Aide

Démarrage rapide

PDFMy est un logiciel PDF gratuit. Il fonctionne dans le navigateur ou comme application – sur PC, sur Mac et sur téléphone. Vos documents ne sont pas envoyés en ligne : tout se passe sur votre appareil.

1. Ouvrez pdfmy.de (de préférence dans Chrome ou Edge).
2. Au premier démarrage, PDFMy demande en quatre étapes votre nom/vos initiales, le dossier de classement, le scanner et la norme PDF. Tout est facultatif et modifiable plus tard sous Plus → Configuration.
3. Ouvrez un PDF, une photo ou un scan – ou faites-le simplement glisser dans la fenêtre. La page d’accueil propose des tuiles pour les tâches les plus fréquentes.

Rechercher dans l’aide : saisissez dans le champ de recherche en haut (ou appuyez sur /) ce que vous voulez faire – même avec vos propres mots, comme « signature », « compresser » ou « iPhone ». Les réponses correspondantes apparaissent immédiatement ; un clic affiche le passage dans son contexte. Dans PDFMy, le champ de recherche se trouve sous Aide.

Protection contre les plantages : PDFMy sauvegarde toutes les quelques secondes les modifications non enregistrées sur votre appareil. Si le navigateur plante ou si vous fermez PDFMy par erreur, la page d’accueil affiche au démarrage suivant « Travail non enregistré » – un clic sur « Restaurer » récupère le document. Cela vaut aussi pour une numérisation caméra qui n’a pas encore été terminée avec « Terminé » : elle y apparaît sous le nom « Numérisation caméra ». Après l’enregistrement ou la fermeture, la sauvegarde est supprimée, sinon au plus tard au bout de 7 jours. Avec le ✕ ou « Tout abandonner », vous supprimez immédiatement les sauvegardes, par exemple sur un appareil partagé.

Ouverts récemment : la page d’accueil affiche vos derniers documents – un clic les rouvre (Chrome et Edge). Seuls le nom et une référence sont enregistrés, aucun contenu ; « Vider la liste » supprime tout.

Astuce : avec Ctrl+K (Mac : ⌘+K), vous trouvez chaque fonction par mot-clé.

Numériser

Avec le téléphone

Sur téléphone, le grand bouton « Numériser avec la caméra » se trouve tout en haut (sur PC : tuile « Numériser avec le téléphone »). La caméra détecte la feuille, déclenche elle-même, recadre et redresse l’image. Plusieurs pages d’affilée sont possibles. Pour une qualité optimale, photographiez à la lumière du jour et sans ombre.

Ensuite, enregistrer : touchez en bas « Enregistrer », « Classer » ou « Partager ». Le « × » en haut ferme le document ; PDFMy demande d’abord ce qu’il faut faire des pages non encore enregistrées. Fermé par erreur ? Pendant 20 secondes, « Rouvrir » apparaît en haut – un appui, et toutes les pages sont de retour.

Utilisation sur téléphone : en bas se trouvent Partager, Classer et Enregistrer. Les outils (Texte, Surligner, Signature…) apparaissent sous forme d’icônes dans la barre au-dessus de la page – balayez sur le côté pour en voir plus. Toutes les autres fonctions s’ouvrent sous forme de liste via ⋯ en haut à droite. Trier et supprimer des pages : vue des pages (icône aux quatre carrés).

Avec un scanner ou un multifonction – Windows

Installez une seule fois le petit programme pdfmy Scan (bouton « Connecter un scanner » dans PDFMy). Ensuite, le bouton s’appelle « Numériser » : choisissez le scanner, insérez le papier, c’est fait. Les appareils réseau sont trouvés sans pilote (AirScan/eSCL et WSD, p. ex. Epson, Dell, Brother), les scanners USB via le pilote Windows. Le recto verso et le chargeur sont pris en charge.

Avec un scanner ou un multifonction – Mac

Une seule fois, téléchargez pdfmy Scan pour Mac et double-cliquez sur « pdfmy-Scan-Mac.command ». Il trouve les scanners réseau sans pilote (AirScan/eSCL et WSD, p. ex. Dell Color MFP E525w). Sans programme supplémentaire, cela fonctionne avec « Transfert d’images » et un dossier de numérisation. Guide détaillé pour Mac →

Avec un scanner ou un multifonction – Linux

Une seule fois pdfmy Scan pour Linux télécharger et lancer dans le Terminal : sh ~/Downloads/pdfmy-scan-linux.sh (sans sudo). Les scanners réseau fonctionnent sans pilote (AirScan/eSCL et WSD). Pour les scanners USB et les appareils plus anciens, pdfmy Scan utilise SANE, z. B. sudo apt install sane-utils sane-airscan ipp-usb. Pilotes du fabricant (HP hplip, Brother brscan, Epson epsonscan2) ne sont nécessaires que pour les appareils très anciens. Guide détaillé pour Linux →

Avec un scanner ou un multifonction – Chromebook

Sur un Chromebook, PDFMy n’a besoin d’aucun programme supplémentaire – pdfmy Scan ne fonctionne pas sous Chrome OS, mais n’est pas nécessaire non plus : Chrome OS pilote lui-même de nombreux scanners réseau et USB (AirScan/eSCL, sans pilote). Configurez le scanner sous Paramètres → Paramètres avancés → Impression et numérisation, puis numérisez en PDF ou JPG dans un dossier avec l’application « Numériser », p. ex. Mes fichiers › Numérisations. Dans PDFMy, dans la fenêtre de numérisation, « Connecter ce dossier comme dossier de numérisation » – chaque nouvelle numérisation apparaît automatiquement, avec reconnaissance de texte. Installez PDFMy via « Télécharger l’application » : l’application « Fichiers » ouvre alors les PDF avec Ouvrir avec → PDFMy ; l’impression passe par « Enregistrer en PDF », Google Drive est intégré à l’application « Fichiers » (sélectionnable comme dossier de classement).

Mon appareil fonctionne-t-il ?

Dans la liste des appareils, vous trouverez Brother, Epson, HP, Canon, Kyocera, Ricoh, Konica Minolta, Sharp, Xerox, Lexmark, Dell, Samsung et des scanners de documents – avec recherche par modèle et indication de la numérisation recto verso. Presque tous les appareils réseau de ces dernières années fonctionnent sans pilote.

Numériser en recto verso

Chargeur ou vitre : sous « Le papier est » figure normalement « Détecter automatiquement ». Vous pouvez aussi fixer « dans le chargeur » ou « sur la vitre ». L’indication en dessous précise ce que fait votre scanner.

Si votre appareil dispose d’un chargeur recto verso, cochez « Recto verso » dans la fenêtre de numérisation. S’il dispose d’un chargeur sans recto verso (p. ex. Epson L5290, de nombreux Brother DCP, Dell E525w), choisissez « Recto verso par retournement » : numérisez d’abord les rectos, puis retournez la pile entière et réinsérez-la – PDFMy intercale correctement rectos et versos. Si l’ordre est inversé, un clic sur « Versos dans l’ordre inverse » suffit. PDFMy supprime automatiquement les versos vierges.

Détecter automatiquement : dans la fenêtre de numérisation, « Type » et « Couleur » sont réglés par défaut sur « Automatique ». PDFMy numérise alors en couleur et détecte lui-même chaque feuille : Document noir et blanc (texte seul – net, fichier le plus petit), Document en niveaux de gris (zones grises ou images en noir et blanc), Document couleur (logo en couleur, tampon, surligneur) ou Photo. Le type détecté figure dans la légende de la page et peut être modifié à tout moment en haut via le choix du traitement d’image (Document (gris), Document (couleur), Noir et blanc, Original …).

Numériser des photos : avec « Automatique », PDFMy détecte lui-même les photos, les découpe (même si elles se trouvent dans un coin de la vitre), laisse les couleurs inchangées et omet la reconnaissance de texte. Pour une qualité optimale, choisissez « Photo » : PDFMy numérise alors depuis la vitre en 600 dpi, au choix en Couleur ou en Noir et blanc (niveaux de gris). Ne placez pas de photos dans le chargeur. Pour enregistrer comme image : « Enregistrer » → format « Images », puis choisissez le format d’image – JPG, PNG, TIFF ou WebP.

Recadrer : l’outil « Recadrer » dans la barre au-dessus de la page – faites glisser les quatre coins bleus jusqu’aux bords souhaités et cliquez sur « Appliquer ». Les feuilles photographiées de biais sont redressées ; pour les photos, les proportions sont conservées.

Epson EcoTank L5290 (p. ex. « EPSON2CBBCB »)

Trouvé automatiquement sous Windows, Mac et Linux (AirScan/eSCL ou WSD, vitre et chargeur). Sinon : dans la fenêtre de numérisation, « Ajouter un appareil par adresse IP » et l’adresse IP ou le nom de l’appareil saisir, p. ex. EPSON2CBBCB – sur Mac et Linux, pdfmy Scan ajoute lui-même « .local ». Avec Wi-Fi et réseau filaire ou VPN en même temps, la recherche s’effectue sur chaque connexion réseau. pdfmy Scan réveille lui-même les appareils en veille avant chaque recherche ; sinon, choisissez « Réveiller les scanners » dans la fenêtre de numérisation. En savoir plus sur l’Epson L5290 →

Dossier de numérisation (« Scan to Folder »)

Si votre appareil enregistre les scans dans un dossier, connectez ce dossier sous « Connecter un scanner ». Les nouveaux scans apparaissent au bout de quelques secondes – redressés, avec reconnaissance de texte. Configurer un scanner (toutes les méthodes) →

Plusieurs courriers à la fois

Plus → Imprimer une feuille de séparation : placez la feuille avec code QR entre les courriers et numérisez toute la pile. PDFMy sépare les courriers et omet les feuilles de séparation.

Feuilles de séparation à code patch : si votre bureau dispose déjà de feuilles de séparation pour le scanner de documents (code patch Kodak, p. ex. « Patch T » ou « Patch 2 » – quatre barres noires épaisses et fines), PDFMy les reconnaît également, même insérées à l’envers ou de travers. Vous obtenez votre propre feuille via Plus → Imprimer une feuille de séparation à code patch – veuillez l’imprimer en taille réelle (100 %).

Classer les courriers et échéances

Que veut ce courrier ?

Au-dessus de la page, une phrase résume l’essentiel, p. ex. « Facture de 1 520,24 € – payable avant le 28/10 – dans 13 jours », avec des boutons pour Virer (GiroCode), Saisir une échéance, Transférer et Classer. L’expéditeur, la date, le type, le montant et l’échéance figurent à droite dans les données du courrier et peuvent être corrigés.

Classer

Données du courrier seulement pour la correspondance : PDFMy affiche date, expéditeur, objet, dossier, délai et rappel lorsque le document ressemble à du courrier – pour les numérisations ou si un délai, un montant, un IBAN ou un expéditeur avec une date a été reconnu. Pour les autres documents (p. ex. des statuts ou un manuel), seuls le nom du fichier et le lien « Saisir les données du courrier … » y figurent ; il déplie les champs.

Nom de fichier : un fichier ouvert conserve son nom (« Devis Dupont.pdf » reste « Devis Dupont.pdf »). Seuls les numérisations et les noms peu parlants issus de scanners, d’appareils photo et de programmes, comme « Scan0001 », « IMG_1234 » ou « Document (2) », sont remplacés par PDFMy par un nom explicite tiré des données du courrier (date, type, expéditeur, objet). Vous pouvez modifier le nom à tout moment à droite sous « Nom de fichier ».

