Abi

Kiirjuhend

PDFMy on tasuta PDF-programm. See töötab brauseris või rakendusena – arvutis, Macis ja telefonis. Teie dokumente ei laadita üles: kõik toimub teie seadmes.

1. Avage pdfmy.de (soovitatavalt Chrome'is või Edge'is).
2. Esimesel käivitamisel küsib PDFMy neljas etapis nime/lühendit, arhiivikausta, skannerit ja PDF-i vaikerakendust. Kõik on vabatahtlik ja seda saab hiljem muuta jaotises Rohkem → Seadistus.
3. Avage PDF, foto või skaneering – või lihtsalt lohistage see aknasse. Avalehel on paanid kõige sagedasemate toimingute jaoks.

Abist otsimine: kirjutage üleval otsinguväljale (või vajutage /), mida soovite teha – ka oma sõnadega, nt „allkiri“, „tihenda“ või „iPhone“. Sobivad vastused ilmuvad kohe; klõps näitab kohta kontekstis. PDFMy-s leiate otsinguvälja jaotisest Abi.

Kaitse krahhi eest: PDFMy varundab salvestamata muudatused iga paari sekundi järel teie seadmesse. Kui brauser jookseb kokku või sulgete PDFMy kogemata, kuvatakse järgmisel käivitamisel avalehel „Salvestamata töö“ – klõps nupul „Taasta“ toob dokumendi tagasi. See kehtib ka kaameraga skannimise kohta, mida pole veel nupuga „Valmis“ lõpetatud: see kuvatakse seal nimega „Kaameraga skannimine“. Pärast salvestamist või sulgemist varukoopia kustutatakse, muul juhul hiljemalt 7 päeva pärast. Märgiga ✕ või nupuga „Loobu kõigist“ kustutate varukoopiad kohe, näiteks jagatud seadmes.

Viimati avatud: avalehel on teie viimased dokumendid – klõps avab need uuesti (Chrome ja Edge). Salvestatakse ainult nimi ja viide, mitte sisu; „Tühjenda loend“ eemaldab kõik.

Nõuanne: klahvidega Ctrl+K (Mac: ⌘+K) leiate iga funktsiooni otsingusõna järgi.

Skannimine

Telefoniga

Telefonis on päris üleval suur nupp „Skanni kaameraga“ (arvutis: paan „Skanni telefoniga“). Kaamera tuvastab lehe, teeb pildi ise, kärbib ja sirgestab selle. Võimalik on skannida mitu lehekülge järjest. Parima kvaliteedi saamiseks pildistage päevavalguses ja ilma varjudeta.

Seejärel salvestage: puudutage all „Salvesta“, „Arhiveeri“ või „Jaga“. Ülal olev „ד sulgeb dokumendi; salvestamata lehekülgede kohta küsib PDFMy enne. Sulgesite kogemata? 20 sekundit kuvatakse ülal „Ava uuesti“ – üks puudutus ja kõik leheküljed on tagasi.

Kasutamine telefonis: all on Jaga, Arhiveeri ja Salvesta. Tööriistad (Tekst, Tõsta esile, Allkiri …) on ikoonidena lehekülje kohal oleval ribal – rohkemate nägemiseks pühkige külgsuunas. Kõik muud funktsioonid avab paremal üleval ⋯ loendina. Lehekülgede sortimine ja kustutamine: lehekülgede ülevaade (nelja ruuduga ikoon).

Skanneri või multifunktsionaalse seadmega – Windows

Installige üks kord väike programm pdfmy Scan (nupp „Ühenda skanner“ PDFMy-s). Seejärel on nupu nimi „Skanni“: valige skanner, asetage paber, valmis. Võrguseadmed leitakse ilma draiveriteta (AirScan/eSCL ja WSD, nt Epson, Dell, Brother), USB-skannerid Windowsi draiveri kaudu. Toetatud on kahepoolne skannimine ja dokumendisöötur.

Skanneri või multifunktsionaalse seadmega – Mac

Laadige üks kord alla pdfmy Scan Macile ja topeltklõpsake faili „pdfmy-Scan-Mac.command“. See leiab võrguskannerid ilma draiveriteta (AirScan/eSCL ja WSD, nt Dell Color MFP E525w). Ilma lisaprogrammita saab kasutada rakendust „Image Capture“ ja skannimiskausta. Üksikasjalik juhend Macile →

Skanneri või multifunktsionaalse seadmega – Linux

Ühekordselt pdfmy Scan Linuxile laadige alla ja käivitage terminalis: sh ~/Downloads/pdfmy-scan-linux.sh (ilma sudo). Võrguskannerid töötavad ilma draiverita (AirScan/eSCL ja WSD). USB-skannerite ja vanemate seadmete jaoks kasutab pdfmy Scan SANE, z. B. sudo apt install sane-utils sane-airscan ipp-usb. Tootja draivereid (HP hplip, Brother brscan, Epson epsonscan2) on vaja ainult väga vanade seadmete puhul. Üksikasjalik juhend Linuxile →

Skanneri või multifunktsionaalse seadmega – Chromebook

Chromebookis ei vaja PDFMy lisaprogrammi – pdfmy Scan Chrome OS-is ei tööta, kuid seda pole ka vaja: Chrome OS juhib ise paljusid võrgu- ja USB-skannereid (AirScan/eSCL, ilma draiveriteta). Seadistage skanner jaotises Seaded → Täpsemad → Printimine ja skannimine ja skannige siis rakendusega „Skannimine“ PDF- või JPG-vormingus kausta, nt Minu failid › Skannitud. PDFMy skannimisaknas: „Ühenda see kaust skannimiskaustana“ – iga uus skannitud fail ilmub automaatselt, koos tekstituvastusega. Installige PDFMy nupuga „Laadi rakendus alla“: siis avab rakendus „Failid“ PDF-id valikuga Ava rakendusega → PDFMy; printimine käib valikuga „Salvesta PDF-ina“, ja Google Drive on lõimitud rakendusse „Failid“ (valitav arhiivikaustaks).

Kas minu seade töötab?

Seadmete loendist leiate Brotheri, Epsoni, HP, Canoni, Kyocera, Ricohi, Konica Minolta, Sharpi, Xeroxi, Lexmarki, Delli, Samsungi seadmed ja dokumendiskannerid – mudeli järgi otsingu ja teabega, kas kahepoolne skannimine on võimalik. Peaaegu kõik viimaste aastate võrguseadmed töötavad ilma draiverita.

Skanni kahepoolselt

Söötur või klaas: jaotises „Paber on“ on tavaliselt „Tuvasta automaatselt“. Saate ka kindlalt valida „sööturis“ või „klaasil“. Selle all olev märkus ütleb, mida teie skanner seejuures teeb.

Kui teie seadmel on dupleks-dokumendisöötur, märkige skannimisaknas „Kahepoolne“. Kui söötur on ilma dupleksita (nt Epson L5290, paljud Brother DCP, Dell E525w), valige „Kahepoolne pööramise teel“: skannige esmalt esiküljed, seejärel pöörake kogu pakk ümber ja asetage uuesti – PDFMy sordib esi- ja tagaküljed õigesti. Kui järjekord on kunagi vale, piisab klõpsust nupul „Tagaküljed vastupidi“. Tühjad tagaküljed eemaldab PDFMy automaatselt.

Automaatne tuvastus: skannimisaknas on „Tüüp“ ja „Värv“ vaikimisi seatud väärtusele „Automaatne“. Siis skannib PDFMy värviliselt ja tuvastab iga lehe ise: Mustvalge dokument (puhas tekst – teravalt selge, väikseim fail), Halltoonides dokument (hallid alad või mustvalged pildid), Värviline dokument (värviline logo, tempel, markeriga märgitud tekst) või Foto. Tuvastatud tüüp on näha lehe pealdises ja seda saab igal ajal ülal pilditöötluse valikust muuta (Dokument (hall), Dokument (värviline), Mustvalge, Originaal …).

Fotode skannimine: valiku „Automaatne“ korral tuvastab PDFMy fotod ise, lõikab need välja (ka siis, kui need on klaasi nurgas), jätab värvid muutmata ja jätab tekstituvastuse vahele. Parima kvaliteedi jaoks valige „Foto“: siis skannib PDFMy klaasilt 600 dpi-ga, valikuliselt režiimis Värv või Mustvalge (halltoonid). Palun ärge pange fotosid söötjasse. Pildina salvestamine: „Salvesta“ → vorming „Pildid“, seejärel valige pildivorming – JPG, PNG, TIFF või WebP.

Kärpimine: tööriist „Kärbi“ lehe kohal olevas ribas – lohistage neli sinist nurka soovitud servadeni ja klõpsake „Rakenda“. Viltu pildistatud lehed sirgestatakse; fotode puhul säilib kuvasuhe.

Epson EcoTank L5290 (nt „EPSON2CBBCB“)

Leitakse Windowsis, Macis ja Linuxis automaatselt (AirScan/eSCL või WSD, klaas ja söötur). Kui mitte: skannimisaknas „Lisa seade IP-aadressi järgi“ ja sisestage IP või seadme nimi , nt EPSON2CBBCB – Macis ja Linuxis lisab pdfmy Scan „.local“ ise. Kui WiFi ja LAN või VPN on korraga kasutusel, otsitakse iga võrguühenduse kaudu. Energiasäästurežiimis seadmed äratab pdfmy Scan enne iga otsingut ise; muul juhul valige „Ärata skannerid“ skannimisaknas. Lisateave Epson L5290 kohta →

Skannimiskaust („Scan to Folder“)

Kui teie seade salvestab skaneeringud kausta, ühendage see kaust funktsiooniga „Ühenda skanner“. Uued skaneeringud ilmuvad mõne sekundi pärast – sirgestatult ja tekstituvastusega. Skanneri seadistamine (kõik võimalused) →

Mitu kirja korraga

Rohkem → Prindi eraldusleht: pange QR-koodiga leht kirjade vahele ja skannige kogu pakk. PDFMy eraldab kirjad ja jätab eralduslehed välja.

Patch-koodiga eralduslehed: kui teie kontoris on juba dokumendiskanneri eralduslehed (Kodaki patch-kood, nt „Patch T“ või „Patch 2“ – neli jämedat ja peenikest musta triipu), tunneb PDFMy need samuti ära, ka tagurpidi või põiki sisestatuna. Oma lehe leiate menüüst Rohkem → Prindi patch-koodiga eraldusleht – printige see originaalsuuruses (100 %).

Kirjade arhiveerimine ja tähtajad

Mida see kiri tahab?

Lehekülje kohal on ühe lausega kirjas, millega on tegu, nt „Arve summas 1520,24 € – tasuda 28.10. – 13 päeva pärast“, koos nuppudega Kanna üle (GiroCode), Sisesta tähtaeg, Edasta ja Arhiveeri. Saatja, kuupäev, tüüp, summa ja tähtaeg on paremal kirja andmetes ja neid saab parandada.

Arhiveeri

Kirja andmed ainult posti puhul: PDFMy näitab kuupäeva, saatjat, teemat, toimikut, tähtaega ja meeldetuletust, kui dokument näeb välja nagu post – skaneeringute puhul või kui tuvastati tähtaeg, summa, IBAN või kuupäevaga saatja. Muude dokumentide puhul (nt põhikiri või käsiraamat) on seal ainult failinimi ja link „Sisesta kirja andmed …“, mis avab väljad.

Failinimi: avatud fail säilitab oma nime („Pakkumine Tamm.pdf“ jääb „Pakkumine Tamm.pdf“). Ainult skannide ning skannerite, kaamerate ja programmide mitteütlevate nimede puhul, nagu „Scan0001“, „IMG_1234“ või „Dokument (2)“, kasutab PDFMy kirja andmetest (kuupäev, liik, saatja, teema) tuletatud kirjeldavat nime. Nime saate igal ajal muuta paremal jaotises „Failinimi“.

