria, kreikka, kroatia, sloveeni, serbia, bosnia, makedonia, albania, tanska, ruotsi, norja, suomi, viro, latvia, liettua, iiri, malta, islanti, katalaani, baski, galicia, luxemburg, kymri, turkki, venäjä, ukraina ja valkovenäjä. PDFMy käynnistyy selaimesi kielellä; vaihda kohdassa Lisää → Kieli. Käännökset on tehty konekäännöksenä – ratkaiseva on saksankielinen versio.
• Kaikki pdfmy.de-sivut: Ohje, skanneriopas, laiteluettelo, työkalusivut, selainlaajennus, lehdistö, saavutettavuus, julkaisutiedot ja tietosuojaseloste ovat saatavilla myös kaikilla 40 kielellä – vaihda kieli sivun oikeasta yläkulmasta. Jokaisella kieliversiolla on oma osoite jakamista varten, esim. pdfmy.de/fr/hilfe.html tai pdfmy.de/en-GB/pdf-verkleinern.html. Valinta koskee myös PDFMy:tä ja päinvastoin. Julkaisutietojen ja tietosuojaselosteen osalta oikeudellisesti sitova on saksankielinen versio.
• Päivämäärät ja luvut: PDFMy näyttää päivämäärän, kellonajan, summat ja tiedostokoot kielesi mukaisessa muodossa (esim. 18/10/2026 englanniksi (UK), 10/18/2026 englanniksi (US)). Asiakirjoissasi (leimat, muistiinpanot, allekirjoituspäivä, ylä- ja alatunnisteet, e-laskut) ja tiedostonimissä päivämäärä pysyy muuttumattomana.
• Muunkieliset kirjeet: Tekstintunnistus lukee saksankielisiä kirjeitä ja tunnistaa muiden kirjeiden kielen itse – kaikki edellä mainitut kielet, myös kyrilliset (venäjä, ukraina, bulgaria, serbia, makedonia, valkovenäjä) ja kreikan. Sopivan kielitiedoston (1–4 Mt) PDFMy lataa ensimmäisellä kerralla, minkä jälkeen se toimii myös ilman verkkoyhteyttä.
• Arabia, persia, heprea, kiina, japani, korea: PDFMy tunnistaa myös nämä kirjoitusjärjestelmät. Arabian- ja kiinankieliset kirjeet automatiikka löytää itse; persiaa, hepreaa, japania, koreaa ja perinteistä kiinaa varten valitse kieli kohdassa Asetukset → Skannaus → Asiakirjan kieli. Tunnistettu teksti on tallennetussa PDF:ssä haettavissa ja kopioitavissa (myös PDF/A-muodossa), mukana Wordissa, Markdownissa ja HTML:ssä, ja sen voi kääntää. Kielitiedot (0,4–2 Mt) PDFMy lataa vasta, kun niitä tarvitaan ensimmäisen kerran.
• Kiinteä asiakirjan kieli: Jos saat postia enimmäkseen muulla kielellä, aseta se kohdassa Asetukset → Skannaus → Asiakirjan kieli – näin toinen tunnistuskierros jää pois.
• Tallennetut PDF-tiedostot saavat tunnistetun asiakirjan kielen (tärkeää ruudunlukijoille ja PDF/UA:lle); Lue ääneen käyttää tämän kielen offline-ääntä.

