Hjælp

Kom hurtigt i gang

PDFMy er et gratis PDF-program. Det kører i browseren eller som app – på pc, på Mac og på mobilen. Deres dokumenter bliver ikke uploadet: Alt sker på Deres enhed.

1. Åbn pdfmy.de (helst i Chrome eller Edge).
2. Ved første start spørger PDFMy i fire trin om navn/initialer, arkivmappe, scanner og PDF-standard. Alt er frivilligt og kan ændres senere under Mere → Opsætning.
3. Åbn en PDF, et foto eller en scanning – eller træk den blot ind i vinduet. På startsiden er der felter til de mest almindelige opgaver.

Søg i hjælpen: Skriv i søgefeltet øverst (eller tryk på /), hvad De vil gøre – også med egne ord som »underskrift«, »komprimere« eller »iPhone«. De passende svar vises med det samme; et klik viser stedet i sammenhængen. I PDFMy finder De søgefeltet under Hjælp.

Nedbrudsbeskyttelse: PDFMy sikkerhedskopierer ikke-gemte ændringer på Deres enhed med få sekunders mellemrum. Går browseren ned, eller lukker De PDFMy ved et uheld, står der ved næste start på startsiden »Ikke-gemt arbejde« – et klik på »Gendan« henter dokumentet tilbage. Det gælder også en kamerascanning, der endnu ikke er afsluttet med »Færdig«: Den vises der som »Kamerascanning«. Efter gemning eller lukning slettes sikkerhedskopien, ellers senest efter 7 dage. Med ✕ eller »Kassér alle« sletter De sikkerhedskopier med det samme, for eksempel på en delt enhed.

Senest åbnet: På startsiden står Deres seneste dokumenter – et klik åbner dem igen (Chrome og Edge). Der gemmes kun navn og en henvisning, intet indhold; »Ryd liste« fjerner alt.

Tip: Med Ctrl+K (Mac: ⌘+K) finder De enhver funktion via søgeord.

Scanning

Med mobilen

På mobilen står den store knap »Scan med kameraet« helt øverst (på pc: feltet »Scan med mobilen«). Kameraet genkender arket, udløser selv, beskærer og retter perspektivet. Flere sider i træk er mulige. For den bedste kvalitet: fotografér i dagslys og uden skygger.

Gem derefter: Tryk nederst på »Gem«, »Arkivér« eller »Del«. »×« øverst lukker dokumentet; sider, der endnu ikke er gemt, spørger PDFMy om først. Lukket ved et uheld? I 20 sekunder vises »Åbn igen« øverst – ét tryk, og alle sider er tilbage.

Betjening på mobilen: Nederst står Del, Arkivér og Gem. Værktøjerne (tekst, markering, underskrift …) står som symboler i bjælken over siden – stryg til siden for flere. Alle øvrige funktioner åbnes med ⋯ øverst til højre som en liste. Sortér og slet sider: sideoversigten (symbolet med de fire felter).

Med scanner eller multifunktionsenhed – Windows

Installér én gang det lille program pdfmy Scan (knappen »Forbind scanner« i PDFMy). Derefter hedder knappen »Scan«: Vælg scanner, læg papir i, færdig. Netværksenheder findes uden driver (AirScan/eSCL og WSD, f.eks. Epson, Dell, Brother), USB-scannere via Windows-driveren. Dobbeltsidet scanning og føder understøttes.

Med scanner eller multifunktionsenhed – Mac

Download én gang pdfmy Scan til Mac, og dobbeltklik på »pdfmy-Scan-Mac.command«. Det finder netværksscannere uden driver (AirScan/eSCL og WSD, f.eks. Dell Color MFP E525w). Uden ekstra program virker det med »Billedoverførsel« og en scanmappe. Detaljeret vejledning til Mac →

Med scanner eller multifunktionsenhed – Linux

Én gang pdfmy Scan til Linux download og start i Terminal: sh ~/Downloads/pdfmy-scan-linux.sh (uden sudo). Netværksscannere fungerer uden driver (AirScan/eSCL og WSD). Til USB-scannere og ældre enheder bruger pdfmy Scan SANE, z. B. sudo apt install sane-utils sane-airscan ipp-usb. Producentdrivere (HP hplip, Brother brscan, Epson epsonscan2) er kun nødvendige ved meget gamle enheder. Detaljeret vejledning til Linux →

Med scanner eller multifunktionsenhed – Chromebook

På en Chromebook behøver PDFMy intet ekstra program – pdfmy Scan kører ikke under Chrome OS, men er heller ikke nødvendig: Chrome OS styrer selv mange netværks- og USB-scannere (AirScan/eSCL, uden drivere). Konfigurér scanneren under Indstillinger → Avanceret → Udskriv og scan, og scan derefter med appen »Scan« som PDF eller JPG til en mappe, f.eks. Mine filer › Scanninger. I PDFMy i scanningsvinduet: »Forbind denne mappe som scanningsmappe« – hver ny scanning vises automatisk, med tekstgenkendelse. Installér PDFMy via »Download app«: Så åbner appen »Filer« PDF'er med Åbn med → PDFMy; udskrivning sker via »Gem som PDF«, og Google Drev er integreret i appen »Filer« (kan vælges som arkivmappe).

Virker min enhed?

I enhedslisten finder De Brother, Epson, HP, Canon, Kyocera, Ricoh, Konica Minolta, Sharp, Xerox, Lexmark, Dell, Samsung og dokumentscannere – med søgning efter model og angivelse af, om der kan scannes dobbeltsidet. Næsten alle netværksenheder fra de seneste år virker uden driver.

Dobbeltsidet scanning

Arkføder eller glas: Under »Papiret ligger« står normalt »Genkend automatisk«. De kan også vælge fast »i arkføderen« eller »på glasset«. Bemærkningen nedenunder fortæller, hvad Deres scanner gør.

Har Deres enhed en duplex-føder, så sæt flueben ved »Dobbeltsidet« i scanvinduet. Har den en føder uden duplex (f.eks. Epson L5290, mange Brother DCP, Dell E525w), så vælg »Dobbeltsidet ved vending«: Scan først forsiderne, vend derefter stakken samlet, og læg den i igen – PDFMy sorterer for- og bagsider korrekt. Er rækkefølgen forkert, er et klik på »Bagsider omvendt« nok. Tomme bagsider fjerner PDFMy automatisk.

Genkend automatisk: I scanningsvinduet står »Type« og »Farve« som standard på »Automatisk«. PDFMy scanner så i farver og genkender selv hvert ark: Sort-hvid-dokument (ren tekst – knivskarpt, mindste fil), Gråtonedokument (grå flader eller sort-hvide billeder), Farvedokument (farvet logo, stempel, overstregningstusch) eller Foto. Den genkendte type står i sidens billedtekst og kan når som helst ændres foroven via valget af billedbehandling (Dokument (grå), Dokument (farve), Sort-hvid, Original …).

Scan fotos: Ved »Automatisk« genkender PDFMy selv fotos, skærer dem ud (også når de ligger i et hjørne af glasset), lader farverne være uændrede og springer tekstgenkendelsen over. For den bedste kvalitet vælges »Foto«: så scanner PDFMy fra glasset med 600 dpi, efter valg i Farve eller Sort-hvid (gråtoner). Læg venligst ikke fotos i arkføderen. Gem som billede: »Gem« → format »Billeder«, og vælg derefter billedformatet – JPG, PNG, TIFF eller WebP.

Beskær: værktøjet »Beskær« i bjælken over siden – træk de fire blå hjørner hen til de ønskede kanter, og klik på »Anvend«. Skævt fotograferede ark rettes samtidig ud; ved fotos bevares billedformatet.

Epson EcoTank L5290 (f.eks. »EPSON2CBBCB«)

Findes automatisk under Windows, Mac og Linux (AirScan/eSCL eller WSD, glasplade og føder). Hvis ikke: i scanvinduet »Tilføj enhed via IP-adresse« og IP-adressen eller enhedsnavnet indtast, f.eks. EPSON2CBBCB – på Mac og Linux tilføjer pdfmy Scan selv ».local«. Med wi-fi og LAN eller VPN på samme tid søges der via hver netværksforbindelse. Enheder i strømsparetilstand vækker pdfmy Scan selv før hver søgning; ellers vælg »Væk scannere« i scanvinduet. Mere om Epson L5290 →

Scanmappe (»Scan to Folder«)

Gemmer Deres enhed scanninger i en mappe, så forbind denne mappe under »Forbind scanner«. Nye scanninger vises efter få sekunder – rettet op, med tekstgenkendelse. Opsæt scanner (alle måder) →

Flere breve på én gang

Mere → Udskriv skilleark: Læg arket med QR-kode mellem brevene, og scan hele stakken. PDFMy adskiller brevene og udelader skillearkene.

Patchkode-skilleark: Har I allerede skilleark til dokumentscanneren på kontoret (Kodak-patchkode, f.eks. »Patch T« eller »Patch 2« – fire tykke og tynde sorte bjælker), genkender PDFMy dem også, selv når de er lagt i på hovedet eller på tværs. Et eget ark finder du under Mere → Udskriv patchkode-skilleark – udskriv det i original størrelse (100 %).

Arkivering af breve og frister

Hvad vil dette brev?

Over siden står der i én sætning, hvad det drejer sig om, f.eks. »Faktura på 1.520,24 € – betales senest 28.10. – om 13 dage«, med knapper til Overfør (GiroCode), Indtast frist, Videresend og Arkivér. Afsender, dato, type, beløb og frist står til højre i brevdataene og kan rettes.

Arkivér

Brevdata kun ved post: PDFMy viser dato, afsender, emne, sag, frist og opfølgning, når dokumentet ligner post – ved scanninger, eller når en frist, et beløb, en IBAN eller en afsender med dato er genkendt. Ved andre dokumenter (f.eks. vedtægter eller en håndbog) står der kun filnavnet og linket »Indtast brevdata …«, som folder felterne ud.

Filnavn: En åbnet fil beholder sit navn (»Tilbud Hansen.pdf« forbliver »Tilbud Hansen.pdf«). Kun ved scanninger og intetsigende navne fra scannere, kameraer og programmer som »Scan0001«, »IMG_1234« eller »Dokument (2)« bruger PDFMy et sigende navn ud fra brevdataene (dato, type, afsender, emne). De kan til enhver tid ændre navnet til højre under »Filnavn«.

Vælg én gang en arkivmappe (f.eks. en mappe synkroniseret med OneDrive eller SharePoint). Derefter arkiverer »Arkivér« hvert brev med et sigende navn og fører det ind i postjournalen. Efter ønske med modtagelsesstempel og fortløbende modtagelsesnummer. Flere firmaer? I indstillingerne får hvert firma sin egen mappe.

