Hjálp

Fljótleg byrjun

PDFMy er ókeypis PDF-forrit. Það keyrir í vafranum eða sem forrit – á PC, á Mac og í símanum. Skjölunum yðar er ekki hlaðið upp: allt gerist á tækinu yðar.

1. Opnið pdfmy.de (helst í Chrome eða Edge).
2. Við fyrstu ræsingu spyr PDFMy í fjórum skrefum um nafn/upphafsstafi, skjalamöppu, skanna og sjálfgefið PDF-forrit. Allt er valfrjálst og má breyta síðar undir Meira → Uppsetning.
3. Opnið PDF-skjal, ljósmynd eða skönnun – eða dragið það einfaldlega inn í gluggann. Á upphafssíðunni eru reitir fyrir algengustu verkefnin.

Leita í hjálpinni: Sláið inn í leitarreitinn efst (eða ýtið á /) hvað þér ætlið að gera – einnig með eigin orðum eins og „undirskrift“, „þjappa“ eða „iPhone“. Viðeigandi svör birtast strax; smellur sýnir staðinn í samhengi. Í PDFMy finnið þér leitarreitinn undir Hjálp.

Vörn gegn hruni: PDFMy vistar óvistaðar breytingar á tækinu yðar á nokkurra sekúndna fresti. Ef vafrinn hrynur eða þér lokið PDFMy óvart, birtist við næstu ræsingu á upphafssíðunni „Óvistuð vinna“ – smellur á „Endurheimta“ sækir skjalið aftur. Þetta gildir einnig um skönnun með myndavél sem ekki hefur verið lokið með „Lokið“: hún birtist þar sem „Skönnun með myndavél“. Eftir vistun eða lokun er afritinu eytt, annars í síðasta lagi eftir 7 daga. Með ✕ eða „Henda öllu“ eyðið þér afritum strax, til dæmis á sameiginlegu tæki.

Nýlega opnað: Á upphafssíðunni eru síðustu skjölin yðar – smellur opnar þau aftur (Chrome og Edge). Aðeins nafn og tilvísun eru vistuð, ekkert efni; „Tæma lista“ fjarlægir allt.

Ábending: Með Ctrl+K (Mac: ⌘+K) finnið þér hvaða aðgerð sem er með leitarorði.

Skanna

Með símanum

Í símanum er efst stóri hnappurinn „Skanna með myndavélinni“ (á PC: reiturinn „Skanna með símanum“). Myndavélin greinir blaðið, smellir af sjálf, sker til og réttir af. Margar síður í röð eru mögulegar. Fyrir bestu gæði takið myndir í dagsbirtu og án skugga.

Vistið síðan: Ýtið neðst á „Vista“, „Vista“ eða „Deila“. „ד efst lokar skjalinu; PDFMy spyr fyrst um síður sem ekki hafa verið vistaðar. Lokuðuð þér óvart? Í 20 sekúndur birtist „Opna aftur“ efst – ein snerting og allar síður eru komnar aftur.

Notkun í símanum: Neðst eru Deila, Vista í möppu og Vista. Verkfærin (texti, yfirstrikun, undirskrift …) eru tákn í stikunni fyrir ofan síðuna – strjúkið til hliðar til að sjá fleiri. Allar aðrar aðgerðir opnast sem listi með ⋯ efst til hægri. Raða og eyða síðum: síðuyfirlit (táknið með fjórum reitum).

Með skanna eða fjölnotatæki – Windows

Setjið einu sinni upp litla forritið pdfmy Scan (hnappurinn „Tengja skanna“ í PDFMy). Eftir það heitir hnappurinn „Skanna“: veljið skanna, setjið pappír í, búið. Nettæki finnast án rekla (AirScan/eSCL og WSD, t.d. Epson, Dell, Brother), USB-skannar með Windows-reklinum. Tvíhliða skönnun og matari eru studd.

Með skanna eða fjölnotatæki – Mac

Sækið einu sinni pdfmy Scan fyrir Mac og tvísmellið á „pdfmy-Scan-Mac.command“. Það finnur netskanna án rekla (AirScan/eSCL og WSD, t.d. Dell Color MFP E525w). Án viðbótarforrits virkar það með „Image Capture“ og skönnunarmöppu. Ítarlegar leiðbeiningar fyrir Mac →

Með skanna eða fjölnotatæki – Linux

Einu sinni pdfmy Scan fyrir Linux sækið og keyrið í Terminal: sh ~/Downloads/pdfmy-scan-linux.sh (án sudo). Netskannar virka án rekils (AirScan/eSCL og WSD). Fyrir USB-skanna og eldri tæki notar pdfmy Scan SANE, z. B. sudo apt install sane-utils sane-airscan ipp-usb. Rekla framleiðanda (HP hplip, Brother brscan, Epson epsonscan2) þarf aðeins fyrir mjög gömul tæki. Ítarlegar leiðbeiningar fyrir Linux →

Með skanna eða fjölnotatæki – Chromebook

Á Chromebook þarf PDFMy ekkert viðbótarforrit – pdfmy Scan keyrir ekki á Chrome OS en þess er heldur ekki þörf: Chrome OS stýrir sjálft mörgum net- og USB-skönnum (AirScan/eSCL, án rekla). Setjið skannann upp undir Stillingar → Ítarlegt → Prentun og skönnun og skannið svo með forritinu „Skanna“ sem PDF eða JPG í möppu, t.d. Skrárnar mínar › Skannanir. Í PDFMy, í skönnunarglugganum: „Tengja þessa möppu sem skönnunarmöppu“ – hver ný skönnun birtist sjálfkrafa, með textagreiningu. Setjið PDFMy upp með „Sækja forrit“: þá opnar forritið „Skrár“ PDF með Opna með → PDFMy; prentun fer í gegnum „Vista sem PDF“, og Google Drive er innbyggt í forritið „Skrár“ (hægt að velja sem skjalamöppu).

Virkar tækið mitt?

Í tækjalistanum finnið þér Brother, Epson, HP, Canon, Kyocera, Ricoh, Konica Minolta, Sharp, Xerox, Lexmark, Dell, Samsung og skjalaskanna – með leit eftir gerð og upplýsingum um hvort hægt sé að skanna tvíhliða. Nær öll nettæki síðustu ára virka án rekils.

Tvíhliða skönnun

Matari eða gler: undir „Pappír liggur“ stendur venjulega „Greina sjálfvirkt“. Þér getið einnig valið fast „í mataranum“ eða „á glerinu“. Athugasemdin fyrir neðan segir hvað skanninn yðar gerir þá.

Ef tækið yðar hefur tvíhliða matara, hakið við „Tvíhliða“ í skönnunarglugganum. Ef það hefur matara án tvíhliða (t.d. Epson L5290, margir Brother DCP, Dell E525w), veljið „Tvíhliða með því að snúa“: skannið fyrst framhliðarnar, snúið síðan öllum bunkanum við og setjið hann aftur í – PDFMy raðar fram- og bakhliðum rétt. Ef röðin verður einhvern tíma röng nægir að smella á „Bakhliðar í öfugri röð“. PDFMy fjarlægir auðar bakhliðar sjálfkrafa.

Greina sjálfvirkt: í skönnunarglugganum eru „Tegund“ og „Litur“ sjálfgefið stillt á „Sjálfvirkt“. Þá skannar PDFMy í lit og greinir hvert blað sjálft: Svarthvítt skjal (hreinn texti – hárbeittur, minnsta skráin), Grátónaskjal (gráir fletir eða svarthvítar myndir), Litaskjal (litað merki, stimpill, áherslupenni) eða Ljósmynd. Greind tegund birtist í myndatexta síðunnar og hægt er að breyta henni hvenær sem er efst í vali myndvinnslu (Skjal (grátt), Skjal (litur), Svarthvítt, Frumrit …).

Skönnun ljósmynda: með „Sjálfvirkt“ greinir PDFMy ljósmyndir sjálft, sker þær út (líka þótt þær liggi í horni glersins), lætur litina óbreytta og sleppir textagreiningu. Fyrir bestu gæði veljið þér „Ljósmynd“: þá skannar PDFMy af glerinu með 600 dpi, að vali í Litur eða Svarthvítt (grátóna). Vinsamlegast setjið ekki ljósmyndir í matarann. Vista sem mynd: „Vista“ → snið „Myndir“, og veljið síðan myndsnið – JPG, PNG, TIFF eða WebP.

Skera til: tólið „Skera til“ á stikunni fyrir ofan síðuna – dragið bláu hornin fjögur að viðkomandi brúnum og veljið „Nota“. Blöð sem voru mynduð á ská eru rétt af; á ljósmyndum helst myndhlutfallið.

Epson EcoTank L5290 (t.d. „EPSON2CBBCB“)

Finnst sjálfkrafa í Windows, á Mac og í Linux (AirScan/eSCL eða WSD, gler og matari). Ef ekki: í skönnunarglugganum „Bæta við tæki með IP-tölu“ og sláið inn IP-töluna eða heiti tækisins , t.d. EPSON2CBBCB – á Mac og Linux bætir pdfmy Scan sjálft við „.local“. Með Wi-Fi og LAN eða VPN samtímis er leitað um hverja nettengingu. Tæki í orkusparnaðarham vekur pdfmy Scan sjálft fyrir hverja leit; annars veljið „Vekja skanna“ í skönnunarglugganum. Meira um Epson L5290 →

Skönnunarmappa („Scan to Folder“)

Ef tækið yðar vistar skannanir í möppu, tengið þá möppu undir „Tengja skanna“. Nýjar skannanir birtast eftir fáeinar sekúndur – réttar af, með textagreiningu. Setja upp skanna (allar leiðir) →

Mörg bréf í einu

Meira → Prenta skilblað: Setjið blaðið með QR-kóðanum milli bréfanna og skannið allan bunkann. PDFMy skilur bréfin að og sleppir skilblöðunum.

Patch-kóða-skilblöð: Ef skilblöð fyrir skjalaskannann eru þegar til á skrifstofunni (Kodak-patch-kóði, t.d. „Patch T“ eða „Patch 2“ – fjórar þykkar og þunnar svartar línur), þekkir PDFMy þau líka, jafnvel þótt þau séu sett í á hvolfi eða á hlið. Eigið blað fæst undir Meira → Prenta patch-kóða-skilblað – prentið það í upprunalegri stærð (100%).

Vista bréf og frestir

Hvað vill þetta bréf?

Fyrir ofan síðuna stendur í einni setningu um hvað málið snýst, t.d. „Reikningur upp á 1.520,24 € – greiðist fyrir 28.10. – eftir 13 daga“, með hnöppum fyrir Millifæra (GiroCode), Skrá frest, Áframsenda og Vista. Sendandi, dagsetning, tegund, upphæð og frestur standa til hægri í bréfupplýsingunum og má leiðrétta.

Vista

Bréfaupplýsingar aðeins við póst: PDFMy sýnir dagsetningu, sendanda, efni, mál, frest og eftirfylgni þegar skjalið lítur út eins og póstur – við skannanir eða þegar frestur, upphæð, IBAN eða sendandi með dagsetningu greindist. Við önnur skjöl (t.d. samþykktir eða handbók) stendur þar aðeins skráarheitið og tengillinn „Slá inn bréfaupplýsingar …“, sem opnar reitina.

Skráarheiti: opnuð skrá heldur heiti sínu („Tilboð Jónsson.pdf“ verður áfram „Tilboð Jónsson.pdf“). Aðeins fyrir skannanir og innihaldslaus heiti frá skönnum, myndavélum og forritum eins og „Scan0001“, „IMG_1234“ eða „Skjal (2)“ notar PDFMy lýsandi heiti úr bréfgögnunum (dagsetning, tegund, sendandi, efni). Þér getið breytt heitinu hvenær sem er til hægri undir „Skráarheiti“.

Veljið einu sinni skjalamöppu (t.d. möppu samstillta við OneDrive eða SharePoint). Eftir það vistar „Vista“ hvert bréf með lýsandi heiti og færir það í póstskrána. Ef óskað er, með móttökustimpli og samfelldu móttökunúmeri. Mörg fyrirtæki? Í stillingunum fær hvert fyrirtæki sína eigin möppu.