Choisissez une fois un dossier de classement (p. ex. un dossier synchronisé avec OneDrive ou SharePoint). Ensuite, « Classer » range chaque courrier sous un nom explicite et l’inscrit dans le registre du courrier. Sur demande avec tampon d’arrivée et numéro d’arrivée continu. Plusieurs entreprises ? Dans les paramètres, chaque entreprise reçoit son propre dossier.

Aperçu : Cliquez sur une ligne du registre du courrier – la première page du document s’affiche à droite avec le nom du fichier et le nombre de pages, sans l’ouvrir. Au clavier, il suffit d’aller avec Tab sur « Ouvrir » d’une ligne. Un clic sur la miniature ou sur « Ouvrir » charge le document pour le modifier. L’aperçu est disponible à partir d’une largeur de fenêtre d’environ 900 pixels.

Champs personnalisés : Sous les étiquettes des données du courrier, cliquez sur « Définir des champs personnalisés… » et nommez jusqu’à cinq champs, p. ex. client, projet ou centre de coûts. Ils apparaissent ensuite pour chaque courrier. PDFMy propose les valeurs du dernier courrier ayant la même référence de dossier ou le même expéditeur et permet de choisir parmi les valeurs précédentes. Les valeurs figurent dans le registre du courrier (colonne Excel « Champs personnalisés », dans la liste sous l’objet) et dans les mots-clés du PDF ; la recherche les trouve. Avec un dossier de classement, les noms des champs s’appliquent à toute l’équipe (fichier pdfmy-Felder.json).

Dossiers (dossiers clients et affaires)

Les données du courrier comportent le champ « Dossier », p. ex. « Müller c. Schmidt » ou « Meier – IR 2025 ». PDFMy propose lui-même le dossier : si un courrier porte la même référence de dossier qu’un courrier classé précédemment, il appartient au même dossier – sinon, c’est le dernier dossier de cet expéditeur qui s’applique. Dans le Registre du courrier & dossiers (Plus → Bureau), la vue « Dossiers » affiche chaque dossier avec le nombre de documents, les affaires en cours, la prochaine échéance et les responsables. « Afficher les documents » filtre la liste sur ce dossier ; « Ouvrir le dossier » ouvre tous les documents du dossier, triés par date, en un seul document – pour les lire, les imprimer ou les enregistrer ensemble (avec un dossier de classement connecté). Les courriers classés précédemment s’attribuent dans la liste, colonne « Dossier » ; des filtres par dossier et par année facilitent la recherche. Le dossier figure aussi dans le fichier Excel du registre du courrier.

Étiquettes

Dans le champ « Étiquettes » des données du courrier, séparez plusieurs termes par des virgules, p. ex. « Impôts 2025, Assurance, urgent ». Pendant la saisie, PDFMy propose les étiquettes déjà utilisées. Lors du classement, elles sont inscrites dans le registre du courrier et dans les mots-clés du PDF – ainsi, la recherche Windows et d’autres logiciels PDF trouvent aussi le document. Dans le registre du courrier, vous pouvez filtrer par étiquette ; un clic sur une étiquette affiche tous les documents qui la portent ; avec « + Étiquette » vous ajoutez et avec « × » vous supprimez des étiquettes directement dans la liste.

Versions et rapport d’audit GoBD

Versions : si vous ouvrez un document classé depuis le registre du courrier, le modifiez (p. ex. note « payé ») et l’enregistrez, PDFMy remplace le fichier au même emplacement. La version précédente est conservée telle quelle dans le dossier « _Versionen » (avec la date et l’heure dans le nom) ; l’entrée affiche « v2 », « v3 »… et reçoit la nouvelle somme de contrôle – aucune entrée en double n’est créée.

Rapport d’audit GoBD : dans le registre du courrier, « Rapport d’audit GoBD … » vérifie tous les fichiers classés (somme de contrôle SHA-256), le sceau de chaque entrée (rend détectables les modifications ultérieures du registre, p. ex. dans Excel) et les lacunes dans les numéros d’entrée. Le résultat est enregistré au format PDF dans le dossier « _Protokolle » – avec une description de la procédure servant de base à votre documentation des procédures. La somme de contrôle et le sceau rendent les modifications détectables ; l’inaltérabilité elle-même doit être garantie par l’emplacement de stockage (p. ex. stratégies de rétention dans SharePoint/Microsoft 365). (GoBD : règles allemandes de tenue et d’archivage numériques des documents comptables.)

Échéances, rappel, notification

Délai de recours contre les avis officiels : si un avis officiel (p. ex. un avis d’imposition – Steuerbescheid) contient une indication des voies de recours (Rechtsbehelfsbelehrung) avec un délai d’un mois, PDFMy calcule le délai de réclamation ou d’opposition (Einspruch/Widerspruch) : notification réputée faite quatre jours après la date de l’avis (§ 122 AO, code fiscal allemand, depuis 2025), puis un mois ; si un jour tombe un week-end ou un jour férié national, c’est le jour ouvrable suivant qui compte. Le délai apparaît dans la ligne d’information et dans le registre du courrier. Les jours fériés régionaux peuvent encore prolonger le délai – le délai affiché n’est donc jamais trop tardif. Si l’avis est arrivé plus tard de manière prouvée, le délai commence plus tard.

Les échéances et rappels apparaissent sur la page d’accueil. Avec « Rappeler », une notification arrive une fois par jour lorsqu’une échéance arrive à terme. « Saisir une échéance » crée une entrée de calendrier pour Outlook.

Pilote automatique

Activable dans la configuration : PDFMy classe lui-même les courriers d’expéditeurs connus après un bref compte à rebours. En cas de doute, il attend et en indique la raison.

Expert-comptable, relevé de compte, conservation

• Plus → Justificatifs pour l’expert-comptable : les justificatifs d’un mois en ZIP avec liste des justificatifs et fichier d’import DATEV.
• Dans le registre du courrier, importez le relevé de compte (CAMT ou CSV) : les factures payées sont reconnues.
• PDFMy signale les justificatifs dont la durée de conservation est expirée. Rien n’est supprimé automatiquement.

Répondre

« Répondre » rédige une lettre selon la norme DIN 5008 : l’adresse et la référence sont déjà renseignées, avec des modèles de texte (p. ex. opposition, confirmation de paiement). Sur demande avec votre propre papier à en-tête.

