Pomoc

Szybki start

PDFMy to bezpłatny program do plików PDF. Działa w przeglądarce lub jako aplikacja – na PC, na Macu i na telefonie. Twoje dokumenty nie są przesyłane: wszystko dzieje się na Twoim urządzeniu.

1. Otwórz pdfmy.de (najlepiej w Chrome lub Edge).
2. Przy pierwszym uruchomieniu PDFMy pyta w czterech krokach o imię/skrót, folder archiwum, skaner i standard PDF. Wszystko jest dobrowolne i można to później zmienić w Więcej → Konfiguracja.
3. Otwórz plik PDF, zdjęcie lub skan – albo po prostu przeciągnij go do okna. Na stronie startowej są kafelki dla najczęstszych zadań.

Przeszukiwanie pomocy: wpisz w pole wyszukiwania u góry (lub naciśnij /), co chcesz zrobić – także własnymi słowami, np. „podpis”, „kompresja” lub „iPhone”. Pasujące odpowiedzi pojawiają się od razu; kliknięcie pokazuje dany fragment w kontekście. W PDFMy pole wyszukiwania znajdziesz w Pomoc.

Ochrona przed awarią: PDFMy co kilka sekund zabezpiecza niezapisane zmiany na Twoim urządzeniu. Jeśli przeglądarka ulegnie awarii albo przypadkowo zamkniesz PDFMy, przy następnym uruchomieniu na stronie startowej pojawi się „Niezapisana praca” – kliknięcie „Przywróć” odzyskuje dokument. Dotyczy to także skanowania aparatem, które nie zostało jeszcze zakończone przyciskiem „Gotowe”: pojawia się tam jako „Skanowanie aparatem”. Po zapisaniu lub zamknięciu kopia zabezpieczająca jest usuwana, w przeciwnym razie najpóźniej po 7 dniach. Za pomocą ✕ lub „Odrzuć wszystkie” od razu usuwasz kopie zabezpieczające, na przykład na współdzielonym urządzeniu.

Ostatnio otwierane: na stronie startowej widnieją Twoje ostatnie dokumenty – kliknięcie otwiera je ponownie (Chrome i Edge). Zapisywana jest tylko nazwa i odnośnik, bez treści; „Wyczyść listę” usuwa wszystko.

Wskazówka: Ctrl+K (Mac: ⌘+K) pozwala znaleźć każdą funkcję po słowie kluczowym.

Skanuj

Telefonem

Na telefonie na samej górze znajduje się duży przycisk „Skanuj aparatem” (na PC: kafelek „Skanuj telefonem”). Aparat rozpoznaje kartkę, sam robi zdjęcie, przycina i prostuje. Możliwe jest skanowanie wielu stron po kolei. Dla najlepszej jakości fotografuj przy świetle dziennym i bez cieni.

Następnie zapisz: stuknij na dole „Zapisz”, „Archiwizuj” lub „Udostępnij”. „×” u góry zamyka dokument; o niezapisane strony PDFMy najpierw pyta. Zamknięto przez pomyłkę? Przez 20 sekund u góry widać „Otwórz ponownie” – jedno stuknięcie i wszystkie strony wracają.

Obsługa na telefonie: na dole znajdują się Udostępnij, Archiwizuj i Zapisz. Narzędzia (tekst, wyróżnianie, podpis …) są ikonami na pasku nad stroną – przesuń w bok, aby zobaczyć więcej. Wszystkie pozostałe funkcje otwiera jako listę ⋯ w prawym górnym rogu. Sortowanie i usuwanie stron: przegląd stron (ikona z czterema kwadratami).

Ze skanerem lub urządzeniem wielofunkcyjnym – Windows

Jednorazowo zainstaluj mały program pdfmy Scan (przycisk „Połącz skaner” w PDFMy). Potem przycisk nazywa się „Skanuj”: wybierz skaner, włóż papier, gotowe. Urządzenia sieciowe są wykrywane bez sterownika (AirScan/eSCL i WSD, np. Epson, Dell, Brother), skanery USB przez sterownik Windows. Obsługiwane są skanowanie dwustronne i podajnik.

Ze skanerem lub urządzeniem wielofunkcyjnym – Mac

Jednorazowo pobierz pdfmy Scan dla Maca i kliknij dwukrotnie „pdfmy-Scan-Mac.command”. Znajduje skanery sieciowe bez sterownika (AirScan/eSCL i WSD, np. Dell Color MFP E525w). Bez dodatkowego programu można skorzystać z „Pobierania obrazów” i folderu skanowania. Szczegółowa instrukcja dla Maca →

Ze skanerem lub urządzeniem wielofunkcyjnym – Linux

Jednorazowo pdfmy Scan dla Linuksa – pobierz i uruchom w Terminalu: sh ~/Downloads/pdfmy-scan-linux.sh (bez sudo). Skanery sieciowe działają bez sterownika (AirScan/eSCL i WSD). Dla skanerów USB i starszych urządzeń pdfmy Scan używa SANE, z. B. sudo apt install sane-utils sane-airscan ipp-usb. Sterowniki producenta (HP hplip, Brother brscan, Epson epsonscan2) są potrzebne tylko w bardzo starych urządzeniach. Szczegółowa instrukcja dla Linuksa →

Ze skanerem lub urządzeniem wielofunkcyjnym – Chromebook

Na Chromebooku PDFMy nie potrzebuje dodatkowego programu – pdfmy Scan nie działa w Chrome OS, ale też nie jest potrzebny: Chrome OS sam obsługuje wiele skanerów sieciowych i USB (AirScan/eSCL, bez sterowników). Skonfiguruj skaner w Ustawienia → Zaawansowane → Drukowanie i skanowanie, a potem aplikacją „Skanowanie” skanuj jako PDF lub JPG do folderu, np. Moje pliki › Skany. W PDFMy w oknie skanowania: „Połącz ten folder jako folder skanów” – każdy nowy skan pojawia się automatycznie, z rozpoznawaniem tekstu. Zainstaluj PDFMy przez „Pobierz aplikację”: wtedy aplikacja „Pliki” otwiera PDF-y przez Otwórz za pomocą → PDFMy; drukowanie przez „Zapisz jako PDF”, a Dysk Google jest zintegrowany z aplikacją „Pliki” (do wyboru jako folder archiwum).

Czy moje urządzenie działa?

Na liście urządzeń znajdziesz Brother, Epson, HP, Canon, Kyocera, Ricoh, Konica Minolta, Sharp, Xerox, Lexmark, Dell, Samsung i skanery dokumentów – z wyszukiwaniem według modelu i informacją, czy możliwe jest skanowanie dwustronne. Prawie wszystkie urządzenia sieciowe z ostatnich lat działają bez sterownika.

Skanowanie dwustronne

Podajnik lub szyba: w sekcji „Papier leży” zwykle jest „Rozpoznaj automatycznie”. Możesz też wybrać na stałe „w podajniku” lub „na szybie”. Wskazówka poniżej podaje, co wtedy robi Twój skaner.

Jeśli Twoje urządzenie ma podajnik dupleksowy, zaznacz w oknie skanowania „Dwustronnie”. Jeśli ma podajnik bez dupleksu (np. Epson L5290, wiele Brother DCP, Dell E525w), wybierz „Dwustronnie przez odwrócenie”: najpierw zeskanuj strony przednie, potem odwróć cały stos i włóż ponownie – PDFMy prawidłowo ułoży strony przednie i tylne. Jeśli kolejność okaże się błędna, wystarczy kliknąć „Strony tylne w odwrotnej kolejności”. Puste strony tylne PDFMy usuwa automatycznie.

Automatyczne rozpoznawanie: w oknie skanowania pola „Rodzaj” i „Kolor” są domyślnie ustawione na „Automatycznie”. PDFMy skanuje wtedy w kolorze i sam rozpoznaje każdą kartkę: Dokument czarno-biały (sam tekst – bardzo ostry, najmniejszy plik), Dokument w skali szarości (szare obszary lub czarno-białe obrazy), Dokument kolorowy (kolorowe logo, pieczątka, zakreślacz) albo Zdjęcie. Rozpoznany rodzaj widnieje w podpisie strony i można go w każdej chwili zmienić u góry, wybierając obróbkę obrazu (Dokument (szarość), Dokument (kolor), Czarno-biały, Oryginał …).

Skanowanie zdjęć: przy ustawieniu „Automatycznie” PDFMy sam rozpoznaje zdjęcia, wycina je (także gdy leżą w rogu szyby), pozostawia kolory bez zmian i pomija rozpoznawanie tekstu. Dla najlepszej jakości wybierz „Zdjęcie”: wtedy PDFMy skanuje z szyby w 600 dpi, do wyboru w trybie Kolor lub Czarno-biały (skala szarości). Nie wkładaj zdjęć do podajnika. Zapis jako obraz: „Zapisz” → format „Obrazy”, a następnie wybierz format obrazu – JPG, PNG, TIFF lub WebP.

Przycinanie: narzędzie „Przytnij” na pasku nad stroną – przeciągnij cztery niebieskie narożniki do wybranych krawędzi i kliknij „Zastosuj”. Krzywo sfotografowane kartki zostaną przy tym wyprostowane; w zdjęciach zachowane zostają proporcje.

Epson EcoTank L5290 (np. „EPSON2CBBCB”)

Jest automatycznie wykrywany w Windows, na Macu i w Linuksie (AirScan/eSCL lub WSD, szyba i podajnik). Jeśli nie: w oknie skanowania „Dodaj urządzenie po adresie IP” i wpisz IP lub nazwę urządzenia , np. EPSON2CBBCB – na Macu i w Linuksie pdfmy Scan sam dodaje „.local”. Przy jednoczesnym Wi-Fi i LAN lub VPN wyszukiwanie odbywa się przez każde połączenie sieciowe. Urządzenia w trybie oszczędzania energii pdfmy Scan wybudza sam przed każdym wyszukiwaniem; w przeciwnym razie wybierz „Wybudź skanery” w oknie skanowania. Więcej o Epson L5290 →

Folder skanowania („Scan to Folder”)

Jeśli Twoje urządzenie zapisuje skany w folderze, połącz ten folder w „Połącz skaner”. Nowe skany pojawiają się po kilku sekundach – wyprostowane, z rozpoznanym tekstem. Konfiguracja skanera (wszystkie sposoby) →

Kilka pism naraz

Więcej → Drukuj arkusz rozdzielający: włóż arkusz z kodem QR między pisma i zeskanuj cały stos. PDFMy rozdziela pisma i pomija arkusze rozdzielające.

Arkusze rozdzielające z kodem patch: jeśli w Twoim biurze są już arkusze rozdzielające do skanera dokumentów (kod patch Kodak, np. „Patch T” lub „Patch 2” – cztery grube i cienkie czarne paski), PDFMy też je rozpozna, nawet włożone do góry nogami lub w poprzek. Własny arkusz znajdziesz w Więcej → Drukuj arkusz rozdzielający z kodem patch – wydrukuj go w rozmiarze oryginalnym (100%).

Archiwizacja pism i terminy

Czego dotyczy to pismo?

Nad stroną w jednym zdaniu widać, o co chodzi, np. „Faktura na 1520,24 € – płatna do 28.10 – za 13 dni”, z przyciskami Przelej (GiroCode), Wpisz termin, Przekaż i Archiwizuj. Nadawca, data, typ, kwota i termin są widoczne po prawej w danych pisma i można je poprawić.

Archiwizuj

Dane pisma tylko dla poczty: PDFMy pokazuje datę, nadawcę, temat, sprawę, termin i przypomnienie, gdy dokument wygląda jak poczta – przy skanach lub gdy rozpoznano termin, kwotę, IBAN albo nadawcę z datą. Przy innych dokumentach (np. statucie lub podręczniku) widać tam tylko nazwę pliku i link „Wprowadź dane pisma …”, który rozwija pola.

Nazwa pliku: otwarty plik zachowuje swoją nazwę („Oferta Kowalski.pdf” pozostaje „Oferta Kowalski.pdf”). Tylko w przypadku skanów i nic niemówiących nazw ze skanerów, aparatów i programów, takich jak „Scan0001”, „IMG_1234” czy „Dokument (2)”, PDFMy nadaje opisową nazwę na podstawie danych pisma (data, rodzaj, nadawca, temat). Nazwę możesz w każdej chwili zmienić po prawej stronie w polu „Nazwa pliku”.