Forskoðun: Smellið á línu í póstskránni – hægra megin birtist fyrsta síða skjalsins með skráarheiti og blaðsíðufjölda, án þess að það sé opnað. Með lyklaborðinu nægir að fara með Tab á „Opna“ í línu. Smellur á forskoðunarmyndina eða „Opna“ hleður skjalinu inn til breytinga. Forskoðunin er í boði frá um 900 pixla gluggabreidd.

Eigin reitir: Smelltu á „Skilgreina eigin reiti …“ undir merkjunum í bréfupplýsingunum og gefðu allt að fimm reitum nafn, t.d. skjólstæðingur, verkefni eða kostnaðarstaður. Þeir birtast síðan við hvert bréf. PDFMy stingur upp á gildum síðasta bréfs með sama málsnúmeri eða sendanda og býður fyrri gildi til vals. Gildin birtast í póstskránni (Excel-dálkurinn „Eigin reitir“, í listanum undir efninu) og í leitarorðum PDF-skjalsins; leitin finnur þau. Með skjalamöppu gilda heiti reitanna fyrir allt teymið (skráin pdfmy-Felder.json).

Mál (mál skjólstæðinga og verkefna)

Í bréfupplýsingum er reiturinn „Mál“, t.d. „Müller gegn Schmidt“ eða „Meier – tekjuskattur 2025“. PDFMy stingur sjálft upp á málinu: Ef bréf hefur sama málsnúmer og áður vistað bréf tilheyrir það sama máli – annars gildir síðasta mál þessa sendanda. Í Póstskrá & mál (Meira → Skrifstofa) sýnir yfirlitið „Mál“ hvert mál með fjölda skjala, opnum verkefnum, næsta fresti og ábyrgðaraðilum. „Sýna skjöl“ síar listann á þetta mál, „Opna mál“ opnar öll skjöl málsins eftir dagsetningu sem eitt skjal – til lestrar, prentunar eða sameiginlegrar vistunar (með tengdri skjalamöppu). Áður vistuðum bréfum er úthlutað í listanum í dálkinum „Mál“; síur fyrir mál og ár auðvelda leit. Málið kemur einnig fram í Excel-skrá póstskrárinnar.

Merki

Í reitnum „Merki“ í bréfupplýsingum skal aðskilja fleiri orð með kommu, t.d. „Skattur 2025, Trygging, áríðandi“. Á meðan þú skrifar stingur PDFMy upp á merkjum sem þegar hafa verið notuð. Við vistun eru þau skráð í póstskrána og í leitarorð PDF-skjalsins – þannig finna Windows-leit og önnur PDF-forrit skjalið líka. Í póstskránni getur þú síað eftir merki og með því að smella á merki sérðu öll skjöl með því; með „+ Merki“ bætir þú við og með „ד fjarlægir þú merki beint í listanum.

Útgáfur og GoBD-endurskoðunarskýrsla

Útgáfur: Ef þér opnið vistað skjal í gegnum póstskrána, breytið því (t.d. athugasemdin „greitt“) og vistið, setur PDFMy nýju skrána í stað þeirrar gömlu á sama stað. Fyrri útgáfan varðveitist óbreytt í möppunni „_Versionen“ (með dagsetningu og tíma í heitinu); færslan sýnir „v2“, „v3“ … og fær nýju gátsummuna – engin tvöföld færsla verður til.

GoBD-endurskoðunarskýrsla: Í póstskránni athugar „GoBD-endurskoðunarskýrsla …“ allar vistaðar skrár (SHA-256-gátsumma), innsigli hverrar færslu (gerir síðari breytingar á skránni greinanlegar, t.d. í Excel) og eyður í móttökunúmerum. Niðurstaðan er vistuð sem PDF í möppunni „_Protokolle“ – með verklagslýsingu sem grunni að verklagsskjölun yðar samkvæmt GoBD (þýskar reglur um rétta stafræna bókfærslu og skjalavörslu). Gátsumma og innsigli gera breytingar greinanlegar; óbreytanleikann sjálfan þarf geymslustaðurinn að tryggja (t.d. varðveislureglur í SharePoint/Microsoft 365).

Frestir, endurskoðun, áminning

Kærufrestur vegna úrskurða: Ef úrskurður (t.d. þýsk skattálagning, Steuerbescheid) inniheldur leiðbeiningar um kæruleiðir með eins mánaðar fresti reiknar PDFMy kærufrestinn (Einspruch eða Widerspruch): birting fjórum dögum eftir dagsetningu úrskurðar (§ 122 AO, frá 2025), síðan einn mánuður; ef dagur lendir á helgi eða almennum frídegi á landsvísu gildir næsti virki dagur. Fresturinn birtist í upplýsingalínunni og í póstskránni. Svæðisbundnir frídagar geta lengt frestinn enn frekar – birtur frestur er því aldrei of seinn. Ef sannanlegt er að úrskurðurinn barst síðar hefst fresturinn síðar.

Frestir og endurskoðanir birtast á upphafssíðunni. Með „Minna á“ kemur tilkynning einu sinni á dag þegar eitthvað er á gjalddaga. „Skrá frest“ býr til dagatalsfærslu fyrir Outlook.

Sjálfstýring

Hægt að kveikja á í uppsetningunni: Bréf frá þekktum sendendum vistar PDFMy sjálft eftir stutta niðurtalningu. Ef vafi leikur á bíður það og tilgreinir ástæðuna.

Skattaráðgjafi, bankayfirlit, varðveisla

• Meira → Fylgiskjöl fyrir skattaráðgjafa: fylgiskjöl eins mánaðar sem ZIP með fylgiskjalalista og DATEV-innflutningsskrá.
• Lesið bankayfirlitið (CAMT eða CSV) inn í póstskrána: greiddir reikningar eru greindir.
• PDFMy bendir á fylgiskjöl sem eru komin fram yfir varðveislutíma. Engu er eytt sjálfkrafa.

Svör

„Svara“ skrifar bréf samkvæmt DIN 5008: heimilisfang og tilvísun eru þegar færð inn, auk textabúta (t.d. andmæli, greiðslustaðfesting). Ef óskað er, með yðar eigin bréfsefni.

