Pomoč

Hitri začetek

PDFMy je brezplačen program za PDF. Deluje v brskalniku ali kot aplikacija – na računalniku, na Macu in na telefonu. Vaši dokumenti se ne nalagajo na strežnik: vse poteka na Vaši napravi.

1. Odprite pdfmy.de (najbolje v Chromu ali Edgeu).
2. Ob prvem zagonu PDFMy v štirih korakih vpraša za ime/kratico, mapo za arhiv, skener in privzeti program za PDF. Vse je prostovoljno in ga je mogoče pozneje spremeniti pod Več → Nastavitev.
3. Odprite PDF, fotografijo ali sken – ali ga preprosto povlecite v okno. Na začetni strani so ploščice za najpogostejša opravila.

Iskanje po pomoči: V iskalno polje zgoraj vnesite (ali pritisnite /), kaj želite narediti – tudi s svojimi besedami, kot so „podpis“, „stisniti“ ali „iPhone“. Ustrezni odgovori se prikažejo takoj; klik pokaže mesto v kontekstu. V PDFMy je iskalno polje pod Pomoč.

Zaščita pred zrušitvijo: PDFMy vsakih nekaj sekund shrani neshranjene spremembe na Vašo napravo. Če se brskalnik zruši ali PDFMy pomotoma zaprete, je ob naslednjem zagonu na začetni strani „Neshranjeno delo“ – klik na „Obnovi“ vrne dokument. To velja tudi za skeniranje s kamero, ki še ni bilo zaključeno z „Končano“: tam je prikazano kot „Skeniranje s kamero“. Po shranjevanju ali zaprtju se varnostna kopija izbriše, sicer najpozneje po 7 dneh. Z ✕ ali „Zavrzi vse“ varnostne kopije takoj izbrišete, na primer na skupni napravi.

Nazadnje odprto: Na začetni strani so Vaši zadnji dokumenti – klik jih znova odpre (Chrome in Edge). Shranita se samo ime in sklic, brez vsebine; „Počisti seznam“ odstrani vse.

Nasvet: s Ctrl+K (Mac: ⌘+K) najdete vsako funkcijo s ključno besedo.

Skeniranje

S telefonom

Na telefonu je čisto zgoraj velik gumb „Skeniraj s kamero“ (na računalniku: ploščica „Skeniraj s telefonom“). Kamera prepozna list, sama sproži, obreže in izravna perspektivo. Mogočih je več strani zapored. Za najboljšo kakovost fotografirajte pri dnevni svetlobi in brez senc.

Nato shranite: spodaj tapnite „Shrani“, „Arhiviraj“ ali „Deli“. „ד zgoraj zapre dokument; za še neshranjene strani PDFMy najprej vpraša. Ste zaprli po pomoti? 20 sekund se zgoraj prikazuje „Znova odpri“ – en dotik in vse strani so spet tu.

Uporaba na telefonu: Spodaj so Deli, Arhiviraj in Shrani. Orodja (besedilo, označevanje, podpis …) so kot ikone v vrstici nad stranjo – podrsajte vstran za več. Vse druge funkcije odpre ⋯ zgoraj desno kot seznam. Razvrščanje in brisanje strani: pregled strani (ikona s štirimi kvadratki).

S skenerjem ali večfunkcijsko napravo – Windows

Enkrat namestite majhen program pdfmy Scan (gumb „Poveži skener“ v PDFMy). Nato se gumb imenuje „Skeniraj“: izberite skener, vstavite papir, končano. Omrežne naprave se najdejo brez gonilnika (AirScan/eSCL in WSD, npr. Epson, Dell, Brother), skenerji USB prek gonilnika Windows. Podprta sta obojestransko skeniranje in podajalnik.

S skenerjem ali večfunkcijsko napravo – Mac

Enkrat prenesite pdfmy Scan za Mac in dvokliknite „pdfmy-Scan-Mac.command“. Najde omrežne skenerje brez gonilnika (AirScan/eSCL in WSD, npr. Dell Color MFP E525w). Brez dodatnega programa gre z „Zajemom slik“ in mapo za skeniranje. Podrobna navodila za Mac →

S skenerjem ali večfunkcijsko napravo – Linux

Enkrat prenesite pdfmy Scan za Linux in ga zaženite v Terminalu: sh ~/Downloads/pdfmy-scan-linux.sh (brez sudo). Omrežni skenerji delujejo brez gonilnika (AirScan/eSCL in WSD). Za skenerje USB in starejše naprave pdfmy Scan uporablja SANE, z. B. sudo apt install sane-utils sane-airscan ipp-usb. Gonilniki proizvajalca (HP hplip, Brother brscan, Epson epsonscan2) so potrebni samo pri zelo starih napravah. Podrobna navodila za Linux →

S skenerjem ali večfunkcijsko napravo – Chromebook

Na Chromebooku PDFMy ne potrebuje dodatnega programa – pdfmy Scan v Chrome OS ne deluje, a tudi ni potreben: Chrome OS sam upravlja številne omrežne in USB-skenerje (AirScan/eSCL, brez gonilnikov). Skener nastavite v Nastavitve → Dodatno → Tiskanje in optično branje, nato z aplikacijo „Optično branje“ skenirajte kot PDF ali JPG v mapo, npr. Moje datoteke › Optično prebrano. V PDFMy v oknu za skeniranje: „Poveži to mapo kot mapo za skene“ – vsak nov sken se prikaže samodejno, s prepoznavanjem besedila. PDFMy namestite prek „Prenesi aplikacijo“: nato aplikacija „Datoteke“ odpira PDF-je z Odpri z → PDFMy; tiskanje gre prek „Shrani kot PDF“, Google Drive pa je vključen v aplikacijo „Datoteke“ (izbirno kot mapa za arhiv).

Ali moja naprava deluje?

Na seznamu naprav najdete Brother, Epson, HP, Canon, Kyocera, Ricoh, Konica Minolta, Sharp, Xerox, Lexmark, Dell, Samsung in skenerje dokumentov – z iskanjem po modelu in podatkom, ali je mogoče obojestransko skeniranje. Skoraj vse omrežne naprave zadnjih let delujejo brez gonilnika.

Obojestransko skeniranje

Podajalnik ali steklo: pod „Papir je“ je običajno „Samodejno prepoznaj“. Lahko tudi trajno izberete „v podajalniku“ ali „na steklu“. Opomba spodaj pove, kaj pri tem naredi vaš skener.

Če ima Vaša naprava obojestranski podajalnik (Duplex), v oknu za skeniranje označite „Obojestransko“. Če ima podajalnik brez Duplexa (npr. Epson L5290, številni Brother DCP, Dell E525w), izberite „Obojestransko z obračanjem“: najprej skenirajte sprednje strani, nato obrnite cel sveženj in ga znova vstavite – PDFMy pravilno razvrsti sprednje in hrbtne strani. Če je vrstni red kdaj napačen, zadostuje klik na „Hrbtne strani obratno“. Prazne hrbtne strani PDFMy samodejno odstrani.

Samodejno prepoznavanje: v oknu za skeniranje sta „Vrsta“ in „Barva“ privzeto nastavljena na „Samodejno“. PDFMy tedaj skenira barvno in sam prepozna vsak list: Črno-beli dokument (čisto besedilo – ostro, najmanjša datoteka), Dokument v sivinah (sive ploskve ali črno-bele slike), Barvni dokument (barvni logotip, žig, označevalnik) ali Fotografija. Prepoznana vrsta je prikazana v napisu strani in jo lahko kadar koli spremenite zgoraj z izbiro obdelave slike (Dokument (sivo), Dokument (barvno), Črno-belo, Izvirnik …).

Skeniranje fotografij: pri „Samodejno“ PDFMy sam prepozna fotografije, jih izreže (tudi če ležijo v kotu stekla), pusti barve nespremenjene in izpusti prepoznavanje besedila. Za najboljšo kakovost izberite „Fotografija“: tedaj PDFMy skenira s stekla s 600 dpi, po izbiri v načinu Barva ali Črno-belo (sivine). Fotografij ne vstavljajte v podajalnik. Shranjevanje kot slika: „Shrani“ → oblika „Slike“, nato izberite obliko slike – JPG, PNG, TIFF ali WebP.

Obrezovanje: orodje „Obreži“ v vrstici nad stranjo – povlecite štiri modre vogale na želene robove in kliknite „Uporabi“. Poševno fotografirani listi se pri tem poravnajo; pri fotografijah se razmerje stranic ohrani.

Epson EcoTank L5290 (npr. „EPSON2CBBCB“)

Samodejno se najde v sistemih Windows, Mac in Linux (AirScan/eSCL oziroma WSD, steklo in podajalnik). Če ne: v oknu za skeniranje izberite „Dodaj napravo prek naslova IP“ in vnesite naslov IP ali ime naprave , npr. EPSON2CBBCB – v Macu in Linuxu pdfmy Scan sam doda „.local“. Ob hkratni povezavi Wi-Fi in LAN ali VPN se išče prek vsake omrežne povezave. Naprave v načinu varčevanja z energijo pdfmy Scan pred vsakim iskanjem prebudi sam; sicer izberite „Prebudi skenerje“ v oknu za skeniranje. Več o Epson L5290 →

Mapa za skeniranje („Scan to Folder“)

Če Vaša naprava shranjuje skene v mapo, to mapo povežite pod „Poveži skener“. Novi skeni se prikažejo po nekaj sekundah – poravnani, s prepoznanim besedilom. Nastavitev skenerja (vse poti) →

Več pisem hkrati

Več → Natisni ločilni list: List s kodo QR položite med pisma in skenirajte cel sveženj. PDFMy loči pisma in izpusti ločilne liste.

Ločilni listi s kodo patch: Če v vaši pisarni že imate ločilne liste za skener dokumentov (koda patch Kodak, npr. »Patch T« ali »Patch 2« – štiri debele in tanke črne črte), jih PDFMy prav tako prepozna, tudi če so vstavljeni narobe obrnjeni ali počez. Lasten list najdete pod Več → Natisni ločilni list s kodo patch – natisnite ga v dejanski velikosti (100 %).

Arhiviranje pisem in roki

Kaj hoče to pismo?

Nad stranjo je v enem stavku povzeto, za kaj gre, npr. „Račun za 1.520,24 € – plačljiv do 28. 10. – čez 13 dni“, z gumbi za plačilo (GiroCode), vnos roka, posredovanje in arhiviranje. Pošiljatelj, datum, vrsta, znesek in rok so desno v podatkih pisma in jih je mogoče popraviti.

Arhiviraj

Podatki pisma le pri pošti: Datum, pošiljatelja, zadevo, spis, rok in opomnik PDFMy prikaže, ko je dokument videti kot pošta – pri skeniranih dokumentih ali ko je bil prepoznan rok, znesek, IBAN ali pošiljatelj z datumom. Pri drugih dokumentih (npr. statutu ali priročniku) sta tam le ime datoteke in povezava „Vnesi podatke pisma …“, ki razpre polja.

Ime datoteke: odprta datoteka obdrži svoje ime („Ponudba Novak.pdf“ ostane „Ponudba Novak.pdf“). Le pri skenih in nepovednih imenih iz optičnih bralnikov, fotoaparatov in programov, kot so „Scan0001“, „IMG_1234“ ali „Dokument (2)“, PDFMy uporabi povedno ime iz podatkov pisma (datum, vrsta, pošiljatelj, zadeva). Ime lahko kadar koli spremenite desno pod „Ime datoteke“.