Raz wybierz folder archiwum (np. folder synchronizowany z OneDrive lub SharePoint). Następnie „Archiwizuj” zapisuje każde pismo pod czytelną nazwą i wpisuje je do dziennika korespondencji. Na życzenie z pieczątką wpływu i kolejnym numerem wpływu. Kilka firm? W ustawieniach każda firma otrzymuje własny folder.

Podgląd: Kliknij wiersz w dzienniku korespondencji – po prawej pojawi się pierwsza strona dokumentu z nazwą pliku i liczbą stron, bez jego otwierania. Z klawiatury wystarczy przejść klawiszem Tab do „Otwórz” w wierszu. Kliknięcie miniatury lub „Otwórz” wczytuje dokument do edycji. Podgląd jest dostępny od szerokości okna około 900 pikseli.

Własne pola: Pod tagami w danych pisma należy kliknąć „Określ własne pola …” i nadać nazwy maksymalnie pięciu polom, np. klient, projekt lub centrum kosztów. Pojawiają się one wtedy przy każdym piśmie. PDFMy podpowiada wartości z ostatniego pisma o tej samej sygnaturze akt lub od tego samego nadawcy i oferuje wcześniejsze wartości do wyboru. Wartości trafiają do dziennika korespondencji (kolumna Excela „Własne pola”, na liście pod tematem) i do słów kluczowych PDF; wyszukiwanie je znajduje. Z folderem archiwum nazwy pól obowiązują cały zespół (plik pdfmy-Felder.json).

Sprawy (akta klientów i spraw)

W danych pisma znajduje się pole „Sprawa”, np. „Müller przeciwko Schmidt” lub „Meier – PIT 2025”. PDFMy sam proponuje sprawę: jeśli pismo ma tę samą sygnaturę akt co wcześniej zarchiwizowane, należy do tej samej sprawy – w przeciwnym razie obowiązuje ostatnia sprawa tego nadawcy. W widoku Dziennik korespondencji i sprawy (Więcej → Biuro) zakładka „Sprawy” pokazuje każdą sprawę z liczbą dokumentów, otwartymi czynnościami, najbliższym terminem i osobami odpowiedzialnymi. „Pokaż dokumenty” filtruje listę do tej sprawy, „Otwórz sprawę” otwiera wszystkie dokumenty sprawy według daty jako jeden dokument – do czytania, drukowania lub wspólnego zapisania (z połączonym folderem archiwum). Wcześniej zarchiwizowane pisma przypisuje się na liście w kolumnie „Sprawa”; filtry według sprawy i roku ułatwiają wyszukiwanie. Sprawa jest też zapisywana w pliku Excel dziennika korespondencji.

Tagi

W polu „Tagi” w danych pisma kilka określeń należy oddzielić przecinkami, np. „Podatek 2025, Ubezpieczenie, pilne”. Podczas pisania PDFMy podpowiada już używane tagi. Przy archiwizacji trafiają one do dziennika korespondencji i do słów kluczowych PDF – dzięki temu wyszukiwanie Windows i inne programy PDF też znajdą dokument. W dzienniku korespondencji można filtrować według tagu, a kliknięcie tagu pokazuje wszystkie dokumenty z tym tagiem; przyciskiem „+ Tag” dodają Państwo, a „×” usuwają tagi bezpośrednio na liście.

Wersje i protokół kontroli GoBD

Wersje: jeśli otworzą Państwo zarchiwizowany dokument z dziennika korespondencji, zmienią go (np. notatka „zapłacono”) i zapiszą, PDFMy zastąpi plik w tym samym miejscu. Poprzednia wersja pozostaje bez zmian w folderze „_Versionen” (z datą i godziną w nazwie); wpis pokazuje „v2”, „v3” … i otrzymuje nową sumę kontrolną – nie powstaje zduplikowany wpis.

Protokół kontroli GoBD: w dzienniku korespondencji polecenie „Protokół kontroli GoBD …” sprawdza wszystkie zarchiwizowane pliki (suma kontrolna SHA-256), pieczęć każdego wpisu (pozwala wykryć późniejsze zmiany w dzienniku, np. w Excelu) oraz luki w numerach wpływu. Wynik jest zapisywany jako PDF w folderze „_Protokolle” – z opisem procedury jako podstawą Państwa dokumentacji procedur. Suma kontrolna i pieczęć pozwalają wykryć zmiany; samą niezmienność musi zapewnić miejsce przechowywania (np. zasady przechowywania w SharePoint/Microsoft 365). (GoBD: niemieckie zasady prawidłowego prowadzenia i archiwizacji ksiąg w formie cyfrowej.)

Terminy, przypomnienia, monitorowanie

Termin odwołania od decyzji: jeśli niemiecka decyzja urzędowa (np. decyzja podatkowa – Steuerbescheid) zawiera pouczenie o środkach odwoławczych z terminem miesięcznym, PDFMy oblicza termin odwołania lub sprzeciwu (Einspruch/Widerspruch): doręczenie uznaje się za dokonane cztery dni po dacie decyzji (§ 122 AO, niemiecka ordynacja podatkowa, od 2025 r.), następnie biegnie miesiąc; jeśli dzień przypada na weekend lub ogólnokrajowe święto, liczy się następny dzień roboczy. Termin pojawia się w wierszu wskazówek i w dzienniku korespondencji. Święta regionalne mogą dodatkowo wydłużyć termin – wyświetlony termin nigdy więc nie jest za późny. Jeśli decyzja dotarła później, co można udowodnić, termin zaczyna biec później.

Terminy i przypomnienia pojawiają się na stronie startowej. Dzięki „Przypominaj” raz dziennie otrzymasz powiadomienie, gdy coś jest wymagalne. „Wpisz termin” tworzy wpis w kalendarzu dla Outlooka.

Autopilot

Do włączenia w konfiguracji: pisma od znanych nadawców PDFMy archiwizuje samodzielnie po krótkim odliczaniu. W razie wątpliwości czeka i podaje powód.

Doradca podatkowy, wyciąg bankowy, przechowywanie

• Więcej → Dokumenty dla doradcy podatkowego: dokumenty z jednego miesiąca jako ZIP z listą dokumentów i plikiem importu DATEV.
• Wczytaj wyciąg bankowy (CAMT lub CSV) w dzienniku korespondencji: zapłacone faktury zostaną rozpoznane.
• PDFMy wskazuje dokumenty, których okres przechowywania upłynął. Nic nie jest usuwane automatycznie.

Odpowiedz

„Odpowiedz” tworzy pismo zgodne z DIN 5008: adres i powołanie się są już wpisane, do tego gotowe bloki tekstu (np. sprzeciw, potwierdzenie zapłaty). Na życzenie na Twoim własnym papierze firmowym.

