Nápověda

Rychlý start

PDFMy je bezplatný program pro PDF. Běží v prohlížeči nebo jako aplikace – na PC, na Macu i na mobilu. Vaše dokumenty se nenahrávají: vše probíhá ve vašem zařízení.

1. Otevřete pdfmy.de (nejlépe v Chrome nebo Edge).
2. Při prvním spuštění se PDFMy ve čtyřech krocích zeptá na jméno/zkratku, složku archivu, skener a výchozí program pro PDF. Vše je dobrovolné a lze to později změnit v Více → Nastavení.
3. Otevřete PDF, fotografii nebo sken – nebo je jednoduše přetáhněte do okna. Na úvodní stránce jsou dlaždice pro nejčastější úkoly.

Prohledat nápovědu: Do vyhledávacího pole nahoře napište (nebo stiskněte /), co chcete udělat – i vlastními slovy jako „podpis“, „komprimovat“ nebo „iPhone“. Odpovídající odpovědi se zobrazí okamžitě; kliknutím zobrazíte místo v souvislostech. V PDFMy najdete vyhledávací pole v části Nápověda.

Ochrana před pádem: PDFMy každých několik sekund zálohuje neuložené změny ve vašem zařízení. Pokud prohlížeč spadne nebo PDFMy omylem zavřete, při příštím spuštění se na úvodní stránce zobrazí „Neuložená práce“ – kliknutím na „Obnovit“ dokument získáte zpět. To platí i pro skenování fotoaparátem, které ještě nebylo dokončeno tlačítkem „Hotovo“: zobrazí se tam jako „Skenování fotoaparátem“. Po uložení nebo zavření se záloha smaže, jinak nejpozději po 7 dnech. Pomocí ✕ nebo „Zahodit vše“ zálohy ihned smažete, například na sdíleném zařízení.

Naposledy otevřené: Na úvodní stránce jsou vaše poslední dokumenty – kliknutím je znovu otevřete (Chrome a Edge). Ukládá se jen název a odkaz, žádný obsah; „Vymazat seznam“ vše odstraní.

Tip: Pomocí Ctrl+K (Mac: ⌘+K) najdete každou funkci podle hledaného slova.

Skenování

Mobilem

Na mobilu je úplně nahoře velké tlačítko „Skenovat fotoaparátem“ (na PC: dlaždice „Skenovat mobilem“). Fotoaparát rozpozná list, sám spustí snímek, ořízne a vyrovná jej. Lze skenovat i více stran za sebou. Pro nejlepší kvalitu fotografujte při denním světle a bez stínů.

Potom uložit: Dole klepněte na „Uložit“, „Uložit do archivu“ nebo „Sdílet“. „ד nahoře dokument zavře; na dosud neuložené strany se PDFMy nejprve zeptá. Zavřeli jste omylem? Po 20 sekund se nahoře zobrazuje „Znovu otevřít“ – jedno klepnutí a všechny strany jsou zpět.

Ovládání na mobilu: Dole jsou Sdílet, Uložit do archivu a Uložit. Nástroje (text, zvýraznění, podpis …) jsou jako ikony v liště nad stránkou – pro další přejeďte prstem do strany. Všechny další funkce otevře ⋯ vpravo nahoře jako seznam. Řazení a mazání stran: přehled stran (ikona se čtyřmi čtverečky).

Se skenerem nebo multifunkčním zařízením – Windows

Jednorázově nainstalujte malý program pdfmy Scan (tlačítko „Připojit skener“ v PDFMy). Poté se tlačítko jmenuje „Skenovat“: zvolte skener, vložte papír, hotovo. Síťová zařízení se najdou bez ovladače (AirScan/eSCL a WSD, např. Epson, Dell, Brother), skenery USB přes ovladač Windows. Oboustranné skenování i podavač jsou podporovány.

Se skenerem nebo multifunkčním zařízením – Mac

Jednorázově stáhněte pdfmy Scan pro Mac a dvakrát klikněte na „pdfmy-Scan-Mac.command“. Najde síťové skenery bez ovladače (AirScan/eSCL a WSD, např. Dell Color MFP E525w). Bez dalšího programu to jde s aplikací „Přenos obrázků“ a složkou skenů. Podrobný návod pro Mac →

Se skenerem nebo multifunkčním zařízením – Linux

Jednorázově pdfmy Scan pro Linux stáhněte a spusťte v Terminálu: sh ~/Downloads/pdfmy-scan-linux.sh (bez sudo). Síťové skenery fungují bez ovladače (AirScan/eSCL a WSD). Pro skenery USB a starší zařízení používá pdfmy Scan SANE, z. B. sudo apt install sane-utils sane-airscan ipp-usb. Ovladače výrobce (HP hplip, Brother brscan, Epson epsonscan2) jsou potřeba jen u velmi starých zařízení. Podrobný návod pro Linux →

Se skenerem nebo multifunkčním zařízením – Chromebook

Na Chromebooku PDFMy nepotřebuje žádný doplňkový program – pdfmy Scan pod Chrome OS neběží, ale ani není potřeba: Chrome OS sám ovládá mnoho síťových a USB skenerů (AirScan/eSCL, bez ovladačů). Skener nastavte v Nastavení → Rozšířená nastavení → Tisk a skenování, pak aplikací „Skenování“ skenujte jako PDF nebo JPG do složky, např. Moje soubory › Naskenované. V PDFMy v okně skenování: „Připojit tuto složku jako složku skenů“ – každý nový sken se objeví automaticky, s rozpoznáním textu. Nainstalujte PDFMy přes „Stáhnout aplikaci“: pak aplikace „Soubory“ otevírá PDF přes Otevřít v aplikaci → PDFMy; tisk jde přes „Uložit jako PDF“, Disk Google je začleněn do aplikace „Soubory“ (lze zvolit jako složku archivu).

Funguje moje zařízení?

V seznamu zařízení najdete Brother, Epson, HP, Canon, Kyocera, Ricoh, Konica Minolta, Sharp, Xerox, Lexmark, Dell, Samsung a skenery dokumentů – s vyhledáváním podle modelu a údajem, zda lze skenovat oboustranně. Téměř všechna síťová zařízení z posledních let fungují bez ovladače.

Oboustranné skenování

Podavač nebo sklo: v části „Papír leží“ je obvykle „Rozpoznat automaticky“. Můžete také pevně zvolit „v podavači“ nebo „na skle“. Nápověda pod tím uvádí, co přitom dělá váš skener.

Má-li vaše zařízení duplexní podavač, zaškrtněte v okně skenování „Oboustranně“. Má-li podavač bez duplexu (např. Epson L5290, mnoho Brother DCP, Dell E525w), zvolte „Oboustranně otočením“: nejprve naskenujte přední strany, pak celý stoh otočte a znovu vložte – PDFMy přední a zadní strany správně seřadí. Pokud je pořadí jednou obrácené, stačí kliknout na „Zadní strany obráceně“. Prázdné zadní strany PDFMy odstraní automaticky.

Automatické rozpoznání: v okně skenování jsou „Druh“ a „Barva“ ve výchozím nastavení na „Automaticky“. PDFMy pak skenuje barevně a každý list sám rozpozná: Černobílý dokument (čistý text – ostrý, nejmenší soubor), Dokument v odstínech šedi (šedé plochy nebo černobílé obrázky), Barevný dokument (barevné logo, razítko, zvýrazňovač) nebo Fotografie. Rozpoznaný druh je uveden v popisku stránky a lze jej kdykoli změnit nahoře výběrem úpravy obrazu (Dokument (šedě), Dokument (barevně), Černobíle, Originál …).

Skenování fotografií: při volbě „Automaticky“ PDFMy sám rozpozná fotografie, vyřízne je (i když leží v rohu skla), ponechá barvy beze změny a vynechá rozpoznání textu. Pro nejlepší kvalitu zvolte „Fotografie“: PDFMy pak skenuje ze skla s 600 dpi, podle volby v režimu Barva nebo Černobíle (odstíny šedi). Fotografie prosím nevkládejte do podavače. Uložit jako obrázek: „Uložit“ → formát „Obrázky“, pak zvolte formát obrázku – JPG, PNG, TIFF nebo WebP.

Oříznutí: nástroj „Oříznout“ v liště nad stránkou – přetáhněte čtyři modré rohy na požadované okraje a klikněte na „Použít“. Šikmo vyfocené listy se přitom vyrovnají; u fotografií zůstane zachován poměr stran.

Epson EcoTank L5290 (např. „EPSON2CBBCB“)

Najde se automaticky ve Windows, na Macu i v Linuxu (AirScan/eSCL, resp. WSD, sklo i podavač). Pokud ne: v okně skenování „Přidat zařízení pomocí IP adresy“ a zadejte IP adresu nebo název zařízení , např. EPSON2CBBCB – na Macu a v Linuxu k tomu pdfmy Scan sám doplní „.local“. Při současném připojení přes Wi-Fi a LAN nebo VPN se hledá přes každé síťové připojení. Zařízení v úsporném režimu pdfmy Scan před každým hledáním probudí sám; jinak zvolte „Probudit skenery“ v okně skenování. Více o Epson L5290 →

Složka skenů („Scan to Folder“)

Ukládá-li vaše zařízení skeny do složky, připojte tuto složku přes „Připojit skener“. Nové skeny se zobrazí během několika sekund – vyrovnané, s rozpoznaným textem. Nastavení skeneru (všechny způsoby) →

Více dopisů najednou

Více → Vytisknout oddělovací list: List s QR kódem vložte mezi dopisy a naskenujte celý stoh. PDFMy dopisy rozdělí a oddělovací listy vynechá.

