Pomoć

Brzi početak

PDFMy je besplatan PDF program. Radi u pregledniku ili kao aplikacija – na računalu, na Macu i na mobitelu. Vaši se dokumenti ne prenose na poslužitelj: sve se događa na Vašem uređaju.

1. Otvorite pdfmy.de (najbolje u Chromeu ili Edgeu).
2. Pri prvom pokretanju PDFMy u četiri koraka pita za ime/parafu, mapu za arhivu, skener i zadani PDF program. Sve je dobrovoljno i može se kasnije promijeniti pod Više → Postavljanje.
3. Otvorite PDF, fotografiju ili sken – ili ih jednostavno povucite u prozor. Na početnoj stranici nalaze se pločice za najčešće zadatke.

Pretraživanje pomoći: Upišite u polje za pretraživanje gore (ili pritisnite /) što želite učiniti – i vlastitim riječima, poput „potpis”, „komprimirati” ili „iPhone”. Odgovarajući odgovori pojavljuju se odmah; klik prikazuje mjesto u kontekstu. U PDFMy-ju polje za pretraživanje nalazi se pod Pomoć.

Zaštita od rušenja: PDFMy svakih nekoliko sekundi sprema nespremljene promjene na Vaš uređaj. Ako se preglednik sruši ili slučajno zatvorite PDFMy, pri sljedećem pokretanju na početnoj stranici prikazuje se „Nespremljeni rad” – klikom na „Vrati” dokument se vraća. To vrijedi i za skeniranje kamerom koje još nije završeno s „Gotovo”: tamo se prikazuje kao „Skeniranje kamerom”. Nakon spremanja ili zatvaranja sigurnosna kopija se briše, inače najkasnije nakon 7 dana. Pomoću ✕ ili „Odbaci sve” odmah brišete sigurnosne kopije, primjerice na zajednički korištenom uređaju.

Nedavno otvoreno: Na početnoj stranici nalaze se Vaši posljednji dokumenti – klik ih ponovno otvara (Chrome i Edge). Spremaju se samo naziv i poveznica, bez sadržaja; „Isprazni popis” uklanja sve.

Savjet: s Ctrl+K (Mac: ⌘+K) svaku funkciju pronalazite po ključnoj riječi.

Skeniranje

Mobitelom

Na mobitelu sasvim gore nalazi se veliki gumb „Skeniraj kamerom” (na računalu: pločica „Skeniraj mobitelom”). Kamera prepoznaje list, sama okida, obrezuje i ispravlja perspektivu. Moguće je više stranica zaredom. Za najbolju kvalitetu fotografirajte pri dnevnom svjetlu i bez sjena.

Zatim spremite: dolje dodirnite „Spremi“, „Arhiviraj“ ili „Podijeli“. „ד gore zatvara dokument; za još nespremljene stranice PDFMy najprije pita. Zatvorili ste slučajno? 20 sekundi gore se prikazuje „Ponovno otvori“ – jedan dodir i sve su stranice ponovno tu.

Upravljanje na mobitelu: Dolje se nalaze Podijeli, Arhiviraj i Spremi. Alati (tekst, označavanje, potpis …) nalaze se kao ikone u traci iznad stranice – povucite u stranu za više. Sve ostale funkcije otvara ⋯ gore desno kao popis. Razvrstavanje i brisanje stranica: pregled stranica (ikona s četiri kvadratića).

Sa skenerom ili višenamjenskim uređajem – Windows

Jednom instalirajte mali program pdfmy Scan (gumb „Poveži skener” u PDFMy-ju). Nakon toga gumb se zove „Skeniraj”: odaberite skener, umetnite papir, gotovo. Mrežni uređaji pronalaze se bez upravljačkog programa (AirScan/eSCL i WSD, npr. Epson, Dell, Brother), USB skeneri putem Windows upravljačkog programa. Podržani su obostrano skeniranje i uvlakač.

Sa skenerom ili višenamjenskim uređajem – Mac

Jednom preuzmite pdfmy Scan za Mac i dvaput kliknite „pdfmy-Scan-Mac.command”. Pronalazi mrežne skenere bez upravljačkog programa (AirScan/eSCL i WSD, npr. Dell Color MFP E525w). Bez dodatnog programa ide sa „Snimanjem slika” i mapom za skeniranje. Detaljne upute za Mac →

Sa skenerom ili višenamjenskim uređajem – Linux

Jednom preuzmite pdfmy Scan za Linux i pokrenite u Terminalu: sh ~/Downloads/pdfmy-scan-linux.sh (bez sudo). Mrežni skeneri rade bez upravljačkog programa (AirScan/eSCL i WSD). Za USB skenere i starije uređaje pdfmy Scan koristi SANE, z. B. sudo apt install sane-utils sane-airscan ipp-usb. Upravljački programi proizvođača (HP hplip, Brother brscan, Epson epsonscan2) potrebni su samo za vrlo stare uređaje. Detaljne upute za Linux →

Sa skenerom ili višenamjenskim uređajem – Chromebook

Na Chromebooku PDFMy ne treba dodatni program – pdfmy Scan ne radi pod Chrome OS-om, ali nije ni potreban: Chrome OS sam upravlja mnogim mrežnim i USB skenerima (AirScan/eSCL, bez upravljačkih programa). Skener postavite u Postavke → Napredno → Ispis i skeniranje, zatim aplikacijom „Skeniranje“ skenirajte kao PDF ili JPG u mapu, npr. Moje datoteke › Skenirano. U PDFMy-ju u prozoru za skeniranje: „Poveži ovu mapu kao mapu za skeniranje“ – svaki novi sken pojavljuje se automatski, s prepoznavanjem teksta. Instalirajte PDFMy putem „Preuzmi aplikaciju“: tada aplikacija „Datoteke“ otvara PDF-ove putem Otvori pomoću → PDFMy; ispis ide putem „Spremi kao PDF“, a Google disk integriran je u aplikaciju „Datoteke“ (može se odabrati kao mapa za arhivu).

Radi li moj uređaj?

Na popisu uređaja pronaći ćete Brother, Epson, HP, Canon, Kyocera, Ricoh, Konica Minolta, Sharp, Xerox, Lexmark, Dell, Samsung i skenere dokumenata – s pretraživanjem po modelu i podatkom može li se skenirati obostrano. Gotovo svi mrežni uređaji posljednjih godina rade bez upravljačkog programa.

Obostrano skeniranje

Uvlakač ili staklo: pod „Papir leži“ obično stoji „Automatski prepoznaj“. Možete i trajno odabrati „u uvlakaču“ ili „na staklu“. Napomena ispod navodi što vaš skener pritom radi.

Ako Vaš uređaj ima obostrani uvlakač (Duplex), u prozoru za skeniranje označite „Obostrano”. Ako ima uvlakač bez Duplexa (npr. Epson L5290, mnogi Brother DCP, Dell E525w), odaberite „Obostrano okretanjem”: najprije skenirajte prednje strane, zatim okrenite cijelu hrpu i ponovno je umetnite – PDFMy ispravno razvrstava prednje i stražnje strane. Ako je redoslijed jednom pogrešan, dovoljan je klik na „Stražnje strane obrnutim redom”. Prazne stražnje strane PDFMy automatski uklanja.

Automatsko prepoznavanje: u prozoru za skeniranje „Vrsta“ i „Boja“ zadano su postavljeni na „Automatski“. PDFMy tada skenira u boji i sam prepoznaje svaki list: Crno-bijeli dokument (čisti tekst – kristalno oštro, najmanja datoteka), Dokument u nijansama sive (sive površine ili crno-bijele slike), Dokument u boji (logotip u boji, žig, marker) ili Fotografija. Prepoznata vrsta prikazuje se u natpisu stranice i može se u bilo kojem trenutku promijeniti gore putem izbora obrade slike (Dokument (sivo), Dokument (u boji), Crno-bijelo, Izvornik …).

Skeniranje fotografija: kod „Automatski“ PDFMy sam prepoznaje fotografije, izrezuje ih (i kada leže u kutu stakla), ostavlja boje nepromijenjenima i izostavlja prepoznavanje teksta. Za najbolju kvalitetu odaberite „Fotografija“: tada PDFMy skenira sa stakla s 600 dpi, po izboru u Boja ili Crno-bijelo (nijanse sive). Molimo ne stavljajte fotografije u uvlakač. Spremanje kao slike: „Spremi“ → format „Slike“, zatim odaberite format slike – JPG, PNG, TIFF ili WebP.

Obrezivanje: alat „Obreži“ na traci iznad stranice – povucite četiri plava kuta na željene rubove i kliknite „Primijeni“. Ukoso snimljeni listovi pritom se ispravljaju; kod fotografija omjer stranica ostaje očuvan.

Epson EcoTank L5290 (npr. „EPSON2CBBCB”)

Automatski se pronalazi na Windowsima, Macu i Linuxu (AirScan/eSCL odnosno WSD, staklo i uvlakač). Ako ne: u prozoru za skeniranje odaberite „Dodaj uređaj putem IP adrese” i upišite IP adresu ili naziv uređaja , npr. EPSON2CBBCB – na Macu i Linuxu pdfmy Scan sam dodaje „.local”. Uz istodobni Wi-Fi i LAN ili VPN pretražuje se svaka mrežna veza. Uređaje u načinu štednje energije pdfmy Scan sam budi prije svakog pretraživanja; inače odaberite „Probudi skenere” u prozoru za skeniranje. Više o Epsonu L5290 →

Mapa za skeniranje („Scan to Folder”)

Ako Vaš uređaj sprema skenove u mapu, tu mapu povežite pod „Poveži skener”. Novi skenovi pojavljuju se nakon nekoliko sekundi – izravnani, s prepoznatim tekstom. Postavljanje skenera (svi načini) →

Više pisama odjednom

Više → Ispiši list za razdvajanje: List s QR kodom stavite između pisama i skenirajte cijelu hrpu. PDFMy razdvaja pisma i izostavlja listove za razdvajanje.

Listovi za razdvajanje s patch kodom: Ako u vašem uredu već imate listove za razdvajanje za skener dokumenata (Kodakov patch kod, npr. „Patch T“ ili „Patch 2“ – četiri debele i tanke crne trake), PDFMy ih također prepoznaje, čak i ako su umetnuti naopako ili poprijeko. Vlastiti list nalazi se pod Više → Ispiši list za razdvajanje s patch kodom – ispišite ga u stvarnoj veličini (100 %).

Arhiviranje pisama i rokovi

Što želi ovo pismo?

Iznad stranice u jednoj rečenici piše o čemu je riječ, npr. „Račun na 1.520,24 € – plativ do 28. 10. – za 13 dana”, s gumbima za plaćanje (GiroCode), upis roka, prosljeđivanje i arhiviranje. Pošiljatelj, datum, vrsta, iznos i rok nalaze se desno u podacima pisma i mogu se ispraviti.

Arhiviraj

Podaci pisma samo kod pošte: Datum, pošiljatelja, predmet, spis, rok i podsjetnik PDFMy prikazuje kad dokument izgleda kao pošta – kod skeniranih dokumenata ili kad je prepoznat rok, iznos, IBAN ili pošiljatelj s datumom. Kod drugih dokumenata (npr. statuta ili priručnika) ondje su samo naziv datoteke i poveznica „Unesi podatke pisma …“, koja otvara polja.

Naziv datoteke: otvorena datoteka zadržava svoj naziv („Ponuda Horvat.pdf“ ostaje „Ponuda Horvat.pdf“). Samo za skenove i neizražajne nazive iz skenera, fotoaparata i programa poput „Scan0001“, „IMG_1234“ ili „Dokument (2)“ PDFMy koristi izražajan naziv iz podataka pisma (datum, vrsta, pošiljatelj, predmet). Naziv možete u bilo kojem trenutku promijeniti desno pod „Naziv datoteke“.