Edycja plików PDF

• Podziel PDF: Kafelek „Podziel PDF” lub „… Więcej → Podziel PDF …” – co N stron nowy plik, przy zakładkach (według rozdziałów), według rozmiaru pliku (np. najwyżej 5 MB na załączniki e-mail) lub według zakresów stron, takich jak 1-3, 4-7, 8-. Wynik jako ZIP lub pojedynczo w archiwum.
• Nakładanie na własny papier firmowy: w oknie zapisu w sekcji „Numery stron, nagłówek/stopka …” → „Nałóż na mój papier firmowy”. Strona 1 Twojego papieru firmowego (PDF) leży pod pierwszą stroną, strona 2 (jeśli istnieje) pod wszystkimi kolejnymi. Ten sam papier firmowy co w funkcji „Odpowiedz”. Dla zwykłych plików PDF; na zeskanowanych stronach obraz skanu zakrywa tło.
• Skrypty w plikach PDF: PDFMy nie uruchamia kodu JavaScript z otwartych plików PDF. Pola obliczeniowe, które samodzielnie tworzysz w formularzu, liczą dopiero w programie do PDF u odbiorcy, a w PDF/A nigdy.
• Usuwanie ukrytych danych: przed przekazaniem osobom trzecim zaznacz w oknie zapisu „Usuń ukryte dane” – PDFMy usuwa komentarze, notatki i wyróżnienia oryginału, skrypty, osadzone pliki i multimedia, a także autora, temat i słowa kluczowe. Linki pozostają.
• Usuwanie białych marginesów i dopasowanie do A4: w oknie zapisu w sekcji „Numery stron, nagłówek/stopka, format …” → „Usuń białe marginesy” przycina puste marginesy wokół treści; „Wszystkie strony na A4” dopasowuje US-Letter, paragony i mieszane formaty w skali i na środku do A4 (pionowo lub poziomo). Tekst, linki i pola formularza pozostają zachowane.
• Kilka stron na arkusz i broszura: w oknie drukowania lub w oknie zapisu wybierz „2 strony na arkusz”, „4 strony na arkusz” lub „Broszura (A4 składana)”. Broszurę drukuj dwustronnie (obracanie wzdłuż krótszej krawędzi) i złóż na pół – strony będą wtedy we właściwej kolejności.
• Kształty i obrazy: wybierz narzędzie „Kształty”, obok Prostokąt, Elipsa, Linia lub Strzałka, kolor i grubość linii, i narysuj kształt na stronie (z Shift linia będzie dokładnie pozioma lub pionowa). „Obraz” wstawia logo lub zdjęcie (PNG, JPG); potem przesuń je i powiększ uchwytem w prawym dolnym rogu. Oba są zapisywane w PDF w pełnej ostrości.
• Pomiar: narzędzie „Kształty”, obok „Mierz: odległość”, „Mierz: powierzchnia” lub „Mierz: wielokąt” – przeciągnij linię lub prostokąt albo w przypadku wielokąta klikaj kolejno wierzchołki (dwukrotne kliknięcie, kliknięcie pierwszego punktu lub Enter zamyka, Esc anuluje; daje powierzchnię i obwód, np. dla pomieszczeń w kształcie litery L), a wartość od razu pojawi się obok (np. „4,25 m” lub „18,30 m²”). Wybierz skalę rysunku (od 1:1 do 1:1000) lub „Ze znanej odległości …”: zmierz odcinek o znanej długości, zaznacz go i wpisz rzeczywistą długość – wszystkie pomiary na tym rysunku będą ją uwzględniać. Rozmiar strony pochodzi z pliku PDF; dla skanów i zdjęć PDFMy przyjmuje A4. Zmierzone wartości są zapisywane jako tekst. Dla rzemiosła, budownictwa i architektury – jak narzędzie pomiarowe w Acrobat Pro.
• Załączone pliki: Więcej → Załączone pliki pokazuje pliki osadzone w PDF (np. arkusze, zdjęcia, XML faktury) – zapisz, usuń lub dodaj nowe przyciskiem „Załącz plik …”. Załączniki są zachowywane przy zapisie. Jako PDF/A przejmowane są tylko załączniki, które same są w formacie PDF/A (wymóg normy).
• Łączenie i porządkowanie stron: otwórz kilka plików, w przeglądzie stron (G) sortuj, obracaj, usuwaj, wstawiaj puste strony, dziel.
• Zapis do oryginalnego pliku: jeśli otworzono plik PDF (dwukrotne kliknięcie, Otwórz, przeciągnięcie lub „Ostatnio otwierane”), Ctrl+S w Chrome i Edge proponuje „Zapisz w oryginalnym pliku” – jak w Wordzie. Za pierwszym razem przeglądarka jednorazowo prosi o zgodę. „Zapisz jako …” zawsze tworzy nowy plik.
• Wiele plików naraz (przetwarzanie wsadowe): kafelek „Przetwarzanie wsadowe” na stronie startowej, wybierz pliki, a następnie: Pomniejsz, Archiwizuj (PDF/A, z rozpoznawaniem tekstu), Przygotuj do przekazania, Skala szarości i pomniejszenie, Dodaj numery stron, Umożliw przeszukiwanie lub Rozpoznawaj i archiwizuj pisma. Wynik trafia do pliku ZIP lub bezpośrednio do folderu; lista pokazuje każdy plik z rozmiarem przed/po. „Wstrzymaj” zatrzymuje po bieżącym pliku. Otwarty dokument pozostaje przy tym bez zmian.
• Monitorowanie folderu (automatycznie): kafelek „Monitoruj folder” na stronie startowej: wybierz folder wejściowy – na przykład ten, do którego zapisuje skaner lub kopiarka – oraz co ma się dziać (Umożliw przeszukiwanie, Archiwizuj (PDF/A), Pomniejsz, własny przepływ pracy lub Rozpoznawaj i archiwizuj pisma) i folder docelowy. Każdy nowy plik jest wtedy przetwarzany bez kliknięcia, na życzenie nazywany według treści (np. 2026-10-21_Energetyka_Faktura.pdf), a oryginał trafia do podfolderu „_erledigt”. Działa to w osobnym oknie PDFMy, dopóki jest otwarte; Twoja praca w oknie głównym nie jest zakłócana. Pliki, których nie da się przetworzyć, trafiają do „_fehler”. Wymaga przeglądarki Edge lub Chrome na komputerze.
• Zmniejszanie: przy zapisie wybierz „Mały”; rozmiar jest pokazywany z góry.
• Pasek zadań: jeśli wybierzesz zadanie na stronie startowej (np. Zaczernij, Podpisz, łączenie, Formularz), nad stroną pojawi się, co teraz zrobić – z odpowiednim przyciskiem (np. „Znajdź dane osobowe”, „Dodaj kolejne pliki”, „Wypełnij moimi danymi”) i „Gotowe & zapisz”.
• Zaczernianie: zaznacz obszary lub zaczernij wszędzie wyszukiwane słowo. Treść jest naprawdę usuwana, także z warstwy tekstowej. „Znajdź dane osobowe” proponuje miejsca do zaczernienia: imiona i nazwiska po zwrocie grzecznościowym (np. „Pani Anna Kowalska”), ulicę z numerem domu, kod pocztowy z miejscowością, IBAN, e-mail, telefon, NIP, datę urodzenia i PESEL – sprawdź przed zapisaniem; kliknij to, co nie pasuje, i usuń klawiszem Entf.
• Zmiana tekstu: narzędzie „Zmień tekst”, kliknij w wiersz i nadpisz – albo szybciej: w narzędziu „Wybierz” kliknij dwukrotnie tekst. Jeśli wiersz należy do akapitu, cały akapit staje się edytowalny i przy zmianie jest automatycznie ponownie łamany – z interlinią oryginału; przeniesienia wyrazów na końcu wiersza są scalane. Adresy i listy zachowują swoje wiersze. PDFMy przejmuje przy tym wygląd oryginału: krój pisma (szeryfowy lub bezszeryfowy, o stałej szerokości), pogrubienie i kursywę, kolor tekstu, kolor tła (np. szare pola) i szerokość. W plikach PDF z tekstem czcionka jest rozpoznawana dokładnie, w skanach kolor, tło, pogrubienie oraz to, czy czcionka ma szeryfy (np. Times) – przy bardzo małym tekście używana jest czcionka bezszeryfowa. Niezmienione wiersze pozostają bez zmian.
• Oryginalna czcionka przy zmianach: Jeśli czcionka jest osadzona w pliku PDF i zawiera wszystkie znaki nowego tekstu, PDFMy pisze dalej dokładnie tą czcionką – zmieniony tekst wygląda tak jak wcześniej. Jeśli brakuje jakiegoś znaku (PDF często zawiera tylko użyte litery), PDFMy używa czcionki o takiej samej szerokości znaków: w przypadku Arial/Helvetica, Times, Courier i Calibri tekst ma dokładnie taką samą szerokość jak w oryginale; przy innych czcionkach szerokość jest dopasowywana.
• Duże dokumenty: PDFMy szybko zapisuje nawet dokumenty liczące setki stron – niezmienione strony są przejmowane w jednym przebiegu, a zeskanowane strony kompresowane jednocześnie na wielu rdzeniach procesora.
• Otwieranie zeskanowanych plików PDF: Długie partie skanów PDFMy przetwarza przy otwieraniu jednocześnie na wielu rdzeniach procesora (kadrowanie, prostowanie, rozpoznawanie kartek rozdzielających) – dzięki temu otwierają się znacznie szybciej.
• Ochrona przed fałszerstwem: dyplomy, świadectwa mistrzowskie i czeladnicze, świadectwa, dowody tożsamości, decyzje urzędowe (np. decyzja podatkowa (Steuerbescheid)) i orzeczenia sądowe nie mogą być zmieniane funkcjami „Zmień tekst” i „Zakryj” – zaczernianie, wyróżnianie, notatki i podpis nadal działają. W wyciągach bankowych, paskach wynagrodzenia, fakturach i podobnych dowodach zmiany są możliwe, ale zostają oznaczone na czerwono, a strona otrzymuje na dole adnotację „zmieniono później”. Każdy plik PDF z zastąpionym lub zakrytym tekstem otrzymuje ponadto słowo kluczowe „zmieniono później (PDFMy)”. Dzięki temu PDFMy pozostaje narzędziem do własnych dokumentów – nie do fałszerstw.
• Pliki PDF podpisane cyfrowo: zanim po raz pierwszy użyjesz w podpisanym PDF funkcji „Zmień tekst”, „Zakryj” lub „Tekst”, PDFMy jednorazowo wyraźnie ostrzega: podpis cyfrowy przez zmianę traci ważność, a nowy plik nie ma już ważnego podpisu. „Nie zmieniaj” pozostawia wszystko bez zmian; „Rozumiem, mimo to zmień” odblokowuje edycję tego dokumentu. Oryginalny plik pozostaje ważny.
• Formularze: wypełnij pola i zapisz. Jeśli nic innego w dokumencie nie zmieniono, zapisany PDF pozostaje wypełnialny; po połączeniu z innymi stronami lub dodaniu adnotacji wpisy zostają utrwalone na stałe. Na telefonie do pól prowadzi przycisk „Wypełnij formularz”. Płaskie formularze lub skany staną się wypełnialne dzięki Więcej → Rozpoznaj pola formularza. Jeśli otworzysz niewypełnialny formularz z typowymi etykietami (imię i nazwisko, ulica, telefon …), PDFMy zaproponuje to od razu na pasku: „Rozpoznaj pola”. Rozpoznawane są linie do pisania – także rysowane linie z etykietą pod spodem –, ramki i pola do zaznaczania; każde pole otrzymuje nazwę swojej etykiety (dopiski typu „jeśli dotyczy” są pomijane).
• Moje dane – wypełnianie formularzy jednym kliknięciem: w obszarze formularzy po prawej „Wypełnij moimi danymi”. Za pierwszym razem wpisujesz swoje dane raz (imię i nazwisko, adres, data urodzenia, telefon, e-mail, IBAN, NIP …); zmienić je można w każdej chwili w … Więcej → Moje dane …. PDFMy rozpoznaje pasujące pola po etykiecie – także „Nazwisko, imię”, „Kod pocztowy, miejscowość” czy „Miejscowość, data” (z dzisiejszą datą) – i wypełnia tylko puste pola; pola dla innych osób (np. „Imię dziecka”, „Nazwisko rodowe”) pozostają puste. Sprawdź krótko wynik. „Przejmij z tego formularza” pobiera dane z formularza, który już wypełniłeś. Twoje dane pozostają tylko w tej przeglądarce na tym urządzeniu i nigdy nie są przesyłane; na współdzielonych urządzeniach usuń je przyciskiem „Usuń wszystko”.
• Tworzenie formularza: wybierz narzędzie „Pole formularza”, obok jego rodzaj – Pole tekstowe, Wielowierszowe, Data, Pole wyboru, Lista rozwijana lub Przycisk opcji – i narysuj prostokąt na stronie (albo po prostu kliknij). W przypadku listy rozwijanej PDFMy zapyta o pozycje (np. „Pan, Pani, Inne”). Przyciski opcji o tej samej nazwie tworzą grupę, z której można wybrać tylko jedną opcję („Tak” / „Nie”) – wystarczy umieścić kilka obok siebie; wartość pochodzi z etykiety po prawej stronie. Zaznaczenie „Pole obowiązkowe” oznacza pola, które trzeba wypełnić (dotyczy też aktualnie zaznaczonego pola). Nazwę PDFMy przejmuje z etykiety obok, np. „Imię”; dwukrotne kliknięcie zmienia nazwę, Del usuwa. Przy zapisie powstają prawdziwe pola formularza, które każdy może wypełnić w programie PDF, w przeglądarce lub w PDFMy – także jako PDF/A, dostępne (czytniki ekranu odczytują nazwę pola).
• Obliczenia i sprawdzanie w formularzu: Jako rodzaj pola dostępne są także Liczba, Kwota (€), E-mail, IBAN i Kod pocztowy. W przypadku liczby i kwoty pole może liczyć samo: w polu „Obliczenie” wpisz formułę, np. Ilość * Cena jednostkowa, Netto * 0,19 lub SUMME([Poz 1]; [Poz 2]; [Poz 3]) – nazwy pól ze spacjami w nawiasach kwadratowych; dozwolone są + − * /, nawiasy, SUMME, MIN, MAX i MITTELWERT. W zapisanym PDF pola same liczą i sprawdzają dane (np. w Adobe Acrobat Reader, Foxit lub Firefox); błędny IBAN lub adres e-mail zostanie zgłoszony. Podczas wypełniania w PDFMy program PDFMy liczy na bieżąco i pokazuje brakujące pola obowiązkowe oraz nieprawidłowe dane bezpośrednio przy polu – także w cudzych formularzach z polami sum. Pola obliczające i sprawdzające otrzymują w tym celu w PDF mały skrypt formularza – tylko te pola, nie data ani tekst. Niektóre firmowe filtry poczty zatrzymują pliki PDF ze skryptami. PDF/A nie zezwala na skrypty formularzy; tam pola powstają bez obliczeń.
• Numery stron, znaki wodne, numeracja Batesa, nagłówki i stopki: w oknie zapisu.
• Wstawianie linków: wybierz narzędzie „Link”, zaznacz obszar (np. na „Załącznik 2” lub adresie WWW) i wpisz cel: adres WWW (pdfmy.de), adres e-mail lub numer strony. W zapisanym pliku PDF to miejsce jest klikalne – także jako PDF/A i dostępne. Linki do stron przesuwają się razem przy zmianie kolejności. Dwukrotne kliknięcie zmienia cel. Ze względów bezpieczeństwa możliwe są tylko linki WWW i e-mail.
• Komentarze i wyróżnienia: Więcej → Komentarze i wyróżnienia pokazuje wszystkie notatki, wyróżnienia (z wyróżnionym tekstem), teksty, pieczątki, podpisy, pola formularza i zaczernienia dokumentu – ze stroną, filtrem i wyszukiwaniem. Kliknięcie przenosi do elementu, ✕ usuwa (Ctrl+Z cofa). „Kopiuj jako tekst” tworzy podsumowanie do e-maila lub protokołu.
• Porównanie: Więcej → Porównaj z inną wersją pokazuje, co się zmieniło – jako „Tekst” (wstawione i usunięte słowa) lub jako „Obraz (nałożenie)”: strony są nakładane na siebie, kolor czerwony występuje tylko w pierwszej, zielony tylko w drugiej wersji, przerywane ramki pokazują każde zmienione miejsce. Dzięki temu widać też zmienione obrazy, pieczątki, podpisy i układ.
• Połącz naprzemiennie: jeśli skaner nie ma dwustronnego podajnika, zeskanuj strony przednie i tylne osobno i wybierz oba pliki za pomocą kafelka „Połącz naprzemiennie”. Jeśli strony tylne są odwrócone, dotknij „Odwróć drugi plik”.
• Konwersja: PDF do Worda, Excela, tekstu lub obrazów; obrazy do PDF; wyodrębnianie obrazów z pliku PDF w oryginalnej rozdzielczości.
• PDF do Worda – ze strukturą: przy zapisie jako dokument Word PDFMy ponownie łączy tekst w całe akapity (słowa podzielone na końcu wiersza są scalane), z dużej czcionki tworzy prawdziwe nagłówki Worda („Nagłówek 1/2” – widoczne w okienku nawigacji), zachowuje wyliczenia i podziały wierszy w adresach oraz zamienia tabele na tabele Worda: szerokości kolumn jak w oryginale, wiersz nagłówka pogrubiony i powtarzany na każdej stronie, kwoty wyrównane do prawej. W skanach dzieje się to po rozpoznaniu tekstu – linie tabel PDFMy przy tym ukrywa, aby nie zgubić żadnej komórki; złożone układy (wiele kolumn, pola tekstowe, scalone komórki) są upraszczane.
• Streszczanie i pytania bez przesyłania: Menu → „Streść i zapytaj …”. Wbudowana SI Google Chrome (od wersji 138, na komputerze z co najmniej 16 GB pamięci operacyjnej lub kartą graficzną z 4 GB) streszcza dokument – jako Najważniejsze punkty, Krótkie streszczenie, O czym to jest? lub Nagłówek, od krótkiego do szczegółowego – albo odpowiada na pytania, np. „Do kiedy muszę zapłacić?”. Wszystko działa na Twoim urządzeniu, dokument nie jest przesyłany. Za pierwszym razem Chrome pobiera model SI (jednorazowo, kilka GB). Długie dokumenty PDFMy streszcza sekcjami. Wynik można skopiować; proszę porównać go z dokumentem.
• Konfiguracja asystenta SI: W „… Więcej → Asystent SI …” widać, czy SI przeglądarki jest gotowa na tym urządzeniu. „Skonfiguruj SI przeglądarki” pobiera model SI jednorazowo z wyprzedzeniem, aby nie ładował się dopiero przy pierwszym streszczeniu. Po wybraniu Wyłączone opcje Streść i Przetłumacz znikają z menu – np. gdy firma nie chce funkcji SI. SI działa zawsze na urządzeniu użytkownika; dokument nie jest przesyłany.
• Sprawdź prywatność samodzielnie: w „… Więcej → Sprawdź prywatność samodzielnie …” (lub po kliknięciu „Pliki pozostają na Twoim urządzeniu” na stronie startowej) widać, jakie połączenia to okno nawiązało od otwarcia i ile danych wysłano przy tym do internetu – zwykle 0 bajtów. Zapytania do pdfmy.de wczytują tylko części programu, czcionki i pliki językowe. Połączenia z 127.0.0.1 lub localhost trafiają do programów na Twoim własnym komputerze (pdfmy Scan, lokalna SI). Najprościej sprawdzić to tak: wyłącz Wi-Fi – PDFMy działa dalej.
• Sprawdzanie wersji programu: w tym samym oknie PDFMy porównuje aktualnie uruchomione pliki programu z opublikowaną listą sum kontrolnych tej wersji i pokazuje ich odcisk cyfrowy. Ten sam odcisk cyfrowy można znaleźć w dzienniku wydań w serwisie GitHub (github.com/haus-it/pdfmy, docs/RELEASES.md) – niezależnie od pdfmy.de. Widać w ten sposób, że pdfmy.de dostarcza dokładnie opublikowaną wersję. Dla działów IT: pdfmy.de/pruefsummen.txt można sprawdzić poleceniem sha256sum -c względem kopii strony.