Oddělovací listy s patch kódem: Pokud už ve vaší kanceláři máte oddělovací listy pro dokumentový skener (patch kód Kodak, např. „Patch T“ nebo „Patch 2“ – čtyři silné a tenké černé pruhy), PDFMy je rozpozná také, i když jsou vloženy vzhůru nohama nebo napříč. Vlastní list najdete v nabídce Více → Vytisknout oddělovací list s patch kódem – vytiskněte jej prosím ve skutečné velikosti (100 %).

Archivace dopisů a lhůty

Co chce tento dopis?

Nad stránkou je jednou větou uvedeno, o co jde, např. „Faktura na 1 520,24 € – splatná do 28. 10. – za 13 dní“, s tlačítky Převést (GiroCode), Zadat lhůtu, Přeposlat a Uložit do archivu. Odesílatel, datum, typ, částka a lhůta jsou vpravo v údajích dopisu a lze je opravit.

Uložit do archivu

Údaje dopisu jen u pošty: Datum, odesílatele, předmět, spis, lhůtu a připomenutí zobrazí PDFMy, když dokument vypadá jako pošta – u skenů nebo když byla rozpoznána lhůta, částka, IBAN či odesílatel s datem. U jiných dokumentů (např. stanov nebo příručky) je tam jen název souboru a odkaz „Zadat údaje dopisu …“, který pole rozbalí.

Název souboru: otevřený soubor si ponechá svůj název („Nabídka Novák.pdf“ zůstane „Nabídka Novák.pdf“). Jen u skenů a nic neříkajících názvů ze skenerů, fotoaparátů a programů jako „Scan0001“, „IMG_1234“ nebo „Dokument (2)“ použije PDFMy výstižný název z údajů dopisu (datum, druh, odesílatel, předmět). Název můžete kdykoli změnit vpravo v poli „Název souboru“.

Jednou zvolte složku archivu (např. složku synchronizovanou s OneDrive nebo SharePointem). Poté „Uložit do archivu“ uloží každý dopis s výstižným názvem a zapíše jej do knihy došlé pošty. Na přání s razítkem došlé pošty a průběžným číslem došlé pošty. Více firem? V nastavení dostane každá firma vlastní složku.

Náhled: Klikněte na řádek v knize došlé pošty – vpravo se zobrazí první stránka dokumentu s názvem souboru a počtem stran, aniž byste jej otevírali. Na klávesnici stačí přejít klávesou Tab na „Otevřít“ v řádku. Kliknutím na náhledový obrázek nebo „Otevřít“ se dokument načte k úpravám. Náhled je k dispozici od šířky okna zhruba 900 pixelů.

Vlastní pole: Pod štítky v údajích dopisu klikněte na „Nastavit vlastní pole …“ a pojmenujte až pět polí, např. klient, projekt nebo nákladové středisko. Pak se zobrazí u každého dopisu. PDFMy navrhne hodnoty z posledního dopisu se stejnou spisovou značkou nebo odesílatelem a nabídne dřívější hodnoty k výběru. Hodnoty jsou v knize došlé pošty (sloupec Excelu „Vlastní pole“, v seznamu pod předmětem) a v klíčových slovech PDF; vyhledávání je najde. Se složkou archivu platí názvy polí pro celý tým (soubor pdfmy-Felder.json).

Spisy (klientské a případové spisy)

V údajích dopisu je pole „Spis“, např. „Müller proti Schmidtovi“ nebo „Meier – DPFO 2025“. PDFMy spis navrhne sám: má-li dopis stejnou spisovou značku jako dříve uložený dopis, patří do stejného spisu – jinak platí poslední spis tohoto odesílatele. V okně Kniha došlé pošty a spisy (Více → Kancelář) zobrazuje pohled „Spisy“ každý spis s počtem dokumentů, otevřenými záležitostmi, nejbližší lhůtou a odpovědnými osobami. „Zobrazit dokumenty“ vyfiltruje seznam na tento spis, „Otevřít spis“ otevře všechny dokumenty spisu podle data jako jeden dokument – ke čtení, tisku nebo společnému uložení (s připojenou složkou archivu). Dříve uložené dopisy přiřadíte v seznamu ve sloupci „Spis“; filtry podle spisu a roku usnadňují hledání. Spis je uveden i v souboru Excel knihy došlé pošty.

Štítky

V poli „Štítky“ v údajích dopisu oddělte více výrazů čárkou, např. „Daně 2025, Pojištění, naléhavé“. Při psaní PDFMy nabízí již použité štítky. Při uložení do archivu se zapíší do knihy došlé pošty a do klíčových slov PDF – dokument tak najde i vyhledávání Windows a další programy pro PDF. V knize došlé pošty můžete filtrovat podle štítku, kliknutím na štítek zobrazíte všechny dokumenty s ním; pomocí „+ Štítek“ štítky přidáte a pomocí „ד je odeberete přímo v seznamu.

Verze a protokol kontroly GoBD

Verze: když otevřete uložený dokument z knihy došlé pošty, změníte ho (např. poznámka „zaplaceno“) a uložíte, PDFMy nahradí soubor na stejném místě. Předchozí verze zůstane beze změny ve složce „_Versionen“ (s datem a časem v názvu); záznam ukazuje „v2“, „v3“ … a dostane nový kontrolní součet – nevznikne žádný duplicitní záznam.

Protokol kontroly GoBD: v knize došlé pošty funkce „Protokol kontroly GoBD …“ zkontroluje všechny uložené soubory (kontrolní součet SHA-256), pečeť každého záznamu (umožňuje odhalit dodatečné změny knihy, např. v Excelu) a mezery v číslech došlé pošty. Výsledek se uloží jako PDF do složky „_Protokolle“ – s popisem postupu jako podkladem pro vaši dokumentaci postupů. Kontrolní součet a pečeť umožňují odhalit změny; samotnou neměnnost musí zajistit úložiště (např. zásady uchovávání v SharePoint/Microsoft 365). (GoBD: německá pravidla pro řádné vedení a archivaci účetních záznamů v digitální podobě.)

Lhůty, připomenutí, upomínka

Lhůta pro odvolání u rozhodnutí: Obsahuje-li rozhodnutí (např. německý daňový výměr, Steuerbescheid) poučení o opravném prostředku s měsíční lhůtou, PDFMy vypočítá lhůtu pro odvolání (Einspruch) resp. námitku (Widerspruch): doručení se považuje za provedené čtyři dny po datu rozhodnutí (§ 122 AO – německý daňový řád, od roku 2025), poté běží jeden měsíc; připadne-li den na víkend nebo celostátní svátek, platí následující pracovní den. Lhůta se zobrazí v řádku s upozorněním a v knize došlé pošty. Regionální svátky mohou lhůtu dále prodloužit – zobrazená lhůta tedy nikdy není příliš pozdní. Pokud rozhodnutí prokazatelně dorazilo později, začíná lhůta běžet později.

Lhůty a připomenutí se zobrazují na úvodní stránce. S volbou „Připomínat“ přijde jednou denně oznámení, když je něco splatné. „Zadat lhůtu“ vytvoří záznam v kalendáři pro Outlook.

Autopilot

Lze zapnout v průvodci nastavením: dopisy od známých odesílatelů PDFMy po krátkém odpočtu uloží samo. Při nejistotě počká a uvede důvod.

daňový poradce, výpis z účtu, úschova

• Více → Doklady pro daňového poradce: doklady za jeden měsíc jako ZIP se seznamem dokladů a importním souborem DATEV.
• V knize došlé pošty načtěte výpis z účtu (CAMT nebo CSV): zaplacené faktury se rozpoznají.
• PDFMy upozorňuje na doklady, jejichž lhůta úschovy uplynula. Nic se nemaže automaticky.

Odpovědět

„Odpovědět“ napíše dopis podle normy DIN 5008: adresa a věc jsou již vyplněny, k tomu textové bloky (např. odvolání, potvrzení platby). Na přání s vaším vlastním hlavičkovým papírem.