Enkrat izberite mapo za arhiv (npr. mapo, sinhronizirano z OneDrive ali SharePoint). Nato „Arhiviraj“ shrani vsako pismo z opisnim imenom in ga vpiše v knjigo vhodne pošte. Po želji z vhodnim žigom in zaporedno vhodno številko. Več podjetij? V nastavitvah vsako podjetje dobi svojo mapo.

Predogled: Kliknite vrstico v knjigi vhodne pošte – desno se prikaže prva stran dokumenta z imenom datoteke in številom strani, ne da bi ga odprli. S tipkovnico je dovolj, da se s tipko Tab premaknete na „Odpri“ v vrstici. Klik na sličico predogleda ali „Odpri“ naloži dokument za urejanje. Predogled je na voljo od širine okna približno 900 slikovnih pik.

Lastna polja: Pod oznakami v podatkih pisma kliknite »Določi lastna polja …« in poimenujte do pet polj, npr. stranka, projekt ali stroškovno mesto. Nato se prikažejo pri vsakem pismu. PDFMy predlaga vrednosti zadnjega pisma z isto opravilno številko oziroma pošiljateljem in ponudi prejšnje vrednosti v izbiro. Vrednosti so v knjigi vhodne pošte (stolpec Excel »Lastna polja«, na seznamu pod zadevo) in v ključnih besedah PDF-ja; iskanje jih najde. Z mapo za arhiv imena polj veljajo za vso ekipo (datoteka pdfmy-Felder.json).

Zadeve (spisi strank in zadev)

V podatkih pisma je polje »Zadeva«, npr. »Müller proti Schmidtu« ali »Meier – dohodnina 2025«. PDFMy zadevo predlaga sam: če ima pismo enako opravilno številko kot prej arhivirano pismo, spada v isto zadevo – sicer velja zadnja zadeva tega pošiljatelja. V oknu Knjiga vhodne pošte in zadeve (Več → Pisarna) pogled »Zadeve« prikaže vsako zadevo s številom dokumentov, odprtimi postavkami, naslednjim rokom in odgovornimi. »Prikaži dokumente« filtrira seznam na to zadevo, »Odpri zadevo« odpre vse dokumente zadeve po datumu kot en dokument – za branje, tiskanje ali skupno shranjevanje (s povezano mapo za arhiv). Prej arhivirana pisma dodelite na seznamu v stolpcu »Zadeva«; filtri za zadevo in leto pomagajo pri iskanju. Zadeva je navedena tudi v datoteki Excel knjige vhodne pošte.

Oznake

V polju »Oznake« v podatkih pisma ločite več izrazov z vejico, npr. »Davki 2025, Zavarovanje, nujno«. Med tipkanjem PDFMy predlaga že uporabljene oznake. Pri arhiviranju se zapišejo v knjigo vhodne pošte in v ključne besede PDF-ja – tako dokument najdejo tudi iskanje v sistemu Windows in drugi programi PDF. V knjigi vhodne pošte lahko filtrirate po oznaki, klik na oznako pa prikaže vse dokumente z njo; z »+ Oznaka« oznake dodate, z »×« pa jih odstranite neposredno na seznamu.

Različice in poročilo o preverjanju GoBD

Različice: če arhivirani dokument odprete iz knjige vhodne pošte, ga spremenite (npr. opomba „plačano“) in shranite, PDFMy zamenja datoteko na istem mestu. Prejšnja različica ostane nespremenjena v mapi „_Versionen“ (z datumom in uro v imenu); vnos prikazuje „v2“, „v3“ … in dobi novo kontrolno vsoto – podvojen vnos ne nastane.

Poročilo o preverjanju GoBD: v knjigi vhodne pošte ukaz „Poročilo o preverjanju GoBD …“ preveri vse arhivirane datoteke (kontrolna vsota SHA-256), pečat vsakega vnosa (omogoča prepoznavanje naknadnih sprememb knjige, npr. v Excelu) in vrzeli v vhodnih številkah. Rezultat se shrani kot PDF v mapo „_Protokolle“ – z opisom postopka kot osnovo za vašo dokumentacijo postopkov. Kontrolna vsota in pečat omogočata prepoznavanje sprememb; samo nespremenljivost mora zagotoviti mesto shranjevanja (npr. pravilniki o hrambi v SharePoint/Microsoft 365). (GoBD: nemška pravila o pravilnem digitalnem vodenju in arhiviranju poslovnih knjig.)

Roki, ponovni pregled, opomnik

Rok za pritožbo zoper odločbe: Če odločba (npr. nemška davčna odločba, Steuerbescheid) vsebuje pravni pouk z enomesečnim rokom, PDFMy izračuna rok za pritožbo oz. ugovor (Einspruch/Widerspruch): vročitev se šteje za opravljeno štiri dni po datumu odločbe (§ 122 AO – nemški davčni zakonik, od leta 2025), nato sledi en mesec; če dan pade na konec tedna ali na državni praznik v vsej Nemčiji, se šteje naslednji delovni dan. Rok se prikaže v vrstici z namigom in v knjigi vhodne pošte. Regionalni prazniki lahko rok dodatno podaljšajo – prikazani rok torej nikoli ni prepozen. Če je odločba dokazljivo prispela pozneje, rok začne teči pozneje.

Roki in opomniki za ponovni pregled se prikažejo na začetni strani. Z „Opomni“ enkrat na dan prejmete obvestilo, ko kaj zapade. „Vnesi rok“ ustvari vnos v koledar za Outlook.

Avtopilot

Mogoče vklopiti v nastavitvi: pisma znanih pošiljateljev PDFMy po kratkem odštevanju arhivira sam. Ob negotovosti počaka in navede razlog.

Davčni svetovalec, bančni izpisek, hramba

• Več → Prejemki za davčnega svetovalca: prejemki enega meseca kot ZIP s seznamom prejemkov in uvozno datoteko DATEV.
• V knjigo vhodne pošte uvozite bančni izpisek (CAMT ali CSV): plačani računi se prepoznajo.
• PDFMy opozori na prejemke, katerih rok hrambe je potekel. Nič se ne izbriše samodejno.

Odgovori

„Odgovori“ napiše pismo po DIN 5008: naslov in zadeva sta že vnesena, poleg tega besedilni gradniki (npr. ugovor, potrdilo o plačilu). Po želji z Vašim lastnim pisemskim papirjem.