Jednom odaberite mapu za arhivu (npr. mapu sinkroniziranu s OneDriveom ili SharePointom). Nakon toga „Arhiviraj” sprema svako pismo s opisnim nazivom i upisuje ga u knjigu ulazne pošte. Po želji s ulaznim žigom i rednim ulaznim brojem. Više tvrtki? U postavkama svaka tvrtka dobiva vlastitu mapu.

Pregled: Kliknite redak u knjizi ulazne pošte – desno se prikazuje prva stranica dokumenta s nazivom datoteke i brojem stranica, bez otvaranja. Na tipkovnici je dovoljno tipkom Tab doći do „Otvori” u retku. Klik na sličicu pregleda ili „Otvori” učitava dokument za uređivanje. Pregled je dostupan od širine prozora od približno 900 piksela.

Vlastita polja: Ispod oznaka u podacima pisma kliknite „Odredi vlastita polja …” i imenujte do pet polja, npr. klijent, projekt ili mjesto troška. Ona se zatim prikazuju uz svako pismo. PDFMy predlaže vrijednosti posljednjeg pisma s istim poslovnim brojem odnosno pošiljateljem i nudi prethodne vrijednosti za odabir. Vrijednosti su u knjizi ulazne pošte (Excel stupac „Vlastita polja”, na popisu ispod predmeta) i u ključnim riječima PDF-a; pretraživanje ih pronalazi. S mapom za arhivu nazivi polja vrijede za cijeli tim (datoteka pdfmy-Felder.json).

Predmeti (predmeti klijenata i spisi)

U podacima pisma postoji polje „Predmet”, npr. „Müller protiv Schmidta” ili „Meier – porez na dohodak 2025”. PDFMy sam predlaže predmet: ima li pismo isti poslovni broj kao ranije arhivirano pismo, pripada istom predmetu – inače vrijedi zadnji predmet tog pošiljatelja. U prozoru Knjiga ulazne pošte i predmeti (Više → Ured) prikaz „Predmeti” pokazuje svaki predmet s brojem dokumenata, otvorenim stavkama, sljedećim rokom i odgovornim osobama. „Prikaži dokumente” filtrira popis na taj predmet, „Otvori predmet” otvara sve dokumente predmeta po datumu kao jedan dokument – za čitanje, ispis ili zajedničko spremanje (s povezanom mapom za arhivu). Ranije arhivirana pisma dodjeljujete u popisu u stupcu „Predmet”; filtri za predmet i godinu pomažu pri pretraživanju. Predmet se nalazi i u Excel datoteci knjige ulazne pošte.

Oznake

U polju „Oznake” u podacima pisma odvojite više pojmova zarezom, npr. „Porez 2025, Osiguranje, hitno”. Tijekom tipkanja PDFMy predlaže već korištene oznake. Pri arhiviranju one se upisuju u knjigu ulazne pošte i u ključne riječi PDF-a – tako i Windows pretraživanje i drugi PDF programi pronalaze dokument. U knjizi ulazne pošte možete filtrirati po oznaci, a klik na oznaku prikazuje sve dokumente s njom; pomoću „+ Oznaka” dodajete, a pomoću „×” uklanjate oznake izravno na popisu.

Verzije i izvješće o provjeri GoBD

Verzije: ako otvorite arhivirani dokument iz knjige ulazne pošte, promijenite ga (npr. bilješka „plaćeno“) i spremite, PDFMy zamjenjuje datoteku na istom mjestu. Prethodna verzija ostaje nepromijenjena u mapi „_Versionen“ (s datumom i vremenom u nazivu); unos prikazuje „v2“, „v3“ … i dobiva novi kontrolni zbroj – ne nastaje dvostruki unos.

Izvješće o provjeri GoBD: u knjizi ulazne pošte naredba „Izvješće o provjeri GoBD …“ provjerava sve arhivirane datoteke (kontrolni zbroj SHA-256), pečat svakog unosa (čini prepoznatljivima naknadne promjene knjige, npr. u Excelu) i praznine u urudžbenim brojevima. Rezultat se sprema kao PDF u mapu „_Protokolle“ – s opisom postupka kao osnovom za Vašu dokumentaciju postupaka. Kontrolni zbroj i pečat čine promjene prepoznatljivima; samu nepromjenjivost mora osigurati mjesto pohrane (npr. pravila zadržavanja u SharePoint/Microsoft 365). (GoBD: njemačka pravila o urednom digitalnom vođenju i arhiviranju poslovnih knjiga.)

Rokovi, ponovni pregled, podsjetnik

Rok za žalbu na rješenja: Ako rješenje (npr. njemačko porezno rješenje, Steuerbescheid) sadrži uputu o pravnom lijeku s rokom od mjesec dana, PDFMy izračunava rok za žalbu odnosno prigovor (Einspruch/Widerspruch): dostava se smatra izvršenom četiri dana nakon datuma rješenja (§ 122 AO – njemački Opći porezni zakon, od 2025.), zatim slijedi mjesec dana; ako dan pada na vikend ili državni praznik u cijeloj Njemačkoj, računa se sljedeći radni dan. Rok se prikazuje u retku s napomenom i u knjizi ulazne pošte. Regionalni praznici mogu dodatno produljiti rok – prikazani rok stoga nikad nije prekasan. Ako je rješenje dokazivo stiglo kasnije, rok počinje kasnije.

Rokovi i podsjetnici za ponovni pregled pojavljuju se na početnoj stranici. Uz „Podsjeti” jednom dnevno stiže obavijest kad nešto dospijeva. „Upiši rok” stvara unos u kalendaru za Outlook.

Autopilot

Može se uključiti u postavljanju: pisma poznatih pošiljatelja PDFMy sam arhivira nakon kratkog odbrojavanja. U slučaju nesigurnosti čeka i navodi razlog.

Porezni savjetnik, izvod s računa, čuvanje

• Više → Dokumenti za poreznog savjetnika: dokumenti jednog mjeseca kao ZIP s popisom dokumenata i DATEV datotekom za uvoz.
• U knjigu ulazne pošte učitajte izvod s računa (CAMT ili CSV): plaćeni računi se prepoznaju.
• PDFMy upozorava na dokumente kojima je istekao rok čuvanja. Ništa se ne briše automatski.

Odgovori

„Odgovori” piše pismo prema DIN 5008: adresa i predmet već su upisani, uz gotove tekstne blokove (npr. prigovor, potvrda plaćanja). Po želji s Vašim vlastitim memorandumom.