Breyta PDF-skjölum

• Skipta PDF: Reiturinn „Skipta PDF“ eða „… Meira → Skipta PDF …“ – ný skrá á N síðna fresti, við bókamerkin (eftir köflum), eftir skráarstærð (t.d. að hámarki 5 MB fyrir viðhengi í tölvupósti) eða eftir síðubilum eins og 1-3, 4-7, 8-. Niðurstaðan sem ZIP eða stakar skrár í skjalasafnið.
• Setja á eigið bréfsefni: Í vistunarglugganum undir „Blaðsíðutöl, haus/fótur …“ → „Setja á bréfsefnið mitt“. Síða 1 bréfsefnis yðar (PDF) liggur undir fyrstu síðunni, síða 2 (ef hún er til) undir öllum hinum. Sama bréfsefni og við „Svara“. Fyrir venjuleg PDF-skjöl; á skönnuðum síðum hylur skannaða myndin bakgrunninn.
• Skriftur í PDF-skjölum: PDFMy keyrir ekki JavaScript úr opnuðum PDF-skjölum. Reiknireitir sem þér búið sjálf til á eyðublaðinu reikna ekki fyrr en í PDF-forriti viðtakanda og aldrei í PDF/A.
• Fjarlægja falin gögn: Áður en skjal er afhent þriðja aðila skal haka við „Fjarlægja falin gögn“ í vistunarglugganum – PDFMy fjarlægir athugasemdir, minnispunkta og merkingar frumritsins, skriftur, ívafðar skrár og margmiðlunarefni ásamt höfundi, efni og leitarorðum. Tenglar haldast.
• Fjarlægja hvítar spássíur og setja í A4: Í vistunarglugganum undir „Blaðsíðutöl, haus/fótur, snið …“ → „Fjarlægja hvítar spássíur“ sker burt auðar spássíur umhverfis efnið; „Allar síður í A4“ setur US-Letter, kvittanir og blönduð snið í A4 í réttum hlutföllum og fyrir miðju (langsnið eða þversnið). Texti, tenglar og eyðublaðsreitir haldast.
• Margar síður á blað og bæklingur: Veljið „2 síður á blað“, „4 síður á blað“ eða „Bæklingur (A4 brotið)“ í prentglugganum eða í vistunarglugganum. Prentið bæklinginn báðum megin (snúið um styttri brún) og brjótið saman í miðju – þá eru síðurnar í réttri röð.
• Form og myndir: Veljið verkfærið „Form“, við hliðina Rétthyrningur, Sporbaugur, Lína eða Ör, lit og strikþykkt, og dragið út á síðunni (með Shift verður lína nákvæmlega lárétt eða lóðrétt). „Mynd“ setur inn merki eða ljósmynd (PNG, JPG); færið hana síðan og stækkið með haldfanginu neðst til hægri. Hvort tveggja er skrifað skarpt í PDF-skrána.
• Mælingar: Verkfærið „Form“, við hliðina „Mæla: vegalengd“, „Mæla: flatarmál“ eða „Mæla: marghyrningur“ – dragið línu eða rétthyrning, eða smellið á hornpunktana hvern á eftir öðrum fyrir marghyrning (tvísmellur, smellur á fyrsta punktinn eða Enter lokar, Esc hættir við; gefur flatarmál og ummál, t.d. fyrir L-laga herbergi) og gildið birtist strax við hliðina (t.d. „4,25 m“ eða „18,30 m²“). Veljið mælikvarða teikningarinnar (1:1 til 1:1000) eða „Út frá þekktri vegalengd …“: mælið vegalengd með þekktri lengd, merkið hana og sláið inn raunverulega lengd – allar mælingar í teikningunni reiknast þá með honum. Síðustærðin kemur úr PDF-skjalinu; fyrir skannanir og myndir gerir PDFMy ráð fyrir A4. Mæligildi eru vistuð sem texti. Fyrir iðnaðarmenn, byggingar og arkitektúr – eins og mælitólið í Acrobat Pro.
• Skráaviðhengi: Meira → Skráaviðhengi sýnir skrárnar sem eru ívafðar í PDF-skrána (t.d. töflur, myndir, reikninga-XML) – vistið, fjarlægið eða bætið nýjum við með „Hengja við skrá …“. Viðhengi haldast við vistun. Sem PDF/A eru aðeins tekin með viðhengi sem sjálf eru PDF/A (krafa staðalsins).
• Sameina og skipuleggja síður: opnið margar skrár, í síðuyfirlitinu (G) raðið, snúið, eyðið, setjið inn auðar síður, skiptið.
• Vista í upprunalegu skrána: Ef þér hafið opnað PDF-skjal (tvísmellur, Opna, draga eða „Nýlega opnað“), býður Ctrl+S í Chrome og Edge „Vista í upprunalegu skrána“ – eins og í Word. Í fyrsta skipti biður vafrinn einu sinni um leyfi. „Vista sem …“ býr alltaf til nýja skrá.
• Margar skrár í einu (bunkavinnsla): Reiturinn „Bunkavinnsla“ á upphafssíðunni, veljið skrár og síðan: Minnka, Safna (PDF/A, með textagreiningu), Undirbúa fyrir afhendingu, Grátóna og minnka, Bæta við blaðsíðutali, Gera leitarbært eða Greina og vista bréf. Niðurstaðan kemur sem ZIP-skrá eða beint í möppu; listinn sýnir hverja skrá með stærð fyrir/eftir. „Stöðva“ stöðvar eftir núverandi skrá. Opið skjal helst óbreytt á meðan.
• Vakta möppu (sjálfvirkt): Reiturinn „Vakta möppu“ á upphafssíðunni: veljið inntaksmöppu – til dæmis þá sem skanninn eða ljósritunarvélin yðar vistar í – og hvað á að gerast (Gera leitarbært, Langtímavista (PDF/A), Minnka, eigið verkferli eða Greina og vista bréf) og markmöppu. Hver ný skrá er þá unnin án smells, ef óskað er nefnd eftir innihaldi (t.d. 2026-10-21_Orkuveita_Reikningur.pdf), og frumritið færist í undirmöppuna „_erledigt“. Þetta keyrir í sérstökum PDFMy-glugga á meðan hann er opinn; vinna yðar í aðalglugganum truflast ekki. Skrár sem ekki er hægt að vinna lenda í „_fehler“. Krefst Edge eða Chrome í tölvu.
• Minnka: veljið „Lítið“ við vistun; stærðin er sýnd fyrir fram.
• Verkefnastika: Ef þér veljið verkefni á upphafssíðunni (t.d. Sverta, Undirrita, sameina, Eyðublað) stendur fyrir ofan síðuna hvað á að gera núna – með viðeigandi hnappi (t.d. „Finna persónuupplýsingar“, „Bæta við fleiri skrám“, „Fylla út með mínum upplýsingum“) og „Lokið & vista“.
• Sverta: Dragið svæði eða svertið leitarorð alls staðar. Efnið er raunverulega fjarlægt, einnig úr textalaginu. „Finna persónuupplýsingar“ stingur upp á stöðum til að sverta: nöfn á eftir ávarpi (t.d. „frú Guðrún Jónsdóttir“), götu með húsnúmeri, póstnúmer með stað, IBAN, netfang, síma, skattnúmer, fæðingardag og kennitölu – vinsamlegast yfirfarið fyrir vistun; smellið á það sem á ekki við og eyðið með Del.
• Breyta texta: Verkfærið „Breyta texta“, smellið í línu og skrifið yfir – eða fljótlegra: í verkfærinu „Velja“ tvísmellið á textann. Ef línan tilheyrir málsgrein verður öll málsgreinin breytanleg og raðast sjálfkrafa upp á nýtt við breytingu – með línubili upprunans; orðskiptingar við línuenda eru sameinaðar. Heimilisföng og listar halda línum sínum. PDFMy tekur upp útlit upprunans: leturgerð (með eða án þverstrika, jafnbreitt), feitletrað og skáletrað, leturlit, bakgrunnslit (t.d. gráa reiti) og breidd. Í PDF-skjölum með texta er letrið greint nákvæmlega, í skönnunum litur, bakgrunnur, feitletur og hvort letrið hefur þverstrik (t.d. Times) – við mjög smátt letur er notað letur án þverstrika. Óbreyttar línur haldast eins og þær eru.
• Upprunaleg leturgerð við breytingar: Ef leturgerðin er ívafin í PDF-skjalið og inniheldur öll tákn nýja textans skrifar PDFMy áfram með nákvæmlega þessari leturgerð – breytti textinn lítur út eins og áður. Vanti tákn (PDF-skjalið inniheldur oft aðeins stafina sem notaðir eru) notar PDFMy leturgerð með sömu stafabreidd: fyrir Arial/Helvetica, Times, Courier og Calibri verður textinn nákvæmlega jafnbreiður og í frumritinu; fyrir aðrar leturgerðir er breiddin löguð að.
• Stór skjöl: PDFMy vistar einnig skjöl með hundruðum síðna hratt – óbreyttar síður eru teknar yfir í einni umferð og skannaðar síður eru þjappaðar á mörgum örgjörvakjörnum samtímis.
• Skannaðar PDF-skrár opnaðar: PDFMy vinnur langar skannaðar bunur á mörgum örgjörvakjörnum samtímis þegar þær eru opnaðar (skera til, rétta af, greina skilblöð) – þess vegna opnast þær mun hraðar.
• Vörn gegn fölsun: Skírteinum, meistara- og sveinsbréfum, prófskírteinum og vottorðum, persónuskilríkjum, opinberum úrskurðum (t.d. skattaálagningu, „Steuerbescheid“) og dómsúrskurðum er ekki hægt að breyta með „Breyta texta“ og „Hylja“ – svertun, yfirstrikun, athugasemdir og undirskrift virka áfram. Í bankayfirlitum, launaseðlum, reikningum og svipuðum gögnum eru breytingar mögulegar, en þær eru merktar rauðar og síðan fær neðst athugasemdina „breytt eftir á“. Auk þess ber hvert PDF-skjal með útskiptum eða huldum texta leitarorðið „breytt eftir á (PDFMy)“. Þannig er PDFMy áfram verkfæri fyrir eigin skjöl – ekki fyrir falsanir.
• Stafrænt undirrituð PDF-skjöl: Áður en þér notið „Breyta texta“, „Hylja“ eða „Texti“ í fyrsta sinn í undirrituðu PDF-skjali varar PDFMy einu sinni skýrt við: stafræna undirskriftin verður ógild við breytinguna og nýja skráin ber ekki lengur gilda undirskrift. „Ekki breyta“ lætur allt vera eins og það er; „Skilið, breyta samt“ leyfir breytingar á þessu skjali. Upprunalega skráin heldur gildi sínu.
• Eyðublöð: Fyllið út reiti og vistið. Ef engu öðru var breytt í skjalinu helst vistaða PDF-skjalið útfyllanlegt; ef það var sett saman með öðrum síðum eða er með athugasemdir eru færslurnar skrifaðar varanlega inn. Í síma fer hnappurinn „Fylla út eyðublað“ í reitina. Flöt eyðublöð eða skannanir gerir Meira → Greina eyðublaðsreiti útfyllanleg. Ef þér opnið óútfyllanlegt eyðublað með dæmigerðum merkingum (nafn, gata, sími …), býður PDFMy það beint í stiku: „Greina reiti“. Greindar eru skriflínur – einnig teiknaðar línur með merkingu fyrir neðan –, kassar og gátreitir; hver reitur heitir eftir merkingu sinni (viðbætur eins og „ef við á“ falla niður).
• Mínar upplýsingar – fylla út eyðublöð með einum smelli: á eyðublaðasvæðinu til hægri „Fylla út með mínum upplýsingum“. Í fyrsta sinn sláið þér inn upplýsingar yðar einu sinni (nafn, heimilisfang, fæðingardag, síma, netfang, IBAN, kennitölu …); þeim má breyta hvenær sem er undir … Meira → Mínar upplýsingar …. PDFMy greinir viðeigandi reiti eftir merkingu – líka „Eftirnafn, fornafn“, „Póstnúmer, staður“ eða „Staður, dagsetning“ (með dagsetningu dagsins) – og fyllir aðeins tóma reiti; reitir fyrir aðra (t.d. „Nafn barns“, „Fæðingarnafn“) eru látnir auðir. Vinsamlegast yfirfarið niðurstöðuna stuttlega. „Taka úr þessu eyðublaði“ sækir upplýsingar úr eyðublaði sem þér hafið þegar fyllt út. Upplýsingar yðar verða aðeins eftir í þessum vafra á þessu tæki og eru aldrei sendar; á sameiginlegum tækjum fjarlægið þér þær með „Eyða öllu“.
• Búa til eyðublað: Veljið verkfærið „Eyðublaðsreitur“, við hliðina gerðina – Textareitur, Margar línur, Dagsetning, Gátreitur, Fellilisti eða Valhnappur – og dragið rétthyrning á síðunni (eða smellið einfaldlega). Fyrir fellilista biður PDFMy um færslurnar (t.d. „Herra, Frú, Annað“). Valhnappar með sama heiti mynda hóp þar sem aðeins er hægt að velja einn kost („Já“ / „Nei“) – setjið einfaldlega nokkra hlið við hlið; gildið kemur úr merkingunni hægra megin. Hakið „Skyldureitur“ merkir reiti sem verður að fylla út (gildir einnig um reitinn sem er valinn núna). PDFMy tekur heitið úr merkingunni við hliðina, t.d. „Fornafn“; tvísmellur endurnefnir, Del eyðir. Við vistun verða til raunverulegir eyðublaðsreitir sem hver sem er getur fyllt út í PDF-forriti, í vafranum eða í PDFMy – einnig sem PDF/A, aðgengilegt (skjálesarar lesa upp heiti reitsins).
• Reikna og prófa í eyðublöðum: Sem tegund reits eru einnig Tala, Upphæð (€), Netfang, IBAN og Póstnúmer. Við Tölu og Upphæð reiknar reiturinn sjálfur ef óskað er: sláið inn formúlu undir „Útreikningur“, t.d. Magn * Einingarverð, Nettó * 0,19 eða SUMME([Liður 1]; [Liður 2]; [Liður 3]) – heiti reita með bilum innan hornklofa; leyfðir eru + − * /, svigar, SUMME, MIN, MAX og MITTELWERT. Í vistaða PDF-skjalinu reikna og prófa reitirnir sjálfir (t.d. í Adobe Acrobat Reader, Foxit eða Firefox); rangt IBAN eða rangt netfang er tilkynnt. Við útfyllingu í PDFMy reiknar PDFMy með og sýnir skyldureiti sem vantar og ógildar upplýsingar beint við reitinn – líka í eyðublöðum annarra með summureitum. Reitir sem reikna og athuga fá til þess litla eyðublaðaskriftu í PDF-skjalinu – aðeins þessir reitir, ekki dagsetning eða texti. Sumar póstsíur fyrirtækja halda eftir PDF-skjölum með skriftum. PDF/A leyfir ekki eyðublaðaskriftur; þar verða reitirnir til án útreiknings.
• Blaðsíðutöl, vatnsmerki, Bates-númer, haus og fótur: í vistunarglugganum.
• Setja inn tengla: Veljið verkfærið „Tengill“, dragið svæði (t.d. yfir „Viðauki 2“ eða vefslóð) og sláið inn áfangastaðinn: vefslóð (pdfmy.de), netfang eða blaðsíðutal. Í vistaða PDF-skjalinu er hægt að smella á staðinn – einnig sem PDF/A og aðgengilegt. Síðutenglar fylgja síðunum við endurröðun. Tvísmellur breytir áfangastaðnum. Af öryggisástæðum eru aðeins vef- og netfangatenglar mögulegir.
• Athugasemdir og yfirstrikanir: Meira → Athugasemdir og yfirstrikanir sýnir allar athugasemdir, yfirstrikanir (með yfirstrikaða textanum), texta, stimpla, undirskriftir, eyðublaðsreiti og svertingar skjalsins – með síðu, síu og leit. Smellur fer þangað, ✕ eyðir (Ctrl+Z afturkallar). „Afrita sem texta“ gefur samantekt fyrir tölvupóst eða fundargerð.
• Bera saman: Meira → Bera saman við aðra útgáfu sýnir hvað hefur breyst – sem „Texti“ (innsett og fjarlægð orð) eða sem „Mynd (yfirlögn)“: Síðurnar eru lagðar hver yfir aðra, rautt er aðeins í fyrstu, grænt aðeins í annarri útgáfu, brotalínurammar sýna hvern breyttan stað. Þannig koma einnig í ljós breyttar myndir, stimplar, undirskriftir og umbrot.
• Sameina til skiptis: Ef skanninn yðar er ekki með tvíhliða matara, skannið framhliðar og bakhliðar sérstaklega og veljið báðar skrárnar í reitnum „Sameina til skiptis“. Ef bakhliðarnar snúa rangt, ýtið á „Snúa seinni skrá við“.
• Umbreyta: PDF í Word, Excel, texta eða myndir; myndir í PDF; ná myndum úr PDF-skjalinu í upprunalegri upplausn.
• PDF í Word – með uppbyggingu: þegar vistað er sem Word-skjal setur PDFMy textann aftur saman í heilar málsgreinar (orð sem skipt var í lok línu eru tengd saman), gerir stórt letur að raunverulegum Word-fyrirsögnum („Fyrirsögn 1/2“ – sýnilegar í yfirlitssvæðinu), heldur upptalningum og línuskilum í heimilisföngum og breytir töflum í Word-töflur: dálkabreidd eins og í frumritinu, hauslína feitletruð og endurtekin á hverri síðu, upphæðir hægrijafnaðar. Í skönnunum gerist þetta eftir textagreiningu – töflulínur felur PDFMy í þessu skyni svo að enginn reitur glatist; flókið umbrot (margir dálkar, textareitir, sameinaðir töflureitir) er einfaldað.
• Taka saman og spyrja án upphleðslu: Valmynd → „Taka saman og spyrja …“. Innbyggð gervigreind Google Chrome (frá útgáfu 138, í tölvu með að minnsta kosti 16 GB vinnsluminni eða skjákort með 4 GB) tekur skjalið saman – sem Aðalatriði, Stutt samantekt, Um hvað snýst þetta? eða Fyrirsögn, frá stuttu til ítarlegs – eða svarar spurningum eins og „Hvenær þarf ég að borga í síðasta lagi?“. Allt keyrir í tækinu þínu og skjalinu er ekki hlaðið upp. Í fyrsta skipti sækir Chrome gervigreindarlíkanið (einu sinni, nokkur GB). Löng skjöl tekur PDFMy saman í hlutum. Hægt er að afrita niðurstöðuna; vinsamlegast berðu hana saman við skjalið.
• Uppsetning gervigreindaraðstoðar: Undir „… Meira → Gervigreindaraðstoð …“ sérðu hvort gervigreind vafrans er tilbúin í þessu tæki. „Setja upp gervigreind vafrans“ sækir gervigreindarlíkanið einu sinni fyrir fram, svo það þurfi ekki að hlaðast inn við fyrstu samantekt. Með Slökkt hverfa Taka saman og Þýða úr valmyndinni – til dæmis ef fyrirtæki vill engar gervigreindaraðgerðir. Gervigreindin vinnur alltaf í tækinu þínu; skjalinu er ekki hlaðið upp.
• Kannið persónuverndina sjálf: Undir „… Meira → Kannið persónuverndina sjálf …“ (eða með því að smella á „Skrár haldast á tækinu yðar“ á upphafssíðunni) sjáið þér hvaða tengingar þessi gluggi hefur komið á síðan hann var opnaður og hversu mikið af gögnum var sent á internetið – venjulega 0 bæti. Beiðnir til pdfmy.de hlaða aðeins forritshlutum, leturgerðum og tungumálaskrám. Tengingar við 127.0.0.1 eða localhost fara til forrita á yðar eigin tölvu (pdfmy Scan, staðbundin gervigreind). Einfaldast er að kanna það svona: slökkvið á þráðlausa netinu – PDFMy virkar áfram.
• Kanna útgáfu forritsins: Í sama glugga ber PDFMy forritaskrárnar sem keyra núna saman við birta gátsummulista þessarar útgáfu og sýnir fingrafar þeirra. Sama fingrafar finnið þér í útgáfuskránni á GitHub (github.com/haus-it/pdfmy, docs/RELEASES.md) – óháð pdfmy.de. Þannig sjáið þér að pdfmy.de afhendir nákvæmlega birtu útgáfuna. Fyrir tölvudeildir: hægt er að kanna pdfmy.de/pruefsummen.txt með sha256sum -c gagnvart afriti af síðunni.