Urejanje PDF-jev

• Razdeli PDF: Ploščica „Razdeli PDF“ ali „… Več → Razdeli PDF …“ – vsakih N strani nova datoteka, pri zaznamkih (po poglavjih), po velikosti datoteke (npr. največ 5 MB za e-poštne priloge) ali po obsegih strani, kot je 1-3, 4-7, 8-. Rezultat kot ZIP ali posamično v arhiv.
• Polaganje na lastno pisemsko predlogo: v pogovornem oknu za shranjevanje pod „Številke strani, glava/noga …“ → „Položi na mojo pisemsko predlogo“. Stran 1 vaše pisemske predloge (PDF) leži pod prvo stranjo, stran 2 (če obstaja) pod vsemi nadaljnjimi. Ista pisemska predloga kot pri „Odgovori“. Za običajne PDF-je; pri skeniranih straneh skenirana slika prekrije ozadje.
• Skripti v PDF-jih: PDFMy ne izvaja JavaScripta iz odprtih PDF-jev. Računska polja, ki jih sami ustvarite v obrazcu, računajo šele v programu za PDF pri prejemniku, v PDF/A pa nikoli.
• Odstranjevanje skritih podatkov: pred posredovanjem tretjim osebam v pogovornem oknu za shranjevanje označite „Odstrani skrite podatke“ – PDFMy odstrani komentarje, opombe in označitve predloge, skripte, vdelane datoteke in predstavnost ter avtorja, zadevo in ključne besede. Povezave ostanejo.
• Odstranjevanje belih robov in prilagoditev na A4: v pogovornem oknu za shranjevanje pod „Številke strani, glava/noga, format …“ → „Odstrani bele robove“ obreže prazne robove okoli vsebine; „Vse strani na A4“ prenese US-Letter, račune in mešane formate v merilu in na sredino na A4 (pokončno ali ležeče). Besedilo, povezave in polja obrazca se ohranijo.
• Več strani na list in brošura: v oknu za tiskanje ali v pogovornem oknu za shranjevanje izberite „2 strani na list“, „4 strani na list“ ali „Brošura (prepognjen A4)“. Brošuro natisnite obojestransko (obračanje po krajšem robu) in jo prepognite po sredini – strani so nato v pravilnem vrstnem redu.
• Oblike in slike: izberite orodje „Oblike“, poleg njega pravokotnik, elipso, črto ali puščico, barvo in debelino črte ter obliko povlecite na strani (s Shift bo črta natanko vodoravna ali navpična). „Slika“ vstavi logotip ali fotografijo (PNG, JPG); nato jo premaknite in povečajte z ročico spodaj desno. Oboje se ostro zapiše v PDF.
• Merjenje: orodje „Oblike“, poleg njega „Merjenje: razdalja“, „Merjenje: površina“ ali „Merjenje: mnogokotnik“ – povlecite črto ali pravokotnik ali pri mnogokotniku zaporedoma kliknite oglišča (dvoklik, klik na prvo točko ali Enter zapre, Esc prekliče; da površino in obseg, npr. za prostore v obliki črke L), vrednost se takoj prikaže zraven (npr. „4,25 m“ ali „18,30 m²“). Izberite merilo risbe (od 1:1 do 1:1000) ali „Iz znane razdalje …“: izmerite razdaljo z znano dolžino, jo označite in vnesite dejansko dolžino – vse meritve na tej risbi nato računajo z njim. Velikost strani se prevzame iz PDF-ja; pri skeniranih dokumentih in fotografijah PDFMy predpostavi A4. Izmerjene vrednosti se shranijo kot besedilo. Za obrtnike, gradbeništvo in arhitekturo – kot orodje za merjenje v Acrobat Pro.
• Priloge: Več → Priloge prikaže datoteke, vdelane v PDF (npr. preglednice, fotografije, XML računa) – shranite jih, odstranite ali z „Pripni datoteko …“ dodajte nove. Priloge se ob shranjevanju ohranijo. Pri PDF/A se prevzamejo samo priloge, ki so same v PDF/A (zahteva standarda).
• Združevanje in urejanje strani: odprite več datotek, v pregledu strani (G) razvrščajte, sukajte, brišite, vstavljajte prazne strani, razdeljujte.
• Shranjevanje v izvirno datoteko: Če ste odprli PDF (dvojni klik, Odpri, vlečenje ali „Nazadnje odprto“), Ctrl+S v Chromu in Edgeu ponudi „Shrani v izvirno datoteko“ – kot v Wordu. Prvič brskalnik enkrat zaprosi za dovoljenje. „Shrani kot …“ vedno ustvari novo datoteko.
• Veliko datotek hkrati (paketna obdelava): ploščica „Paketna obdelava“ na začetni strani, izberite datoteke, nato izberite: Pomanjšaj, Arhiviraj (PDF/A, s prepoznavanjem besedila), Pripravi za posredovanje, Sivine in pomanjšanje, Dodaj številke strani, Naredi iskalno ali Prepoznaj in arhiviraj pisma. Rezultat dobite kot datoteko ZIP ali neposredno v mapo; seznam prikaže vsako datoteko z velikostjo prej/potem. „Ustavi“ ustavi po trenutni datoteki. Odprt dokument pri tem ostane nespremenjen.
• Nadzor mape (samodejno): ploščica „Nadzoruj mapo“ na začetni strani: izberite vhodno mapo – na primer tisto, v katero shranjuje Vaš optični bralnik ali kopirni stroj –, poleg tega, kaj naj se zgodi (Naredi iskalno, Arhiviraj (PDF/A), Pomanjšaj, lasten potek dela ali Prepoznaj in arhiviraj pisma), in ciljno mapo. Vsaka nova datoteka se nato obdela brez klika, po želji poimenuje po vsebini (npr. 2026-10-21_Elektro_Racun.pdf), izvirnik pa se premakne v podmapo „_erledigt“. To teče v lastnem oknu PDFMy, dokler je odprto; Vaše delo v glavnem oknu ostane nemoteno. Datoteke, ki jih ni mogoče obdelati, pristanejo v „_fehler“. Potrebuje Edge ali Chrome na računalniku.
• Pomanjšanje: ob shranjevanju izberite „Majhno“; velikost se prikaže vnaprej.
• Vrstica opravil: Če na začetni strani izberete opravilo (npr. Zatemni, Podpiši, združevanje, Obrazec), je nad stranjo prikazano, kaj storiti zdaj – z ustreznim gumbom (npr. „Najdi osebne podatke“, „Dodaj še datoteke“, „Izpolni z mojimi podatki“) in „Končano & shrani“.
• Zatemnitev: Označite območja ali zatemnite iskalni izraz povsod. Vsebina se res odstrani, tudi iz besedilne plasti. „Najdi osebne podatke“ predlaga mesta za počrnitev: imena po nagovoru (npr. „gospa Ana Novak“), ulico s hišno številko, poštno številko s krajem, IBAN, e-pošto, telefon, davčno številko, datum rojstva in EMŠO – pred shranjevanjem preverite; neustrezno kliknite in izbrišite s tipko Entf.
• Spreminjanje besedila: Orodje „Spremeni besedilo“, kliknite v vrstico in pišite čez – ali hitreje: v orodju „Izberi“ dvokliknite besedilo. Če vrstica spada v odstavek, postane urejljiv celoten odstavek in se ob spremembi samodejno na novo prelomi – z razmikom vrstic izvirnika; deljenje besed na koncu vrstice se združi. Naslovi in seznami ohranijo svoje vrstice. PDFMy pri tem prevzame videz izvirnika: pisavo (s serifi ali brez, enakomerne širine), krepko in ležeče, barvo pisave, barvo ozadja (npr. siva polja) in širino. Pri PDF-jih z besedilom se pisava natančno prepozna, pri skenih barva, ozadje, krepka pisava in ali ima pisava serife (npr. Times) – pri zelo drobni pisavi se uporabi pisava brez serifov. Nespremenjene vrstice ostanejo, kot so.
• Izvirna pisava pri spreminjanju: Če je pisava vdelana v PDF in vsebuje vse znake novega besedila, PDFMy piše naprej natanko s to pisavo – spremenjeno besedilo je videti kot prej. Če kakšen znak manjka (PDF pogosto vsebuje le uporabljene črke), PDFMy uporabi pisavo z enako širino znakov: pri Arial/Helvetica, Times, Courier in Calibri je besedilo natanko tako široko kot v izvirniku; pri drugih pisavah se širina prilagodi.
• Veliki dokumenti: PDFMy hitro shrani tudi dokumente s stotinami strani – nespremenjene strani se prevzamejo v enem prehodu, skenirane strani pa se stisnejo hkrati na več procesorskih jedrih.
• Odpiranje skeniranih PDF-jev: Dolge serije skenov PDFMy ob odpiranju obdela hkrati na več procesorskih jedrih (obrezovanje, poravnavanje, prepoznavanje ločilnih listov) – zato se odprejo bistveno hitreje.
• Zaščita pred ponarejanjem: Listin, mojstrskih in pomočniških spričeval, spričeval, osebnih dokumentov, uradnih odločb (npr. davčna odločba – Steuerbescheid) in sodnih odločb ni mogoče spreminjati s „Spremeni besedilo“ in „Prekrij“ – zatemnitev, označevanje, opombe in podpis še naprej delujejo. Pri bančnih izpiskih, plačilnih listah, računih in podobnih dokazilih so spremembe mogoče, vendar so označene z rdečo, stran pa spodaj dobi opombo „naknadno spremenjeno“. Poleg tega vsak PDF z zamenjanim ali prekritim besedilom vsebuje ključno besedo „naknadno spremenjeno (PDFMy)“. Tako PDFMy ostaja orodje za lastne dokumente – ne za ponaredke.
• Digitalno podpisani PDF-ji: Preden v podpisanem PDF-ju prvič uporabite „Spremeni besedilo“, „Prekrij“ ali „Besedilo“, PDFMy enkrat jasno opozori: digitalni podpis zaradi spremembe postane neveljaven, nova datoteka nima več veljavnega podpisa. „Ne spreminjaj“ pusti vse, kot je; „Razumem, vseeno spremeni“ omogoči urejanje tega dokumenta. Izvirna datoteka ostane veljavna.
• Obrazci: Izpolnite polja in shranite. Če v dokumentu ni bilo spremenjeno nič drugega, shranjeni PDF ostane izpolnljiv; če je združen z drugimi stranmi ali ima opombe, se vnosi trajno zapišejo. Na telefonu do polj vodi gumb „Izpolni obrazec“. Ploske obrazce ali skene naredi izpolnljive Več → Prepoznaj polja obrazca. Če odprete neizpolnljiv obrazec z značilnimi oznakami (ime, ulica, telefon …), PDFMy to ponudi neposredno prek vrstice: „Prepoznaj polja“. Prepoznajo se črte za pisanje – tudi narisane črte z oznako pod njimi –, okvirčki in potrditvena polja; vsako polje dobi ime po svoji oznaki (dodatki, kot je „če obstaja“, odpadejo).
• Moji podatki – izpolnjevanje obrazcev z enim klikom: v območju obrazcev desno „Izpolni z mojimi podatki“. Prvič enkrat vnesete svoje podatke (ime, naslov, datum rojstva, telefon, e-pošta, IBAN, davčna številka …); spremenite jih lahko kadar koli pod … Več → Moji podatki …. PDFMy prepozna ustrezna polja po oznaki – tudi „Priimek, ime“, „Poštna številka, kraj“ ali „Kraj, datum“ (z današnjim datumom) – in izpolni samo prazna polja; polja za druge osebe (npr. „Ime otroka“, „Rojstni priimek“) ostanejo prazna. Rezultat na kratko preverite. „Prevzemi iz tega obrazca“ prevzame podatke iz obrazca, ki ste ga že izpolnili. Vaši podatki ostanejo samo v tem brskalniku v tej napravi in se nikoli ne prenašajo; na skupnih napravah jih odstranite z „Izbriši vse“.
• Ustvarjanje obrazca: Izberite orodje „Polje obrazca“, poleg njega vrsto – Besedilno polje, Večvrstično, Datum, Potrditveno polje, Spustni seznam ali Izbirni gumb – in na strani narišite pravokotnik (ali preprosto kliknite). Pri spustnem seznamu PDFMy vpraša za vnose (npr. „Gospod, Gospa, Drugo“). Izbirni gumbi z enakim imenom tvorijo skupino, v kateri je mogoče izbrati le eno možnost („Da“ / „Ne“) – preprosto jih postavite več drug ob drugem; vrednost se prevzame iz oznake na desni. Kljukica „Obvezno polje“ označi polja, ki jih je treba izpolniti (velja tudi za trenutno označeno polje). Ime PDFMy prevzame iz oznake poleg, npr. „Ime“; dvojni klik preimenuje, Del izbriše. Ob shranjevanju nastanejo prava polja obrazca, ki jih lahko vsakdo izpolni v programu za PDF, v brskalniku ali v PDFMy – tudi kot PDF/A, dostopno (bralniki zaslona preberejo ime polja).
• Računanje in preverjanje v obrazcu: Kot vrsta polja so na voljo tudi Število, Znesek (€), E-pošta, IBAN in Poštna številka. Pri številu in znesku polje po želji računa samo: pod „Izračun“ vnesite formulo, npr. Količina * Cena na enoto, Neto * 0,19 ali SUMME([Post 1]; [Post 2]; [Post 3]) – imena polj s presledki v oglatih oklepajih; dovoljeni so + − * /, oklepaji, SUMME, MIN, MAX in MITTELWERT. V shranjenem PDF polja računajo in preverjajo sama (npr. v Adobe Acrobat Reader, Foxit ali Firefox); napačen IBAN ali e-poštni naslov se sporoči. Pri izpolnjevanju v PDFMy PDFMy sproti računa in manjkajoča obvezna polja ter neveljavne podatke prikaže neposredno ob polju – tudi pri tujih obrazcih s polji za vsote. Polja, ki računajo in preverjajo, zato v PDF dobijo majhen skript obrazca – samo ta polja, ne datum ali besedilo. Nekateri podjetniški e-poštni filtri zadržijo PDF-je s skripti. PDF/A ne dovoljuje skriptov obrazcev; tam polja nastanejo brez izračuna.
• Številke strani, vodni žigi, Batesove številke, glave in noge: v pogovornem oknu za shranjevanje.
• Vstavljanje povezav: Izberite orodje „Povezava“, označite območje (npr. nad „Priloga 2“ ali spletnim naslovom) in vnesite cilj: spletni naslov (pdfmy.de), e-poštni naslov ali številko strani. V shranjenem PDF-ju je mesto mogoče klikniti – tudi kot PDF/A in dostopno. Povezave na strani se pri prerazporejanju premaknejo zraven. Dvojni klik spremeni cilj. Iz varnostnih razlogov so mogoče samo spletne in e-poštne povezave.
• Komentarji in oznake: Več → Komentarji in oznake prikaže vse opombe, oznake (z označenim besedilom), besedila, žige, podpise, polja obrazca in zatemnitve v dokumentu – s stranjo, filtrom in iskanjem. Klik skoči tja, ✕ izbriše (Ctrl+Z razveljavi). „Kopiraj kot besedilo“ ustvari povzetek za e-pošto ali zapisnik.
• Primerjava: Več → Primerjaj z drugo različico pokaže, kaj se je spremenilo – kot „Besedilo“ (vstavljene in odstranjene besede) ali kot „Slika (prekrivanje)“: strani se prekrijejo, rdeče je samo v prvi, zeleno samo v drugi različici, črtkani okvirji označujejo vsako spremenjeno mesto. Tako opazite tudi spremenjene slike, žige, podpise in postavitev.
• Združi izmenično: če vaš skener nima obojestranskega podajalnika, skenirajte sprednje in hrbtne strani ločeno in izberite obe datoteki prek ploščice „Združi izmenično“. Če so hrbtne strani obrnjene narobe, tapnite „Obrni drugo datoteko“.
• Pretvorba: PDF v Word, Excel, besedilo ali slike; slike v PDF; izvoz slik iz PDF-ja v izvirni ločljivosti.
• PDF v Word – s strukturo: pri shranjevanju kot dokument Word PDFMy besedilo znova združi v cele odstavke (besede, deljene na koncu vrstice, se združijo), iz velike pisave naredi prave naslove Worda („Naslov 1/2“ – vidni v podoknu za krmarjenje), ohrani naštevanja in prelome vrstic v naslovih ter pretvori tabele v tabele Worda: širine stolpcev kot v izvirniku, vrstica glave krepko in ponovljena na vsaki strani, zneski poravnani desno. Pri skenih se to zgodi po prepoznavanju besedila – črte tabel PDFMy pri tem skrije, da se ne izgubi nobena celica; zapletene postavitve (več stolpcev, polja z besedilom, spojene celice) se poenostavijo.
• Povzemanje in vprašanja brez nalaganja: Meni → „Povzemi in vprašaj …“. Vgrajena UI Google Chrome (od različice 138, v računalniku z vsaj 16 GB delovnega pomnilnika ali grafično kartico s 4 GB) povzame dokument – kot Ključne točke, Kratek povzetek, Za kaj gre? ali Naslov, od kratkega do podrobnega – ali odgovori na vprašanja, kot je „Do kdaj moram plačati?“. Vse deluje v vaši napravi, dokument se ne naloži. Prvič Chrome prenese model UI (enkratno, več GB). Dolge dokumente PDFMy povzema po razdelkih. Rezultat je mogoče kopirati; prosimo, primerjajte ga z dokumentom.
• Nastavitev pomočnika UI: Pod „… Več → Pomočnik UI …“ vidite, ali je UI vašega brskalnika v tej napravi pripravljena. „Nastavi UI brskalnika“ enkratno vnaprej prenese model UI, da se ne nalaga šele ob prvem povzemanju. Z Izklopljeno Povzemi in Prevedi izgineta iz menija – na primer, če podjetje ne želi funkcij UI. UI vedno deluje v vaši napravi; dokument se ne naloži.
• Sami preverite varstvo podatkov: pod „… Več → Sami preverite varstvo podatkov …“ (ali s klikom na „Datoteke ostanejo na vaši napravi“ na začetni strani) vidite, katere povezave je to okno vzpostavilo, odkar je odprto, in koliko podatkov je bilo pri tem poslanih v internet – običajno 0 bajtov. Zahteve na pdfmy.de nalagajo le dele programa, pisave in jezikovne datoteke. Povezave na 127.0.0.1 ali localhost gredo do programov v Vašem lastnem računalniku (pdfmy Scan, lokalna UI). Najpreprosteje preverite tako: izklopite Wi-Fi – PDFMy deluje naprej.
• Preverjanje različice programa: v istem pogovornem oknu PDFMy primerja trenutno zagnane programske datoteke z objavljenim seznamom kontrolnih vsot te različice in prikaže njihov prstni odtis. Isti prstni odtis najdete v dnevniku izdaj na GitHubu (github.com/haus-it/pdfmy, docs/RELEASES.md) – neodvisno od pdfmy.de. Tako vidite, da pdfmy.de dostavlja natanko objavljeno različico. Za oddelke IT: pdfmy.de/pruefsummen.txt lahko preverite z ukazom sha256sum -c glede na kopijo spletnega mesta.