Modifier des PDF

• Diviser un PDF : tuile « Diviser un PDF » ou « … Plus → Diviser un PDF… » – toutes les N pages un nouveau fichier, aux signets (par chapitre), selon la taille du fichier (p. ex. au plus 5 Mo pour les pièces jointes d’e-mail) ou par plages de pages comme 1-3, 4-7, 8-. Résultat en ZIP ou fichier par fichier dans le dossier de classement.
• Placer sur votre propre papier à en-tête : dans la boîte de dialogue d’enregistrement, sous « Numéros de page, en-tête/pied de page … » → « Placer sur mon papier à en-tête ». La page 1 de votre papier à en-tête (PDF) se trouve sous la première page, la page 2 (si elle existe) sous toutes les suivantes. Le même papier à en-tête que pour « Répondre ». Pour les PDF normaux ; sur les pages numérisées, l’image numérisée masque l’arrière-plan.
• Scripts dans les PDF : PDFMy n’exécute pas le JavaScript des PDF ouverts. Les champs de calcul que vous créez vous-même dans le formulaire ne calculent que dans le logiciel PDF du destinataire, et jamais en PDF/A.
• Supprimer les données cachées : avant de transmettre un document à des tiers, cochez « Supprimer les données cachées » dans la boîte de dialogue d’enregistrement – PDFMy supprime les commentaires, notes et surlignages de l’original, les scripts, les fichiers incorporés et les médias ainsi que l’auteur, le sujet et les mots-clés. Les liens sont conservés.
• Supprimer les marges blanches et passer en A4 : dans la boîte de dialogue d’enregistrement, sous « Numéros de page, en-tête/pied de page, format … » → « Supprimer les marges blanches » coupe les marges vides autour du contenu ; « Toutes les pages en A4 » met les pages US-Letter, les reçus et les formats mixtes en A4, à l’échelle et centrés (portrait ou paysage). Le texte, les liens et les champs de formulaire sont conservés.
• Plusieurs pages par feuille et brochure : dans la fenêtre d’impression ou la boîte de dialogue d’enregistrement, choisissez « 2 pages par feuille », « 4 pages par feuille » ou « Brochure (A4 pliée) ». Pour la brochure, imprimez en recto verso (retourner sur le bord court) et pliez au milieu – les pages sont alors dans le bon ordre.
• Formes et images : choisissez l’outil « Formes », puis à côté Rectangle, Ellipse, Ligne ou Flèche, la couleur et l’épaisseur du trait, et tracez sur la page (avec Maj, une ligne devient exactement horizontale ou verticale). « Image » insère un logo ou une photo (PNG, JPG) ; déplacez-le ensuite et agrandissez-le avec la poignée en bas à droite. Les deux sont écrits nettement dans le PDF.
• Mesurer : outil « Formes », puis à côté « Mesurer : distance », « Mesurer : surface » ou « Mesurer : polygone » – tracez une ligne ou un rectangle ou, pour le polygone, cliquez successivement sur les sommets (double-clic, clic sur le premier point ou Entrée ferme, Échap annule ; donne la surface et le périmètre, p. ex. pour des pièces en L), la valeur s’affiche aussitôt à côté (p. ex. « 4,25 m » ou « 18,30 m² »). Choisissez l’échelle du dessin (de 1:1 à 1:1000) ou « À partir d’une distance connue … » : mesurez une distance de longueur connue, sélectionnez-la et saisissez la longueur réelle – toutes les mesures de ce dessin l’utilisent alors. La taille de la page provient du PDF ; pour les scans et les photos, PDFMy suppose un format A4. Les valeurs mesurées sont enregistrées sous forme de texte. Pour l’artisanat, le bâtiment et l’architecture – comme l’outil de mesure d’Acrobat Pro.
• Pièces jointes : Plus → Pièces jointes affiche les fichiers incorporés au PDF (p. ex. tableaux, photos, XML de facture) – enregistrez-les, supprimez-les ou ajoutez-en de nouveaux avec « Joindre un fichier… ». Les pièces jointes sont conservées lors de l’enregistrement. En PDF/A, seules les pièces jointes elles-mêmes au format PDF/A sont conservées (exigence de la norme).
• Fusionner et organiser les pages : ouvrez plusieurs fichiers, puis, dans la vue des pages (G), triez, faites pivoter, supprimez, insérez des pages vierges, scindez.
• Enregistrer dans le fichier d’origine : si vous avez ouvert un PDF (double-clic, Ouvrir, glisser-déposer ou « Ouverts récemment »), Ctrl+S propose dans Chrome et Edge « Enregistrer dans le fichier d’origine » – comme dans Word. La première fois, le navigateur demande une seule fois l’autorisation. « Enregistrer sous… » crée toujours un nouveau fichier.
• Beaucoup de fichiers à la fois (traitement par lots) : tuile « Traitement par lots » sur la page d’accueil, sélectionnez les fichiers, puis choisissez : Compresser, Archiver (PDF/A, avec reconnaissance de texte), Préparer pour le partage, Niveaux de gris et compresser, Ajouter des numéros de page, Rendre consultable ou Analyser et classer les courriers. Le résultat est fourni sous forme de fichier ZIP ou directement dans un dossier ; la liste affiche chaque fichier avec sa taille avant/après. « Mettre en pause » s’arrête après le fichier en cours. Un document ouvert reste inchangé.
• Surveiller un dossier (automatique) : tuile « Surveiller un dossier » sur la page d’accueil : choisissez un dossier d’entrée – par exemple celui dans lequel votre scanner ou copieur enregistre –, ce qui doit se passer (Rendre consultable, Archiver (PDF/A), Compresser, un flux de travail personnalisé ou Analyser et classer les courriers) et un dossier cible. Chaque nouveau fichier est alors traité sans clic, nommé si vous le souhaitez d’après son contenu (p. ex. 2026-10-21_Energie_Facture.pdf), et l’original est déplacé dans le sous-dossier « _erledigt ». Cela s’exécute dans une fenêtre PDFMy séparée, tant qu’elle est ouverte ; votre travail dans la fenêtre principale n’est pas perturbé. Les fichiers qui ne peuvent pas être traités atterrissent dans « _fehler ». Nécessite Edge ou Chrome sur ordinateur.
• Compresser : choisissez « Petit » lors de l’enregistrement ; la taille est affichée à l’avance.
• Barre des tâches : si vous choisissez une tâche sur la page d’accueil (p. ex. Caviarder, Signer, fusionner, Formulaire), une ligne au-dessus de la page indique quoi faire maintenant – avec un bouton adapté (p. ex. « Trouver les données personnelles », « Ajouter d’autres fichiers », « Remplir avec mes informations ») et « Terminer & enregistrer ».
• Caviarder : tracez des zones ou caviardez un terme recherché partout dans le document. Le contenu est réellement supprimé, y compris de la couche de texte. « Trouver les données personnelles » propose des passages à caviarder : noms après une civilité (p. ex. « Mme Marie Dupont »), rue avec numéro, code postal avec ville, IBAN, e-mail, téléphone, numéro fiscal, date de naissance et numéro de sécurité sociale – veuillez vérifier avant d’enregistrer ; cliquez sur ce qui ne convient pas et supprimez-le avec Suppr.
• Modifier le texte : outil « Modifier le texte », cliquez dans une ligne et écrivez par-dessus – ou plus rapidement : dans l’outil « Sélectionner », double-cliquez sur le texte. Si la ligne fait partie d’un paragraphe, tout le paragraphe devient modifiable et est automatiquement remis en forme lors de la modification – avec l’interligne de l’original ; les coupures de mots en fin de ligne sont réunies. Les adresses et les listes conservent leurs lignes. PDFMy reprend l’apparence de l’original : police (avec ou sans empattements, chasse fixe), gras et italique, couleur du texte, couleur de fond (p. ex. champs gris) et largeur. Pour les PDF contenant du texte, la police est reconnue avec précision ; pour les scans, la couleur, le fond, le gras et la présence d’empattements (p. ex. Times) – pour un texte très petit, une police sans empattements est utilisée. Les lignes non modifiées restent telles quelles.
• Police d’origine lors de la modification : Si la police est incorporée dans le PDF et contient tous les caractères du nouveau texte, PDFMy continue d’écrire avec exactement cette police – le texte modifié a le même aspect qu’avant. S’il manque un caractère (le PDF ne contient souvent que les lettres utilisées), PDFMy prend une police de même chasse : pour Arial/Helvetica, Times, Courier et Calibri, le texte occupe exactement la même largeur que dans l’original ; pour les autres polices, la largeur est ajustée.
• Documents volumineux : PDFMy enregistre rapidement même des documents de plusieurs centaines de pages – les pages non modifiées sont reprises en une seule passe, les pages numérisées sont compressées simultanément sur plusieurs cœurs de processeur.
• Ouvrir des PDF numérisés : PDFMy traite les longs lots de numérisations à l’ouverture simultanément sur plusieurs cœurs de processeur (recadrage, redressement, détection des feuilles de séparation) – ils s’ouvrent ainsi nettement plus vite.
• Protection contre la falsification : les actes, brevets de maîtrise et certificats de fin d’apprentissage, certificats et bulletins, pièces d’identité, décisions officielles (p. ex. avis d’imposition – Steuerbescheid) et décisions de justice ne peuvent pas être modifiés avec « Modifier le texte » et « Masquer » – le caviardage, le surlignage, les notes et la signature restent possibles. Pour les relevés de compte, bulletins de salaire, factures et justificatifs similaires, les modifications sont possibles, mais elles sont marquées en rouge et la page reçoit en bas la mention « modifié ultérieurement ». Tout PDF dont du texte a été remplacé ou masqué porte en outre le mot-clé « modifié ultérieurement (PDFMy) ». Ainsi, PDFMy reste un outil pour vos propres documents – pas pour des falsifications.
• PDF signés numériquement : avant que vous n’utilisiez pour la première fois « Modifier le texte », « Masquer » ou « Texte » dans un PDF signé, PDFMy vous avertit une fois clairement : la modification rend la signature numérique invalide, le nouveau fichier ne porte plus de signature valide. « Ne pas modifier » laisse tout en l’état ; « Compris, modifier quand même » autorise la modification pour ce document. Le fichier d’origine reste valide.
• Formulaires : remplissez les champs et enregistrez. Si rien d’autre n’a été modifié dans le document, le PDF enregistré reste remplissable ; s’il a été assemblé avec d’autres pages ou annoté, les saisies sont inscrites définitivement. Sur mobile, le bouton « Remplir le formulaire » mène aux champs. Plus → Détecter les champs de formulaire rend remplissables les formulaires plats ou les scans. Si vous ouvrez un formulaire non remplissable avec des libellés typiques (nom, rue, téléphone…), PDFMy le propose directement dans une barre : « Détecter les champs ». Sont détectés les lignes d’écriture – y compris les lignes tracées avec le libellé en dessous –, les cadres et les cases à cocher ; chaque champ porte le nom de son libellé (les compléments comme « le cas échéant » sont omis).
• Mes informations – remplir les formulaires en un clic : dans la zone Formulaire à droite, « Remplir avec mes informations ». La première fois, vous saisissez vos informations une seule fois (nom, adresse, date de naissance, téléphone, e-mail, IBAN, numéro fiscal …) ; vous pouvez les modifier à tout moment sous … Plus → Mes informations …. PDFMy reconnaît les champs correspondants à leur libellé – y compris « Nom, prénom », « Code postal, ville » ou « Lieu, date » (avec la date du jour) – et ne remplit que les champs vides ; les champs destinés à d’autres personnes (p. ex. « Nom de l’enfant », « Nom de naissance ») restent vides. Veuillez vérifier rapidement le résultat. « Reprendre de ce formulaire » récupère les informations d’un formulaire que vous avez déjà rempli. Vos informations restent uniquement dans ce navigateur sur cet appareil et ne sont jamais transmises ; sur les appareils partagés, supprimez-les avec « Tout supprimer ».
• Créer un formulaire : choisissez l’outil « Champ de formulaire », puis à côté le type – Champ de texte, Multiligne, Date, Case à cocher, Liste déroulante ou Bouton radio – et tracez un rectangle sur la page (ou cliquez simplement). Pour une liste déroulante, PDFMy vous demande les entrées (p. ex. « M., Mme, Autre »). Les boutons radio portant le même nom forment un groupe dans lequel une seule option peut être choisie (« Oui » / « Non ») – placez-en simplement plusieurs côte à côte ; la valeur provient du libellé situé à droite. La case « Champ obligatoire » signale les champs à remplir obligatoirement (s’applique aussi au champ actuellement sélectionné). PDFMy reprend le nom du libellé voisin, p. ex. « Prénom » ; un double-clic renomme, Suppr supprime. L’enregistrement crée de véritables champs de formulaire que chacun peut remplir dans un logiciel PDF, dans le navigateur ou dans PDFMy – également en PDF/A, accessibles (les lecteurs d’écran lisent le nom du champ).
• Calculer et vérifier dans le formulaire : comme type de champ, il existe aussi Nombre, Montant (€), E-mail, IBAN et Code postal. Pour Nombre et Montant, le champ peut calculer lui-même : saisissez une formule sous « Calcul », p. ex. Quantité * Prix unitaire, Net * 0,19 ou SUMME([Poste 1]; [Poste 2]; [Poste 3]) – noms de champs avec espaces entre crochets ; sont autorisés + − * /, parenthèses, SUMME, MIN, MAX et MITTELWERT. Dans le PDF enregistré, les champs calculent et vérifient eux-mêmes (p. ex. dans Adobe Acrobat Reader, Foxit ou Firefox) ; un IBAN ou une adresse e-mail incorrects sont signalés. Lors du remplissage dans PDFMy, PDFMy calcule en même temps et affiche les champs obligatoires manquants et les saisies non valides directement au niveau du champ – même pour des formulaires tiers avec des champs de somme. Pour cela, les champs qui calculent et contrôlent reçoivent un petit script de formulaire dans le PDF – uniquement ces champs, pas les champs de date ou de texte. Certains filtres de messagerie d’entreprise retiennent les PDF contenant des scripts. PDF/A n’autorise pas les scripts de formulaire ; les champs y sont créés sans calcul.
• Numéros de page, filigranes, numérotation Bates, en-têtes et pieds de page : dans la boîte de dialogue d’enregistrement.
• Insérer des liens : choisissez l’outil « Lien », tracez une zone (p. ex. sur « Annexe 2 » ou une adresse web) et saisissez la cible : une adresse web (pdfmy.de), une adresse e-mail ou un numéro de page. Dans le PDF enregistré, cet emplacement est cliquable – également en PDF/A et accessible. Les liens vers des pages suivent lors d’une réorganisation. Un double-clic modifie la cible. Pour des raisons de sécurité, seuls les liens web et e-mail sont possibles.
• Commentaires et surlignages : Plus → Commentaires et surlignages affiche toutes les notes, tous les surlignages (avec le texte surligné), textes, tampons, signatures, champs de formulaire et caviardages du document – avec page, filtre et recherche. Un clic y mène, ✕ supprime (Ctrl+Z annule). « Copier comme texte » fournit un résumé pour un e-mail ou un procès-verbal.
• Comparer : Plus → Comparer avec une autre version montre ce qui a changé – en « Texte » (mots insérés et supprimés) ou en « Image (superposition) » : les pages sont superposées, le rouge n’apparaît que dans la première version, le vert que dans la deuxième, et des cadres en pointillés indiquent chaque zone modifiée. Les images, tampons, signatures et mises en page modifiés sautent ainsi aux yeux.
• Fusionner en alternance : si votre scanner n’a pas de chargeur recto verso, numérisez les recto et les verso séparément et choisissez les deux fichiers avec la tuile « Fusionner en alternance ». Si les versos sont dans le mauvais sens, touchez « Inverser le deuxième fichier ».
• Convertir : PDF en Word, Excel, texte ou images ; images en PDF ; extraire les images du PDF en résolution d’origine.
• PDF vers Word – avec structure : lors de l’enregistrement en document Word, PDFMy réassemble le texte en paragraphes entiers (les mots coupés en fin de ligne sont recollés), transforme les grands caractères en vrais titres Word (« Titre 1/2 » – visibles dans le volet de navigation), conserve les listes et les retours à la ligne des adresses et convertit les tableaux en tableaux Word : largeurs de colonnes comme dans l’original, ligne d’en-tête en gras et répétée sur chaque page, montants alignés à droite. Pour les numérisations, cela se fait après la reconnaissance de texte – PDFMy masque pour cela les lignes des tableaux afin qu’aucune cellule ne soit perdue ; les mises en page complexes (plusieurs colonnes, zones de texte, cellules fusionnées) sont simplifiées.
• Résumer et poser des questions sans envoi : Menu → « Résumer et demander… ». L’IA intégrée de Google Chrome (à partir de la version 138, sur un ordinateur avec au moins 16 Go de mémoire vive ou une carte graphique de 4 Go) résume le document – sous forme de Points clés, Résumé bref, De quoi s’agit-il ? ou Titre, de court à détaillé – ou répond à des questions comme « Quelle est la date limite de paiement ? ». Tout s’exécute sur votre appareil, le document n’est pas envoyé. La première fois, Chrome télécharge le modèle d’IA (une seule fois, plusieurs Go). PDFMy résume les longs documents section par section. Le résultat peut être copié ; veuillez le vérifier par rapport au document.
• Configurer l’assistant IA : Sous « … Plus → Assistant IA… », vous voyez si l’IA de votre navigateur est prête sur cet appareil. « Configurer l’IA du navigateur » télécharge le modèle d’IA une fois à l’avance, afin qu’il ne se charge pas seulement lors du premier résumé. Avec Désactivé, Résumer et Traduire disparaissent du menu – par exemple si une entreprise ne souhaite pas de fonctions d’IA. L’IA fonctionne toujours sur votre appareil ; le document n’est pas envoyé.
• Vérifier vous-même la confidentialité : sous « … Plus → Vérifier vous-même la confidentialité … » (ou d’un clic sur « Les fichiers restent sur votre appareil » sur la page d’accueil), vous voyez quelles connexions cette fenêtre a établies depuis son ouverture et combien de données ont été envoyées sur Internet – normalement 0 octet. Les requêtes vers pdfmy.de ne chargent que des composants du programme, des polices et des fichiers de langue. Les connexions vers 127.0.0.1 ou localhost vont à des programmes sur votre propre PC (pdfmy Scan, IA locale). Le plus simple pour vérifier : coupez le Wi-Fi – PDFMy continue de fonctionner.
• Vérifier la version du programme : dans la même boîte de dialogue, PDFMy compare les fichiers du programme en cours d’exécution avec la liste publiée des sommes de contrôle de cette version et affiche leur empreinte. Vous trouverez la même empreinte dans le journal des versions sur GitHub (github.com/haus-it/pdfmy, docs/RELEASES.md) – indépendamment de pdfmy.de. Vous voyez ainsi que pdfmy.de fournit exactement la version publiée. Pour les services informatiques : pdfmy.de/pruefsummen.txt peut être vérifié avec sha256sum -c par rapport à une copie du site.