• Lokalna SI na tym komputerze: Kto używa programu SI, takiego jak Ollama lub LM Studio, na tym samym komputerze, może go wybrać w „… Więcej → Asystent SI …”: wybrać program, „Sprawdź połączenie”, wybrać model, zapisać. Streszczanie, pytania i tłumaczenie działają wtedy z tym modelem – tekst nie opuszcza komputera; adresy spoza tego komputera PDFMy odrzuca. Jednorazowe zezwolenie: w LM Studio w sekcji „Developer” uruchomić serwer i włączyć „Enable CORS”; w przypadku Ollama otworzyć w systemie Windows „Edytuj zmienne środowiskowe dla konta”, utworzyć zmienną OLLAMA_ORIGINS o wartości https://pdfmy.de i uruchomić ponownie Ollama. Ustawieniem domyślnym pozostaje SI przeglądarki; po wybraniu Wyłączone SI jest całkowicie wyłączona.
• Tłumaczenie bez przesyłania: Menu → „Przetłumacz …”, wybrać język źródłowy i docelowy. PDFMy korzysta przy tym z wbudowanego tłumacza Google Chrome (od wersji 138, na komputerze): tłumaczenie odbywa się na urządzeniu, tekst nie jest przesyłany. Za pierwszym razem Chrome pobiera pakiet językowy. Wynik otwiera się jako nowy PDF w osobnej karcie – z nagłówkami, akapitami, listami i tabelami; liczby i kwoty pozostają bez zmian. Oryginalny układ stron nie jest odtwarzany. Tłumaczenie maszynowe: proszę sprawdzić przed wysłaniem. W innych przeglądarkach PDFMy wyświetla wskazówkę.
• Zapisywanie przepływów pracy: w oknie zapisu wybierz żądane ustawienia (np. format, numery stron, stopkę, papier firmowy, skalę szarości) i u góry obok pola Zapisany przepływ pracy kliknij „Zapisz jako przepływ pracy …” – z nazwą taką jak „Faktura dla klienta”. Następnym razem wystarczy wybrać przepływ pracy. W przetwarzaniu wsadowym własne przepływy pracy (PDF i PDF/A) są dodatkowo do wyboru – dzięki temu wiele plików zostaje naraz potraktowanych tak samo. Ze względów bezpieczeństwa hasło i podpis nigdy nie są zapisywane.
• Dzielenie stron na pół: Menu → „Podziel strony na pół …” dzieli skany rozkładówek (otwarta książka lub zeszyt) i arkusze A3 na dwie strony – pionowo (lewa/prawa) lub poziomo (góra/dół), opcjonalnie tylko strony poziome. Bez utraty jakości: tekst i grafika wektorowa pozostają zachowane, plik nie staje się większy. Do książek czytanych od prawej do lewej: „Najpierw prawa połowa”.
• Word i Excel do PDF: pliki Word (.docx) i arkusze Excel (.xlsx) wystarczy otworzyć lub przeciągnąć do okna – PDFMy konwertuje je do PDF na Twoim urządzeniu, bez przesyłania. Z Worda PDFMy przenosi nagłówki i stopki stron (z logo i numerem strony „Strona 1 z 3”), tytuły, akapity (również z pogrubieniem i kursywą w środku zdania, wyśrodkowane, wyrównane do prawej), listy punktowane i numerowane, tabele (z szerokościami kolumn, wyrównaniem i pogrubionym wierszem nagłówka z Worda), obrazy, podziały stron oraz format strony; z Excela wszystkie widoczne arkusze jako tabelę z formatem liczbowym, walutowym, procentowym i daty. Nie są przenoszone pola tekstowe, kolumny ani specjalne czcionki – aby uzyskać dokładną kopię, wybierz w programie Word lub Excel „Zapisz jako PDF”. Starsze formaty (.doc, .xls) najpierw zapisz jako .docx/.xlsx.
• Otwieranie RTF i XPS: Pliki RTF PDFMy przejmuje jako tekst bez formatowania i obrazów, a pliki XPS z tekstem i obrazami na swoich miejscach, ale bez linii i powierzchni. Aby uzyskać dokładną kopię, proszę drukować przez drukarkę „PDFMy”.
• Co zostaje zachowane przy zapisie: etykiety stron, cele skoków, zakładki, warstwy i metadane XMP zostają zachowane, dopóki strony nie staną się obrazami. Znaczniki struktury zostają zachowane, gdy zapisywane są wszystkie strony jednego pliku. Okno zapisu informuje z wyprzedzeniem, jeśli coś zostanie utracone.
• Uszkodzone pliki PDF: PDFMy ratuje to, co jest jeszcze czytelne, i podaje brakujące strony. Jeśli brakuje początku pliku albo dane stron są zapisane w postaci skompresowanej i obcięte, zazwyczaj nie ma już czego ratować.
• E-booki (EPUB) do PDF: po prostu otwórz pliki EPUB – PDFMy składa je jako PDF w poręcznym formacie książkowym A5: tytuł, każdy rozdział na nowej stronie, nagłówki, akapity, listy, tabele i obrazy. E-booków zabezpieczonych przed kopiowaniem (DRM) nie można przekonwertować.
• LibreOffice i OpenOffice: dokumenty tekstowe (.odt) i arkusze (.ods) PDFMy konwertuje do PDF w ten sam sposób – z nagłówkami, listami, tabelami, obrazami i formatem strony lub ze wszystkimi arkuszami z wartościami liczbowymi, walutowymi, procentowymi i datami.
• Tekst, Markdown i CSV do PDF: pliki tekstowe (.txt), Markdown (.md) i tabele (.csv, np. z Excela lub księgowości) wystarczy otworzyć lub przeciągnąć do okna – PDFMy tworzy z nich estetyczny PDF w formacie A4: nagłówki, listy i tabele z Markdown są składane, tabele CSV mają wiersz nagłówka na każdej stronie, wiele kolumn trafia do formatu poziomego, kwoty są wyrównane do prawej. Polskie znaki ze starszych plików Excela są poprawnie rozpoznawane.
• Zdjęcia z iPhone’a (HEIC) i TIFF: zdjęcia z iPhone’a (.heic/.heif) i pliki TIFF – także wielostronicowe z faksu lub skanera – wystarczy otworzyć lub przeciągnąć do okna; PDFMy konwertuje je w każdej przeglądarce, także w Chrome, Edge i Firefox. Każda strona TIFF staje się stroną PDF, rozdzielczości faksowe (np. 204 × 98 dpi) są prawidłowo korygowane. Konwersja odbywa się na Twoim urządzeniu.
• Drukuj jako plakat: strona startowa → „Drukuj jako plakat” lub w oknie zapisu przy liczbie stron na arkusz wybierz „Plakat na 4 arkuszach A4” albo „na 9”. Każda strona jest powiększana i rozkładana na kilka arkuszy, z zakładką 1 cm do sklejenia.
• Odwróć kolory: strona startowa → „Odwróć kolory”. Pomaga na przykład wydrukować ciemne slajdy z oszczędnością tonera. Tekst pozostaje tekstem. Tylko w formacie PDF.
• Oznacz strony: strona startowa → „Oznacz strony”. Strony wstępne mają wtedy nazwy i, ii, iii, a dalej numeracja zaczyna się od 1. Zmieniają się tylko nazwy stron w programie do PDF, a nie treść stron.
• Tekst bez kopiowania: strona startowa → „Tekst bez kopiowania”. Każda strona jest zapisywana jako obraz bez warstwy tekstowej, pól formularza i linków, a plik jest przez to zwykle większy. Rozpoznawanie tekstu może ponownie odczytać tekst. Dla poufnych treści używaj więc zawsze „Zaczernij”.
• Przygotuj dla AI: strona startowa → „Przygotuj dla AI”. PDFMy zapisuje tekst jako Markdown z nagłówkami, tabelami, znacznikami stron i krótkimi informacjami o dokumencie. Plik pozostaje na urządzeniu. Treść opuszcza urządzenie dopiero wtedy, gdy samodzielnie prześlesz plik do usługi AI.
• Skanowanie aparatem: gest wstecz nie kończy skanowania, dopóki istnieją zdjęcia. Aby zakończyć, dotknij „Gotowe”. Jeśli aparat błędnie rozpoznał arkusz, dotknij miniatury, a następnie „Dopasuj narożniki”. Gdy jest zbyt ciemno, PDFMy o tym informuje.
• Nieostre zdjęcia: jeśli strona wygląda na nieostrą, jej miniatura otrzymuje żółtą ramkę. Dotknij jej, aby sprawdzić stronę i w razie potrzeby ją usunąć.
• Wyszukiwanie: wielkość liter nie ma znaczenia, a „ß” i „ss” są traktowane jednakowo: „Strasse” znajduje także „Straße”. Znajdowane są również grupy wyrazów, np. „15 listopada”. Po wybraniu „Tylko całe wyrazy” „Test” nie znajduje już „Testament”. Dotyczy to także wyróżniania, zastępowania i funkcji „Zaczernij wszystkie wystąpienia”.
• Dalsze czytanie: pliki PDF od 5 stron otwierają się ponownie na ostatnio czytanej stronie. Twoja przeglądarka zapamiętuje w tym celu tylko sumę kontrolną pliku i numer strony, bez nazwy pliku i bez treści.
• Co nie zostaje zachowane przy zapisie: jeśli PDF zawiera warstwy, znaczniki struktury, etykiety stron lub formularz XFA, okno zapisu informuje o tym z wyprzedzeniem. To samo dotyczy PDF/A: pola formularza są tam na stałe przenoszone na stronę, a załączniki niebędące PDF/A są pomijane.
• Zapis w skali szarości: w oknie zapisu w sekcji „Numery stron, nagłówek/stopka, format …” → Kolor → „W skali szarości”. Wszystkie strony, pieczątki, zaznaczenia, podpisy i wstawione obrazy stają się szare – jak kopia czarno-biała, co oszczędza kolorowy toner. Strony są przy tym zapisywane jako obraz; tekst pozostaje przeszukiwalny. Działa także z PDF/A.
• PowerPoint: w oknie zapisu w polu Format → „PowerPoint”. Każda strona staje się slajdem w formacie strony – z pieczątkami, oznaczeniami i podpisami. Tekst leży niewidocznie na swoim miejscu i w PowerPoint, Keynote lub Impress można go wyszukiwać i kopiować; zeskanowane strony są wcześniej rozpoznawane (OCR). Przydatne do pokazania dokumentów na spotkaniu lub ponownego wykorzystania slajdów z PDF.
• Markdown i HTML: w oknie zapisu w polu Format → „Markdown” lub „HTML”. PDFMy rozpoznaje nagłówki (rozmiar czcionki, pogrubienie), akapity (również wyrazy przeniesione na końcu wiersza), wypunktowania i tabele. Markdown nadaje się dla asystentów AI, wiki i aplikacji do notatek; HTML daje dostępną stronę internetową. Zeskanowane strony są wcześniej automatycznie rozpoznawane (OCR).
• Wyróżnianie tekstu: narzędzie „Wyróżnij”, następnie przeciągnij myszą po słowach – wyróżniany jest dokładnie tekst, także w wielu wierszach; kliknięcie wyróżnia pojedyncze słowo. Obok wybierz kolor (żółty, zielony, niebieski, różowy, pomarańczowy) i styl: Wyróżnij, Podkreśl lub Przekreśl. Zaznaczone wyróżnienie można przekolorować lub usunąć klawiszem Del. Przeciągnięcie na pustym obszarze wyróżnia fragment (np. obraz). Wszystkie wystąpienia naraz: Ctrl+F, wpisz szukane słowo, „Wyróżnij wszystkie” – każde wystąpienie w całym dokumencie zostanie wyróżnione, także grupy słów, np. „15 listopada”; Ctrl+Z cofa wszystko. Wyróżnienia z innych programów: po otwarciu pliku PDF, który ma już wyróżnienia, PDFMy przejmuje je wraz z komentarzem i autorem – można zmienić ich kolor i je usunąć (nie dotyczy plików PDF podpisanych cyfrowo, aby podpis pozostał ważny). Przy zapisie powstają z nich prawdziwe wyróżnienia PDF: inne programy PDF pokazują je jako komentarz z wyróżnionym tekstem i mogą je usunąć.
• Szukanie w dokumencie: Ctrl+F otwiera nad stroną pasek wyszukiwania – jak w Wordzie. Pokazuje „3 z 12”; Enter lub F3 przechodzi do następnego wyniku, Shift+Enter do poprzedniego, Esc zamyka. Bieżący wynik jest zaznaczony na pomarańczowo. W skanach i zdjęciach wyszukiwanie działa po rozpoznaniu tekstu (OCR). Zaczernienie wszystkich wystąpień naraz: po prawej w „Szukaj w dokumencie”.
• Znajdź i zamień: na pasku wyszukiwania kliknij Zastąp …, wpisz nowy tekst i wybierz Zastąp (bieżący wynik, Enter) lub Zastąp wszystko (Ctrl+Enter). Każdy objęty wiersz jest zastępowany wiernie jak przy „Zmień tekst” – ta sama czcionka, kolor i szerokość; stary tekst jest usuwany przy zapisie. Dyplomy, świadectwa i decyzje urzędowe są pomijane, w wyciągach bankowych i fakturach zmiany są widocznie oznaczane. Cofanie przez Ctrl+Z – także „Zastąp wszystko” na wielu stronach w jednym kroku.
• Właściwości dokumentu: Więcej → Właściwości dokumentu (Ctrl+D) pokazuje tytuł, autora, temat, słowa kluczowe oraz wersję PDF, rozmiar strony, datę utworzenia, program tworzący i ochronę hasłem. Tytuł, autora, temat i słowa kluczowe możesz zmienić – zostaną zapisane w pliku PDF przy zapisie. Wskazówka: dobre słowa kluczowe sprawiają, że pliki PDF łatwo znaleźć w wyszukiwarce Windows i w Finderze. Dane otwartego pliku PDF zostają zachowane przy zapisie.
• Spis treści i zakładki: przycisk „Spis treści” (klawisz I) pokazuje wszystkie rozdziały pliku PDF; kliknięcie przenosi do nich. Ctrl+B tworzy zakładkę dla bieżącej strony; PDFMy proponuje pierwszy wiersz tekstu jako nazwę. ✎ zmienia nazwę, ⇥ wcina jako podpunkt, ✕ usuwa. Zakładki są zapisywane w pliku PDF przy zapisie i pojawiają się w programach PDF i przeglądarkach jako spis treści. Przy łączeniu PDFMy automatycznie tworzy zakładkę dla każdego pliku.
• Przewijanie: kółkiem myszy przewijasz cały dokument jak w Wordzie; w lewym dolnym rogu widnieje „Strona X z Y” – kliknięcie (lub Ctrl+G) przenosi do wybranej strony. Paski po lewej i prawej można zwinąć klawiszami [ i ].
• Kilka dokumentów: „Dodaj” dołącza kolejne pliki do otwartego dokumentu, „Nowa karta” otwiera równolegle inny dokument – u góry pojawia się pasek kart, kliknięcie przełącza między dokumentami. Jeśli otworzysz plik, gdy jakiś dokument jest już otwarty, PDFMy zapyta, czy go dodać, otworzyć w nowej karcie, czy zastąpić.
• Drukowanie: przycisk „Drukuj” na pasku narzędzi (lub Ctrl+P): wszystkie strony, bieżąca strona lub wybrane strony, np. „1-3, 5” – na życzenie 2 lub 4 strony na arkusz albo jako broszura.
• Prezentacja: F5 wyświetla strony na pełnym ekranie, dalej klawiszami strzałek lub pilotem do prezentacji.
• Czytanie na głos: rozpoznany tekst jest odczytywany głosem Twojego urządzenia – bez usługi online.
• Tryb czytania (wygodne czytanie na telefonie): … Więcej → Tryb czytania lub w „Rozpoznany tekst”. Tekst zostaje przełamany na nowo – koniec z powiększaniem i przewijaniem na boki. Akapity, nagłówki i wyliczenia zostają zachowane, słowa podzielone na końcu wiersza są ponownie łączone. A−/A+ zmieniają rozmiar czcionki (zapamiętywany), „Przejdź do” prowadzi do stron i nagłówków. W skanach tekst pojawia się po rozpoznaniu tekstu.
• Zapis jako dostępny i jako PDF/A (archiwum długoterminowe) – sprawdzanie w Sprawdzenie wstępne (patrz niżej).
• Sprawdzenie przed wysłaniem (sprawdzenie wstępne): kafelek „Sprawdź PDF przed wysłaniem” lub … Więcej → Sprawdzenie wstępne …. Wybierz odbiorcę: beA / sąd (niemieckie zasady elektronicznej komunikacji z sądami ERVB 2025: bez JavaScript, bez załączników, możliwość druku, dozwolona nazwa pliku, maksymalnie 200 MB), ePA (elektroniczna dokumentacja pacjenta: PDF/A, maksymalnie 25 MB), Dostępny (BITV 2.0 / PDF/UA: znaczniki, język, tytuł, nagłówki, komórki nagłówka tabel, teksty alternatywne), Archiwum (GoBD) (niemieckie zasady księgowe: PDF/A, niezaszyfrowany, tekst rozpoznany) lub PDF/A – wszystkie punkty (oznaczenie, profil kolorów, czcionki, skrypty, szyfrowanie, komentarze, kompresja, przezroczystość, załączniki, tytuł – każdy punkt osobno). Plik jest sprawdzany w takiej postaci, w jakiej zostałby zapisany. ✓ oznacza spełnione, ✗ błąd, i wskazówka. „Popraw automatycznie” wybiera odpowiedni sposób zapisu (zgodny z beA, PDF/A „Mały”, uczyń dostępnym, PDF/A). „Zapisz raport jako PDF” zapisuje raport ze sprawdzenia z datą, wynikiem i odciskiem SHA-256 sprawdzonego pliku – jako dowód do akt lub dokumentacji procedur. To szybkie sprawdzenie najczęstszych przyczyn odrzucenia; nie zastępuje pełnej walidacji.
• Uczyń PDF dostępnym (PDF/UA): kafelek „Uczyń PDF dostępnym” lub … Więcej → Uczyń PDF dostępnym …, następnie „Zapisz”. PDFMy rozpoznaje – także w skanach – nagłówki, akapity, wyliczenia i tabele i oznacza je tak, by czytniki ekranu poprawnie je odczytywały i można było między nimi przeskakiwać: nagłówki jako poziom 1 i 2, listy z elementami, tabele z wierszem nagłówka. Nagłówki i stopki stron oraz numery stron są ukrywane (inaczej czytnik ekranu odczytywałby je na każdej stronie), ale pozostają przeszukiwalne. Z nagłówków powstaje spis treści (zakładki); ustawiane są tytuł i język dokumentu. Zapis odbywa się wg PDF/UA-1, jednocześnie PDF/A. Następnie PDFMy sprawdza gotowy plik i pokazuje wynik, np. „spełniono 8 z 8 punktów · rozpoznano: 4 nagłówk(i/ów), 1 tabel(a)”. Przydatne w związku z niemiecką ustawą o wzmocnieniu dostępności (BFSG). Opisz obrazy: wcześniej PDFMy szuka na każdej stronie zdjęć, logo i grafik i pokazuje je w oknie – tam krótko wpisujesz, co widać (np. „Plan sytuacyjny działki”; przy logo PDFMy proponuje nadawcę), albo zaznaczasz „Tylko dekoracja – nie odczytywać”. Opisane obrazy czytnik ekranu odczytuje w miejscu, w którym znajdują się na stronie. Raport ze sprawdzenia pokazuje ponadto, czy nagłówki są oznaczone i czy tabele mają komórki nagłówka. Ograniczenia: PDFMy samo nie pisze opisu (byłoby to niezawodne tylko z AI w chmurze); przy publikacjach zalecamy kontrolę wyrywkową czytnikiem ekranu.
• Sprawdzanie PDF/A: … Więcej → Sprawdzenie wstępne …, odbiorca „PDF/A – wszystkie punkty” pokazuje, czy PDF spełnia najważniejsze zasady archiwizacji długoterminowej – oznaczenie PDF/A, osadzony profil kolorów, wszystkie czcionki osadzone, brak szyfrowania, brak skryptów lub zabronionych akcji, drukowalne komentarze, brak kompresji LZW. To najczęstsze powody, dla których sądy (beA), urzędy i archiwa odrzucają pliki. „Popraw automatycznie” zapisuje jako PDF/A i od razu ponownie sprawdza zapisany plik: wynikiem jest prawidłowy PDF/A-2b, jednocześnie dostępny. Szybkie sprawdzenie nie zastępuje pełnej walidacji.