• Lokalna UI na tem računalniku: Kdor na istem računalniku uporablja program UI, kot sta Ollama ali LM Studio, ga lahko izbere pod „… Več → Pomočnik UI …“: izberite program, „Preveri povezavo“, izberite model, shranite. Povzemanje, vprašanja in prevajanje nato potekajo s tem modelom – besedilo ne zapusti računalnika; naslove zunaj tega računalnika PDFMy zavrne. Enkratna odobritev: v LM Studio pod „Developer“ zaženite strežnik in vklopite „Enable CORS“; pri Ollama v sistemu Windows odprite „Urejanje spremenljivk okolja za vaš račun“, ustvarite spremenljivko OLLAMA_ORIGINS z vrednostjo https://pdfmy.de in znova zaženite Ollamo. Privzeto ostaja UI brskalnika; z Izklopljeno je UI povsem izklopljena.
• Prevajanje brez nalaganja: Meni → „Prevedi …“, izberite izvorni in ciljni jezik. PDFMy za to uporablja vgrajeni prevajalnik brskalnika Google Chrome (od različice 138, v računalniku): prevod poteka v vaši napravi, besedilo se ne naloži. Prvič Chrome prenese jezikovni paket. Rezultat se odpre kot nov PDF v lastnem zavihku – z naslovi, odstavki, seznami in tabelami; številke in zneski ostanejo nespremenjeni. Izvirna postavitev strani se ne posnema. Strojni prevod: pred pošiljanjem preverite. V drugih brskalnikih PDFMy prikaže obvestilo.
• Shranjevanje potekov dela: v pogovornem oknu za shranjevanje izberite želene nastavitve (npr. format, številke strani, nogo, pisemsko predlogo, sivine) in zgoraj poleg Shranjen potek dela kliknite „Shrani kot potek dela …“ – z imenom, kot je „Račun stranki“. Naslednjič zadošča izbira poteka dela. Pri paketni obdelavi so na voljo tudi lastni poteki dela (PDF in PDF/A) – tako je veliko datotek naenkrat obdelanih enako. Iz varnostnih razlogov se geslo in podpis nikoli ne shranita.
• Razpolovitev strani: Meni → „Razpolovi strani …“ razdeli skene dvostranskih razponov (odprta knjiga ali zvezek) in pole A3 na dve strani – navpično (levo/desno) ali vodoravno (zgoraj/spodaj), po želji samo ležeče strani. Brez izgube kakovosti: besedilo in vektorska grafika se ohranijo, datoteka ne postane večja. Za knjige, ki se berejo z desne proti levi: „Najprej desna polovica“.
• Word in Excel v PDF: datoteke Word (.docx) in preglednice Excel (.xlsx) preprosto odprite ali povlecite v okno – PDFMy jih pretvori v PDF v vaši napravi, brez nalaganja. Iz Worda PDFMy prenese glave in noge (z logotipom in številko strani „Stran 1 od 3“), naslove, odstavke (tudi krepko in ležeče sredi stavka, sredinsko, desno poravnano), označene in oštevilčene sezname, tabele (s širinami stolpcev, poravnavo in krepko vrstico glave iz Worda), slike, prelome strani in format strani; iz Excela vse vidne liste kot tabelo z obliko števila, valute, odstotka in datuma. Ne prenesejo se polja z besedilom, stolpci in posebne pisave – za natančno kopijo izberite v Wordu ali Excelu „Shrani kot PDF“. Starejše formate (.doc, .xls) najprej shranite kot .docx/.xlsx.
• Odpiranje RTF in XPS: Datoteke RTF PDFMy prevzame kot besedilo brez oblikovanja in slik, datoteke XPS pa z besedilom in slikami na njihovem mestu, vendar brez črt in površin. Za natančno kopijo tiskajte prek tiskalnika „PDFMy“.
• Kaj se pri shranjevanju ohrani: oznake strani, cilji skokov, zaznamki, plasti in metapodatki XMP se ohranijo, dokler strani ne postanejo slike. Strukturne oznake se ohranijo, ko se shranijo vse strani ene same datoteke. Pogovorno okno za shranjevanje vnaprej navede, če se kaj izgubi.
• Poškodovani PDF-ji: PDFMy reši, kar je še berljivo, in navede manjkajoče strani. Če manjka začetek datoteke ali so podatki o straneh shranjeni stisnjeno in odrezani, običajno ni več mogoče rešiti ničesar.
• E-knjige (EPUB) v PDF: preprosto odprite datoteke EPUB – PDFMy jih postavi kot PDF v priročnem knjižnem formatu A5: naslov, vsako poglavje na novi strani, naslovi, odstavki, seznami, tabele in slike. E-knjig, zaščitenih pred kopiranjem (DRM), ni mogoče pretvoriti.
• LibreOffice in OpenOffice: besedilne dokumente (.odt) in preglednice (.ods) PDFMy na enak način pretvori v PDF – z naslovi, seznami, tabelami, slikami in formatom strani oziroma z vsemi listi z vrednostmi števila, valute, odstotka in datuma.
• Besedilo, Markdown in CSV v PDF: besedilne datoteke (.txt), Markdown (.md) in tabele (.csv, npr. iz Excela ali računovodstva) preprosto odprite ali povlecite v okno – PDFMy iz njih naredi urejen PDF formata A4: naslovi, seznami in tabele iz Markdowna se postavijo, tabele CSV dobijo glavo na vsaki strani, veliko stolpcev gre v ležeči format, zneski so poravnani desno. Posebni znaki iz starejših datotek Excel se pravilno prepoznajo.
• Fotografije iPhone (HEIC) in TIFF: fotografije iz iPhona (.heic/.heif) in datoteke TIFF – tudi večstranske iz faksa ali optičnega bralnika – preprosto odprite ali povlecite v okno; PDFMy jih pretvori v vsakem brskalniku, tudi v Chromu, Edgeu in Firefoxu. Vsaka stran TIFF postane stran PDF, faksne ločljivosti (npr. 204 × 98 dpi) se pravilno poravnajo. Pretvorba poteka v Vaši napravi.
• Natisni kot plakat: začetna stran → „Natisni kot plakat“ ali v pogovornem oknu za shranjevanje pri številu strani na list izberite „Plakat na 4 listih A4“ oziroma „na 9“. Vsaka stran se poveča in razporedi na več listov, s prekrivanjem 1 cm za lepljenje.
• Obrni barve: začetna stran → „Obrni barve“. Pomaga na primer pri tiskanju temnih prosojnic z manjšo porabo tonerja. Besedilo ostane besedilo. Samo pri formatu PDF.
• Označi strani: začetna stran → „Označi strani“. Uvodne strani se nato imenujejo i, ii, iii, zatem se štetje začne pri 1. Spremenijo se samo imena strani v programu za PDF, ne pa vsebina strani.
• Besedila ni mogoče kopirati: začetna stran → „Besedila ni mogoče kopirati“. Vsaka stran se shrani kot slika brez besedilne plasti, polj obrazca in povezav, datoteka pa je zato običajno večja. Prepoznavanje besedila lahko besedilo znova prebere. Za zaupno vsebino zato vedno uporabite „Zatemni“.
• Pripravi za UI: začetna stran → „Pripravi za UI“. PDFMy shrani besedilo kot Markdown z naslovi, tabelami, oznakami strani in kratkimi podatki o dokumentu. Datoteka ostane v vaši napravi. Vsebina zapusti vašo napravo šele, ko jo sami naložite v storitev UI.
• Skeniranje s kamero: poteza za nazaj ne konča skeniranja, dokler obstajajo posnetki. Za konec tapnite „Končano“. Če je kamera napačno prepoznala list, tapnite sličico in nato „Prilagodi vogale“. Če je pretemno, vas PDFMy na to opozori.
• Zamegljeni posnetki: če je stran videti zamegljena, njena sličica dobi rumen okvir. Tapnite jo, da preverite stran in jo po potrebi izbrišete.
• Iskanje: velike in male črke niso pomembne, „ß“ in „ss“ veljata za enaka: „Strasse“ najde tudi „Straße“. Najdejo se tudi besedne zveze, kot je „15. november“. Z možnostjo „Samo cele besede“ „Test“ ne najde več „Testament“. To velja tudi za označevanje, zamenjavo in „Zatemni vse zadetke“.
• Nadaljevanje branja: PDF-ji od 5 strani naprej se znova odprejo na strani, kjer ste bili nazadnje. Vaš brskalnik si za to zapomni samo kontrolno vsoto datoteke in številko strani, brez imena datoteke in vsebine.
• Kaj se pri shranjevanju ne ohrani: če PDF vsebuje plasti, strukturne oznake, oznake strani ali obrazec XFA, pogovorno okno za shranjevanje to navede vnaprej. Enako velja za PDF/A: polja obrazca se tam trajno prenesejo na stran, priloge, ki niso PDF/A, pa odpadejo.
• Shranjevanje v sivinah: v pogovornem oknu za shranjevanje pod „Številke strani, glava/noga, format …“ → Barva → „V sivinah“. Vse strani, žigi, označbe, podpisi in vstavljene slike postanejo sivi – kot črno-bela kopija, kar prihrani barvni toner. Strani se pri tem shranijo kot slika; po besedilu je še vedno mogoče iskati. Deluje tudi s PDF/A.
• PowerPoint: v pogovornem oknu za shranjevanje pod Format → „PowerPoint“. Vsaka stran postane prosojnica v formatu strani – z žigi, oznakami in podpisi. Besedilo leži nevidno na svojem mestu in ga je v programih PowerPoint, Keynote ali Impress mogoče iskati in kopirati; skenirane strani se prej prepoznajo (OCR). Priročno za prikaz dokumentov na sestanku ali za ponovno uporabo prosojnic iz PDF-ja.
• Markdown in HTML: v pogovornem oknu za shranjevanje pod Format → „Markdown“ ali „HTML“. PDFMy prepozna naslove (velikost pisave, krepko), odstavke (tudi besede, deljene na koncu vrstice), sezname in tabele. Markdown je primeren za pomočnike UI, wikije in aplikacije za zapiske; HTML ustvari dostopno spletno stran. Skenirane strani se prej samodejno prepoznajo (OCR).
• Označevanje besedila: orodje „Označi“, nato z miško povlecite čez besede – označi se natanko besedilo, tudi čez več vrstic; en klik označi posamezno besedo. Zraven izberite barvo (rumena, zelena, modra, rožnata, oranžna) in vrsto: Označi, Podčrtaj ali Prečrtaj. Izbrano oznako lahko prebarvate ali izbrišete s tipko Del. Vlečenje po prazni površini označi območje (npr. sliko). Vse pojavitve hkrati: Ctrl+F, vnesite izraz, „Označi vse“ – označi se vsaka pojavitev v celotnem dokumentu, tudi besedne zveze, kot je „15. november“; Ctrl+Z razveljavi vse. Oznake iz drugih programov: če odprete PDF, ki je že označen, PDFMy prevzame oznake s komentarjem in avtorjem – lahko jih prebarvate in izbrišete (ne pri digitalno podpisanih PDF-jih, da podpis ostane veljaven). Ob shranjevanju iz tega nastanejo prave oznake PDF: drugi programi za PDF jih prikažejo kot komentar z označenim besedilom in jih lahko odstranijo.
• Iskanje v dokumentu: Ctrl+F odpre iskalno vrstico nad stranjo – kot v Wordu. Prikazuje „3 od 12“; Enter ali F3 skoči na naslednji zadetek, Shift+Enter na prejšnjega, Esc zapre. Trenutni zadetek je označen oranžno. Pri skenih in fotografijah iskanje deluje po prepoznavanju besedila (OCR). Zatemnitev vseh zadetkov hkrati: desno pod „Iskanje v dokumentu“.
• Iskanje in zamenjava: V iskalni vrstici kliknite Zamenjaj …, vnesite novo besedilo in izberite Zamenjaj (trenutni zadetek, Enter) ali Zamenjaj vse (Ctrl+Enter). Vsaka zadevna vrstica se zamenja zvesto izvirniku kot pri „Spremeni besedilo“ – enaka pisava, barva in širina; staro besedilo se ob shranjevanju odstrani. Listine, spričevala in uradne odločbe se preskočijo, pri bančnih izpiskih in računih pa so spremembe vidno označene. Razveljavitev s Ctrl+Z – tudi „Zamenjaj vse“ na številnih straneh v enem koraku.
• Lastnosti dokumenta: Več → Lastnosti dokumenta (Ctrl+D) prikaže naslov, avtorja, temo, ključne besede ter različico PDF, velikost strani, datum nastanka, program, ki ga je ustvaril, in zaščito z geslom. Naslov, avtorja, temo in ključne besede lahko spremenite – ob shranjevanju se zapišejo v PDF. Nasvet: dobre ključne besede omogočajo hitro iskanje PDF-jev v iskanju sistema Windows in v Finderju. Podatki odprtega PDF-ja se ob shranjevanju ohranijo.
• Vsebina in zaznamki: Gumb „Vsebina“ (tipka I) prikaže vsa poglavja PDF-ja; klik skoči tja. Ctrl+B ustvari zaznamek za trenutno stran; PDFMy predlaga prvo vrstico besedila kot ime. Z ✎ preimenujete, z ⇥ zamaknete kot podtočko, z ✕ izbrišete. Zaznamki se ob shranjevanju zapišejo v PDF in se v programih za PDF in brskalnikih prikažejo kot kazalo vsebine. Pri združevanju PDFMy samodejno ustvari zaznamek za vsako datoteko.
• Listanje: S kolescem miške se pomikate po celotnem dokumentu kot v Wordu; spodaj levo piše „Stran X od Y“ – klik nanj (ali Ctrl+G) skoči na stran. Vrstici levo in desno strnete s [ in ].
• Več dokumentov: „Dodaj“ pripne dodatne datoteke k odprtemu dokumentu, „Nov zavihek“ vzporedno odpre še en dokument – zgoraj se prikaže vrstica z zavihki, klik preklaplja med dokumenti. Če odprete datoteko, ko je dokument že odprt, PDFMy vpraša, ali naj jo doda, odpre v novem zavihku ali zamenja obstoječega.
• Tiskanje: gumb „Natisni“ v orodni vrstici (ali Ctrl+P): vse strani, ta stran ali določene strani, npr. „1-3, 5“ – po želji 2 ali 4 strani na list ali kot brošura.
• Predstavitev: F5 prikaže strani čez cel zaslon, naprej s puščičnimi tipkami ali daljinskim upravljalnikom za predstavitve.
• Branje na glas: Prepoznano besedilo se prebere z glasom Vaše naprave – brez spletne storitve.
• Način branja (udobno branje na telefonu): … Več → Način branja ali pod „Prepoznano besedilo“. Besedilo se na novo prelomi – nič več povečevanja in pomikanja vstran. Odstavki, naslovi in naštevanja ostanejo, besede, deljene na koncu vrstice, se znova združijo. A−/A+ spremenita velikost pisave (zapomni si), „Skoči na“ vodi do strani in naslovov. Pri skenih se besedilo prikaže po prepoznavanju besedila.
• Shrani dostopno in kot PDF/A (dolgoročni arhiv) – preverjanje v Predhodno preverjanje (glejte spodaj).
• Preverjanje pred pošiljanjem (predhodno preverjanje): ploščica „Preveri PDF pred pošiljanjem“ ali … Več → Predhodno preverjanje …. Izberite prejemnika: beA / sodišče (nemška pravila elektronskega poslovanja s sodišči ERVB 2025: brez JavaScripta, brez prilog, natisljivo, dovoljeno ime datoteke, največ 200 MB), ePA (elektronski zdravstveni karton: PDF/A, največ 25 MB), Dostopno (BITV 2.0 / PDF/UA: oznake, jezik, naslov, naslovi poglavij, celice glave tabel, nadomestna besedila), Arhiv (GoBD) (nemška računovodska pravila: PDF/A, nešifrirano, besedilo prepoznano) ali PDF/A – vse točke preverjanja (oznaka, barvni profil, pisave, skripti, šifriranje, komentarji, stiskanje, prosojnost, priloge, naslov – vsaka točka posebej). Datoteka se preveri, kakršna bi bila shranjena. ✓ pomeni izpolnjeno, ✗ napaka, i namig. „Samodejno odpravi“ izbere ustrezen način shranjevanja (primerno za beA, PDF/A „Majhno“, naredi dostopno, PDF/A). „Shrani poročilo kot PDF“ shrani poročilo o preverjanju z datumom, rezultatom in prstnim odtisom SHA-256 preverjene datoteke – kot dokaz za spis ali dokumentacijo postopkov. Gre za hitro preverjanje najpogostejših razlogov za zavrnitev; ne nadomešča popolne validacije.
• Naredi PDF dostopen (PDF/UA): ploščica „Naredi PDF dostopen“ ali … Več → Naredi PDF dostopen …, nato „Shrani“. PDFMy prepozna – tudi v skenih – naslove, odstavke, naštevanja in tabele in jih označi tako, da jih bralniki zaslona pravilno preberejo in da je mogoče skakati med njimi: naslovi kot raven 1 in 2, seznami z elementi, tabele z vrstico glave. Glave, noge in številke strani se skrijejo (sicer bi jih bralnik zaslona bral na vsaki strani), a ostanejo iskalne. Iz naslovov nastane kazalo (zaznamki); nastavita se naslov in jezik dokumenta. Shrani se po PDF/UA-1, hkrati PDF/A. Nato PDFMy preveri končano datoteko in prikaže rezultat, npr. „izpolnjenih 8 od 8 točk · prepoznano: naslovov: 4, tabel: 1“. Koristno glede na nemški zakon o krepitvi dostopnosti (BFSG). Opiši slike: prej PDFMy na vsaki strani poišče fotografije, logotipe in grafike ter jih prikaže v oknu – tam na kratko vpišete, kaj se vidi (npr. „Situacijski načrt parcele“; za logotip PDFMy predlaga pošiljatelja), ali označite „Le okras – ne beri“. Opisane slike bralnik zaslona prebere na mestu, kjer so na strani. Poročilo o preverjanju pokaže tudi, ali so naslovi označeni in ali imajo tabele celice glave. Omejitve: opisa PDFMy ne napiše sam (zanesljivo bi bilo to mogoče le z UI v oblaku); pri objavah priporočamo vzorčno preverjanje z bralnikom zaslona.
• Preveri PDF/A: … Več → Predhodno preverjanje …, prejemnik „PDF/A – vse točke preverjanja“ pokaže, ali PDF izpolnjuje najpomembnejša pravila za dolgoročno arhiviranje – oznaka PDF/A, vdelan barvni profil, vse pisave vdelane, brez šifriranja, brez skriptov ali prepovedanih dejanj, natisljivi komentarji, brez stiskanja LZW. To so najpogostejši razlogi, zaradi katerih sodišča (beA), uradi in arhivi zavračajo datoteke. „Samodejno odpravi“ shrani kot PDF/A in shranjeno datoteko takoj znova preveri: rezultat je veljaven PDF/A-2b in hkrati dostopen. Hitro preverjanje ne nadomešča popolne validacije.