Úpravy PDF

• Rozdělit PDF: Dlaždice „Rozdělit PDF“ nebo „… Více → Rozdělit PDF …“ – každých N stran nový soubor, u záložek (po kapitolách), podle velikosti souboru (např. nejvýše 5 MB pro přílohy e-mailů) nebo podle rozsahů stran, jako 1-3, 4-7, 8-. Výsledek jako ZIP nebo jednotlivě do archivu.
• Umístění na vlastní hlavičkový papír: v dialogu uložení pod „Čísla stran, záhlaví/zápatí …“ → „Umístit na můj hlavičkový papír“. Strana 1 vašeho hlavičkového papíru (PDF) leží pod první stránkou, strana 2 (pokud existuje) pod všemi dalšími. Stejný hlavičkový papír jako u funkce „Odpovědět“. Pro běžná PDF; u naskenovaných stránek zakryje sken pozadí.
• Skripty v PDF: PDFMy nespouští JavaScript z otevřených PDF. Výpočtová pole, která sami vytvoříte ve formuláři, počítají až v programu pro PDF u příjemce, a nikdy v PDF/A.
• Odstranění skrytých dat: před předáním třetím osobám zaškrtněte v dialogu uložení „Odstranit skrytá data“ – PDFMy odstraní komentáře, poznámky a zvýraznění předlohy, skripty, vložené soubory a média a také autora, předmět a klíčová slova. Odkazy zůstanou zachovány.
• Odstranění bílých okrajů a převod na A4: V dialogu uložení pod „Čísla stran, záhlaví/zápatí, formát …“ → „Odstranit bílé okraje“ ořízne prázdné okraje kolem obsahu; „Všechny strany na A4“ převede US-Letter, účtenky a smíšené formáty ve správném měřítku a na střed na A4 (na výšku nebo na šířku). Text, odkazy a pole formuláře zůstanou zachovány.
• Více stran na list a brožura: V okně tisku nebo v dialogu uložení zvolte „2 strany na list“, „4 strany na list“ nebo „Brožura (A4 přeložená)“. Brožuru tiskněte oboustranně (otáčení podle kratší hrany) a přeložte uprostřed – strany pak budou ve správném pořadí.
• Tvary a obrázky: Zvolte nástroj „Tvary“, vedle něj Obdélník, Elipsa, Čára nebo Šipka, barvu a tloušťku čáry a na stránce tvar natáhněte (s Shift bude čára přesně vodorovná nebo svislá). „Obrázek“ vloží logo nebo fotografii (PNG, JPG); poté jej přesuňte a zvětšete úchytem vpravo dole. Obojí se do PDF zapíše ostře.
• Měření: nástroj „Tvary“, vedle něj „Měřit: vzdálenost“, „Měřit: plocha“ nebo „Měřit: mnohoúhelník“ – natáhněte čáru nebo obdélník, u mnohoúhelníku postupně klikněte na vrcholy (dvojklik, klik na první bod nebo Enter jej uzavře, Esc zruší; výsledkem je plocha a obvod, např. pro místnosti tvaru L), hodnota se hned zobrazí vedle (např. „4,25 m“ nebo „18,30 m²“). Zvolte měřítko výkresu (1:1 až 1:1000) nebo „Ze známé vzdálenosti …“: změřte vzdálenost se známou délkou, označte ji a zadejte skutečnou délku – všechna měření tohoto výkresu s ním pak počítají. Velikost stránky se bere z PDF; u skenů a fotografií PDFMy předpokládá A4. Naměřené hodnoty se ukládají jako text. Pro řemeslníky, stavebnictví a architekturu – jako nástroj pro měření v Acrobat Pro.
• Připojené soubory: Více → Připojené soubory ukáže soubory vložené do PDF (např. tabulky, fotografie, fakturační XML) – uložte je, odeberte nebo přidejte nové pomocí „Připojit soubor …“. Přílohy se při uložení zachovají. Jako PDF/A se převezmou jen přílohy, které jsou samy ve formátu PDF/A (požadavek normy).
• Slučování a uspořádání stran: otevřete více souborů, v přehledu stran (G) řaďte, otáčejte, mažte, vkládejte prázdné strany, rozdělujte.
• Uložení do původního souboru: Pokud jste otevřeli PDF (dvojklikem, přes Otevřít, přetažením nebo z „Naposledy otevřené“), nabídne Ctrl+S v Chrome a Edge „Uložit do původního souboru“ – jako ve Wordu. Napoprvé si prohlížeč jednou vyžádá svolení. „Uložit jako …“ vždy vytvoří nový soubor.
• Mnoho souborů najednou (dávkové zpracování): dlaždice „Dávkové zpracování“ na úvodní stránce, vyberte soubory a pak zvolte: Zmenšit, Archivovat (PDF/A, s rozpoznáním textu), Připravit k předání, Odstíny šedi a zmenšení, Doplnit čísla stran, Umožnit vyhledávání nebo Rozpoznat a uložit dopisy. Výsledek získáte jako soubor ZIP nebo přímo ve složce; seznam ukazuje každý soubor s velikostí před a po. „Pozastavit“ zastaví zpracování po aktuálním souboru. Otevřený dokument zůstane beze změny.
• Sledovat složku (automaticky): dlaždice „Sledovat složku“ na úvodní stránce: zvolte vstupní složku – například tu, do které ukládá váš skener nebo kopírka –, k tomu, co se má stát (Umožnit vyhledávání, Archivovat (PDF/A), Zmenšit, vlastní postup nebo Rozpoznat a uložit dopisy), a cílovou složku. Každý nový soubor se pak zpracuje bez kliknutí, na přání se pojmenuje podle obsahu (např. 2026-10-21_Energetika_Faktura.pdf) a originál se přesune do podsložky „_erledigt“. Běží to ve vlastním okně PDFMy, dokud je otevřené; vaše práce v hlavním okně zůstane nerušená. Soubory, které nelze zpracovat, skončí v „_fehler“. Vyžaduje Edge nebo Chrome na počítači.
• Zmenšení: při ukládání zvolte „Malé“; velikost se zobrazí předem.
• Panel úloh: Zvolíte-li na úvodní stránce úlohu (např. Začernit, Podepsat, sloučení, Formulář), nad stránkou se zobrazí, co teď udělat – s vhodným tlačítkem (např. „Najít osobní údaje“, „Přidat další soubory“, „Vyplnit mými údaji“) a „Hotovo & uložit“.
• Začernění: Natáhněte oblasti nebo začerněte hledaný výraz všude. Obsah je skutečně odstraněn, i z textové vrstvy. „Najít osobní údaje“ navrhne místa k začernění: jména po oslovení (např. „paní Jana Nováková“), ulici s číslem popisným, PSČ s obcí, IBAN, e-mail, telefon, DIČ, datum narození a číslo sociálního pojištění – před uložením prosím zkontrolujte; nevhodné označte kliknutím a smažte klávesou Delete.
• Změna textu: Nástroj „Změnit text“, klikněte do řádku a přepište – nebo rychleji: v nástroji „Vybrat“ dvakrát klikněte na text. Patří-li řádek k odstavci, stane se upravitelným celý odstavec a při změně se automaticky znovu zalomí – s řádkováním originálu; dělení slov na konci řádku se spojí. Adresy a seznamy si zachovají své řádky. PDFMy přitom převezme vzhled originálu: druh písma (patkové nebo bezpatkové, neproporcionální), tučné a kurzívu, barvu písma, barvu pozadí (např. šedá pole) a šířku. U PDF s textem se písmo rozpozná přesně, u skenů barva, pozadí, tučné písmo a to, zda má písmo patky (např. Times) – u velmi malého písma se použije bezpatkové písmo. Nezměněné řádky zůstanou, jak jsou.
• Původní písmo při úpravách: Je-li písmo v PDF vloženo a obsahuje všechny znaky nového textu, píše PDFMy dál přesně tímto písmem – změněný text vypadá jako předtím. Chybí-li nějaký znak (PDF často obsahuje jen použitá písmena), použije PDFMy písmo se stejnou šířkou znaků: u Arial/Helvetica, Times, Courier a Calibri zabírá text přesně stejnou šířku jako v originálu; u jiných písem se šířka přizpůsobí.
• Velké dokumenty: PDFMy rychle uloží i dokumenty se stovkami stran – nezměněné strany se převezmou v jediném průchodu, naskenované strany se komprimují současně na více jádrech procesoru.
• Otevírání naskenovaných PDF: Dlouhé dávky skenů PDFMy při otevírání zpracovává současně na více jádrech procesoru (oříznutí, narovnání, rozpoznání oddělovacích listů) – díky tomu se otevírají výrazně rychleji.
• Ochrana před padělením: Listiny, mistrovské a tovaryšské listy, vysvědčení, průkazy, úřední rozhodnutí (např. daňový výměr – Steuerbescheid) a soudní rozhodnutí nelze pomocí „Změnit text“ a „Zakrýt“ upravit – začernění, zvýraznění, poznámky a podpis jsou nadále možné. U výpisů z účtu, výplatních pásek, faktur a podobných dokladů jsou změny možné, ale jsou označeny červeně a strana dostane dole poznámku „dodatečně změněno“. Každé PDF s nahrazeným nebo zakrytým textem navíc nese klíčové slovo „dodatečně změněno (PDFMy)“. PDFMy tak zůstává nástrojem pro vlastní dokumenty – ne pro padělky.