Podpisywanie odręczne i cyfrowe

Podpis, skrót i pieczątka firmowa

Kliknięcie narzędzia „Podpis” otwiera wybór z Twoimi zapisanymi podpisami jako obrazami (podpis, skrót, pieczątka firmowa). Kliknij jeden z nich – „przyklei się” do kursora myszy – i kliknij lub dotknij wybranego miejsca w dokumencie. W wyborze w sekcji „Dodaj” ustalasz, czy pod podpisem ma automatycznie pojawić się tylko data, czy miejscowość i data (np. „Paderborn, 17.10.2026”) – PDFMy zapamiętuje Twój wybór i miejscowość; tekst można przesuwać, zmieniać lub usuwać jak każdy inny. Nic jeszcze nie utworzono? W wyborze kliknij „Utwórz podpis” – trzy sposoby:

• Rysowanie myszą, palcem lub rysikiem (wygładzone linie, „Cofnij ostatnią linię”). Telefon trzymaj poziomo.
• Wpisywanie: wpisz imię i nazwisko i wybierz jeden z pięciu stylów pisma odręcznego.
• Prześlij obraz: na komputerze przyciskiem „Prześlij obraz …” na pasku narzędzi, przeciągając plik obrazu do okna podpisu lub przez Ctrl+V (np. wycinek z Narzędzia Wycinanie) – zdjęcie lub skan Twojego podpisu na papierze (na telefonie bezpośrednio „Zrób zdjęcie”), pieczątka lub logo. PDFMy automatycznie usuwa tło – papier staje się przezroczysty – i przycina. Dla kolorowych pieczątek i logo „Zachowaj oryginalne kolory”.