Valige üks kord arhiivikaust (nt OneDrive'i või SharePointiga sünkroonitud kaust). Seejärel arhiveerib „Arhiveeri“ iga kirja kirjeldava nimega ja kannab selle sissetuleva posti registrisse. Soovi korral koos saabumistempli ja jooksva saabumisnumbriga. Mitu ettevõtet? Seadetes saab iga ettevõte oma kausta.

Eelvaade: Klõpsake sissetuleva posti registris real – paremal kuvatakse dokumendi esimene lehekülg koos failinime ja lehekülgede arvuga, ilma seda avamata. Klaviatuuriga piisab, kui liigute klahviga Tab rea nupule „Ava“. Klõps eelvaatepildil või nupul „Ava“ laadib dokumendi muutmiseks. Eelvaade on saadaval alates umbes 900 piksli laiusest aknast.

Kohandatud väljad: Klõpsake kirja andmetes siltide all „Määra kohandatud väljad …“ ja nimetage kuni viis välja, nt klient, projekt või kulukoht. Seejärel kuvatakse need iga kirja juures. PDFMy pakub välja sama viitenumbri või saatjaga viimase kirja väärtused ja võimaldab valida varasemate väärtuste seast. Väärtused on sissetuleva posti registris (Exceli veerg „Kohandatud väljad“, loendis teema all) ja PDF-i märksõnades; otsing leiab need. Arhiivikaustaga kehtivad väljade nimed kogu meeskonnale (fail pdfmy-Felder.json).

Toimikud (kliendi- ja asjatoimikud)

Kirja andmetes on väli „Toimik“, nt „Müller vs. Schmidt“ või „Meier – tulumaks 2025“. PDFMy pakub toimiku ise välja: kui kirjal on sama viitenumber kui varem arhiveeritud kirjal, kuulub see samasse toimikusse – muidu kasutatakse selle saatja viimast toimikut. Jaotises Sissetuleva posti register ja toimikud (Rohkem → Kontor) näitab vaade „Toimikud“ iga toimikut koos dokumentide arvu, pooleliolevate asjade, järgmise tähtaja ja vastutajatega. „Näita dokumente“ filtreerib loendi sellele toimikule, „Ava toimik“ avab kõik toimiku dokumendid kuupäeva järgi ühe dokumendina – lugemiseks, printimiseks või koos salvestamiseks (ühendatud arhiivikaustaga). Varem arhiveeritud kirjad määrate loendis veerus „Toimik“; toimiku ja aasta filtrid aitavad otsida. Toimik on ka sissetuleva posti registri Excel-failis.

Sildid

Kirja andmete väljal „Sildid“ eraldage mitu mõistet komaga, nt „Maksud 2025, Kindlustus, kiire“. Tippimise ajal pakub PDFMy juba kasutatud silte. Arhiveerimisel kantakse need sissetuleva posti registrisse ja PDF-i märksõnadesse – nii leiavad dokumendi ka Windowsi otsing ja teised PDF-programmid. Sissetuleva posti registris saate filtreerida sildi järgi ning sildil klõpsates näete kõiki seda silti kandvaid dokumente; nupuga „+ Silt“ lisate ja „ד-ga eemaldate silte otse loendis.

Versioonid ja GoBD kontrolliprotokoll

Versioonid: Kui avate arhiveeritud dokumendi sissetuleva posti registri kaudu, muudate seda (nt märge „makstud“) ja salvestate, asendab PDFMy faili samas kohas. Senine versioon jääb muutmata kujul kausta „_Versionen“ (nimes kuupäev ja kellaaeg); kanne näitab „v2“, „v3“ … ja saab uue kontrollsumma – topeltkannet ei teki.

GoBD kontrolliprotokoll: Sissetuleva posti registris kontrollib „GoBD kontrolliprotokoll …“ kõiki arhiveeritud faile (SHA-256 kontrollsumma), iga kande pitserit (muudab registri hilisemad muudatused tuvastatavaks, nt Excelis) ja lünki saabumisnumbrites. Tulemus salvestatakse PDF-ina kausta „_Protokolle“ – koos menetluse kirjeldusega, mis on aluseks Teie menetlusdokumentatsioonile GoBD (Saksamaa nõuetekohase digitaalse raamatupidamise ja arhiveerimise reeglid) järgi. Kontrollsumma ja pitser muudavad muudatused tuvastatavaks; muutumatuse enda peab tagama salvestuskoht (nt säilituspoliitikad SharePointis/Microsoft 365-s).

Tähtajad, ülevaatus, meeldetuletus

Vaidlustamise tähtaeg otsuste puhul: Kui otsus (nt Saksa maksuotsus, Steuerbescheid) sisaldab ühekuulise tähtajaga vaidlustamisviidet, arvutab PDFMy vaide või vastuväite tähtaja (Einspruch või Widerspruch): teatavakstegemine neli päeva pärast otsuse kuupäeva (§ 122 AO, alates 2025), seejärel üks kuu; kui päev langeb nädalavahetusele või üleriigilisele pühale, loetakse järgmine tööpäev. Tähtaeg kuvatakse teaberibal ja sissetuleva posti registris. Piirkondlikud pühad võivad tähtaega veelgi pikendada – kuvatud tähtaeg ei ole seega kunagi liiga hiline. Kui otsus on tõendatavalt hiljem kätte saadud, algab tähtaeg hiljem.

Tähtajad ja meeldetuletused kuvatakse avalehel. Funktsiooniga „Meenuta“ saate kord päevas teavituse, kui midagi on tähtaegne. „Sisesta tähtaeg“ loob Outlooki jaoks kalendrikirje.

Autopiloot

Seadistuses sisselülitatav: tuntud saatjate kirjad arhiveerib PDFMy pärast lühikest pöördloendust ise. Kahtluse korral see ootab ja nimetab põhjuse.

Maksunõustaja, kontoväljavõte, säilitamine

• Rohkem → Dokumendid raamatupidajale: ühe kuu kuludokumendid ZIP-failina koos dokumentide loendi ja DATEV-i impordifailiga.
• Laadige sissetuleva posti registrisse kontoväljavõte (CAMT või CSV): makstud arved tuvastatakse.
• PDFMy juhib tähelepanu dokumentidele, mille säilitamistähtaeg on möödunud. Midagi ei kustutata automaatselt.

Vasta

„Vasta“ koostab kirja DIN 5008 järgi: aadress ja viide on juba sisestatud, lisaks tekstimallid (nt vaie, maksekinnitus). Soovi korral teie enda kirjaplangil.