Forhåndsvisning: Klik på en linje i postjournalen – til højre vises dokumentets første side med filnavn og sideantal, uden at det åbnes. Med tastaturet er det nok at gå med Tab til »Åbn« på en linje. Et klik på miniaturen eller »Åbn« indlæser dokumentet til redigering. Forhåndsvisningen findes fra en vinduesbredde på ca. 900 pixel.

Egne felter: Klik under tags i brevdata på »Definer egne felter …«, og navngiv op til fem felter, f.eks. klient, projekt eller omkostningssted. De vises derefter ved hvert brev. PDFMy foreslår værdierne fra det seneste brev med samme sagsnummer eller afsender og tilbyder tidligere værdier at vælge imellem. Værdierne står i postjournalen (Excel-kolonnen »Egne felter«, i listen under emnet) og i PDF’ens nøgleord; søgningen finder dem. Med arkivmappe gælder feltnavnene for hele teamet (filen pdfmy-Felder.json).

Sager (klient- og sagsmapper)

I brevdataene findes feltet »Sag«, f.eks. »Müller mod Schmidt« eller »Meier – indkomstskat 2025«. PDFMy foreslår selv sagen: Har et brev samme sagsnummer som et tidligere arkiveret brev, hører det til samme sag – ellers gælder afsenderens seneste sag. I Postjournal & sager (Mere → Kontor) viser visningen »Sager« hver sag med antal dokumenter, åbne opgaver, næste frist og ansvarlige. »Vis dokumenter« filtrerer listen til denne sag, »Åbn sag« åbner alle sagens dokumenter efter dato som ét dokument – til læsning, udskrivning eller samlet lagring (med tilknyttet arkivmappe). Tidligere arkiverede breve tildeles i listen i kolonnen »Sag«; filtre for sag og år hjælper ved søgning. Sagen står også i postjournalens Excel-fil.

Tags

I feltet »Tags« under brevdata adskiller du flere ord med komma, f.eks. »Skat 2025, Forsikring, haster«. Mens du skriver, foreslår PDFMy tags, du allerede har brugt. Ved arkivering registreres de i postjournalen og i PDF’ens nøgleord – så Windows-søgning og andre PDF-programmer også kan finde dokumentet. I postjournalen kan du filtrere efter tag, og et klik på et tag viser alle dokumenter med det; med »+ Tag« tilføjer og med »×« fjerner du tags direkte i listen.

Versioner og GoBD-kontrolrapport

Versioner: Åbner De et arkiveret dokument via postjournalen, ændrer det (f.eks. noten »betalt«) og gemmer, erstatter PDFMy filen samme sted. Den hidtidige version bevares uændret i mappen »_Versionen« (med dato og klokkeslæt i navnet); posten viser »v2«, »v3« … og får den nye kontrolsum – der opstår ingen dobbelt post.

GoBD-kontrolrapport: I postjournalen kontrollerer »GoBD-kontrolrapport …« alle arkiverede filer (SHA-256-kontrolsum), seglet på hver post (gør efterfølgende ændringer i journalen synlige, f.eks. i Excel) og huller i modtagelsesnumrene. Resultatet gemmes som PDF i mappen »_Protokolle« – med en procesbeskrivelse som grundlag for Deres procesdokumentation efter GoBD (tyske regler for korrekt digital bogføring og arkivering). Kontrolsum og segl gør ændringer synlige; selve uforanderligheden skal lagringsstedet sikre (f.eks. opbevaringspolitikker i SharePoint/Microsoft 365).

Frister, opfølgning, påmindelse

Klagefrist ved afgørelser: Indeholder en afgørelse (f.eks. en tysk skatteansættelse, Steuerbescheid) en klagevejledning med en frist på en måned, beregner PDFMy klagefristen (Einspruch eller Widerspruch): Bekendtgørelse fire dage efter afgørelsens dato (§ 122 AO, siden 2025), derefter en måned; falder en dag på en weekend eller en landsdækkende helligdag, gælder den næste hverdag. Fristen vises i infolinjen og i postjournalen. Regionale helligdage kan forlænge fristen yderligere – den viste frist er altså aldrig for sen. Er afgørelsen beviseligt modtaget senere, begynder fristen senere.

Frister og opfølgninger vises på startsiden. Med »Påmind« kommer der én gang dagligt en meddelelse, når noget forfalder. »Indtast frist« opretter en kalenderpost til Outlook.

Autopilot

Kan slås til i opsætningen: Breve fra kendte afsendere arkiverer PDFMy selv efter en kort nedtælling. Ved usikkerhed venter programmet og oplyser årsagen.

Revisor, kontoudtog, opbevaring

• Mere → Bilag til revisor: en måneds bilag som ZIP med bilagsliste og DATEV-importfil.
• Indlæs kontoudtoget (CAMT eller CSV) i postjournalen: Betalte fakturaer genkendes.
• PDFMy gør opmærksom på bilag, hvis opbevaringsfrist er udløbet. Intet slettes automatisk.

Svar

»Svar« skriver et brev efter DIN 5008: Adresse og reference er allerede udfyldt, plus tekstblokke (f.eks. indsigelse, betalingsbekræftelse). Efter ønske med Deres eget brevpapir.