Uređivanje PDF-ova

• Podijeli PDF: Pločica „Podijeli PDF” ili „… Više → Podijeli PDF …” – svakih N stranica nova datoteka, kod knjižnih oznaka (po poglavljima), prema veličini datoteke (npr. najviše 5 MB za privitke e-pošte) ili prema rasponima stranica kao 1-3, 4-7, 8-. Rezultat kao ZIP ili pojedinačno u arhivu.
• Postavljanje na vlastiti memorandum: u dijalogu za spremanje pod „Brojevi stranica, zaglavlje/podnožje …” → „Postavi na moj memorandum”. Stranica 1 Vašeg memoranduma (PDF) nalazi se ispod prve stranice, stranica 2 (ako postoji) ispod svih ostalih. Isti memorandum kao kod „Odgovori”. Za obične PDF-ove; kod skeniranih stranica skenirana slika prekriva pozadinu.
• Skripte u PDF-ovima: PDFMy ne izvršava JavaScript iz otvorenih PDF-ova. Polja za izračun koja sami izradite u obrascu računaju tek u PDF programu primatelja, i nikada u PDF/A.
• Uklanjanje skrivenih podataka: prije prosljeđivanja trećim osobama u dijalogu za spremanje označite „Ukloni skrivene podatke” – PDFMy uklanja komentare, bilješke i označavanja predloška, skripte, ugrađene datoteke i medije te autora, predmet i ključne riječi. Poveznice ostaju sačuvane.
• Uklanjanje bijelih rubova i prilagodba na A4: u dijalogu za spremanje pod „Brojevi stranica, zaglavlje/podnožje, format …” → „Ukloni bijele rubove” odrezuje prazne rubove oko sadržaja; „Sve stranice na A4” prenosi US-Letter, račune i mješovite formate u mjerilu i centrirano na A4 (uspravno ili položeno). Tekst, poveznice i polja obrasca ostaju sačuvani.
• Više stranica po listu i brošura: u prozoru za ispis ili u dijalogu za spremanje odaberite „2 stranice po listu”, „4 stranice po listu” ili „Brošura (presavijeni A4)”. Brošuru ispišite obostrano (okretanje po kraćem rubu) i presavijte po sredini – stranice su tada u ispravnom redoslijedu.
• Oblici i slike: odaberite alat „Oblici”, pokraj njega pravokutnik, elipsu, liniju ili strelicu, boju i debljinu linije te oblik povucite na stranici (uz Shift linija postaje točno vodoravna ili okomita). „Slika” umeće logotip ili fotografiju (PNG, JPG); zatim je premjestite i povećajte hvataljkom dolje desno. Oboje se oštro upisuje u PDF.
• Mjerenje: alat „Oblici”, pokraj njega „Mjerenje: udaljenost”, „Mjerenje: površina” ili „Mjerenje: poligon” – povucite liniju ili pravokutnik ili kod poligona redom kliknite na vrhove (dvostruki klik, klik na prvu točku ili Enter zatvara, Esc prekida; daje površinu i opseg, npr. za prostorije u obliku slova L), vrijednost se odmah prikazuje pokraj (npr. „4,25 m” ili „18,30 m²”). Odaberite mjerilo crteža (od 1:1 do 1:1000) ili „Iz poznate udaljenosti …”: izmjerite udaljenost poznate duljine, označite je i unesite stvarnu duljinu – sva mjerenja na tom crtežu tada se računaju s njim. Veličina stranice preuzima se iz PDF-a; za skenove i fotografije PDFMy pretpostavlja A4. Izmjerene vrijednosti spremaju se kao tekst. Za obrtnike, graditeljstvo i arhitekturu – poput alata za mjerenje u Acrobat Pro.
• Privici: Više → Privici prikazuje datoteke ugrađene u PDF (npr. tablice, fotografije, XML računa) – spremite ih, uklonite ili s „Priloži datoteku …” dodajte nove. Privici se pri spremanju zadržavaju. Kao PDF/A preuzimaju se samo privici koji su i sami PDF/A (zahtjev norme).
• Spajanje i organiziranje stranica: otvorite više datoteka, u pregledu stranica (G) razvrstavajte, okrećite, brišite, umećite prazne stranice, dijelite.
• Spremanje u izvornu datoteku: Ako ste otvorili PDF (dvostruki klik, Otvori, povlačenje ili „Nedavno otvoreno”), Ctrl+S u Chromeu i Edgeu nudi „Spremi u izvornu datoteku” – kao u Wordu. Prvi put preglednik jednom traži dopuštenje. „Spremi kao …” uvijek stvara novu datoteku.
• Mnogo datoteka odjednom (skupna obrada): pločica „Skupna obrada” na početnoj stranici, odaberite datoteke, zatim odaberite: Smanji, Arhiviranje (PDF/A, s prepoznavanjem teksta), Pripremi za prosljeđivanje, Nijanse sive i smanjivanje, Dodaj brojeve stranica, Učini pretraživim ili Prepoznaj i arhiviraj pisma. Rezultat dolazi kao ZIP datoteka ili izravno u mapu; popis prikazuje svaku datoteku s veličinom prije/poslije. „Zaustavi” prekida nakon trenutačne datoteke. Otvoreni dokument pritom ostaje nepromijenjen.
• Nadzor mape (automatski): pločica „Nadziri mapu” na početnoj stranici: odaberite ulaznu mapu – na primjer onu u koju sprema Vaš skener ili fotokopirni uređaj –, zatim što treba učiniti (Učini pretraživim, Arhiviranje (PDF/A), Smanji, vlastiti radni tok ili Prepoznaj i arhiviraj pisma) i odredišnu mapu. Svaka nova datoteka tada se obrađuje bez klika, po želji imenuje prema sadržaju (npr. 2026-10-21_Elektra_Racun.pdf), a izvornik se premješta u podmapu „_erledigt”. To radi u zasebnom prozoru PDFMy dok je otvoren; Vaš rad u glavnom prozoru ostaje neometan. Datoteke koje se ne mogu obraditi završavaju u „_fehler”. Potreban je Edge ili Chrome na računalu.
• Smanjivanje: pri spremanju odaberite „Malo”; veličina se prikazuje unaprijed.
• Traka zadataka: Odaberete li na početnoj stranici zadatak (npr. Zacrni, Potpiši, spajanje, Obrazac), iznad stranice piše što sada treba učiniti – s odgovarajućim gumbom (npr. „Pronađi osobne podatke“, „Dodaj još datoteka“, „Popuni mojim podacima“) i „Gotovo & spremi“.
• Zacrnjivanje: Označite područja ili zacrnite pojam za pretraživanje posvuda. Sadržaj se stvarno uklanja, i iz tekstnog sloja. „Pronađi osobne podatke“ predlaže mjesta za zacrnjivanje: imena nakon oslovljavanja (npr. „gospođa Ana Horvat“), ulicu s kućnim brojem, poštanski broj s mjestom, IBAN, e-poštu, telefon, OIB, datum rođenja i broj zdravstvenog osiguranja – molimo provjerite prije spremanja; neodgovarajuće kliknite i izbrišite tipkom Del.
• Promjena teksta: Alat „Promijeni tekst”, kliknite u redak i pišite preko njega – ili brže: u alatu „Odaberi” dvaput kliknite tekst. Ako redak pripada odlomku, cijeli odlomak postaje uredljiv i pri promjeni se automatski ponovno prelama – s proredom izvornika; rastavljanje riječi na kraju retka spaja se. Adrese i popisi zadržavaju svoje retke. PDFMy pritom preuzima izgled izvornika: font (sa serifima ili bez, fiksne širine), podebljano i kurziv, boju fonta, boju pozadine (npr. siva polja) i širinu. Kod PDF-ova s tekstom font se točno prepoznaje, kod skenova boja, pozadina, podebljani font i ima li font serife (npr. Times) – kod vrlo sitnog fonta koristi se font bez serifa. Nepromijenjeni retci ostaju kakvi jesu.
• Izvorni font pri izmjeni: Ako je font ugrađen u PDF i sadrži sve znakove novog teksta, PDFMy nastavlja pisati upravo tim fontom – izmijenjeni tekst izgleda kao prije. Ako neki znak nedostaje (PDF često sadrži samo korištena slova), PDFMy koristi font iste širine znakova: za Arial/Helvetica, Times, Courier i Calibri tekst zauzima točno jednaku širinu kao u izvorniku; kod drugih fontova širina se prilagođava.
• Veliki dokumenti: PDFMy brzo sprema i dokumente sa stotinama stranica – nepromijenjene stranice preuzimaju se u jednom prolazu, a skenirane stranice komprimiraju se istodobno na više procesorskih jezgri.
• Otvaranje skeniranih PDF-ova: Duge serije skenova PDFMy pri otvaranju obrađuje istodobno na više procesorskih jezgri (obrezivanje, ispravljanje, prepoznavanje razdjelnih listova) – zato se otvaraju znatno brže.
• Zaštita od krivotvorenja: Isprave, majstorska i pomoćnička pisma, svjedodžbe, osobne isprave, službena rješenja (npr. porezno rješenje – Steuerbescheid) i sudske odluke ne mogu se mijenjati s „Promijeni tekst” i „Prekrij” – zacrnjivanje, označavanje, bilješke i potpis i dalje rade. Kod izvoda s računa, obračuna plaće, računa i sličnih dokaza promjene su moguće, ali se označavaju crveno, a stranica dolje dobiva napomenu „naknadno promijenjeno”. Osim toga, svaki PDF sa zamijenjenim ili prekrivenim tekstom nosi ključnu riječ „naknadno promijenjeno (PDFMy)”. Tako PDFMy ostaje alat za vlastite dokumente – ne za krivotvorine.
• Digitalno potpisani PDF-ovi: Prije nego što u potpisanom PDF-u prvi put upotrijebite „Promijeni tekst”, „Prekrij” ili „Tekst”, PDFMy jednom jasno upozorava: digitalni potpis postaje nevaljan zbog promjene, nova datoteka više nema valjan potpis. „Ne mijenjaj” ostavlja sve kako jest; „Razumijem, svejedno promijeni” omogućuje uređivanje ovog dokumenta. Izvorna datoteka ostaje valjana.
• Obrasci: Ispunite polja i spremite. Ako ništa drugo u dokumentu nije promijenjeno, spremljeni PDF ostaje ispunjiv; ako je spojen s drugim stranicama ili ima napomene, unosi se trajno upisuju. Na mobitelu gumb „Ispuni obrazac” vodi do polja. Ravne obrasce ili skenove ispunjivima čini Više → Prepoznaj polja obrasca. Ako otvorite obrazac koji se ne može ispuniti s uobičajenim oznakama (ime, ulica, telefon …), PDFMy to nudi izravno putem trake: „Prepoznaj polja”. Prepoznaju se crte za pisanje – i nacrtane crte s oznakom ispod –, okviri i kvadratići za označavanje; svako polje dobiva naziv svoje oznake (dodaci poput „ako postoji” otpadaju).
• Moji podaci – popunjavanje obrazaca jednim klikom: u području obrazaca desno „Popuni mojim podacima“. Prvi put jednom unesete svoje podatke (ime, adresa, datum rođenja, telefon, e-pošta, IBAN, OIB …); promijeniti ih možete bilo kada pod … Više → Moji podaci …. PDFMy prepoznaje odgovarajuća polja po natpisu – i „Prezime, ime“, „Poštanski broj, mjesto“ ili „Mjesto, datum“ (s današnjim datumom) – i popunjava samo prazna polja; polja za druge osobe (npr. „Ime djeteta“, „Rođeno prezime“) ostaju prazna. Molimo kratko provjerite rezultat. „Preuzmi iz ovog obrasca“ uzima podatke iz obrasca koji ste već popunili. Vaši podaci ostaju samo u ovom pregledniku na ovom uređaju i nikada se ne prenose; na zajedničkim uređajima uklonite ih pomoću „Izbriši sve“.
• Izrada obrasca: Odaberite alat „Polje obrasca”, pokraj njega vrstu – Tekstno polje, Višeredno, Datum, Potvrdni okvir, Padajući popis ili Izborni gumb – i nacrtajte pravokutnik na stranici (ili samo kliknite). Kod padajućeg popisa PDFMy traži stavke (npr. „Gospodin, Gospođa, Ostalo”). Izborni gumbi s istim nazivom čine grupu iz koje se može odabrati samo jedna opcija („Da” / „Ne”) – jednostavno postavite nekoliko jedan pokraj drugog; vrijednost se preuzima iz oznake desno. Kvačica „Obavezno polje” označava polja koja se moraju ispuniti (vrijedi i za trenutačno označeno polje). Naziv PDFMy preuzima iz oznake pokraj polja, npr. „Ime”; dvostruki klik preimenuje, Del briše. Pri spremanju nastaju prava polja obrasca koja svatko može ispuniti u PDF programu, u pregledniku ili u PDFMy-ju – i kao PDF/A, pristupačno (čitači zaslona čitaju naziv polja).
• Računanje i provjera u obrascu: Kao vrsta polja dostupni su i Broj, Iznos (€), E-pošta, IBAN i Poštanski broj. Kod broja i iznosa polje po želji samo računa: pod „Izračun” unesite formulu, npr. Količina * Jedinična cijena, Neto * 0,19 ili SUMME([Stavka 1]; [Stavka 2]; [Stavka 3]) – nazivi polja s razmacima u uglatim zagradama; dopušteni su + − * /, zagrade, SUMME, MIN, MAX i MITTELWERT. U spremljenom PDF-u polja sama računaju i provjeravaju (npr. u Adobe Acrobat Reader, Foxit ili Firefox); pogrešan IBAN ili adresa e-pošte bit će prijavljeni. Pri ispunjavanju u PDFMy PDFMy računa usporedno i prikazuje nedostajuća obavezna polja i nevaljane podatke izravno uz polje – i kod tuđih obrazaca s poljima zbroja. Polja koja računaju i provjeravaju zato u PDF-u dobivaju malu skriptu obrasca – samo ta polja, ne datum ni tekst. Neki tvrtkini filtri e-pošte zadržavaju PDF-ove sa skriptama. PDF/A ne dopušta skripte obrazaca; ondje polja nastaju bez izračuna.
• Brojevi stranica, vodeni žigovi, Batesovi brojevi, zaglavlja i podnožja: u dijalogu za spremanje.
• Umetanje poveznica: Odaberite alat „Poveznica”, označite područje (npr. preko „Prilog 2” ili web-adrese) i unesite odredište: web-adresu (pdfmy.de), adresu e-pošte ili broj stranice. U spremljenom PDF-u to je mjesto klikabilno – i kao PDF/A i pristupačno. Poveznice na stranice premještaju se pri preslagivanju. Dvostruki klik mijenja odredište. Iz sigurnosnih razloga moguće su samo web-poveznice i poveznice e-pošte.
• Komentari i označavanja: Više → Komentari i označavanja prikazuje sve bilješke, označavanja (s označenim tekstom), tekstove, žigove, potpise, polja obrasca i zacrnjenja u dokumentu – sa stranicom, filtrom i pretraživanjem. Klik skače na njih, ✕ briše (Ctrl+Z poništava). „Kopiraj kao tekst” daje sažetak za e-poštu ili zapisnik.
• Usporedba: Više → Usporedi s drugom verzijom prikazuje što se promijenilo – kao „Tekst” (umetnute i uklonjene riječi) ili kao „Slika (preklapanje)”: stranice se preklapaju, crveno je samo u prvoj, zeleno samo u drugoj verziji, isprekidani okviri prikazuju svako promijenjeno mjesto. Tako se uočavaju i promijenjene slike, žigovi, potpisi i izgled.
• Spoji naizmjenično: ako vaš skener nema obostrani uvlakač, skenirajte prednje i stražnje strane odvojeno i odaberite obje datoteke putem pločice „Spoji naizmjenično”. Ako su stražnje strane naopako, dodirnite „Okreni drugu datoteku”.
• Pretvaranje: PDF u Word, Excel, tekst ili slike; slike u PDF; izdvajanje slika iz PDF-a u izvornoj razlučivosti.
• PDF u Word – sa strukturom: pri spremanju kao Word dokument PDFMy ponovno spaja tekst u cijele odlomke (riječi rastavljene na kraju retka se spajaju), od velikog fonta stvara prave Word naslove („Naslov 1/2“ – vidljivi u navigacijskom oknu), zadržava nabrajanja i prijelome redaka u adresama i pretvara tablice u Word tablice: širine stupaca kao u izvorniku, zaglavlje podebljano i ponovljeno na svakoj stranici, iznosi poravnati desno. Kod skenova to se događa nakon prepoznavanja teksta – linije tablica PDFMy pritom skriva kako se nijedna ćelija ne bi izgubila; složeni rasporedi (više stupaca, tekstni okviri, spojene ćelije tablice) se pojednostavljuju.
• Sažimanje i pitanja bez prijenosa: Izbornik → „Sažmi i pitaj …”. Ugrađena UI Google Chromea (od verzije 138, na računalu s najmanje 16 GB radne memorije ili grafičkom karticom s 4 GB) sažima dokument – kao Ključne točke, Kratki sažetak, O čemu se radi? ili Naslov, od kratkog do detaljnog – ili odgovara na pitanja poput „Do kada moram platiti?”. Sve radi na vašem uređaju, dokument se ne prenosi. Prvi put Chrome preuzima UI model (jednokratno, nekoliko GB). Duge dokumente PDFMy sažima po odjeljcima. Rezultat se može kopirati; usporedite ga s dokumentom.
• Postavljanje UI asistenta: Pod „… Više → UI asistent …” vidite je li UI vašeg preglednika spremna na ovom uređaju. „Postavi UI preglednika” jednokratno unaprijed preuzima UI model, kako se ne bi učitavao tek pri prvom sažimanju. S Isključeno Sažmi i Prevedi nestaju iz izbornika – primjerice ako tvrtka ne želi UI funkcije. UI uvijek radi na vašem uređaju; dokument se ne prenosi.
• Sami provjerite zaštitu podataka: pod „… Više → Sami provjerite zaštitu podataka …” (ili klikom na „Datoteke ostaju na Vašem uređaju” na početnoj stranici) vidite koje je veze ovaj prozor uspostavio otkad je otvoren i koliko je podataka pritom poslano na internet – obično 0 bajtova. Zahtjevi prema pdfmy.de učitavaju samo dijelove programa, fontove i jezične datoteke. Veze prema 127.0.0.1 ili localhost idu programima na Vašem vlastitom računalu (pdfmy Scan, lokalna UI). Najjednostavnije provjerite ovako: isključite Wi-Fi – PDFMy radi dalje.
• Provjera verzije programa: u istom dijalogu PDFMy uspoređuje trenutačno pokrenute programske datoteke s objavljenim popisom kontrolnih zbrojeva ove verzije i prikazuje njihov otisak. Isti otisak pronaći ćete u zapisniku izdanja na GitHubu (github.com/haus-it/pdfmy, docs/RELEASES.md) – neovisno o pdfmy.de. Tako vidite da pdfmy.de isporučuje točno objavljenu verziju. Za IT odjele: pdfmy.de/pruefsummen.txt može se provjeriti pomoću sha256sum -c u odnosu na kopiju stranice.