PDF-ide muutmine

• Jaga PDF: Paan „Jaga PDF“ või „… Rohkem → Jaga PDF …“ – iga N lehekülje järel uus fail, järjehoidjate kohalt (peatükkide kaupa), failisuuruse järgi (nt kuni 5 MB e-kirja manuste jaoks) või leheküljevahemike järgi, nagu 1-3, 4-7, 8-. Tulemus ZIP-failina või eraldi failidena arhiivi.
• Asetamine oma kirjaplangile: salvestamise dialoogis jaotises „Leheküljenumbrid, päis/jalus …“ → „Aseta minu kirjaplangile“. Teie kirjaplangi (PDF) 1. lehekülg on esimese lehekülje all, 2. lehekülg (kui on) kõigi järgmiste all. Sama kirjaplank mis funktsioonis „Vasta“. Tavaliste PDF-ide jaoks; skannitud lehekülgedel katab skannitud pilt tausta.
• Skriptid PDF-ides: PDFMy ei käivita avatud PDF-ides olevat JavaScripti. Vormile ise lisatud arvutusväljad arvutavad alles saaja PDF-programmis ja PDF/A-s mitte kunagi.
• Peidetud andmete eemaldamine: enne kolmandatele isikutele edastamist märkige salvestamise dialoogis „Eemalda peidetud andmed“ – PDFMy eemaldab originaali kommentaarid, märkmed ja esiletõstud, skriptid, manustatud failid ja meedia ning autori, teema ja märksõnad. Lingid säilivad.
• Valgete veeriste eemaldamine ja A4-le viimine: salvestamise dialoogis jaotises „Leheküljenumbrid, päis/jalus, vorming …“ → „Eemalda valged veerised“ lõikab ära tühjad veerised sisu ümbert; „Kõik leheküljed A4-le“ viib US-Letteri, kviitungid ja segavormingud mõõtkavas ja keskele A4-le (püst- või rõhtpaigutus). Tekst, lingid ja vormiväljad säilivad.
• Mitu lehekülge lehel ja brošüür: valige printimisaknas või salvestamise dialoogis „2 lehekülge lehel“, „4 lehekülge lehel“ või „Brošüür (A4 volditud)“. Brošüüri jaoks printige kahepoolselt (pöörake lühikese serva järgi) ja voltige keskelt – leheküljed on siis õiges järjekorras.
• Kujundid ja pildid: valige tööriist „Kujundid“, selle kõrval Ristkülik, Ellips, Joon või Nool, värv ja joone paksus ning tõmmake kujund leheküljele (Shift-klahviga muutub joon täpselt horisontaalseks või vertikaalseks). „Pilt“ lisab logo või foto (PNG, JPG); seejärel teisaldage see ja suurendage paremas alanurgas oleva pidemega. Mõlemad kirjutatakse PDF-i teravalt.
• Mõõtmine: tööriist „Kujundid“, selle kõrval „Mõõda: vahemaa“, „Mõõda: pindala“ või „Mõõda: hulknurk“ – tõmmake joon või ristkülik või klõpsake hulknurga puhul järjest tippudel (topeltklõps, klõps esimesel punktil või Enter sulgeb, Esc katkestab; annab pindala ja ümbermõõdu, nt L-kujuliste ruumide jaoks) ja väärtus kuvatakse kohe selle kõrval (nt „4,25 m“ või „18,30 m²“). Valige joonise mõõtkava (1:1 kuni 1:1000) või „Teadaolevast vahemaast …“: mõõtke teadaoleva pikkusega vahemaa, märkige see ja sisestage tegelik pikkus – kõik selle joonise mõõtmised arvutatakse siis sellega. Lehe suurus võetakse PDF-ist; skannide ja fotode puhul eeldab PDFMy A4-formaati. Mõõtetulemused salvestatakse tekstina. Käsitöölistele, ehitusele ja arhitektuurile – nagu Acrobat Pro mõõtetööriist.
• Failimanused: Rohkem → Failimanused näitab PDF-i manustatud faile (nt tabelid, fotod, arve-XML) – salvestage, eemaldage või lisage uusi nupuga „Manusta fail …“. Manused säilivad salvestamisel. PDF/A-na võetakse kaasa ainult manused, mis on ise PDF/A (standardi nõue).
• Ühendamine ja lehekülgede korraldamine: avage mitu faili, lehekülgede ülevaates (G) sortige, pöörake, kustutage, lisage tühje lehekülgi, jagage.
• Salvestamine originaalfaili: kui olete PDF-i avanud (topeltklõps, Ava, lohistamine või „Viimati avatud“), pakub Ctrl+S Chrome'is ja Edge'is võimalust „Salvesta originaalfaili“ – nagu Wordis. Esimesel korral küsib brauser ühe korra luba. „Salvesta nimega …“ loob alati uue faili.
• Palju faile korraga (pakktöötlus): avalehel paan „Pakktöötlus“, valige failid ja seejärel: Vähenda, Arhiveeri (PDF/A, tekstituvastusega), Valmista edastamiseks ette, Halltoonid ja vähendamine, Lisa leheküljenumbrid, Muuda otsitavaks või Tuvasta ja arhiveeri kirjad. Tulemus tuleb ZIP-failina või otse kausta; loend näitab iga faili suurust enne/pärast. „Peata“ peatab pärast praegust faili. Avatud dokument jääb seejuures muutmata.
• Kausta jälgimine (automaatne): avalehel paan „Jälgi kausta“: valige sisendkaust – näiteks see, kuhu teie skanner või koopiamasin salvestab –, lisaks see, mis peab juhtuma (Muuda otsitavaks, Arhiveeri (PDF/A), Vähenda, oma töövoog või Tuvasta ja arhiveeri kirjad), ning sihtkaust. Iga uus fail töödeldakse seejärel ilma klõpsuta, soovi korral sisu järgi nimetatuna (nt 2026-10-21_Energiafirma_Arve.pdf), ja originaal liigub alamkausta „_erledigt“. See toimub eraldi PDFMy aknas, seni kuni see on avatud; teie töö põhiaknas jätkub segamatult. Failid, mida ei saa töödelda, satuvad kausta „_fehler“. Vajab arvutis brauserit Edge või Chrome.
• Vähendamine: valige salvestamisel „Väike“; suurus kuvatakse eelnevalt.
• Tegumiriba: Kui valite avalehel ülesande (nt Musta, Allkirjasta, liitmine, Vorm), kuvatakse lehe kohal, mida nüüd teha – sobiva nupuga (nt „Leia isikuandmed“, „Lisa veel faile“, „Täida minu andmetega“) ja „Valmis & salvesta“.
• Mustamine: joonistage alad või mustake otsingusõna kõikjal. Sisu eemaldatakse päriselt, ka tekstikihist. „Leia isikuandmed“ pakub kohti mustamiseks: nimed pärast pöördumist (nt „pr Mari Tamm“), tänav majanumbriga, sihtnumber kohaga, IBAN, e-post, telefon, maksukohustuslase number, sünnikuupäev ja isikukood – palun kontrollige enne salvestamist; klõpsake sobimatul kohal ja kustutage klahviga Del.
• Teksti muutmine: tööriist „Muuda teksti“, klõpsake real ja kirjutage üle – või kiiremini: tööriistas „Vali“ topeltklõpsake tekstil. Kui rida kuulub lõiku, muutub kogu lõik muudetavaks ja murtakse muutmisel automaatselt uuesti – originaali reavahega; poolitused rea lõpus liidetakse. Aadressid ja loendid säilitavad oma read. PDFMy võtab üle originaali välimuse: fondi (seriifidega või ilma, fikseeritud laiusega), paksu ja kaldkirja, teksti värvi, taustavärvi (nt hallid väljad) ja laiuse. Tekstiga PDF-ide puhul tuvastatakse font täpselt, skaneeringute puhul värv, taust, paks kiri ja see, kas fondil on seriifid (nt Times) – väga väikese kirja puhul kasutatakse seriifideta fonti. Muutmata read jäävad nii, nagu on.
• Algne font muutmisel: Kui font on PDF-i manustatud ja sisaldab kõiki uue teksti märke, kirjutab PDFMy edasi täpselt selle fondiga – muudetud tekst näeb välja nagu enne. Kui mõni märk puudub (PDF sisaldab sageli ainult kasutatud tähti), kasutab PDFMy sama märgilaiusega fonti: Arial/Helvetica, Times, Courier ja Calibri puhul on tekst täpselt sama lai kui originaalis; teiste fontide puhul laius kohandatakse.
• Suured dokumendid: PDFMy salvestab kiiresti ka sadade lehekülgedega dokumendid – muutmata leheküljed võetakse üle ühe käiguga, skannitud leheküljed tihendatakse samaaegselt mitmel protsessorituumal.
• Skannitud PDF-ide avamine: Pikad skannipakid töötleb PDFMy avamisel samaaegselt mitmel protsessorituumal (kärpimine, sirgeks seadmine, eralduslehtede tuvastamine) – seetõttu avanevad need tunduvalt kiiremini.
• Kaitse võltsimise eest: tunnistusi, meistri- ja sellikirju, töö- ja kooli tunnistusi, isikut tõendavaid dokumente, ametlikke otsuseid (nt maksuotsus, Steuerbescheid) ja kohtuotsuseid ei saa tööriistadega „Muuda teksti“ ja „Kata“ muuta – mustamine, esiletõstmine, märkmed ja allkiri toimivad endiselt. Kontoväljavõtete, palgalehtede, arvete jms tõendite puhul on muudatused võimalikud, kuid need märgitakse punasega ja lehekülje alaossa lisatakse märge „hiljem muudetud“. Iga PDF, milles tekst on asendatud või kaetud, saab lisaks märksõna „hiljem muudetud (PDFMy)“. Nii jääb PDFMy tööriistaks oma dokumentide jaoks – mitte võltsimiseks.
• Digitaalselt allkirjastatud PDF-id: enne kui kasutate allkirjastatud PDF-is esimest korda tööriista „Muuda teksti“, „Kata“ või „Tekst“, hoiatab PDFMy üks kord selgelt: muudatus muudab digitaalallkirja kehtetuks ja uuel failil pole enam kehtivat allkirja. „Ära muuda“ jätab kõik nii, nagu on; „Selge, muuda ikkagi“ lubab selle dokumendi muutmise. Originaalfail jääb kehtivaks.
• Vormid: täitke väljad ja salvestage. Kui dokumendis midagi muud ei muudetud, jääb salvestatud PDF täidetavaks; kui see on teiste lehekülgedega kokku pandud või märkustega varustatud, kirjutatakse sisestused püsivalt sisse. Telefonis viib väljadeni nupp „Täida vorm“. Lamedad vormid või skaneeringud muudab täidetavaks Rohkem → Tuvasta vormiväljad. Kui avate mittetäidetava vormi tüüpiliste siltidega (nimi, tänav, telefon …), pakub PDFMy seda otse ribal: „Tuvasta väljad“. Tuvastatakse kirjutusjooned – ka joonistatud jooned, mille all on silt –, kastid ja märkeruudud; iga väli saab oma sildi nime (lisandid nagu „olemasolu korral“ jäetakse välja).
• Minu andmed – vormide täitmine ühe klõpsuga: paremal vormide alas „Täida minu andmetega“. Esimesel korral sisestate oma andmed üks kord (nimi, aadress, sünnikuupäev, telefon, e-post, IBAN, isikukood …); neid saab igal ajal muuta jaotises … Rohkem → Minu andmed …. PDFMy tunneb sobivad väljad ära pealdise järgi – ka „Perekonnanimi, eesnimi“, „Sihtnumber, koht“ või „Koht, kuupäev“ (tänase kuupäevaga) – ja täidab ainult tühjad väljad; teiste isikute väljad (nt „Lapse nimi“, „Sünnijärgne nimi“) jäävad tühjaks. Palun kontrollige tulemust lühidalt. „Võta sellelt vormilt“ võtab andmed vormilt, mille olete juba täitnud. Teie andmed jäävad ainult sellesse brauserisse selles seadmes ega edastata kunagi; ühiskasutatavates seadmetes eemaldage need nupuga „Kustuta kõik“.
• Vormi loomine: valige tööriist „Vormiväli“, selle kõrval tüüp – Tekstiväli, Mitmerealine, Kuupäev, Märkeruut, Ripploend või Raadionupp – ja joonistage leheküljele ristkülik (või lihtsalt klõpsake). Ripploendi puhul küsib PDFMy kirjeid (nt „Härra, Proua, Muu“). Sama nimega raadionupud moodustavad rühma, millest saab valida ainult ühe valiku („Jah“ / „Ei“) – paigutage lihtsalt mitu kõrvuti; väärtus võetakse paremal olevast sildist. Linnuke „Kohustuslik väli“ märgib väljad, mis tuleb täita (kehtib ka parajasti valitud välja kohta). Nime võtab PDFMy kõrvalolevast sildist, nt „Eesnimi“; topeltklõps nimetab ümber, Del kustutab. Salvestamisel tekivad päris vormiväljad, mida igaüks saab täita PDF-programmis, brauseris või PDFMy-s – ka PDF/A-na, ligipääsetavalt (ekraanilugerid loevad välja nime ette).
• Arvutamine ja kontroll vormis: välja tüübina on ka Arv, Summa (€), E-post, IBAN ja Postiindeks. Arvu- ja summaväljad võivad soovi korral ise arvutada: sisestage jaotisse „Arvutus“ valem, nt Kogus * Ühikuhind, Neto * 0,19 või SUMME([Rida 1]; [Rida 2]; [Rida 3]) – tühikutega väljanimed nurksulgudesse; lubatud on + − * /, sulud, SUMME, MIN, MAX ja MITTELWERT. Salvestatud PDF-is arvutavad ja kontrollivad väljad ise (nt Adobe Acrobat Readeris, Foxitis või Firefoxis); vale IBAN või e-posti aadress tuvastatakse ja sellest teatatakse. PDFMy-s täitmisel arvutab PDFMy kaasa ning näitab puuduvaid kohustuslikke välju ja vigaseid sisestusi otse välja juures – ka teiste koostatud vormidel, kus on summaväljad. Arvutavad ja kontrollivad väljad saavad selleks PDF-is väikese vormiskripti – ainult need väljad, mitte kuupäeva- ega tekstiväljad. Mõne ettevõtte e-posti filtrid peavad skriptidega PDF-id kinni. PDF/A ei luba vormiskripte; seal luuakse väljad ilma arvutuseta.
• Leheküljenumbrid, vesimärgid, Batesi numbrid, päised ja jalused: salvestamise dialoogis.
• Linkide lisamine: valige tööriist „Link“, joonistage ala (nt „Lisa 2“ või veebiaadressi kohale) ja sisestage siht: veebiaadress (pdfmy.de), e-posti aadress või lehekülje number. Salvestatud PDF-is on see koht klõpsatav – ka PDF/A-na ja ligipääsetavalt. Leheküljelingid liiguvad ümberjärjestamisel kaasa. Topeltklõps muudab sihti. Turvakaalutlustel on võimalikud ainult veebi- ja e-posti lingid.
• Kommentaarid ja esiletõstud: Rohkem → Kommentaarid ja esiletõstud näitab kõiki dokumendi märkmeid, esiletõstusid (koos esiletõstetud tekstiga), tekste, templeid, allkirju, vormivälju ja mustamisi – koos lehekülje, filtri ja otsinguga. Klõps viib sinna, ✕ kustutab (Ctrl+Z võtab tagasi). „Kopeeri tekstina“ annab kokkuvõtte e-kirja või protokolli jaoks.
• Võrdlemine: Rohkem → Võrdle teise versiooniga näitab, mis on muutunud – kas „Tekst“ (lisatud ja eemaldatud sõnad) või „Pilt (ülekate)“: leheküljed asetatakse üksteise peale, punane on ainult esimeses, roheline ainult teises versioonis, katkendjoonega raamid näitavad iga muudetud kohta. Nii paistavad silma ka muudetud pildid, templid, allkirjad ja paigutus.
• Ühenda vaheldumisi: kui teie skanneril pole kahepoolset söötjat, skannige esi- ja tagaküljed eraldi ning valige mõlemad failid paani „Ühenda vaheldumisi“ kaudu. Kui tagaküljed on valetpidi, puudutage nuppu „Pööra teine fail ümber“.
• Teisendamine: PDF Wordiks, Exceliks, tekstiks või piltideks; pildid PDF-iks; piltide väljavõtmine PDF-ist originaaleraldusvõimes.
• PDF Wordiks – struktuuriga: Wordi dokumendina salvestamisel ühendab PDFMy teksti taas tervikuteks lõikudeks (rea lõpus poolitatud sõnad liidetakse), teeb suurest kirjast päris Wordi pealkirjad („Pealkiri 1/2“ – nähtavad navigeerimispaanil), säilitab loetelud ja reavahetused aadressides ning teisendab tabelid Wordi tabeliteks: veerulaiused nagu originaalis, päiserida paksus kirjas ja igal lehel korratud, summad paremjoondusega. Skannide puhul toimub see pärast tekstituvastust – tabelijooned peidab PDFMy selleks, et ükski lahter ei läheks kaduma; keerukad paigutused (mitu veergu, tekstiväljad, ühendatud tabelilahtrid) lihtsustatakse.
• Kokkuvõtmine ja küsimine ilma üleslaadimiseta: Menüü → „Võta kokku ja küsi …“. Google Chrome'i sisseehitatud tehisintellekt (alates versioonist 138, arvutis vähemalt 16 GB mälu või 4 GB graafikakaardiga) võtab dokumendi kokku – kujul Põhipunktid, Lühikokkuvõte, Millest see räägib? või Pealkiri, lühikesest põhjalikuni – või vastab küsimustele nagu „Mis ajaks pean maksma?“. Kõik toimub teie seadmes, dokumenti üles ei laadita. Esimesel korral laadib Chrome tehisintellekti mudeli alla (ühekordne, mitu GB). Pikad dokumendid võtab PDFMy kokku jaotiste kaupa. Tulemust saab kopeerida; võrrelge seda palun dokumendiga.
• Tehisintellekti abilise seadistamine: Jaotises „… Rohkem → Tehisintellekti abiline …“ näete, kas teie brauseri tehisintellekt on selles seadmes valmis. „Seadista brauseri tehisintellekt“ laadib tehisintellekti mudeli ühe korra ette alla, et see ei peaks laadima alles esimesel kokkuvõtmisel. Valikuga Väljas kaovad Võta kokku ja Tõlgi menüüst – näiteks kui ettevõte ei soovi tehisintellekti funktsioone. Tehisintellekt töötab alati teie seadmes; dokumenti üles ei laadita.
• Kontrollige andmekaitset ise: jaotises „… Rohkem → Kontrollige andmekaitset ise …“ (või klõpsates avalehel „Failid jäävad teie seadmesse“) näete, milliseid ühendusi see aken on pärast avamist loonud ja kui palju andmeid seejuures internetti saadeti – tavaliselt 0 baiti. Päringud aadressile pdfmy.de laadivad ainult programmi osi, fonte ja keelefaile. Ühendused aadressile 127.0.0.1 või localhost lähevad teie enda arvuti programmidele (pdfmy Scan, kohalik tehisintellekt). Kõige lihtsamalt kontrollite seda nii: lülitage wifi välja – PDFMy töötab edasi.
• Programmi versiooni kontroll: samas dialoogis võrdleb PDFMy praegu töötavaid programmifaile selle versiooni avaldatud kontrollsummade loendiga ja näitab nende sõrmejälge. Sama sõrmejälje leiate GitHubi väljalaskelogist (github.com/haus-it/pdfmy, docs/RELEASES.md) – pdfmy.de-st sõltumatult. Nii näete, et pdfmy.de edastab täpselt avaldatud versiooni. IT-osakondadele: pdfmy.de/pruefsummen.txt saab sha256sum -c abil kontrollida saidi koopia vastu.