Redigér PDF'er

• Opdel PDF: Feltet »Opdel PDF« eller »… Mere → Opdel PDF …« – en ny fil for hver N sider, ved bogmærkerne (pr. kapitel), efter filstørrelse (f.eks. højst 5 MB til vedhæftede filer i e-mails) eller efter sideintervaller som 1-3, 4-7, 8-. Resultatet som ZIP eller enkeltvis i arkivet.
• Læg på Deres eget brevpapir: i gem-dialogen under »Sidetal, sidehoved/-fod …« → »Læg på mit brevpapir«. Side 1 af Deres brevpapir (PDF) ligger under den første side, side 2 (hvis den findes) under alle øvrige. Det samme brevpapir som ved »Svar«. Til almindelige PDF'er; ved scannede sider dækker scanningsbilledet baggrunden.
• Scripts i PDF'er: PDFMy udfører ikke JavaScript fra åbnede PDF'er. Beregningsfelter, som De selv opretter i formularen, regner først i modtagerens PDF-program og aldrig i PDF/A.
• Fjern skjulte data: Før videregivelse til tredjepart sætter De flueben ved »Fjern skjulte data« i gem-dialogen – PDFMy fjerner kommentarer, noter og markeringer fra originalen, scripts, indlejrede filer og medier samt forfatter, emne og nøgleord. Links bevares.
• Fjern hvide margener og sæt på A4: I gem-dialogen under »Sidetal, sidehoved/-fod, format …« → »Fjern hvide margener« beskæres tomme margener omkring indholdet; »Alle sider på A4« sætter US-Letter, kvitteringer og blandede formater på A4 i korrekt målestok og centreret (stående eller liggende). Tekst, links og formularfelter bevares.
• Flere sider pr. ark og hæfte: Vælg »2 sider pr. ark«, »4 sider pr. ark« eller »Hæfte (A4 foldet)« i udskriftsvinduet eller i gem-dialogen. Til hæftet udskrives dobbeltsidet (vend på den korte kant), og arkene foldes på midten – så ligger siderne i den rigtige rækkefølge.
• Former og billeder: Vælg værktøjet »Former«, ved siden af Rektangel, Ellipse, Linje eller Pil, farve og stregtykkelse, og træk formen op på siden (med Shift bliver en linje helt vandret eller lodret). »Billede« indsætter et logo eller foto (PNG, JPG); flyt det derefter, og forstør det med håndtaget nederst til højre. Begge dele skrives skarpt ind i PDF'en.
• Måling: Værktøjet »Former«, ved siden af »Mål: afstand«, »Mål: areal« eller »Mål: polygon« – træk en linje eller et rektangel, eller klik ved polygonen på hjørnerne efter hinanden (dobbeltklik, klik på det første punkt eller Enter lukker, Esc annullerer; giver areal og omkreds, f.eks. til L-formede rum), og værdien vises straks ved siden af (f.eks. »4,25 m« eller »18,30 m²«). Vælg tegningens målestok (1:1 til 1:1000) eller »Fra kendt afstand …«: mål en afstand med kendt længde, markér den, og indtast den reelle længde – alle målinger i denne tegning regner derefter med den. Sidestørrelsen hentes fra PDF-filen; ved scanninger og fotos antager PDFMy A4. Måleværdier gemmes som tekst. Til håndværk, byggeri og arkitektur – som måleværktøjet i Acrobat Pro.
• Vedhæftede filer: Mere → Vedhæftede filer viser de filer, der er indlejret i PDF'en (f.eks. regneark, fotos, faktura-XML) – gem, fjern eller tilføj nye med »Vedhæft fil …«. Vedhæftede filer bevares ved lagring. Som PDF/A medtages kun vedhæftede filer, der selv er PDF/A (krav i standarden).
• Sammenføj og organisér sider: Åbn flere filer, og sortér, rotér, slet, indsæt tomme sider og opdel i sideoversigten (G).
• Gem i den originale fil: Har De åbnet en PDF (dobbeltklik, Åbn, træk eller »Senest åbnet«), tilbyder Ctrl+S i Chrome og Edge »Gem i originalfil« – som i Word. Første gang beder browseren én gang om tilladelse. »Gem som …« opretter altid en ny fil.
• Mange filer på én gang (batchbehandling): Feltet »Batchbehandling« på startsiden, vælg filer, og vælg derefter: Komprimér, Arkivér (PDF/A, med tekstgenkendelse), Forbered til videregivelse, Gråtoner og komprimér, Tilføj sidetal, Gør søgbar eller Genkend og arkivér breve. Resultatet leveres som ZIP-fil eller direkte i en mappe; listen viser hver fil med størrelse før/efter. »Sæt på pause« stopper efter den aktuelle fil. Et åbent dokument forbliver uændret.
• Overvåg mappe (automatisk): Feltet »Overvåg mappe« på startsiden: Vælg en indgangsmappe – for eksempel den, som Deres scanner eller kopimaskine gemmer i – samt hvad der skal ske (Gør søgbar, Arkivér (PDF/A), Komprimér, en egen arbejdsgang eller Genkend og arkivér breve) og en målmappe. Hver ny fil behandles derefter uden klik, efter ønske navngivet efter indholdet (f.eks. 2026-10-21_Forsyning_Faktura.pdf), og originalen flyttes til undermappen »_erledigt«. Det kører i et separat PDFMy-vindue, så længe det er åbent; Deres arbejde i hovedvinduet forstyrres ikke. Filer, der ikke kan behandles, havner i »_fehler«. Kræver Edge eller Chrome på computeren.
• Komprimering: vælg »Lille« ved gemning; størrelsen vises på forhånd.
• Opgavelinje: Vælger du en opgave på startsiden (f.eks. Slør, Underskriv, flet, Formular), står der over siden, hvad du skal gøre nu – med en passende knap (f.eks. »Find personoplysninger«, »Tilføj flere filer«, »Udfyld med mine oplysninger«) og »Færdig & gem«.
• Sløring: Træk områder, eller slør et søgeord overalt. Indholdet fjernes virkelig, også fra tekstlaget. »Find personoplysninger« foreslår steder til sværtning: navne efter en tiltale (f.eks. »fru Mette Hansen«), vej med husnummer, postnr. med by, IBAN, e-mail, telefon, skatte-ID, fødselsdato og CPR-nummer – kontrollér venligst før lagring; klik på det, der ikke passer, og slet med Delete.
• Ændr tekst: Værktøjet »Ændr tekst«, klik i en linje og overskriv – eller hurtigere: dobbeltklik på teksten i værktøjet »Vælg«. Hører linjen til et afsnit, bliver hele afsnittet redigerbart og ombrydes automatisk ved ændring – med originalens linjeafstand; orddelinger ved linjeslut trækkes sammen. Adresser og lister beholder deres linjer. PDFMy overtager originalens udseende: skrifttype (med eller uden seriffer, fast bredde), fed og kursiv, skriftfarve, baggrundsfarve (f.eks. grå felter) og bredde. Ved PDF'er med tekst genkendes skriften nøjagtigt, ved scanninger farve, baggrund, fed skrift og om skriften har seriffer (f.eks. Times) – ved meget lille skrift bruges en skrift uden seriffer. Uændrede linjer forbliver, som de er.
• Original skrifttype ved redigering: Er skrifttypen indlejret i PDF-filen, og indeholder den alle tegn i den nye tekst, skriver PDFMy videre med netop denne skrifttype – den ændrede tekst ser ud som før. Mangler der et tegn (PDF-filen indeholder ofte kun de brugte bogstaver), bruger PDFMy en skrifttype med samme tegnbredde: for Arial/Helvetica, Times, Courier og Calibri bliver teksten præcis lige så bred som i originalen; ved andre skrifttyper tilpasses bredden.
• Store dokumenter: PDFMy gemmer også dokumenter med hundredvis af sider hurtigt – uændrede sider overføres i én gennemgang, scannede sider komprimeres på flere processorkerner samtidig.
• Åbn scannede PDF’er: Lange scanningsbunker behandler PDFMy ved åbning på flere processorkerner samtidig (beskæring, udretning, genkendelse af skilleark) – derfor åbnes de væsentligt hurtigere.
• Beskyttelse mod forfalskning: Dokumenter, mester- og svendebreve, eksamensbeviser, identitetskort, officielle afgørelser (f.eks. skatteansættelse (Steuerbescheid)) og retsafgørelser kan ikke ændres med »Ændr tekst« og »Tildæk« – sløring, markering, noter og underskrift virker fortsat. Ved kontoudtog, lønsedler, fakturaer og lignende bilag er ændringer mulige, men de markeres med rødt, og siden får nederst påtegningen »efterfølgende ændret«. Hver PDF med erstattet eller tildækket tekst får desuden nøgleordet »efterfølgende ændret (PDFMy)«. Sådan forbliver PDFMy et værktøj til egne dokumenter – ikke til forfalskninger.
• Digitalt signerede PDF'er: Før De første gang bruger »Ændr tekst«, »Tildæk« eller »Tekst« i en signeret PDF, advarer PDFMy én gang tydeligt: Den digitale signatur bliver ugyldig ved ændringen, og den nye fil har ikke længere en gyldig signatur. »Ændr ikke« lader alt være, som det er; »Forstået, ændr alligevel« frigiver redigeringen for dette dokument. Den originale fil forbliver gyldig.
• Formularer: Udfyld felter og gem. Er der ikke ændret andet i dokumentet, forbliver den gemte PDF udfyldelig; er den sammensat med andre sider eller forsynet med noter, indskrives indtastningerne fast. På mobilen fører knappen »Udfyld formular« til felterne. Flade formularer eller scanninger gøres udfyldelige med Mere → Genkend formularfelter. Åbner De en formular, der ikke kan udfyldes, med typiske etiketter (navn, gade, telefon …), tilbyder PDFMy det direkte via en bjælke: »Genkend felter«. Der genkendes skrivelinjer – også tegnede linjer med etiketten nedenunder –, felter og afkrydsningsfelter; hvert felt får navn efter sin etiket (tilføjelser som »hvis relevant« udelades).
• Mine oplysninger – udfyld formularer med ét klik: I formularområdet til højre »Udfyld med mine oplysninger«. Første gang indtaster De Deres oplysninger én gang (navn, adresse, fødselsdato, telefon, e-mail, IBAN, skatte-ID …); de kan ændres når som helst under … Mere → Mine oplysninger …. PDFMy genkender de passende felter på deres betegnelse – også »Efternavn, fornavn«, »Postnr., by« eller »Sted, dato« (med dags dato) – og udfylder kun tomme felter; felter til andre personer (f.eks. »Barnets navn«, »Fødenavn«) forbliver tomme. Kontrollér venligst resultatet kort. »Overtag fra denne formular« henter oplysninger fra en formular, De allerede har udfyldt. Deres oplysninger bliver kun i denne browser på denne enhed og overføres aldrig; fjern dem på delte enheder med »Slet alle«.
• Opret formular: Vælg værktøjet »Formularfelt«, ved siden af typen – Tekstfelt, Flere linjer, Dato, Afkrydsningsfelt, Rulleliste eller Alternativknap – og træk et rektangel på siden (eller klik blot). Ved en rulleliste spørger PDFMy om punkterne (f.eks. »Hr., Fru, Andet«). Alternativknapper med samme navn udgør en gruppe, hvor kun én mulighed kan vælges (»Ja« / »Nej«) – placer blot flere ved siden af hinanden; værdien kommer fra etiketten til højre. Fluebenet »Obligatorisk felt« markerer felter, der skal udfyldes (gælder også for det aktuelt markerede felt). Navnet henter PDFMy fra etiketten ved siden af, f.eks. »Fornavn«; dobbeltklik omdøber, Delete sletter. Ved gemning opstår ægte formularfelter, som alle kan udfylde i et PDF-program, i browseren eller i PDFMy – også som PDF/A og tilgængeligt (skærmlæsere læser feltnavnet op).
• Regne og kontrollere i formularer: Som felttype findes også Tal, Beløb (€), E-mail, IBAN og Postnummer. Ved Tal og Beløb regner feltet efter ønske selv: Indtast en formel under »Beregning«, f.eks. Antal * Stykpris, Netto * 0,19 eller SUMME([Linje 1]; [Linje 2]; [Linje 3]) – feltnavne med mellemrum i firkantede parenteser; tilladt er + − * /, parenteser, SUMME, MIN, MAX og MITTELWERT. I den gemte PDF regner og kontrollerer felterne selv (f.eks. i Adobe Acrobat Reader, Foxit eller Firefox); et forkert IBAN eller en forkert e-mailadresse meldes. Ved udfyldning i PDFMy regner PDFMy med og viser manglende obligatoriske felter og ugyldige angivelser direkte ved feltet – også i andres formularer med sumfelter. Felter, der beregner og kontrollerer, får til det formål et lille formularscript i PDF’en – kun disse felter, ikke dato eller tekst. Nogle virksomheders mailfiltre tilbageholder PDF’er med scripts. PDF/A tillader ikke formularscripts; der oprettes felterne uden beregning.
• Sidetal, vandmærker, Bates-numre, sidehoveder og sidefødder: i gem-dialogen.
• Indsæt links: Vælg værktøjet »Link«, træk et område (f.eks. over »Bilag 2« eller en webadresse), og angiv målet: en webadresse (pdfmy.de), en e-mailadresse eller et sidetal. I den gemte PDF kan stedet klikkes – også som PDF/A og tilgængeligt. Sidelinks flytter med ved omsortering. Dobbeltklik ændrer målet. Af sikkerhedshensyn er kun web- og e-maillinks mulige.
• Kommentarer og markeringer: Mere → Kommentarer og markeringer viser alle noter, markeringer (med den markerede tekst), tekster, stempler, underskrifter, formularfelter og sløringer i dokumentet – med side, filter og søgning. Et klik springer dertil, ✕ sletter (Ctrl+Z fortryder). »Kopiér som tekst« giver et resumé til e-mail eller referat.
• Sammenligning: Mere → Sammenlign med anden version viser, hvad der er ændret – som »Tekst« (indsatte og fjernede ord) eller som »Billede (overlejring)«: Siderne lægges oven på hinanden, rødt findes kun i den første, grønt kun i den anden version, stiplede rammer viser hvert ændret sted. Så opdager man også ændrede billeder, stempler, underskrifter og layout.
• Flet skiftevis: Hvis Deres scanner ikke har duplex-arkføder, scanner De forsider og bagsider separat og vælger begge filer via feltet »Flet skiftevis«. Hvis bagsiderne vender forkert, trykker De på »Vend anden fil«.
• Konvertering: PDF til Word, Excel, tekst eller billeder; billeder til PDF; udtræk billeder fra PDF'en i original opløsning.
• PDF til Word – med struktur: Når der gemmes som Word-dokument, samler PDFMy teksten til hele afsnit igen (ord, der er delt ved linjeskift, sættes sammen), gør stor skrift til rigtige Word-overskrifter (»Overskrift 1/2« – synlige i navigationsruden), bevarer opremsninger og linjeskift i adresser og konverterer tabeller til Word-tabeller: kolonnebredder som i originalen, kolonneoverskrifter med fed og gentaget på hver side, beløb højrejusteret. Ved scanninger sker det efter tekstgenkendelsen – tabellinjer skjuler PDFMy i den forbindelse, så ingen celle går tabt; komplekse layout (flere spalter, tekstfelter, flettede tabelceller) forenkles.
• Opsummer og spørg uden upload: Menu → »Opsummer og spørg …«. Den indbyggede AI i Google Chrome (fra version 138, på en computer med mindst 16 GB arbejdshukommelse eller et grafikkort med 4 GB) opsummerer dokumentet – som Hovedpunkter, Kort resumé, Hvad handler det om? eller Overskrift, fra kort til udførlig – eller besvarer spørgsmål som »Hvornår skal jeg senest betale?«. Alt kører på din enhed, og dokumentet uploades ikke. Første gang henter Chrome AI-modellen (én gang, flere GB). Lange dokumenter opsummerer PDFMy afsnit for afsnit. Resultatet kan kopieres; sammenlign det venligst med dokumentet.
• Opsætning af AI-assistent: Under »… Mere → AI-assistent …« kan du se, om din browsers AI er klar på denne enhed. »Sæt browserens AI op« henter AI-modellen én gang på forhånd, så den ikke først skal indlæses ved den første opsummering. Med Fra forsvinder Opsummer og Oversæt fra menuen – f.eks. hvis en virksomhed ikke ønsker AI-funktioner. AI’en arbejder altid på din enhed; dokumentet uploades ikke.
• Kontrollér selv databeskyttelsen: Under »… Mere → Kontrollér selv databeskyttelsen …« (eller med et klik på »Filerne forbliver på Deres enhed« på startsiden) ser De, hvilke forbindelser dette vindue har oprettet, siden det blev åbnet, og hvor mange data der er sendt til internettet – normalt 0 byte. Kald til pdfmy.de indlæser kun programdele, skrifttyper og sprogfiler. Forbindelser til 127.0.0.1 eller localhost går til programmer på Deres egen pc (pdfmy Scan, lokal AI). Det nemmeste er at kontrollere det sådan: slå wi-fi fra – PDFMy fungerer videre.
• Kontrollér programversionen: I samme dialog sammenligner PDFMy de programfiler, der kører lige nu, med den offentliggjorte kontrolsumliste for denne version og viser deres fingeraftryk. Det samme fingeraftryk finder De i udgivelsesloggen på GitHub (github.com/haus-it/pdfmy, docs/RELEASES.md) – uafhængigt af pdfmy.de. Således kan De se, at pdfmy.de leverer præcis den offentliggjorte version. For it-afdelinger: pdfmy.de/pruefsummen.txt kan kontrolleres med sha256sum -c mod en kopi af siden.