• IA locale sur ce PC : Si vous utilisez un programme d’IA comme Ollama ou LM Studio sur le même ordinateur, vous pouvez le choisir sous « … Plus → Assistant IA… » : sélectionnez le programme, « Vérifier la connexion », choisissez un modèle, enregistrez. Le résumé, les questions et la traduction utilisent alors ce modèle – le texte ne quitte pas l’ordinateur ; PDFMy refuse les adresses en dehors de ce PC. Autorisation unique : dans LM Studio, démarrez le serveur sous « Developer » et activez « Enable CORS » ; pour Ollama, ouvrez dans Windows « Modifier les variables d’environnement pour votre compte », créez la variable OLLAMA_ORIGINS avec la valeur https://pdfmy.de et redémarrez Ollama. Le réglage par défaut reste l’IA du navigateur ; avec Désactivé, l’IA est entièrement désactivée.
• Traduire sans envoi : Menu → « Traduire… », choisissez la langue source et la langue cible. PDFMy utilise pour cela le traducteur intégré de Google Chrome (à partir de la version 138, sur ordinateur) : la traduction s’effectue sur votre appareil, le texte n’est pas envoyé. La première fois, Chrome télécharge le pack de langue. Le résultat s’ouvre sous forme de nouveau PDF dans un onglet distinct – avec titres, paragraphes, listes et tableaux ; les nombres et montants restent inchangés. La mise en page d’origine n’est pas reproduite. Traduction automatique : veuillez vérifier avant l’envoi. Dans les autres navigateurs, PDFMy affiche un message.
• Enregistrer des flux de travail : dans la boîte de dialogue d’enregistrement, choisissez les paramètres souhaités (p. ex. format, numéros de page, pied de page, papier à en-tête, niveaux de gris) puis cliquez en haut, à côté de Flux de travail enregistré, sur « Enregistrer comme flux de travail… » – avec un nom tel que « Facture client ». La fois suivante, il suffit de sélectionner le flux de travail. Dans le traitement par lots, vos propres flux de travail (PDF et PDF/A) sont également proposés – ainsi, de nombreux fichiers sont traités de la même manière en une seule fois. Pour des raisons de sécurité, le mot de passe et la signature ne sont jamais enregistrés.
• Couper les pages en deux : Menu → « Couper les pages en deux… » divise les numérisations de doubles pages (livre ouvert ou cahier) et les feuilles A3 en deux pages – verticalement (gauche/droite) ou horizontalement (haut/bas), au choix uniquement les pages en paysage. Sans perte de qualité : le texte et les graphiques vectoriels sont conservés, le fichier ne grossit pas. Pour les livres qui se lisent de droite à gauche : « Moitié droite en premier ».
• Word et Excel en PDF : ouvrez simplement les fichiers Word (.docx) et les classeurs Excel (.xlsx) ou faites-les glisser dans la fenêtre – PDFMy les convertit en PDF sur votre appareil, sans envoi. De Word, PDFMy reprend les en-têtes et pieds de page (avec logo et numéro de page « Page 1 sur 3 »), les titres, les paragraphes (y compris gras et italique au milieu d’une phrase, centré, aligné à droite), les listes à puces et numérotées, les tableaux (avec les largeurs de colonnes, l’alignement et la ligne d’en-tête en gras de Word), les images, les sauts de page et le format de page ; d’Excel, toutes les feuilles visibles sous forme de tableau avec les formats nombre, monétaire, pourcentage et date. Ne sont pas repris les zones de texte, les colonnes et les polices particulières – pour une copie exacte, choisissez « Enregistrer au format PDF » dans Word ou Excel. Veuillez d’abord enregistrer les anciens formats (.doc, .xls) au format .docx/.xlsx.
• Ouvrir des RTF et des XPS : PDFMy reprend les fichiers RTF comme du texte sans mise en forme ni images, et les fichiers XPS avec le texte et les images à leur place, mais sans lignes ni surfaces. Pour une copie exacte, imprimez via l’imprimante « PDFMy ».
• Ce qui est conservé à l’enregistrement : les libellés de page, les destinations de saut, les signets, les calques et les métadonnées XMP sont conservés tant que les pages ne deviennent pas des images. Les balises de structure sont conservées lorsque toutes les pages d’un seul fichier sont enregistrées. La boîte de dialogue d’enregistrement indique à l’avance si quelque chose sera perdu.
• PDF endommagés : PDFMy récupère ce qui est encore lisible et indique les pages manquantes. Si le début d’un fichier manque, ou si les données de pages sont stockées sous forme compressée et tronquées, il n’y a généralement plus rien à récupérer.
• Livres numériques (EPUB) en PDF : ouvrez simplement les fichiers EPUB – PDFMy les met en page en PDF au format livre A5 pratique : titre, chaque chapitre sur une nouvelle page, titres, paragraphes, listes, tableaux et images. Les livres numériques protégés contre la copie (DRM) ne peuvent pas être convertis.
• LibreOffice et OpenOffice : PDFMy convertit de la même manière en PDF les documents texte (.odt) et les classeurs (.ods) – avec les titres, les listes, les tableaux, les images et le format de page, ou avec toutes les feuilles et leurs valeurs nombre, monétaire, pourcentage et date.
• Texte, Markdown et CSV en PDF : ouvrez simplement les fichiers texte (.txt), Markdown (.md) et les tableaux (.csv, p. ex. issus d’Excel ou de la comptabilité) ou faites-les glisser dans la fenêtre – PDFMy en fait un PDF A4 soigné : les titres, listes et tableaux Markdown sont mis en page, les tableaux CSV reçoivent la ligne d’en-tête sur chaque page, les tableaux à nombreuses colonnes passent en format paysage et les montants sont alignés à droite. Les caractères accentués des anciens fichiers Excel sont correctement reconnus.
• Photos iPhone (HEIC) et TIFF : ouvrez simplement les photos de l’iPhone (.heic/.heif) et les fichiers TIFF – y compris multipages issus d’un fax ou d’un scanner – ou faites-les glisser dans la fenêtre ; PDFMy les convertit dans tous les navigateurs, y compris Chrome, Edge et Firefox. Chaque page TIFF devient une page PDF et les résolutions de fax (p. ex. 204 × 98 dpi) sont correctement redressées. La conversion s’effectue sur votre appareil.
• Imprimer en poster : page d’accueil → « Imprimer en poster » ou, dans la boîte de dialogue d’enregistrement, sous les pages par feuille, choisissez « Poster sur 4 feuilles A4 » ou « sur 9 ». Chaque page est agrandie et répartie sur plusieurs feuilles, avec 1 cm de recouvrement à coller.
• Inverser les couleurs : page d’accueil → « Inverser les couleurs ». Utile par exemple pour imprimer des diapositives sombres en économisant le toner. Le texte reste du texte. Uniquement au format PDF.
• Numéroter les pages : page d’accueil → « Numéroter les pages ». Les pages liminaires sont alors numérotées i, ii, iii, puis la numérotation commence à 1. Seuls les noms de page dans le logiciel PDF changent, pas le contenu des pages.
• Texte non copiable : page d’accueil → « Texte non copiable ». Chaque page est enregistrée sous forme d’image sans couche de texte, champs de formulaire ni liens ; le fichier devient généralement plus volumineux. Une reconnaissance de texte peut relire le texte. Pour les contenus confidentiels, utilisez donc toujours « Caviarder ».
• Préparer pour l’IA : page d’accueil → « Préparer pour l’IA ». PDFMy enregistre le texte en Markdown avec titres, tableaux, repères de page et brèves informations sur le document. Le fichier reste sur votre appareil. Le contenu ne quitte votre appareil que si vous l’envoyez vous-même à un service d’IA.
• Numériser avec la caméra : le geste de retour ne met pas fin à la numérisation tant qu’il y a des prises de vue. Pour terminer, appuyez sur « Terminé ». Si la caméra a mal détecté la feuille, appuyez sur la vignette, puis sur « Ajuster les coins ». S’il fait trop sombre, PDFMy vous le signale.
• Prises de vue floues : si une page semble floue, sa miniature reçoit un cadre jaune. Appuyez dessus pour vérifier la page et, si nécessaire, la supprimer.
• Recherche : les majuscules et minuscules n’ont pas d’importance, et « ß » et « ss » sont considérés comme identiques : « Strasse » trouve aussi « Straße ». Les groupes de mots comme « 15 novembre » sont également trouvés. Avec « Mots entiers uniquement », « Test » ne trouve plus « Testament ». Cela vaut aussi pour surligner, remplacer et « Caviarder tous les résultats ».
• Reprendre la lecture : les PDF de 5 pages ou plus se rouvrent à la page où vous étiez en dernier. Pour cela, votre navigateur ne retient qu’une somme de contrôle du fichier et le numéro de page, ni nom de fichier ni contenu.
• Ce qui n’est pas conservé à l’enregistrement : si un PDF contient des calques, des balises de structure, des libellés de page ou un formulaire XFA, la boîte de dialogue d’enregistrement l’indique à l’avance. Il en va de même pour PDF/A : les champs de formulaire y sont intégrés de façon fixe à la page, et les pièces jointes qui ne sont pas au format PDF/A sont supprimées.
• Enregistrer en niveaux de gris : dans la boîte de dialogue d’enregistrement, sous « Numéros de page, en-tête/pied de page, format … » → Couleur → « En niveaux de gris ». Toutes les pages, tampons, marquages, signatures et images insérées deviennent gris – comme une copie en noir et blanc, ce qui économise le toner couleur. Les pages sont alors enregistrées sous forme d’image ; le texte reste consultable. Fonctionne aussi avec PDF/A.
• PowerPoint : dans la boîte de dialogue d’enregistrement, sous Format → « PowerPoint ». Chaque page devient une diapositive au format de la page – avec les tampons, les annotations et les signatures. Le texte reste invisible à sa place et peut être recherché et copié dans PowerPoint, Keynote ou Impress ; les pages numérisées sont d’abord reconnues (OCR). Pratique pour présenter des documents en réunion ou réutiliser les diapositives d’un PDF.
• Markdown et HTML : dans la boîte de dialogue d’enregistrement, sous Format → « Markdown » ou « HTML ». PDFMy reconnaît les titres (taille de police, gras), les paragraphes (y compris les mots coupés en fin de ligne), les listes à puces et les tableaux. Markdown convient aux assistants IA, aux wikis et aux applications de notes ; HTML produit une page web accessible. Les pages numérisées sont d’abord reconnues automatiquement (OCR).
• Surligner du texte : outil « Surligner », puis faites glisser la souris sur les mots – c’est exactement le texte qui est surligné, même sur plusieurs lignes ; un clic surligne un seul mot. À côté, choisissez la couleur (jaune, vert, bleu, rose, orange) et le style : Surligner, Souligner ou Barrer. Un surlignage sélectionné peut être recoloré ou supprimé avec Suppr. Tracer un cadre sur une zone vide surligne une zone (p. ex. une image). Toutes les occurrences d’un coup : Ctrl+F, saisissez le terme, « Tout surligner » – chaque occurrence dans tout le document est surlignée, y compris des groupes de mots comme « 15 novembre » ; Ctrl+Z annule tout. Surlignages d’autres logiciels : si vous ouvrez un PDF déjà surligné, PDFMy reprend les surlignages avec commentaire et auteur – vous pouvez en changer la couleur et les supprimer (pas pour les PDF signés numériquement, afin que la signature reste valide). À l’enregistrement, ils deviennent de vrais surlignages PDF : les autres logiciels PDF les affichent comme commentaires avec le texte surligné et peuvent les supprimer.
• Rechercher dans le document : Ctrl+F ouvre une barre de recherche au-dessus de la page – comme dans Word. Elle affiche « 3 sur 12 » ; Enter ou F3 passe à l’occurrence suivante, Maj+Enter à la précédente, Esc ferme la barre. L’occurrence actuelle est surlignée en orange. Pour les scans et les photos, la recherche fonctionne après la reconnaissance de texte (OCR). Caviarder toutes les occurrences en une fois : à droite sous « Recherche dans le document ».
• Rechercher & remplacer : dans la barre de recherche, cliquez sur Remplacer…, saisissez le nouveau texte et choisissez Remplacer (occurrence actuelle, Enter) ou Tout remplacer (Ctrl+Enter). Chaque ligne concernée est remplacée fidèlement comme avec « Modifier le texte » – même police, même couleur, même largeur ; l’ancien texte est supprimé lors de l’enregistrement. Les actes, certificats et décisions officielles sont ignorés ; pour les relevés de compte et les factures, les modifications sont marquées de façon visible. Annuler avec Ctrl+Z – même un « Tout remplacer » portant sur de nombreuses pages, en une seule étape.
• Propriétés du document : Plus → Propriétés du document (Ctrl+D) affiche le titre, l’auteur, le sujet, les mots-clés ainsi que la version PDF, le format de page, la date de création, le programme producteur et la protection par mot de passe. Vous pouvez modifier le titre, l’auteur, le sujet et les mots-clés – ils sont écrits dans le PDF lors de l’enregistrement. Astuce : de bons mots-clés permettent de retrouver rapidement les PDF dans la recherche Windows et dans le Finder. Les informations d’un PDF ouvert sont conservées lors de l’enregistrement.
• Sommaire et signets : le bouton « Sommaire » (touche I) affiche tous les chapitres du PDF ; un clic y mène. Ctrl+B crée un signet pour la page actuelle ; PDFMy propose la première ligne de texte comme nom. Renommer avec ✎, mettre en retrait comme sous-élément avec ⇥, supprimer avec ✕. Les signets sont écrits dans le PDF lors de l’enregistrement et apparaissent comme table des matières dans les logiciels PDF et les navigateurs. Lors de la fusion, PDFMy crée automatiquement un signet pour chaque fichier.
• Défilement : avec la molette de la souris, vous faites défiler tout le document comme dans Word ; en bas à gauche figure « Page X sur Y » – un clic dessus (ou Ctrl+G) permet d’aller à une page. Les barres de gauche et de droite se replient avec [ et ].
• Plusieurs documents : « Ajouter » ajoute d’autres fichiers au document ouvert, « Nouvel onglet » ouvre un autre document en parallèle – une barre d’onglets apparaît en haut, un clic permet de passer d’un document à l’autre. Si vous ouvrez un fichier alors qu’un document est déjà ouvert, PDFMy demande s’il faut l’ajouter, l’ouvrir dans un nouvel onglet ou remplacer le document.
• Imprimer : bouton « Imprimer » de la barre d’outils (ou Ctrl+P) : toutes les pages, cette page ou certaines pages comme « 1-3, 5 » – au choix 2 ou 4 pages par feuille ou en brochure.
• Présenter : F5 affiche les pages en plein écran ; avancez avec les touches fléchées ou une télécommande de présentation.
• Lire à voix haute : le texte reconnu est lu avec une voix de votre appareil – sans service en ligne.
• Mode lecture (lecture confortable sur le téléphone) : … Plus → Mode lecture ou sous « Texte reconnu ». Le texte est réorganisé – fini le zoom et le défilement latéral. Les paragraphes, titres et listes sont conservés, les mots coupés en fin de ligne sont recollés. A−/A+ modifient la taille du texte (mémorisée), « Aller à » mène aux pages et aux titres. Pour les numérisations, le texte apparaît après la reconnaissance de texte.
• Enregistrer en accessible et en PDF/A (archivage à long terme) – vérifier dans la Vérification préalable (voir ci-dessous).
• Vérifier avant l’envoi (vérification préalable) : vignette « Vérifier le PDF avant l’envoi » ou … Plus → Vérification préalable …. Choisissez le destinataire : beA / tribunal (règles allemandes de communication électronique avec la justice ERVB 2025 : pas de JavaScript, pas de pièces jointes, imprimable, nom de fichier autorisé, 200 Mo au maximum), ePA (dossier patient électronique : PDF/A, 25 Mo au maximum), Accessible (BITV 2.0 / PDF/UA : balises, langue, titre, titres de section, cellules d’en-tête, textes alternatifs), Archive (GoBD) (règles comptables allemandes : PDF/A, non chiffré, texte reconnu) ou PDF/A – tous les points de contrôle (identification, profil colorimétrique, polices, scripts, chiffrement, commentaires, compression, transparence, pièces jointes, titre – chaque point séparément). Le fichier est vérifié tel qu’il serait enregistré. ✓ signifie respecté, ✗ erreur, i remarque. « Corriger automatiquement » choisit le mode d’enregistrement adapté (conforme beA, PDF/A « Petit », rendre accessible, PDF/A). « Enregistrer le rapport en PDF » enregistre un rapport de vérification avec date, résultat et empreinte SHA-256 du fichier vérifié – comme preuve pour le dossier ou la documentation des procédures. Il s’agit d’un contrôle rapide des motifs de refus les plus fréquents ; il ne remplace pas une validation complète.
• Rendre le PDF accessible (PDF/UA) : vignette « Rendre le PDF accessible » ou … Plus → Rendre le PDF accessible …, puis « Enregistrer ». PDFMy reconnaît – même dans les numérisations – les titres, paragraphes, listes et tableaux et les balise de sorte que les lecteurs d’écran les lisent correctement et qu’on puisse y naviguer : titres en niveau 1 et 2, listes avec éléments, tableaux avec ligne d’en-tête. Les en-têtes, pieds de page et numéros de page sont masqués (sinon le lecteur d’écran les lirait à chaque page), mais restent consultables. Une table des matières (signets) est créée à partir des titres ; le titre et la langue du document sont définis. L’enregistrement se fait selon PDF/UA-1, et en même temps PDF/A. Ensuite, PDFMy vérifie le fichier final et affiche le résultat, p. ex. « 8 sur 8 points respectés · reconnu : 4 titre(s), 1 tableau(x) ». Utile depuis la loi allemande sur le renforcement de l’accessibilité (BFSG). Décrire les images : auparavant, PDFMy recherche sur chaque page les photos, logos et graphiques et les affiche dans une fenêtre – vous y indiquez brièvement ce qu’on voit (p. ex. « Plan de situation du terrain » ; pour un logo, PDFMy propose l’expéditeur) ou cochez « Décoration seulement – ne pas lire ». Le lecteur d’écran lit les images décrites à l’endroit où elles se trouvent sur la page. Le rapport de vérification indique en outre si les titres sont balisés et si les tableaux ont des cellules d’en-tête. Limites : PDFMy ne rédige pas lui-même de description (ce ne serait fiable qu’avec une IA dans le cloud) ; pour les publications, nous recommandons un contrôle par échantillonnage avec un lecteur d’écran.
• Vérifier un PDF/A : … Plus → Vérification préalable …, destinataire « PDF/A – tous les points de contrôle » indique si le PDF respecte les règles les plus importantes de l’archivage à long terme – identification PDF/A, profil colorimétrique incorporé, toutes les polices incorporées, pas de chiffrement, pas de scripts ni d’actions interdites, commentaires imprimables, pas de compression LZW. Ce sont les motifs les plus fréquents pour lesquels tribunaux (beA), administrations et archives refusent des fichiers. « Corriger automatiquement » enregistre en PDF/A et vérifie aussitôt le fichier enregistré : le résultat est un PDF/A-2b valide et en même temps accessible. Ce contrôle rapide ne remplace pas une validation complète.