Podpisovanje in digitalni podpis

Podpis, kratica in žig podjetja

Klik na orodje „Podpis“ odpre izbor z Vašimi shranjenimi podpisi kot sliko (podpis, kratica, žig podjetja). Kliknite enega – nato visi na kazalcu miške – in kliknite oziroma tapnite želeno mesto v dokumentu. V izboru pod „Dodaj“ izberete, ali naj se pod podpisom samodejno prikaže samo datum ali kraj in datum (npr. „Paderborn, 17. 10. 2026“) – PDFMy si zapomni Vašo izbiro in kraj; besedilo je mogoče premakniti, spremeniti ali izbrisati kot vsako drugo. Še niste ničesar ustvarili? V izboru kliknite „Ustvari podpis“ – trije načini:

• Risanje z miško, prstom ali pisalom (zglajene črte, „Razveljavi zadnjo potezo“). Telefon držite vodoravno.
• Tipkanje: vnesite ime in izberite enega od petih rokopisnih slogov.
• Nalaganje slike: na računalniku z gumbom „Naloži sliko …“ v orodni vrstici, z vlečenjem slikovne datoteke v okno za podpis ali s Ctrl+V (npr. izrez iz orodja za izrezovanje) – fotografija ali sken Vašega podpisa na papirju (na telefonu neposredno „Posnemi fotografijo“), žig ali logotip. PDFMy samodejno odstrani ozadje – papir postane prozoren – in obreže. Za barvne žige in logotipe: „Ohrani izvirne barve“.