• Lokal AI på denne pc: Hvis du bruger et AI-program som Ollama eller LM Studio på samme computer, kan du vælge det under »… Mere → AI-assistent …«: vælg programmet, »Kontrollér forbindelse«, vælg en model, gem. Opsummering, spørgsmål og oversættelse kører derefter med denne model – teksten forlader ikke computeren; adresser uden for denne pc afviser PDFMy. Giv adgang én gang: I LM Studio skal du starte serveren under »Developer« og slå »Enable CORS« til; ved Ollama skal du åbne »Rediger miljøvariabler for din konto« i Windows, oprette variablen OLLAMA_ORIGINS med værdien https://pdfmy.de og genstarte Ollama. Standard er fortsat browserens AI; med Fra er AI helt slået fra.
• Oversæt uden upload: Menu → »Oversæt …«, vælg kilde- og målsprog. PDFMy bruger til det Google Chromes indbyggede oversætter (fra version 138, på computeren): Oversættelsen sker på din enhed, teksten uploades ikke. Første gang henter Chrome sprogpakken. Resultatet åbner som en ny PDF i en egen fane – med overskrifter, afsnit, lister og tabeller; tal og beløb forbliver uændrede. Det oprindelige sidelayout gengives ikke. Maskinoversættelse: kontrollér før afsendelse. I andre browsere viser PDFMy en besked.
• Gem arbejdsgange: Vælg de ønskede indstillinger i gem-dialogen (f.eks. format, sidetal, sidefod, brevpapir, gråtoner), og klik øverst ved siden af Gemt arbejdsgang på »Gem som arbejdsgang …« – med et navn som »Faktura til kunde«. Næste gang er det nok at vælge arbejdsgangen. Ved batchbehandling kan egne arbejdsgange (PDF og PDF/A) også vælges – så behandles mange filer ens på én gang. Af sikkerhedshensyn gemmes adgangskode og signatur aldrig.
• Halvér sider: Menu → »Halvér sider …« deler scanninger af dobbeltsider (opslået bog eller hæfte) og A3-ark i to sider – lodret (venstre/højre) eller vandret (øverst/nederst), eventuelt kun liggende sider. Uden kvalitetstab: Tekst og vektorgrafik bevares, og filen bliver ikke større. Til bøger, der læses fra højre mod venstre: »Højre halvdel først«.
• Word og Excel til PDF: Åbn blot Word-filer (.docx) og Excel-regneark (.xlsx), eller træk dem ind i vinduet – PDFMy konverterer dem til PDF på din enhed uden upload. Fra Word overfører PDFMy sidehoveder og sidefødder (med logo og sidetal »Side 1 af 3«), overskrifter, afsnit (også fed og kursiv midt i sætningen, centreret, højrejusteret), punktopstillinger og nummererede lister, tabeller (med kolonnebredder, justering og fed overskriftsrække fra Word), billeder, sideskift og sideformatet; fra Excel alle synlige ark som tabel med tal-, valuta-, procent- og datoformat. Tekstfelter, spalter og særlige skrifttyper overføres ikke – vælg »Gem som PDF« i Word eller Excel for en nøjagtig gengivelse. Gem ældre formater (.doc, .xls) som .docx/.xlsx først.
• Åbn RTF og XPS: RTF-filer overtager PDFMy som tekst uden formatering og billeder, XPS-filer med tekst og billeder på deres plads, men uden linjer og flader. Udskriv via printeren »PDFMy« for at få en nøjagtig kopi.
• Hvad der bevares ved gemning: sidemærkater, springmål, bogmærker, lag og XMP-metadata bevares, så længe siderne ikke bliver til billeder. Strukturkoder bevares, når alle sider fra én enkelt fil gemmes. Gem-dialogen oplyser det på forhånd, hvis noget går tabt.
• Beskadigede PDF'er: PDFMy redder det, der stadig kan læses, og oplyser, hvilke sider der mangler. Mangler starten af en fil, eller er sideoplysningerne gemt komprimeret og afkortet, kan der som regel ikke reddes mere.
• E-bøger (EPUB) til PDF: åbn blot EPUB-filer – PDFMy sætter dem som PDF i det praktiske A5-bogformat: titel, hvert kapitel på en ny side, overskrifter, afsnit, lister, tabeller og billeder. Kopibeskyttede e-bøger (DRM) kan ikke konverteres.
• LibreOffice og OpenOffice: Tekstdokumenter (.odt) og regneark (.ods) konverterer PDFMy på samme måde til PDF – med overskrifter, lister, tabeller, billeder og sideformat eller alle ark med tal-, valuta-, procent- og datoværdier.
• Tekst, Markdown og CSV til PDF: Åbn blot tekstfiler (.txt), Markdown (.md) og tabeller (.csv, f.eks. fra Excel eller bogholderiet), eller træk dem ind i vinduet – PDFMy laver en pæn A4-PDF ud af dem: Overskrifter, lister og tabeller fra Markdown sættes op, CSV-tabeller får kolonneoverskrifterne på hver side, mange kolonner kommer i liggende format, og beløb står højrestillet. Specialtegn fra ældre Excel-filer genkendes korrekt.
• iPhone-fotos (HEIC) og TIFF: Åbn blot fotos fra iPhone (.heic/.heif) og TIFF-filer – også flersidede fra fax eller scanner – eller træk dem ind i vinduet; PDFMy konverterer dem i alle browsere, også i Chrome, Edge og Firefox. Hver TIFF-side bliver en PDF-side, og faxopløsninger (f.eks. 204 × 98 dpi) udlignes korrekt. Konverteringen sker på Deres enhed.
• Udskriv som plakat: Startsiden → »Udskriv som plakat«, eller vælg »Plakat på 4 A4-ark« eller »på 9« ved sider pr. ark i gem-dialogen. Hver side forstørres og fordeles på flere ark med 1 cm overlappende kant til at lime sammen.
• Invertér farver: Startsiden → »Invertér farver«. Hjælper f.eks. med at udskrive mørke slides med mindre toner. Teksten forbliver tekst. Kun i formatet PDF.
• Mærk sider: Startsiden → »Mærk sider«. De indledende sider hedder så i, ii, iii, hvorefter nummereringen begynder ved 1. Kun sidenavnene i PDF-programmet ændres, ikke sidernes indhold.
• Tekst kan ikke kopieres: Startsiden → »Tekst kan ikke kopieres«. Hver side gemmes som billede uden tekstlag, formularfelter og links, og filen bliver derved som regel større. Tekstgenkendelse kan læse teksten igen. Brug derfor altid »Slør« til fortroligt indhold.
• Forbered til AI: Startsiden → »Forbered til AI«. PDFMy gemmer teksten som Markdown med overskrifter, tabeller, sidemarkeringer og korte oplysninger om dokumentet. Filen bliver på Deres enhed. Først når De selv uploader den til en AI-tjeneste, forlader indholdet Deres enhed.
• Scan med kameraet: tilbage-bevægelsen afslutter ikke scanningen, så længe der er optagelser. Tryk på »Færdig« for at afslutte. Har kameraet genkendt arket forkert, skal du trykke på miniaturen og derefter på »Tilpas hjørner«. Er der for mørkt, gør PDFMy opmærksom på det.
• Uskarpe optagelser: hvis en side virker uskarp, får dens miniature en gul ramme. Tryk på den for at kontrollere siden og om nødvendigt slette den.
• Søgning: store og små bogstaver er uden betydning, og »ß« og »ss« regnes som ens: »Strasse« finder også »Straße«. Ordgrupper som »15. november« findes også. Med »Kun hele ord« finder »Test« ikke længere »Testament«. Det gælder også for markering, erstatning og »Slør alle resultater«.
• Læs videre: PDF'er på 5 sider eller flere åbner igen på den side, hvor De sidst var. Deres browser husker kun en kontrolsum for filen og sidetallet, intet filnavn og intet indhold.
• Hvad der ikke bevares ved gemning: indeholder en PDF lag, strukturkoder, sidemærkater eller en XFA-formular, oplyser gem-dialogen det på forhånd. Det samme gælder PDF/A: formularfelter overføres dér fast til siden, og vedhæftede filer, der ikke er PDF/A, udgår.
• Gem i gråtoner: i gem-dialogen under »Sidetal, sidehoved/-fod, format …« → Farve → »I gråtoner«. Alle sider, stempler, markeringer, underskrifter og indsatte billeder bliver grå – som en sort-hvid kopi, og det sparer farvetoner. Siderne gemmes som billede; teksten forbliver søgbar. Virker også med PDF/A.
• PowerPoint: i gem-dialogen under Format → »PowerPoint«. Hver side bliver til et dias i sideformat – med stempler, markeringer og underskrifter. Teksten ligger usynligt på sin plads og kan søges i og kopieres i PowerPoint, Keynote eller Impress; scannede sider genkendes først (OCR). Praktisk til at vise dokumenter på et møde eller genbruge dias fra en PDF.
• Markdown og HTML: i gem-dialogen under Format → »Markdown« eller »HTML«. PDFMy genkender overskrifter (skriftstørrelse, fed skrift), afsnit (også orddelinger ved linjeslut), punktopstillinger og tabeller. Markdown egner sig til AI-assistenter, wikier og note-apps; HTML giver en tilgængelig webside. Scannede sider genkendes automatisk først (OCR).
• Markér tekst: Værktøjet »Markér«, og træk derefter musen hen over ordene – præcis teksten markeres, også over flere linjer; et klik markerer et enkelt ord. Vælg ved siden af farve (gul, grøn, blå, lyserød, orange) og type: Markér, Understreg eller Gennemstreg. En valgt markering kan omfarves eller slettes med Delete. Træk på et tomt område for at markere et område (f.eks. et billede). Alle resultater på én gang: Ctrl+F, indtast søgeord, »Markér alle« – hvert resultat i hele dokumentet markeres, også ordgrupper som »15. november«; Ctrl+Z fortryder alle. Markeringer fra andre programmer: Åbner De en PDF, der allerede er markeret, overtager PDFMy markeringerne med kommentar og forfatter – de kan omfarves og slettes (ikke ved digitalt signerede PDF’er, så signaturen forbliver gyldig). Ved gemning bliver det til ægte PDF-markeringer: Andre PDF-programmer viser dem som kommentar med den markerede tekst og kan fjerne dem.
• Søg i dokumentet: Ctrl+F åbner en søgebjælke over siden – som i Word. Den viser »3 af 12«; Enter eller F3 springer til næste resultat, Shift+Enter til det forrige, Esc lukker. Det aktuelle resultat er markeret med orange. Ved scanninger og fotos virker søgningen efter tekstgenkendelsen (OCR). Slør alle forekomster på én gang: til højre under »Søg i dokumentet«.
• Søg & erstat: Klik på Erstat … i søgebjælken, indtast den nye tekst, og vælg Erstat (aktuelt resultat, Enter) eller Erstat alle (Ctrl+Enter). Hver berørt linje erstattes tro mod originalen som ved »Ændr tekst« – samme skrift, farve og bredde; den gamle tekst fjernes ved gemning. Dokumenter, eksamensbeviser og officielle afgørelser springes over, ved kontoudtog og fakturaer markeres ændringerne synligt. Fortryd med Ctrl+Z – også »Erstat alle« over mange sider i ét trin.
• Dokumentegenskaber: Mere → Dokumentegenskaber (Ctrl+D) viser titel, forfatter, emne, nøgleord samt PDF-version, sidestørrelse, oprettelsesdato, oprettende program og adgangskodebeskyttelse. Titel, forfatter, emne og nøgleord kan De ændre – de skrives ind i PDF'en ved gemning. Tip: Gode nøgleord gør PDF'er hurtige at finde i Windows-søgningen og i Finder. Oplysningerne i en åbnet PDF bevares ved gemning.
• Indhold og bogmærker: Knappen »Indhold« (tasten I) viser alle kapitler i PDF'en; et klik springer dertil. Ctrl+B opretter et bogmærke for den aktuelle side; PDFMy foreslår den første tekstlinje som navn. Omdøb med ✎, indryk som underpunkt med ⇥, slet med ✕. Bogmærker skrives ind i PDF'en ved gemning og vises i PDF-programmer og browsere som indholdsfortegnelse. Ved sammenføjning opretter PDFMy automatisk et bogmærke for hver fil.
• Bladring: Med musehjulet ruller De gennem hele dokumentet som i Word; nederst til venstre står »Side X af Y« – et klik på det (eller Ctrl+G) springer til en side. Bjælkerne til venstre og højre kan klappes sammen med [ og ].
• Flere dokumenter: »Tilføj« føjer flere filer til det åbne dokument, »Ny fane« åbner endnu et dokument parallelt – øverst vises en fanebjælke, og et klik skifter mellem dokumenterne. Åbner De en fil, mens et dokument allerede er åbent, spørger PDFMy, om den skal tilføjes, åbnes i en ny fane eller erstatte det.
• Udskrivning: knappen »Udskriv« i værktøjslinjen (eller Ctrl+P): alle sider, denne side eller bestemte sider som »1-3, 5« – efter ønske 2 eller 4 sider pr. ark eller som hæfte.
• Præsentation: F5 viser siderne i fuld skærm, videre med piletasterne eller en presenter-fjernbetjening.
• Oplæsning: Den genkendte tekst læses op med en stemme fra Deres enhed – uden onlinetjeneste.
• Læsetilstand (læs bekvemt på mobilen): … Mere → Læsetilstand eller under »Genkendt tekst«. Teksten ombrydes – ingen zoom og sidelæns rulning mere. Afsnit, overskrifter og opremsninger bevares, ord, der er delt ved linjeskift, sættes sammen igen. A−/A+ ændrer skriftstørrelsen (huskes), »Gå til« fører til sider og overskrifter. Ved scanninger vises teksten efter tekstgenkendelsen.
• Gem tilgængelig og som PDF/A (langtidsarkiv) – kontrollér i Forhåndskontrol (se nedenfor).
• Kontrollér før afsendelse (forhåndskontrol): Flisen »Kontrollér PDF før afsendelse« eller … Mere → Forhåndskontrol …. Vælg modtageren: beA / domstol (tyske regler for elektronisk kommunikation med domstolene ERVB 2025: intet JavaScript, ingen vedhæftninger, kan udskrives, tilladt filnavn, højst 200 MB), ePA (elektronisk patientjournal: PDF/A, højst 25 MB), Tilgængelig (BITV 2.0 / PDF/UA: tags, sprog, titel, overskrifter, overskriftsceller i tabeller, alternative tekster), Arkiv (GoBD) (tyske bogføringsregler: PDF/A, ukrypteret, tekst genkendt) eller PDF/A – alle kontrolpunkter (markering, farveprofil, skrifttyper, scripts, kryptering, kommentarer, komprimering, gennemsigtighed, vedhæftninger, titel – hvert punkt for sig). Filen kontrolleres, som den ville blive gemt. ✓ betyder opfyldt, ✗ fejl, i tip. »Ret automatisk« vælger den passende måde at gemme på (beA-egnet, PDF/A »Lille«, gør tilgængelig, PDF/A). »Gem rapport som PDF« gemmer en kontrolrapport med dato, resultat og SHA-256-fingeraftryk af den kontrollerede fil – som dokumentation til sagen eller procesdokumentationen. Det er en hurtig kontrol af de hyppigste afvisningsgrunde; den erstatter ikke en fuld validering.
• Gør PDF tilgængelig (PDF/UA): Flisen »Gør PDF tilgængelig« eller … Mere → Gør PDF tilgængelig …, derefter »Gem«. PDFMy genkender – også i scanninger – overskrifter, afsnit, opremsninger og tabeller og markerer dem, så skærmlæsere læser dem korrekt op, og man kan springe mellem dem: overskrifter som niveau 1 og 2, lister med listepunkter, tabeller med overskriftsrække. Sidehoveder, sidefødder og sidetal skjules (ellers læser skærmlæseren dem op på hver side), men forbliver søgbare. Ud fra overskrifterne oprettes en indholdsfortegnelse (bogmærker); titel og dokumentsprog angives. Der gemmes efter PDF/UA-1, samtidig PDF/A. Derefter kontrollerer PDFMy den færdige fil og viser resultatet, f.eks. »8 af 8 punkter opfyldt · genkendt: 4 overskrift(er), 1 tabel(ler)«. Nyttigt i lyset af den tyske lov om styrkelse af tilgængelighed (BFSG). Beskriv billeder: Forinden søger PDFMy på hver side efter fotos, logoer og grafik og viser dem i et vindue – dér skriver De kort, hvad der ses (f.eks. »Situationsplan over grunden«; ved logoet foreslår PDFMy afsenderen), eller sætter flueben ved »Kun udsmykning – læs ikke op«. Beskrevne billeder læser skærmlæseren op dér, hvor de står på siden. Kontrolrapporten viser desuden, om overskrifter er markeret, og om tabeller har overskriftsceller. Begrænsninger: PDFMy skriver ikke selv en beskrivelse (det ville kun være pålideligt med cloud-AI); ved udgivelser anbefaler vi en stikprøve med en skærmlæser.
• Kontrollér PDF/A: … Mere → Forhåndskontrol …, modtager »PDF/A – alle kontrolpunkter« viser, om PDF'en overholder de vigtigste regler for langtidsarkivering – PDF/A-markering, indlejret farveprofil, alle skrifttyper indlejret, ingen kryptering, ingen scripts eller forbudte handlinger, kommentarer, der kan udskrives, ingen LZW-komprimering. Det er de hyppigste grunde til, at domstole (beA), myndigheder og arkiver afviser filer. »Ret automatisk« gemmer som PDF/A og kontrollerer straks den gemte fil igen: Resultatet er en gyldig PDF/A-2b og samtidig tilgængelig. Den hurtige kontrol erstatter ikke en fuld validering.