Asianajotoimisto: beA ja liitteet

• Tarkista beA:ta varten: … Lisää → Ennakkotarkistus … (vastaanottaja ”beA / tuomioistuin”) näyttää, täyttääkö PDF Saksan oikeuslaitoksen tekniset vaatimukset (Saksan sähköistä oikeudellista asiointia koskeva tiedonanto 2025, ERVB 2025): ei JavaScriptiä, ei upotettuja tiedostoja tai mediaa, tulostettava eikä salattu, enintään 200 MB, tiedostonimi enintään 90 merkkiä ja vain kirjaimia (myös ä, ö, ü, ß), numeroita, alaviivoja ja yhdysmerkkejä. Huomautuksia annetaan upottamattomista fonteista ja sivuista, joilla ei ole tekstiä (tekstintunnistus on suositeltavaa mutta ei pakollista). Tiedostonimen kirjoitat suoraan tarkistusikkunaan – PDFMy ehdottaa sallittua nimeä ja tarkistaa sen kirjoittaessasi. Jos auki on useita tiedostoja, kukin näkyy tuloksessa lisäksi erikseen.
• Tallenna beA-kelpoisena: napsauta kohdassa Ennakkotarkistus (vastaanottaja ”beA / tuomioistuin”) ”Korjaa automaattisesti”: luo PDF/A:n ilman JavaScriptiä ja liitteitä annetulla (sallitulla) tiedostonimellä ja tarkistaa tallennetun tiedoston vielä kerran. E-laskun liitettä (XML) ei oteta mukaan.
• Numeroi liitteet: Avaa kirjelmän liitteet peräkkäin (Lisää), sitten Lisää → Numeroi liitteet …. Jokaisesta tiedostosta tulee liite – tunnuskirjain vapaasti valittavissa (K, B, AS, AG, BK, BB …), aloitus mistä tahansa numerosta, nimeä voi muuttaa. PDFMy lisää leiman ”Anlage K 1” ensimmäisen sivun oikeaan yläkulmaan, luo liiteluettelon ja tallentaa halutessasi jokaisen liitteen omaksi beA-kelpoiseksi tiedostokseen loogisella numeroinnilla (esim. Anlage_K1_Kaufvertrag.pdf) – ZIP-tiedostona tai suoraan arkistokansioon.
• Luottamuksellisuus: Tarkistus, muunnos ja numerointi tehdään kokonaan laitteellasi – päämiesten asiakirjoja ei ladata palvelimelle.