Kolor: czarny, niebieski lub granatowy. U góry wybierasz, co tworzysz: Podpis, Skrót (parafa) lub Pieczątka firmowa / logo – wszystkie trzy można zapisać osobno i wybierać na pasku narzędzi. „Skrót na wszystkich stronach” jednym kliknięciem umieszcza Twój skrót w prawym dolnym rogu każdej strony, jak to zwykle bywa w umowach. Po utworzeniu podpis półprzezroczysty „przykleja się” do kursora myszy – po prostu kliknij wybrane miejsce (na telefonie dotknij); Esc anuluje. Przesuwanie przez przeciąganie, rozmiar uchwytem w prawym dolnym rogu, usuwanie klawiszem Del. Podpis, skrót i pieczątka są zapamiętywane na tym urządzeniu (domyślnie włączone, tylko w Twojej przeglądarce – nic nie jest przesyłane); w oknie podpisu widzisz zapisane elementy i możesz je usunąć.

Automatyczne wyszukiwanie miejsc podpisu

W narzędziu „Podpis” PDFMy przeszukuje cały dokument w poszukiwaniu miejsc takich jak „Podpis …”, „Podpisujący”, „Miejscowość”, „Data” lub „Miejscowość, data” – z linią obok, nad lub pod nimi, także gdy linia jest narysowana, a etykieta znajduje się pod nią. Pojawiają się tam żółte etykiety „✍ Podpisz tutaj” lub niebieskie „📅 Wstaw datę” i „📍 Wstaw miejscowość” – kliknięcie umieszcza Twój podpis dopasowany do linii (bez wchodzenia na tekst powyżej), datę lub Twoją miejscowość (za pierwszym razem PDFMy pyta o miejscowość i ją zapamiętuje). „Następne miejsce” na pasku narzędzi przechodzi przez wszystkie jeszcze otwarte miejsca, aby w długich umowach żadnego nie pominąć. W skanach działa to po rozpoznaniu tekstu.

Wyślij do podpisu (kilka osób)

Tak zlecisz podpisanie dokumentu innym osobom – bez serwera i bez przesyłania plików, podobnie jak w DocuSign:

1. „… Więcej → Biuro → Wyślij do podpisu …”: wpisz imiona i nazwiska oraz adresy e-mail osób w wybranej kolejności, a także swój adres do potwierdzenia zwrotnego i w razie potrzeby termin. Jeśli masz zapisany szablon, wybierz go u góry – osoby, pola, wiadomość i termin zostaną przejęte.
2. W rozpoznanych miejscach, takich jak „Podpis …” lub „Miejscowość, data”, PDFMy od razu proponuje pola – kliknięcie nazwiska w polu przypisuje je innej osobie. Kolejne pola: u góry wybierz „Rodzaj pola” (Podpis, Skrót, Data, Nazwa, Tekst, Pole wyboru), a następnie kliknij nazwisko osoby i miejsce. Datę i nazwę PDFMy wstawia sam przy podpisywaniu; pola tekstowe (np. adres) osoba musi wcześniej wypełnić. Błędne pola usuń przyciskiem „✕”. Dla powtarzających się dokumentów (umowa najmu, umowa o pracę …): „Zapisz jako szablon …”.
3. „Wyślij …”: PDFMy przygotowuje e-mail z plikiem PDF do pierwszej osoby (otwórz plik .eml i wyślij). Przy folderze archiwum kopia trafia do archiwum, a w dzienniku korespondencji widać stan.
4. Osoba otwiera PDF na pdfmy.de, klika w swoim zaznaczonym polu „Podpisz tutaj”, a potem „Podpisano – prześlij dalej”. E-mail do następnej osoby jest przygotowany, z Tobą w kopii.
5. Bez PDFMy: Pola osoby są w pliku prawdziwymi polami formularza PDF – może je wypełnić i podpisać także w Adobe Acrobat Reader, Podglądzie na Macu lub w Edge (np. za pomocą „Wypełnij i podpisz”), zapisać i odesłać Ci plik PDF. Gdy otworzysz go w PDFMy, PDFMy przejmie wpisy i rozpozna podpis: „Przyjmij jako podpisane …” (w przeciwnym razie „Podpisano w innym programie …”) – następnie e-mail trafia do kolejnej osoby. W protokole kontrolnym widnieje „Podpisano w innym programie PDF”.
6. Kto nie chce podpisać, klika „Odrzuć …” i może podać uzasadnienie – otrzymasz je w przygotowanym e-mailu, a prośba zostaje tym samym zakończona.
7. Po ostatnim podpisie PDF wraca do Ciebie z dołączoną stroną „Protokół kontrolny” (osoby, czas, dane, sumy kontrolne, przebieg). Przy otwarciu PDFMy pokazuje „Wszyscy podpisali ✓”, a w dzienniku korespondencji widnieje „Załatwione”.

W twoim języku: E-maile do podpisujących, przypomnienia i protokół weryfikacji PDFMy pisze w języku, w którym używasz PDFMy.

Do wiadomości: W oknie dialogowym możesz wpisać adresy, które nie podpisują, ale otrzymują wynik w kopii (np. doradca podatkowy, księgowość) – po zakończeniu lub odrzuceniu, a nie przy każdym kroku pośrednim. Są one także w protokole kontrolnym i w szablonie.

Wypełnianie z prowadzeniem: Osoba podpisująca widzi na pasku, ilu danych jeszcze brakuje. „Następne pole →” przeskakuje od pola do pola (najpierw do niewypełnionych danych obowiązkowych), podobnie jak Enter w polu tekstowym – wygodne na telefonie.

Wysyłka seryjna do wielu odbiorców: W oknie „Wyślij do podpisu” zaznacz „Wysyłka seryjna” i wpisz odbiorców – jeden wiersz na osobę (Imię i nazwisko; E-mail), skopiowane z Outlooka (Imię i nazwisko <E-mail>) lub jako plik CSV z Excela (rozpoznawane są kolumny takie jak „Nazwa” lub „Imię/Nazwisko” oraz „E-mail”). Raz ustaw pole podpisu, a potem „Wyślij do odbiorców (…)”: każda osoba otrzymuje własny egzemplarz i podpisuje samodzielnie, np. zgody, deklaracje członkowskie lub regulaminy. Do 10 odbiorców PDFMy z pdfmy Scan otwiera e-maile bezpośrednio w Outlooku, w przeciwnym razie wszystkie wersje robocze wraz z listą odbiorców trafiają do pliku ZIP. W dzienniku korespondencji każda osoba jest widoczna z własnym stanem i „Przypominaj”.

E-maile prosto w Outlooku: Z pdfmy Scan w systemie Windows (od wersji 1.8.8) PDFMy otwiera przygotowane e-maile – prośby o podpis, przekazania, przypomnienia, „Udostępnij → E-mail”, raporty błędów – bezpośrednio jako nową, gotową do wysłania wiadomość z załącznikiem w twoim programie pocztowym. Bez pdfmy Scan, jak dotąd, zapisywany jest plik .eml, który otwierasz i wysyłasz.

Weryfikowalna autentyczność: PDFMy dołącza każdy podpis do otrzymanego pliku, zamiast zapisywać go od nowa (zapis przyrostowy zgodnie z normą PDF). Dzięki temu każda wersja pozostaje w pliku bez zmian. W gotowym pliku PDF „Przegląd” pokazuje dla każdej osoby „✓ zachowana bez zmian” – albo uwagę, jeśli plik został w międzyczasie ponownie zapisany lub zmieniony (np. w innym programie PDF).

Termin i przypomnienie: Termin widnieje w dzienniku korespondencji i na stronie startowej w sekcji „Terminy” (z codziennym przypomnieniem, jeśli jest włączone). W wierszu prośby „Przypominaj” przygotowuje uprzejmy e-mail z przypomnieniem do osoby, której jest teraz kolej – jeśli nikt jeszcze nie podpisał, z zarchiwizowanym plikiem PDF w załączniku.

Wysłano, odebrano, przeczytano: W widoku „Przegląd” PDFMy pokazuje dla każdej osoby historię z godziną: ✓ Wysłano (e-mail przygotowany), ✓✓ Odebrano (plik PDF otwarto w PDFMy), ✓✓ Przeczytano (obejrzano każdą stronę) i ✍ Podpisano. Powyżej widać, na kogo czeka prośba, od kiedy, jak wygląda termin i kto jest następny.

Wysyłanie przez WhatsApp, Signal lub Teams – z potwierdzeniem przeczytania: zamiast „Wyślij e-mailem” kliknij „Wyślij przez komunikator” – otworzy się menu udostępniania, wybierz w nim WhatsApp, Signal, Teams lub inny program. Gdy osoba przejrzy wszystkie strony w PDFMy, pojawi się u niej „Wyślij potwierdzenie przeczytania”: jedno dotknięcie wysyła Ci w tym samym komunikatorze „✓✓ Przeczytano” z linkiem. Dotknij linku – PDFMy odnotuje „Przeczytano” z godziną w dzienniku korespondencji. Link nie zawiera nic z dokumentu i jest sprawdzany kluczem znanym tylko prośbie; sfałszowane potwierdzenia PDFMy rozpoznaje. Niebieskie znaczniki komunikatora pokazują tylko, że wiadomość została wyświetlona – to potwierdzenie pokazuje, że dokument został przeczytany. Bez udziału tej osoby celowo to nie działa: wymagałoby to serwera, który potajemnie liczy.

Co teraz zrobić: Jeśli prośba utknęła, PDFMy proponuje nadawcy kolejny krok – na przykład przypomnienie, gdy od trzech dni nie ma reakcji, lub krótki telefon, gdy ktoś przeczytał dokument, ale jeszcze go nie podpisał. W dzienniku korespondencji przycisk „Przypominaj” jest wtedy wyróżniony na czerwono; PDFMy liczy przypomnienia i pokazuje, kiedy wysłano ostatnie.

Bez serwera – tak dociera do ciebie stan: „Odebrano” i „Przeczytano” są zapisane w samym pliku PDF i podróżują razem z nim. Widzisz je, gdy tylko dotrze do ciebie nowsza wersja (przy każdym przesłaniu dalej jesteś w kopii). Szybciej działa potwierdzenie przeczytania: prosi o nie każdy e-mail z prośbą i z przypomnieniem – program pocztowy odbiorcy pyta, czy je wysłać.

Kto podpisał? W dzienniku korespondencji pod tematem widać, kto już podpisał i kiedy. W otwartym pliku PDF „Przegląd” pokazuje każdą osobę z czasem podpisu i sumą kontrolną SHA-256 wersji, którą otrzymała. Dane wędrują razem z plikiem PDF jako załącznik „pdfmy-unterschriften.json”. Narysowany podpis to zwykły podpis elektroniczny; aby zwiększyć moc dowodową, podpisz dodatkowo gotowy dokument cyfrowo („Dodatkowo podpisz cyfrowo …”).

Weryfikacja podpisów

Jeśli otworzysz podpisany cyfrowo plik PDF (umowę, decyzję, fakturę), PDFMy pokaże nad dokumentem pasek: zielony – podpisany przez …, bez zmian od podpisania; żółty – ważny, ale później coś dołączono; czerwony – podpis nieważny, np. ponieważ dokument został zmieniony. „Szczegóły podpisu” pokazują podpisującego, czas, powód, miejsce, wystawcę, ważność certyfikatu, znacznik czasu oraz to, czy jest to certyfikat kwalifikowany (eIDAS). Weryfikacja odbywa się na Twoim urządzeniu. PDFMy nie sprawdza, czy wystawca jest uznanym centrum certyfikacji – do tego służą bezpłatne urzędowe usługi weryfikacji, np. weryfikacja podpisów eIDAS Komisji Europejskiej (DSS) lub usługa weryfikacji Bundesnetzagentur (niemieckiej Federalnej Agencji Sieci). Ważne: jeśli zapiszesz plik PDF ze zmianami, podpis przestaje obowiązywać; oryginał pozostaje ważny. Dlatego przed pierwszą zmianą tekstu lub zakryciem w podpisanym PDF PDFMy jednorazowo pyta o zgodę.