• Staðbundin gervigreind á þessari tölvu: Ef þú notar gervigreindarforrit eins og Ollama eða LM Studio á sömu tölvu geturðu valið það undir „… Meira → Gervigreindaraðstoð …“: veldu forrit, „Athuga tengingu“, veldu líkan, vistaðu. Samantekt, spurningar og þýðing keyra þá með þessu líkani – textinn fer ekki út af tölvunni; PDFMy hafnar vistföngum utan þessarar tölvu. Veita heimild í eitt skipti: í LM Studio skaltu ræsa netþjóninn undir „Developer“ og kveikja á „Enable CORS“; fyrir Ollama skaltu opna „Breyta umhverfisbreytum fyrir reikninginn þinn“ í Windows, búa til breytuna OLLAMA_ORIGINS með gildinu https://pdfmy.de og endurræsa Ollama. Sjálfgefið er áfram gervigreind vafrans; með Slökkt er alveg slökkt á gervigreindinni.
• Þýða án upphleðslu: Valmynd → „Þýða …“, veldu frummál og markmál. PDFMy notar til þess innbyggðan þýðanda Google Chrome (frá útgáfu 138, í tölvu): Þýðingin fer fram í tækinu þínu, textinn er ekki hlaðinn upp. Í fyrsta sinn sækir Chrome tungumálapakkann. Niðurstaðan opnast sem ný PDF í eigin flipa – með fyrirsögnum, efnisgreinum, listum og töflum; tölur og upphæðir haldast óbreyttar. Upprunalegt útlit síðna er ekki endurgert. Vélþýðing: vinsamlegast yfirfarðu fyrir sendingu. Í öðrum vöfrum birtir PDFMy ábendingu.
• Vista verkferli: Veljið óskaðar stillingar í vistunarglugganum (t.d. snið, blaðsíðutöl, fót, bréfsefni, grátóna) og smellið efst við hliðina á Vistað verkferli á „Vista sem verkferli …“ – með heiti eins og „Reikningur til viðskiptavinar“. Næst nægir að velja verkferlið. Í bunkavinnslu er einnig hægt að velja eigin verkferli (PDF og PDF/A) – þannig eru margar skrár meðhöndlaðar eins í einu. Af öryggisástæðum eru lykilorð og undirskrift aldrei vistuð.
• Helminga síður: Valmynd → „Helminga síður …“ skiptir skönnun á opnum (opin bók eða hefti) og A3-blöðum í tvær síður – lóðrétt (vinstri/hægri) eða lárétt (efst/neðst), að vali aðeins síðum í þversniði. Án gæðataps: texti og vigurgrafík haldast og skráin stækkar ekki. Fyrir bækur sem lesnar eru frá hægri til vinstri: „Hægri helmingur fyrst“.
• Word og Excel í PDF: opnið einfaldlega Word-skrár (.docx) og Excel-töflureikna (.xlsx) eða dragið þær inn í gluggann – PDFMy umbreytir þeim í PDF á tækinu ykkar, án upphleðslu. Úr Word flytur PDFMy haus og fót (með merki og blaðsíðutali „Síða 1 af 3“), fyrirsagnir, málsgreinar (líka feitletrað og skáletrað í miðri setningu, miðjað, hægrijafnað), punkta- og númeraða lista, töflur (með dálkabreidd, jöfnun og feitletraðri hauslínu úr Word), myndir, síðuskil og síðusnið; úr Excel öll sýnileg vinnublöð sem töflu með tölu-, gjaldmiðils-, prósentu- og dagsetningarsniði. Textareitir, dálkar og sérstakar leturgerðir flytjast ekki – fyrir nákvæmt afrit veljið „Vista sem PDF“ í Word eða Excel. Vistið eldri snið (.doc, .xls) fyrst sem .docx/.xlsx.
• Opna RTF og XPS: RTF-skrár tekur PDFMy sem texta án sniðmótunar og mynda, XPS-skrár með texta og myndum á sínum stað, en án lína og flata. Til að fá nákvæmt afrit skal prenta með prentaranum „PDFMy“.
• Hvað varðveitist við vistun: síðumerkingar, stökkáfangastaðir, bókamerki, lög og XMP-lýsigögn varðveitast svo lengi sem síðurnar verða ekki að myndum. Formgerðarmerki varðveitast þegar allar síður einnar skrár eru vistaðar. Vistunarglugginn lætur vita fyrir fram ef eitthvað glatast.
• Skemmdar PDF-skrár: PDFMy bjargar því sem enn er læsilegt og nefnir síðurnar sem vantar. Ef upphaf skrár vantar eða síðuupplýsingar eru geymdar þjappaðar og hafa verið styttar er yfirleitt ekkert hægt að bjarga.
• Rafbækur (EPUB) í PDF: opnið einfaldlega EPUB-skrár – PDFMy setur þær upp sem PDF í handhægu A5-bókarbroti: titill, hver kafli á nýrri síðu, fyrirsagnir, efnisgreinar, listar, töflur og myndir. Ekki er hægt að umbreyta afritunarvörðum rafbókum (DRM).
• LibreOffice og OpenOffice: textaskjölum (.odt) og töflureiknum (.ods) umbreytir PDFMy á sama hátt í PDF – með fyrirsögnum, listum, töflum, myndum og síðusniði eða öllum vinnublöðum með tölu-, gjaldmiðils-, prósentu- og dagsetningargildum.
• Texti, Markdown og CSV í PDF: opnið einfaldlega textaskrár (.txt), Markdown (.md) og töflur (.csv, t.d. úr Excel eða bókhaldinu) eða dragið þær inn í gluggann – PDFMy gerir úr þeim snyrtilegt A4-PDF: fyrirsagnir, listar og töflur úr Markdown eru settar upp, CSV-töflur fá hausröðina á hverri síðu, margir dálkar fara í langsnið og upphæðir eru hægrijafnaðar. Sérstafir úr eldri Excel-skrám eru greindir rétt.
• iPhone-myndir (HEIC) og TIFF: opnið einfaldlega myndir úr iPhone (.heic/.heif) og TIFF-skrár – líka margra síðna úr faxi eða skanna – eða dragið þær inn í gluggann; PDFMy umbreytir þeim í öllum vöfrum, líka í Chrome, Edge og Firefox. Hver TIFF-síða verður að PDF-síðu og faxupplausn (t.d. 204 × 98 dpi) er leiðrétt rétt. Umbreytingin fer fram í tækinu yðar.
• Prenta sem veggspjald: Upphafssíða → „Prenta sem veggspjald“ eða veljið „Veggspjald á 4 A4-blöð“ eða „á 9“ við síður á blað í vistunarglugganum. Hver síða er stækkuð og dreift á mörg blöð, með 1 cm skörun til að líma blöðin saman.
• Snúa litum við: Upphafssíða → „Snúa litum við“. Hjálpar til dæmis við að prenta dökkar glærur og spara tóner. Textinn er áfram texti. Aðeins með PDF-sniði.
• Merkja síður: Upphafssíða → „Merkja síður“. Forsíðurnar heita þá i, ii, iii og síðan hefst talningin á 1. Aðeins nöfnum síðna í PDF-forritinu er breytt, ekki efni síðnanna.
• Texti ekki afritanlegur: Upphafssíða → „Texti ekki afritanlegur“. Hver síða er vistuð sem mynd án textalags, eyðublaðsreita og tengla og skráin stækkar því yfirleitt. Textagreining getur lesið textann aftur. Notið því alltaf „Sverta“ fyrir trúnaðarefni.
• Undirbúa fyrir gervigreind: Upphafssíða → „Undirbúa fyrir gervigreind“. PDFMy vistar textann sem Markdown með fyrirsögnum, töflum, síðumerkjum og stuttum upplýsingum um skjalið. Skráin er áfram á tækinu yðar. Efnið fer ekki af tækinu yðar fyrr en þér hlaðið skránni sjálf upp í gervigreindarþjónustu.
• Skönnun með myndavél: til baka-bendingin lýkur ekki skönnuninni á meðan myndir eru til staðar. Ýtið á „Lokið“ til að ljúka. Ef myndavélin hefur greint blaðið rangt skal ýta á smámyndina og síðan á „Stilla horn“. Ef það er of dimmt lætur PDFMy vita.
• Óskýrar myndir: ef síða virðist óskýr fær smámynd hennar gulan ramma. Ýtið á hana til að athuga síðuna og eyða henni ef þörf krefur.
• Leit: há- og lágstafir skipta ekki máli og „ß“ og „ss“ teljast eins: „Strasse“ finnur líka „Straße“. Orðasambönd eins og „15. nóvember“ finnast líka. Með „Aðeins heil orð“ finnur „Test“ ekki lengur „Testament“. Þetta á líka við um yfirstrikun, útskipti og „Sverta allar niðurstöður“.
• Halda áfram að lesa: PDF-skjöl sem eru 5 síður eða lengri opnast aftur á síðunni þar sem þér voruð síðast. Vafrinn yðar man til þess aðeins gátsummu skrárinnar og síðunúmerið, hvorki skráarheiti né innihald.
• Hvað varðveitist ekki við vistun: ef PDF inniheldur lög, formgerðarmerki, síðumerkingar eða XFA-eyðublað kemur það fram í vistunarglugganum fyrir fram. Sama gildir um PDF/A: eyðublaðsreitir eru þar felldir varanlega inn í síðuna og viðhengi sem eru ekki PDF/A falla brott.
• Vista í grátóna: í vistunarglugganum undir „Blaðsíðutöl, haus/fótur, snið …“ → Litur → „Í grátóna“. Allar síður, stimplar, merkingar, undirskriftir og innsettar myndir verða gráar – eins og svarthvítt afrit, sem sparar litatóner. Síðurnar eru vistaðar sem mynd; textinn er áfram leitanlegur. Virkar líka með PDF/A.
• PowerPoint: í vistunarglugganum undir Snið → „PowerPoint“. Hver síða verður að skyggnu í síðusniði – með stimplum, merkingum og undirskriftum. Textinn liggur ósýnilegur á sínum stað og hægt er að leita í honum og afrita hann í PowerPoint, Keynote eða Impress; skannaðar síður eru fyrst greindar (OCR). Hentugt til að sýna gögn á fundi eða endurnýta skyggnur úr PDF-skjali.
• Markdown og HTML: í vistunarglugganum undir Snið → „Markdown“ eða „HTML“. PDFMy greinir fyrirsagnir (leturstærð, feitletrun), efnisgreinar (einnig orð sem skipt er í lok línu), upptalningar og töflur. Markdown hentar fyrir gervigreindaraðstoðarmenn, wiki-síður og glósuforrit; HTML gefur aðgengilega vefsíðu. Skannaðar síður eru fyrst greindar sjálfkrafa (OCR).
• Yfirstrika texta: Verkfærið „Yfirstrika“, dragið síðan músina yfir orðin – nákvæmlega textinn er merktur, líka yfir margar línur; smellur merkir eitt orð. Veljið við hliðina lit (gult, grænt, blátt, bleikt, appelsínugult) og gerð: Yfirstrika, Undirstrika eða Strika yfir. Valinni merkingu má breyta um lit eða eyða með Del. Dragið á auðu svæði til að merkja svæði (t.d. mynd). Allar niðurstöður í einu: Ctrl+F, sláið inn leitarorð, „Yfirstrika allt“ – hver niðurstaða í öllu skjalinu er yfirstrikuð, líka orðasambönd eins og „15. nóvember“; Ctrl+Z afturkallar allt. Yfirstrikanir úr öðrum forritum: Ef þú opnar PDF sem þegar er yfirstrikað sækir PDFMy yfirstrikanirnar ásamt athugasemd og höfundi – hægt er að breyta lit þeirra og eyða þeim (ekki í stafrænt undirrituðum PDF-skjölum, svo að undirritunin haldist gild). Við vistun verða þær að raunverulegum PDF-merkingum: Önnur PDF-forrit sýna þær sem athugasemd með merkta textanum og geta fjarlægt þær.
• Leita í skjali: Ctrl+F opnar leitarstiku fyrir ofan síðuna – eins og í Word. Hún sýnir „3 af 12“; Enter eða F3 fer á næstu niðurstöðu, Shift+Enter á þá fyrri, Esc lokar. Núverandi niðurstaða er merkt appelsínugul. Í skönnunum og ljósmyndum virkar leitin eftir textagreiningu (OCR). Sverta allar niðurstöður í einu: til hægri undir „Leit í skjali“.
• Leita & skipta út: Smellið í leitarstikunni á Skipta út …, sláið inn nýja textann og veljið Skipta út (núverandi niðurstaða, Enter) eða Skipta út öllu (Ctrl+Enter). Hverri línu sem um ræðir er skipt út nákvæmlega eins og með „Breyta texta“ – sama letur, litur og breidd; gamli textinn er fjarlægður við vistun. Skírteini, prófskírteini og opinberir úrskurðir eru hunsaðir, í bankayfirlitum og reikningum eru breytingarnar merktar sýnilega. Afturkalla með Ctrl+Z – einnig „Skipta út öllu“ yfir margar síður í einu skrefi.
• Eiginleikar skjals: Meira → Eiginleikar skjals (Ctrl+D) sýnir titil, höfund, efni, leitarorð auk PDF-útgáfu, síðustærðar, stofndags, forritsins sem bjó skjalið til og lykilorðsverndar. Titli, höfundi, efni og leitarorðum getið þér breytt – þau eru skrifuð í PDF-skjalið við vistun. Ábending: Góð leitarorð gera PDF-skjöl auðfundin í Windows-leit og í Finder. Upplýsingar opins PDF-skjals haldast við vistun.
• Efnisyfirlit og bókamerki: Hnappurinn „Efnisyfirlit“ (lykill I) sýnir alla kafla PDF-skjalsins; smellur fer þangað. Ctrl+B býr til bókamerki fyrir núverandi síðu; PDFMy stingur upp á fyrstu textalínunni sem heiti. Með ✎ endurnefna, með ⇥ draga inn sem undirlið, með ✕ eyða. Bókamerki eru skrifuð í PDF-skjalið við vistun og birtast sem efnisyfirlit í PDF-forritum og vöfrum. Við sameiningu býr PDFMy sjálfkrafa til bókamerki fyrir hverja skrá.
• Fletta: Með músarhjólinu skrunið þér um allt skjalið eins og í Word; neðst til vinstri stendur „Síða X af Y“ – smellur á það (eða Ctrl+G) fer á tiltekna síðu. Stikurnar til vinstri og hægri má fella saman með [ og ].
• Mörg skjöl: „Bæta við“ bætir fleiri skrám við opna skjalið, „Nýr flipi“ opnar annað skjal samhliða – efst birtist flipastika, smellur skiptir milli skjala. Ef þér opnið skrá meðan skjal er þegar opið, spyr PDFMy hvort bæta eigi henni við, opna í nýjum flipa eða skipta út.
• Prenta: hnappurinn „Prenta“ í tækjastikunni (eða Ctrl+P): allar síður, þessa síðu eða tilteknar síður eins og „1-3, 5“ – ef óskað er 2 eða 4 síður á blað eða sem bækling.
• Kynna: F5 sýnir síðurnar á öllum skjánum, áfram með örvatökkum eða kynningarfjarstýringu.
• Lesa upp: Greindi textinn er lesinn upp með rödd tækisins yðar – án netþjónustu.
• Lesstilling (þægilegur lestur í símanum): … Meira → Lesstilling eða undir „Greindur texti“. Textanum er endurraðað – ekki lengur þörf á að þysja og fletta til hliðar. Málsgreinar, fyrirsagnir og upptalningar haldast og orð sem skipt var í lok línu eru tengd saman aftur. A−/A+ breyta leturstærð (munað), „Fara á“ leiðir að síðum og fyrirsögnum. Í skönnunum birtist textinn eftir textagreiningu.
• Vista aðgengilegt og sem PDF/A (langtímavarðveisla) – athuga í Forathugun (sjá hér að neðan).
• Athuga fyrir sendingu (forathugun): reiturinn „Athuga PDF fyrir sendingu“ eða … Meira → Forathugun …. Veljið viðtakanda: beA / dómstóll (þýskar reglur um rafræn samskipti við dómstóla ERVB 2025: ekkert JavaScript, engin viðhengi, prentanlegt, leyfilegt skráarheiti, hámark 200 MB), ePA (rafræn sjúkraskrá: PDF/A, hámark 25 MB), Aðgengilegt (BITV 2.0 / PDF/UA: merki, tungumál, titill, fyrirsagnir, hausreitir í töflum, annartextar), Skjalasafn (GoBD) (þýskar bókhaldsreglur: PDF/A, ódulkóðað, texti greindur) eða PDF/A – öll athugunaratriði (auðkenning, litasnið, leturgerðir, forskriftir, dulkóðun, athugasemdir, þjöppun, gegnsæi, viðhengi, titill – hvert atriði fyrir sig). Skráin er athuguð eins og hún yrði vistuð. ✓ þýðir uppfyllt, ✗ villa, i ábending. „Lagfæra sjálfvirkt“ velur viðeigandi vistunarleið (hæft fyrir beA, PDF/A „Lítið“, gera aðgengilegt, PDF/A). „Vista skýrslu sem PDF“ vistar athugunarskýrslu með dagsetningu, niðurstöðu og SHA-256-fingrafari athuguðu skrárinnar – sem sönnun fyrir málsskjölin eða verklagsskráninguna. Þetta er skyndiathugun á algengustu höfnunarástæðum; hún kemur ekki í stað fullrar staðfestingar.
• Gera PDF aðgengilegt (PDF/UA): reiturinn „Gera PDF aðgengilegt“ eða … Meira → Gera PDF aðgengilegt …, síðan „Vista“. PDFMy greinir – líka í skönnunum – fyrirsagnir, málsgreinar, upptalningar og töflur og merkir þær þannig að skjálesarar lesi þær rétt upp og hægt sé að hoppa á milli þeirra: fyrirsagnir sem stig 1 og 2, listar með listaliðum, töflur með hauslínu. Síðuhausar, síðufætur og blaðsíðutöl eru falin (annars læsi skjálesarinn þau upp á hverri síðu) en haldast leitarbær. Úr fyrirsögnunum verður til efnisyfirlit (bókamerki); titill og tungumál skjalsins eru stillt. Vistað er samkvæmt PDF/UA-1, um leið PDF/A. Síðan athugar PDFMy fullgerðu skrána og sýnir niðurstöðuna, t.d. „8 af 8 atriðum uppfyllt · greint: 4 fyrirsögn/fyrirsagnir, 1 tafla/töflur“. Gagnlegt frá því að þýsku lögin um eflingu aðgengis (BFSG) tóku gildi. Lýsa myndum: áður leitar PDFMy að ljósmyndum, merkjum og grafík á hverri síðu og sýnir þær í glugga – þar skrifið þér stuttlega hvað sést (t.d. „Afstöðumynd lóðarinnar“; við merki stingur PDFMy upp á sendandanum) eða hakið við „Aðeins skraut – ekki lesa upp“. Skjálesarinn les lýstar myndir upp á þeim stað þar sem þær eru á síðunni. Athugunarskýrslan sýnir einnig hvort fyrirsagnir eru merktar og hvort töflur hafa hausreiti. Takmarkanir: PDFMy skrifar ekki lýsingu sjálft (það væri aðeins áreiðanlegt með gervigreind í skýinu); við útgáfu mælum við með úrtaksathugun með skjálesara.
• Athuga PDF/A: … Meira → Forathugun …, viðtakandi „PDF/A – öll athugunaratriði“ sýnir hvort PDF-skjalið uppfyllir mikilvægustu reglur um langtímavarðveislu – PDF/A-auðkenning, innfellt litasnið, allar leturgerðir innfelldar, engin dulkóðun, engar forskriftir eða bannaðar aðgerðir, prentanlegar athugasemdir, engin LZW-þjöppun. Þetta eru algengustu ástæður þess að dómstólar (beA), stjórnvöld og skjalasöfn hafna skrám. „Lagfæra sjálfvirkt“ vistar sem PDF/A og athugar vistuðu skrána strax aftur: niðurstaðan er gilt PDF/A-2b og um leið aðgengilegt. Skyndiathugunin kemur ekki í stað fullrar staðfestingar.