• Lokalna UI na ovom računalu: Tko na istom računalu koristi UI program poput Ollama ili LM Studio, može ga odabrati pod „… Više → UI asistent …”: odaberite program, „Provjeri vezu”, odaberite model, spremite. Sažimanje, pitanja i prevođenje tada rade s tim modelom – tekst ne napušta računalo; adrese izvan ovog računala PDFMy odbija. Jednokratno dopuštenje: u LM Studio pod „Developer” pokrenite poslužitelj i uključite „Enable CORS”; kod Ollama u sustavu Windows otvorite „Uređivanje varijabli okruženja za vaš račun”, stvorite varijablu OLLAMA_ORIGINS s vrijednošću https://pdfmy.de i ponovno pokrenite Ollamu. Zadana postavka ostaje UI preglednika; s Isključeno UI je potpuno isključena.
• Prevođenje bez prijenosa: Izbornik → „Prevedi …”, odaberite izvorni i ciljni jezik. PDFMy za to koristi ugrađeni prevoditelj Google Chromea (od verzije 138, na računalu): prijevod se izvodi na vašem uređaju, tekst se ne prenosi. Prvi put Chrome preuzima jezični paket. Rezultat se otvara kao novi PDF u vlastitoj kartici – s naslovima, odlomcima, popisima i tablicama; brojevi i iznosi ostaju nepromijenjeni. Izvorni raspored stranica ne oponaša se. Strojni prijevod: provjerite prije slanja. U drugim preglednicima PDFMy prikazuje napomenu.
• Spremanje radnih tokova: u dijalogu za spremanje odaberite željene postavke (npr. format, brojeve stranica, podnožje, memorandum, nijanse sive) i gore pokraj Spremljeni radni tok kliknite „Spremi kao radni tok …“ – s nazivom poput „Račun kupcu“. Sljedeći put dovoljno je odabrati radni tok. U skupnoj obradi dodatno su na izbor i vlastiti radni tokovi (PDF i PDF/A) – tako se mnogo datoteka odjednom obrađuje na isti način. Iz sigurnosnih razloga lozinka i potpis nikada se ne spremaju.
• Prepolavljanje stranica: Izbornik → „Prepolovi stranice …” dijeli skenove dvostranica (otvorena knjiga ili bilježnica) i A3 arke na dvije stranice – okomito (lijevo/desno) ili vodoravno (gore/dolje), po želji samo položene stranice. Bez gubitka kvalitete: tekst i vektorska grafika ostaju sačuvani, datoteka ne postaje veća. Za knjige koje se čitaju zdesna nalijevo: „Najprije desna polovica”.
• Word i Excel u PDF: Word datoteke (.docx) i Excel tablice (.xlsx) jednostavno otvorite ili povucite u prozor – PDFMy ih pretvara u PDF na vašem uređaju, bez prijenosa. Iz Worda PDFMy preuzima zaglavlja i podnožja (s logotipom i brojem stranice „Stranica 1 od 3“), naslove, odlomke (i podebljano i kurziv usred rečenice, centrirano, poravnato desno), grafičke oznake i numerirane popise, tablice (s širinama stupaca, poravnanjem i podebljanim zaglavljem iz Worda), slike, prijelome stranica i format stranice; iz Excela sve vidljive listove kao tablicu s formatom broja, valute, postotka i datuma. Ne preuzimaju se tekstni okviri, stupci i posebni fontovi – za točnu kopiju odaberite u Wordu ili Excelu „Spremi kao PDF“. Starije formate (.doc, .xls) najprije spremite kao .docx/.xlsx.
• Otvaranje RTF-a i XPS-a: RTF datoteke PDFMy preuzima kao tekst bez oblikovanja i slika, a XPS datoteke s tekstom i slikama na njihovu mjestu, ali bez linija i površina. Za točnu kopiju ispišite putem pisača „PDFMy“.
• Što se zadržava pri spremanju: oznake stranica, odredišta skokova, knjižne oznake, slojevi i XMP metapodaci zadržavaju se dok stranice ne postanu slike. Strukturne oznake zadržavaju se kada se spremaju sve stranice jedne datoteke. Dijalog za spremanje unaprijed navodi ako se nešto gubi.
• Oštećeni PDF-ovi: PDFMy spašava ono što je još čitljivo i navodi stranice koje nedostaju. Ako nedostaje početak datoteke ili su podaci o stranicama pohranjeni komprimirano i odrezani, obično se više ništa ne može spasiti.
• E-knjige (EPUB) u PDF: jednostavno otvorite EPUB datoteke – PDFMy ih slaže kao PDF u praktičnom knjižnom formatu A5: naslov, svako poglavlje na novoj stranici, naslovi, odlomci, popisi, tablice i slike. E-knjige zaštićene od kopiranja (DRM) ne mogu se pretvoriti.
• LibreOffice i OpenOffice: tekstne dokumente (.odt) i tablice (.ods) PDFMy na isti način pretvara u PDF – s naslovima, popisima, tablicama, slikama i formatom stranice, odnosno sa svim listovima s vrijednostima broja, valute, postotka i datuma.
• Tekst, Markdown i CSV u PDF: tekstne datoteke (.txt), Markdown (.md) i tablice (.csv, npr. iz Excela ili računovodstva) jednostavno otvorite ili povucite u prozor – PDFMy od njih izrađuje uredan PDF formata A4: naslovi, popisi i tablice iz Markdowna se slažu, CSV tablice dobivaju zaglavlje na svakoj stranici, mnogo stupaca ide u položeni format, iznosi su poravnani desno. Posebni znakovi iz starijih Excel datoteka ispravno se prepoznaju.
• iPhone fotografije (HEIC) i TIFF: fotografije s iPhonea (.heic/.heif) i TIFF datoteke – i višestranične s faksa ili skenera – jednostavno otvorite ili povucite u prozor; PDFMy ih pretvara u svakom pregledniku, i u Chromeu, Edgeu i Firefoxu. Svaka TIFF stranica postaje PDF stranica, faks rezolucije (npr. 204 × 98 dpi) ispravno se izravnavaju. Pretvorba se odvija na Vašem uređaju.
• Ispiši kao poster: početna stranica → „Ispiši kao poster” ili u dijalogu za spremanje kod stranica po listu odaberite „Poster na 4 lista A4” odnosno „na 9”. Svaka se stranica uvećava i raspoređuje na više listova, s preklapanjem od 1 cm za lijepljenje.
• Obrni boje: početna stranica → „Obrni boje”. Pomaže primjerice da tamne prezentacije ispišete uz uštedu tonera. Tekst ostaje tekst. Samo za format PDF.
• Označi stranice: početna stranica → „Označi stranice”. Uvodne se stranice tada zovu i, ii, iii, a nakon njih brojanje počinje od 1. Mijenjaju se samo nazivi stranica u PDF programu, ne i sadržaj stranica.
• Tekst se ne može kopirati: početna stranica → „Tekst se ne može kopirati”. Svaka se stranica sprema kao slika bez tekstnog sloja, polja obrasca i poveznica, a datoteka je zbog toga obično veća. Prepoznavanje teksta može ponovno pročitati tekst. Za povjerljiv sadržaj zato uvijek koristite „Zacrni”.
• Pripremi za AI: početna stranica → „Pripremi za AI”. PDFMy sprema tekst kao Markdown s naslovima, tablicama, oznakama stranica i kratkim podacima o dokumentu. Datoteka ostaje na vašem uređaju. Sadržaj napušta vaš uređaj tek kada je sami prenesete na neku AI uslugu.
• Skeniranje kamerom: gesta povratka ne završava skeniranje dok postoje snimke. Za završetak dodirnite „Gotovo“. Ako je kamera pogrešno prepoznala list, dodirnite sličicu, a zatim „Prilagodi kutove“. Ako je pretamno, PDFMy vas na to upozorava.
• Mutne snimke: ako stranica djeluje mutno, njezina sličica dobiva žuti okvir. Dodirnite je da provjerite stranicu i po potrebi je izbrišete.
• Pretraživanje: velika i mala slova nisu bitna, „ß“ i „ss“ smatraju se istima: „Strasse“ pronalazi i „Straße“. Pronalaze se i skupine riječi poput „15. studenoga“. Uz „Samo cijele riječi“ „Test“ više ne pronalazi „Testament“. To vrijedi i za označavanje, zamjenu i „Zacrni sve pogotke“.
• Nastavak čitanja: PDF-ovi od 5 stranica naviše ponovno se otvaraju na stranici na kojoj ste posljednji put bili. Vaš preglednik za to pamti samo kontrolni zbroj datoteke i broj stranice, bez naziva datoteke i sadržaja.
• Što se ne zadržava pri spremanju: ako PDF sadrži slojeve, strukturne oznake, oznake stranica ili XFA obrazac, dijalog za spremanje to unaprijed navodi. Isto vrijedi za PDF/A: polja obrasca ondje se trajno prenose na stranicu, a privici koji nisu PDF/A otpadaju.
• Spremanje u nijansama sive: u dijalogu za spremanje pod „Brojevi stranica, zaglavlje/podnožje, format …” → Boja → „U nijansama sive”. Sve stranice, žigovi, oznake, potpisi i umetnute slike postaju sive – kao crno-bijela kopija, štedi toner u boji. Stranice se pritom spremaju kao slika; tekst ostaje pretraživ. Radi i s PDF/A.
• PowerPoint: u dijalogu za spremanje pod Format → „PowerPoint”. Svaka stranica postaje slajd u formatu stranice – s pečatima, oznakama i potpisima. Tekst se nevidljivo nalazi na svojem mjestu te se u programima PowerPoint, Keynote ili Impress može pretraživati i kopirati; skenirane stranice prethodno se prepoznaju (OCR). Praktično za prikaz dokumenata na sastanku ili za ponovnu upotrebu slajdova iz PDF-a.
• Markdown i HTML: u dijalogu za spremanje pod Format → „Markdown” ili „HTML”. PDFMy prepoznaje naslove (veličina fonta, podebljanje), odlomke (i riječi rastavljene na kraju retka), popise i tablice. Markdown je prikladan za AI asistente, wikije i aplikacije za bilješke; HTML daje pristupačnu web-stranicu. Skenirane stranice prethodno se automatski prepoznaju (OCR).
• Označavanje teksta: alat „Označi”, zatim mišem povucite preko riječi – označava se točno tekst, i preko više redaka; jedan klik označava jednu riječ. Pokraj odaberite boju (žuta, zelena, plava, ružičasta, narančasta) i vrstu: Označi, Podcrtaj ili Precrtaj. Odabranu oznaku možete prebojiti ili izbrisati tipkom Del. Povlačenjem po praznoj površini označava se područje (npr. slika). Sva pojavljivanja odjednom: Ctrl+F, unesite pojam, „Označi sve” – označava se svako pojavljivanje u cijelom dokumentu, i skupine riječi poput „15. studenoga”; Ctrl+Z poništava sve. Oznake iz drugih programa: ako otvorite PDF koji je već označen, PDFMy preuzima oznake s komentarom i autorom – mogu se prebojati i izbrisati (ne kod digitalno potpisanih PDF-ova, kako bi potpis ostao valjan). Pri spremanju od toga nastaju prave PDF oznake: drugi PDF programi prikazuju ih kao komentar s označenim tekstom i mogu ih ukloniti.
• Pretraživanje dokumenta: Ctrl+F otvara traku za pretraživanje iznad stranice – kao u Wordu. Prikazuje „3 od 12”; Enter ili F3 skače na sljedeći pogodak, Shift+Enter na prethodni, Esc zatvara. Trenutačni pogodak označen je narančasto. Kod skenova i fotografija pretraživanje radi nakon prepoznavanja teksta (OCR). Zacrnjivanje svih pogodaka odjednom: desno pod „Pretraživanje dokumenta”.
• Traži i zamijeni: U traci za pretraživanje kliknite Zamijeni …, unesite novi tekst i odaberite Zamijeni (trenutačni pogodak, Enter) ili Zamijeni sve (Ctrl+Enter). Svaki obuhvaćeni redak zamjenjuje se vjerno izvorniku kao kod „Promijeni tekst” – isti font, boja i širina; stari tekst uklanja se pri spremanju. Isprave, svjedodžbe i službena rješenja preskaču se, a kod izvoda s računa i računa promjene se vidljivo označavaju. Poništavanje s Ctrl+Z – i „Zamijeni sve” na mnogo stranica u jednom koraku.
• Svojstva dokumenta: Više → Svojstva dokumenta (Ctrl+D) prikazuje naslov, autora, temu, ključne riječi te verziju PDF-a, veličinu stranice, datum izrade, program koji ga je izradio i zaštitu lozinkom. Naslov, autora, temu i ključne riječi možete promijeniti – pri spremanju se upisuju u PDF. Savjet: dobre ključne riječi čine PDF-ove brzo pronalažljivima u pretraživanju sustava Windows i u Finderu. Podaci otvorenog PDF-a pri spremanju se zadržavaju.
• Sadržaj i knjižne oznake: Gumb „Sadržaj” (tipka I) prikazuje sva poglavlja PDF-a; klik skače na njih. Ctrl+B stvara knjižnu oznaku za trenutačnu stranicu; PDFMy predlaže prvi redak teksta kao naziv. S ✎ preimenujete, s ⇥ uvlačite kao podstavku, s ✕ brišete. Knjižne oznake pri spremanju se upisuju u PDF i u PDF programima i preglednicima prikazuju se kao sadržaj. Pri spajanju PDFMy automatski stvara knjižnu oznaku za svaku datoteku.
• Listanje: Kotačićem miša pomičete se kroz cijeli dokument kao u Wordu; dolje lijevo piše „Stranica X od Y” – klik na to (ili Ctrl+G) skače na stranicu. Trake lijevo i desno sklapaju se s [ i ].
• Više dokumenata: „Dodaj” dodaje daljnje datoteke otvorenom dokumentu, „Nova kartica” paralelno otvara još jedan dokument – gore se pojavljuje traka s karticama, klik prebacuje između dokumenata. Ako otvorite datoteku dok je dokument već otvoren, PDFMy pita treba li je dodati, otvoriti u novoj kartici ili zamijeniti.
• Ispis: gumb „Ispiši” na alatnoj traci (ili Ctrl+P): sve stranice, ova stranica ili određene stranice poput „1-3, 5” – po želji 2 ili 4 stranice po listu ili kao brošura.
• Prezentiranje: F5 prikazuje stranice preko cijelog zaslona, dalje strelicama ili daljinskim upravljačem za prezentacije.
• Čitanje naglas: Prepoznati tekst čita se glasom Vašeg uređaja – bez mrežne usluge.
• Način čitanja (udobno čitanje na mobitelu): … Više → Način čitanja ili pod „Prepoznati tekst“. Tekst se ponovno prelama – nema više zumiranja i pomicanja u stranu. Odlomci, naslovi i nabrajanja ostaju, riječi rastavljene na kraju retka ponovno se spajaju. A−/A+ mijenjaju veličinu fonta (pamti se), „Idi na“ vodi do stranica i naslova. Kod skenova tekst se pojavljuje nakon prepoznavanja teksta.
• Spremi pristupačno i kao PDF/A (dugoročna arhiva) – provjera u Prethodna provjera (vidi dolje).
• Provjera prije slanja (prethodna provjera): pločica „Provjeri PDF prije slanja“ ili … Više → Prethodna provjera …. Odaberite primatelja: beA / sud (njemačka pravila elektroničke komunikacije sa sudovima ERVB 2025: bez JavaScripta, bez privitaka, može se ispisati, dopušten naziv datoteke, najviše 200 MB), ePA (elektronički zdravstveni karton: PDF/A, najviše 25 MB), Pristupačno (BITV 2.0 / PDF/UA: oznake, jezik, naslov, naslovi poglavlja, ćelije zaglavlja tablica, alternativni tekstovi), Arhiva (GoBD) (njemačka računovodstvena pravila: PDF/A, nešifrirano, tekst prepoznat) ili PDF/A – sve točke provjere (oznaka, profil boja, fontovi, skripte, šifriranje, komentari, sažimanje, prozirnost, privici, naslov – svaka točka zasebno). Datoteka se provjerava onakva kakva bi bila spremljena. ✓ znači ispunjeno, ✗ pogreška, i napomena. „Ispravi automatski“ odabire prikladan način spremanja (prikladno za beA, PDF/A „Malo“, učini pristupačnim, PDF/A). „Spremi izvješće kao PDF“ sprema izvješće o provjeri s datumom, rezultatom i SHA-256 otiskom provjerene datoteke – kao dokaz za spis ili dokumentaciju postupaka. Riječ je o brzoj provjeri najčešćih razloga odbijanja; ne zamjenjuje potpunu validaciju.
• Učini PDF pristupačnim (PDF/UA): pločica „Učini PDF pristupačnim“ ili … Više → Učini PDF pristupačnim …, zatim „Spremi“. PDFMy prepoznaje – i u skenovima – naslove, odlomke, nabrajanja i tablice i označava ih tako da ih čitači zaslona ispravno čitaju i da se može skakati među njima: naslovi kao razina 1 i 2, popisi sa stavkama, tablice sa zaglavljem. Zaglavlja, podnožja i brojevi stranica skrivaju se (inače bi ih čitač zaslona čitao na svakoj stranici), ali ostaju pretraživi. Iz naslova nastaje sadržaj (knjižne oznake); postavljaju se naslov i jezik dokumenta. Sprema se prema PDF/UA-1, istodobno PDF/A. Zatim PDFMy provjerava gotovu datoteku i prikazuje rezultat, npr. „ispunjeno 8 od 8 točaka · prepoznato: naslova: 4, tablica: 1“. Korisno s obzirom na njemački Zakon o jačanju pristupačnosti (BFSG). Opiši slike: prije toga PDFMy na svakoj stranici traži fotografije, logotipe i grafike i prikazuje ih u prozoru – ondje kratko upišete što se vidi (npr. „Situacijski plan čestice“; za logotip PDFMy predlaže pošiljatelja) ili označite „Samo ukras – ne čitati“. Opisane slike čitač zaslona čita na mjestu na kojem se nalaze na stranici. Izvješće o provjeri pokazuje i jesu li naslovi označeni i imaju li tablice ćelije zaglavlja. Ograničenja: PDFMy sam ne piše opis (to bi bilo pouzdano samo uz AI u oblaku); kod objava preporučujemo provjeru uzorka čitačem zaslona.
• Provjera PDF/A: … Više → Prethodna provjera …, primatelj „PDF/A – sve točke provjere“ pokazuje zadovoljava li PDF najvažnija pravila za dugoročnu arhivu – oznaka PDF/A, ugrađeni profil boja, svi fontovi ugrađeni, bez šifriranja, bez skripti ili zabranjenih radnji, komentari za ispis, bez LZW sažimanja. To su najčešći razlozi zbog kojih sudovi (beA), tijela i arhive odbijaju datoteke. „Ispravi automatski“ sprema kao PDF/A i odmah ponovno provjerava spremljenu datoteku: rezultat je valjan PDF/A-2b i istodobno pristupačan. Brza provjera ne zamjenjuje potpunu validaciju.