• Kohalik tehisintellekt selles arvutis: Kui kasutate samas arvutis tehisintellekti programmi, nagu Ollama või LM Studio, saate selle valida jaotises „… Rohkem → Tehisintellekti abiline …“: valige programm, „Kontrolli ühendust“, valige mudel, salvestage. Kokkuvõtmine, küsimused ja tõlkimine töötavad siis selle mudeliga – tekst ei lahku arvutist; selle arvuti väliseid aadresse PDFMy ei luba. Ühekordne lubamine: LM Studios käivitage jaotises „Developer“ server ja lülitage sisse „Enable CORS“; Ollama puhul avage Windowsis „Konto keskkonnamuutujate redigeerimine“, looge muutuja OLLAMA_ORIGINS väärtusega https://pdfmy.de ja taaskäivitage Ollama. Vaikimisi jääb kasutusele brauseri tehisintellekt; valikuga Väljas on tehisintellekt täielikult välja lülitatud.
• Tõlkimine ilma üleslaadimiseta: Menüü → „Tõlgi …“, valige lähte- ja sihtkeel. PDFMy kasutab selleks Google Chrome'i sisseehitatud tõlkijat (alates versioonist 138, arvutis): tõlge tehakse teie seadmes, teksti ei laadita üles. Esimesel korral laadib Chrome alla keelepaketi. Tulemus avaneb uue PDF-ina omal vahekaardil – pealkirjade, lõikude, loendite ja tabelitega; arvud ja summad jäävad muutmata. Algset lehekülje paigutust ei taastata. Masintõlge: kontrollige enne saatmist. Teistes brauserites näitab PDFMy vihjet.
• Töövoogude salvestamine: valige salvestamise dialoogis soovitud seaded (nt vorming, leheküljenumbrid, jalus, kirjaplank, halltoonid) ja klõpsake üleval Salvestatud töövoog kõrval nupul „Salvesta töövoona …“ – nimega nagu „Arve kliendile“. Järgmisel korral piisab töövoo valimisest. Pakktöötluses on lisaks valitavad ka oma töövood (PDF ja PDF/A) – nii töödeldakse palju faile korraga ühtemoodi. Turvalisuse huvides ei salvestata parooli ega allkirja kunagi.
• Lehekülgede poolitamine: Menüü → „Poolita leheküljed …“ jagab kaksiklehekülgede skannid (avatud raamat või vihik) ja A3-lehed kaheks leheküljeks – vertikaalselt (vasak/parem) või horisontaalselt (üleval/all), soovi korral ainult rõhtpaigutusega leheküljed. Kvaliteeti kaotamata: tekst ja vektorgraafika säilivad, fail ei muutu suuremaks. Paremalt vasakule loetavate raamatute jaoks: „Parem pool enne“.
• Word ja Excel PDF-iks: avage Wordi failid (.docx) ja Exceli tabelid (.xlsx) või lohistage need aknasse – PDFMy teisendab need teie seadmes PDF-iks, ilma üleslaadimiseta. Wordist võtab PDFMy üle päised ja jalused (logo ja leheküljenumbriga „Lehekülg 1/3“), pealkirjad, lõigud (ka paks ja kaldkiri keset lauset, keskel, paremale joondatud), täpp- ja nummerdatud loendid, tabelid (Wordi veerulaiuste, joonduse ja paksus kirjas päisereaga), pildid, leheküljepiirid ja lehekülje formaadi; Excelist kõik nähtavad lehed tabelina koos arvu-, valuuta-, protsendi- ja kuupäevavorminguga. Üle ei võeta tekstivälju, veerge ega eriliste fontidega teksti – täpse koopia saamiseks valige Wordis või Excelis „Salvesta PDF-ina“. Vanemad vormingud (.doc, .xls) salvestage palun enne .docx/.xlsx-ina.
• RTF-i ja XPS-i avamine: RTF-failid võtab PDFMy üle tekstina ilma vormingu ja piltideta, XPS-failid teksti ja piltidega nende kohal, kuid ilma joonte ja pindadeta. Täpse koopia saamiseks printige printeri „PDFMy“ kaudu.
• Mis salvestamisel säilib: lehekülgede sildid, hüppesihtkohad, järjehoidjad, kihid ja XMP-metaandmed säilivad seni, kuni leheküljed ei muutu piltideks. Struktuurisildid säilivad, kui salvestatakse ühe faili kõik leheküljed. Salvestamise dialoog teatab ette, kui midagi läheb kaotsi.
• Kahjustatud PDF-id: PDFMy päästab selle, mis on veel loetav, ja nimetab puuduvad leheküljed. Kui faili algus puudub või lehekülgede andmed on salvestatud tihendatult ja ära lõigatud, ei ole enamasti enam midagi päästa.
• E-raamatud (EPUB) PDF-iks: avage lihtsalt EPUB-failid – PDFMy laob need PDF-iks mugavas A5-raamatuformaadis: pealkiri, iga peatükk uuel lehel, pealkirjad, lõigud, loendid, tabelid ja pildid. Kopeerimiskaitsega e-raamatuid (DRM) ei saa teisendada.
• LibreOffice ja OpenOffice: tekstidokumendid (.odt) ja tabelid (.ods) teisendab PDFMy samamoodi PDF-iks – koos pealkirjade, loendite, tabelite, piltide ja lehekülje formaadiga või kõigi lehtedega koos arvu-, valuuta-, protsendi- ja kuupäevaväärtustega.
• Tekst, Markdown ja CSV PDF-iks: avage tekstifailid (.txt), Markdown (.md) ja tabelid (.csv, nt Excelist või raamatupidamisest) või lohistage need aknasse – PDFMy teeb neist korraliku A4-PDF-i: Markdowni pealkirjad, loendid ja tabelid kujundatakse, CSV-tabelitel on igal leheküljel päiserida, paljude veergudega tabelid paigutatakse rõhtpaigutusse ja summad joondatakse paremale. Vanemate Exceli failide täpitähed tuvastatakse õigesti.
• iPhone’i fotod (HEIC) ja TIFF: avage iPhone’i fotod (.heic/.heif) ja TIFF-failid – ka mitmeleheküljelised faksist või skannerist – või lohistage need aknasse; PDFMy teisendab need igas brauseris, ka Chrome’is, Edge’is ja Firefoxis. Iga TIFF-lehekülg muutub PDF-leheküljeks, faksi eraldusvõimed (nt 204 × 98 dpi) korrigeeritakse õigesti. Teisendamine toimub teie seadmes.
• Prindi plakatina: avaleht → „Prindi plakatina“ või valige salvestamise dialoogis lehekülgede arvu juures lehel „Plakat 4 A4-lehel“ või „9 lehel“. Iga lehekülg suurendatakse ja jaotatakse mitmele lehele, 1 cm kattuvusega kokkuliimimiseks.
• Pööra värvid ümber: avaleht → „Pööra värvid ümber“. Aitab näiteks printida tumedaid slaide toonerit säästes. Tekst jääb tekstiks. Ainult PDF-vormingus.
• Nimeta leheküljed: avaleht → „Nimeta leheküljed“. Eessõnaosa lehekülgede nimed on siis i, ii, iii, seejärel algab nummerdamine 1-st. Muudetakse ainult lehekülgede nimesid PDF-programmis, mitte lehekülgede sisu.
• Tekst pole kopeeritav: avaleht → „Tekst pole kopeeritav“. Iga lehekülg salvestatakse pildina ilma tekstikihi, vormiväljade ja linkideta, seetõttu muutub fail tavaliselt suuremaks. Tekstituvastus suudab teksti uuesti lugeda. Konfidentsiaalse sisu puhul kasutage seega alati „Musta“.
• Valmista TI jaoks ette: avaleht → „Valmista TI jaoks ette“. PDFMy salvestab teksti Markdownina koos pealkirjade, tabelite, leheküljemärkide ja lühikeste dokumendiandmetega. Fail jääb teie seadmesse. Sisu lahkub teie seadmest alles siis, kui laadite faili ise tehisintellekti teenusesse üles.
• Kaameraga skannimine: tagasiliigutus ei lõpeta skannimist, kuni jäädvustusi on olemas. Lõpetamiseks puudutage „Valmis“. Kui kaamera tuvastas lehe valesti, puudutage pisipilti ja seejärel „Kohanda nurki“. Kui on liiga pime, annab PDFMy sellest teada.
• Udused jäädvustused: kui lehekülg tundub udune, saab selle pisipilt kollase raami. Puudutage seda, et lehekülge kontrollida ja vajaduse korral kustutada.
• Otsing: suur- ja väiketähtedel pole vahet, „ß“ ja „ss“ loetakse samaks: „Strasse“ leiab ka „Straße“. Leitakse ka sõnaühendid, näiteks „15. november“. Valikuga „Ainult terved sõnad“ ei leia „Test“ enam „Testament“. See kehtib ka esiletõstmise, asendamise ja valiku „Musta kõik vasted“ kohta.
• Edasilugemine: vähemalt 5-leheküljelised PDF-id avanevad uuesti leheküljel, kus viimati olite. Teie brauser jätab selleks meelde ainult faili kontrollsumma ja leheküljenumbri, mitte failinime ega sisu.
• Mis salvestamisel ei säili: kui PDF sisaldab kihte, struktuurisilte, lehekülgede silte või XFA-vormi, teatab salvestamise dialoog sellest ette. Sama kehtib PDF/A kohta: vormiväljad viiakse seal püsivalt lehele ja manused, mis ei ole PDF/A, jäetakse välja.
• Halltoonides salvestamine: salvestamise dialoogis jaotises „Leheküljenumbrid, päis/jalus, vorming …“ → Värv → „Halltoonides“. Kõik leheküljed, templid, märgistused, allkirjad ja lisatud pildid muutuvad halliks – nagu mustvalge koopia, mis säästab värvitoonerit. Leheküljed salvestatakse pildina; tekst jääb otsitavaks. Toimib ka PDF/A-ga.
• PowerPoint: salvestamise dialoogis jaotises Vorming → „PowerPoint“. Igast leheküljest saab lehekülje formaadis slaid – koos templite, märgistuste ja allkirjadega. Tekst asub nähtamatult oma kohal ning seda saab PowerPointis, Keynote’is või Impressis otsida ja kopeerida; skannitud lehed tuvastatakse enne (OCR). Mugav dokumentide näitamiseks koosolekul või PDF-i slaidide taaskasutamiseks.
• Markdown ja HTML: salvestamise dialoogis jaotises Vorming → „Markdown“ või „HTML“. PDFMy tuvastab pealkirjad (kirja suurus, paks kiri), lõigud (ka rea lõpus poolitatud sõnad), loetelud ja tabelid. Markdown sobib tehisintellekti assistentidele, vikidele ja märkmerakendustele; HTML annab ligipääsetava veebilehe. Skannitud lehed tuvastatakse enne automaatselt (OCR).
• Teksti esiletõstmine: tööriist „Tõsta esile“, seejärel lohistage hiirega üle sõnade – esile tõstetakse täpselt tekst, ka mitmel real; klõps tõstab esile üksiku sõna. Valige kõrvalt värv (kollane, roheline, sinine, roosa, oranž) ja laad: Tõsta esile, Joonida alla või Kriipsuta läbi. Valitud esiletõstu saab ümber värvida või klahviga Del kustutada. Tühjal alal lohistades tõstate esile ala (nt pildi). Kõik vasted korraga: Ctrl+F, sisestage otsingusõna, „Tõsta kõik esile“ – esile tõstetakse iga vaste kogu dokumendis, ka sõnaühendid nagu „15. november“; Ctrl+Z võtab kõik tagasi. Esiletõstud teistest programmidest: Kui avate PDF-i, milles on juba esiletõstud, võtab PDFMy need üle koos kommentaari ja autoriga – neid saab ümber värvida ja kustutada (mitte digitaalselt allkirjastatud PDF-ides, et allkiri jääks kehtivaks). Salvestamisel saavad neist päris PDF-esiletõstud: teised PDF-programmid näitavad neid kommentaarina koos esiletõstetud tekstiga ja saavad neid eemaldada.
• Dokumendist otsimine: Ctrl+F avab lehekülje kohal otsinguriba – nagu Wordis. See näitab „3 / 12“; Enter või F3 viib järgmise vasteni, Shift+Enter eelmiseni, Esc sulgeb. Praegune vaste on märgitud oranžiga. Skaneeringute ja fotode puhul töötab otsing pärast tekstituvastust (OCR). Kõigi vastete korraga mustamine: paremal jaotises „Otsi dokumendist“.
• Otsi ja asenda: klõpsake otsinguribal Asenda …, sisestage uus tekst ja valige Asenda (praegune vaste, Enter) või Asenda kõik (Ctrl+Enter). Iga mõjutatud rida asendatakse nagu funktsiooniga „Muuda teksti“ originaalitruult – sama font, värv ja laius; vana tekst eemaldatakse salvestamisel. Tunnistused ja ametlikud otsused jäetakse vahele, kontoväljavõtete ja arvete puhul märgitakse muudatused nähtavalt. Tagasivõtmine klahvidega Ctrl+Z – ka „Asenda kõik“ paljudel lehekülgedel ühe sammuga.
• Dokumendi omadused: Rohkem → Dokumendi omadused (Ctrl+D) näitab pealkirja, autorit, teemat, märksõnu ning PDF-i versiooni, lehekülje suurust, loomise kuupäeva, loomisprogrammi ja paroolikaitset. Pealkirja, autorit, teemat ja märksõnu saate muuta – need kirjutatakse salvestamisel PDF-i. Nõuanne: head märksõnad muudavad PDF-id Windowsi otsingus ja Finderis kiiresti leitavaks. Avatud PDF-i andmed säilivad salvestamisel.
• Sisukord ja järjehoidjad: nupp „Sisukord“ (klahv I) näitab kõiki PDF-i peatükke; klõps viib sinna. Ctrl+B loob praegusele leheküljele järjehoidja; PDFMy pakub nimeks esimest tekstirida. ✎ nimetab ümber, ⇥ taandab alampunktiks, ✕ kustutab. Järjehoidjad kirjutatakse salvestamisel PDF-i ja need kuvatakse PDF-programmides ja brauserites sisukorrana. Ühendamisel loob PDFMy igale failile automaatselt järjehoidja.
• Lehitsemine: hiireratta abil kerite kogu dokumenti nagu Wordis; all vasakul on „Lehekülg X / Y“ – sellel klõpsamine (või Ctrl+G) viib soovitud leheküljele. Vasaku ja parema külgriba saab ahendada klahvidega [ ja ].
• Mitu dokumenti: „Lisa“ lisab avatud dokumendile täiendavaid faile, „Uus vahekaart“ avab paralleelselt teise dokumendi – üles ilmub vahekaartide riba, klõps vahetab dokumentide vahel. Kui avate faili ajal, mil mõni dokument on juba avatud, küsib PDFMy, kas see lisada, avada uuel vahekaardil või asendada.
• Printimine: tööriistariba nupp „Prindi“ (või Ctrl+P): kõik leheküljed, see lehekülg või kindlad leheküljed, nt „1-3, 5“ – soovi korral 2 või 4 lehekülge lehel või brošüürina.
• Esitlemine: F5 kuvab leheküljed täisekraanil, edasi liigute nooleklahvide või esitluspuldiga.
• Ettelugemine: tuvastatud tekst loetakse ette teie seadme häälega – ilma võrguteenuseta.
• Lugemisrežiim (mugav lugemine telefonis): … Rohkem → Lugemisrežiim või jaotises „Tuvastatud tekst“. Tekst murtakse uuesti – enam pole vaja suumida ega külgsuunas kerida. Lõigud, pealkirjad ja loetelud säilivad, rea lõpus poolitatud sõnad liidetakse taas. A−/A+ muudavad kirja suurust (jäetakse meelde), „Mine“ viib lehtede ja pealkirjade juurde. Skannide puhul ilmub tekst pärast tekstituvastust.
• Salvesta ligipääsetavana ja PDF/A-na (pikaajaline arhiiv) – kontroll jaotises Eelkontroll (vt allpool).
• Kontroll enne saatmist (eelkontroll): paan „Kontrolli PDF-i enne saatmist“ või … Rohkem → Eelkontroll …. Valige saaja: beA / kohus (Saksamaa elektroonilise õigusasjaajamise reeglid ERVB 2025: ei mingit JavaScripti, manuseid pole, prinditav, lubatud failinimi, kuni 200 MB), ePA (elektrooniline patsienditoimik: PDF/A, kuni 25 MB), Ligipääsetav (BITV 2.0 / PDF/UA: sildid, keel, pealkiri, alapealkirjad, tabelite päiselahtrid, alternatiivtekstid), Arhiiv (GoBD) (Saksamaa raamatupidamisreeglid: PDF/A, krüptimata, tekst tuvastatud) või PDF/A – kõik kontrollpunktid (tunnus, värviprofiil, fondid, skriptid, krüpteerimine, kommentaarid, tihendus, läbipaistvus, manused, pealkiri – iga punkt eraldi). Faili kontrollitakse nii, nagu see salvestataks. ✓ tähendab täidetud, ✗ viga, i soovitus. „Paranda automaatselt“ valib sobiva salvestusviisi (beA-kõlblik, PDF/A „Väike“, ligipääsetavaks muutmine, PDF/A). „Salvesta aruanne PDF-ina“ salvestab kontrolliaruande kuupäeva, tulemuse ja kontrollitud faili SHA-256 sõrmejäljega – tõendina toimikusse või menetluse dokumentatsiooni. See on kiirkontroll kõige sagedasemate tagasilükkamise põhjuste suhtes; see ei asenda täielikku valideerimist.
• Muuda PDF ligipääsetavaks (PDF/UA): paan „Muuda PDF ligipääsetavaks“ või … Rohkem → Muuda PDF ligipääsetavaks …, seejärel „Salvesta“. PDFMy tuvastab – ka skannides – pealkirjad, lõigud, loetelud ja tabelid ning märgistab need nii, et ekraanilugejad loevad need õigesti ette ja nende vahel saab hüpata: pealkirjad 1. ja 2. tasemena, loendid loendipunktidega, tabelid päisereaga. Päised, jalused ja leheküljenumbrid peidetakse (muidu loeks ekraanilugeja neid igal lehel ette), kuid need jäävad otsitavaks. Pealkirjadest luuakse sisukord (järjehoidjad); määratakse pealkiri ja dokumendi keel. Salvestatakse PDF/UA-1 järgi, samal ajal PDF/A. Seejärel kontrollib PDFMy valmis faili ja näitab tulemust, nt „täidetud 8 punkti 8-st · tuvastatud: 4 pealkiri(ja), 1 tabel(it)“. Kasulik Saksamaa ligipääsetavuse tugevdamise seaduse (BFSG) valguses. Kirjelda pilte: enne otsib PDFMy igalt lehelt fotosid, logosid ja graafikat ning näitab neid aknas – seal kirjutate lühidalt, mis on näha (nt „Kinnistu asendiplaan“; logo puhul pakub PDFMy saatjat), või märgite „Ainult kaunistus – ära loe ette“. Kirjeldatud pildid loeb ekraanilugeja ette kohas, kus need lehel asuvad. Kontrolliaruanne näitab lisaks, kas pealkirjad on märgistatud ja kas tabelitel on päiselahtrid. Piirangud: kirjeldust PDFMy ise ei kirjuta (usaldusväärselt oleks see võimalik ainult pilve-AI-ga); avaldamisel soovitame pistelist kontrolli ekraanilugejaga.
• PDF/A kontroll: … Rohkem → Eelkontroll …, saaja „PDF/A – kõik kontrollpunktid“ näitab, kas PDF vastab pikaajalise arhiveerimise olulisematele reeglitele – PDF/A tunnus, manustatud värviprofiil, kõik fondid manustatud, krüpteerimist pole, skripte ega keelatud toiminguid pole, prinditavad kommentaarid, LZW-tihendust pole. Need on kõige sagedasemad põhjused, miks kohtud (beA), asutused ja arhiivid faile tagasi lükkavad. „Paranda automaatselt“ salvestab PDF/A-na ja kontrollib salvestatud faili kohe uuesti: tulemus on kehtiv PDF/A-2b ja samal ajal ligipääsetav. Kiirkontroll ei asenda täielikku valideerimist.