Podpis cyfrowy

W oknie zapisu zaznacz „Podpisz cyfrowo”. Z własnym certyfikatem (.p12/.pfx) PDFMy podpisuje bezpośrednio w przeglądarce zgodnie z europejskim standardem PAdES (ETSI EN 319 142, eIDAS); hasło nigdy nie jest zapisywane. Kilka osób może podpisywać kolejno: jeśli następna osoba otworzy podpisany plik PDF bez zmian w PDFMy, pasek podpisu pokaże „Współpodpisz” – jej podpis zostanie dołączony, a istniejące pozostaną ważne. W Windows z pdfmy Scan działa to także z certyfikatami Windows i kartami do podpisu, również kwalifikowanymi – od pdfmy Scan 1.8.0 również zgodnie z PAdES (starsze wersje podpisują w dotychczasowym formacie; pdfmy Scan sam informuje o aktualizacjach, w przeciwnym razie kliknij prawym przyciskiem jego ikonę obok zegara → „Sprawdź aktualizacje”).

Ze znacznikiem czasu: Gdy działa pdfmy Scan (od wersji 1.9.0 w systemie Windows, 1.1.9 na komputerach Mac i w systemie Linux), obok „Podpisz cyfrowo” pojawia się pole wyboru „ze znacznikiem czasu”. Niezależna usługa znacznika czasu (np. DigiCert lub Sectigo) potwierdza wtedy moment złożenia podpisu zgodnie z RFC 3161 (PAdES B-T) – dzięki temu nadal można udowodnić, że podpis istniał w tym momencie, nawet jeśli certyfikat później wygaśnie. Przesyłana jest tylko wartość kontrolna podpisu, a nie dokument.

E-faktura

Odczyt: po prostu otwórz pliki PDF ZUGFeRD i XRechnung (XML) – PDFMy wyświetla fakturę czytelnie i dokładnie przejmuje kwotę, termin i IBAN.

Sprawdzanie: przy otwieraniu PDFMy od razu sprawdza e-fakturę: dane obowiązkowe (numer faktury, data, sprzedawca z NIP UE lub numerem podatkowym, nabywca, pozycje) i reguły obliczeń (pozycje, netto, VAT, brutto, kwota do zapłaty) według EN 16931, w przypadku XRechnung dodatkowo Leitweg-ID (referencja nabywcy dla niemieckich urzędów), osobę kontaktową i formę płatności. W danych pisma widnieje „✓ sprawdzono” lub liczba błędów; kliknięcie pokazuje szczegóły. Inne pliki mogą Państwo sprawdzić bez otwierania przez Więcej → Sprawdź e-fakturę …. Pełną urzędową weryfikację ze wszystkimi regułami oferuje bezpłatne narzędzie walidacyjne KoSIT (niemiecki urząd koordynujący standardy IT).

Wystawianie: kafelek „Wystaw e-fakturę”: faktura sprzedaży zgodna z EN 16931 jako PDF ZUGFeRD lub jako XRechnung (np. dla niemieckich urzędów z Leitweg-ID). Dane Twojej firmy są zapamiętywane, a brakujące obowiązkowe informacje zgłaszane w zrozumiały sposób.

Aplikacja i domyślny program PDF

• Bez internetu (offline): po jednokrotnym otwarciu z internetem – strona startowa, strona narzędzia lub pomoc –, PDFMy zapisuje się na urządzeniu (komputer, telefon, tablet). W prawym dolnym rogu pojawia się „✓ Gotowy offline”; potem skanowanie, rozpoznawanie tekstu, edycja, podpisywanie i zapisywanie działają także bez połączenia. Dodatkowe pliki, takie jak czcionki dla plików Word, PDFMy pobiera przez Wi-Fi (nie przez sieć komórkową). iPhone i iPad: Safari usuwa pamięć offline witryny po ok. 7 dniach nieużywania – dlatego dodaj PDFMy przez Udostępnij → Do ekranu początkowego, a pozostanie dostępny offline na stałe. Rozpoznawanie tekstu w języku innym niż niemiecki i język interfejsu wymaga za pierwszym razem internetu.
• Instalacja jako aplikacja: przycisk „Pobierz aplikację” u góry w PDFMy. iPhone: w Safari Udostępnij → Do ekranu początkowego. Mac z Safari: Plik → Dodaj do Docka.
• Telefon: otwieranie PDF w PDFMy (Android): jeśli PDFMy jest zainstalowany jako aplikacja („Pobierz aplikację” lub w Chrome ⋮ → Zainstaluj aplikację), PDFMy jest na liście przy udostępnianiu: stuknij PDF, zdjęcie lub skan (np. w Gmailu, WhatsAppie, „Pliki” lub Pobranych), Udostępnij → „PDFMy”. Plik otwiera się od razu w PDFMy i zostaje na telefonie. Jeśli PDFMy był zainstalowany już wcześniej, pozycja pojawi się po następnej automatycznej aktualizacji aplikacji przez Chrome (zwykle w ciągu kilku dni) – od razu, jeśli usuniesz aplikację i zainstalujesz ją ponownie. Android nie pozwala ustawić aplikacji internetowych jako domyślnej aplikacji dla PDF; „Udostępnij → PDFMy” to przewidziana droga.
• iPhone i iPad: Apple nie pozwala aplikacjom internetowym ani na wpis w menu udostępniania, ani na przypisanie jako program do PDF – tam jest to możliwe tylko z aplikacją z App Store. Tak mimo to szybko otworzysz PDF-y: uruchom PDFMy z ekranu początkowego i stuknij „Otwórz” – wybór pokazuje aplikację „Pliki” z iCloud Drive, pobranymi i załącznikami, które tam zapisano (w Mailu: przytrzymaj załącznik → Zapisz w Plikach).
• Załączniki z Outlooka lub Thunderbirda: dwukrotne kliknięcie załącznika otwiera go w PDFMy. Outlook zapisuje załączniki w chronionych lub krótkotrwałych folderach, których przeglądarka nie może odczytać – pdfmy Scan (Windows od 1.8.7, Mac i Linux od 1.1.7) od razu zapisuje plik lub przekazuje go później do PDFMy; dotyczy to także sytuacji, gdy domyślną jest aplikacja Chrome „PDFMy”. Bez pdfmy Scan: zapisz załącznik w Outlooku („Zapisz jako”), a następnie go otwórz.
• Załącznik się nie otwiera? PDFMy podaje teraz dokładną przyczynę: pdfmy Scan nie działa lub jest nieaktualny (uruchom go lub zaktualizuj), Outlook usunął już kopię tymczasową (otwórz załącznik ponownie) albo – na Macu – ochrona prywatności macOS blokuje dostęp. Na Macu najpewniej pomaga: menu → „Ustaw jako domyślny dla plików PDF …” i wybór „PDFMy (pdfmy Scan)”; wtedy Outlook przekazuje plik bezpośrednio do PDFMy. Alternatywnie zezwól na „perl” w Ustawieniach systemowych → Prywatność i ochrona → Pełny dostęp do dysku. Od razu pomaga zawsze: zapisz załącznik w Outlooku poleceniem „Zapisz jako”, a następnie go otwórz.
• Mac: otwieranie załączników PDF z Outlooka bezpośrednio w PDFMy – jednorazowa konfiguracja:
  1. Na pdfmy.de kliknij u góry „Skanuj” i pobierz „pdfmy Scan dla Maca” (lub bezpośrednio pdfmy.de/scanner.html).
  2. Otwórz plik „pdfmy-Scan-Mac.command” (prawy przycisk → Otwórz) i pozwól, aby konfiguracja przebiegła do końca. Jeśli masz już pdfmy Scan, po prostu uruchom konfigurację jeszcze raz – zaktualizuje ona program do najnowszej wersji.
  3. Przy pytaniu „Sollen PDF-Dateien künftig per Doppelklick in PDFMy geöffnet werden?“ („Czy pliki PDF mają odtąd otwierać się w PDFMy po dwukrotnym kliknięciu?”) kliknij „Ja, PDFMy verwenden“ („Tak, używaj PDFMy”).
  Od tej pory załączniki PDF z Outlooka otwierają się po dwukrotnym kliknięciu bezpośrednio w PDFMy. Jeśli macOS zapyta, czy PDFMy może uzyskać dostęp do danych innych aplikacji, wybierz „Pozwól”.
• Windows – PDF dwukrotnym kliknięciem: z pdfmy Scan w Więcej → Ustaw jako domyślny dla plików PDF.
• Drukowanie do PDFMy (Windows): Więcej → Skonfiguruj drukarkę „PDFMy” … (lub w ikonie pdfmy Scan w prawym dolnym rogu) tworzy drukarkę tylko dla Ciebie – z wbudowanym w Windows sterownikiem PDF; Windows raz prosi o potwierdzenie. Potem w dowolnym programie (Word, przeglądarka, system magazynowy …) Drukuj → drukarka „PDFMy (Twoje imię)”: dokument po kilku sekundach otwiera się w PDFMy, z prawdziwym, przeszukiwalnym tekstem. Pliki wydruku znajdują się w folderze, do którego dostęp ma tylko Twoje konto, i są usuwane po 7 dniach – ważne dokumenty zapisz z PDFMy. Usuwanie tym samym poleceniem menu. Na serwerach terminali (wielu użytkowników jednocześnie) drukarka nie jest oferowana. Jeśli „Microsoft Print to PDF” jest wyłączony, pdfmy Scan (od wersji 1.10.1) otwiera okno Windows, w którym można go włączyć – zaznacz tam pole i kliknij OK.
• Otwórz w programie Office: Więcej → Otwórz w programie Office … pokazuje programy Office na Twoim komputerze – i co możesz zrobić z każdym z nich. Wybierasz sam: ONLYOFFICE (edycja PDF bezpośrednio), LibreOffice lub Collabora Office (Writer: jako dokument Word, Draw: jako rysunek z niemal takim samym układem), FreeOffice TextMaker lub SoftMaker TextMaker i Apache OpenOffice Writer (jako dokument Word), Inkscape (jako grafika – do planów, ulotek, logo) albo Microsoft Word (Word konwertuje PDF na dokument Word i wcześniej raz o to pyta – potwierdź przyciskiem OK). „Jako dokument Word” oznacza: PDFMy samo składa akapity, nagłówki i tabele (jak w PDF do Worda) i przekazuje ten plik programowi. PDFMy zapamiętuje Twój wybór na następny raz. Plik pozostaje na Twoim komputerze (pdfmy Scan od 1.11.0 w Windows, od 1.4.0 dla Mac i Linux – FreeOffice, OpenOffice, Inkscape i „jako dokument Word” od 1.12.0 lub 1.5.0; zapisany w folderze lokalnym, nie w OneDrive). Zapisz wynik w programie poleceniem „Zapisz jako” w swoim zwykłym miejscu. Nie masz zainstalowanego programu Office? ONLYOFFICE Desktop, LibreOffice i FreeOffice są bezpłatne.
• Zapis w folderze chmury (Nextcloud, ownCloud, Seafile, Dropbox, OneDrive, Google Drive, iCloud): … Więcej → Zapisz w folderze chmury … pokazuje foldery programów do synchronizacji na Twoim komputerze – np. folder Twojego programu Nextcloud. Kliknięcie „Zapisz” zapisuje tam PDF w podfolderze „PDFMy”; „Pokaż w folderze” go otwiera. Przesyłanie wykonuje potem Twój własny program do synchronizacji – do Twojej własnej przestrzeni, np. na serwer Nextcloud Twojej firmy. Samo PDFMy nie łączy się z chmurą i nie potrzebuje danych logowania. Wymaga pdfmy Scan od 1.12.0 (Windows) lub 1.5.0 (Mac, Linux). Nie znaleziono folderu chmury? Zainstaluj program do synchronizacji swojego dostawcy (np. Nextcloud Desktop) – albo wybierz dowolny folder w „Wybierz folder archiwum …”. Na telefonie: wybierz „Udostępnij …” i aplikację swojej chmury.
• Z programów Office do PDFMy: w ONLYOFFICE, LibreOffice, Collabora Office, Word, Excel, SoftMaker, WPS lub dowolnym innym programie po prostu wybierz Drukuj i drukarkę „PDFMy” (na Macu: w oknie drukowania „PDF” → „In PDFMy öffnen”) – dokument od razu otwiera się w PDFMy, z prawdziwym, przeszukiwalnym tekstem.
• Drukowanie do PDFMy (Mac): pdfmy Scan dla Mac (od 1.3.0) dodaje „In PDFMy öffnen” do menu PDF okna drukowania: w dowolnym programie Drukuj → w lewym dolnym rogu „PDF” → „In PDFMy öffnen”. Dokument otwiera się w PDFMy z tytułem jako nazwą pliku.
• Linux – PDF dwukrotnym kliknięciem: pdfmy Scan dla Linuksa tworzy „PDFMy” w menu aplikacji i pyta, czy ma być domyślnym programem dla plików PDF. Później: w menedżerze plików kliknij prawym przyciskiem plik PDF → Otwórz za pomocą → PDFMy → ustaw jako domyślny, albo w PDFMy Więcej → Ustaw jako domyślny dla plików PDF.
• Mac – PDF dwukrotnym kliknięciem: pdfmy Scan dla Maca tworzy aplikację „PDFMy” i pyta, czy ma być domyślna dla plików PDF. Później: w Finderze Pokaż info → Otwórz za pomocą: PDFMy → Zmień wszystkie. Najlepiej wybierz aplikację „PDFMy” z folderu Aplikacje (a nie aplikację Chrome o tej samej nazwie). „Drukuj” w Finderze wysyła plik PDF bezpośrednio do drukarki domyślnej (od pdfmy Scan dla Maca 1.1.6).
• Rozszerzenie przeglądarki: pliki PDF klikane w przeglądarce otwierają się bezpośrednio w PDFMy – w Chrome i Edge, w Windows i na Macu. Do rozszerzenia →