• Digitálně podepsané PDF: Než v podepsaném PDF poprvé použijete „Změnit text“, „Zakrýt“ nebo „Text“, PDFMy vás jednou důrazně upozorní: digitální podpis se změnou stane neplatným a nový soubor již nebude nést platný podpis. „Neměnit“ ponechá vše, jak je; „Rozumím, přesto změnit“ povolí úpravy pro tento dokument. Původní soubor zůstává platný.
• Formuláře: Vyplňte pole a uložte. Pokud se v dokumentu nic jiného nezměnilo, zůstane uložené PDF vyplnitelné; po sloučení s jinými stranami nebo přidání poznámek se zadané údaje zapíší napevno. Na telefonu vede k polím tlačítko „Vyplnit formulář“. Ploché formuláře nebo skeny učiní vyplnitelnými Více → Rozpoznat pole formuláře. Pokud otevřete nevyplnitelný formulář s typickými popisky (jméno, ulice, telefon …), PDFMy to nabídne přímo v liště: „Rozpoznat pole“. Rozpoznávají se linky pro psaní – i kreslené linky s popiskem pod nimi –, rámečky a zaškrtávací políčka; každé pole se jmenuje podle svého popisku (dodatky jako „pokud existuje“ se vynechají).
• Moje údaje – vyplňování formulářů jedním kliknutím: v oblasti formulářů vpravo „Vyplnit mými údaji“. Napoprvé zadáte své údaje jednou (jméno, adresa, datum narození, telefon, e-mail, IBAN, DIČ …); změnit je lze kdykoli v … Více → Moje údaje …. PDFMy rozpozná vhodná pole podle popisku – i „Příjmení, jméno“, „PSČ, obec“ nebo „Místo, datum“ (s dnešním datem) – a vyplní jen prázdná pole; pole pro jiné osoby (např. „Jméno dítěte“, „Rodné příjmení“) zůstanou prázdná. Výsledek prosím krátce zkontrolujte. „Převzít z tohoto formuláře“ načte údaje z formuláře, který jste už vyplnili. Vaše údaje zůstávají jen v tomto prohlížeči v tomto zařízení a nikdy se nepřenášejí; na sdílených zařízeních je odstraňte pomocí „Smazat vše“.
• Vytvoření formuláře: Zvolte nástroj „Pole formuláře“, vedle něj typ – Textové pole, Víceřádkové, Datum, Zaškrtávací políčko, Rozevírací seznam nebo Přepínač – a na stránce natáhněte obdélník (nebo jen klikněte). U rozevíracího seznamu se PDFMy zeptá na položky (např. „Pan, Paní, Jiné“). Přepínače se stejným názvem tvoří skupinu, z níž lze zvolit jen jednu možnost („Ano“ / „Ne“) – stačí jich umístit několik vedle sebe; hodnota se převezme z popisku vpravo. Zaškrtnutí „Povinné pole“ označí pole, která je nutné vyplnit (platí i pro právě vybrané pole). Název PDFMy převezme z popisku vedle, např. „Jméno“; dvojklik pole přejmenuje, Del je smaže. Při uložení vzniknou skutečná pole formuláře, která může kdokoli vyplnit v programu pro PDF, v prohlížeči nebo v PDFMy – i jako PDF/A, bezbariérově (čtečky obrazovky přečtou název pole).
• Počítání a kontrola ve formuláři: Jako typ pole jsou k dispozici také Číslo, Částka (€), E-mail, IBAN a PSČ. U čísla a částky pole na přání počítá samo: v části „Výpočet“ zadejte vzorec, např. Množství * Jednotková cena, Netto * 0,19 nebo SUMME([Pol 1]; [Pol 2]; [Pol 3]) – názvy polí s mezerami v hranatých závorkách; povoleno je + − * /, závorky, SUMME, MIN, MAX a MITTELWERT. V uloženém PDF pole počítají a kontrolují sama (např. v Adobe Acrobat Reader, Foxit nebo Firefox); chybný IBAN nebo e-mailová adresa se ohlásí. Při vyplňování v PDFMy počítá PDFMy průběžně a chybějící povinná pole a neplatné údaje ukazuje přímo u pole – i u cizích formulářů se součtovými poli. Počítající a kontrolující pole proto dostanou v PDF malý skript formuláře – jen tato pole, ne datum ani text. Některé firemní poštovní filtry zadržují PDF se skripty. PDF/A nepovoluje skripty formulářů; tam pole vzniknou bez výpočtu.
• Čísla stran, vodoznaky, Batesova čísla, záhlaví a zápatí: v dialogu uložení.
• Vložení odkazů: Zvolte nástroj „Odkaz“, natáhněte oblast (např. přes „Příloha 2“ nebo webovou adresu) a zadejte cíl: webovou adresu (pdfmy.de), e-mailovou adresu nebo číslo strany. V uloženém PDF lze na toto místo kliknout – i jako PDF/A a bezbariérově. Odkazy na strany se při změně pořadí přesouvají s nimi. Dvojklik změní cíl. Z bezpečnostních důvodů jsou možné jen webové a e-mailové odkazy.
• Komentáře a zvýraznění: Více → Komentáře a zvýraznění zobrazí všechny poznámky, zvýraznění (se zvýrazněným textem), texty, razítka, podpisy, pole formuláře a začernění v dokumentu – se stranou, filtrem a vyhledáváním. Kliknutím na položku přejdete, ✕ ji smaže (Ctrl+Z to vrátí zpět). „Kopírovat jako text“ vytvoří souhrn pro e-mail nebo zápis.
• Porovnání: Více → Porovnat s jinou verzí ukáže, co se změnilo – jako „Text“ (vložená a odstraněná slova) nebo jako „Obrázek (překrytí)“: stránky se překryjí, červeně je jen to, co je v první, zeleně jen to, co je ve druhé verzi, čárkované rámečky ukazují každé změněné místo. Tak si všimnete i změněných obrázků, razítek, podpisů a rozvržení.
• Sloučit střídavě: Pokud váš skener nemá oboustranný podavač, naskenujte přední a zadní strany odděleně a oba soubory vyberte přes dlaždici „Sloučit střídavě“. Pokud jsou zadní strany obráceně, klepněte na „Otočit druhý soubor“.
• Převod: PDF do Wordu, Excelu, textu nebo obrázků; obrázky do PDF; vytažení obrázků z PDF v původním rozlišení.
• PDF do Wordu – se strukturou: při uložení jako dokument Word PDFMy znovu spojí text do celých odstavců (slova rozdělená na konci řádku se spojí), z velkého písma udělá skutečné nadpisy Wordu („Nadpis 1/2“ – viditelné v navigačním podokně), zachová výčty a zalomení řádků v adresách a převede tabulky na tabulky Wordu: šířky sloupců jako v originálu, záhlaví tučně a opakované na každé stránce, částky zarovnané vpravo. U skenů se to stane po rozpoznání textu – čáry tabulek přitom PDFMy skryje, aby se žádná buňka neztratila; složitá rozvržení (více sloupců, textová pole, sloučené buňky tabulky) se zjednoduší.
• Shrnutí a dotazy bez nahrávání: Nabídka → „Shrnout a zeptat se …“. Vestavěná AI Google Chrome (od verze 138, na počítači s alespoň 16 GB operační paměti nebo grafickou kartou se 4 GB) shrne dokument – jako Hlavní body, Stručné shrnutí, O co jde? nebo Nadpis, od krátkého po podrobné – nebo odpoví na otázky jako „Do kdy musím zaplatit?“. Vše běží ve vašem zařízení, dokument se nenahrává. Poprvé si Chrome stáhne model AI (jednorázově, několik GB). Dlouhé dokumenty PDFMy shrnuje po oddílech. Výsledek lze zkopírovat; porovnejte jej prosím s dokumentem.
• Nastavení asistenta AI: V nabídce „… Více → Asistent AI …“ uvidíte, zda je AI vašeho prohlížeče v tomto zařízení připravena. „Nastavit AI prohlížeče“ jednorázově předem stáhne model AI, aby se nenačítal až při prvním shrnutí. Volbou Vypnuto zmizí Shrnout a Přeložit z nabídky – například pokud firma nechce funkce AI. AI pracuje vždy ve vašem zařízení; dokument se nenahrává.
• Ověřit ochranu dat sami: v nabídce „… Více → Ověřit ochranu dat sami …“ (nebo kliknutím na „Soubory zůstávají ve vašem zařízení“ na úvodní stránce) uvidíte, jaká připojení toto okno od otevření navázalo a kolik dat přitom bylo odesláno do internetu – běžně 0 bajtů. Požadavky na pdfmy.de načítají jen části programu, písma a jazykové soubory. Připojení k 127.0.0.1 nebo localhost směřují k programům ve vašem vlastním počítači (pdfmy Scan, místní AI). Nejjednodušeji to ověříte takto: vypněte Wi-Fi – PDFMy funguje dál.
• Ověřit verzi programu: ve stejném dialogu PDFMy porovná právě spuštěné programové soubory se zveřejněným seznamem kontrolních součtů této verze a zobrazí jejich otisk. Stejný otisk najdete v protokolu vydání na GitHubu (github.com/haus-it/pdfmy, docs/RELEASES.md) – nezávisle na pdfmy.de. Tak vidíte, že pdfmy.de poskytuje přesně zveřejněnou verzi. Pro IT oddělení: pdfmy.de/pruefsummen.txt lze ověřit pomocí sha256sum -c proti kopii webu.