Signature manuscrite et numérique

Signature, initiales et tampon de l’entreprise

Un clic sur l’outil « Signature » ouvre la sélection avec vos signatures enregistrées sous forme d’image (signature, initiales, tampon de l’entreprise). Cliquez sur l’une d’elles – elle reste alors attachée au pointeur de la souris – puis cliquez ou appuyez à l’endroit souhaité du document. Dans la sélection, choisissez sous « Ajouter » si seulement la date ou le lieu et la date doivent apparaître automatiquement sous la signature (p. ex. « Paderborn, 17.10.2026 ») – PDFMy mémorise votre choix et le lieu ; ce texte peut être déplacé, modifié ou supprimé comme n’importe quel autre. Rien n’est encore créé ? Dans la sélection, cliquez sur « Créer une signature » – trois méthodes :

• Dessiner avec la souris, le doigt ou un stylet (traits lissés, « Annuler le dernier trait »). Sur téléphone, tenez l’appareil à l’horizontale.
• Saisir : entrez votre nom et choisissez l’un des cinq styles d’écriture manuscrite.
• Importer une image : sur ordinateur via le bouton « Importer une image… » de la barre d’outils, en faisant glisser un fichier image dans la fenêtre de signature ou avec Ctrl+V (p. ex. une capture de l’Outil Capture d’écran) – photo ou scan de votre signature sur papier (sur téléphone, directement « Prendre une photo »), un tampon ou un logo. PDFMy détoure automatiquement – le papier devient transparent – et recadre. Pour les tampons et logos en couleur : « Conserver les couleurs d’origine ».