Undirskrift og stafræn undirritun

Undirskrift, upphafsstafir og fyrirtækjastimpill

Smellur á verkfærið „Undirskrift“ opnar valið með vistuðum undirskriftum yðar sem mynd (undirskrift, upphafsstafir, fyrirtækjastimpill). Smellið á eina – hún fylgir þá músarbendlinum – og smellið eða ýtið á þann stað í skjalinu sem óskað er. Í valinu veljið þér undir „Bæta við“ hvort undir undirskriftinni eigi sjálfkrafa að birtast aðeins dagsetning eða staður og dagsetning (t.d. „Paderborn, 17.10.2026“) – PDFMy man valið og staðinn; textann má færa, breyta eða eyða eins og hvern annan texta. Ekkert búið til enn? Í valinu á „Búa til undirskrift“ – þrjár leiðir:

• Teikna með mús, fingri eða penna (mýktar línur, „Afturkalla síðasta strik“). Haldið símanum lárétt.
• Slá inn: sláið inn nafn og veljið einn af fimm rithandarstílum.
• Hlaða upp mynd: á tölvu með hnappinum „Hlaða upp mynd …“ í tækjastikunni, með því að draga myndskrá í undirskriftargluggann eða með Ctrl+V (t.d. úrklippa úr Snipping Tool) – ljósmynd eða skönnun af undirskrift yðar á pappír (í síma beint „Taka mynd“), stimpill eða merki. PDFMy fjarlægir bakgrunninn sjálfkrafa – pappírinn verður gegnsær – og sker til. Fyrir litaða stimpla og merki: „Halda upprunalegum litum“.