• Místní AI v tomto počítači: Kdo používá na stejném počítači program AI jako Ollama nebo LM Studio, může jej zvolit v nabídce „… Více → Asistent AI …“: vybrat program, „Ověřit připojení“, zvolit model, uložit. Shrnutí, otázky a překlad pak běží s tímto modelem – text neopustí počítač; adresy mimo tento počítač PDFMy odmítá. Jednorázové povolení: v LM Studio spusťte v části „Developer“ server a zapněte „Enable CORS“; u Ollama otevřete ve Windows „Upravit proměnné prostředí pro váš účet“, vytvořte proměnnou OLLAMA_ORIGINS s hodnotou https://pdfmy.de a restartujte Ollamu. Výchozí volbou zůstává AI prohlížeče; volbou Vypnuto je AI zcela vypnutá.
• Překlad bez nahrávání: Nabídka → „Přeložit …“, zvolte zdrojový a cílový jazyk. PDFMy k tomu používá vestavěný překladač Google Chrome (od verze 138, na počítači): překlad probíhá ve vašem zařízení, text se nenahrává. Poprvé Chrome stáhne jazykový balíček. Výsledek se otevře jako nové PDF na vlastní kartě – s nadpisy, odstavci, seznamy a tabulkami; čísla a částky zůstanou beze změny. Původní rozvržení stránek se nenapodobuje. Strojový překlad: před odesláním prosím zkontrolujte. V jiných prohlížečích PDFMy zobrazí upozornění.
• Ukládání postupů: v dialogu uložení zvolte požadovaná nastavení (např. formát, čísla stran, zápatí, hlavičkový papír, odstíny šedi) a nahoře vedle položky Uložený postup klikněte na „Uložit jako postup …“ – s názvem jako „Faktura zákazníkovi“. Příště stačí postup vybrat. V dávkovém zpracování jsou vlastní postupy (PDF a PDF/A) k dispozici navíc – tak se mnoho souborů zpracuje najednou stejně. Z bezpečnostních důvodů se heslo a podpis nikdy neukládají.
• Rozpůlení stran: Nabídka → „Rozpůlit strany …“ rozdělí skeny dvoustran (otevřená kniha nebo sešit) a archy A3 na dvě strany – svisle (vlevo/vpravo) nebo vodorovně (nahoře/dole), volitelně jen strany na šířku. Bez ztráty kvality: text a vektorová grafika zůstanou zachovány, soubor se nezvětší. Pro knihy čtené zprava doleva: „Nejdřív pravá polovina“.
• Word a Excel do PDF: soubory Wordu (.docx) a tabulky Excelu (.xlsx) jednoduše otevřete nebo přetáhněte do okna – PDFMy je převede do PDF přímo ve vašem zařízení, bez nahrávání. Z Wordu PDFMy přenese záhlaví a zápatí (s logem a číslem stránky „Stránka 1 z 3“), nadpisy, odstavce (i s tučným písmem a kurzívou uprostřed věty, na střed, zarovnané vpravo), odrážky a číslování, tabulky (se šířkami sloupců, zarovnáním a tučným záhlavím z Wordu), obrázky, konce stránek a formát stránky; z Excelu všechny viditelné listy jako tabulku s formátem čísla, měny, procent a data. Nepřenášejí se textová pole, sloupce a zvláštní písma – pro přesnou kopii zvolte ve Wordu nebo Excelu „Uložit jako PDF“. Starší formáty (.doc, .xls) nejprve uložte jako .docx/.xlsx.
• Otevírání RTF a XPS: Soubory RTF přebírá PDFMy jako text bez formátování a obrázků, soubory XPS s textem a obrázky na jejich místě, ale bez čar a ploch. Pro přesnou kopii tiskněte přes tiskárnu „PDFMy“.
• Co se při ukládání zachová: popisky stran, cíle odkazů, záložky, vrstvy a metadata XMP se zachovají, dokud se strany nezmění v obrázky. Strukturní tagy se zachovají, když se ukládají všechny strany jednoho souboru. Dialog uložení předem upozorní, pokud se něco ztratí.
• Poškozená PDF: PDFMy zachrání, co je ještě čitelné, a uvede chybějící strany. Chybí-li začátek souboru nebo jsou údaje o stranách uloženy komprimovaně a oříznuty, většinou už nelze nic zachránit.
• E-knihy (EPUB) do PDF: soubory EPUB jednoduše otevřete – PDFMy je vysází jako PDF v praktickém knižním formátu A5: název, každá kapitola na nové stránce, nadpisy, odstavce, seznamy, tabulky a obrázky. E-knihy chráněné proti kopírování (DRM) nelze převést.
• LibreOffice a OpenOffice: textové dokumenty (.odt) a tabulky (.ods) PDFMy převede do PDF stejně – s nadpisy, seznamy, tabulkami, obrázky a formátem stránky, resp. se všemi listy s hodnotami čísla, měny, procent a data.
• Text, Markdown a CSV do PDF: textové soubory (.txt), Markdown (.md) a tabulky (.csv, např. z Excelu nebo účetnictví) jednoduše otevřete nebo přetáhněte do okna – PDFMy z nich vytvoří úhledné PDF ve formátu A4: nadpisy, seznamy a tabulky z Markdownu se vysází, tabulky CSV mají na každé stránce záhlaví, mnoho sloupců se umístí na šířku, částky jsou zarovnány vpravo. Diakritika ze starších souborů Excelu se rozpozná správně.
• Fotografie z iPhonu (HEIC) a TIFF: fotografie z iPhonu (.heic/.heif) a soubory TIFF – i vícestránkové z faxu nebo skeneru – jednoduše otevřete nebo přetáhněte do okna; PDFMy je převede v každém prohlížeči, i v Chrome, Edge a Firefoxu. Každá stránka TIFF se stane stránkou PDF, faxová rozlišení (např. 204 × 98 dpi) se správně vyrovnají. Převod probíhá ve vašem zařízení.
• Vytisknout jako plakát: úvodní stránka → „Vytisknout jako plakát“ nebo v dialogu uložení u počtu stran na list zvolte „Plakát na 4 listy A4“ případně „na 9“. Každá strana se zvětší a rozdělí na více listů, s překryvem 1 cm pro slepení.
• Převrátit barvy: úvodní stránka → „Převrátit barvy“. Pomůže například vytisknout tmavé prezentace s úsporou toneru. Text zůstane textem. Pouze u formátu PDF.
• Popsat strany: úvodní stránka → „Popsat strany“. Úvodní strany se pak jmenují i, ii, iii, potom začíná číslování od 1. Mění se jen názvy stran v programu pro PDF, ne obsah stran.
• Text nelze kopírovat: úvodní stránka → „Text nelze kopírovat“. Každá strana se uloží jako obrázek bez textové vrstvy, polí formuláře a odkazů, soubor tím bývá větší. Rozpoznávání textu dokáže text znovu přečíst. Pro důvěrný obsah proto vždy použijte „Začernit“.
• Připravit pro AI: úvodní stránka → „Připravit pro AI“. PDFMy uloží text jako Markdown s nadpisy, tabulkami, značkami stran a krátkými údaji o dokumentu. Soubor zůstane ve vašem zařízení. Obsah opustí vaše zařízení, až když jej sami nahrajete do některé AI služby.
• Skenování kamerou: gesto zpět skenování neukončí, dokud existují snímky. Pro ukončení klepněte na „Hotovo“. Pokud fotoaparát rozpoznal list špatně, klepněte na náhled a pak na „Upravit rohy“. Je-li příliš tma, PDFMy na to upozorní.
• Rozmazané snímky: pokud se strana zdá rozmazaná, její náhled dostane žlutý rámeček. Klepnutím na něj stranu zkontrolujte a v případě potřeby ji smažte.
• Hledání: na velikosti písmen nezáleží, „ß“ a „ss“ se považují za totožné: „Strasse“ najde i „Straße“. Najdou se i skupiny slov jako „15. listopadu“. S volbou „Pouze celá slova“ už „Test“ nenajde „Testament“. Platí to i pro zvýrazňování, nahrazování a „Začernit všechny výsledky“.
• Pokračování ve čtení: PDF od 5 stran se znovu otevřou na stránce, kde jste naposledy skončili. Váš prohlížeč si k tomu pamatuje jen kontrolní součet souboru a číslo stránky, nikoli název souboru ani obsah.
• Co se při ukládání nezachová: obsahuje-li PDF vrstvy, strukturní tagy, popisky stran nebo formulář XFA, dialog uložení na to předem upozorní. Totéž platí pro PDF/A: pole formuláře se tam pevně převedou do stránky a přílohy, které nejsou PDF/A, se vypustí.
• Uložení v odstínech šedi: v dialogu uložení pod „Čísla stran, záhlaví/zápatí, formát …“ → Barva → „V odstínech šedi“. Všechny strany, razítka, označení, podpisy a vložené obrázky zešednou – jako černobílá kopie, šetří barevný toner. Strany se přitom uloží jako obrázek; text zůstane prohledávatelný. Funguje i s PDF/A.
• PowerPoint: v dialogu uložení pod Formát → „PowerPoint“. Každá strana se stane snímkem ve formátu stránky – s razítky, značkami a podpisy. Text leží neviditelně na svém místě a v PowerPointu, Keynote nebo Impressu jej lze vyhledávat a kopírovat; naskenované stránky se předem rozpoznají (OCR). Praktické pro předvedení podkladů na schůzce nebo pro další využití snímků z PDF.