Couleur : noir, bleu ou bleu foncé. En haut, choisissez ce que vous créez : signature, initiales (paraphe) ou tampon de l’entreprise / logo – les trois peuvent être enregistrés séparément et sélectionnés dans la barre d’outils. « Initiales sur toutes les pages » place vos initiales en un clic en bas à droite de chaque page, comme il est d’usage pour les contrats. Après la création, la signature reste attachée, semi-transparente, au pointeur de la souris – cliquez simplement à l’endroit souhaité (sur téléphone, appuyez) ; Esc annule. Déplacer en faisant glisser, redimensionner avec la poignée en bas à droite, supprimer avec Suppr. La signature, les initiales et le tampon sont mémorisés sur cet appareil (activé par défaut, uniquement dans votre navigateur – rien n’est envoyé en ligne) ; dans la fenêtre de signature, vous voyez ce qui est enregistré et pouvez le supprimer.

Trouver automatiquement les emplacements de signature

Avec l’outil « Signature », PDFMy recherche dans tout le document des emplacements comme « Signature… », « Signataire », « Lieu », « Date » ou « Lieu, date » – avec une ligne à côté, au-dessus ou en dessous, même si la ligne est tracée et que le libellé se trouve en dessous. Des étiquettes jaunes « ✍ Signer ici » ou bleues « 📅 Insérer la date » et « 📍 Insérer le lieu » y apparaissent – un clic place votre signature exactement sur la ligne (sans déborder sur le texte au-dessus), la date ou votre lieu (la première fois, PDFMy demande le lieu et le mémorise). « Emplacement suivant » dans la barre d’outils passe par tous les emplacements encore en attente, afin de n’en oublier aucun dans les longs contrats. Pour les scans, cela fonctionne après la reconnaissance de texte.

Envoyer pour signature (plusieurs personnes)

Voici comment faire signer un document par d’autres personnes – sans serveur et sans envoi en ligne, comme avec DocuSign :

1. « … Plus → Bureau → Envoyer pour signature … » : saisissez les noms et adresses e-mail des personnes dans l’ordre souhaité, ainsi que votre propre adresse pour le retour et, si vous le souhaitez, une échéance. Si vous avez enregistré un modèle, sélectionnez-le en haut – personnes, champs, message et échéance sont repris.
2. PDFMy propose déjà des champs aux emplacements détectés comme « Signature … » ou « Lieu, date » – un clic sur le nom dans le champ l’attribue à une autre personne. D’autres champs : choisissez en haut « Type de champ » (Signature, Initiales, Date, Nom, Texte, Case à cocher), puis cliquez sur le nom de la personne et sur l’emplacement. PDFMy insère lui-même la date et le nom lors de la signature ; les champs de texte (p. ex. l’adresse) doivent être remplis au préalable par la personne. Supprimez les champs erronés avec « ✕ ». Pour les documents récurrents (bail, contrat de travail …) : « Enregistrer comme modèle … ».
3. « Envoyer … » : PDFMy prépare l’e-mail avec le PDF pour la première personne (ouvrez le fichier .eml et envoyez-le). Avec un dossier de classement, une copie est placée dans le classement et l’état d’avancement figure dans le registre du courrier.
4. La personne ouvre le PDF sur pdfmy.de, clique dans son champ marqué sur « Signer ici », puis sur « Signé – transmettre ». L’e-mail à la personne suivante est préparé, avec vous en copie.
5. Sans PDFMy : Les champs de la personne sont de vrais champs de formulaire PDF dans le fichier – elle peut aussi les remplir et signer dans Adobe Acrobat Reader, Aperçu sur Mac ou Edge (p. ex. avec « Remplir et signer »), enregistrer et vous renvoyer le PDF. Si vous l’ouvrez dans PDFMy, PDFMy reprend les saisies et reconnaît la signature : « Accepter comme signé … » (sinon « Signé dans un autre programme … ») – ensuite l’e-mail part à la personne suivante. La piste d’audit indique « Signé dans un autre programme PDF ».
6. Qui ne souhaite pas signer clique sur « Refuser … » et peut indiquer un motif – vous le recevez par e-mail préparé, et la demande prend ainsi fin.
7. Après la dernière signature, le PDF vous revient avec une page jointe « Piste d’audit » (personnes, horodatages, informations, sommes de contrôle, déroulement). À l’ouverture, PDFMy affiche « Tout le monde a signé ✓ », et le registre du courrier passe à « traité ».

Dans votre langue : PDFMy rédige les e-mails aux signataires, les rappels et le journal d’audit dans la langue dans laquelle vous utilisez PDFMy.

Pour information : Dans la boîte de dialogue, vous pouvez saisir des adresses qui ne signent pas mais reçoivent une copie du résultat (p. ex. conseiller fiscal, comptabilité) – à la fin ou en cas de refus, pas à chaque étape intermédiaire. Elles figurent aussi dans la piste d’audit et dans le modèle.

Remplissage guidé : La personne qui signe voit dans la barre combien d’informations manquent encore. « Champ suivant → » passe d’un champ à l’autre (d’abord aux informations obligatoires manquantes), tout comme Entrée dans un champ de texte – pratique sur mobile.

Envoi groupé à de nombreux destinataires : Dans la boîte de dialogue « Envoyer pour signature », cochez « Envoi groupé » et saisissez les destinataires – une ligne par personne (Nom; E-mail), copiés depuis Outlook (Nom <E-mail>) ou sous forme de fichier CSV issu d’Excel (les colonnes telles que « Nom » ou « Prénom/Nom » et « E-mail » sont reconnues). Placez une fois le champ de signature, puis « Envoyer à … destinataires » : chaque personne reçoit son propre exemplaire et signe seule, p. ex. déclarations de consentement, demandes d’adhésion ou règlements intérieurs. Jusqu’à 10 destinataires, PDFMy ouvre avec pdfmy Scan les e-mails directement dans Outlook ; sinon, tous les brouillons se trouvent avec une liste des destinataires dans un fichier ZIP. Dans le registre du courrier, chaque personne apparaît avec son propre état et « Rappeler ».

E-mails directement dans Outlook : Avec pdfmy Scan sous Windows (à partir de la version 1.8.8), PDFMy ouvre les e-mails préparés – demandes de signature, transferts, rappels, « Partager → E-mail », rapports d’erreur – directement sous forme de nouveau message prêt à l’envoi avec pièce jointe dans votre programme de messagerie. Sans pdfmy Scan, un fichier .eml est enregistré comme auparavant, que vous ouvrez et envoyez.

Authenticité vérifiable : PDFMy ajoute chaque signature au fichier reçu au lieu de le réécrire (enregistrement incrémentiel selon la norme PDF). Chaque version reste ainsi inchangée dans le fichier. Dans le PDF final, « Vue d’ensemble » affiche « ✓ contenue inchangée » pour chaque personne – ou un avertissement si le fichier a été réenregistré ou modifié entre-temps (p. ex. dans un autre programme PDF).

Échéance et rappel : L’échéance figure dans le registre du courrier et sur la page d’accueil sous « Échéances » (avec le rappel quotidien, s’il est activé). Dans la ligne de la demande, « Rappeler » prépare un e-mail de rappel courtois pour la personne dont c’est le tour – si personne n’a encore signé, avec le PDF classé en pièce jointe.

Envoyé, reçu, lu : Sous « Vue d’ensemble », PDFMy affiche pour chaque personne l’historique avec l’heure : ✓ Envoyé (e-mail préparé), ✓✓ Reçu (le PDF a été ouvert dans PDFMy), ✓✓ Lu (chaque page a été consultée) et ✍ Signé. Au-dessus figurent la personne attendue, depuis quand, l’état de l’échéance et qui vient ensuite.

Envoyer par WhatsApp, Signal ou Teams – avec accusé de lecture : au lieu de « Envoyer par e-mail », cliquez sur « Envoyer par messagerie » – le menu de partage s’ouvre ; choisissez-y WhatsApp, Signal, Teams ou un autre programme. Une fois que la personne a parcouru toutes les pages dans PDFMy, « Envoyer l’accusé de lecture » s’affiche chez elle : un toucher vous envoie dans la même messagerie « ✓✓ Lu » avec un lien. Touchez le lien – PDFMy note « Lu » avec l’heure dans le registre du courrier. Le lien ne contient rien du document et est vérifié avec une clé connue de la seule demande ; PDFMy détecte les accusés falsifiés. Les coches bleues de la messagerie indiquent seulement que le message a été affiché – cet accusé indique que le document a été lu. Sans la participation de la personne, cela ne fonctionne volontairement pas : il faudrait un serveur qui compte en secret.

Que faire maintenant : Si une demande est bloquée, PDFMy propose à l’expéditeur l’étape suivante – par exemple relancer s’il n’y a eu aucune réaction depuis trois jours, ou appeler brièvement si quelqu’un a lu le document sans l’avoir encore signé. Dans le registre du courrier, « Rappeler » est alors mis en évidence en rouge ; PDFMy compte les rappels et indique la date du dernier rappel.

Sans serveur – voici comment l’état vous parvient : « Reçu » et « Lu » sont enregistrés dans le PDF lui-même et voyagent avec lui. Vous les voyez dès qu’une version plus récente vous parvient (vous êtes en copie de chaque transmission). C’est plus rapide avec l’accusé de lecture : chaque e-mail de demande et de rappel le demande – le programme de messagerie du destinataire demande s’il doit être envoyé.

Qui a signé ? Dans le registre du courrier, sous l’objet, figure qui a déjà signé et quand. Dans le PDF ouvert, « Vue d’ensemble » affiche chaque personne avec la date et l’heure ainsi que la somme de contrôle SHA-256 de la version qu’elle a reçue. Ces informations voyagent avec le PDF en pièce jointe « pdfmy-unterschriften.json ». Une signature dessinée est une signature électronique simple ; pour une force probante accrue, signez en plus numériquement le document final (« Signer en plus numériquement … »).

Vérifier les signatures

Si vous ouvrez un PDF signé numériquement (contrat, décision, facture), PDFMy affiche une barre au-dessus du document : vert – signé par…, inchangé depuis la signature ; jaune – valide, mais quelque chose a été ajouté ensuite ; rouge – signature invalide, p. ex. parce que le document a été modifié. « Détails de la signature » affiche le signataire, la date et l’heure, le motif, le lieu, l’émetteur, la validité du certificat, l’horodatage et s’il s’agit d’un certificat qualifié (eIDAS). La vérification s’effectue sur votre appareil. PDFMy ne vérifie pas si l’émetteur est une autorité de certification reconnue – utilisez pour cela les services de vérification officiels gratuits, p. ex. la validation de signatures eIDAS de la Commission européenne (DSS) ou le service de vérification de l’Agence fédérale allemande des réseaux (Bundesnetzagentur). Important : si vous enregistrez le PDF avec des modifications, la signature disparaît ; l’original reste valide. C’est pourquoi PDFMy vous demande une fois confirmation avant la première modification de texte ou le premier masquage dans un PDF signé.