Underskrive og signere

Underskrift, initialer og firmastempel

Et klik på værktøjet »Underskrift« åbner udvalget med Deres gemte underskrifter som billede (underskrift, initialer, firmastempel). Klik på en af dem – den hænger så ved musemarkøren – og klik eller tryk på det ønskede sted i dokumentet. I udvalget vælger De under »Tilføj«, om der automatisk skal stå kun datoen eller sted og dato under underskriften (f.eks. »Paderborn, 17.10.2026«) – PDFMy husker Deres valg og stedet; teksten kan flyttes, ændres eller slettes som al anden tekst. Intet oprettet endnu? Klik i udvalget på »Opret underskrift« – tre måder:

• Tegn med mus, finger eller pen (udglattede linjer, »Fortryd sidste streg«). Hold mobilen på tværs.
• Skriv: Indtast navnet, og vælg en af fem håndskriftsstile.
• Upload billede: på computeren via knappen »Upload billede …« i værktøjslinjen, ved at trække en billedfil ind i underskriftsvinduet eller med Ctrl+V (f.eks. et udsnit fra Klippeværktøj) – et foto eller en scanning af Deres underskrift på papir (på mobilen direkte »Tag foto«), et stempel eller et logo. PDFMy fritlægger automatisk – papiret bliver gennemsigtigt – og beskærer. Til farvede stempler og logoer: »Bevar originalfarver«.