Barva: črna, modra ali temno modra. Zgoraj izberete, kaj ustvarjate: podpis, kratico (parafo) ali žig podjetja / logotip – vse tri je mogoče shraniti ločeno in izbrati v orodni vrstici. „Kratica na vse strani“ z enim klikom postavi Vašo kratico spodaj desno na vsako stran, kot je običajno pri pogodbah. Po ustvarjanju podpis polprozorno visi na kazalcu miške – preprosto kliknite želeno mesto (na telefonu tapnite); Esc prekliče. Premikanje z vlečenjem, velikost z ročico spodaj desno, brisanje z Del. Podpis, kratica in žig se zapomnijo na tej napravi (privzeto vklopljeno, samo v Vašem brskalniku – nič se ne naloži); v oknu za podpis vidite shranjeno in ga lahko izbrišete.

Samodejno iskanje mest za podpis

Pri orodju „Podpis“ PDFMy v celotnem dokumentu išče mesta, kot so „Podpis …“, „Podpisnik“, „Kraj“, „Datum“ ali „Kraj, datum“ – s črto poleg, nad ali pod njimi, tudi če je črta narisana in je oznaka pod njo. Tam se prikažejo rumene oznake „✍ Podpišite tukaj“ oziroma modre „📅 Vstavi datum“ in „📍 Vstavi kraj“ – klik postavi Vaš podpis natančno na črto (ne da bi segal v besedilo nad njo), datum oziroma Vaš kraj (prvič PDFMy vpraša za kraj in si ga zapomni). „Naslednje mesto“ v orodni vrstici skače skozi vsa še odprta mesta, da pri dolgih pogodbah nobeno ne ostane pozabljeno. Pri skenih to deluje po prepoznavanju besedila.

Pošlji v podpis (več oseb)

Tako date dokument v podpis drugim – brez strežnika in brez nalaganja, podobno kot pri DocuSign:

1. „… Več → Pisarna → Pošlji v podpis …“: Vnesite imena in e-poštne naslove oseb v želenem vrstnem redu ter svoj naslov za povratno sporočilo in po želji rok. Če ste shranili predlogo, jo izberite zgoraj – osebe, polja, sporočilo in rok se prevzamejo.
2. Na prepoznanih mestih, kot sta „Podpis …“ ali „Kraj, datum“, PDFMy že predlaga polja – klik na ime v polju ga dodeli drugi osebi. Dodatna polja: zgoraj izberite „Vrsta polja“ (Podpis, Kratica, Datum, Ime, Besedilo, Potrditveno polje), nato kliknite ime osebe in mesto. Datum in ime PDFMy vstavi sam ob podpisu; besedilna polja (npr. naslov) mora oseba izpolniti vnaprej. Napačna polja odstranite z „✕“. Za ponavljajoče se dokumente (najemna pogodba, pogodba o zaposlitvi …): „Shrani kot predlogo …“.
3. „Pošlji …“: PDFMy pripravi e-poštno sporočilo s PDF-jem za prvo osebo (odprite datoteko .eml in jo pošljite). Z mapo za arhiv je kopija v arhivu, v knjigi vhodne pošte pa je vidno stanje.
4. Oseba odpre PDF na pdfmy.de, v svojem označenem polju klikne „Podpišite tukaj“ in nato „Podpisano – pošlji naprej“. E-poštno sporočilo za naslednjo osebo je pripravljeno, z vami v kopiji.
5. Brez PDFMy: Polja osebe so v datoteki prava polja obrazca PDF – izpolni in podpiše jih lahko tudi v Adobe Acrobat Reader, Predogledu na Macu ali Edgeu (npr. z „Izpolni in podpiši“), shrani in Vam PDF pošlje nazaj. Ko ga odprete v PDFMy, PDFMy prevzame vnose in prepozna podpis: „Prevzemi kot podpisano …“ (sicer „Podpisano v drugem programu …“) – nato gre e-poštno sporočilo naslednji osebi. V revizijski sledi piše „Podpisano v drugem programu za PDF“.
6. Kdor noče podpisati, klikne „Zavrni …“ in lahko navede utemeljitev – prejmete jo v pripravljeni e-pošti, zahteva pa je s tem zaključena.
7. Po zadnjem podpisu se PDF vrne k vam s priloženo stranjo „Revizijska sled“ (osebe, časi, podatki, kontrolne vsote, potek). Ob odprtju PDFMy prikaže „Vsi so podpisali ✓“, v knjigi vhodne pošte pa je stanje „Opravljeno“.

V vašem jeziku: E-poštna sporočila podpisnikom, opomnike in revizijsko sled PDFMy piše v jeziku, v katerem trenutno uporabljate PDFMy.

V vednost: V pogovornem oknu lahko vnesete naslove, ki ne podpisujejo, vendar prejmejo rezultat v kopiji (npr. davčni svetovalec, računovodstvo) – ob zaključku ali zavrnitvi, ne pri vsakem vmesnem koraku. Navedeni so tudi v revizijski sledi in v predlogi.

Vodeno izpolnjevanje: Kdor podpisuje, v vrstici vidi, koliko podatkov še manjka. „Naslednje polje →“ skoči od polja do polja (najprej na neizpolnjene obvezne podatke), prav tako Enter v besedilnem polju – priročno na telefonu.

Množično pošiljanje številnim prejemnikom: V pogovornem oknu „Pošlji v podpis“ označite „Množično pošiljanje“ in vnesite prejemnike – ena vrstica na osebo (Ime; E-pošta), kopirano iz Outlooka (Ime <E-pošta>) ali kot datoteka CSV iz Excela (prepoznani so stolpci, kot so „Ime“ ali „Ime/Priimek“ in „E-mail“). Enkrat postavite polje za podpis, nato „Pošlji prejemnikom (…)“: vsaka oseba dobi lasten izvod in podpiše sama, npr. soglasja, pristopne izjave ali hišne rede. Do 10 prejemnikov PDFMy s pdfmy Scan odpre e-poštna sporočila neposredno v Outlooku, sicer so vsi osnutki skupaj s seznamom prejemnikov v datoteki ZIP. V knjigi vhodne pošte je vsaka oseba navedena z lastnim stanjem in „Opomni“.

E-pošta neposredno v Outlooku: S pdfmy Scan v sistemu Windows (od različice 1.8.8) PDFMy odpre pripravljena e-poštna sporočila – zahteve za podpis, posredovanja, opomnike, „Deli → E-pošta“, poročila o napakah – neposredno kot novo sporočilo s prilogo, pripravljeno za pošiljanje, v vašem e-poštnem programu. Brez pdfmy Scan se kot doslej shrani datoteka .eml, ki jo odprete in pošljete.

Dokazljiva pristnost: PDFMy vsak podpis pripne k prejeti datoteki, namesto da bi jo na novo zapisal (inkrementalno shranjevanje po standardu PDF). Tako vsaka različica ostane v datoteki nespremenjena. V končnem PDF-ju „Pregled“ za vsako osebo prikaže „✓ vsebovana nespremenjena“ – ali opozorilo, če je bila datoteka vmes znova shranjena ali spremenjena (npr. v drugem programu za PDF).

Rok in opomnik: Rok je naveden v knjigi vhodne pošte in na začetni strani pod „Roki“ (z dnevnim opomnikom, če je vklopljen). V vrstici zahteve „Opomni“ pripravi prijazen e-poštni opomnik za osebo, ki je na vrsti – če še nihče ni podpisal, z arhiviranim PDF-jem v prilogi.

Poslano, prejeto, prebrano: V razdelku „Pregled“ PDFMy za vsako osebo prikaže potek s časom: ✓ Poslano (e-poštno sporočilo pripravljeno), ✓✓ Prejeto (PDF je bil odprt v PDFMy), ✓✓ Prebrano (ogledana je bila vsaka stran) in ✍ Podpisano. Nad tem vidite, na koga zahteva čaka, od kdaj, kako je z rokom in kdo je na vrsti nato.

Pošiljanje prek WhatsAppa, Signala ali Teamsa – s potrdilom o branju: namesto „Pošlji po e-pošti“ kliknite „Pošlji prek sporočilnika“ – odpre se meni za deljenje, tam izberite WhatsApp, Signal, Teams ali drug program. Ko oseba v PDFMy pregleda vse strani, se ji prikaže „Pošlji potrdilo o branju“: en dotik Vam v istem sporočilniku pošlje „✓✓ Prebrano“ s povezavo. Tapnite povezavo – PDFMy zabeleži „Prebrano“ s časom v knjigi vhodne pošte. Povezava ne vsebuje ničesar iz dokumenta in se preveri s ključem, ki ga pozna samo zahteva; ponarejena potrdila PDFMy prepozna. Modre kljukice sporočilnika kažejo le, da je bilo sporočilo prikazano – to potrdilo kaže, da je dokument prebran. Brez sodelovanja osebe to namerno ne gre: za to bi bil potreben strežnik, ki skrivaj šteje.

Kaj storiti zdaj: Če se zahteva zatakne, PDFMy pošiljatelju predlaga naslednji korak – na primer opomnik, če tri dni ni bilo odziva, ali kratek klic, če je nekdo dokument prebral, vendar ga še ni podpisal. V knjigi vhodne pošte je „Opomni“ nato označeno rdeče; PDFMy šteje opomnike in pokaže, kdaj je bil poslan zadnji.

Brez strežnika – tako stanje pride do vas: „Prejeto“ in „Prebrano“ sta zapisana v samem PDF-ju in potujeta z njim. Vidite ju, takoj ko do vas prispe novejša različica (pri vsakem pošiljanju naprej ste v kopiji). Hitreje gre s potrdilom o branju: zahteva ga vsako e-poštno sporočilo z zahtevo in opomnikom – e-poštni program prejemnika vpraša, ali naj ga pošlje.

Kdo je podpisal? V knjigi vhodne pošte je pod zadevo navedeno, kdo je že podpisal in kdaj. V odprtem PDF-ju „Pregled“ prikaže vsako osebo s časom in kontrolno vsoto SHA-256 različice, ki jo je prejela. Podatki potujejo s PDF-jem kot priloga „pdfmy-unterschriften.json“. Narisan podpis je enostaven elektronski podpis; za večjo dokazno moč končni dokument dodatno digitalno podpišite („Dodatno digitalno podpiši …“).

Preverjanje podpisov

Če odprete digitalno podpisan PDF (pogodbo, odločbo, račun), PDFMy nad dokumentom prikaže vrstico: zeleno – podpisal …, od podpisa nespremenjeno; rumeno – veljavno, vendar je bilo pozneje nekaj dodano; rdeče – podpis neveljaven, npr. ker je bil dokument spremenjen. „Podrobnosti podpisa“ prikažejo podpisnika, čas, razlog, kraj, izdajatelja, veljavnost potrdila, časovni žig in ali gre za kvalificirano potrdilo (eIDAS). Preverjanje poteka na Vaši napravi. Ali je izdajatelj priznan overitelj, PDFMy ne preverja – za to uporabite brezplačne uradne storitve preverjanja, npr. preverjanje podpisov eIDAS Evropske komisije (DSS) ali storitev preverjanja nemške Zvezne agencije za omrežja (Bundesnetzagentur). Pomembno: če PDF shranite s spremembami, podpis odpade; izvirnik ostane veljaven. Zato PDFMy pred prvo spremembo besedila ali prekrivanjem v podpisanem PDF-ju enkrat vpraša.

Digitalni podpis

V pogovornem oknu za shranjevanje označite „Digitalno podpiši“. Z lastnim potrdilom (.p12/.pfx) PDFMy podpiše neposredno v brskalniku po evropskem standardu PAdES (ETSI EN 319 142, eIDAS); geslo se nikoli ne shrani. Več oseb lahko podpiše zaporedoma: ko naslednja oseba nespremenjen podpisani PDF odpre v PDFMy, vrstica podpisov prikaže „Sopodpiši“ – njen podpis se doda, obstoječi ostanejo veljavni. V sistemu Windows s programom pdfmy Scan to deluje tudi s potrdili Windows in podpisnimi karticami, tudi kvalificiranimi – od pdfmy Scan 1.8.0 prav tako po PAdES (starejše različice podpisujejo v dosedanji obliki; pdfmy Scan sam javi posodobitve, sicer desni klik na njegovo ikono poleg ure → „Preveri posodobitve“).