Litur: svartur, blár eða dökkblár. Efst veljið þér hvað þér búið til: Undirskrift, Upphafsstafi (fangamark) eða Fyrirtækjastimpil / merki – öll þrjú má vista sérstaklega og velja í tækjastikunni. „Upphafsstafir á allar síður“ setur upphafsstafi yðar með einum smelli neðst til hægri á hverja síðu, eins og venja er í samningum. Eftir að undirskriftin er búin til fylgir hún hálfgegnsæ músarbendlinum – smellið einfaldlega á þann stað sem óskað er (í síma ýtið á); Esc hættir við. Færa með því að draga, stærð með handfanginu neðst til hægri, eyða með Del. Undirskrift, upphafsstafir og stimpill eru munuð á þessu tæki (kveikt frá upphafi, aðeins í vafranum yðar – engu er hlaðið upp); í undirskriftarglugganum sjáið þér það sem er vistað og getið eytt því.

Finna undirskriftarstaði sjálfkrafa

Með verkfærinu „Undirskrift“ leitar PDFMy í öllu skjalinu að stöðum eins og „Undirskrift …“, „Undirritaður“, „Staður“, „Dagsetning“ eða „Staður, dagsetning“ – með línu við hliðina, fyrir ofan eða neðan, einnig þótt línan sé teiknuð og merkingin standi undir henni. Þar birtast gul merki „✍ Undirritið hér“ eða blá „📅 Setja inn dagsetningu“ og „📍 Setja inn stað“ – smellur setur undirskrift yðar snyrtilega á línuna (án þess að ná upp í textann fyrir ofan), dagsetninguna eða staðinn yðar (í fyrsta skipti spyr PDFMy um staðinn og man hann). „Næsti staður“ í tækjastikunni fer í gegnum alla staði sem eftir eru, svo að enginn gleymist í löngum samningum. Í skönnunum virkar þetta eftir textagreiningu.

Senda til undirritunar (margir aðilar)

Svona látið þér aðra undirrita skjal – án netþjóns og án upphleðslu, líkt og með DocuSign:

1. „… Meira → Skrifstofa → Senda til undirritunar …“: sláið inn nöfn og netföng aðilanna í þeirri röð sem óskað er, auk eigin netfangs fyrir svar og, ef óskað er, frest. Hafið þér vistað sniðmát, veljið það efst – aðilar, reitir, skilaboð og frestur eru tekin yfir.
2. PDFMy leggur nú þegar til reiti á greindum stöðum á borð við „Undirskrift …“ eða „Staður, dagsetning“ – smellur á nafnið í reitnum úthlutar honum öðrum aðila. Fleiri reitir: veljið „Tegund reits“ efst (Undirskrift, Upphafsstafir, Dagsetning, Nafn, Texti, Gátreitur) og smellið síðan á nafn aðilans og staðinn. Dagsetningu og nafn setur PDFMy sjálft inn við undirritun; textareiti (t.d. heimilisfang) þarf aðilinn að fylla út fyrir fram. Fjarlægið ranga reiti með „✕“. Fyrir endurtekin skjöl (leigusamningur, ráðningarsamningur …): „Vista sem sniðmát …“.
3. „Senda …“: PDFMy undirbýr tölvupóstinn með PDF-skjalinu til fyrsta aðilans (opnið .eml-skrána og sendið). Með skjalamöppu er afrit vistað í skjalasafninu og staðan kemur fram í póstskránni.
4. Aðilinn opnar PDF-skjalið á pdfmy.de, smellir í merkta reitnum sínum á „Undirritið hér“ og síðan á „Undirritað – senda áfram“. Tölvupósturinn til næsta aðila er undirbúinn, með yður í afriti.
5. Án PDFMy: Reitir aðilans eru raunverulegir PDF-formreitir í skránni – hann getur líka fyllt þá út og undirritað í Adobe Acrobat Reader, Preview á Mac eða Edge (t.d. með „Fylla út og undirrita“), vistað og sent PDF-skjalið aftur til yðar. Þegar þér opnið það í PDFMy tekur PDFMy innsláttinn yfir og þekkir undirskriftina: „Samþykkja sem undirritað …“ (annars „Undirritað í öðru forriti …“) – síðan fer tölvupósturinn til næsta aðila. Í endurskoðunarslóðinni stendur „Undirritað í öðru PDF-forriti“.
6. Sá sem vill ekki undirrita smellir á „Hafna …“ og getur gefið upp rökstuðning – þér fáið hann með undirbúnum tölvupósti og beiðninni er þar með lokið.
7. Eftir síðustu undirskriftina berst PDF-skjalið yður aftur ásamt viðhengdri síðu „Endurskoðunarslóð“ (aðilar, tímar, upplýsingar, gátsummur, ferli). Þegar það er opnað sýnir PDFMy „Allir hafa undirritað ✓“ og staðan í póstskránni er „lokið“.

Á þínu tungumáli: PDFMy skrifar tölvupósta til undirritenda, áminningar og endurskoðunarskrána á því tungumáli sem þú notar PDFMy á.

Til upplýsingar: Í glugganum getið þér slegið inn netföng sem undirrita ekki en fá niðurstöðuna í afriti (t.d. skattaráðgjafi, bókhald) – þegar lokið er eða hafnað, ekki við hvert millistig. Þau koma einnig fram í endurskoðunarslóðinni og sniðmátinu.

Leiðbeint útfylling: Sá sem undirritar sér á stikunni hve margar upplýsingar vantar enn. „Næsti reitur →“ hoppar á milli reita (fyrst í ófylltar skylduupplýsingar), eins og Enter í textareit – hentugt í síma.

Fjöldasending til margra viðtakenda: Hakið við „Fjöldasending“ í glugganum „Senda til undirritunar“ og sláið inn viðtakendur – ein lína á mann (Nafn; Netfang), afritað úr Outlook (Nafn <Netfang>) eða sem CSV-skrá úr Excel (dálkar eins og „Nafn“ eða „Fornafn/Eftirnafn“ og „E-mail“ eru greindir). Setjið undirskriftarreitinn einu sinni og síðan „Senda til … viðtakenda“: hver og einn fær sitt eigið eintak og undirritar einn, t.d. samþykkisyfirlýsingar, umsóknir um aðild eða húsreglur. Fyrir allt að 10 viðtakendur opnar PDFMy með pdfmy Scan tölvupóstana beint í Outlook, annars eru öll drögin ásamt viðtakendalista í ZIP-skrá. Í póstskránni er hver einstaklingur skráður með eigin stöðu og „Minna á“.

Tölvupóstur beint í Outlook: Með pdfmy Scan í Windows (frá útgáfu 1.8.8) opnar PDFMy undirbúinn tölvupóst – undirskriftarbeiðnir, áframsendingar, áminningar, „Deila → Tölvupóstur“, villuskýrslur – beint sem ný skilaboð, tilbúin til sendingar með viðhengi, í póstforritinu. Án pdfmy Scan er .eml-skrá vistuð eins og áður, sem þér opnið og sendið.

Sannanleg ósvikni: PDFMy bætir hverri undirskrift við móttekna skrá í stað þess að skrifa hana upp á nýtt (stigvaxandi vistun samkvæmt PDF-staðlinum). Þannig helst hver útgáfa óbreytt í skránni. Í fullbúnu PDF-skránni sýnir „Yfirlit“ „✓ óbreytt til staðar“ fyrir hvern einstakling – eða athugasemd ef skráin var vistuð aftur eða henni breytt í millitíðinni (t.d. í öðru PDF-forriti).

Frestur og áminning: Fresturinn kemur fram í póstskránni og á upphafssíðunni undir „Frestir“ (með daglegu áminningunni, ef kveikt er á henni). Í línu beiðninnar undirbýr „Minna á“ vinsamlegan áminningarpóst til þess aðila sem á að gera næst – ef enginn hefur undirritað enn, með vistaða PDF-skjalið í viðhengi.

Sent, móttekið, lesið: Undir „Yfirlit“ sýnir PDFMy feril hvers aðila með tímasetningu: ✓ Sent (tölvupóstur undirbúinn), ✓✓ Móttekið (PDF-skjalið var opnað í PDFMy), ✓✓ Lesið (hver síða var skoðuð) og ✍ Undirritað. Þar fyrir ofan kemur fram eftir hverjum beiðnin bíður, síðan hvenær, hver staðan er á frestinum og hver kemur næst.

Senda með WhatsApp, Signal eða Teams – með lesstaðfestingu: í stað „Senda með tölvupósti“ smellið þér á „Senda með spjallforriti“ – deilivalmyndin opnast, veljið þar WhatsApp, Signal, Teams eða annað forrit. Þegar viðkomandi hefur farið yfir allar síður í PDFMy birtist hjá honum „Senda lesstaðfestingu“: eitt ýt sendir yður „✓✓ Lesið“ með tengli í sama spjallforriti. Ýtið á tengilinn – PDFMy skráir „Lesið“ með tíma í póstskrána. Tengillinn inniheldur ekkert úr skjalinu og er staðfestur með lykli sem aðeins beiðnin þekkir; falsaðar staðfestingar greinir PDFMy. Bláu hök spjallforritsins sýna aðeins að skilaboðin voru birt – þessi staðfesting sýnir að skjalið hefur verið lesið. Án þátttöku viðkomandi virkar það vísvitandi ekki: til þess þyrfti netþjón sem telur með í laumi.

Hvað á að gera núna: Ef beiðni situr föst stingur PDFMy upp á næsta skrefi fyrir sendandann – til dæmis að minna á ef engin viðbrögð hafa borist í þrjá daga, eða að hringja stuttlega ef einhver hefur lesið skjalið en ekki undirritað það enn. Í póstskránni er „Minna á“ þá auðkennt með rauðu; PDFMy telur áminningarnar og sýnir hvenær síðast var minnt á.

Án netþjóns – svona berst staðan til yðar: „Móttekið“ og „Lesið“ eru skráð í PDF-skjalið sjálft og fylgja því. Þér sjáið þau um leið og nýrri útgáfa berst yður (þér fáið afrit í hvert sinn sem skjalið er sent áfram). Fljótlegra er að nota lestrarstaðfestinguna: Hver beiðna- og áminningarpóstur biður um hana – póstforrit viðtakandans spyr hvort senda eigi hana.

Hver hefur undirritað? Í póstskránni stendur undir efnislínunni hver hefur þegar undirritað og hvenær. Í opna PDF-skjalinu sýnir „Yfirlit“ hvern aðila með tímasetningu og SHA-256-gátsummu þeirrar útgáfu sem hann fékk. Upplýsingarnar fylgja PDF-skjalinu sem viðhengið „pdfmy-unterschriften.json“. Teiknuð undirskrift er einföld rafræn undirskrift; til að auka sönnunargildið skal einnig undirrita fullbúna skjalið stafrænt („Undirrita einnig stafrænt …“).

Sannreyna undirskriftir

Ef þér opnið stafrænt undirritað PDF-skjal (samning, úrskurð, reikning) sýnir PDFMy stiku fyrir ofan skjalið: græn – undirritað af …, óbreytt frá undirritun; gul – gilt, en einhverju var bætt við síðar; rauð – undirskrift ógild, t.d. vegna þess að skjalinu var breytt. „Upplýsingar um undirskrift“ sýnir undirritara, tíma, ástæðu, stað, útgefanda, gildistíma skilríkisins, tímastimpil og hvort um fullgilt skilríki (eIDAS) er að ræða. Athugunin fer fram á tækinu yðar. Hvort útgefandinn sé viðurkennt vottunaryfirvald athugar PDFMy ekki – til þess skal nota ókeypis opinberar sannprófunarþjónustur, t.d. eIDAS-undirskriftarsannprófun framkvæmdastjórnar ESB (DSS) eða sannprófunarþjónustu þýsku netastofnunarinnar (Bundesnetzagentur). Mikilvægt: Ef þér vistið PDF-skjalið með breytingum fellur undirskriftin niður; frumritið heldur gildi sínu. Áður en fyrsta textabreyting eða hulning er gerð í undirrituðu PDF-skjali spyr PDFMy því einu sinni.