Języki

• Język interfejsu: PDFMy jest dostępny w 40 językach – niemieckim, angielskim (brytyjskim i amerykańskim), francuskim, włoskim, hiszpańskim, portugalskim, niderlandzkim, polskim, czeskim, słowackim, węgierskim, rumuńskim, bułgarskim, greckim, chorwackim, słoweńskim, serbskim, bośniackim, macedońskim, albańskim, duńskim, szwedzkim, norweskim, fińskim, estońskim, łotewskim, litewskim, irlandzkim, maltańskim, islandzkim, katalońskim, baskijskim, galicyjskim, luksemburskim, walijskim, tureckim, rosyjskim, ukraińskim i białoruskim. PDFMy uruchamia się w języku Twojej przeglądarki; zmiana w Więcej → Język. Tłumaczenia są wykonane maszynowo – rozstrzygająca jest wersja niemiecka.
• Wszystkie strony pdfmy.de: pomoc, instrukcja skanera, lista urządzeń, strony narzędzi, rozszerzenie przeglądarki, dla prasy, dostępność, nota prawna i polityka prywatności są również dostępne we wszystkich 40 językach – przełączanie w prawym górnym rogu strony. Każda wersja językowa ma własny adres do udostępniania, np. pdfmy.de/fr/hilfe.html lub pdfmy.de/en-GB/pdf-verkleinern.html. Wybór obowiązuje też w PDFMy i odwrotnie. W przypadku noty prawnej i polityki prywatności prawnie wiążąca jest wersja niemiecka.
• Data i liczby: PDFMy wyświetla datę, godzinę, kwoty i rozmiary plików w formacie Twojego języka (np. 18/10/2026 po angielsku (UK), 10/18/2026 po angielsku (USA)). W Twoich dokumentach (pieczątki, notatki, data podpisu, nagłówki i stopki, e-faktury) oraz w nazwach plików data pozostaje bez zmian.
• Pisma w innych językach: rozpoznawanie tekstu czyta pisma niemieckie i samo rozpoznaje język innych pism – wszystkie wymienione powyżej języki, także w cyrylicy (rosyjski, ukraiński, bułgarski, serbski, macedoński, białoruski) i grecki. Odpowiedni plik językowy (1–4 MB) PDFMy pobiera za pierwszym razem, potem działa również offline.
• Arabski, perski, hebrajski, chiński, japoński, koreański: PDFMy rozpoznaje również te pisma. Listy po arabsku i po chińsku automatyka wykrywa sama; dla perskiego, hebrajskiego, japońskiego, koreańskiego i chińskiego tradycyjnego wybierz język w Ustawienia → Skanuj → Język dokumentu. Rozpoznany tekst w zapisanym PDF można przeszukiwać i kopiować (także jako PDF/A), jest zawarty w Word, Markdown i HTML i można go przetłumaczyć. Dane językowe (0,4–2 MB) PDFMy pobiera dopiero przy pierwszej potrzebie.
• Stały język dokumentu: jeśli otrzymujesz głównie korespondencję w innym języku, ustaw go w Ustawienia → Skanuj → Język dokumentu – oszczędza to drugie przejście.
• Zapisane pliki PDF zawierają rozpoznany język dokumentu (ważne dla czytników ekranu i PDF/UA); Czytaj na głos używa głosu offline w tym języku.

Kancelaria: beA i załączniki

• Sprawdź pod kątem beA: … Więcej → Sprawdzenie wstępne … (odbiorca „beA / sąd”) pokazuje, czy PDF spełnia wymagania techniczne niemieckiego wymiaru sprawiedliwości (Elektronischer-Rechtsverkehr-Bekanntmachung 2025, oficjalne obwieszczenie w sprawie elektronicznego obrotu prawnego): bez JavaScriptu, bez osadzonych plików i multimediów, możliwość druku i brak szyfrowania, maksymalnie 200 MB, nazwa pliku do 90 znaków zawierająca tylko litery (także ä, ö, ü, ß), cyfry, podkreślenie i łącznik. Uwagi dotyczą nieosadzonych czcionek i stron bez tekstu (rozpoznawanie tekstu jest zalecane, ale nieobowiązkowe). Nazwę pliku wpisujesz bezpośrednio w oknie sprawdzania – PDFMy proponuje dozwoloną nazwę i sprawdza ją podczas pisania. Jeśli otwartych jest kilka plików, każdy jest dodatkowo pokazany osobno w wyniku.
• Zapisz zgodnie z beA: w Sprawdzenie wstępne (odbiorca „beA / sąd”) kliknij „Popraw automatycznie”: tworzy PDF/A bez JavaScript i załączników pod wpisaną (dozwoloną) nazwą pliku i jeszcze raz sprawdza zapisany plik. Załącznik e-faktury (XML) nie jest dołączany.
• Numeruj załączniki: Proszę otworzyć kolejno załączniki do pisma (Dodaj), a następnie Więcej → Numeruj załączniki …. Każdy plik staje się załącznikiem – dowolna litera oznaczenia (K, B, AS, AG, BK, BB …), początek od dowolnego numeru, oznaczenie można zmienić. PDFMy umieszcza pieczątkę „Anlage K 1” w prawym górnym rogu pierwszej strony, tworzy wykaz załączników i na życzenie zapisuje każdy załącznik jako osobny plik zgodny z beA z logiczną numeracją (np. Anlage_K1_Kaufvertrag.pdf) – jako ZIP lub bezpośrednio w folderze archiwum.
• Poufność: kontrola, konwersja i numeracja odbywają się w całości na Pana/Pani urządzeniu – dokumenty klientów nie są przesyłane.

Prywatność i bezpieczeństwo

• Dokumenty, rozpoznany tekst i dane pism pozostają na Twoim urządzeniu. Bez plików cookie, bez śledzenia, bez obcych serwerów. Również rozpoznawanie tekstu (AI) działa lokalnie.
• To, co zapisuje przeglądarka (ustawienia, indeks wyszukiwania, zapamiętany podpis …), usuniesz w Ustawienia → Usuń wszystkie dane zapisane lokalnie.
• PDFMy jest rozwijany zgodnie z zasadami ISO 27001 i ISO 9001; PDF/A i PDF/UA są sprawdzane narzędziem veraPDF.
• Bezpieczne aktualizacje: Każda nowa wersja PDFMy jest przed publikacją automatycznie sprawdzana w przeglądarce, a w razie problemu można od razu przywrócić poprzednią. Aktualizacja pobiera ponownie tylko zmienione pliki – zwykle kilkaset KB zamiast około 20 MB, co oszczędza dane mobilne w podróży. pdfmy Scan (od wersji 1.13.0) instaluje aktualizację tylko wtedy, gdy ma ona ważny podpis cyfrowy firmy Mentor GmbH i jest nowsza niż zainstalowana wersja – podstawiony lub starszy plik zostaje odrzucony. Nowa wersja PDFMy nigdy nie jest aktywowana w trakcie pracy: jeśli trwa skanowanie lub inna operacja albo otwarty jest dokument, w prawym dolnym rogu pojawia się „Dostępna nowa wersja – wczytaj ponownie teraz”, a Ty decydujesz, kiedy.
• pdfmy Scan przyjmuje zlecenia tylko od PDFMy: program pomocniczy odpowiada tylko na żądania z pdfmy.de na Twoim komputerze – inne strony internetowe nie mogą nim sterować ani niczego z niego odczytać, także okrężną drogą (DNS rebinding). Aktualizacje instaluje tylko z ważnym, nieunieważnionym podpisem Mentor GmbH (Paderborn) i tylko wtedy, gdy sam plik jest naprawdę nowszy (od Windows 1.14.1, Mac/Linux 1.6.1).
• Serwery terminali i wielu użytkowników: Jeśli na jednym komputerze jednocześnie zalogowanych jest kilku użytkowników (serwer terminali Windows lub Pulpit zdalny, Mac lub Linux z wieloma kontami), pdfmy Scan obsługuje tylko użytkownika, który go uruchomił – programy innych użytkowników są odrzucane i nie mają dostępu ani do plików, ani do dziennika, ani do podpisów. Każdy użytkownik ma własny pdfmy Scan; PDFMy sam go znajduje, a skany i podwójne kliknięcia zawsze trafiają do właściwej osoby. Niczego nie trzeba konfigurować (od Windows 1.15.0, Mac/Linux 1.7.0).
• Statystyki odwiedzin i liczenie pobrań: widzimy tylko zbiorcze liczby, które nasz dostawca hostingu IONOS tworzy z dzienników serwera (odwiedzający, wyświetlone strony) – bez plików cookie, bez osadzonych usług liczących, bez identyfikatora. Przy pobieraniu pdfmy Scan lub rozszerzenia PDFMy dodatkowo wywołuje pustą stronę (np. /download/zaehlung/windows.html), aby pobranie pojawiło się w tej statystyce. Twoje dokumenty nigdy nie są tym objęte. Szczegóły: Polityka prywatności, pkt 3.
• Szczegóły: Polityka prywatności · Dostępność
• Otwarty kod źródłowy: PDFMy jest dostępny na GitHub (haus-it/pdfmy) do dalszego rozwijania – © Mentor GmbH, wyłącznie do celów niekomercyjnych (PolyForm Noncommercial 1.0.0); wykorzystanie komercyjne tylko na podstawie licencji Mentor GmbH. Kto korzysta z kodu, widocznie wskazuje na www.pdfmy.de. Korzystanie z samego pdfmy.de pozostaje bezpłatne dla wszystkich. Chętnie przyjmiemy zgłoszenia błędów, pomysły, tłumaczenia i wkład w projekt.

Częste pytania

Skróty klawiszowe

Na Macu ⌘ zamiast Ctrl.

Uzyskaj pomoc

PDFMy jest stale rozwijany. Jeśli coś nie działa, zgłoś to od razu – szybko to rozwiążemy.

• W PDFMy kliknij w prawym dolnym rogu „Zgłoś błąd” (lub Więcej → Zgłoś problem; z tej strony: Zgłoś błąd). Wybierasz „Błąd” lub „Propozycja ulepszenia” i w razie potrzeby odpowiadasz na trzy krótkie pytania: Co zrobiłeś, co się stało, czego się spodziewałeś? Raport zawiera wersje, protokół, błędy programu, które wystąpiły, oraz – jeśli działa pdfmy Scan (od 1.14.0, Mac/Linux 1.6.0) – wewnętrzny adres sieciowy i nazwę komputera, ale żadnych dokumentów; nazwy plików i nadawcy są nierozpoznawalne. W „Zawartość raportu” widzisz wszystko wcześniej. Nic nie zostanie wysłane, dopóki nie klikniesz „Wyślij” w swoim programie pocztowym.
• Gdy coś pójdzie nie tak: jeśli w PDFMy wystąpi nieoczekiwany błąd programu, PDFMy jednorazowo proponuje u góry jego zgłoszenie – błąd jest wtedy już wpisany. „Zamknij” ukrywa komunikat.
• E-mailem: wumertens@mentor-group.de
• Dla prasy i mediów: strona dla prasy z tekstami prasowymi, zdjęciami i kontaktem.