• Markdown a HTML: v dialogu uložení pod Formát → „Markdown“ nebo „HTML“. PDFMy rozpozná nadpisy (velikost písma, tučné písmo), odstavce (i slova rozdělená na konci řádku), odrážky a tabulky. Markdown se hodí pro AI asistenty, wiki a aplikace na poznámky; HTML vytvoří bezbariérovou webovou stránku. Naskenované stránky se předem automaticky rozpoznají (OCR).
• Zvýraznění textu: nástroj „Zvýraznit“, pak táhněte myší přes slova – zvýrazní se přesně text, i přes více řádků; kliknutí zvýrazní jedno slovo. Vedle zvolte barvu (žlutá, zelená, modrá, růžová, oranžová) a styl: Zvýraznit, Podtrhnout nebo Přeškrtnout. Vybrané zvýraznění lze přebarvit nebo smazat klávesou Delete. Tažením na volné ploše se zvýrazní oblast (např. obrázek). Všechny výskyty najednou: Ctrl+F, zadejte hledaný výraz, „Zvýraznit vše“ – zvýrazní se každý výskyt v celém dokumentu, i slovní spojení jako „15. listopadu“; Ctrl+Z vrátí vše zpět. Zvýraznění z jiných programů: otevřete-li PDF, které už je zvýrazněné, PDFMy převezme zvýraznění i s komentářem a autorem – lze je přebarvit a smazat (ne u digitálně podepsaných PDF, aby podpis zůstal platný). Při uložení se z nich stanou skutečná zvýraznění PDF: jiné programy PDF je zobrazí jako komentář se zvýrazněným textem a mohou je odstranit.
• Hledání v dokumentu: Ctrl+F otevře nad stránkou vyhledávací lištu – jako ve Wordu. Zobrazuje „3 z 12“; Enter nebo F3 přejde na další výskyt, Shift+Enter na předchozí, Esc lištu zavře. Aktuální výskyt je zvýrazněn oranžově. U skenů a fotografií funguje hledání po rozpoznání textu (OCR). Začernit všechny výskyty najednou: vpravo v části „Hledat v dokumentu“.
• Najít a nahradit: Ve vyhledávací liště klikněte na Nahradit …, zadejte nový text a zvolte Nahradit (aktuální výskyt, Enter) nebo Nahradit vše (Ctrl+Enter). Každý dotčený řádek se nahradí věrně originálu jako u „Změnit text“ – stejné písmo, barva a šířka; starý text se při uložení odstraní. Listiny, vysvědčení a úřední rozhodnutí se přeskočí, u výpisů z účtu a faktur se změny viditelně označí. Vrácení zpět pomocí Ctrl+Z – i „Nahradit vše“ na mnoha stranách jedním krokem.
• Vlastnosti dokumentu: Více → Vlastnosti dokumentu (Ctrl+D) zobrazí název, autora, předmět, klíčová slova a také verzi PDF, velikost stránky, datum vytvoření, program, který soubor vytvořil, a ochranu heslem. Název, autora, předmět a klíčová slova můžete změnit – při uložení se zapíší do PDF. Tip: Dobrá klíčová slova umožní rychle najít PDF ve vyhledávání Windows a ve Finderu. Údaje otevřeného PDF se při uložení zachovají.
• Obsah a záložky: Tlačítko „Obsah“ (klávesa I) zobrazí všechny kapitoly PDF; kliknutím na kapitolu přejdete. Ctrl+B vytvoří záložku pro aktuální stranu; PDFMy navrhne jako název první řádek textu. Pomocí ✎ přejmenujete, pomocí ⇥ odsadíte jako podbod, pomocí ✕ smažete. Záložky se při uložení zapíší do PDF a v programech pro PDF a v prohlížečích se zobrazí jako obsah. Při slučování vytvoří PDFMy pro každý soubor automaticky záložku.
• Listování: Kolečkem myši procházíte celým dokumentem jako ve Wordu; vlevo dole je „Strana X z Y“ – kliknutím na ni (nebo Ctrl+G) přejdete na stranu. Lišty vlevo a vpravo lze sbalit klávesami [ a ].
• Více dokumentů: „Přidat“ připojí další soubory k otevřenému dokumentu, „Nová karta“ otevře další dokument souběžně – nahoře se zobrazí lišta karet, kliknutím přepínáte mezi dokumenty. Pokud otevřete soubor, když už je otevřen jiný dokument, PDFMy se zeptá, zda jej má přidat, otevřít na nové kartě nebo nahradit.
• Tisk: tlačítko „Tisk“ v panelu nástrojů (nebo Ctrl+P): všechny strany, tato strana nebo vybrané strany jako „1-3, 5“ – podle přání 2 nebo 4 strany na list nebo jako brožura.
• Prezentace: F5 zobrazí strany přes celou obrazovku, dále šipkami nebo dálkovým ovladačem pro prezentace.
• Čtení nahlas: Rozpoznaný text přečte hlas vašeho zařízení – bez online služby.
• Režim čtení (pohodlné čtení na mobilu): … Více → Režim čtení nebo v části „Rozpoznaný text“. Text se znovu zalomí – už žádné zvětšování a posouvání do stran. Odstavce, nadpisy a výčty zůstanou zachovány, slova rozdělená na konci řádku se opět spojí. A−/A+ mění velikost písma (zapamatuje se), „Přejít na“ vede na stránky a nadpisy. U skenů se text zobrazí po rozpoznání textu.
• Uložit přístupně a jako PDF/A (dlouhodobý archiv) – kontrola v části Předběžná kontrola (viz níže).
• Kontrola před odesláním (předběžná kontrola): dlaždice „Zkontrolovat PDF před odesláním“ nebo … Více → Předběžná kontrola …. Zvolte příjemce: beA / soud (německá pravidla elektronické komunikace se soudy ERVB 2025: žádný JavaScript, žádné přílohy, tisknutelné, povolený název souboru, nejvýše 200 MB), ePA (elektronická zdravotní dokumentace: PDF/A, nejvýše 25 MB), Přístupné (BITV 2.0 / PDF/UA: tagy, jazyk, název, nadpisy, buňky záhlaví tabulek, alternativní texty), Archiv (GoBD) (německá účetní pravidla: PDF/A, nešifrováno, text rozpoznán) nebo PDF/A – všechny body kontroly (označení, barevný profil, písma, skripty, šifrování, komentáře, komprese, průhlednost, přílohy, název – každý bod zvlášť). Soubor se kontroluje tak, jak by byl uložen. ✓ znamená splněno, ✗ chyba, i upozornění. „Opravit automaticky“ zvolí vhodný způsob uložení (vhodné pro beA, PDF/A „Malé“, zpřístupnit, PDF/A). „Uložit zprávu jako PDF“ uloží zprávu o kontrole s datem, výsledkem a otiskem SHA-256 zkontrolovaného souboru – jako doklad do spisu nebo dokumentace postupů. Jde o rychlou kontrolu nejčastějších důvodů odmítnutí; nenahrazuje úplnou validaci.
• Zpřístupnit PDF (PDF/UA): dlaždice „Zpřístupnit PDF“ nebo … Více → Zpřístupnit PDF …, pak „Uložit“. PDFMy rozpozná – i ve skenech – nadpisy, odstavce, výčty a tabulky a označí je tak, aby je čtečky obrazovky správně předčítaly a dalo se mezi nimi přecházet: nadpisy jako úroveň 1 a 2, seznamy s položkami, tabulky se záhlavím. Záhlaví, zápatí a čísla stránek se skryjí (jinak by je čtečka obrazovky předčítala na každé stránce), ale zůstanou prohledávatelné. Z nadpisů vznikne obsah (záložky); nastaví se název a jazyk dokumentu. Ukládá se podle PDF/UA-1, zároveň PDF/A. Poté PDFMy hotový soubor zkontroluje a zobrazí výsledek, např. „splněno 8 z 8 bodů · rozpoznáno: 4 nadpis(ů), 1 tabulka(y)“. Užitečné s ohledem na německý zákon o posílení přístupnosti (BFSG). Popsat obrázky: předtím PDFMy na každé stránce vyhledá fotografie, loga a grafiku a zobrazí je v okně – tam krátce zapíšete, co je vidět (např. „Situační plán pozemku“; u loga PDFMy navrhne odesílatele), nebo zaškrtnete „Jen dekorace – nepředčítat“. Popsané obrázky čtečka obrazovky předčítá v místě, kde se na stránce nacházejí. Zpráva o kontrole navíc ukazuje, zda jsou nadpisy označeny a zda mají tabulky buňky záhlaví. Omezení: popis PDFMy sám nepíše (spolehlivě by to šlo jen s cloudovou AI); u publikací doporučujeme namátkovou kontrolu čtečkou obrazovky.
• Kontrola PDF/A: … Více → Předběžná kontrola …, příjemce „PDF/A – všechny body kontroly“ ukáže, zda PDF splňuje nejdůležitější pravidla pro dlouhodobou archivaci – označení PDF/A, vložený barevný profil, všechna písma vložena, žádné šifrování, žádné skripty ani zakázané akce, tisknutelné komentáře, žádná komprese LZW. To jsou nejčastější důvody, proč soudy (beA), úřady a archivy soubory odmítají. „Opravit automaticky“ uloží jako PDF/A a uložený soubor hned znovu zkontroluje: výsledkem je platný PDF/A-2b a zároveň přístupný. Rychlá kontrola nenahrazuje úplnou validaci.