Potpisivanje i digitalni potpis

Potpis, parafa i žig tvrtke

Klik na alat „Potpis” otvara odabir s Vašim spremljenim potpisima kao slikom (potpis, parafa, žig tvrtke). Kliknite jedan od njih – tada visi na pokazivaču miša – i kliknite odnosno dodirnite željeno mjesto u dokumentu. U odabiru pod „Dodaj” birate hoće li se ispod potpisa automatski pojaviti samo datum ili mjesto i datum (npr. „Paderborn, 17. 10. 2026.”) – PDFMy pamti Vaš odabir i mjesto; tekst se može premjestiti, promijeniti ili izbrisati kao svaki drugi. Još niste ništa izradili? U odabiru kliknite „Izradi potpis” – tri načina:

• Crtanje mišem, prstom ili olovkom (izglađene linije, „Poništi zadnji potez”). Mobitel držite vodoravno.
• Tipkanje: unesite ime i odaberite jedan od pet rukopisnih stilova.
• Prijenos slike: na računalu gumbom „Prenesi sliku …” na alatnoj traci, povlačenjem slikovne datoteke u prozor za potpis ili s Ctrl+V (npr. isječak iz Alata za izrezivanje) – fotografija ili sken Vašeg potpisa na papiru (na mobitelu izravno „Snimi fotografiju”), žig ili logotip. PDFMy automatski uklanja pozadinu – papir postaje proziran – i obrezuje. Za žigove i logotipe u boji: „Zadrži izvorne boje”.