Farve: sort, blå eller mørkeblå. Øverst vælger De, hvad De opretter: Underskrift, Initialer (paraf) eller Firmastempel / logo – alle tre kan gemmes hver for sig og vælges i værktøjslinjen. »Initialer på alle sider« sætter med ét klik Deres initialer nederst til højre på hver side, som det er almindeligt ved kontrakter. Efter oprettelsen hænger underskriften halvgennemsigtigt ved musemarkøren – klik blot på det ønskede sted (tryk på mobilen); Esc annullerer. Flyt ved at trække, ændr størrelse med håndtaget nederst til højre, slet med Delete. Underskrift, initialer og stempel huskes på denne enhed (slået til fra start, kun i Deres browser – intet uploades); i underskriftsvinduet ser De det gemte og kan slette det.

Find underskriftssteder automatisk

Ved værktøjet »Underskrift« søger PDFMy i hele dokumentet efter steder som »Underskrift …«, »Underskriver«, »Sted«, »Dato« eller »Sted, dato« – med en linje ved siden af, over eller under, også når linjen er tegnet, og etiketten står nedenunder. Der vises gule skilte »✍ Underskriv her« eller blå »📅 Indsæt dato« og »📍 Indsæt sted« – et klik sætter Deres underskrift passende på linjen (uden at rage ind i teksten ovenover), datoen eller Deres sted (første gang spørger PDFMy om stedet og husker det). »Næste sted« i værktøjslinjen springer gennem alle steder, der stadig mangler, så ingen bliver glemt i lange kontrakter. Ved scanninger virker det efter tekstgenkendelsen.

Send til underskrift (flere personer)

Sådan får De et dokument underskrevet af andre – uden server og uden upload, ligesom med DocuSign:

1. »… Mere → Kontor → Send til underskrift …«: Indtast navne og e-mailadresser på personerne i den ønskede rækkefølge og desuden Deres egen adresse til tilbagemelding og efter ønske en frist. Har De gemt en skabelon, så vælg den øverst – personer, felter, besked og frist overtages.
2. PDFMy foreslår allerede felter ved fundne steder som »Underskrift …« eller »Sted, dato« – et klik på navnet i feltet tildeler det en anden person. Flere felter: vælg »Felttype« øverst (Underskrift, Initialer, Dato, Navn, Tekst, Afkrydsningsfelt), og klik derefter på personens navn og på stedet. Dato og navn indsætter PDFMy selv ved underskrivning; tekstfelter (f.eks. adresse) skal personen udfylde forinden. Forkerte felter fjernes med »✕«. Til tilbagevendende dokumenter (lejekontrakt, ansættelseskontrakt …): »Gem som skabelon …«.
3. »Send …«: PDFMy forbereder e-mailen med PDF'en til den første person (åbn .eml-filen, og send den). Med en arkivmappe ligger der en kopi i arkivet, og i postjournalen står status.
4. Personen åbner PDF'en på pdfmy.de, klikker i sit markerede felt på »Underskriv her« og derefter på »Underskrevet – send videre«. E-mailen til den næste person er klar, med Dem som kopimodtager.
5. Uden PDFMy: Personens felter er ægte PDF-formularfelter i filen – personen kan også udfylde og underskrive i Adobe Acrobat Reader, Eksempel på Mac eller Edge (f.eks. med »Udfyld og underskriv«), gemme og sende PDF’en tilbage til Dem. Åbner De den i PDFMy, overtager PDFMy indtastningerne og genkender underskriften: »Overtag som underskrevet …« (ellers »Underskrevet i et andet program …«) – derefter går e-mailen til den næste person. I revisionssporet står »Underskrevet i et andet PDF-program«.
6. Den, der ikke vil underskrive, klikker på »Afvis …« og kan angive en begrundelse – De modtager den via en forberedt e-mail, og anmodningen er dermed afsluttet.
7. Efter den sidste underskrift kommer PDF'en tilbage til Dem med en vedhæftet side »Revisionsspor« (personer, tidspunkter, oplysninger, kontrolsummer, forløb). Ved åbning viser PDFMy »Alle har underskrevet ✓«, og i postjournalen står »Udført«.

På Deres sprog: E-mails til underskriverne, påmindelser og kontrolprotokollen skriver PDFMy på det sprog, De bruger PDFMy på.

Til orientering: I dialogen kan De angive adresser, der ikke underskriver, men modtager resultatet som kopi (f.eks. revisor, bogholderi) – ved afslutning eller afvisning, ikke ved hvert mellemtrin. Adresserne fremgår også af revisionssporet og skabelonen.

Guidet udfyldning: Den, der underskriver, kan i bjælken se, hvor mange oplysninger der stadig mangler. »Næste felt →« springer fra felt til felt (først til manglende obligatoriske oplysninger), ligesom Enter i et tekstfelt – praktisk på mobilen.

Masseudsendelse til mange modtagere: I dialogen »Send til underskrift« sættes flueben ved »Masseudsendelse«, og modtagerne angives – én linje pr. person (Navn; E-mail), kopieret fra Outlook (Navn <E-mail>) eller som CSV-fil fra Excel (kolonner som »Navn« eller »Fornavn/Efternavn« og »E-mail« genkendes). Placér underskriftsfeltet én gang, og vælg derefter »Send til … modtagere«: Hver person får sit eget eksemplar og underskriver alene, f.eks. samtykkeerklæringer, medlemsansøgninger eller husordener. Ved op til 10 modtagere åbner PDFMy med pdfmy Scan e-mailene direkte i Outlook, ellers ligger alle kladder sammen med en modtagerliste i en ZIP-fil. I postjournalen står hver person med sin egen status og »Påmind«.

E-mails direkte i Outlook: Med pdfmy Scan under Windows (fra version 1.8.8) åbner PDFMy forberedte e-mails – anmodninger om underskrift, videresendelse, påmindelser, »Del → E-mail«, fejlrapporter – direkte som en ny, afsendelsesklar meddelelse med vedhæftet fil i Deres e-mailprogram. Uden pdfmy Scan gemmes der som hidtil en .eml-fil, som De åbner og sender.

Påviselig ægthed: PDFMy føjer hver underskrift til den modtagne fil i stedet for at skrive den om (inkrementel lagring efter PDF-standarden). Dermed forbliver hver version uændret i filen. I den færdige PDF viser »Oversigt« »✓ uændret indeholdt« for hver person – eller en bemærkning, hvis filen i mellemtiden er gemt igen eller ændret (f.eks. i et andet PDF-program).

Frist og påmindelse: Fristen står i postjournalen og på startsiden under »Frister« (med den daglige påmindelse, hvis den er slået til). I anmodningens række forbereder »Påmind« en venlig påmindelses-e-mail til den person, det er tur til – har ingen underskrevet endnu, med den arkiverede PDF vedhæftet.

Sendt, modtaget, læst: Under »Oversigt« viser PDFMy forløbet med klokkeslæt for hver person: ✓ Sendt (e-mail forberedt), ✓✓ Modtaget (PDF’en blev åbnet i PDFMy), ✓✓ Læst (hver side blev set) og ✍ Underskrevet. Ovenover står, hvem anmodningen venter på, siden hvornår, hvordan det står til med fristen, og hvem der kommer derefter.

Send via WhatsApp, Signal eller Teams – med læsekvittering: Klik på »Send via messenger« i stedet for »Send via e-mail« – delingsmenuen åbnes, vælg dér WhatsApp, Signal, Teams eller et andet program. Når personen har gennemset alle sider i PDFMy, vises »Send læsekvittering« hos vedkommende: Ét tryk sender Dem »✓✓ Læst« med et link i samme messenger. Tryk på linket – PDFMy noterer »Læst« med klokkeslæt i postjournalen. Linket indeholder intet fra dokumentet og kontrolleres med en nøgle, som kun anmodningen kender; forfalskede kvitteringer genkender PDFMy. Messengerens blå flueben viser kun, at beskeden er blevet vist – denne kvittering viser, at dokumentet er læst. Uden personens medvirken går det bevidst ikke: Det ville kræve en server, der i al hemmelighed tæller med.

Hvad der skal gøres nu: Hænger en anmodning, foreslår PDFMy afsenderen det næste skridt – for eksempel at påminde, hvis der ikke er kommet nogen reaktion i tre dage, eller at ringe kort, hvis nogen har læst dokumentet, men endnu ikke underskrevet. I postjournalen er »Påmind« så fremhævet med rødt; PDFMy tæller påmindelserne og viser, hvornår der sidst blev påmindet.

Uden server – sådan når status frem til Dem: »Modtaget« og »Læst« står i selve PDF’en og rejser med. De ser dem, så snart en nyere version når frem til Dem (De får en kopi, hver gang den sendes videre). Det går hurtigere med læsekvitteringen: Hver anmodnings- og påmindelses-e-mail beder om den – modtagerens e-mailprogram spørger, om den skal sendes.

Hvem har underskrevet? I postjournalen står under emnet, hvem der allerede har underskrevet og hvornår. I den åbne PDF viser »Oversigt« hver person med tidspunkt og SHA-256-kontrolsummen for den version, personen har modtaget. Oplysningerne følger med i PDF'en som den vedhæftede fil »pdfmy-unterschriften.json«. En tegnet underskrift er en simpel elektronisk signatur; for større beviskraft kan De desuden signere det færdige dokument digitalt (»Signér desuden digitalt …«).

Kontrollér signaturer

Åbner De en digitalt signeret PDF (kontrakt, afgørelse, faktura), viser PDFMy en bjælke over dokumentet: grøn – signeret af …, uændret siden signaturen; gul – gyldig, men der er tilføjet noget bagefter; rød – signaturen er ugyldig, f.eks. fordi dokumentet er ændret. »Signaturdetaljer« viser underskriver, tidspunkt, årsag, sted, udsteder, certifikatets gyldighed, tidsstempel og om det er et kvalificeret certifikat (eIDAS). Kontrollen kører på Deres enhed. Om udstederen er en anerkendt certificeringsmyndighed, kontrollerer PDFMy ikke – brug til det de gratis officielle valideringstjenester, f.eks. EU-Kommissionens eIDAS-signaturvalidering (DSS) eller valideringstjenesten fra det tyske Bundesnetzagentur. Vigtigt: Gemmer De PDF'en med ændringer, bortfalder signaturen; originalen forbliver gyldig. Før den første tekstændring eller tildækning i en signeret PDF spørger PDFMy derfor én gang.

Digital signatur

Sæt flueben ved »Signér digitalt« i gem-dialogen. Med eget certifikat (.p12/.pfx) signerer PDFMy direkte i browseren efter den europæiske standard PAdES (ETSI EN 319 142, eIDAS); adgangskoden gemmes aldrig. Flere personer kan signere efter hinanden: Åbner den næste person den signerede PDF uændret i PDFMy, viser signaturbjælken »Medunderskriv« – personens signatur tilføjes, og de eksisterende forbliver gyldige. Under Windows virker det med pdfmy Scan også med Windows-certifikater og signaturkort, også kvalificeret – fra pdfmy Scan 1.8.0 ligeledes efter PAdES (ældre versioner signerer i det hidtidige format; pdfmy Scan melder selv opdateringer, ellers højreklik på dets ikon ved uret → »Søg efter opdateringer«).