Signature numérique

Dans la boîte de dialogue d’enregistrement, cochez « Signer numériquement ». Avec votre propre certificat (.p12/.pfx), PDFMy signe directement dans le navigateur selon la norme européenne PAdES (ETSI EN 319 142, eIDAS) ; le mot de passe n’est jamais enregistré. Plusieurs personnes peuvent signer l’une après l’autre : si la personne suivante ouvre le PDF signé sans modification dans PDFMy, la barre de signature affiche « Cosigner » – sa signature est ajoutée, les signatures existantes restent valides. Sous Windows, cela fonctionne aussi avec pdfmy Scan et les certificats Windows ainsi que les cartes de signature, y compris qualifiées – à partir de pdfmy Scan 1.8.0, également selon PAdES (les versions antérieures signent dans l’ancien format ; pdfmy Scan signale lui-même les mises à jour, sinon clic droit sur son icône à côté de l’horloge → « Rechercher des mises à jour »).

Avec horodatage : Lorsque pdfmy Scan est en cours d’exécution (à partir de la version 1.9.0 sous Windows, 1.1.9 sur Mac et Linux), la case « avec horodatage » apparaît à côté de « Signer numériquement ». Un service d’horodatage indépendant (p. ex. DigiCert ou Sectigo) confirme alors le moment de la signature selon la RFC 3161 (PAdES B-T) – il reste ainsi possible de prouver que la signature existait à ce moment-là, même si le certificat expire plus tard. Seule une valeur de contrôle de la signature est transmise, pas le document.

Facture électronique

Lire : ouvrez simplement les PDF ZUGFeRD et les XRechnung (XML) – PDFMy affiche la facture de manière lisible et reprend exactement le montant, l’échéance et l’IBAN.

Vérifier : à l’ouverture, PDFMy vérifie aussitôt la facture électronique : mentions obligatoires (numéro de facture, date, vendeur avec n° de TVA intracommunautaire (USt-IdNr.) ou numéro fiscal, acheteur, lignes) et règles de calcul (lignes, HT, TVA, TTC, net à payer) selon EN 16931, et pour XRechnung également la Leitweg-ID (référence de l’acheteur public), l’interlocuteur et le mode de paiement. Les données du courrier indiquent « ✓ vérifiée » ou le nombre d’erreurs ; un clic affiche les détails. Vous pouvez vérifier d’autres fichiers via Plus → Vérifier une facture électronique…, sans les ouvrir. La validation officielle complète avec toutes les règles est proposée par l’outil de validation gratuit de la KoSIT.

Établir : tuile « Établir une facture électronique » : facture sortante conforme à la norme EN 16931 en PDF ZUGFeRD ou en XRechnung (p. ex. pour les administrations allemandes avec Leitweg-ID). Les données de votre entreprise sont mémorisées, les mentions obligatoires manquantes sont signalées de façon compréhensible.

Application et programme PDF par défaut

• Sans Internet (hors ligne) : ouvert une fois avec Internet – page d’accueil, page d’outil ou aide –, PDFMy s’enregistre sur l’appareil (ordinateur, téléphone, tablette). En bas à droite apparaît « ✓ Prêt hors ligne » ; ensuite, numérisation, reconnaissance de texte, modification, signature et enregistrement fonctionnent aussi sans connexion. PDFMy télécharge les fichiers supplémentaires comme les polices pour fichiers Word en Wi-Fi (pas sur le réseau mobile). iPhone et iPad : Safari efface le stockage hors ligne d’un site après environ 7 jours sans utilisation – ajoutez donc PDFMy via Partager → Sur l’écran d’accueil, il reste alors disponible hors ligne durablement. La reconnaissance de texte dans une langue autre que l’allemand et la langue de l’interface nécessite Internet la première fois.
• Installer comme application : bouton « Télécharger l’application » en haut dans PDFMy. iPhone : dans Safari, Partager → Sur l’écran d’accueil. Mac avec Safari : Fichier → Ajouter au Dock.
• Téléphone : ouvrir un PDF dans PDFMy (Android) : si PDFMy est installé comme application (« Télécharger l’application » ou dans Chrome ⋮ → Installer l’application), PDFMy figure dans la liste de partage : touchez un PDF, une photo ou une numérisation (p. ex. dans Gmail, WhatsApp, « Fichiers » ou Téléchargements), Partager → « PDFMy ». Le fichier s’ouvre aussitôt dans PDFMy et reste sur le téléphone. Si PDFMy était déjà installé auparavant, l’entrée apparaît après la prochaine mise à jour automatique de l’application par Chrome (généralement en quelques jours) – immédiatement si vous supprimez puis réinstallez l’application. Android ne permet pas de définir une application web comme application par défaut pour les PDF ; « Partager → PDFMy » est la voie prévue.
• iPhone et iPad : Apple n’autorise pour les applications web ni entrée dans le menu de partage ni association comme programme PDF – cela n’est possible qu’avec une application de l’App Store. Pour ouvrir quand même rapidement des PDF : lancez PDFMy depuis l’écran d’accueil et touchez « Ouvrir » – le sélecteur affiche l’application « Fichiers » avec iCloud Drive, les téléchargements et les pièces jointes que vous y avez enregistrées (dans Mail : maintenir la pièce jointe → Enregistrer dans Fichiers).
• Pièces jointes d’Outlook ou de Thunderbird : un double-clic sur la pièce jointe l’ouvre dans PDFMy. Outlook enregistre les pièces jointes dans des dossiers protégés ou temporaires que le navigateur n’a pas le droit de lire – pdfmy Scan (Windows à partir de 1.8.7, Mac et Linux à partir de 1.1.7) enregistre aussitôt le fichier ou le transmet ensuite à PDFMy ; cela vaut aussi lorsque l’app Chrome « PDFMy » est définie par défaut. Sans pdfmy Scan : enregistrez la pièce jointe dans Outlook (« Enregistrer sous »), puis ouvrez-la.
• La pièce jointe ne s’ouvre pas ? PDFMy indique désormais la cause exacte : pdfmy Scan ne fonctionne pas ou est obsolète (le démarrer ou le mettre à jour), Outlook a déjà supprimé la copie temporaire (rouvrir la pièce jointe) ou – sur Mac – la protection de la confidentialité de macOS bloque l’accès. Sur Mac, la solution la plus fiable : menu → « Définir par défaut pour les PDF… » et choisir « PDFMy (pdfmy Scan) » ; Outlook transmet alors directement le fichier à PDFMy. Sinon, autorisez « perl » dans Réglages Système → Confidentialité et sécurité → Accès complet au disque. Une solution immédiate fonctionne toujours : enregistrez la pièce jointe dans Outlook avec « Enregistrer sous », puis ouvrez-la.
• Mac : ouvrir les pièces jointes PDF d’Outlook directement dans PDFMy – configuration unique :
  1. Sur pdfmy.de, cliquez en haut sur « Numériser » et téléchargez « pdfmy Scan pour Mac » (ou directement pdfmy.de/scanner.html).
  2. Ouvrez le fichier « pdfmy-Scan-Mac.command » (clic droit → Ouvrir) et laissez la configuration se dérouler. Si vous avez déjà pdfmy Scan, relancez simplement la configuration – elle met le programme à jour.
  3. À la question „Sollen PDF-Dateien künftig per Doppelklick in PDFMy geöffnet werden?“ (« Les fichiers PDF doivent-ils désormais s’ouvrir dans PDFMy par double-clic ? »), cliquez sur „Ja, PDFMy verwenden“ (« Oui, utiliser PDFMy »).
  Les pièces jointes PDF d’Outlook s’ouvrent ensuite directement dans PDFMy par double-clic. Si macOS demande si PDFMy peut accéder aux données d’autres apps, choisissez « Autoriser ».
• Windows – PDF par double-clic : avec pdfmy Scan, sous Plus → Définir par défaut pour les PDF.
• Imprimer dans PDFMy (Windows) : Plus → Configurer l’imprimante « PDFMy » … (ou dans l’icône de pdfmy Scan en bas à droite) crée une imprimante rien que pour vous – avec le pilote PDF intégré à Windows ; Windows demande une fois confirmation. Ensuite, dans n’importe quel programme (Word, navigateur, gestion commerciale …) Imprimer → imprimante « PDFMy (votre nom) » : le document s’ouvre au bout de quelques secondes dans PDFMy, avec un vrai texte interrogeable. Les fichiers d’impression se trouvent dans un dossier auquel seul votre compte a accès et sont supprimés au bout de 7 jours – enregistrez les documents importants depuis PDFMy. Suppression via la même commande de menu. Sur les serveurs de terminaux (plusieurs utilisateurs simultanément), l’imprimante n’est pas proposée. Si « Microsoft Print to PDF » est désactivé, pdfmy Scan (à partir de la version 1.10.1) ouvre la fenêtre Windows permettant de l’activer – cochez-y la case et cliquez sur OK.
• Ouvrir dans un programme Office : Plus → Ouvrir dans un programme Office … affiche les programmes Office de votre ordinateur – et ce que vous pouvez faire avec chacun. Vous choisissez : ONLYOFFICE (modifier le PDF directement), LibreOffice ou Collabora Office (Writer : comme document Word, Draw : comme dessin avec une mise en page presque identique), FreeOffice TextMaker ou SoftMaker TextMaker et Apache OpenOffice Writer (comme document Word), Inkscape (comme graphique – pour plans, flyers, logos) ou Microsoft Word (Word convertit le PDF en document Word et le demande une fois auparavant – confirmez avec OK). « Comme document Word » signifie : PDFMy assemble lui-même les paragraphes, titres et tableaux (comme pour PDF en Word) et transmet ce fichier au programme. PDFMy retient votre choix pour la prochaine fois. Le fichier reste sur votre ordinateur (pdfmy Scan à partir de 1.11.0 sous Windows, à partir de 1.4.0 pour Mac et Linux – FreeOffice, OpenOffice, Inkscape et « comme document Word » à partir de 1.12.0 ou 1.5.0 ; enregistré dans un dossier local, pas dans OneDrive). Enregistrez le résultat dans le programme avec « Enregistrer sous » à votre emplacement habituel. Aucun programme Office installé ? ONLYOFFICE Desktop, LibreOffice et FreeOffice sont gratuits.
• Enregistrer dans le dossier cloud (Nextcloud, ownCloud, Seafile, Dropbox, OneDrive, Google Drive, iCloud) : … Plus → Enregistrer dans le dossier cloud … affiche les dossiers des programmes de synchronisation de votre ordinateur – p. ex. le dossier de votre programme Nextcloud. Un clic sur « Enregistrer » y dépose le PDF dans le sous-dossier « PDFMy » ; « Afficher dans le dossier » l’ouvre. L’envoi est ensuite effectué par votre propre programme de synchronisation – vers votre propre stockage, p. ex. le serveur Nextcloud de votre entreprise. PDFMy lui-même n’établit aucune connexion au cloud et n’a besoin d’aucun identifiant. Nécessite pdfmy Scan à partir de 1.12.0 (Windows) ou 1.5.0 (Mac, Linux). Aucun dossier cloud trouvé ? Installez le programme de synchronisation de votre fournisseur (p. ex. Nextcloud Desktop) – ou choisissez n’importe quel dossier sous « Choisir le dossier de classement… ». Sur le téléphone : choisissez « Partager… » et l’application de votre stockage cloud.
• Des programmes Office vers PDFMy : dans ONLYOFFICE, LibreOffice, Collabora Office, Word, Excel, SoftMaker, WPS ou tout autre programme, choisissez simplement Imprimer et l’imprimante « PDFMy » (sur Mac : dans la boîte de dialogue d’impression « PDF » → « In PDFMy öffnen ») – le document s’ouvre aussitôt dans PDFMy, avec un vrai texte consultable.
• Imprimer dans PDFMy (Mac) : pdfmy Scan pour Mac (1.3.0 ou ultérieur) ajoute « In PDFMy öffnen » au menu PDF de la boîte de dialogue d’impression : dans n’importe quel programme, Imprimer → en bas à gauche « PDF » → « In PDFMy öffnen ». Le document s’ouvre dans PDFMy avec son titre comme nom de fichier.
• Linux – PDF par double-clic : pdfmy Scan pour Linux crée « PDFMy » dans le menu des applications et demande s’il doit devenir le programme par défaut pour les PDF. Plus tard : dans le gestionnaire de fichiers, clic droit sur un PDF → Ouvrir avec → PDFMy → définir par défaut, ou dans PDFMy Plus → Définir par défaut pour les PDF.
• Mac – PDF par double-clic : pdfmy Scan pour Mac crée l’app « PDFMy » et demande si elle doit devenir le programme par défaut pour les PDF. Plus tard : dans le Finder, Lire les informations → Ouvrir avec : PDFMy → Tout modifier. Le mieux est de choisir l’app « PDFMy » dans Applications (et non l’app Chrome du même nom). « Imprimer » dans le Finder envoie le PDF directement à l’imprimante par défaut (à partir de pdfmy Scan pour Mac 1.1.6).
• Extension de navigateur : les PDF sur lesquels vous cliquez dans le navigateur s’ouvrent directement dans PDFMy – dans Chrome et Edge, sous Windows et sur Mac. Vers l’extension →