Allkirjastamine ja digiallkirjastamine

Allkiri, lühend ja ettevõtte tempel

Klõps tööriistal „Allkiri“ avab valiku teie salvestatud pildiallkirjadega (allkiri, lühend, ettevõtte tempel). Klõpsake ühel neist – see jääb hiirekursori külge – ja klõpsake või puudutage dokumendis soovitud kohta. Valikus määrate jaotises „Lisa:“, kas allkirja alla ilmub automaatselt ainult kuupäev või koht ja kuupäev (nt „Paderborn, 17.10.2026“) – PDFMy jätab teie valiku ja koha meelde; teksti saab nagu iga teist teksti liigutada, muuta või kustutada. Pole veel midagi loonud? Klõpsake valikus „Loo allkiri“ – kolm võimalust:

• Joonistamine hiire, sõrme või pliiatsiga (silutud jooned, „Võta viimane joon tagasi“). Telefonis hoidke seadet horisontaalselt.
• Tippimine: sisestage nimi ja valige üks viiest käekirjastiilist.
• Pildi üleslaadimine: arvutis tööriistariba nupuga „Laadi pilt üles …“, lohistades pildifaili allkirjaaknasse või klahvidega Ctrl+V (nt Snipping Tooli väljalõige) – teie paberil allkirja foto või skaneering (telefonis otse „Tee foto“), tempel või logo. PDFMy eemaldab tausta automaatselt – paber muutub läbipaistvaks – ja kärbib pildi. Värviliste templite ja logode jaoks valige „Säilita originaalvärvid“.