Podpis a digitální podpis

Podpis, zkratka a firemní razítko

Kliknutím na nástroj „Podpis“ otevřete výběr s vašimi uloženými podpisy jako obrázek (podpis, zkratka, firemní razítko). Klikněte na jeden z nich – pak visí na ukazateli myši – a klikněte nebo klepněte na požadované místo v dokumentu. Ve výběru v části „Přidat“ zvolíte, zda se má pod podpisem automaticky zobrazit jen datum, nebo místo a datum (např. „Paderborn, 17.10.2026“) – PDFMy si vaši volbu i místo zapamatuje; text lze jako kterýkoli jiný přesunout, změnit nebo smazat. Ještě nic nemáte vytvořeno? Ve výběru klikněte na „Vytvořit podpis“ – tři způsoby:

• Kreslit myší, prstem nebo perem (vyhlazené čáry, „Vrátit poslední tah“). Mobil držte na šířku.
• Napsat: zadejte jméno a zvolte jeden z pěti stylů ručního písma.
• Nahrát obrázek: na počítači tlačítkem „Nahrát obrázek …“ v panelu nástrojů, přetažením obrázku do okna podpisu nebo pomocí Ctrl+V (např. výřez z Výstřižků) – fotografie nebo sken vašeho podpisu na papíře (na mobilu přímo „Pořídit fotografii“), razítko nebo logo. PDFMy automaticky odstraní pozadí – papír se stane průhledným – a ořízne obrázek. Pro barevná razítka a loga zvolte „Zachovat původní barvy“.

Barva: černá, modrá nebo tmavě modrá. Nahoře zvolíte, co vytváříte: podpis, zkratku (parafu) nebo firemní razítko / logo – všechny tři lze uložit zvlášť a vybrat v panelu nástrojů. „Zkratka na všechny strany“ umístí jedním kliknutím vaši zkratku vpravo dole na každou stranu, jak je u smluv obvyklé. Po vytvoření visí podpis poloprůhledně na ukazateli myši – stačí kliknout na požadované místo (na mobilu klepnout); Esc akci zruší. Přesun tažením, velikost úchytem vpravo dole, smazání klávesou Del. Podpis, zkratka a razítko se v tomto zařízení zapamatují (ve výchozím stavu zapnuto, jen ve vašem prohlížeči – nic se nenahrává); v okně podpisu vidíte uložené položky a můžete je smazat.

Automatické vyhledání míst pro podpis

U nástroje „Podpis“ hledá PDFMy v celém dokumentu místa jako „Podpis …“, „Podepisující“, „Místo“, „Datum“ nebo „Místo, datum“ – s linkou vedle, nad nebo pod nimi, i když je linka kreslená a popisek je pod ní. Zobrazí se tam žluté štítky „✍ Podepsat zde“, resp. modré „📅 Vložit datum“ a „📍 Vložit místo“ – kliknutím se váš podpis umístí přesně na linku (aniž by zasahoval do textu nad ní), resp. datum či vaše místo (napoprvé se PDFMy zeptá na místo a zapamatuje si je). „Další místo“ v panelu nástrojů přeskakuje mezi všemi dosud otevřenými místy, aby se u dlouhých smluv na žádné nezapomnělo. U skenů to funguje po rozpoznání textu.

Odeslat k podpisu (více osob)

Takto necháte dokument podepsat jiné osoby – bez serveru a bez nahrávání, podobně jako u DocuSign:

1. „… Více → Kancelář → Odeslat k podpisu …“: zadejte jména a e-mailové adresy osob v požadovaném pořadí a k tomu svou vlastní adresu pro zpětnou zprávu a případně lhůtu. Pokud máte uloženou šablonu, vyberte ji nahoře – osoby, pole, zpráva a lhůta se převezmou.
2. PDFMy už na rozpoznaných místech jako „Podpis …“ nebo „Místo, datum“ navrhne pole – kliknutím na jméno v poli je přiřadíte jiné osobě. Další pole: nahoře zvolte „Typ pole“ (Podpis, Zkratka, Datum, Jméno, Text, Zaškrtávací pole), pak klikněte na jméno osoby a na místo. Datum a jméno doplní PDFMy při podpisu sám; textová pole (např. adresu) musí osoba vyplnit předem. Chybná pole odstraňte pomocí „✕“. Pro opakující se dokumenty (nájemní smlouva, pracovní smlouva …): „Uložit jako šablonu …“.
3. „Odeslat …“: PDFMy připraví e-mail s PDF pro první osobu (otevřete soubor .eml a odešlete jej). Se složkou archivu se kopie uloží do archivu a v knize došlé pošty je uveden stav.
4. Osoba otevře PDF na pdfmy.de, ve svém označeném poli klikne na „Podepsat zde“ a poté na „Podepsáno – poslat dál“. E-mail pro další osobu je připraven, s vámi v kopii.
5. Bez PDFMy: Pole osoby jsou v souboru skutečnými poli formuláře PDF – může je vyplnit a podepsat i v Adobe Acrobat Reader, v Náhledu na Macu nebo v Edge (např. pomocí „Vyplnit a podepsat“), uložit a poslat vám PDF zpět. Když je otevřete v PDFMy, PDFMy převezme zadané údaje a rozpozná podpis: „Převzít jako podepsané …“ (jinak „Podepsáno v jiném programu …“) – poté jde e-mail další osobě. V auditním protokolu je uvedeno „Podepsáno v jiném programu pro PDF“.
6. Kdo nechce podepsat, klikne na „Odmítnout …“ a může uvést důvod – obdržíte ho připraveným e-mailem a žádost je tím ukončena.
7. Po posledním podpisu se vám PDF vrátí s připojenou stránkou „Auditní protokol“ (osoby, časy, údaje, kontrolní součty, průběh). Při otevření PDFMy zobrazí „Všichni podepsali ✓“ a v knize došlé pošty je stav „Vyřízeno“.

Ve vašem jazyce: E-maily podepisujícím, připomínky a protokol o ověření píše PDFMy v jazyce, ve kterém PDFMy právě používáte.

Na vědomí: V dialogu můžete zadat adresy, které nepodepisují, ale obdrží výsledek v kopii (např. daňový poradce, účetní) – při dokončení nebo odmítnutí, ne při každém mezikroku. Jsou uvedeny i v auditním protokolu a v šabloně.

Vyplňování s navigací: Kdo podepisuje, vidí na liště, kolik údajů ještě chybí. „Další pole →“ přeskakuje z pole na pole (nejprve na nevyplněné povinné údaje), stejně jako Enter v textovém poli – praktické na mobilu.

Hromadné odeslání mnoha příjemcům: V dialogu „Odeslat k podpisu“ zaškrtněte „Hromadné odeslání“ a zadejte příjemce – jeden řádek na osobu (Jméno; E-mail), zkopírované z Outlooku (Jméno <E-mail>) nebo jako soubor CSV z Excelu (rozpoznají se sloupce jako „Jméno“ nebo „Jméno/Příjmení“ a „E-mail“). Jednou umístěte pole pro podpis, potom „Odeslat příjemcům (…)“: každá osoba dostane vlastní exemplář a podepisuje sama, např. souhlasy, přihlášky za člena nebo domovní řády. Do 10 příjemců otevře PDFMy s pdfmy Scan e-maily přímo v Outlooku, jinak jsou všechny koncepty spolu se seznamem příjemců v souboru ZIP. V knize došlé pošty je každá osoba uvedena s vlastním stavem a „Připomínat“.

E-maily přímo v Outlooku: S pdfmy Scan ve Windows (od verze 1.8.8) otevírá PDFMy připravené e-maily – žádosti o podpis, přeposlání, připomínky, „Sdílet → E-mail“, hlášení chyb – přímo jako novou zprávu připravenou k odeslání s přílohou ve vašem e-mailovém programu. Bez pdfmy Scan se jako dosud uloží soubor .eml, který otevřete a odešlete.

Prokazatelná pravost: PDFMy připojuje každý podpis k přijatému souboru, místo aby jej přepisoval (přírůstkové ukládání podle normy PDF). Každá verze tak zůstává v souboru beze změny. V hotovém PDF zobrazuje „Přehled“ u každé osoby „✓ obsažena beze změny“ – nebo upozornění, pokud byl soubor mezitím znovu uložen nebo změněn (např. v jiném programu pro PDF).

Lhůta a připomínka: Lhůta se zobrazuje v knize došlé pošty a na úvodní stránce v části „Lhůty“ (s denní připomínkou, je-li zapnutá). V řádku žádosti připraví „Připomínat“ zdvořilý připomínací e-mail pro osobu, která je právě na řadě – pokud ještě nikdo nepodepsal, s PDF z archivu v příloze.

