Izjava o varstvu osebnih podatkov

Prevod v informativne namene – pravno merodajna je nemška različica.

1. Najpomembnejše na kratko

Vaše datoteke ne zapustijo Vaše naprave. pdfmy obdeluje PDF-je, slike in skene izključno v Vašem brskalniku. Dokumenti, prepoznano besedilo, vnosi v obrazce, gesla in podpisi se ne prenašajo ne nam ne tretjim osebam. Ni piškotkov, sledenja, oglaševalskih omrežij in vključevanja zunanjih storitev. Tudi vgrajena UI (prepoznavanje besedila, analiza pisem) teče na Vaši napravi, ne pri storitvi UI na internetu.

2. Upravljavec

Mentor GmbH
Am Hoppenhof 30a
33104 Paderborn
Nemčija
E-pošta: wumertens@mentor-group.de

3. Zagotavljanje spletnega mesta (gostovanje)

Spletno mesto gostuje pri IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur. Ob obisku Vaš brskalnik strežniku posreduje tehnično potrebne podatke, ki se lahko shranijo v dnevniške datoteke: naslov IP, datum in čas, zahtevano datoteko, količino prenesenih podatkov, URL napotitelja (referrer) ter brskalnik in operacijski sistem. Obdelava služi varnemu in stabilnemu zagotavljanju spletnega mesta (člen 6(1)(f) GDPR). Dnevniški podatki se po kratkem času izbrišejo ali anonimizirajo in se ne združujejo z drugimi podatki. Z IONOS je sklenjena pogodba o obdelavi podatkov v skladu s členom 28 GDPR.

Iz teh dnevniških podatkov IONOS za nas pripravi zbirne statistike obiskov (IONOS WebAnalytics) – npr. število obiskovalcev, ogledane strani in prenose. Za to se v stran nič ne vgradi, ni piškotkov in ni identifikatorja, ki bi vas prepoznal (člen 6(1)(f) GDPR; zakoniti interes: oceniti povpraševanje po ponudbi in njeno razširjenost). Da se v njih pojavijo prenosi pdfmy Scan in razširitve brskalnika, PDFMy ob prenosu dodatno prikliče prazno stran tega spletnega mesta (/download/zaehlung/windows.html, mac.html, linux.html oziroma erweiterung.html); pri tem nastanejo le zgoraj navedeni dnevniški podatki.

Vsi deli programa, pisave in jezikovni podatki prepoznavanja besedila se nalagajo izključno s pdfmy.de, ne s tujih strežnikov.

4. Obdelava Vaših dokumentov

Odpiranje, prepoznavanje besedila (OCR), urejanje, združevanje, stiskanje, šifriranje in shranjevanje potekajo v celoti lokalno v Vašem brskalniku. Shranjene datoteke Vaš brskalnik shrani tja, kamor izberete. Če omogočite dostop do mape („mapa za skene“, „mapa za arhiv“), stran dostopa le do te mape in le, dokler je stran odprta.

5. Shranjevanje na Vaši napravi

Da pdfmy deluje hitro in tudi brez povezave, Vaš brskalnik shrani programske datoteke v predpomnilnik (Service Worker). Vaše nastavitve (npr. kakovost slike) se shranijo v lokalni pomnilnik Vašega brskalnika, podpis, kratica in žig podjetja (narisani, natipkani ali naloženi kot slika) pa le, če vklopite „Zapomni si na tej napravi“; naložene slike se pri tem obdelujejo le na Vaši napravi. Rokopisne pisave za natipkane podpise zagotavlja pdfmy.de sam – pisave tretjih oseb se ne nalagajo. Glede na uporabljeno funkcijo brskalnik shrani še: knjigo vhodne pošte (lokalna kopija) in indeks celotnega besedila Vaših arhiviranih pisem za iskanje, naučene dodelitve za posamezne pošiljatelje, Vaš lastni naslov in izbrano pisemsko predlogo za odgovore, podatke Vašega podjetja in zadnjo številko računa za e-račune, predloge za zahteve za podpis (imena in e-poštne naslove oseb, polja, sporočilo), naslove ekipe za posredovanje, seznam „Nazadnje odprto“ (samo ime datoteke in sklic na datoteko, brez vsebine), zaščito pred zrušitvijo (kopija še neshranjenih dokumentov, da jih je mogoče obnoviti po zrušitvi ali nenamernem zaprtju; izbriše se ob shranjevanju ali zaprtju, z „Zavrzi“ ali najpozneje po 7 dneh) ter potrdilo za podpisovanje, ki ga izberete (datoteka potrdila le v obliki, zaščiteni z geslom, pri potrdilih Windows le ime in prstni odtis; geslo in PIN se nikoli ne shranita). Ti podatki ostanejo v Vašem brskalniku in se nam ne prenašajo.