Med tidsstempel: Kører pdfmy Scan (fra version 1.9.0 på Windows, 1.1.9 på Mac og Linux), vises fluebenet »med tidsstempel« ved siden af »Signér digitalt«. En uafhængig tidsstempeltjeneste (f.eks. DigiCert eller Sectigo) bekræfter så signaturens tidspunkt efter RFC 3161 (PAdES B-T) – så kan det fortsat dokumenteres, at signaturen eksisterede på dette tidspunkt, også selv om certifikatet senere udløber. Kun en kontrolværdi for signaturen overføres, ikke dokumentet.

E-faktura

Læsning: Åbn blot ZUGFeRD-PDF'er og XRechnung-fakturaer (XML) – PDFMy viser fakturaen læseligt og overtager beløb, frist og IBAN nøjagtigt.

Kontrol: Når e-fakturaen åbnes, kontrollerer PDFMy den med det samme: obligatoriske oplysninger (fakturanummer, dato, sælger med momsnummer (USt-IdNr.) eller skattenummer, køber, linjer) og beregningsregler (linjer, netto, moms, brutto, betalingsbeløb) efter EN 16931, for XRechnung desuden Leitweg-ID, kontaktperson og betalingsmåde. I brevdata står »✓ kontrolleret« eller antallet af fejl; et klik viser detaljerne. Andre filer kontrollerer De via Mere → Kontrollér e-faktura … uden at åbne dem. Den fuldstændige officielle kontrol med alle regler tilbydes af det gratis valideringsværktøj fra KoSIT.

Skrivning: Feltet »Skriv e-faktura«: udgående faktura efter EN 16931 som ZUGFeRD-PDF eller som XRechnung (f.eks. til tyske myndigheder med Leitweg-ID). Deres firmaoplysninger huskes, og manglende obligatoriske oplysninger meldes forståeligt.

App og standard-PDF-program

• Uden internet (offline): Når PDFMy én gang er åbnet med internet – startside, værktøjsside eller hjælp –, gemmer det sig på enheden (computer, mobil, tablet). Nederst til højre vises »✓ Klar offline«; derefter virker scanning, tekstgenkendelse, redigering, underskrift og lagring også uden forbindelse. Ekstra filer som skrifttyperne til Word-filer henter PDFMy via wi-fi (ikke via mobilnettet). iPhone og iPad: Safari sletter et websteds offlinelager efter ca. 7 dage uden brug – tilføj derfor PDFMy via Del → Føj til hjemmeskærm, så forbliver det permanent tilgængeligt offline. Tekstgenkendelse på et andet sprog end tysk og brugerfladens sprog kræver internet første gang.
• Installér som app: knappen »Download app« øverst i PDFMy. iPhone: i Safari Del → Føj til hjemmeskærm. Mac med Safari: Arkiv → Føj til Dock.
• Mobil: åbn PDF i PDFMy (Android): Er PDFMy installeret som app (»Download app« eller i Chrome ⋮ → Installér app), står PDFMy på listen, når du deler: tryk på en PDF, et foto eller en scanning (f.eks. i Gmail, WhatsApp, »Filer« eller Downloads), Del → »PDFMy«. Filen åbner straks i PDFMy og bliver på mobilen. Var PDFMy installeret i forvejen, vises punktet efter Chromes næste automatiske appopdatering (som regel inden for få dage) – med det samme, hvis du fjerner appen og installerer den igen. Android tillader ikke, at webapps angives som standardapp til PDF'er; »Del → PDFMy« er den tiltænkte vej.
• iPhone og iPad: Apple giver hverken webapps en plads i delingsmenuen eller lov til at blive tildelt som PDF-program – det kan kun en app fra App Store. Sådan åbner du alligevel hurtigt PDF'er: start PDFMy fra hjemmeskærmen, og tryk på »Åbn« – valget viser appen »Filer« med iCloud Drive, overførsler og vedhæftede filer, som du har gemt dér (i Mail: hold fingeren på den vedhæftede fil → Gem i Filer).
• Vedhæftninger fra Outlook eller Thunderbird: Dobbeltklik på vedhæftningen åbner den i PDFMy. Outlook gemmer vedhæftninger i beskyttede eller kortlivede mapper, som browseren ikke må læse – pdfmy Scan (Windows fra 1.8.7, Mac og Linux fra 1.1.7) gemmer filen med det samme eller sender den videre til PDFMy; det gælder også, hvis Chrome-appen »PDFMy« er sat som standard. Uden pdfmy Scan: gem vedhæftningen i Outlook (»Gem som«), og åbn den derefter.
• Kan en vedhæftning ikke åbnes? PDFMy angiver nu den præcise årsag: pdfmy Scan kører ikke eller er forældet (start eller opdater den), Outlook har allerede fjernet den midlertidige kopi (åbn vedhæftningen igen) eller – på Mac – macOS’ databeskyttelse blokerer adgangen. På Mac hjælper det mest pålideligt: menu → »Angiv som standard for PDF'er …« og vælg »PDFMy (pdfmy Scan)«; så sender Outlook filen direkte videre til PDFMy. Alternativt kan De tillade »perl« under Systemindstillinger → Anonymitet & sikkerhed → Fuld diskadgang. Det hjælper altid med det samme: gem vedhæftningen i Outlook med »Gem som«, og åbn den derefter.
• Mac: åbn PDF-vedhæftninger fra Outlook direkte i PDFMy – engangsopsætning:
  1. Klik øverst på pdfmy.de på »Scan«, og download »pdfmy Scan til Mac« (eller direkte pdfmy.de/scanner.html).
  2. Åbn filen »pdfmy-Scan-Mac.command« (højreklik → Åbn), og lad opsætningen køre igennem. Har du allerede pdfmy Scan, skal du blot køre opsætningen igen – den opdaterer programmet til den nyeste version.
  3. Ved spørgsmålet „Sollen PDF-Dateien künftig per Doppelklick in PDFMy geöffnet werden?“ (»Skal PDF-filer fremover åbnes i PDFMy med dobbeltklik?«) klikker du på „Ja, PDFMy verwenden“ (»Ja, brug PDFMy«).
  Derefter åbnes PDF-vedhæftninger fra Outlook direkte i PDFMy med dobbeltklik. Spørger macOS, om PDFMy må få adgang til data fra andre apps, skal du vælge »Tillad«.
• Windows – PDF'er med dobbeltklik: med pdfmy Scan under Mere → Angiv som standard for PDF'er.
• Udskriv til PDFMy (Windows): Mere → Konfigurer printeren »PDFMy« … (eller i pdfmy Scans ikon nederst til højre) opretter en printer kun til Dem – med den PDF-driver, der er indbygget i Windows; Windows beder én gang om bekræftelse. Derefter i ethvert program (Word, browser, ERP-system …) Udskriv → printeren »PDFMy (Deres navn)«: Dokumentet åbnes efter få sekunder i PDFMy, med ægte, søgbar tekst. Udskriftsfilerne ligger i en mappe, som kun Deres konto har adgang til, og slettes efter 7 dage – gem vigtige dokumenter fra PDFMy. Fjernes via samme menupunkt. På terminalservere (flere brugere samtidig) tilbydes printeren ikke. Er »Microsoft Print to PDF« slået fra, åbner pdfmy Scan (fra 1.10.1) Windows-vinduet til at slå den til – sæt flueben der, og klik på OK.
• Åbn i Office-program: Mere → Åbn i Office-program … viser Office-programmerne på Deres computer – og hvad De kan gøre med hvert enkelt. De vælger selv: ONLYOFFICE (redigér PDF direkte), LibreOffice eller Collabora Office (Writer: som Word-dokument, Draw: som tegning med stort set samme layout), FreeOffice TextMaker eller SoftMaker TextMaker og Apache OpenOffice Writer (som Word-dokument), Inkscape (som grafik – til planer, flyers, logoer) eller Microsoft Word (Word konverterer PDF'en til et Word-dokument og spørger én gang forinden – bekræft med OK). »Som Word-dokument« betyder: PDFMy sammensætter selv afsnit, overskrifter og tabeller (som ved PDF til Word) og giver programmet denne fil. PDFMy husker Deres valg til næste gang. Filen bliver på Deres computer (pdfmy Scan fra 1.11.0 under Windows, fra 1.4.0 til Mac og Linux – FreeOffice, OpenOffice, Inkscape og »som Word-dokument« fra 1.12.0 eller 1.5.0; gemt i en lokal mappe, ikke i OneDrive). Gem resultatet i programmet med »Gem som« på Deres sædvanlige sted. Intet Office-program installeret? ONLYOFFICE Desktop, LibreOffice og FreeOffice er gratis.
• Gem i cloudmappe (Nextcloud, ownCloud, Seafile, Dropbox, OneDrive, Google Drive, iCloud): … Mere → Gem i cloudmappe … viser synkroniseringsprogrammernes mapper på Deres computer – f.eks. mappen fra Deres Nextcloud-program. Et klik på »Gem« lægger PDF'en dér i undermappen »PDFMy«; »Vis i mappe« åbner den. Upload foretages derefter af Deres eget synkroniseringsprogram – til Deres eget lager, f.eks. Deres firmas Nextcloud-server. PDFMy selv opretter ingen forbindelse til skyen og har ikke brug for adgangsoplysninger. Kræver pdfmy Scan fra 1.12.0 (Windows) eller 1.5.0 (Mac, Linux). Ingen cloudmappe fundet? Installer Deres udbyders synkroniseringsprogram (f.eks. Nextcloud Desktop) – eller vælg en vilkårlig mappe under »Vælg arkivmappe …«. På mobilen: vælg »Del …« og appen til Deres cloudlager.
• Fra Office-programmer til PDFMy: I ONLYOFFICE, LibreOffice, Collabora Office, Word, Excel, SoftMaker, WPS eller ethvert andet program vælger De blot Udskriv og printeren »PDFMy« (på Mac: i udskriftsdialogen »PDF« → »In PDFMy öffnen«) – dokumentet åbnes straks i PDFMy med ægte, søgbar tekst.
• Udskriv til PDFMy (Mac): pdfmy Scan til Mac (fra 1.3.0) tilføjer »In PDFMy öffnen« i udskriftsdialogens PDF-menu: I ethvert program Udskriv → nederst til venstre »PDF« → »In PDFMy öffnen«. Dokumentet åbnes i PDFMy med sin titel som filnavn.
• Linux – PDF'er med dobbeltklik: pdfmy Scan til Linux opretter »PDFMy« i programmenuen og spørger, om det skal være standard for PDF'er. Senere: i filhåndteringen højreklik på en PDF → Åbn med → PDFMy → angiv som standard, eller i PDFMy Mere → Angiv som standard for PDF'er.
• Mac – PDF'er med dobbeltklik: pdfmy Scan til Mac opretter appen »PDFMy« og spørger, om den skal være standard for PDF'er. Senere: i Finder Vis info → Åbn med: PDFMy → Skift alle. Vælg helst appen »PDFMy« fra Programmer (ikke Chrome-appen med samme navn). »Udskriv« i Finder sender PDF'en direkte til standardprinteren (fra pdfmy Scan til Mac 1.1.6).
• Browserudvidelse: PDF'er, som De klikker på i browseren, åbnes direkte i PDFMy – i Chrome og Edge, under Windows og på Mac. Til udvidelsen →