Stafræn undirskrift

Hakið við „Undirrita stafrænt“ í vistunarglugganum. Með eigin skilríki (.p12/.pfx) undirritar PDFMy beint í vafranum samkvæmt evrópska staðlinum PAdES (ETSI EN 319 142, eIDAS); lykilorðið er aldrei vistað. Margir aðilar geta undirritað hver á eftir öðrum: ef næsti aðili opnar undirritaða PDF-skjalið óbreytt í PDFMy, sýnir undirskriftastikan „Meðundirrita“ – undirskrift hans bætist við og þær sem fyrir eru haldast gildar. Í Windows virkar þetta með pdfmy Scan einnig með Windows-skilríkjum og undirskriftarkortum, einnig fullgildum – frá pdfmy Scan 1.8.0 einnig samkvæmt PAdES (eldri útgáfur undirrita á fyrra sniði; pdfmy Scan tilkynnir uppfærslur sjálft, annars hægrismellur á táknið við hliðina á klukkunni → „Leita að uppfærslum“).

Með tímastimpli: Þegar pdfmy Scan er í gangi (frá útgáfu 1.9.0 í Windows, 1.1.9 á Mac og Linux) birtist gátreiturinn „með tímastimpli“ við hliðina á „Undirrita stafrænt“. Óháð tímastimplunarþjónusta (t.d. DigiCert eða Sectigo) staðfestir þá tíma undirritunarinnar samkvæmt RFC 3161 (PAdES B-T) – þannig er áfram hægt að sanna að undirskriftin var til á þeim tíma, jafnvel þótt skilríkið renni út síðar. Aðeins prófgildi undirskriftarinnar er sent, ekki skjalið.

Rafrænn reikningur

Lesa: Opnið einfaldlega ZUGFeRD-PDF og XRechnung (XML) – PDFMy sýnir reikninginn á læsilegan hátt og tekur upphæð, frest og IBAN nákvæmlega.

Yfirferð: Þegar rafrænn reikningur er opnaður yfirfer PDFMy hann um leið: skyldubundnar upplýsingar (reikningsnúmer, dagsetning, seljandi með VSK-númeri (USt-IdNr.) eða skattnúmeri, kaupandi, línur) og reiknireglur (línur, nettó, virðisaukaskattur, brúttó, til greiðslu) samkvæmt EN 16931, fyrir XRechnung einnig Leitweg-ID, tengiliður og greiðslumáti. Í bréfupplýsingum stendur „✓ yfirfarið“ eða fjöldi villna; smellur sýnir nánari upplýsingar. Aðrar skrár getið þér yfirfarið án þess að opna þær með Meira → Yfirfara rafrænan reikning …. Fullkomna opinbera prófun með öllum reglum býður ókeypis staðfestingartól KoSIT.

Skrifa: Reiturinn „Skrifa rafrænan reikning“: útgefinn reikningur samkvæmt EN 16931 sem ZUGFeRD-PDF eða sem XRechnung (t.d. fyrir þýsk stjórnvöld með Leitweg-ID). Fyrirtækjaupplýsingar yðar eru munaðar og skyldubundnar upplýsingar sem vantar eru tilkynntar á skiljanlegan hátt.

Forrit og sjálfgefið PDF-forrit

• Án internets (ótengt): Þegar PDFMy hefur einu sinni verið opnað með interneti – upphafssíða, verkfærasíða eða hjálp –, vistar það sig á tækinu (tölvu, síma, spjaldtölvu). Neðst til hægri birtist „✓ Tilbúið ótengt“; eftir það virka skönnun, textagreining, breytingar, undirritun og vistun líka án tengingar. Viðbótarskrár eins og leturgerðir fyrir Word-skrár sækir PDFMy um Wi-Fi (ekki um farsímanet). iPhone og iPad: Safari eyðir ótengdri geymslu vefsvæðis eftir um 7 daga án notkunar – bætið PDFMy því við með Deila → Á heimaskjá, þá er það varanlega tiltækt ótengt. Textagreining á öðru tungumáli en þýsku og tungumáli viðmótsins þarf internet í fyrsta skipti.
• Setja upp sem forrit: hnappurinn „Sækja forrit“ efst í PDFMy. iPhone: í Safari Deila → Bæta á heimaskjá. Mac með Safari: Skrá → Bæta í Dock.
• Sími: opna PDF í PDFMy (Android): Ef PDFMy er sett upp sem forrit („Sækja forrit“ eða í Chrome ⋮ → Setja upp forrit) er PDFMy á listanum þegar deilt er: ýtið á PDF, mynd eða skönnun (t.d. í Gmail, WhatsApp, „Skrár“ eða Niðurhali), Deila → „PDFMy“. Skráin opnast strax í PDFMy og verður áfram í símanum. Ef PDFMy var sett upp áður birtist færslan eftir næstu sjálfvirku forritsuppfærslu Chrome (yfirleitt innan fárra daga) – strax ef þér fjarlægið forritið og setjið það upp aftur. Android leyfir ekki að vefforrit séu skráð sem sjálfgefið forrit fyrir PDF; „Deila → PDFMy“ er leiðin sem til er ætlast.
• iPhone og iPad: Apple leyfir vefforritum hvorki færslu í deilivalmyndinni né að vera skráð sem PDF-forrit – það gengur þar aðeins með forriti úr App Store. Svona opnið þér PDF samt fljótt: ræsið PDFMy af heimaskjánum og ýtið á „Opna“ – valið sýnir forritið „Skrár“ með iCloud Drive, niðurhali og viðhengjum sem þér hafið vistað þar (í Mail: haldið inni viðhenginu → Vista í skrár).
• Viðhengi úr Outlook eða Thunderbird: tvísmellur á viðhengið opnar það í PDFMy. Outlook vistar viðhengi í vörðum eða skammlífum möppum sem vafrinn má ekki lesa – pdfmy Scan (Windows frá 1.8.7, Mac og Linux frá 1.1.7) vistar skrána strax eða sendir hana síðan áfram til PDFMy; það á einnig við þegar Chrome-forritið „PDFMy“ er stillt sem sjálfgefið. Án pdfmy Scan: vistið viðhengið í Outlook („Vista sem“) og opnið það síðan.
• Opnast viðhengið ekki? PDFMy tilgreinir nú nákvæma orsök: pdfmy Scan er ekki í gangi eða er úrelt (ræsið það eða uppfærið), Outlook hefur þegar fjarlægt tímabundna afritið (opnið viðhengið aftur) eða – á Mac – persónuvernd macOS lokar á aðganginn. Á Mac virkar þetta best: valmynd → „Setja sem sjálfgefið fyrir PDF …“ og veljið „PDFMy (pdfmy Scan)“; þá sendir Outlook skrána beint til PDFMy. Einnig má leyfa „perl“ í Kerfisstillingum → Persónuvernd & öryggi → Fullur aðgangur að diski. Strax hjálpar alltaf: vistið viðhengið í Outlook með „Vista sem“ og opnið það síðan.
• Mac: opna PDF-viðhengi úr Outlook beint í PDFMy – uppsetning í eitt skipti:
  1. Smellið efst á pdfmy.de á „Skanna“ og sækið „pdfmy Scan fyrir Mac“ (eða beint pdfmy.de/scanner.html).
  2. Opnið skrána „pdfmy-Scan-Mac.command“ (hægrismellur → Opna) og látið uppsetninguna klárast. Þeir sem eru þegar með pdfmy Scan keyra uppsetninguna einfaldlega aftur – hún uppfærir forritið í nýjustu útgáfu.
  3. Við spurninguna „Sollen PDF-Dateien künftig per Doppelklick in PDFMy geöffnet werden?“ („Eiga PDF-skrár framvegis að opnast í PDFMy með tvísmelli?“) smellið á „Ja, PDFMy verwenden“ („Já, nota PDFMy“).
  Eftir það opnast PDF-viðhengi úr Outlook með tvísmelli beint í PDFMy. Ef macOS spyr hvort PDFMy megi fá aðgang að gögnum annarra forrita, veljið „Leyfa“.
• Windows – PDF með tvísmelli: með pdfmy Scan undir Meira → Setja sem sjálfgefið fyrir PDF.
• Prentun í PDFMy (Windows): Meira → Setja upp prentarann „PDFMy“ … (eða í tákni pdfmy Scan neðst til hægri) setur upp prentara aðeins fyrir yður – með PDF-reklinum sem er innbyggður í Windows; Windows biður einu sinni um staðfestingu. Eftir það í hvaða forriti sem er (Word, vafra, birgðakerfi …) Prenta → prentari „PDFMy (nafn yðar)“: skjalið opnast eftir nokkrar sekúndur í PDFMy, með raunverulegum, leitarbærum texta. Prentskrárnar eru geymdar í möppu sem aðeins aðgangur yðar hefur aðgang að og þeim er eytt eftir 7 daga – vistið mikilvæg skjöl úr PDFMy. Fjarlægt með sama valmyndaratriði. Á útstöðvarþjónum (margir notendur samtímis) er prentarinn ekki í boði. Ef „Microsoft Print to PDF“ er óvirkt opnar pdfmy Scan (frá 1.10.1) Windows-gluggann til að virkja það – hakið þar við og smellið á OK.
• Opna í Office-forriti: Meira → Opna í Office-forriti … sýnir Office-forritin á tölvunni yðar – og hvað þér getið gert með hverju þeirra. Þér veljið sjálf: ONLYOFFICE (breyta PDF beint), LibreOffice eða Collabora Office (Writer: sem Word-skjal, Draw: sem teikning með nánast sama umbroti), FreeOffice TextMaker eða SoftMaker TextMaker og Apache OpenOffice Writer (sem Word-skjal), Inkscape (sem grafík – fyrir teikningar, dreifimiða, merki) eða Microsoft Word (Word umbreytir PDF-skjalinu í Word-skjal og spyr einu sinni áður – staðfestið með OK). „Sem Word-skjal“ þýðir: PDFMy setur sjálft saman málsgreinar, fyrirsagnir og töflur (eins og í PDF í Word) og afhendir forritinu þessa skrá. PDFMy man valið yðar til næsta skiptis. Skráin verður áfram á tölvunni yðar (pdfmy Scan frá 1.11.0 í Windows, frá 1.4.0 fyrir Mac og Linux – FreeOffice, OpenOffice, Inkscape og „sem Word-skjal“ frá 1.12.0 eða 1.5.0; geymd í staðbundinni möppu, ekki í OneDrive). Vistið niðurstöðuna í forritinu með „Vista sem“ á yðar venjulega stað. Ekkert Office-forrit uppsett? ONLYOFFICE Desktop, LibreOffice og FreeOffice eru ókeypis.
• Vista í skýjamöppu (Nextcloud, ownCloud, Seafile, Dropbox, OneDrive, Google Drive, iCloud): … Meira → Vista í skýjamöppu … sýnir möppur samstillingarforritanna á tölvunni yðar – t.d. möppu Nextcloud-forritsins yðar. Smellur á „Vista“ vistar PDF-skjalið þar í undirmöppunni „PDFMy“; „Sýna í möppu“ opnar hana. Upphleðslan er síðan í höndum yðar eigin samstillingarforrits – í yðar eigin geymslu, t.d. Nextcloud-netþjón fyrirtækisins. PDFMy sjálft tengist ekki skýinu og þarf engar innskráningarupplýsingar. Krefst pdfmy Scan frá 1.12.0 (Windows) eða 1.5.0 (Mac, Linux). Engin skýjamappa fannst? Setjið upp samstillingarforrit þjónustuveitunnar (t.d. Nextcloud Desktop) – eða veljið hvaða möppu sem er undir „Velja skjalamöppu …“. Í símanum: veljið „Deila …“ og forrit skýgeymslunnar.
• Úr Office-forritum í PDFMy: í ONLYOFFICE, LibreOffice, Collabora Office, Word, Excel, SoftMaker, WPS eða hvaða öðru forriti sem er veljið þér einfaldlega Prenta og prentarann „PDFMy“ (á Mac: í prentglugganum „PDF“ → „In PDFMy öffnen“) – skjalið opnast strax í PDFMy, með raunverulegum, leitarbærum texta.
• Prentun í PDFMy (Mac): pdfmy Scan fyrir Mac (frá 1.3.0) bætir „In PDFMy öffnen“ við PDF-valmynd prentgluggans: í hvaða forriti sem er Prenta → neðst til vinstri „PDF“ → „In PDFMy öffnen“. Skjalið opnast í PDFMy með titil sinn sem skráarheiti.
• Linux – PDF með tvísmelli: pdfmy Scan fyrir Linux býr til „PDFMy“ í forritavalmyndinni og spyr hvort það eigi að verða sjálfgefið fyrir PDF. Síðar: í skráastjóranum hægrismellur á PDF → Opna með → PDFMy → stilla sem sjálfgefið, eða í PDFMy Meira → Setja sem sjálfgefið fyrir PDF.
• Mac – PDF með tvísmelli: pdfmy Scan fyrir Mac býr til forritið „PDFMy“ og spyr hvort það eigi að verða sjálfgefið fyrir PDF. Síðar: í Finder Fá upplýsingar → Opna með: PDFMy → Breyta öllum. Best er að velja forritið „PDFMy“ úr Forrit (ekki samnefnt Chrome-forrit). „Prenta“ í Finder sendir PDF-skjalið beint á sjálfgefinn prentara (frá pdfmy Scan fyrir Mac 1.1.6).
• Vafraviðbót: PDF-skjöl sem þér smellið á í vafranum opnast beint í PDFMy – í Chrome og Edge, í Windows og á Mac. Að viðbótinni →