To shranjevanje je nujno potrebno za funkcijo, ki jo želite (§ 25(2) št. 2 TDDDG). Kadar koli ga lahko odstranite v PDFMy pod „Nastavitve → Izbriši vse lokalno shranjene podatke“ ali v nastavitvah brskalnika („Izbriši podatke spletnih mest“). Datoteke v Vaši mapi za arhiv se pri tem ohranijo.

5a. Funkcije naprave

Kamera: Pri skeniranju s telefonom se slika kamere obdeluje le v brskalniku in se ne prenaša. Dostop dovolite sami in ga lahko kadar koli prekličete. Obvestila: Opomnik na roke ustvari Vaš brskalnik sam; ni storitve potisnih obvestil in ni strežnika, ki bi poznal Vaše roke. Branje na glas: PDFMy uporablja le glasove, nameščene na Vaši napravi. Spletni glasovi, ki bi besedilo pošiljali na tuj strežnik, se namerno ne uporabljajo. Deljenje in posredovanje: Če dokument delite po e-pošti, prek sporočilnika ali z deljenjem v sistemu Windows, gre prek aplikacije, ki jo izberete, k prejemniku, ki ga izberete; PDFMy sam pri tem ničesar ne prenaša.

6. Razširitev brskalnika „PDFMy – PDFs direkt öffnen“

Neobvezna razširitev za Chrome in Edge naloži PDF, ki ga odprete v brskalniku ali izberete z desnim klikom, z zadevne spletne strani in ga znotraj Vašega brskalnika preda pdfmy. Pri tem se nobeni podatki ne prenašajo ne nam ne tretjim osebam; ni zgodovine, statistike in oddaljene konfiguracije. Shranita se le Vaši dve nastavitvi (samodejno odpiranje vklop/izklop, cilj) v brskalniku ter za nekaj minut naslov nazadnje predanega PDF-ja, da „Nazaj“ ne preusmeri znova (le v delovnem pomnilniku brskalnika). Dostop do spletnih strani izrecno podelite ob vklopu; ob izklopu se prekliče.

6a. Pomožni program „pdfmy Scan“ (Windows, Mac in Linux)

pdfmy Scan poveže Vaš skener s PDFMy. Teče na Vašem računalniku in je dosegljiv le z Vašega lastnega računalnika (127.0.0.1); skeni in dokumenti gredo neposredno v PDFMy v Vašem brskalniku. Pri podpisovanju s potrdilom Windows ali kartico za podpisovanje ključ ostane v sistemu Windows oz. na kartici. Za preverjanje posodobitev pdfmy Scan ob zagonu in vsakih šest ur prenese datoteko različice s pdfmy.de; pri tem nastanejo le strežniški dnevniški podatki, navedeni v točki 3. Če nastavite tiskalnik „PDFMy“, Windows natisnjene dokumente odloži v mapo, do katere ima dostop samo Vaš uporabniški račun (C:\ProgramData\PDFMy\Druck); pdfmy Scan jih od tam odpre v PDFMy in jih po 7 dneh izbriše. Nič od tega se ne prenaša. Če izberete „Shrani v mapo v oblaku“, pdfmy Scan shrani PDF v mapo Vašega programa za sinhronizacijo (npr. Nextcloud, Dropbox, OneDrive) v Vašem računalniku; ali in kam se od tam prenese, določata izključno Vaš program za sinhronizacijo in Vaša pogodba z njegovim ponudnikom – PDFMy in pdfmy Scan sama ne prenašata ničesar.