Langues

• Langue de l’interface : PDFMy existe en 40 langues – allemand, anglais (britannique et américain), français, italien, espagnol, portugais, néerlandais, polonais, tchèque, slovaque, hongrois, roumain, bulgare, grec, croate, slovène, serbe, bosnien, macédonien, albanais, danois, suédois, norvégien, finnois, estonien, letton, lituanien, irlandais, maltais, islandais, catalan, basque, galicien, luxembourgeois, gallois, turc, russe, ukrainien et biélorusse. PDFMy démarre dans la langue de votre navigateur ; pour la changer : Plus → Langue. Les traductions ont été réalisées automatiquement – seule la version allemande fait foi.
• Toutes les pages de pdfmy.de : l’aide, le guide des scanners, la liste des appareils, les pages des outils, l’extension de navigateur, presse, accessibilité, les mentions légales et la politique de confidentialité existent également dans les 40 langues – changez de langue en haut à droite de la page. Chaque version linguistique a sa propre adresse à partager, p. ex. pdfmy.de/fr/hilfe.html ou pdfmy.de/en-GB/pdf-verkleinern.html. Le choix s’applique aussi à PDFMy, et inversement. Pour les mentions légales et la politique de confidentialité, seule la version allemande fait foi juridiquement.
• Dates et nombres : PDFMy affiche la date, l’heure, les montants et les tailles de fichier au format de votre langue (p. ex. 18/10/2026 en anglais (Royaume-Uni), 10/18/2026 en anglais (États-Unis)). Dans vos documents (tampons, notes, date de signature, en-têtes et pieds de page, factures électroniques) et dans les noms de fichier, la date reste inchangée.
• Courriers dans d’autres langues : la reconnaissance de texte lit les courriers allemands et détecte elle-même la langue des autres documents – toutes les langues citées ci-dessus, y compris en écriture cyrillique (russe, ukrainien, bulgare, serbe, macédonien, biélorusse) et le grec. PDFMy télécharge le fichier de langue correspondant (1–4 Mo) la première fois ; ensuite, il fonctionne aussi hors ligne.
• Arabe, persan, hébreu, chinois, japonais, coréen : PDFMy reconnaît aussi ces écritures. La détection automatique repère d’elle-même les lettres en arabe et en chinois ; pour le persan, l’hébreu, le japonais, le coréen et le chinois traditionnel, choisissez la langue sous Paramètres → Numériser → Langue du document. Le texte reconnu est consultable et copiable dans le PDF enregistré (y compris en PDF/A), inclus dans Word, Markdown et HTML, et peut être traduit. PDFMy ne télécharge les données linguistiques (0,4–2 Mo) qu’au premier besoin.
• Langue de document fixe : si vous recevez surtout du courrier dans une autre langue, définissez-la sous Paramètres → Numériser → Langue du document – cela évite le second passage.
• Les PDF enregistrés portent la langue de document détectée (important pour les lecteurs d’écran et PDF/UA) ; Lire à voix haute utilise une voix hors ligne de cette langue.

Cabinet d’avocats : beA et pièces

• Vérifier pour le beA : … Plus → Vérification préalable … (destinataire « beA / tribunal ») indique si le PDF respecte les exigences techniques de la justice allemande (Elektronischer-Rechtsverkehr-Bekanntmachung 2025, avis officiel sur les communications juridiques électroniques) : pas de JavaScript, pas de fichiers incorporés ni de médias, imprimable et non chiffré, 200 Mo au maximum, nom de fichier de 90 caractères au maximum composé uniquement de lettres (y compris ä, ö, ü, ß), de chiffres, du trait de soulignement et du tiret. Des remarques signalent les polices non incorporées et les pages sans texte (la reconnaissance de texte est recommandée, mais non obligatoire). Vous saisissez le nom de fichier directement dans la fenêtre de vérification – PDFMy en propose un autorisé et le vérifie pendant la saisie. Si plusieurs fichiers sont ouverts, chacun figure en outre séparément dans le résultat.
• Enregistrer conforme beA : dans la Vérification préalable (destinataire « beA / tribunal »), cliquez sur « Corriger automatiquement » : crée un PDF/A sans JavaScript ni pièces jointes sous le nom de fichier saisi (autorisé) et vérifie à nouveau le fichier enregistré. Une pièce jointe de facture électronique (XML) n’est pas reprise.
• Numéroter les pièces : Ouvrez l’une après l’autre les pièces de votre mémoire (Ajouter), puis Plus → Numéroter les pièces …. Chaque fichier devient une pièce – lettre d’identification au choix (K, B, AS, AG, BK, BB …), numérotation à partir de n’importe quel numéro, libellé modifiable. PDFMy appose le tampon « Anlage K 1 » en haut à droite de la première page, crée un bordereau des pièces et, si souhaité, enregistre chaque pièce dans un fichier séparé conforme beA avec une numérotation logique (p. ex. Anlage_K1_Kaufvertrag.pdf) – en ZIP ou directement dans le dossier de classement.
• Confidentialité : la vérification, la conversion et la numérotation s’effectuent entièrement sur votre appareil – les documents des clients ne sont pas téléversés.

Protection des données et sécurité

• Les documents, le texte reconnu et les données des courriers restent sur votre appareil. Pas de cookies, pas de pistage, pas de serveurs tiers. La reconnaissance de texte (IA) fonctionne elle aussi localement.
• Ce que le navigateur enregistre (paramètres, index de recherche, signature mémorisée…), vous le supprimez sous Paramètres → Supprimer toutes les données locales.
• PDFMy est développé selon les principes des normes ISO 27001 et ISO 9001 ; PDF/A et PDF/UA sont vérifiés avec veraPDF.
• Mises à jour sûres : Chaque nouvelle version de PDFMy est vérifiée automatiquement dans le navigateur avant sa publication et peut être aussitôt rétablie à la précédente en cas de problème. Une mise à jour ne retélécharge que les fichiers modifiés – généralement quelques centaines de KB au lieu d’environ 20 MB, ce qui ménage vos données mobiles en déplacement. pdfmy Scan (à partir de la version 1.13.0) n’installe une mise à jour que si elle porte une signature numérique valide de Mentor GmbH et qu’elle est plus récente que la version installée – un fichier substitué ou plus ancien est refusé. Une nouvelle version de PDFMy n’est jamais activée en plein travail : si une numérisation ou une autre opération est en cours ou si un document est ouvert, « Nouvelle version disponible – recharger maintenant » apparaît en bas à droite, et c’est vous qui décidez quand.
• pdfmy Scan n’accepte que les tâches de PDFMy : le programme d’aide ne répond qu’aux requêtes de pdfmy.de sur votre propre ordinateur – d’autres sites web ne peuvent ni le piloter ni y lire quoi que ce soit, même par des détours (DNS rebinding). Il n’installe des mises à jour qu’avec une signature valide et non révoquée de Mentor GmbH (Paderborn) et seulement si le fichier lui-même est réellement plus récent (à partir de Windows 1.14.1, Mac/Linux 1.6.1).
• Serveurs de terminaux et plusieurs utilisateurs : si plusieurs utilisateurs sont connectés en même temps sur un ordinateur (serveur de terminaux Windows ou Bureau à distance, Mac ou Linux avec plusieurs comptes), pdfmy Scan ne sert que l’utilisateur qui l’a lancé – les programmes des autres utilisateurs sont refusés et n’accèdent ni aux fichiers, ni au journal, ni aux signatures. Chaque utilisateur a son propre pdfmy Scan ; PDFMy le trouve tout seul, et les numérisations et doubles-clics arrivent toujours chez la bonne personne. Rien à configurer (à partir de Windows 1.15.0, Mac/Linux 1.7.0).
• Statistiques d’accès et comptage des téléchargements : nous ne voyons que des chiffres agrégés que notre hébergeur IONOS établit à partir des journaux du serveur (visiteurs, pages consultées) – sans cookies, sans service de comptage intégré, sans identifiant. Lors du téléchargement de pdfmy Scan ou de l’extension, PDFMy appelle en plus une page vide (p. ex. /download/zaehlung/windows.html) afin que le téléchargement apparaisse dans ces statistiques. Vos documents ne sont jamais concernés. Détails : Politique de confidentialité, point 3.
• Détails : Politique de confidentialité · Accessibilité
• Code source ouvert : PDFMy est disponible sur GitHub (haus-it/pdfmy) pour être développé davantage – © Mentor GmbH, uniquement à des fins non commerciales (PolyForm Noncommercial 1.0.0) ; toute utilisation commerciale nécessite une licence de Mentor GmbH. Quiconque utilise le code doit mentionner visiblement www.pdfmy.de. L'utilisation de pdfmy.de lui-même reste gratuite pour tous. Nous serons heureux de recevoir signalements de bugs, idées, traductions et contributions.

Questions fréquentes

Raccourcis clavier

Sur Mac, ⌘ au lieu de Ctrl.

Obtenir de l’aide

PDFMy est constamment amélioré. Si quelque chose ne fonctionne pas, signalez-le-nous immédiatement – nous le résolvons rapidement.

• Dans PDFMy, cliquez en bas à droite sur « Signaler une erreur » (ou Plus → Signaler un problème ; depuis cette page : Signaler une erreur). Vous choisissez « Erreur » ou « Suggestion d’amélioration » et répondez si besoin à trois courtes questions : qu’avez-vous fait, que s’est-il passé, à quoi vous attendiez-vous ? Le rapport contient les versions, le journal, les erreurs du programme survenues et – si pdfmy Scan fonctionne (à partir de 1.14.0, Mac/Linux 1.6.0) – l’adresse réseau interne et le nom de l’ordinateur, mais aucun document ; les noms de fichiers et les expéditeurs sont rendus méconnaissables. Sous « Contenu du rapport », vous voyez tout à l’avance. L’envoi n’a lieu que lorsque vous cliquez sur « Envoyer » dans votre logiciel de messagerie.
• Quand quelque chose ne va pas : si une erreur inattendue du programme survient dans PDFMy, PDFMy propose une fois en haut de la signaler – l’erreur est alors déjà renseignée. « Fermer » masque l’avis.
• Par e-mail : wumertens@mentor-group.de
• Pour la presse et les médias : page presse avec communiqués, images et contact.