S časovnim žigom: Če se izvaja pdfmy Scan (od različice 1.9.0 v sistemu Windows, 1.1.9 v sistemih Mac in Linux), se poleg „Digitalno podpiši“ prikaže potrditveno polje „s časovnim žigom“. Neodvisna storitev časovnega žigosanja (npr. DigiCert ali Sectigo) nato potrdi trenutek podpisa po RFC 3161 (PAdES B-T) – tako ostane dokazljivo, da je podpis v tistem trenutku obstajal, tudi če potrdilo pozneje poteče. Prenese se le kontrolna vrednost podpisa, ne dokument.

E-račun

Branje: Preprosto odprite PDF-je ZUGFeRD in XRechnung (XML) – PDFMy prikaže račun berljivo in natančno prevzame znesek, rok in IBAN.

Preverjanje: Ob odpiranju PDFMy takoj preveri tudi e-račun: obvezne podatke (številka računa, datum, prodajalec z ID za DDV (USt-IdNr.) ali davčno številko, kupec, postavke) in pravila izračuna (postavke, neto, DDV, bruto, znesek za plačilo) po EN 16931, pri XRechnung dodatno Leitweg-ID (sklic nemškega javnega naročnika), kontaktno osebo in način plačila. V „Podatki pisma“ je prikazano „✓ preverjeno“ ali število napak; s klikom se prikažejo podrobnosti. Druge datoteke preverite prek Več → Preveri e-račun …, ne da bi jih odprli. Popolno uradno preverjanje z vsemi pravili omogoča brezplačno orodje za preverjanje KoSIT (nemški koordinacijski organ za IT-standarde).

Ustvarjanje: ploščica „Ustvari e-račun“: izdani račun po EN 16931 kot ZUGFeRD PDF ali kot XRechnung (npr. za nemške organe z Leitweg-ID). Podatki Vašega podjetja se zapomnijo, manjkajoči obvezni podatki se sporočijo razumljivo.

Aplikacija in privzeti program za PDF

• Brez interneta (brez povezave): Ko PDFMy enkrat odprete z internetom – začetno stran, stran orodja ali pomoč –, se shrani v napravo (računalnik, telefon, tablica). Spodaj desno se prikaže „✓ Pripravljeno brez povezave“; nato skeniranje, prepoznavanje besedila, urejanje, podpisovanje in shranjevanje delujejo tudi brez povezave. Dodatne datoteke, kot so pisave za datoteke Word, PDFMy prenese prek Wi-Fi (ne prek mobilnega omrežja). iPhone in iPad: Safari izbriše shrambo brez povezave spletnega mesta po približno 7 dneh neuporabe – zato PDFMy dodajte prek Deli → Dodaj na začetni zaslon, nato ostane trajno na voljo brez povezave. Prepoznavanje besedila v jeziku, ki ni nemščina ali jezik vmesnika, prvič potrebuje internet.
• Namestitev kot aplikacija: gumb „Prenesi aplikacijo“ zgoraj v PDFMy. iPhone: v Safariju Deli → Dodaj na začetni zaslon. Mac s Safarijem: Datoteka → Dodaj v Dock.
• Telefon: odpiranje PDF-ja v PDFMy (Android): Če je PDFMy nameščen kot aplikacija („Prenesi aplikacijo“ ali v Chromu ⋮ → Namesti aplikacijo), je PDFMy pri deljenju na seznamu: tapnite PDF, fotografijo ali sken (npr. v Gmailu, WhatsAppu, „Datoteke“ ali Prenosih), Deli → „PDFMy“. Datoteka se takoj odpre v PDFMy in ostane na telefonu. Če je bil PDFMy nameščen že prej, se vnos prikaže po naslednji samodejni posodobitvi aplikacije prek Chroma (običajno v nekaj dneh) – takoj, če aplikacijo odstranite in znova namestite. Android ne dovoli, da bi spletne aplikacije nastavili kot privzeto aplikacijo za PDF; „Deli → PDFMy“ je predvidena pot.
• iPhone in iPad: Apple spletnim aplikacijam ne dovoli niti vnosa v meniju za deljenje niti dodelitve kot programa za PDF – to je tam mogoče le z aplikacijo iz trgovine App Store. Tako PDF-je kljub temu hitro odprete: zaženite PDFMy z začetnega zaslona in tapnite „Odpri“ – izbira prikaže aplikacijo „Datoteke“ z iCloud Drive, prenosi in prilogami, ki ste jih tam shranili (v Mailu: pridržite prilogo → Shrani v Datoteke).
• Priloge iz Outlooka ali Thunderbirda: dvoklik na prilogo jo odpre v PDFMy. Outlook shranjuje priloge v zaščitene ali kratkotrajne mape, ki jih brskalnik ne sme brati – pdfmy Scan (Windows od 1.8.7, Mac in Linux od 1.1.7) datoteko takoj shrani oziroma jo naknadno preda PDFMy; to velja tudi, ko je kot privzeta nastavljena aplikacija za Chrome „PDFMy“. Brez pdfmy Scan: prilogo shranite v Outlooku („Shrani kot“) in jo nato odprite.
• Priloge ni mogoče odpreti? PDFMy zdaj navede natančen vzrok: pdfmy Scan se ne izvaja ali je zastarel (zaženite oziroma posodobite ga), Outlook je začasno kopijo že odstranil (prilogo odprite še enkrat) ali – na Macu – dostop blokira zaščita zasebnosti v macOS. Na Macu najzanesljiveje pomaga: meni → »Nastavi kot privzeto za PDF-je …« in izberite »PDFMy (pdfmy Scan)«; takrat Outlook datoteko posreduje neposredno v PDFMy. Lahko pa v Sistemskih nastavitvah → Zasebnost in varnost → Popoln dostop do diska dovolite »perl«. Takoj vedno pomaga: prilogo v Outlooku shranite z »Shrani kot« in jo nato odprite.
• Mac: odpiranje prilog PDF iz Outlooka neposredno v PDFMy – enkratna nastavitev:
  1. Na pdfmy.de zgoraj kliknite „Skeniraj“ in prenesite „pdfmy Scan za Mac“ (ali neposredno pdfmy.de/scanner.html).
  2. Odprite datoteko „pdfmy-Scan-Mac.command“ (desni klik → Odpri) in pustite, da se nastavitev izvede do konca. Kdor že ima pdfmy Scan, preprosto še enkrat zažene nastavitev – ta posodobi program na najnovejšo različico.
  3. Pri vprašanju „Sollen PDF-Dateien künftig per Doppelklick in PDFMy geöffnet werden?“ („Ali naj se datoteke PDF odslej z dvojnim klikom odpirajo v PDFMy?“) kliknite „Ja, PDFMy verwenden“ („Da, uporabi PDFMy“).
  Nato se priloge PDF iz Outlooka z dvojnim klikom odprejo neposredno v PDFMy. Če macOS vpraša, ali sme PDFMy dostopati do podatkov drugih aplikacij, izberite „Dovoli“.
• Windows – PDF-ji z dvojnim klikom: s programom pdfmy Scan pod Več → Nastavi kot privzeto za PDF-je.
• Tiskanje v PDFMy (Windows): Več → Nastavi tiskalnik „PDFMy“ … (ali v ikoni pdfmy Scan spodaj desno) ustvari tiskalnik samo za Vas – z gonilnikom PDF, vgrajenim v Windows; Windows enkrat zahteva potrditev. Nato v katerem koli programu (Word, brskalnik, sistem za upravljanje zalog …) Natisni → tiskalnik „PDFMy (Vaše ime)“: dokument se po nekaj sekundah odpre v PDFMy, s pravim besedilom, ki ga je mogoče iskati. Datoteke tiskanja so v mapi, do katere ima dostop samo Vaš račun, in se po 7 dneh izbrišejo – pomembne dokumente shranite iz PDFMy. Odstranitev z istim menijskim ukazom. Na terminalskih strežnikih (več uporabnikov hkrati) tiskalnik ni na voljo. Če je „Microsoft Print to PDF“ izklopljen, pdfmy Scan (od različice 1.10.1) odpre okno sistema Windows za vklop – tam označite polje in kliknite OK.
• Odpri v programu Office: Več → Odpri v programu Office … prikaže programe Office v Vašem računalniku – in kaj lahko z vsakim od njih naredite. Izberete sami: ONLYOFFICE (neposredno urejanje PDF), LibreOffice ali Collabora Office (Writer: kot dokument Word, Draw: kot risba s skoraj enako postavitvijo), FreeOffice TextMaker oziroma SoftMaker TextMaker in Apache OpenOffice Writer (kot dokument Word), Inkscape (kot grafika – za načrte, letake, logotipe) ali Microsoft Word (Word pretvori PDF v dokument Word in pred tem enkrat vpraša – potrdite z OK). „Kot dokument Word“ pomeni: PDFMy sam sestavi odstavke, naslove in tabele (kot pri PDF v Word) in programu preda to datoteko. PDFMy si zapomni Vašo izbiro za naslednjič. Datoteka ostane v Vašem računalniku (pdfmy Scan od 1.11.0 v sistemu Windows, od 1.4.0 za Mac in Linux – FreeOffice, OpenOffice, Inkscape in „kot dokument Word“ od 1.12.0 oziroma 1.5.0; shranjena v lokalni mapi, ne v OneDrive). Rezultat shranite v programu z ukazom „Shrani kot“ na običajno mesto. Nimate nameščenega programa Office? ONLYOFFICE Desktop, LibreOffice in FreeOffice so brezplačni.
• Shrani v mapo v oblaku (Nextcloud, ownCloud, Seafile, Dropbox, OneDrive, Google Drive, iCloud): … Več → Shrani v mapo v oblaku … prikaže mape programov za sinhronizacijo v Vašem računalniku – npr. mapo Vašega programa Nextcloud. Klik na „Shrani“ tja shrani PDF v podmapo „PDFMy“; „Pokaži v mapi“ jo odpre. Nalaganje nato opravi Vaš lastni program za sinhronizacijo – v Vašo lastno shrambo, npr. strežnik Nextcloud Vašega podjetja. PDFMy sam se ne poveže z oblakom in ne potrebuje dostopnih podatkov. Potreben je pdfmy Scan od 1.12.0 (Windows) oziroma 1.5.0 (Mac, Linux). Ni najdene mape v oblaku? Namestite program za sinhronizacijo svojega ponudnika (npr. Nextcloud Desktop) – ali pod „Izberi mapo za arhiv …“ izberite poljubno mapo. Na telefonu: izberite „Deli …“ in aplikacijo svoje shrambe v oblaku.
• Iz programov Office v PDFMy: v ONLYOFFICE, LibreOffice, Collabora Office, Word, Excel, SoftMaker, WPS ali katerem koli drugem programu preprosto izberite Natisni in tiskalnik „PDFMy“ (na Macu: v pogovornem oknu za tiskanje „PDF“ → „In PDFMy öffnen“) – dokument se takoj odpre v PDFMy, s pravim, iskalnim besedilom.
• Tiskanje v PDFMy (Mac): pdfmy Scan za Mac (od 1.3.0) doda „In PDFMy öffnen“ v meni PDF pogovornega okna za tiskanje: v katerem koli programu Natisni → spodaj levo „PDF“ → „In PDFMy öffnen“. Dokument se odpre v PDFMy z naslovom kot imenom datoteke.
• Linux – PDF-ji z dvojnim klikom: pdfmy Scan za Linux ustvari „PDFMy“ v meniju aplikacij in vpraša, ali naj postane privzeti program za PDF-je. Pozneje: v upravitelju datotek desni klik na PDF → Odpri z → PDFMy → nastavi kot privzeto, ali v PDFMy Več → Nastavi kot privzeto za PDF-je.
• Mac – PDF-ji z dvojnim klikom: pdfmy Scan za Mac ustvari aplikacijo „PDFMy“ in vpraša, ali naj postane privzeta za PDF-je. Pozneje: v Finderju Informacije → Odpri z: PDFMy → Spremeni vse. Najbolje izberite aplikacijo „PDFMy“ iz mape Aplikacije (ne istoimenske aplikacije za Chrome). „Natisni“ v Finderju pošlje PDF neposredno na privzeti tiskalnik (od pdfmy Scan za Mac 1.1.6).
• Razširitev brskalnika: PDF-ji, ki jih kliknete v brskalniku, se odprejo neposredno v PDFMy – v Chromu in Edgeu, v sistemu Windows in v Macu. Na razširitev →