Värv: must, sinine või tumesinine. Üleval valite, mida loote: allkiri, lühend (parafeering) või ettevõtte tempel / logo – kõiki kolme saab salvestada eraldi ja valida tööriistaribalt. „Lühend kõigile lehekülgedele“ paigutab teie lühendi ühe klõpsuga iga lehekülje paremasse alanurka, nagu lepingute puhul tavaks. Pärast loomist jääb allkiri poolläbipaistvana hiirekursori külge – klõpsake lihtsalt soovitud kohal (telefonis puudutage); Esc katkestab. Liigutamiseks lohistage, suurust muutke paremas alanurgas oleva pidemega, kustutage klahviga Del. Allkiri, lühend ja tempel jäetakse selles seadmes meelde (vaikimisi sisse lülitatud, ainult teie brauseris – midagi ei laadita üles); allkirjaaknas näete salvestatut ja saate selle kustutada.

Allkirjakohtade automaatne leidmine

Tööriista „Allkiri“ kasutamisel otsib PDFMy kogu dokumendist kohti nagu „Allkiri …“, „Allkirjastaja“, „Koht“, „Kuupäev“ või „Koht, kuupäev“ – mille kõrval, kohal või all on joon, ka siis, kui joon on joonistatud ja silt on selle all. Seal kuvatakse kollased sildid „✍ Allkirjasta siin“ või sinised „📅 Lisa kuupäev“ ja „📍 Lisa koht“ – klõps paigutab teie allkirja sobivalt joonele (ilma et see ulatuks ülemisse teksti), kuupäeva või teie asukoha (esimesel korral küsib PDFMy kohta ja jätab selle meelde). Tööriistariba nupp „Järgmine koht“ liigub läbi kõigi veel täitmata kohtade, et pikkade lepingute puhul ükski ei ununeks. Skaneeringute puhul toimib see pärast tekstituvastust.

Saada allkirjastamiseks (mitu isikut)

Nii lasete dokumendi teistel allkirjastada – ilma serverita ja üleslaadimiseta, sarnaselt DocuSigniga:

1. „… Rohkem → Kontor → Saada allkirjastamiseks …“: sisestage isikute nimed ja e-posti aadressid soovitud järjekorras ning lisaks oma aadress tagasiside jaoks ja soovi korral tähtaeg. Kui olete salvestanud malli, valige see ülal – isikud, väljad, sõnum ja tähtaeg võetakse üle.
2. PDFMy soovitab välju juba tuvastatud kohtades, nagu „Allkiri …“ või „Koht, kuupäev“ – klõps välja nimel määrab selle teisele isikule. Rohkem välju: valige ülal „Välja tüüp“ (Allkiri, Lühend, Kuupäev, Nimi, Tekst, Märkeruut), seejärel klõpsake isiku nimel ja kohal. Kuupäeva ja nime lisab PDFMy allkirjastamisel ise; tekstiväljad (nt aadress) peab isik eelnevalt täitma. Valed väljad eemaldage nupuga „✕“. Korduvate dokumentide jaoks (üürileping, tööleping …): „Salvesta mallina …“.
3. „Saada …“: PDFMy valmistab ette e-kirja PDF-iga esimesele isikule (avage .eml-fail ja saatke see ära). Arhiivikausta korral on koopia arhiivis ja sissetuleva posti registris on näha olek.
4. Isik avab PDF-i saidil pdfmy.de, klõpsab oma märgitud väljal nupul „Allkirjasta siin“ ja seejärel nupul „Allkirjastatud – saada edasi“. E-kiri järgmisele isikule on ette valmistatud, teile koopiaga.
5. Ilma PDFMy-ta: Isiku väljad on failis päris PDF-vormiväljad – ta saab neid täita ja allkirjastada ka Adobe Acrobat Readeris, Maci Eelvaates või Edge’is (nt funktsiooniga „Täida ja allkirjasta“), salvestada ja PDF-i teile tagasi saata. Kui avate selle PDFMy-s, võtab PDFMy sisestused üle ja tuvastab allkirja: „Võta üle allkirjastatuna …“ (muidu „Allkirjastatud muus programmis …“) – seejärel läheb e-kiri järgmisele isikule. Kontrolljäljes on märgitud „Allkirjastatud muus PDF-programmis“.
6. Kes ei soovi allkirjastada, klõpsab „Lükka tagasi …“ ja saab lisada põhjenduse – saate selle ette valmistatud e-kirjaga ning taotlus on sellega lõpetatud.
7. Pärast viimast allkirja jõuab PDF teieni tagasi koos lisatud lehega „Kontrolljälg“ (isikud, ajad, andmed, kontrollsummad, käik). Avamisel näitab PDFMy „Kõik on allkirjastanud ✓“ ja sissetuleva posti registris on olek „Tehtud“.

Teie keeles: Allkirjastajatele saadetavad e-kirjad, meeldetuletused ja kontrollprotokolli kirjutab PDFMy keeles, milles te PDFMy-d parasjagu kasutate.

Teadmiseks: Dialoogis saate sisestada aadressid, mis ei allkirjasta, kuid saavad tulemuse koopiana (nt maksunõustaja, raamatupidamine) – lõpetamisel või tagasilükkamisel, mitte igal vahesammul. Need on kirjas ka kontrolljäljes ja mallis.

Juhendatud täitmine: Allkirjastaja näeb ribal, kui palju andmeid veel puudub. „Järgmine väli →“ liigub väljalt väljale (esmalt täitmata kohustuslike andmete juurde), samuti Enter tekstiväljal – mugav telefonis.

Hulgisaatmine paljudele saajatele: Märkige dialoogis „Saada allkirjastamiseks“ ruut „Hulgisaatmine“ ja sisestage saajad – üks rida inimese kohta (Nimi; E-post), Outlookist kopeeritud (Nimi <E-post>) või Exceli CSV-failina (tuvastatakse veerud nagu „Nimi“ või „Eesnimi/Perekonnanimi“ ja „E-mail“). Paigutage allkirjaväli üks kord, seejärel „Saada … saajale“: iga inimene saab oma eksemplari ja allkirjastab üksi, nt nõusolekud, liikmeks astumise avaldused või kodukorrad. Kuni 10 saaja korral avab PDFMy koos rakendusega pdfmy Scan e-kirjad otse Outlookis, muidu on kõik mustandid koos saajate loendiga ZIP-failis. Sissetuleva posti registris on iga inimene oma oleku ja nupuga „Meenuta“.

E-kirjad otse Outlookis: pdfmy Scaniga Windowsis (alates versioonist 1.8.8) avab PDFMy ettevalmistatud e-kirjad – allkirjataotlused, edasisaatmised, meeldetuletused, „Jaga → E-post“, veaaruanded – otse uue, saatmiseks valmis manusega kirjana teie e-posti programmis. Ilma pdfmy Scanita salvestatakse nagu varemgi .eml-fail, mille avate ja ära saadate.

Tõendatav ehtsus: PDFMy lisab iga allkirja saadud failile, selle asemel et seda uuesti kirjutada (järkjärguline salvestamine PDF-standardi järgi). Nii jääb iga versioon failis muutmata kujul alles. Valmis PDF-is näitab „Ülevaade“ iga isiku kohta „✓ muutmata kujul olemas“ – või märkust, kui faili on vahepeal uuesti salvestatud või muudetud (nt muus PDF-programmis).

Tähtaeg ja meeldetuletus: Tähtaeg on näha sissetuleva posti registris ja avalehel jaotises „Tähtajad“ (koos igapäevase meeldetuletusega, kui see on sisse lülitatud). Taotluse real valmistab „Meenuta“ ette sõbraliku meeldetuletuskirja isikule, kelle kord parajasti on – kui keegi pole veel allkirjastanud, siis arhiveeritud PDF-iga manuses.

Saadetud, kätte saadud, loetud: Jaotises „Ülevaade“ näitab PDFMy iga isiku kohta ajalugu koos kellaajaga: ✓ Saadetud (e-kiri ette valmistatud), ✓✓ Kätte saadud (PDF avati PDFMy-s), ✓✓ Loetud (iga leht vaadati läbi) ja ✍ Allkirjastatud. Selle kohal on näha, keda taotlus ootab, mis ajast, milline on tähtaja seis ja kes on järgmine.

Saatmine WhatsAppi, Signali või Teamsiga – lugemiskinnitusega: klõpsake „Saada e-postiga“ asemel „Saada sõnumirakendusega“ – avaneb jagamismenüü, valige seal WhatsApp, Signal, Teams või mõni muu programm. Kui inimene on PDFMy-s kõik lehed läbi vaadanud, kuvatakse talle „Saada lugemiskinnitus“: üks puudutus saadab teile samas sõnumirakenduses „✓✓ Loetud“ koos lingiga. Puudutage linki – PDFMy märgib sissetuleva posti registrisse „Loetud“ koos kellaajaga. Link ei sisalda dokumendist midagi ja seda kontrollitakse ainult taotlusele teadaoleva võtmega; võltsitud kinnitused tunneb PDFMy ära. Sõnumirakenduse sinised linnukesed näitavad vaid, et sõnum kuvati – see kinnitus näitab, et dokument on loetud. Ilma inimese osaluseta see teadlikult ei toimi: selleks oleks vaja serverit, mis salaja kaasa loeb.

Mida nüüd teha: Kui taotlus on takerdunud, soovitab PDFMy saatjale järgmist sammu – näiteks meelde tuletada, kui kolm päeva pole vastust tulnud, või korraks helistada, kui keegi on dokumendi läbi lugenud, kuid pole seda veel allkirjastanud. Sissetuleva posti registris on „Meenuta“ siis punasega esile tõstetud; PDFMy loendab meeldetuletusi ja näitab, millal viimati meelde tuletati.

Ilma serverita – nii jõuab olek teieni: „Kätte saadud“ ja „Loetud“ on salvestatud PDF-i enda sisse ja liiguvad sellega kaasa. Näete neid niipea, kui uuem versioon teieni jõuab (iga edasisaatmise korral saate koopia). Kiiremini saab lugemiskinnitusega: iga taotluse ja meeldetuletuse e-kiri küsib seda – saaja e-posti programm küsib, kas see saata.

Kes on allkirjastanud? Sissetuleva posti registris on teema all näha, kes on juba allkirjastanud ja millal. Avatud PDF-is näitab „Ülevaade“ iga isikut koos aja ja selle versiooni SHA-256 kontrollsummaga, mille ta sai. Andmed liiguvad PDF-is kaasas manusena „pdfmy-unterschriften.json“. Joonistatud allkiri on lihtne e-allkiri; suurema tõendusjõu saamiseks allkirjastage valmis dokument lisaks digitaalselt („Allkirjasta lisaks digitaalselt …“).

Allkirjade kontrollimine

Kui avate digitaalselt allkirjastatud PDF-i (leping, otsus, arve), kuvab PDFMy dokumendi kohal riba: roheline – allkirjastanud …, pärast allkirjastamist muutmata; kollane – kehtiv, kuid hiljem on midagi lisatud; punane – allkiri kehtetu, nt seetõttu, et dokumenti on muudetud. „Allkirja üksikasjad“ näitab allkirjastajat, aega, põhjust, kohta, väljaandjat, sertifikaadi kehtivust, ajatemplit ja seda, kas tegemist on kvalifitseeritud sertifikaadiga (eIDAS). Kontroll toimub teie seadmes. Kas väljaandja on tunnustatud sertifitseerimiskeskus, PDFMy ei kontrolli – selleks kasutage tasuta ametlikke kontrolliteenuseid, nt Euroopa Komisjoni eIDAS-i allkirjakontrolli (DSS) või Saksamaa Föderaalse Võrguagentuuri (Bundesnetzagentur) kontrolliteenust. Oluline: kui salvestate PDF-i muudatustega, kaob allkiri; originaal jääb kehtivaks. Seetõttu küsib PDFMy enne esimest tekstimuudatust või katmist allkirjastatud PDF-is ühe korra kinnitust.