Boja: crna, plava ili tamnoplava. Gore birate što izrađujete: potpis, parafu ili žig tvrtke / logotip – sva tri mogu se spremiti zasebno i odabrati na alatnoj traci. „Parafa na sve stranice” jednim klikom postavlja Vašu parafu dolje desno na svaku stranicu, kako je uobičajeno kod ugovora. Nakon izrade potpis poluprozirno visi na pokazivaču miša – jednostavno kliknite željeno mjesto (na mobitelu dodirnite); Esc prekida. Premještanje povlačenjem, veličina pomoću ručice dolje desno, brisanje s Del. Potpis, parafa i žig pamte se na ovom uređaju (uključeno prema zadanim postavkama, samo u Vašem pregledniku – ništa se ne prenosi); u prozoru za potpis vidite spremljeno i možete ga izbrisati.

Automatsko pronalaženje mjesta za potpis

Kod alata „Potpis” PDFMy u cijelom dokumentu traži mjesta poput „Potpis …”, „Potpisnik”, „Mjesto”, „Datum” ili „Mjesto, datum” – s crtom pokraj, iznad ili ispod, čak i ako je crta nacrtana, a oznaka stoji ispod nje. Ondje se pojavljuju žute oznake „✍ Potpišite ovdje” odnosno plave „📅 Umetni datum” i „📍 Umetni mjesto” – klik postavlja Vaš potpis točno na crtu (bez zadiranja u tekst iznad), datum odnosno Vaše mjesto (prvi put PDFMy pita za mjesto i pamti ga). „Sljedeće mjesto” na alatnoj traci skače kroz sva još otvorena mjesta, tako da se kod dugih ugovora nijedno ne zaboravi. Kod skenova to radi nakon prepoznavanja teksta.

Pošalji na potpis (više osoba)

Ovako drugima dajete dokument na potpis – bez poslužitelja i bez prijenosa, slično kao kod usluge DocuSign:

1. „… Više → Ured → Pošalji na potpis …“: unesite imena i adrese e-pošte osoba željenim redoslijedom te svoju adresu za povratnu poruku i po želji rok. Ako ste spremili predložak, odaberite ga gore – osobe, polja, poruka i rok se preuzimaju.
2. PDFMy već predlaže polja na prepoznatim mjestima poput „Potpis …“ ili „Mjesto, datum“ – klikom na ime u polju dodjeljujete ga drugoj osobi. Dodatna polja: gore odaberite „Vrsta polja“ (Potpis, Parafa, Datum, Ime, Tekst, Potvrdni okvir), zatim kliknite ime osobe i mjesto. Datum i ime PDFMy sam upisuje pri potpisivanju; tekstna polja (npr. adresu) osoba mora prethodno ispuniti. Pogrešna polja uklonite s „✕“. Za dokumente koji se ponavljaju (ugovor o najmu, ugovor o radu …): „Spremi kao predložak …”.
3. „Pošalji …“: PDFMy priprema e-poruku s PDF-om za prvu osobu (otvorite .eml datoteku i pošaljite). Uz mapu za arhivu kopija se nalazi u arhivi, a u knjizi ulazne pošte stoji stanje.
4. Osoba otvara PDF na pdfmy.de, u svojem označenom polju klikne „Potpišite ovdje“, a zatim „Potpisano – pošalji dalje“. E-poruka za sljedeću osobu je pripremljena, s Vama u kopiji.
5. Bez PDFMy-a: Polja osobe u datoteci su prava polja PDF obrasca – može ih ispuniti i potpisati i u programu Adobe Acrobat Reader, Pregledu na Macu ili Edgeu (npr. s „Ispuni i potpiši”), spremiti i poslati Vam PDF natrag. Kada ga otvorite u PDFMy-u, PDFMy preuzima unose i prepoznaje potpis: „Preuzmi kao potpisano …” (inače „Potpisano u drugom programu …”) – nakon toga e-poruka ide sljedećoj osobi. U revizijskom zapisu stoji „Potpisano u drugom PDF programu”.
6. Tko ne želi potpisati, klikne „Odbij …“ i može navesti obrazloženje – dobivate ga pripremljenom e-porukom, a zahtjev je time završen.
7. Nakon posljednjeg potpisa PDF Vam se vraća s priloženom stranicom „Revizijski zapis“ (osobe, vremena, podaci, kontrolni zbrojevi, tijek). Pri otvaranju PDFMy prikazuje „Svi su potpisali ✓“, a knjiga ulazne pošte stoji na „riješeno“.

Na vašem jeziku: E-poruke potpisnicima, podsjetnike i zapisnik o provjeri PDFMy piše na jeziku na kojem trenutno koristite PDFMy.

Na znanje: U dijalogu možete unijeti adrese koje ne potpisuju, ali dobivaju rezultat u kopiji (npr. porezni savjetnik, računovodstvo) – po završetku ili odbijanju, a ne pri svakom međukoraku. Navedene su i u revizijskom zapisu i u predlošku.

Vođeno ispunjavanje: Tko potpisuje, na traci vidi koliko podataka još nedostaje. „Sljedeće polje →“ prelazi s polja na polje (najprije na neispunjene obvezne podatke), kao i Enter u tekstnom polju – praktično na mobitelu.

Skupno slanje mnogim primateljima: U dijalogu „Pošalji na potpis“ označite „Skupno slanje“ i unesite primatelje – jedan redak po osobi (Ime; E-pošta), kopirano iz Outlooka (Ime <E-pošta>) ili kao CSV datoteka iz Excela (prepoznaju se stupci poput „Ime“ ili „Ime/Prezime“ i „E-mail“). Jednom postavite polje za potpis, zatim „Pošalji primateljima (…)“: svaka osoba dobiva vlastiti primjerak i potpisuje sama, npr. izjave o suglasnosti, pristupnice ili kućni red. Do 10 primatelja PDFMy uz pdfmy Scan otvara e-poruke izravno u Outlooku, inače su sve skice zajedno s popisom primatelja u ZIP datoteci. U knjizi ulazne pošte svaka je osoba navedena s vlastitim stanjem i „Podsjeti“.

E-poruke izravno u Outlooku: Uz pdfmy Scan na Windowsima (od verzije 1.8.8) PDFMy otvara pripremljene e-poruke – zahtjeve za potpis, prosljeđivanje, podsjetnike, „Podijeli → E-pošta”, izvješća o pogreškama – izravno kao novu poruku spremnu za slanje s privitkom u vašem programu za e-poštu. Bez pdfmy Scana kao i dosad sprema se .eml datoteka koju otvorite i pošaljete.

Dokaziva autentičnost: PDFMy svaki potpis dodaje primljenoj datoteci umjesto da je ponovno zapisuje (inkrementalno spremanje prema PDF normi). Tako svaka verzija ostaje nepromijenjena u datoteci. U gotovom PDF-u „Pregled” za svaku osobu prikazuje „✓ sadržana nepromijenjena” – ili napomenu ako je datoteka u međuvremenu ponovno spremljena ili izmijenjena (npr. u drugom PDF programu).

Rok i podsjetnik: Rok se nalazi u knjizi ulazne pošte i na početnoj stranici pod „Rokovi” (s dnevnim podsjetnikom, ako je uključen). U retku zahtjeva „Podsjeti” priprema ljubaznu e-poruku s podsjetnikom za osobu koja je na redu – ako još nitko nije potpisao, s arhiviranim PDF-om u privitku.

Poslano, primljeno, pročitano: U prozoru „Pregled“ PDFMy za svaku osobu prikazuje tijek s vremenom: ✓ Poslano (e-poruka pripremljena), ✓✓ Primljeno (PDF je otvoren u PDFMy), ✓✓ Pročitano (pregledana je svaka stranica) i ✍ Potpisano. Iznad toga piše na koga zahtjev čeka, od kada, kakvo je stanje s rokom i tko dolazi nakon toga.

Slanje putem WhatsAppa, Signala ili Teamsa – s potvrdom o čitanju: umjesto „Pošalji e-poštom“ kliknite „Pošalji putem messengera“ – otvara se izbornik za dijeljenje, ondje odaberite WhatsApp, Signal, Teams ili drugi program. Kada osoba pregleda sve stranice u PDFMy-u, kod nje se pojavljuje „Pošalji potvrdu o čitanju“: jedan dodir Vam u istom messengeru šalje „✓✓ Pročitano“ s poveznicom. Dodirnite poveznicu – PDFMy bilježi „Pročitano“ s vremenom u knjizi ulazne pošte. Poveznica ne sadrži ništa iz dokumenta i provjerava se ključem poznatim samo zahtjevu; lažne potvrde PDFMy prepoznaje. Plave kvačice messengera pokazuju samo da je poruka prikazana – ova potvrda pokazuje da je dokument pročitan. Bez suradnje osobe to namjerno ne ide: za to bi bio potreban poslužitelj koji tajno broji.

Što sada treba učiniti: Ako zahtjev zapne, PDFMy pošiljatelju predlaže sljedeći korak – na primjer podsjetnik ako tri dana nema reakcije ili kratak poziv ako je netko pročitao dokument, ali ga još nije potpisao. U knjizi ulazne pošte „Podsjeti“ tada je istaknuto crvenom bojom; PDFMy broji podsjetnike i pokazuje kada je posljednji put poslan podsjetnik.

Bez poslužitelja – ovako stanje stiže do vas: „Primljeno“ i „Pročitano“ zapisani su u samom PDF-u i putuju s njim. Vidite ih čim do vas stigne novija verzija (pri svakom prosljeđivanju u kopiji ste). Brže ide uz potvrdu o čitanju: traži je svaka e-poruka sa zahtjevom i podsjetnikom – program za e-poštu primatelja pita treba li je poslati.

Tko je potpisao? U knjizi ulazne pošte ispod predmeta stoji tko je već potpisao i kada. U otvorenom PDF-u „Pregled“ prikazuje svaku osobu s vremenom i SHA-256 kontrolnim zbrojem verzije koju je dobila. Podaci putuju s PDF-om kao privitak „pdfmy-unterschriften.json“. Nacrtani potpis jednostavan je elektronički potpis; za veću dokaznu snagu gotov dokument dodatno digitalno potpišite („Dodatno digitalno potpiši …“).

Provjera potpisa

Ako otvorite digitalno potpisan PDF (ugovor, rješenje, račun), PDFMy iznad dokumenta prikazuje traku: zeleno – potpisao …, nepromijenjeno od potpisivanja; žuto – valjano, ali nakon toga je nešto dodano; crveno – potpis nevaljan, npr. zato što je dokument promijenjen. „Pojedinosti potpisa” prikazuju potpisnika, vrijeme, razlog, mjesto, izdavatelja, valjanost certifikata, vremenski žig i je li riječ o kvalificiranom certifikatu (eIDAS). Provjera se odvija na Vašem uređaju. Je li izdavatelj priznato certifikacijsko tijelo, PDFMy ne provjerava – za to koristite besplatne službene usluge provjere, npr. provjeru potpisa eIDAS Europske komisije (DSS) ili uslugu provjere njemačke Savezne agencije za mreže (Bundesnetzagentur). Važno: ako PDF spremite s promjenama, potpis otpada; izvornik ostaje valjan. Zato PDFMy prije prve promjene teksta ili prekrivanja u potpisanom PDF-u jednom pita.

Digitalni potpis

U dijalogu za spremanje označite „Digitalno potpiši”. S vlastitim certifikatom (.p12/.pfx) PDFMy potpisuje izravno u pregledniku prema europskom standardu PAdES (ETSI EN 319 142, eIDAS); lozinka se nikad ne sprema. Više osoba može potpisati jedna za drugom: kad sljedeća osoba nepromijenjeni potpisani PDF otvori u PDFMy-ju, traka potpisa prikazuje „Supotpiši” – njezin se potpis dodaje, a postojeći ostaju valjani. U sustavu Windows s programom pdfmy Scan to radi i s Windows certifikatima i karticama za potpis, i kvalificiranima – od pdfmy Scan 1.8.0 također prema PAdES (starije verzije potpisuju u dosadašnjem formatu; pdfmy Scan sam javlja ažuriranja, inače desni klik na njegovu ikonu pokraj sata → „Provjeri ažuriranja”).