Sprog

• Brugerfladens sprog: PDFMy findes på 40 sprog – tysk, engelsk (britisk og amerikansk), fransk, italiensk, spansk, portugisisk, nederlandsk, polsk, tjekkisk, slovakisk, ungarsk, rumænsk, bulgarsk, græsk, kroatisk, slovensk, serbisk, bosnisk, makedonsk, albansk, dansk, svensk, norsk, finsk, estisk, lettisk, litauisk, irsk, maltesisk, islandsk, catalansk, baskisk, galicisk, luxembourgsk, walisisk, tyrkisk, russisk, ukrainsk og hviderussisk. PDFMy starter på Deres browsers sprog; skift under Mere → Sprog. Oversættelserne er maskinelt fremstillet – den tyske version er gældende.
• Alle sider på pdfmy.de: Hjælp, scannervejledning, enhedsliste, værktøjssider, browserudvidelse, presse, tilgængelighed, kolofon og privatlivspolitik findes ligeledes på alle 40 sprog – skift øverst til højre på siden. Hver sprogversion har sin egen adresse til deling, f.eks. pdfmy.de/fr/hilfe.html eller pdfmy.de/en-GB/pdf-verkleinern.html. Valget gælder også for PDFMy og omvendt. For kolofon og privatlivspolitik er den tyske version juridisk gældende.
• Dato og tal: PDFMy viser dato, klokkeslæt, beløb og filstørrelser i formatet for Deres sprog (f.eks. 18/10/2026 på engelsk (UK), 10/18/2026 på engelsk (US)). I Deres dokumenter (stempler, noter, underskriftsdato, sidehoveder og sidefødder, e-fakturaer) og i filnavne forbliver datoen uændret.
• Breve på andre sprog: Tekstgenkendelsen læser tyske breve og genkender selv sproget i andre skrivelser – alle ovennævnte sprog, også med kyrillisk skrift (russisk, ukrainsk, bulgarsk, serbisk, makedonsk, hviderussisk) og græsk. Den passende sprogfil (1–4 MB) henter PDFMy første gang, derefter virker den også offline.
• Arabisk, persisk, hebraisk, kinesisk, japansk, koreansk: PDFMy genkender også disse skriftsystemer. Arabiske og kinesiske breve finder automatikken selv; for persisk, hebraisk, japansk, koreansk og traditionelt kinesisk vælger De sproget under Indstillinger → Scanning → Dokumentsprog. Den genkendte tekst er søgbar og kan kopieres i den gemte PDF (også som PDF/A), er med i Word, Markdown og HTML og kan oversættes. Sprogdataene (0,4–2 MB) henter PDFMy først, når der er brug for dem første gang.
• Fast dokumentsprog: Får De overvejende post på et andet sprog, så indstil det under Indstillinger → Scanning → Dokumentsprog – det sparer den anden gennemgang.
• Gemte PDF'er får det genkendte dokumentsprog (vigtigt for skærmlæsere og PDF/UA); Læs op bruger en offline-stemme på dette sprog.

Advokatkontor: beA og bilag

• Kontrollér til beA: … Mere → Forhåndskontrol … (modtager »beA / domstol«) viser, om PDF'en opfylder de tyske domstoles tekniske krav (den tyske bekendtgørelse om elektronisk retskommunikation 2025, ERVB 2025): ingen JavaScript, ingen indlejrede filer eller medier, kan udskrives og er ikke krypteret, højst 200 MB, filnavn på højst 90 tegn kun med bogstaver (også ä, ö, ü, ß), cifre, understregning og bindestreg. Der gives bemærkninger om ikke-indlejrede skrifttyper og om sider uden tekst (tekstgenkendelse anbefales, men er ikke påkrævet). Filnavnet indtaster De direkte i kontrolvinduet – PDFMy foreslår et tilladt navn og kontrollerer det, mens De skriver. Er flere filer åbne, står hver enkelt desuden separat i resultatet.
• Gem beA-egnet: I Forhåndskontrol (modtager »beA / domstol«) skal De klikke på »Ret automatisk«: opretter en PDF/A uden JavaScript og vedhæftninger under det indtastede (tilladte) filnavn og kontrollerer den gemte fil én gang til. En e-faktura-vedhæftning (XML) medtages ikke.
• Nummerér bilag: Åbn processkriftets bilag efter hinanden (Tilføj), derefter Mere → Nummerér bilag …. Hver fil bliver et bilag – kendingsbogstav frit valgfrit (K, B, AS, AG, BK, BB …), start ved et vilkårligt nummer, betegnelsen kan ændres. PDFMy sætter stemplet »Anlage K 1« øverst til højre på første side, opretter en bilagsfortegnelse og gemmer efter ønske hvert bilag som en separat, beA-egnet fil med logisk nummerering (f.eks. Anlage_K1_Kaufvertrag.pdf) – som ZIP eller direkte i arkivmappen.
• Fortrolighed: Kontrol, konvertering og nummerering foregår udelukkende på Deres enhed – klientdokumenter uploades ikke.

Privatliv og sikkerhed

• Dokumenter, genkendt tekst og brevdata forbliver på Deres enhed. Ingen cookies, ingen sporing, ingen fremmede servere. Også tekstgenkendelsen (AI) kører lokalt.
• Det, som browseren gemmer (indstillinger, søgeindeks, husket underskrift …), sletter De under Indstillinger → Slet alle lokalt gemte data.
• PDFMy udvikles efter principperne i ISO 27001 og ISO 9001; PDF/A og PDF/UA kontrolleres med veraPDF.
• Sikre opdateringer: Hver ny version af PDFMy kontrolleres automatisk i browseren, før den udgives, og kan ved problemer straks sættes tilbage til den forrige. En opdatering henter kun de filer, der er ændret – som regel nogle få hundrede KB i stedet for omkring 20 MB, hvilket sparer på mobildata undervejs. pdfmy Scan (fra 1.13.0) installerer kun en opdatering, hvis den har en gyldig digital signatur fra Mentor GmbH og er nyere end den installerede version – en udskiftet eller ældre fil afvises. En ny version af PDFMy aktiveres aldrig midt i arbejdet: Kører der en scanning eller en anden handling, eller er et dokument åbent, vises »Ny version tilgængelig – genindlæs nu« nederst til højre, og du bestemmer selv hvornår.
• pdfmy Scan tager kun imod opgaver fra PDFMy: Hjælpeprogrammet besvarer kun forespørgsler fra pdfmy.de på din egen computer – andre websteder kan hverken styre det eller læse noget ud af det, heller ikke ad omveje (DNS-rebinding). Opdateringer installerer det kun med en gyldig, ikke tilbagekaldt signatur fra Mentor GmbH (Paderborn) og kun, hvis filen selv virkelig er nyere (fra Windows 1.14.1, Mac/Linux 1.6.1).
• Terminalservere og flere brugere: Er flere brugere logget på samme computer på én gang (Windows-terminalserver eller Fjernskrivebord, Mac eller Linux med flere konti), betjener pdfmy Scan kun den bruger, der har startet det – andre brugeres programmer afvises og får hverken adgang til filer, log eller signaturer. Hver bruger har sit eget pdfmy Scan; PDFMy finder det selv, og scanninger og dobbeltklik ender altid hos den rigtige. Der skal ikke indstilles noget (fra Windows 1.15.0, Mac/Linux 1.7.0).
• Besøgsstatistik og downloadoptælling: Vi ser kun samlede tal, som vores webhost IONOS danner ud fra serverlogfilerne (besøgende, viste sider) – uden cookies, uden indlejrede tælletjenester, uden identifikator. Når du downloader pdfmy Scan eller udvidelsen, henter PDFMy desuden en tom side (f.eks. /download/zaehlung/windows.html), så downloadet vises i denne statistik. Dine dokumenter berøres aldrig af dette. Detaljer: Privatlivspolitik, nr. 3.
• Detaljer: Privatlivspolitik · Tilgængelighed
• Åben kildekode: PDFMy er tilgængelig på GitHub (haus-it/pdfmy) til videreudvikling – © Mentor GmbH, kun til ikke-kommercielle formål (PolyForm Noncommercial 1.0.0); kommerciel brug kun med licens fra Mentor GmbH. Den, der bruger koden, henviser synligt til www.pdfmy.de. Brugen af selve pdfmy.de forbliver gratis for alle. Vi glæder os over fejlrapporter, idéer, oversættelser og bidrag.

Ofte stillede spørgsmål

Tastaturgenveje

På Mac ⌘ i stedet for Ctrl.

Få hjælp

PDFMy videreudvikles løbende. Hvis noget ikke virker, så meld det venligst med det samme – vi løser det hurtigt.

• Klik i PDFMy nederst til højre på »Rapportér fejl« (eller Mere → Rapportér problem; fra denne side: Rapportér fejl). Du vælger »Fejl« eller »Forbedringsforslag« og besvarer efter behov tre korte spørgsmål: Hvad gjorde du, hvad skete der, hvad havde du forventet? Rapporten indeholder versioner, log, opståede programfejl og – hvis pdfmy Scan kører (fra 1.14.0, Mac/Linux 1.6.0) – den interne netværksadresse og computernavnet, men ingen dokumenter; filnavne og afsendere er gjort ukendelige. Under »Rapportens indhold« ser du alt på forhånd. Der sendes først, når du klikker på »Send« i dit mailprogram.
• Når noget går galt: Opstår der en uventet programfejl i PDFMy, tilbyder PDFMy én gang øverst at rapportere den – fejlen er så allerede udfyldt. »Luk« skjuler meddelelsen.
• Pr. e-mail: wumertens@mentor-group.de
• Til presse og medier: Presseside med pressetekster, billeder og kontakt.