Digitaalallkiri

Märkige salvestamise dialoogis „Allkirjasta digitaalselt“. Oma sertifikaadiga (.p12/.pfx) allkirjastab PDFMy otse brauseris Euroopa standardi PAdES (ETSI EN 319 142, eIDAS) järgi; parooli ei salvestata kunagi. Mitu inimest saavad allkirjastada üksteise järel: kui järgmine inimene avab allkirjastatud PDF-i muutmata kujul PDFMy-s, kuvab allkirjariba „Allkirjasta kaasallkirjastajana“ – tema allkiri lisatakse ja olemasolevad jäävad kehtima. Windowsis saab pdfmy Scaniga kasutada ka Windowsi sertifikaate ja allkirjakaarte (nt ID-kaart), ka kvalifitseeritult – alates pdfmy Scan 1.8.0 samuti PAdES-i järgi (vanemad versioonid allkirjastavad senises vormingus; pdfmy Scan teatab uuendustest ise, muul juhul paremklõps selle ikoonil kella kõrval → „Otsi uuendusi“).

Ajatempliga: Kui pdfmy Scan töötab (Windowsis alates versioonist 1.9.0, Macis ja Linuxis 1.1.9), ilmub „Allkirjasta digitaalselt“ kõrvale märkeruut „ajatempliga“. Sõltumatu ajatempliteenus (nt DigiCert või Sectigo) kinnitab siis allkirjastamise aja RFC 3161 järgi (PAdES B-T) – nii jääb tõendatavaks, et allkiri oli sel ajahetkel olemas, isegi kui sertifikaadi kehtivus hiljem lõpeb. Edastatakse ainult allkirja kontrollväärtus, mitte dokument.

E-arve

Lugemine: avage lihtsalt ZUGFeRD-PDF-id ja XRechnungi arved (XML) – PDFMy kuvab arve loetaval kujul ning võtab summa, tähtaja ja IBAN-i täpselt üle.

Kontroll: Avamisel kontrollib PDFMy e-arve kohe: kohustuslikud andmed (arve number, kuupäev, müüja koos käibemaksukohustuslasena registreerimise numbri (USt-IdNr.) või maksunumbriga, ostja, read) ja arvutusreeglid (read, neto, käibemaks, bruto, tasumisele kuuluv summa) standardi EN 16931 järgi, XRechnungi puhul lisaks Leitweg-ID, kontaktisik ja makseviis. Kirja andmetes on „✓ kontrollitud“ või vigade arv; klõps kuvab üksikasjad. Teisi faile saate kontrollida neid avamata menüüst Rohkem → Kontrolli e-arvet …. Täieliku ametliku kontrolli kõigi reeglitega pakub KoSIT-i tasuta valideerimistööriist.

Koostamine: paan „Koosta e-arve“: väljaminev arve standardi EN 16931 järgi ZUGFeRD-PDF-ina või XRechnungina (nt Saksamaa ametiasutustele Leitweg-ID-ga). Teie ettevõtte andmed jäetakse meelde, puuduvatest kohustuslikest andmetest teavitatakse arusaadavalt.

Rakendus ja PDF-ide vaikerakendus

• Ilma internetita (võrguühenduseta): Kui PDFMy on korra internetiga avatud – avaleht, tööriista leht või abi –, salvestab see end seadmesse (arvuti, telefon, tahvel). All paremal kuvatakse „✓ Võrguühenduseta valmis“; seejärel töötavad skannimine, tekstituvastus, muutmine, allkirjastamine ja salvestamine ka ühenduseta. Lisafailid, nagu Wordi failide fondid, laadib PDFMy Wi-Fi kaudu (mitte mobiilsidevõrgus). iPhone ja iPad: Safari kustutab veebisaidi võrguühenduseta salvestuse umbes 7 päeva pärast, kui seda ei kasutata – lisage PDFMy seetõttu menüüst Jaga → Lisa avaekraanile, siis jääb see püsivalt võrguühenduseta kättesaadavaks. Tekstituvastus muus keeles kui saksa ja kasutajaliidese keel vajab esimesel korral internetti.
• Installimine rakendusena: nupp „Laadi rakendus alla“ PDFMy ülaosas. iPhone: Safaris Jaga → Lisa kodukuvale. Mac koos Safariga: Fail → Lisa Docki.
• Telefon: PDF-i avamine PDFMy-s (Android): Kui PDFMy on installitud rakendusena („Laadi rakendus alla“ või Chrome'is ⋮ → Paigalda rakendus), on PDFMy jagamisel loendis: puudutage PDF-i, fotot või skannitud faili (nt Gmailis, WhatsAppis, rakenduses „Failid“ või allalaadimistes), Jaga → „PDFMy“. Fail avaneb kohe PDFMy-s ja jääb telefoni. Kui PDFMy oli juba varem installitud, ilmub kirje pärast Chrome'i järgmist automaatset rakenduse värskendust (tavaliselt mõne päeva jooksul) – kohe, kui eemaldate rakenduse ja installite selle uuesti. Android ei luba veebirakendusi PDF-ide vaikerakenduseks määrata; „Jaga → PDFMy“ on ette nähtud viis.
• iPhone ja iPad: Apple ei luba veebirakendustele jagamismenüü kirjet ega PDF-programmiks määramist – seal on see võimalik ainult App Store'i rakendusega. Nii avate PDF-id siiski kiiresti: käivitage PDFMy avaekraanilt ja puudutage „Ava“ – valik näitab rakendust „Failid“ koos iCloud Drive'i, allalaadimiste ja sinna salvestatud manustega (Mailis: hoidke manust all → Salvesta failidesse).
• Manused Outlookist või Thunderbirdist: topeltklõps manusel avab selle PDFMy-s. Outlook salvestab manused kaitstud või lühiajalistesse kaustadesse, mida brauser lugeda ei tohi – pdfmy Scan (Windows alates 1.8.7, Mac ja Linux alates 1.1.7) salvestab faili kohe või edastab selle hiljem PDFMy-le; see kehtib ka siis, kui vaikerakenduseks on määratud Chrome'i rakendus „PDFMy“. Ilma pdfmy Scanita: salvestage manus Outlookis („Salvesta nimega“) ja avage seejärel.
• Manus ei avane? PDFMy nimetab nüüd täpse põhjuse: pdfmy Scan ei tööta või on aegunud (käivitage või uuendage see), Outlook on ajutise koopia juba eemaldanud (avage manus uuesti) või – Macis – macOS-i privaatsuskaitse blokeerib juurdepääsu. Macis aitab kõige usaldusväärsemalt: menüü → „Määra PDF-ide vaikerakenduseks …“ ja valige „PDFMy (pdfmy Scan)“; siis edastab Outlook faili otse PDFMy-le. Teise võimalusena lubage „perl“ jaotises Süsteemiseaded → Privaatsus ja turvalisus → Täielik kettale juurdepääs. Kohe aitab alati: salvestage manus Outlookis käsuga „Salvesta nimega“ ja avage seejärel.
• Mac: Outlooki PDF-manuste avamine otse PDFMy-s – ühekordne seadistamine:
  1. Klõpsake pdfmy.de ülaosas „Skanni“ ja laadige alla „pdfmy Scan Macile“ (või otse pdfmy.de/scanner.html).
  2. Avage fail „pdfmy-Scan-Mac.command“ (paremklõps → Ava) ja laske seadistusel lõpuni käia. Kui teil on pdfmy Scan juba olemas, käivitage seadistus lihtsalt uuesti – see uuendab programmi uusimale versioonile.
  3. Küsimuse „Sollen PDF-Dateien künftig per Doppelklick in PDFMy geöffnet werden?“ („Kas PDF-failid avatakse edaspidi topeltklõpsuga PDFMy-s?“) korral klõpsake „Ja, PDFMy verwenden“ („Jah, kasuta PDFMy-d“).
  Seejärel avanevad Outlooki PDF-manused topeltklõpsuga otse PDFMy-s. Kui macOS küsib, kas PDFMy tohib pääseda juurde teiste rakenduste andmetele, valige „Luba“.
• Windows – PDF-id topeltklõpsuga: pdfmy Scaniga jaotises Rohkem → Määra PDF-ide vaikerakenduseks.
• Printimine PDFMy-sse (Windows): Rohkem → Seadista printer „PDFMy“ … (või pdfmy Scani ikoonilt all paremal) loob printeri ainult teile – Windowsi sisseehitatud PDF-draiveriga; Windows küsib ühe korra kinnitust. Seejärel igas programmis (Word, brauser, laohaldus …) Prindi → printer „PDFMy (teie nimi)“: dokument avaneb mõne sekundi pärast PDFMy-s, päris ja otsitava tekstiga. Prindifailid asuvad kaustas, millele on juurdepääs ainult teie kontol, ja need kustutatakse 7 päeva pärast – salvestage olulised dokumendid PDFMy-st. Eemaldamine sama menüükäsuga. Terminaliserverites (mitu kasutajat korraga) printerit ei pakuta. Kui „Microsoft Print to PDF“ on välja lülitatud, avab pdfmy Scan (alates versioonist 1.10.1) Windowsi akna selle sisselülitamiseks – märkige seal ruut ja klõpsake OK.
• Ava Office'i programmis: Rohkem → Ava Office'i programmis … näitab teie arvutis olevaid Office'i programme – ja mida saate igaühega teha. Valite ise: ONLYOFFICE (PDF-i otse muutmine), LibreOffice või Collabora Office (Writer: Wordi dokumendina, Draw: joonisena peaaegu sama paigutusega), FreeOffice TextMaker või SoftMaker TextMaker ja Apache OpenOffice Writer (Wordi dokumendina), Inkscape (graafikana – plaanide, flaierite, logode jaoks) või Microsoft Word (Word teisendab PDF-i Wordi dokumendiks ja küsib enne ühe korra – kinnitage nupuga OK). „Wordi dokumendina“ tähendab: PDFMy paneb lõigud, pealkirjad ja tabelid ise kokku (nagu funktsioonis PDF Wordiks) ja annab selle faili programmile. PDFMy jätab teie valiku järgmiseks korraks meelde. Fail jääb teie arvutisse (pdfmy Scan alates 1.11.0 Windowsis, alates 1.4.0 Macis ja Linuxis – FreeOffice, OpenOffice, Inkscape ja „Wordi dokumendina“ alates 1.12.0 või 1.5.0; salvestatakse kohalikku kausta, mitte OneDrive'i). Salvestage tulemus programmis käsuga „Salvesta nimega“ oma tavalisse kohta. Office'i programmi pole paigaldatud? ONLYOFFICE Desktop, LibreOffice ja FreeOffice on tasuta.
• Pilvekausta salvestamine (Nextcloud, ownCloud, Seafile, Dropbox, OneDrive, Google Drive, iCloud): … Rohkem → Salvesta pilvekausta … näitab teie arvutis olevate sünkroonimisprogrammide kaustu – nt teie Nextcloudi programmi kausta. Klõps nupul „Salvesta“ salvestab PDF-i sinna alamkausta „PDFMy“; „Näita kaustas“ avab selle. Üleslaadimise teeb seejärel teie enda sünkroonimisprogramm – teie enda salvestusruumi, nt teie ettevõtte Nextcloudi serverisse. PDFMy ise ei loo pilvega ühendust ega vaja sisselogimisandmeid. Vaja on pdfmy Scani alates 1.12.0 (Windows) või 1.5.0 (Mac, Linux). Pilvekausta ei leitud? Paigaldage oma teenusepakkuja sünkroonimisprogramm (nt Nextcloud Desktop) – või valige mis tahes kaust menüüs „Vali arhiivikaust …“. Telefonis: valige „Jaga …“ ja oma pilvesalvestuse rakendus.
• Office'i programmidest PDFMy-sse: ONLYOFFICE'is, LibreOffice'is, Collabora Office'is, Wordis, Excelis, SoftMakeris, WPS-is või mis tahes muus programmis valige lihtsalt Prindi ja printer „PDFMy“ (Macis: printimisdialoogis „PDF“ → „In PDFMy öffnen“) – dokument avaneb kohe PDFMy-s, päris otsitava tekstiga.
• Printimine PDFMy-sse (Mac): pdfmy Scan Macile (alates 1.3.0) lisab printimisdialoogi PDF-menüüsse „In PDFMy öffnen“: igas programmis Prindi → all vasakul „PDF“ → „In PDFMy öffnen“. Dokument avaneb PDFMy-s, failinimeks on selle pealkiri.
• Linux – PDF-id topeltklõpsuga: pdfmy Scan Linuxile lisab „PDFMy“ rakenduste menüüsse ja küsib, kas see peaks saama PDF-ide vaikerakenduseks. Hiljem: failihalduris paremklõps PDF-il → Ava rakendusega → PDFMy → määra vaikimisi, või PDFMy-s Rohkem → Määra PDF-ide vaikerakenduseks.
• Mac – PDF-id topeltklõpsuga: pdfmy Scan Macile loob rakenduse „PDFMy“ ja küsib, kas see peaks saama PDF-ide vaikerakenduseks. Hiljem: Finderis Kuva teave → Ava rakendusega: PDFMy → Muuda kõiki. Kõige parem on valida rakendus „PDFMy“ kaustast Rakendused (mitte samanimeline Chrome'i rakendus). „Prindi“ Finderis saadab PDF-i otse vaikeprinterisse (alates pdfmy Scan Macile 1.1.6).
• Brauserilaiendus: PDF-id, millel brauseris klõpsate, avanevad otse PDFMy-s – Chrome'is ja Edge'is, Windowsis ja Macis. Laienduse juurde →