S vremenskim žigom: Ako je pokrenut pdfmy Scan (od verzije 1.9.0 na Windowsu, 1.1.9 na Macu i Linuxu), uz „Digitalno potpiši” pojavljuje se kvačica „s vremenskim žigom”. Neovisna usluga vremenskog žigosanja (npr. DigiCert ili Sectigo) tada potvrđuje trenutak potpisivanja prema RFC 3161 (PAdES B-T) – tako ostaje dokazivo da je potpis postojao u tom trenutku, čak i ako certifikat kasnije istekne. Prenosi se samo kontrolna vrijednost potpisa, ne dokument.

E-račun

Čitanje: Jednostavno otvorite ZUGFeRD PDF-ove i XRechnung (XML) – PDFMy prikazuje račun čitljivo i točno preuzima iznos, rok i IBAN.

Provjera: Pri otvaranju PDFMy odmah provjerava i e-račun: obvezne podatke (broj računa, datum, prodavatelj s PDV ID brojem (USt-IdNr.) ili poreznim brojem, kupac, stavke) i pravila izračuna (stavke, neto, PDV, bruto, iznos za plaćanje) prema EN 16931, kod XRechnung dodatno Leitweg-ID (referenca njemačkog javnog naručitelja), kontakt osobu i način plaćanja. U „Podaci pisma“ stoji „✓ provjereno“ ili broj pogrešaka; klikom se prikazuju pojedinosti. Druge datoteke provjeravate putem Više → Provjeri e-račun …, bez otvaranja. Potpunu službenu provjeru sa svim pravilima nudi besplatni alat za provjeru KoSIT-a (njemačko koordinacijsko tijelo za IT standarde).

Izrada: pločica „Napiši e-račun”: izlazni račun prema EN 16931 kao ZUGFeRD PDF ili kao XRechnung (npr. za njemačka tijela s Leitweg-ID-om). Podaci Vaše tvrtke se pamte, a nedostajući obvezni podaci javljaju se razumljivo.

Aplikacija i zadani PDF program

• Bez interneta (izvanmrežno): Kad se jednom otvori s internetom – početna stranica, stranica alata ili pomoć –, PDFMy se sprema na uređaj (računalo, mobitel, tablet). Dolje desno pojavljuje se „✓ Spremno izvanmrežno“; nakon toga skeniranje, prepoznavanje teksta, uređivanje, potpisivanje i spremanje rade i bez veze. Dodatne datoteke poput fontova za Word datoteke PDFMy preuzima preko Wi-Fija (ne preko mobilne mreže). iPhone i iPad: Safari briše izvanmrežnu pohranu web-mjesta nakon otprilike 7 dana nekorištenja – stoga dodajte PDFMy putem Dijeli → Dodaj na početni zaslon, pa ostaje trajno dostupan izvanmrežno. Prepoznavanje teksta na jeziku koji nije njemački ni jezik sučelja prvi put treba internet.
• Instaliranje kao aplikacije: gumb „Preuzmi aplikaciju” gore u PDFMy-ju. iPhone: u Safariju Dijeli → Dodaj na početni zaslon. Mac sa Safarijem: Datoteka → Dodaj u Dock.
• Mobitel: otvaranje PDF-a u PDFMy-ju (Android): Ako je PDFMy instaliran kao aplikacija („Preuzmi aplikaciju“ ili u Chromeu ⋮ → Instaliraj aplikaciju), PDFMy je pri dijeljenju na popisu: dodirnite PDF, fotografiju ili sken (npr. u Gmailu, WhatsAppu, „Datoteke“ ili Preuzimanjima), Dijeli → „PDFMy“. Datoteka se odmah otvara u PDFMy-ju i ostaje na mobitelu. Ako je PDFMy bio instaliran već ranije, unos se pojavljuje nakon sljedećeg automatskog ažuriranja aplikacije putem Chromea (obično u roku od nekoliko dana) – odmah ako aplikaciju uklonite i ponovno instalirate. Android ne dopušta postavljanje web-aplikacija kao zadane aplikacije za PDF-ove; „Dijeli → PDFMy“ predviđeni je put.
• iPhone i iPad: Apple web-aplikacijama ne dopušta ni unos u izborniku dijeljenja ni dodjelu kao programa za PDF – to je ondje moguće samo s aplikacijom iz App Storea. Ovako ipak brzo otvarate PDF-ove: pokrenite PDFMy s početnog zaslona i dodirnite „Otvori“ – izbor prikazuje aplikaciju „Datoteke“ s iCloud Driveom, preuzimanjima i privicima koje ste ondje spremili (u Mailu: zadržite privitak → Spremi u Datoteke).
• Privici iz Outlooka ili Thunderbirda: dvostruki klik na privitak otvara ga u PDFMy. Outlook sprema privitke u zaštićene ili kratkotrajne mape koje preglednik ne smije čitati – pdfmy Scan (Windows od 1.8.7, Mac i Linux od 1.1.7) odmah sprema datoteku odnosno naknadno je prosljeđuje u PDFMy; to vrijedi i kada je aplikacija za Chrome „PDFMy” postavljena kao zadana. Bez pdfmy Scan: spremite privitak u Outlooku („Spremi kao”) i zatim ga otvorite.
• Privitak se ne može otvoriti? PDFMy sada navodi točan uzrok: pdfmy Scan ne radi ili je zastario (pokrenite ga odnosno ažurirajte), Outlook je privremenu kopiju već uklonio (ponovno otvorite privitak) ili – na Macu – zaštita privatnosti macOS-a blokira pristup. Na Macu najpouzdanije pomaže: izbornik → „Postavi kao zadano za PDF-ove …” i odaberite „PDFMy (pdfmy Scan)”; tada Outlook datoteku izravno prosljeđuje u PDFMy. Alternativno dopustite „perl” u Postavkama sustava → Privatnost & sigurnost → Potpuni pristup disku. Odmah uvijek pomaže: spremite privitak u Outlooku pomoću „Spremi kao” i zatim ga otvorite.
• Mac: otvaranje PDF privitaka iz Outlooka izravno u PDFMy – jednokratno postavljanje:
  1. Na pdfmy.de gore kliknite „Skeniraj” i preuzmite „pdfmy Scan za Mac” (ili izravno pdfmy.de/scanner.html).
  2. Otvorite datoteku „pdfmy-Scan-Mac.command” (desni klik → Otvori) i pustite da se postavljanje dovrši. Tko već ima pdfmy Scan, jednostavno ponovno pokrene postavljanje – ono ažurira program na najnoviju verziju.
  3. Na pitanje „Sollen PDF-Dateien künftig per Doppelklick in PDFMy geöffnet werden?“ („Trebaju li se PDF datoteke ubuduće otvarati dvostrukim klikom u PDFMy?”) kliknite „Ja, PDFMy verwenden“ („Da, koristi PDFMy”).
  Nakon toga PDF privici iz Outlooka otvaraju se dvostrukim klikom izravno u PDFMy. Ako macOS pita smije li PDFMy pristupiti podacima drugih aplikacija, odaberite „Dopusti”.
• Windows – PDF-ovi dvostrukim klikom: s programom pdfmy Scan pod Više → Postavi kao zadano za PDF-ove.
• Ispis u PDFMy (Windows): Više → Postavi pisač „PDFMy“ … (ili putem ikone pdfmy Scana dolje desno) stvara pisač samo za Vas – s PDF upravljačkim programom ugrađenim u Windows; Windows jednom traži potvrdu. Nakon toga u bilo kojem programu (Word, preglednik, robno poslovanje …) Ispis → pisač „PDFMy (Vaše ime)“: dokument se nakon nekoliko sekundi otvara u PDFMy-u, sa stvarnim tekstom koji se može pretraživati. Datoteke ispisa nalaze se u mapi kojoj pristup ima samo Vaš račun i brišu se nakon 7 dana – važne dokumente spremite iz PDFMy-a. Uklanjanje putem iste stavke izbornika. Na terminalskim poslužiteljima (više korisnika istodobno) pisač se ne nudi. Ako je „Microsoft Print to PDF“ isključen, pdfmy Scan (od verzije 1.10.1) otvara prozor sustava Windows za uključivanje – ondje označite okvir i kliknite OK.
• Otvori u Office programu: Više → Otvori u Office programu … prikazuje Office programe na Vašem računalu – i što možete raditi sa svakim od njih. Sami birate: ONLYOFFICE (izravno uređivanje PDF-a), LibreOffice ili Collabora Office (Writer: kao Word dokument, Draw: kao crtež s uglavnom istim rasporedom), FreeOffice TextMaker odnosno SoftMaker TextMaker i Apache OpenOffice Writer (kao Word dokument), Inkscape (kao grafika – za nacrte, letke, logotipe) ili Microsoft Word (Word pretvara PDF u Word dokument i prije toga jednom pita – potvrdite s OK). „Kao Word dokument“ znači: PDFMy sam sastavlja odlomke, naslove i tablice (kao kod PDF u Word) i programu daje tu datoteku. PDFMy pamti Vaš izbor za sljedeći put. Datoteka ostaje na Vašem računalu (pdfmy Scan od 1.11.0 na Windowsima, od 1.4.0 za Mac i Linux – FreeOffice, OpenOffice, Inkscape i „kao Word dokument“ od 1.12.0 odnosno 1.5.0; sprema se u lokalnu mapu, ne u OneDrive). Spremite rezultat u programu pomoću „Spremi kao“ na uobičajeno mjesto. Nemate instaliran Office program? ONLYOFFICE Desktop, LibreOffice i FreeOffice su besplatni.
• Spremi u mapu u oblaku (Nextcloud, ownCloud, Seafile, Dropbox, OneDrive, Google Drive, iCloud): … Više → Spremi u mapu u oblaku … prikazuje mape programa za sinkronizaciju na Vašem računalu – npr. mapu Vašeg Nextcloud programa. Klik na „Spremi“ sprema PDF ondje u podmapu „PDFMy“; „Prikaži u mapi“ je otvara. Prijenos zatim obavlja Vaš vlastiti program za sinkronizaciju – u Vašu vlastitu pohranu, npr. Nextcloud poslužitelj Vaše tvrtke. Sam PDFMy ne uspostavlja vezu s oblakom i ne treba pristupne podatke. Potreban je pdfmy Scan od 1.12.0 (Windows) odnosno 1.5.0 (Mac, Linux). Nije pronađena mapa u oblaku? Instalirajte program za sinkronizaciju svog davatelja usluge (npr. Nextcloud Desktop) – ili pod „Odaberi mapu za arhivu …“ odaberite bilo koju mapu. Na mobitelu: odaberite „Podijeli …“ i aplikaciju svoje pohrane u oblaku.
• Iz Office programa u PDFMy: u programima ONLYOFFICE, LibreOffice, Collabora Office, Word, Excel, SoftMaker, WPS ili bilo kojem drugom programu jednostavno odaberite Ispis i pisač „PDFMy“ (na Macu: u dijalogu za ispis „PDF“ → „In PDFMy öffnen“) – dokument se odmah otvara u PDFMy-u, sa stvarnim, pretraživim tekstom.
• Ispis u PDFMy (Mac): pdfmy Scan za Mac (od 1.3.0) dodaje „In PDFMy öffnen“ u PDF izbornik dijaloga za ispis: u bilo kojem programu Ispis → dolje lijevo „PDF“ → „In PDFMy öffnen“. Dokument se otvara u PDFMy-u s naslovom kao nazivom datoteke.
• Linux – PDF-ovi dvostrukim klikom: pdfmy Scan za Linux stvara „PDFMy” u izborniku aplikacija i pita treba li postati zadani program za PDF-ove. Kasnije: u upravitelju datoteka desni klik na PDF → Otvori pomoću → PDFMy → postavi kao zadano, ili u PDFMy-ju Više → Postavi kao zadano za PDF-ove.
• Mac – PDF-ovi dvostrukim klikom: pdfmy Scan za Mac stvara aplikaciju „PDFMy” i pita treba li postati zadana za PDF-ove. Kasnije: u Finderu Informacije → Otvori pomoću: PDFMy → Promijeni sve. Najbolje je odabrati aplikaciju „PDFMy” iz mape Aplikacije (ne istoimenu aplikaciju za Chrome). „Ispis” u Finderu šalje PDF izravno na zadani pisač (od pdfmy Scan za Mac 1.1.6).
• Proširenje preglednika: PDF-ovi koje kliknete u pregledniku otvaraju se izravno u PDFMy-ju – u Chromeu i Edgeu, na Windowsima i na Macu. Na proširenje →

