Tietosuojaseloste

Käännös on tiedoksi – oikeudellisesti sitova on saksankielinen versio.

1. Tärkeimmät asiat lyhyesti

Tiedostosi eivät poistu laitteeltasi. pdfmy käsittelee PDF-tiedostoja, kuvia ja skannauksia yksinomaan selaimessasi. Asiakirjoja, tunnistettua tekstiä, lomakesyötteitä, salasanoja ja allekirjoituksia ei siirretä meille eikä kolmansille osapuolille. Ei evästeitä, ei seurantaa, ei mainosverkostoja eikä ulkoisten palvelujen upotuksia. Myös sisäänrakennettu tekoäly (tekstintunnistus, kirjeanalyysi) toimii laitteellasi, ei internetissä olevassa tekoälypalvelussa.

2. Rekisterinpitäjä

Mentor GmbH
Am Hoppenhof 30a
33104 Paderborn
Saksa
Sähköposti: wumertens@mentor-group.de

3. Verkkosivuston tarjoaminen (palvelintila)

Verkkosivuston palvelintilan tarjoaa IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur. Sivua avattaessa selaimesi välittää palvelimelle teknisesti välttämättömiä tietoja, jotka voidaan tallentaa lokitiedostoihin: IP-osoite, päivämäärä ja kellonaika, avattu tiedosto, siirretyn datan määrä, viittaava URL-osoite (referrer) sekä selain ja käyttöjärjestelmä. Käsittelyn tarkoituksena on verkkosivuston turvallinen ja vakaa tarjoaminen (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta). Lokitiedot poistetaan tai anonymisoidaan lyhyen ajan kuluttua, eikä niitä yhdistetä muihin tietoihin. IONOSin kanssa on tehty tietosuoja-asetuksen 28 artiklan mukainen henkilötietojen käsittelysopimus.

Näistä lokitiedoista IONOS laatii meille koottuja käyntitilastoja (IONOS WebAnalytics) – esimerkiksi kävijämäärän, katsotut sivut ja lataukset. Tätä varten sivulle ei upoteta mitään, eikä käytetä evästeitä tai tunnistetta, joka tunnistaisi sinut (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta; oikeutettu etu: palvelun kysynnän ja levinneisyyden arviointi). Jotta pdfmy Scanin ja selainlaajennuksen lataukset näkyisivät niissä, PDFMy hakee latauksen yhteydessä lisäksi tyhjän sivun tältä sivustolta (/download/zaehlung/windows.html, mac.html, linux.html tai erweiterung.html); tällöin syntyy vain edellä mainittuja lokitietoja.

Kaikki ohjelman osat, fontit ja tekstintunnistuksen kielitiedot ladataan yksinomaan osoitteesta pdfmy.de, ei vierailta palvelimilta.

4. Asiakirjojesi käsittely

Avaaminen, tekstintunnistus (OCR), muokkaaminen, yhdistäminen, pakkaaminen, salaaminen ja tallentaminen tapahtuvat kokonaan paikallisesti selaimessasi. Tallennetut tiedostot selaimesi tallentaa valitsemaasi paikkaan. Jos annat käyttöoikeuden kansioon (”skannauskansio”, ”arkistokansio”), sivu käyttää vain tätä kansiota ja vain niin kauan kuin sivu on auki.

5. Tallennus laitteellesi

Jotta pdfmy toimisi nopeasti ja myös offline-tilassa, selaimesi tallentaa ohjelmatiedostot välimuistiin (Service Worker). Asetuksesi (esim. kuvanlaatu) tallennetaan selaimesi paikalliseen tallennustilaan, allekirjoitus, nimikirjaimet ja yrityksen leima (piirretty, kirjoitettu tai kuvana ladattu) vain, jos otat käyttöön asetuksen ”Muista tällä laitteella”; ladatut kuvat käsitellään tällöin vain laitteellasi. Kirjoitettujen allekirjoitusten käsialafontit toimittaa pdfmy.de itse – kolmansien osapuolten fontteja ei ladata. Käytetystä toiminnosta riippuen selain tallentaa lisäksi: saapuneen postin kirjan (paikallinen kopio) ja arkistoimiesi kirjeiden kokotekstihakemiston hakua varten, lähettäjäkohtaisesti opitut kohdistukset, oman osoitteesi ja valitun kirjelomakkeen vastauskirjeitä varten, yrityksesi tiedot ja viimeisimmän laskunumeron e-laskuja varten, allekirjoituspyyntöjen mallipohjat (henkilöiden nimet ja sähköpostiosoitteet, kentät, viesti), tiimin osoitteet edelleenlähettämistä varten, luettelon ”Viimeksi avatut” (vain tiedostonimi ja viittaus tiedostoon, ei sisältöä), kaatumissuojan (kopio vielä tallentamattomista asiakirjoista, jotta ne voidaan palauttaa kaatumisen tai vahingossa sulkemisen jälkeen; poistetaan tallennettaessa tai suljettaessa, toiminnolla ”Hylkää” tai viimeistään 7 päivän kuluttua) sekä valitsemasi allekirjoitusvarmenteen (varmennetiedosto vain salasanalla suojatussa muodossa, Windows-varmenteista vain nimi ja sormenjälki; salasanaa ja PIN-koodia ei koskaan tallenneta). Nämä tiedot pysyvät selaimessasi eikä niitä siirretä meille.