Tungumál

• Tungumál viðmóts: PDFMy er til á 40 tungumálum – þýsku, ensku (bresku og bandarísku), frönsku, ítölsku, spænsku, portúgölsku, hollensku, pólsku, tékknesku, slóvakísku, ungversku, rúmensku, búlgörsku, grísku, króatísku, slóvensku, serbnesku, bosnísku, makedónsku, albönsku, dönsku, sænsku, norsku, finnsku, eistnesku, lettnesku, litháísku, írsku, maltnesku, íslensku, katalónsku, basknesku, galisísku, lúxemborgísku, velsku, tyrknesku, rússnesku, úkraínsku og hvítrússnesku. PDFMy ræsist á tungumáli vafrans yðar; breyta undir Meira → Tungumál. Þýðingarnar eru vélrænar – þýska útgáfan er sú sem gildir.
• Allar síður pdfmy.de: Hjálp, leiðbeiningar um skanna, tækjalisti, verkfærasíður, vafraviðbót, fjölmiðlar, aðgengi, lagalegar upplýsingar og persónuverndarstefna eru einnig til á öllum 40 tungumálunum – skiptið efst til hægri á síðunni. Hver tungumálaútgáfa hefur eigið vistfang til að deila, t.d. pdfmy.de/fr/hilfe.html eða pdfmy.de/en-GB/pdf-verkleinern.html. Valið gildir líka fyrir PDFMy og öfugt. Fyrir lagalegar upplýsingar og persónuverndarstefnu er þýska útgáfan lagalega bindandi.
• Dagsetningar og tölur: PDFMy sýnir dagsetningu, tíma, upphæðir og skráarstærðir á sniði tungumáls yðar (t.d. 18/10/2026 á ensku (Bretland), 10/18/2026 á ensku (Bandaríkin)). Í skjölunum yðar (stimplar, athugasemdir, undirskriftardagsetning, haus og fótur, rafrænir reikningar) og í skráarheitum helst dagsetningin óbreytt.
• Bréf á öðrum tungumálum: Textagreiningin les þýsk bréf og greinir sjálf tungumál annarra bréfa – öll tungumálin sem talin eru upp hér að ofan, einnig á kýrillísku letri (rússnesku, úkraínsku, búlgörsku, serbnesku, makedónsku, hvítrússnesku) og grísku. PDFMy sækir viðeigandi tungumálaskrá (1–4 MB) í fyrsta skipti, eftir það virkar hún líka án nettengingar.
• Arabíska, persneska, hebreska, kínverska, japanska, kóreska: PDFMy greinir einnig þessi letur. Arabísk og kínversk bréf finnur sjálfvirknin sjálf; fyrir persnesku, hebresku, japönsku, kóresku og hefðbundna kínversku veljið þér tungumálið undir Stillingar → Skanna → Tungumál skjals. Greindi textinn er leitanlegur og afritanlegur í vistaða PDF-skjalinu (einnig sem PDF/A), fylgir með í Word, Markdown og HTML og hægt er að þýða hann. Tungumálagögnin (0,4–2 MB) sækir PDFMy fyrst þegar þeirra er þörf.
• Fast tungumál skjala: Ef þér fáið aðallega póst á öðru tungumáli, stillið það undir Stillingar → Skanna → Tungumál skjals – það sparar aðra umferð.
• Vistuð PDF-skjöl bera greint tungumál skjalsins (mikilvægt fyrir skjálesara og PDF/UA); Lesa upp notar rödd á þessu tungumáli án nettengingar.

Lögmannsstofa: beA og fylgiskjöl

• Athuga fyrir beA: … Meira → Forathugun … (viðtakandi „beA / dómstóll“) sýnir hvort PDF-skjalið uppfyllir tæknilegar kröfur þýskra dómstóla (þýsk auglýsing um rafræn samskipti í réttarkerfinu 2025, ERVB 2025): ekkert JavaScript, engar ívafðar skrár eða miðlar, prentanlegt og ekki dulkóðað, mest 200 MB, skráarheiti mest 90 stafir, aðeins bókstafir (einnig ä, ö, ü, ß), tölustafir, undirstrik og bandstrik. Athugasemdir eru gefnar um leturgerðir sem eru ekki ívafðar og um síður án texta (mælt er með textagreiningu en hún er ekki skylda). Skráarheitið sláið þér beint inn í athugunargluggann – PDFMy stingur upp á leyfilegu heiti og athugar það meðan þér skrifið. Ef fleiri skrár eru opnar er hver þeirra auk þess sýnd sérstaklega í niðurstöðunni.
• Vista hæft fyrir beA: í Forathugun (viðtakandi „beA / dómstóll“) smellið þér á „Lagfæra sjálfvirkt“: býr til PDF/A án JavaScript og viðhengja undir uppgefnu (leyfilegu) skráarheiti og athugar vistuðu skrána aftur. Rafrænt reikningsviðhengi (XML) fylgir ekki með.
• Númera fylgiskjöl: Opnið fylgiskjöl málsskjalsins hvert á eftir öðru (Bæta við), síðan Meira → Númera fylgiskjöl …. Hver skrá verður fylgiskjal – auðkennisstafur að eigin vali (K, B, AS, AG, BK, BB …), byrjað á hvaða númeri sem er, heiti breytanlegt. PDFMy setur stimpilinn „Anlage K 1“ efst til hægri á fyrstu síðu, býr til fylgiskjalaskrá og vistar, ef óskað er, hvert fylgiskjal sem sérstaka skrá, hæfa fyrir beA, með rökréttri númeringu (t.d. Anlage_K1_Kaufvertrag.pdf) – sem ZIP eða beint í skjalamöppuna.
• Trúnaður: Athugun, umbreyting og númering fara alfarið fram á tækinu yðar – skjöl skjólstæðinga eru ekki send upp.

Persónuvernd og öryggi

• Skjöl, greindur texti og bréfupplýsingar haldast á tækinu yðar. Engar vafrakökur, engin rakning, engir utanaðkomandi þjónar. Textagreiningin (gervigreind) keyrir líka staðbundið.
• Það sem vafrinn vistar (stillingar, leitarskrá, munuð undirskrift …) eyðið þér undir Stillingar → Eyða öllum staðbundnum gögnum.
• PDFMy er þróað samkvæmt meginreglum ISO 27001 og ISO 9001; PDF/A og PDF/UA eru prófuð með veraPDF.
• Öruggar uppfærslur: Hver ný útgáfa af PDFMy er sjálfkrafa prófuð í vafranum áður en hún er gefin út og hægt er að færa hana strax aftur á fyrri útgáfu ef vandamál kemur upp. Uppfærsla sækir aðeins þær skrár sem hafa breyst – venjulega nokkur hundruð KB í stað um 20 MB, sem sparar farsímagögn á ferðinni. pdfmy Scan (frá 1.13.0) setur uppfærslu aðeins upp ef hún ber gilda stafræna undirskrift frá Mentor GmbH og er nýrri en uppsetta útgáfan – skrá sem hefur verið skipt út eða er eldri er hafnað. Ný útgáfa af PDFMy er aldrei virkjuð í miðri vinnu: ef skönnun eða önnur aðgerð er í gangi eða skjal er opið birtist „Ný útgáfa fáanleg – endurhlaða núna“ neðst til hægri og þér ákveðið hvenær.
• pdfmy Scan tekur aðeins við verkum frá PDFMy: Hjálparforritið svarar aðeins beiðnum frá pdfmy.de á yðar eigin tölvu – aðrar vefsíður geta hvorki stýrt því né lesið neitt úr því, ekki heldur eftir krókaleiðum (DNS rebinding). Uppfærslur setur það aðeins upp með gildri, óafturkallaðri undirskrift Mentor GmbH (Paderborn) og aðeins ef skráin sjálf er raunverulega nýrri (frá Windows 1.14.1, Mac/Linux 1.6.1).
• Útstöðvaþjónar og margir notendur: Ef margir notendur eru skráðir inn á eina tölvu samtímis (Windows-útstöðvaþjónn eða fjartenging við skjáborð, Mac eða Linux með mörgum aðgöngum) þjónar pdfmy Scan aðeins notandanum sem ræsti það – forritum annarra notenda er hafnað og þau komast hvorki í skrár, atvikaskrá né undirskriftir. Hver notandi hefur sitt eigið pdfmy Scan; PDFMy finnur það sjálft og skannanir og tvísmellir lenda alltaf hjá réttum aðila. Ekkert þarf að stilla (frá Windows 1.15.0, Mac/Linux 1.7.0).
• Aðsóknartölur og talning niðurhala: Við sjáum aðeins samantektartölur sem hýsingaraðilinn okkar IONOS býr til úr annálum netþjónsins (gestir, skoðaðar síður) – án vafrakaka, án innfelldrar talningarþjónustu, án auðkennis. Þegar þér sækið pdfmy Scan eða viðbótina sækir PDFMy auk þess tóma síðu (t.d. /download/zaehlung/windows.html) svo niðurhalið birtist í þessum tölum. Skjölin yðar koma aldrei við sögu. Nánar: Persónuverndarstefna, liður 3.
• Nánar: Persónuverndarstefna · Aðgengi
• Opinn frumkóði: PDFMy er aðgengilegt á GitHub (haus-it/pdfmy) til áframhaldandi þróunar – © Mentor GmbH, eingöngu í óviðskiptalegum tilgangi (PolyForm Noncommercial 1.0.0); notkun í viðskiptaskyni aðeins með leyfi frá Mentor GmbH. Hver sem notar kóðann vísar sýnilega á www.pdfmy.de. Notkun á pdfmy.de sjálfu er áfram ókeypis fyrir alla. Við tökum fagnandi á móti villutilkynningum, hugmyndum, þýðingum og framlögum.

Algengar spurningar

Flýtilyklar

Á Mac ⌘ í stað Ctrl.

Fá hjálp

PDFMy er stöðugt í þróun. Ef eitthvað virkar ekki, vinsamlegast látið okkur vita strax – við leysum það hratt.

• Smellið í PDFMy neðst til hægri á „Tilkynna villu“ (eða Meira → Tilkynna vandamál; frá þessari síðu: Tilkynna villu). Þér veljið „Villa“ eða „Tillaga að úrbótum“ og svarið eftir þörfum þremur stuttum spurningum: Hvað gerðuð þér, hvað gerðist, við hverju bjuggust þér? Skýrslan inniheldur útgáfur, atvikaskrá, forritsvillur sem komu upp og – ef pdfmy Scan keyrir (frá 1.14.0, Mac/Linux 1.6.0) – innra netfangið og heiti tölvunnar, en engin skjöl; skráarheiti og sendendur eru gerð óþekkjanleg. Undir „Efni skýrslunnar“ sjáið þér allt fyrir fram. Ekkert er sent fyrr en þér smellið á „Senda“ í póstforritinu.
• Þegar eitthvað fer úrskeiðis: Ef óvænt forritsvilla kemur upp í PDFMy býðst PDFMy einu sinni efst til að tilkynna hana – villan er þá þegar skráð. „Loka“ felur tilkynninguna.
• Með tölvupósti: wumertens@mentor-group.de
• Fyrir fjölmiðla: fjölmiðlasíða með fréttatilkynningum, myndum og tengilið.