Jezici

• Jezik sučelja: PDFMy je dostupan na 40 jezika – njemački, engleski (britanski i američki), francuski, talijanski, španjolski, portugalski, nizozemski, poljski, češki, slovački, mađarski, rumunjski, bugarski, grčki, hrvatski, slovenski, srpski, bosanski, makedonski, albanski, danski, švedski, norveški, finski, estonski, latvijski, litavski, irski, malteški, islandski, katalonski, baskijski, galicijski, luksemburški, velški, turski, ruski, ukrajinski i bjeloruski. PDFMy se pokreće na jeziku Vašeg preglednika; promjena pod Više → Jezik. Prijevodi su strojni – mjerodavna je njemačka verzija.
• Sve stranice pdfmy.de: pomoć, upute za skener, popis uređaja, stranice alata, proširenje preglednika, za medije, pristupačnost, impresum i izjava o zaštiti podataka također su dostupni na svih 40 jezika – promjena gore desno na stranici. Svaka jezična verzija ima vlastitu adresu za dijeljenje, npr. pdfmy.de/fr/hilfe.html ili pdfmy.de/en-GB/pdf-verkleinern.html. Odabir vrijedi i za PDFMy i obrnuto. Za impresum i izjavu o zaštiti podataka pravno je mjerodavna njemačka verzija.
• Datum i brojevi: PDFMy prikazuje datum, vrijeme, iznose i veličine datoteka u formatu Vašeg jezika (npr. 18/10/2026 na engleskom (UK), 10/18/2026 na engleskom (US)). U Vašim dokumentima (žigovi, bilješke, datum potpisa, zaglavlja i podnožja, e-računi) i u nazivima datoteka datum ostaje nepromijenjen.
• Pisma na drugim jezicima: Prepoznavanje teksta čita njemačka pisma i samo prepoznaje jezik drugih dopisa – sve gore navedene jezike, i na ćirilici (ruski, ukrajinski, bugarski, srpski, makedonski, bjeloruski) te grčki. Odgovarajuću jezičnu datoteku (1–4 MB) PDFMy preuzima pri prvoj upotrebi, nakon toga radi i izvanmrežno.
• Arapski, perzijski, hebrejski, kineski, japanski, korejski: PDFMy prepoznaje i ta pisma. Arapska i kineska pisma automatika sama pronalazi; za perzijski, hebrejski, japanski, korejski i tradicionalni kineski odaberite jezik pod Postavke → Skeniranje → Jezik dokumenta. Prepoznati tekst u spremljenom PDF-u može se pretraživati i kopirati (i kao PDF/A), sadržan je u Wordu, Markdownu i HTML-u i može se prevesti. Jezične podatke (0,4–2 MB) PDFMy preuzima tek kad su prvi put potrebni.
• Stalni jezik dokumenta: Ako uglavnom primate poštu na drugom jeziku, postavite ga pod Postavke → Skeniranje → Jezik dokumenta – to štedi drugi prolaz.
• Spremljeni PDF-ovi nose prepoznati jezik dokumenta (važno za čitače zaslona i PDF/UA); Čitaj naglas koristi izvanmrežni glas tog jezika.

Odvjetnički ured: beA i prilozi

• Provjera za beA: … Više → Prethodna provjera … (primatelj „beA / sud“) pokazuje ispunjava li PDF tehničke zahtjeve njemačkog pravosuđa (Obavijest o elektroničkom pravnom prometu 2025, ERVB 2025): bez JavaScripta, bez ugrađenih datoteka ili medija, može se ispisati i nije šifriran, najviše 200 MB, naziv datoteke najviše 90 znakova samo sa slovima (i ä, ö, ü, ß), znamenkama, podvlakom i crticom. Napomene se prikazuju za neugrađene fontove i za stranice bez teksta (prepoznavanje teksta preporučuje se, ali nije obvezno). Naziv datoteke unosite izravno u prozor provjere – PDFMy predlaže dopušten naziv i provjerava ga tijekom tipkanja. Ako je otvoreno više datoteka, svaka je u rezultatu dodatno navedena zasebno.
• Spremi za beA: u Prethodna provjera (primatelj „beA / sud“) kliknite „Ispravi automatski“: izrađuje PDF/A bez JavaScripta i privitaka pod unesenim (dopuštenim) nazivom datoteke i još jednom provjerava spremljenu datoteku. Privitak e-računa (XML) ne prilaže se.
• Numeriranje priloga: Otvorite redom priloge podneska (Dodaj), zatim Više → Numeriranje priloga …. Svaka datoteka postaje prilog – slovna oznaka po izboru (K, B, AS, AG, BK, BB …), početak od bilo kojeg broja, oznaka se može promijeniti. PDFMy stavlja žig „Anlage K 1“ gore desno na prvu stranicu, izrađuje popis priloga i po želji sprema svaki prilog kao zasebnu datoteku prikladnu za beA s logičnim numeriranjem (npr. Anlage_K1_Kaufvertrag.pdf) – kao ZIP ili izravno u mapu za arhivu.
• Povjerljivost: provjera, pretvorba i numeriranje izvode se u potpunosti na Vašem uređaju – dokumenti stranaka ne prenose se.

Privatnost i sigurnost

• Dokumenti, prepoznati tekst i podaci pisama ostaju na Vašem uređaju. Bez kolačića, bez praćenja, bez tuđih poslužitelja. I prepoznavanje teksta (AI) radi lokalno.
• Ono što preglednik sprema (postavke, indeks pretraživanja, zapamćeni potpis …) brišete pod Postavke → Izbriši sve lokalno spremljene podatke.
• PDFMy se razvija prema načelima normi ISO 27001 i ISO 9001; PDF/A i PDF/UA provjeravaju se alatom veraPDF.
• Sigurna ažuriranja: Svaka nova inačica programa PDFMy automatski se provjerava u pregledniku prije objave i u slučaju problema može se odmah vratiti na prethodnu. Ažuriranje ponovno preuzima samo izmijenjene datoteke – obično nekoliko stotina KB umjesto otprilike 20 MB, čime se štedi mobilni promet na putu. pdfmy Scan (od 1.13.0) instalira ažuriranje samo ako ima valjan digitalni potpis tvrtke Mentor GmbH i novije je od instalirane inačice – podmetnuta ili starija datoteka se odbija. Nova verzija PDFMy-ja nikad se ne aktivira usred rada: ako je u tijeku skeniranje ili neki drugi postupak ili je dokument otvoren, dolje desno pojavljuje se „Dostupna nova verzija – ponovno učitaj sada“, a Vi odlučujete kada.
• pdfmy Scan prihvaća zadatke samo od PDFMy-ja: Pomoćni program odgovara samo na zahtjeve s pdfmy.de na Vašem vlastitom računalu – druga web-mjesta ne mogu njime upravljati niti iz njega išta čitati, ni zaobilaznim putem (DNS rebinding). Ažuriranja instalira samo s valjanim, neopozvanim potpisom tvrtke Mentor GmbH (Paderborn) i samo ako je sama datoteka stvarno novija (od Windows 1.14.1, Mac/Linux 1.6.1).
• Terminalski poslužitelji i više korisnika: Ako je na jednom računalu istodobno prijavljeno više korisnika (Windows terminalski poslužitelj odnosno udaljena radna površina, Mac ili Linux s više računa), pdfmy Scan služi samo korisniku koji ga je pokrenuo – programi drugih korisnika odbijaju se i ne dolaze ni do datoteka, ni do zapisnika, ni do potpisa. Svaki korisnik ima svoj pdfmy Scan; PDFMy ga sam pronalazi, a skeniranja i dvostruki klikovi uvijek stižu pravoj osobi. Ništa nije potrebno podešavati (od Windows 1.15.0, Mac/Linux 1.7.0).
• Statistika posjeta i brojanje preuzimanja: Vidimo samo zbirne brojke koje naš pružatelj web-hostinga IONOS izrađuje iz zapisnika poslužitelja (posjetitelji, pregledane stranice) – bez kolačića, bez ugrađenih usluga brojanja, bez identifikatora. Pri preuzimanju pdfmy Scana ili proširenja PDFMy dodatno poziva praznu stranicu (npr. /download/zaehlung/windows.html) kako bi se preuzimanje pojavilo u toj statistici. Vaši dokumenti time nikad nisu obuhvaćeni. Pojedinosti: Izjava o zaštiti podataka, točka 3.
• Pojedinosti: Izjava o zaštiti podataka · Pristupačnost
• Otvoreni izvorni kod: PDFMy je dostupan na GitHub (haus-it/pdfmy) za daljnji razvoj – © Mentor GmbH, samo u nekomercijalne svrhe (PolyForm Noncommercial 1.0.0); komercijalna uporaba samo uz licenciju tvrtke Mentor GmbH. Tko koristi kod, vidljivo upućuje na www.pdfmy.de. Korištenje samog pdfmy.de ostaje besplatno za sve. Veselimo se prijavama pogrešaka, idejama, prijevodima i doprinosima.

Česta pitanja

Tipkovni prečaci

Na Macu ⌘ umjesto Ctrl.

Zatražite pomoć

PDFMy se stalno razvija. Ako nešto ne radi, molimo Vas da nam to odmah javite – brzo ćemo to riješiti.

• U PDFMy-ju kliknite dolje desno na „Prijavi pogrešku“ (ili Više → Prijavi problem; s ove stranice: Prijavi pogrešku). Odaberete „Pogreška“ ili „Prijedlog za poboljšanje“ i po potrebi odgovorite na tri kratka pitanja: Što ste napravili, što se dogodilo, što ste očekivali? Izvješće sadrži verzije, zapisnik, nastale programske pogreške i – ako je pdfmy Scan pokrenut (od 1.14.0, Mac/Linux 1.6.0) – internu mrežnu adresu i naziv računala, ali ne i dokumente; nazivi datoteka i pošiljatelji su neprepoznatljivi. Pod „Sadržaj izvješća“ unaprijed vidite sve. Ništa se ne šalje dok u programu za e-poštu ne kliknete „Pošalji“.
• Kad nešto pođe po zlu: Dođe li u PDFMy-ju do neočekivane programske pogreške, PDFMy gore jednom nudi da je prijavite – pogreška je tada već upisana. „Zatvori“ skriva obavijest.
• E-poštom: wumertens@mentor-group.de
• Za novinare i medije: stranica za medije s priopćenjima za medije, slikama i kontaktom.