Tämä tallennus on ehdottoman välttämätöntä haluamasi toiminnon kannalta (Saksan TDDDG-lain 25 §:n 2 momentin 2 kohta). Voit poistaa tiedot milloin tahansa PDFMy:ssä kohdasta ”Asetukset → Poista kaikki paikallisesti tallennetut tiedot” tai selaimen asetuksista (”Poista sivustotiedot”). Arkistokansiossasi olevat tiedostot säilyvät tällöin.

5a. Laitteen toiminnot

Kamera: Kun skannaat puhelimella, kamerakuva käsitellään vain selaimessa eikä sitä siirretä. Annat käyttöoikeuden itse ja voit peruuttaa sen milloin tahansa. Ilmoitukset: Määräaikamuistutuksen luo selaimesi itse; ei ole push-palvelua eikä palvelinta, joka tietäisi määräaikasi. Ääneen lukeminen: PDFMy käyttää vain laitteellesi asennettuja ääniä. Verkkoääniä, jotka lähettäisivät tekstin vieraalle palvelimelle, ei tarkoituksella käytetä. Jakaminen ja edelleenlähettäminen: Kun jaat asiakirjan sähköpostilla, pikaviestimellä tai Windowsin jakotoiminnolla, se kulkee valitsemasi sovelluksen kautta valitsemallesi vastaanottajalle; PDFMy itse ei siirrä mitään.

6. Selainlaajennus ”PDFMy – avaa PDF-tiedostot suoraan”

Valinnainen laajennus Chromelle ja Edgelle lataa PDF:n, jonka avaat selaimessa tai valitset hiiren kakkospainikkeella, kyseiseltä verkkosivulta ja välittää sen selaimesi sisällä pdfmy:lle. Tällöin tietoja ei siirretä meille eikä kolmansille osapuolille; ei historiaa, ei tilastointia eikä etämääritystä. Selaimeen tallennetaan vain kaksi asetustasi (automaattinen avaaminen päällä/pois, kohde) sekä muutaman minuutin ajan viimeksi välitetyn PDF:n osoite, jotta ”Takaisin” ei ohjaa uudelleen (vain selaimen työmuistissa). Annat verkkosivujen käyttöoikeuden nimenomaisesti ottaessasi toiminnon käyttöön; kun poistat sen käytöstä, oikeus peruutetaan.

6a. Apuohjelma ”pdfmy Scan” (Windows, Mac ja Linux)

pdfmy Scan yhdistää skannerisi PDFMy:hin. Se toimii tietokoneellasi ja on käytettävissä vain omalta tietokoneeltasi (127.0.0.1); skannaukset ja asiakirjat menevät suoraan selaimessasi olevalle PDFMy:lle. Kun allekirjoitat Windows-varmenteella tai allekirjoituskortilla, avain pysyy Windowsissa tai kortilla. Päivitysten tarkistamiseksi pdfmy Scan hakee käynnistyksen yhteydessä ja kuuden tunnin välein versiotiedoston osoitteesta pdfmy.de; tällöin syntyy vain kohdassa 3 mainittuja palvelimen lokitietoja. Jos asennat ”PDFMy”-tulostimen, Windows tallentaa tulostetut asiakirjat kansioon, johon vain sinun käyttäjätililläsi on pääsy (C:\ProgramData\PDFMy\Druck); pdfmy Scan avaa ne sieltä PDFMy:ssä ja poistaa ne 7 päivän kuluttua. Mitään tästä ei siirretä. Jos valitset ”Tallenna pilvikansioon”, pdfmy Scan tallentaa PDF:n tietokoneellasi synkronointiohjelmasi kansioon (esim. Nextcloud, Dropbox, OneDrive); siirretäänkö se sieltä ja minne, määräävät yksinomaan synkronointiohjelmasi ja sopimuksesi sen tarjoajan kanssa – PDFMy ja pdfmy Scan eivät itse siirrä mitään.