Jeziki

• Jezik vmesnika: PDFMy je na voljo v 40 jezikih – nemščina, angleščina (britanska in ameriška), francoščina, italijanščina, španščina, portugalščina, nizozemščina, poljščina, češčina, slovaščina, madžarščina, romunščina, bolgarščina, grščina, hrvaščina, slovenščina, srbščina, bosanščina, makedonščina, albanščina, danščina, švedščina, norveščina, finščina, estonščina, latvijščina, litovščina, irščina, malteščina, islandščina, katalonščina, baskovščina, galicijščina, luksemburščina, valižanščina, turščina, ruščina, ukrajinščina in beloruščina. PDFMy se zažene v jeziku Vašega brskalnika; spremembo opravite pod Več → Jezik. Prevodi so strojni – merodajna je nemška različica.
• Vse strani pdfmy.de: pomoč, navodila za skener, seznam naprav, strani orodij, razširitev brskalnika, za medije, dostopnost, impresum in izjava o varstvu osebnih podatkov so prav tako na voljo v vseh 40 jezikih – preklop zgoraj desno na strani. Vsaka jezikovna različica ima svoj naslov za deljenje, npr. pdfmy.de/fr/hilfe.html ali pdfmy.de/en-GB/pdf-verkleinern.html. Izbira velja tudi za PDFMy in obratno. Za impresum in izjavo o varstvu osebnih podatkov je pravno merodajna nemška različica.
• Datum in števila: PDFMy prikazuje datum, čas, zneske in velikosti datotek v obliki Vašega jezika (npr. 18/10/2026 v angleščini (UK), 10/18/2026 v angleščini (US)). V Vaših dokumentih (žigi, opombe, datum podpisa, glave in noge, e-računi) in v imenih datotek datum ostane nespremenjen.
• Pisma v drugih jezikih: Prepoznavanje besedila bere nemška pisma in samo prepozna jezik drugih dopisov – vse zgoraj navedene jezike, tudi v cirilici (ruščina, ukrajinščina, bolgarščina, srbščina, makedonščina, beloruščina) in grščino. Ustrezno jezikovno datoteko (1–4 MB) PDFMy prenese ob prvi uporabi, nato deluje tudi brez povezave.
• Arabščina, perzijščina, hebrejščina, kitajščina, japonščina, korejščina: PDFMy prepozna tudi te pisave. Arabska in kitajska pisma samodejno zazna sam; za perzijščino, hebrejščino, japonščino, korejščino in tradicionalno kitajščino izberite jezik pod Nastavitve → Skeniranje → Jezik dokumenta. Prepoznano besedilo je v shranjenem PDF-ju iskalno in ga je mogoče kopirati (tudi kot PDF/A), vsebovano je v Wordu, Markdownu in HTML-ju ter ga je mogoče prevesti. Jezikovne podatke (0,4–2 MB) PDFMy prenese šele ob prvi potrebi.
• Stalni jezik dokumenta: Če prejemate večinoma pošto v drugem jeziku, ga nastavite pod Nastavitve → Skeniranje → Jezik dokumenta – to prihrani drugi prehod.
• Shranjeni PDF-ji vsebujejo prepoznani jezik dokumenta (pomembno za bralnike zaslona in PDF/UA); Preberi na glas uporablja glas brez povezave za ta jezik.

Odvetniška pisarna: beA in priloge

• Preveri za beA: … Več → Predhodno preverjanje … (prejemnik „beA / sodišče“) pokaže, ali PDF izpolnjuje tehnične zahteve nemškega pravosodja (Objava o elektronskem pravnem prometu 2025, ERVB 2025): brez JavaScripta, brez vdelanih datotek ali medijev, možno tiskanje in ni šifriran, največ 200 MB, ime datoteke največ 90 znakov samo s črkami (tudi ä, ö, ü, ß), števkami, podčrtajem in vezajem. Opombe so prikazane za nevdelane pisave in za strani brez besedila (prepoznavanje besedila je priporočeno, ni pa obvezno). Ime datoteke vnesete neposredno v okno za preverjanje – PDFMy predlaga dovoljeno ime in ga preverja med tipkanjem. Če je odprtih več datotek, je vsaka v rezultatu dodatno navedena posebej.
• Shrani za beA: v Predhodno preverjanje (prejemnik „beA / sodišče“) kliknite „Samodejno odpravi“: ustvari PDF/A brez JavaScripta in prilog pod vnesenim (dovoljenim) imenom datoteke in shranjeno datoteko še enkrat preveri. Priloga e-računa (XML) se ne priloži.
• Oštevilči priloge: Zaporedoma odprite priloge vloge (Dodaj), nato Več → Oštevilči priloge …. Vsaka datoteka postane priloga – črkovna oznaka po izbiri (K, B, AS, AG, BK, BB …), začetek pri poljubni številki, oznako je mogoče spremeniti. PDFMy postavi žig „Anlage K 1“ zgoraj desno na prvo stran, ustvari seznam prilog in po želji shrani vsako prilogo kot ločeno datoteko, primerno za beA, z logičnim številčenjem (npr. Anlage_K1_Kaufvertrag.pdf) – kot ZIP ali neposredno v mapo za arhiv.
• Zaupnost: preverjanje, pretvorba in številčenje potekajo v celoti v vaši napravi – dokumenti strank se ne nalagajo.

Zasebnost in varnost

• Dokumenti, prepoznano besedilo in podatki pisem ostanejo na Vaši napravi. Brez piškotkov, brez sledenja, brez tujih strežnikov. Tudi prepoznavanje besedila (UI) teče lokalno.
• Kar brskalnik shranjuje (nastavitve, iskalni indeks, zapomnjen podpis …), izbrišete pod Nastavitve → Izbriši vse lokalno shranjene podatke.
• PDFMy se razvija po načelih standardov ISO 27001 in ISO 9001; PDF/A in PDF/UA se preverjata z orodjem veraPDF.
• Varne posodobitve: Vsaka nova različica programa PDFMy se pred objavo samodejno preveri v brskalniku, ob težavi pa jo je mogoče takoj povrniti na prejšnjo. Posodobitev znova prenese le spremenjene datoteke – običajno nekaj sto KB namesto približno 20 MB, kar na poti varčuje mobilne podatke. pdfmy Scan (od 1.13.0) namesti posodobitev le, če ima veljaven digitalni podpis družbe Mentor GmbH in je novejša od nameščene različice – podtaknjena ali starejša datoteka se zavrne. Nova različica PDFMy se nikoli ne aktivira sredi dela: če poteka skeniranje ali drugo opravilo ali je odprt dokument, se spodaj desno prikaže „Na voljo je nova različica – znova naloži zdaj“, vi pa se odločite, kdaj.
• pdfmy Scan sprejema naloge samo od PDFMy: Pomožni program odgovarja samo na zahteve s pdfmy.de na vašem lastnem računalniku – druga spletna mesta ga ne morejo upravljati niti iz njega ničesar prebrati, tudi po ovinkih ne (DNS rebinding). Posodobitve namesti samo z veljavnim, nepreklicanim podpisom podjetja Mentor GmbH (Paderborn) in samo, če je datoteka sama res novejša (od Windows 1.14.1, Mac/Linux 1.6.1).
• Terminalski strežniki in več uporabnikov: Če je na enem računalniku hkrati prijavljenih več uporabnikov (terminalski strežnik Windows oziroma oddaljeno namizje, Mac ali Linux z več računi), pdfmy Scan streže samo uporabniku, ki ga je zagnal – programi drugih uporabnikov so zavrnjeni in ne pridejo ne do datotek ne do dnevnika ne do podpisov. Vsak uporabnik ima svoj pdfmy Scan; PDFMy ga najde sam, skeniranja in dvokliki pa vedno pridejo do prave osebe. Nastaviti ni treba ničesar (od Windows 1.15.0, Mac/Linux 1.7.0).
• Statistika obiskov in štetje prenosov: Vidimo le zbirne številke, ki jih naš ponudnik gostovanja IONOS pripravi iz strežniških dnevnikov (obiskovalci, ogledane strani) – brez piškotkov, brez vgrajenih storitev štetja, brez identifikatorja. Pri prenosu pdfmy Scan ali razširitve PDFMy dodatno prikliče prazno stran (npr. /download/zaehlung/windows.html), da se prenos pojavi v tej statistiki. Vaših dokumentov to nikoli ne zadeva. Podrobnosti: Izjava o varstvu osebnih podatkov, točka 3.
• Podrobnosti: Izjava o varstvu podatkov · Dostopnost
• Odprta izvorna koda: PDFMy je na voljo na GitHub (haus-it/pdfmy) za nadaljnji razvoj – © Mentor GmbH, samo za nekomercialne namene (PolyForm Noncommercial 1.0.0); komercialna uporaba le z licenco družbe Mentor GmbH. Kdor uporablja kodo, vidno navede www.pdfmy.de. Uporaba samega pdfmy.de ostaja brezplačna za vse. Veseli bomo prijav napak, idej, prevodov in prispevkov.

Pogosta vprašanja

Bližnjice na tipkovnici

Na Macu ⌘ namesto Ctrl.

Pridobite pomoč

PDFMy se nenehno razvija. Če kaj ne deluje, nam to prosimo takoj sporočite – hitro bomo rešili.

• V PDFMy spodaj desno kliknite „Prijavi napako“ (ali Več → Prijavi težavo; s te strani: Prijavi napako). Izberete „Napaka“ ali „Predlog izboljšave“ in po potrebi odgovorite na tri kratka vprašanja: Kaj ste naredili, kaj se je zgodilo, kaj ste pričakovali? Poročilo vsebuje različice, dnevnik, nastale programske napake in – če teče pdfmy Scan (od 1.14.0, Mac/Linux 1.6.0) – notranji omrežni naslov in ime računalnika, ne pa dokumentov; imena datotek in pošiljatelji so nerazpoznavni. Pod „Vsebina poročila“ vidite vse vnaprej. Nič se ne pošlje, dokler v poštnem programu ne kliknete „Pošlji“.
• Ko gre kaj narobe: Če se v PDFMy pojavi nepričakovana programska napaka, PDFMy zgoraj enkrat ponudi, da jo prijavite – napaka je takrat že vpisana. „Zapri“ skrije obvestilo.
• Po e-pošti: wumertens@mentor-group.de
• Za novinarje in medije: stran za medije s sporočili za javnost, slikami in kontaktom.