Tietosuoja ja turvallisuus

• Asiakirjat, tunnistettu teksti ja kirjeen tiedot pysyvät laitteellasi. Ei evästeitä, ei seurantaa, ei ulkopuolisia palvelimia. Myös tekstintunnistus (tekoäly) toimii paikallisesti.
• Selaimen tallentamat tiedot (asetukset, hakuhakemisto, muistettu allekirjoitus …) poistat kohdassa Asetukset → Poista kaikki paikallisesti tallennetut tiedot.
• PDFMy:tä kehitetään ISO 27001- ja ISO 9001 -standardien periaatteiden mukaisesti; PDF/A ja PDF/UA tarkistetaan veraPDF:llä.
• Turvalliset päivitykset: Jokainen PDFMyn uusi versio tarkistetaan automaattisesti selaimessa ennen julkaisua, ja ongelmatilanteessa sen voi palauttaa heti edelliseen. Päivitys lataa uudelleen vain muuttuneet tiedostot – yleensä muutaman sata KB:ta noin 20 MB:n sijaan, mikä säästää mobiilidataa liikkeellä ollessa. pdfmy Scan (versiosta 1.13.0 alkaen) asentaa päivityksen vain, jos siinä on Mentor GmbH -yhtiön voimassa oleva digitaalinen allekirjoitus ja se on asennettua versiota uudempi – vaihdettu tai vanhempi tiedosto hylätään. Uutta PDFMy-versiota ei koskaan oteta käyttöön kesken työn: jos skannaus tai muu toiminto on käynnissä tai asiakirja on auki, oikeaan alakulmaan tulee ”Uusi versio saatavilla – lataa uudelleen nyt”, ja sinä päätät milloin.
• pdfmy Scan ottaa vastaan vain PDFMy:n tehtäviä: Apuohjelma vastaa vain pdfmy.de:n pyyntöihin omalla tietokoneellasi – muut verkkosivustot eivät voi ohjata sitä eivätkä lukea siitä mitään, eivät edes kiertoteitse (DNS rebinding). Päivitykset se asentaa vain, jos niissä on Mentor GmbH:n (Paderborn) voimassa oleva, peruuttamaton allekirjoitus ja jos tiedosto itse on todella uudempi (Windows 1.14.1 alkaen, Mac/Linux 1.6.1).
• Päätepalvelimet ja useat käyttäjät: Jos samalle tietokoneelle on kirjautunut yhtä aikaa useita käyttäjiä (Windowsin päätepalvelin tai etätyöpöytä, Mac tai Linux usealla tilillä), pdfmy Scan palvelee vain käyttäjää, joka sen käynnisti – muiden käyttäjien ohjelmat torjutaan, eivätkä ne pääse tiedostoihin, lokiin tai allekirjoituksiin. Jokaisella käyttäjällä on oma pdfmy Scan; PDFMy löytää sen itse, ja skannaukset ja kaksoisnapsautukset päätyvät aina oikealle henkilölle. Mitään ei tarvitse määrittää (Windows 1.15.0, Mac/Linux 1.7.0 alkaen).
• Käyntitilastot ja latausten laskenta: Näemme vain koottuja lukuja, jotka verkkopalveluntarjoajamme IONOS muodostaa palvelinlokeista (kävijät, katsotut sivut) – ilman evästeitä, ilman upotettuja laskentapalveluja, ilman tunnistetta. Kun lataat pdfmy Scanin tai laajennuksen, PDFMy hakee lisäksi tyhjän sivun (esim. /download/zaehlung/windows.html), jotta lataus näkyy näissä tilastoissa. Asiakirjoihisi tämä ei koskaan vaikuta. Lisätietoja: Tietosuojaseloste, kohta 3.
• Lisätietoja: Tietosuojaseloste · Saavutettavuus
• Avoin lähdekoodi: PDFMy on jatkokehitettävissä palvelussa GitHub (haus-it/pdfmy) – © Mentor GmbH, vain ei-kaupallisiin tarkoituksiin (PolyForm Noncommercial 1.0.0); kaupallinen käyttö vain Mentor GmbH:n lisenssillä. Koodin käyttäjän on viitattava näkyvästi osoitteeseen www.pdfmy.de. Itse pdfmy.de-palvelun käyttö pysyy kaikille maksuttomana. Otamme mielellämme vastaan virheilmoituksia, ideoita, käännöksiä ja muita kontribuutioita.

Usein kysytyt kysymykset

Pikanäppäimet

Macissa ⌘ näppäimen Ctrl sijaan.

Hae apua

PDFMy:tä kehitetään jatkuvasti. Jos jokin ei toimi, ilmoita siitä heti – ratkaisemme sen nopeasti.

• Napsauta PDFMy:ssä oikeassa alakulmassa ”Ilmoita virheestä” (tai Lisää → Ilmoita ongelmasta; tältä sivulta: Ilmoita virheestä). Valitset ”Virhe” tai ”Parannusehdotus” ja vastaat tarvittaessa kolmeen lyhyeen kysymykseen: Mitä teit, mitä tapahtui, mitä odotit? Raportti sisältää versiot, lokin, ilmenneet ohjelmavirheet ja – jos pdfmy Scan on käynnissä (1.14.0 alkaen, Mac/Linux 1.6.0) – sisäisen verkko-osoitteen ja tietokoneen nimen, mutta ei asiakirjoja; tiedostonimet ja lähettäjät on tehty tunnistamattomiksi. Kohdassa ”Raportin sisältö” näet kaiken etukäteen. Mitään ei lähetetä ennen kuin napsautat sähköpostiohjelmassasi ”Lähetä”.
• Kun jokin menee vikaan: Jos PDFMy:ssä ilmenee odottamaton ohjelmavirhe, PDFMy tarjoaa ylhäällä kerran mahdollisuuden ilmoittaa siitä – virhe on silloin jo valmiiksi merkitty. ”Sulje” piilottaa ilmoituksen.
• Sähköpostitse: wumertens@mentor-group.de
• Lehdistölle ja medialle: Lehdistösivu, jossa on lehdistötekstejä, kuvia ja yhteystiedot.