Keeled

• Kasutajaliidese keel: PDFMy on saadaval 40 keeles – saksa, inglise (Briti ja Ameerika), prantsuse, itaalia, hispaania, portugali, hollandi, poola, tšehhi, slovaki, ungari, rumeenia, bulgaaria, kreeka, horvaadi, sloveeni, serbia, bosnia, makedoonia, albaania, taani, rootsi, norra, soome, eesti, läti, leedu, iiri, malta, islandi, katalaani, baski, galeegi, letseburgi, kõmri, türgi, vene, ukraina ja valgevene keeles. PDFMy käivitub teie brauseri keeles; muutmine: Rohkem → Keel. Tõlked on loodud masintõlkega – määrav on saksakeelne versioon.
• Kõik pdfmy.de lehed: abi, skanneri juhend, seadmete loend, tööriistade lehed, brauserilaiendus, pressile, ligipääsetavus, Impressum ja privaatsuspoliitika on samuti saadaval kõigis 40 keeles – vahetage lehe paremas ülanurgas. Igal keeleversioonil on jagamiseks oma aadress, nt pdfmy.de/fr/hilfe.html või pdfmy.de/en-GB/pdf-verkleinern.html. Valik kehtib ka PDFMy kohta ja vastupidi. Impressumi ja privaatsuspoliitika puhul on õiguslikult siduv saksakeelne versioon.
• Kuupäev ja numbrid: PDFMy kuvab kuupäeva, kellaaja, summad ja failisuurused teie keele vormingus (nt 18.10.2026 eesti keeles, 18/10/2026 inglise keeles (UK), 10/18/2026 inglise keeles (US)). Teie dokumentides (templid, märkmed, allkirjastamise kuupäev, päised ja jalused, e-arved) ning failinimedes jääb kuupäev muutmata.
• Kirjad teistes keeltes: tekstituvastus loeb saksakeelseid kirju ja tuvastab teiste kirjade keele ise – kõik eespool nimetatud keeled, ka kirillitsas (vene, ukraina, bulgaaria, serbia, makedoonia, valgevene) ja kreeka keel. Sobiva keelefaili (1–4 MB) laadib PDFMy alla esimesel korral, seejärel töötab see ka võrguühenduseta.
• Araabia, pärsia, heebrea, hiina, jaapani, korea: PDFMy tuvastab ka need kirjad. Araabia- ja hiinakeelsed kirjad leiab automaatika ise; pärsia, heebrea, jaapani, korea ja traditsioonilise hiina keele puhul valige keel jaotises Seaded → Skanni → Dokumendi keel. Tuvastatud tekst on salvestatud PDF-is otsitav ja kopeeritav (ka PDF/A-na), sisaldub Wordis, Markdownis ja HTML-is ning seda saab tõlkida. Keeleandmed (0,4–2 MB) laadib PDFMy alla alles esimesel vajadusel.
• Kindel dokumendi keel: kui saate peamiselt kirju mõnes teises keeles, määrake see jaotises Seaded → Skanni → Dokumendi keel – nii jääb teine tuvastuskord ära.
• Salvestatud PDF-idel on tuvastatud dokumendi keel (oluline ekraanilugerite ja PDF/UA jaoks); Loe ette kasutab selle keele võrguühenduseta häält.

Advokaadibüroo: beA ja lisad

• Kontrolli beA jaoks: … Rohkem → Eelkontroll … (saaja „beA / kohus“) näitab, kas PDF vastab Saksa kohtute tehnilistele nõuetele (Saksamaa elektroonilise õigusasjaajamise teadaanne 2025, ERVB 2025): JavaScripti pole, manustatud faile ega meediat pole, prinditav ja krüpteerimata, kuni 200 MB, failinimi kuni 90 märki ainult tähtede (ka ä, ö, ü, ß), numbrite, alakriipsu ja sidekriipsuga. Märkused antakse manustamata fontide ja tekstita lehekülgede kohta (tekstituvastus on soovitatav, kuid mitte kohustuslik). Failinime sisestate otse kontrolliaknasse – PDFMy pakub lubatud nime ja kontrollib seda tippimise ajal. Kui avatud on mitu faili, on igaüks tulemuses lisaks eraldi näha.
• Salvesta beA-kõlblikuna: klõpsake jaotises Eelkontroll (saaja „beA / kohus“) „Paranda automaatselt“: loob sisestatud (lubatud) failinimega PDF/A ilma JavaScripti ja manusteta ning kontrollib salvestatud faili veel kord. E-arve manust (XML) kaasa ei panda.
• Nummerda lisad: Avage menetlusdokumendi lisad üksteise järel (Lisa), seejärel Rohkem → Nummerda lisad …. Igast failist saab lisa – tunnustäht vabalt valitav (K, B, AS, AG, BK, BB …), algus mis tahes numbrist, nimetust saab muuta. PDFMy paneb esimese lehekülje paremasse ülanurka templi „Anlage K 1“, koostab lisade loetelu ja salvestab soovi korral iga lisa eraldi beA-kõlbliku failina loogilise nummerdusega (nt Anlage_K1_Kaufvertrag.pdf) – ZIP-ina või otse arhiivikausta.
• Konfidentsiaalsus: Kontroll, teisendamine ja nummerdamine toimuvad täielikult teie seadmes – klientide dokumente ei laadita üles.

Andmekaitse ja turvalisus

• Dokumendid, tuvastatud tekst ja kirja andmed jäävad teie seadmesse. Ei mingeid küpsiseid, jälgimist ega kolmandate osapoolte servereid. Ka tekstituvastus (tehisintellekt) töötab kohapeal.
• Brauseri salvestatud andmed (seaded, otsinguindeks, meeldejäetud allkiri …) kustutate jaotises Seaded → Kustuta kõik kohalikult salvestatud andmed.
• PDFMy-d arendatakse ISO 27001 ja ISO 9001 põhimõtete järgi; PDF/A ja PDF/UA kontrollitakse veraPDF-iga.
• Turvalised värskendused: Iga PDFMy uus versioon kontrollitakse enne avaldamist brauseris automaatselt ja probleemi korral saab selle kohe eelmisele tagasi pöörata. Värskendus laadib uuesti alla ainult muutunud failid – tavaliselt paarsada KB umbes 20 MB asemel, mis säästab liikvel olles mobiilset andmemahtu. pdfmy Scan (alates 1.13.0) paigaldab värskenduse ainult siis, kui sellel on Mentor GmbH kehtiv digiallkiri ja see on uuem kui paigaldatud versioon – alla poetatud või vanem fail lükatakse tagasi. PDFMy uut versiooni ei aktiveerita kunagi keset tööd: kui käib skannimine või muu toiming või on dokument avatud, ilmub all paremal „Saadaval on uus versioon – laadi kohe uuesti“ ja teie otsustate, millal.
• pdfmy Scan võtab vastu ainult PDFMy ülesandeid: Abiprogramm vastab ainult pdfmy.de päringutele teie enda arvutis – teised veebisaidid ei saa seda juhtida ega sellest midagi lugeda, ka mitte ringteed pidi (DNS rebinding). Värskendusi installib see ainult Mentor GmbH (Paderborn) kehtiva, tühistamata allkirjaga ja ainult siis, kui fail ise on tõesti uuem (alates Windows 1.14.1, Mac/Linux 1.6.1).
• Terminaliserverid ja mitu kasutajat: Kui ühte arvutisse on korraga sisse logitud mitu kasutajat (Windowsi terminaliserver või kaugtöölaud, Mac või Linux mitme kontoga), teenindab pdfmy Scan ainult kasutajat, kes selle käivitas – teiste kasutajate programmid lükatakse tagasi ega pääse ligi failidele, logile ega allkirjadele. Igal kasutajal on oma pdfmy Scan; PDFMy leiab selle ise ning skaneeringud ja topeltklõpsud jõuavad alati õige inimeseni. Midagi pole vaja seadistada (alates Windows 1.15.0, Mac/Linux 1.7.0).
• Külastusstatistika ja allalaadimiste loendamine: Me näeme ainult koondarve, mille meie veebimajutaja IONOS koostab serveri logidest (külastajad, vaadatud lehed) – ilma küpsisteta, ilma lõimitud loendusteenusteta, ilma tunnuseta. pdfmy Scani või laienduse allalaadimisel avab PDFMy lisaks tühja lehe (nt /download/zaehlung/windows.html), et allalaadimine selles statistikas kajastuks. Teie dokumente see kunagi ei puuduta. Üksikasjad: Privaatsuspoliitika, punkt 3.
• Üksikasjad: Privaatsuspoliitika · Ligipääsetavus
• Avatud lähtekood: PDFMy on edasiarenduseks saadaval keskkonnas GitHub (haus-it/pdfmy) – © Mentor GmbH, ainult mitteäriliseks otstarbeks (PolyForm Noncommercial 1.0.0); äriline kasutamine ainult Mentor GmbH litsentsiga. Koodi kasutaja viitab nähtavalt aadressile www.pdfmy.de. pdfmy.de enda kasutamine jääb kõigile tasuta. Ootame hea meelega veateateid, ideid, tõlkeid ja panuseid.

Korduma kippuvad küsimused

Kiirklahvid

Macis ⌘ klahvi Ctrl asemel.

Abi saamine

PDFMy-d arendatakse pidevalt edasi. Kui miski ei toimi, andke sellest palun kohe teada – lahendame selle kiiresti.

• Klõpsake PDFMy-s all paremal „Teata veast“ (või Rohkem → Teata probleemist; sellelt lehelt: Teata veast). Valite „Viga“ või „Parendusettepanek“ ja vastate vajaduse korral kolmele lühikesele küsimusele: Mida te tegite, mis juhtus, mida te ootasite? Aruanne sisaldab versioone, logi, ilmnenud programmivigu ja – kui pdfmy Scan töötab (alates 1.14.0, Mac/Linux 1.6.0) – sisemist võrguaadressi ja arvuti nime, kuid mitte dokumente; failinimed ja saatjad on muudetud tundmatuks. Jaotises „Aruande sisu“ näete kõike eelnevalt. Midagi ei saadeta enne, kui klõpsate oma meiliprogrammis nupul „Saada“.
• Kui midagi läheb valesti: Kui PDFMy-s tekib ootamatu programmiviga, pakub PDFMy üleval ühe korra sellest teatada – viga on siis juba sisse kantud. „Sulge“ peidab teate.
• E-postiga: wumertens@mentor-group.de
• Ajakirjandusele ja meediale: pressileht pressitekstide, piltide ja kontaktandmetega.