pdfmy Scan Macille toimii samalla tavalla: se toimii Macillasi, on käytettävissä vain sieltä (127.0.0.1) ja kommunikoi lähiverkkosi skannerien kanssa. Kun avaat PDF:n kaksoisnapsautuksella PDFMy:ssä – tai valitset tulostusikkunassa ”PDF → In PDFMy öffnen” –, tiedosto välitetään kertakäyttöisellä salasanalla suoraan selaimessasi olevalle PDFMy:lle; se ei poistu Macilta. Käyttöönoton yhteydessä PDFMy-kuvake ladataan kerran osoitteesta pdfmy.de; automaattista päivitystarkistusta ei ole. pdfmy Scan Linuxille toimii samalla tavalla (vain 127.0.0.1, asennus vain omalle käyttäjällesi, ilman järjestelmänvalvojan oikeuksia); PDF-tiedostojen oletusohjelmaksi se merkitsee itsensä pyynnöstäsi työpöytäympäristösi asetustiedostoon (mimeapps.list).

6b. Virheraportit ja yhteydenotto sähköpostilla

”Ilmoita virheestä” ja ”Ilmoita ongelmasta” valmistelevat sähköpostiviestin omassa sähköpostiohjelmassasi; se lähetetään vasta, kun itse napsautat ”Lähetä”. Näet etukäteen tarkalleen, mitä viesti sisältää (versiot, selain, loki, ilmenneet ohjelmavirheet ja – jos pdfmy Scan on käynnissä – sisäinen verkko-osoite ja tietokoneen nimi; ei asiakirjoja). Tiedostonimet, lähettäjät ja sähköpostiosoitteet tehdään oletuksena tunnistamattomiksi. Käytämme viestiäsi vain ongelman ratkaisemiseen ja sinulle vastaamiseen (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b ja f alakohta) ja poistamme sen, kun sitä ei enää tarvita tähän tarkoitukseen, viimeistään lakisääteisten säilytysaikojen päätyttyä.

6c. Viittaukset omiin tarjouksiin

Etusivulla on mainokseksi merkitty viittaus Mentor Groupin tarjoukseen: Mentor GmbH (Haus iT, Haus iT Caller ID, mySupermail) tai Mertens GmbH (Mentor Consulting). Se on yksinkertainen linkki ilman upotettua sisältöä, seurantapikseleitä tai evästeitä. Vain selaimesi muistaa, mikä viittaus näytetään seuraavaksi; tätä tietoa ei siirretä. Vasta kun napsautat sitä, kyseinen verkkosivusto (www.haus-it.de, www.hausit-portal.de, www.mysupermail.app tai www.mentor-consulting.de) avautuu uudessa välilehdessä; lähdeosoitetta (referrer) ei siirretä. Tähän verkkosivustoon sovelletaan sen ylläpitäjän tietosuojaselostetta.

6d. Tekoälyavustaja

Tiivistäminen, asiakirjaa koskevat kysymykset ja kääntäminen käyttävät selaimesi mukana tulevaa tekoälyä. Se toimii laitteellasi; tekstiä ei siirretä. Selaimesi lataa tekoälymallin kerran selaimen valmistajalta, ei meiltä. Toiminnon voi poistaa käytöstä kohdassa ”… Lisää → Tekoälyavustaja”. Halutessasi voit valita siellä sen sijaan tekoälyohjelman omalla tietokoneellasi (esim. Ollama tai LM Studio); PDFMy muodostaa silloin yhteyden vain tähän ohjelmaan samalla tietokoneella (localhost) – teksti ei lähde tietokoneeltasi, ja verkon tai internetin osoitteet hylätään.

7. Oikeutesi

Sinulla on oikeus saada pääsy tietoihin, oikaista ja poistaa tiedot, rajoittaa käsittelyä, siirtää tiedot järjestelmästä toiseen sekä vastustaa käsittelyä (tietosuoja-asetuksen 15–21 artikla). Voit myös tehdä valituksen tietosuojavalvontaviranomaiselle (tietosuoja-asetuksen 77 artikla), esimerkiksi meitä valvovalle Nordrhein-Westfalenin osavaltion tietosuoja- ja tiedonvapausvaltuutetulle (Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen), Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.

Koska PDFMy ei vastaanota asiakirjojasi, meillä ei ole niistä tietoja, joista voisimme antaa tietoja tai jotka voisimme poistaa; paikallisesti tallennettuja tietoja hallinnoit itse.

Tilanne: marraskuu 2026