pdfmy Scan za Mac deluje enako: teče na Vašem Macu, dosegljiv je le od tam (127.0.0.1) in komunicira s skenerji v Vašem lokalnem omrežju. Če PDF odprete z dvoklikom v PDFMy – ali v pogovornem oknu za tiskanje izberete „PDF → In PDFMy öffnen“ –, se datoteka z enkratnim geslom preda neposredno PDFMy v Vašem brskalniku; Maca ne zapusti. Pri nastavitvi se enkrat naloži ikona PDFMy s pdfmy.de; samodejnega preverjanja posodobitev ni. pdfmy Scan za Linux deluje enako (samo 127.0.0.1, nastavitev le za Vašega uporabnika, brez skrbniških pravic); kot privzeti program za PDF-je se na Vašo željo vpiše v nastavitveno datoteko Vašega namizja (mimeapps.list).

6b. Poročila o napakah in stik po e-pošti

„Prijavi napako“, „Prijavi težavo“ in „Prijavi izziv“ pripravijo e-poštno sporočilo v Vašem lastnem poštnem programu; poslano je šele, ko sami kliknete „Pošlji“. Prej natančno vidite, kaj sporočilo vsebuje (različice, brskalnik, dnevnik, nastale programske napake in – če teče pdfmy Scan – notranji omrežni naslov in ime računalnika; nobenih dokumentov). Imena datotek, pošiljatelji in e-poštni naslovi so privzeto zakriti. Vaše sporočilo uporabimo le za rešitev težave in odgovor Vam (člen 6(1)(b) in (f) GDPR) in ga izbrišemo, ko za to ni več potrebno, najpozneje po izteku zakonskih rokov hrambe.

6c. Opozorila na lastne ponudbe

Na začetni strani je opozorilo, označeno kot oglas, na ponudbo Mentor Group: Mentor GmbH (Haus iT, Haus iT Caller ID, mySupermail) ali Mertens GmbH (Mentor Consulting). Gre za preprosto povezavo brez vgrajene vsebine, slikovnih pik za sledenje ali piškotkov. Katero opozorilo bo prikazano naslednje, si zapomni samo Vaš brskalnik; ta podatek se ne prenaša. Šele ko kliknete nanj, se ustrezno spletno mesto (www.haus-it.de, www.hausit-portal.de, www.mysupermail.app ali www.mentor-consulting.de) odpre v novem zavihku; pri tem se ne prenese noben izvorni naslov (referrer). Za to spletno mesto velja izjava o varstvu osebnih podatkov njegovega upravljavca.

6d. Pomočnik UI

Povzemanje, vprašanja o dokumentu in prevajanje uporabljajo UI, ki jo ima vaš brskalnik. Deluje v vaši napravi; besedilo se ne prenaša. Model UI vaš brskalnik enkratno prenese od proizvajalca brskalnika, ne od nas. Pod „… Več → Pomočnik UI“ lahko funkcijo izklopite. Po želji lahko tam namesto tega izberete program UI na svojem računalniku (npr. Ollama ali LM Studio); PDFMy se nato poveže samo s tem programom na istem računalniku (localhost) – besedilo ne zapusti vašega računalnika, naslovi v omrežju ali na internetu so zavrnjeni.

7. Vaše pravice

Imate pravico do dostopa, popravka, izbrisa, omejitve obdelave, prenosljivosti podatkov ter ugovora zoper obdelavo (členi 15–21 GDPR). Poleg tega se lahko pritožite pri nadzornem organu za varstvo podatkov (člen 77 GDPR), na primer pri za nas pristojni deželni pooblaščenki za varstvo podatkov in svobodo informacij Severnega Porenja-Vestfalije (Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen), Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.

Ker PDFMy Vaših dokumentov ne prejme, o njih nimamo podatkov, o katerih bi lahko dali informacije ali bi jih lahko izbrisali; lokalno shranjene podatke upravljate sami.

Stanje: november 2026