Odesláno, přijato, přečteno: V části „Přehled“ zobrazuje PDFMy pro každou osobu průběh s časem: ✓ Odesláno (e-mail připraven), ✓✓ Přijato (PDF bylo otevřeno v PDFMy), ✓✓ Přečteno (byla zobrazena každá stránka) a ✍ Podepsáno. Nad tím vidíte, na koho žádost čeká, od kdy, jak je to s lhůtou a kdo přijde na řadu potom.

Odeslání přes WhatsApp, Signal nebo Teams – s potvrzením o přečtení: místo „Odeslat e-mailem“ klikněte na „Odeslat přes messenger“ – otevře se nabídka sdílení, v ní zvolte WhatsApp, Signal, Teams nebo jiný program. Jakmile osoba v PDFMy prohlédne všechny stránky, zobrazí se jí „Odeslat potvrzení o přečtení“: jedno klepnutí vám ve stejném messengeru pošle „✓✓ Přečteno“ s odkazem. Klepněte na odkaz – PDFMy zaznamená „Přečteno“ s časem v knize došlé pošty. Odkaz neobsahuje nic z dokumentu a ověřuje se klíčem, který zná jen žádost; padělaná potvrzení PDFMy pozná. Modré fajfky messengeru ukazují jen, že se zpráva zobrazila – toto potvrzení ukazuje, že dokument byl přečten. Bez součinnosti osoby to záměrně nejde: k tomu by byl potřeba server, který tajně počítá.

Co teď udělat: Pokud se žádost zasekne, navrhne PDFMy odesílateli další krok – například připomínku, když tři dny nepřišla žádná reakce, nebo krátký telefonát, když někdo dokument přečetl, ale ještě nepodepsal. V knize došlé pošty je pak „Připomínat“ zvýrazněno červeně; PDFMy počítá připomínky a ukazuje, kdy byla odeslána poslední.

Bez serveru – takto se k vám dostane stav: „Přijato“ a „Přečteno“ jsou uloženy přímo v PDF a putují s ním. Uvidíte je, jakmile k vám dorazí novější verze (při každém poslání dál jste v kopii). Rychlejší je potvrzení o přečtení: vyžádá si ho každý e-mail se žádostí i s připomínkou – e-mailový program příjemce se zeptá, zda ho má odeslat.

Kdo podepsal? V knize došlé pošty je pod předmětem uvedeno, kdo už podepsal a kdy. V otevřeném PDF zobrazí „Přehled“ každou osobu s časem a kontrolním součtem SHA-256 verze, kterou obdržela. Údaje putují v PDF jako příloha „pdfmy-unterschriften.json“. Nakreslený podpis je prostý elektronický podpis; pro vyšší důkazní hodnotu hotový dokument navíc digitálně podepište („Navíc digitálně podepsat …“).

Kontrola podpisů

Pokud otevřete digitálně podepsané PDF (smlouvu, rozhodnutí, fakturu), zobrazí PDFMy nad dokumentem lištu: zelená – podepsáno kým …, od podpisu beze změny; žlutá – platný, ale poté bylo něco připojeno; červená – podpis neplatný, např. protože byl dokument změněn. „Podrobnosti podpisu“ ukáže podepisujícího, čas, důvod, místo, vydavatele, platnost certifikátu, časové razítko a zda jde o kvalifikovaný certifikát (eIDAS). Kontrola probíhá ve vašem zařízení. Zda je vydavatel uznanou certifikační autoritou, PDFMy nekontroluje – k tomu použijte bezplatné úřední ověřovací služby, např. ověření podpisu eIDAS Evropské komise (DSS) nebo ověřovací službu německé Spolkové agentury pro sítě (Bundesnetzagentur). Důležité: Uložíte-li PDF se změnami, podpis zanikne; originál zůstává platný. Před první změnou textu nebo zakrytím v podepsaném PDF se proto PDFMy jednou zeptá.

Digitální podpis

V dialogu uložení zaškrtněte „Digitálně podepsat“. S vlastním certifikátem (.p12/.pfx) podepíše PDFMy přímo v prohlížeči podle evropského standardu PAdES (ETSI EN 319 142, eIDAS); heslo se nikdy neukládá. Více osob může podepsat postupně: otevře-li další osoba podepsané PDF beze změny v PDFMy, zobrazí lišta podpisů „Spolupodepsat“ – její podpis se připojí a stávající zůstanou platné. Ve Windows to s pdfmy Scan jde i s certifikáty Windows a podpisovými kartami, i kvalifikovaně – od pdfmy Scan 1.8.0 rovněž podle PAdES (starší verze podepisují v dosavadním formátu; pdfmy Scan sám hlásí aktualizace, jinak klikněte pravým tlačítkem na jeho ikonu vedle hodin → „Vyhledat aktualizace“).

S časovým razítkem: Pokud běží pdfmy Scan (od verze 1.9.0 ve Windows, 1.1.9 na Macu a Linuxu), objeví se vedle „Digitálně podepsat“ zaškrtávací políčko „s časovým razítkem“. Nezávislá služba časových razítek (např. DigiCert nebo Sectigo) pak potvrdí okamžik podpisu podle RFC 3161 (PAdES B-T) – tak zůstane prokazatelné, že podpis v tomto okamžiku existoval, i když platnost certifikátu později vyprší. Přenáší se pouze kontrolní hodnota podpisu, ne dokument.

E-faktura

Čtení: PDF ZUGFeRD a XRechnung (XML) jednoduše otevřete – PDFMy zobrazí fakturu čitelně a přesně převezme částku, lhůtu a IBAN.

Kontrola: Při otevření PDFMy e-fakturu rovnou zkontroluje: povinné údaje (číslo faktury, datum, prodávající s DIČ k DPH (USt-IdNr.) nebo daňovým číslem, kupující, položky) a pravidla výpočtu (položky, bez DPH, DPH, s DPH, částka k úhradě) podle EN 16931, u XRechnung navíc Leitweg-ID (identifikátor německého veřejného odběratele), kontaktní osobu a způsob platby. V údajích dopisu se zobrazí „✓ zkontrolováno“ nebo počet chyb; kliknutím zobrazíte podrobnosti. Jiné soubory zkontrolujete přes Více → Zkontrolovat e-fakturu …, aniž byste je otevírali. Úplnou úřední kontrolu se všemi pravidly nabízí bezplatný validační nástroj KoSIT (německé Koordinační místo pro IT standardy).

Vystavení: dlaždice „Vystavit e-fakturu“: vydaná faktura podle EN 16931 jako PDF ZUGFeRD nebo jako XRechnung (např. pro německé úřady s Leitweg-ID). Údaje o vaší firmě se zapamatují, chybějící povinné údaje jsou srozumitelně ohlášeny.

Aplikace a výchozí program pro PDF

• Bez internetu (offline): Jakmile PDFMy jednou otevřete s internetem – úvodní stránku, stránku nástroje nebo nápovědu –, uloží se do zařízení (počítač, telefon, tablet). Vpravo dole se objeví „✓ Připraveno offline“; poté fungují skenování, rozpoznávání textu, úpravy, podepisování a ukládání i bez připojení. Doplňkové soubory, jako jsou písma pro soubory Word, stahuje PDFMy přes Wi-Fi (ne v mobilní síti). iPhone a iPad: Safari smaže offline úložiště webu asi po 7 dnech nepoužívání – přidejte proto PDFMy přes Sdílet → Přidat na plochu, pak zůstane trvale dostupné offline. Rozpoznávání textu v jiném jazyce než němčině a jazyce rozhraní potřebuje poprvé internet.
• Instalace jako aplikace: tlačítko „Stáhnout aplikaci“ nahoře v PDFMy. iPhone: v Safari Sdílet → Přidat na plochu. Mac se Safari: Soubor → Přidat do Docku.
• Telefon: otevřít PDF v PDFMy (Android): Je-li PDFMy nainstalováno jako aplikace („Stáhnout aplikaci“ nebo v Chromu ⋮ → Nainstalovat aplikaci), je PDFMy při sdílení v seznamu: klepněte na PDF, fotku nebo sken (např. v Gmailu, WhatsAppu, „Soubory“ nebo Stažených), Sdílet → „PDFMy“. Soubor se hned otevře v PDFMy a zůstane v telefonu. Bylo-li PDFMy nainstalováno už dříve, položka se objeví po příští automatické aktualizaci aplikace Chromem (obvykle během několika dnů) – ihned, pokud aplikaci odeberete a znovu nainstalujete. Android nedovoluje nastavit webové aplikace jako výchozí aplikaci pro PDF; „Sdílet → PDFMy“ je zamýšlená cesta.
• iPhone a iPad: Apple nedovoluje webovým aplikacím položku v nabídce sdílení ani přiřazení jako program pro PDF – to jde jen s aplikací z App Storu. Takto přesto PDF rychle otevřete: spusťte PDFMy z plochy a klepněte na „Otevřít“ – výběr ukáže aplikaci „Soubory“ s iCloud Drive, staženými soubory a přílohami, které jste tam uložili (v Mailu: podržte přílohu → Uložit do Souborů).
• Přílohy z Outlooku nebo Thunderbirdu: poklepáním na přílohu se otevře v PDFMy. Outlook ukládá přílohy do chráněných nebo krátkodobých složek, které prohlížeč nesmí číst – pdfmy Scan (Windows od 1.8.7, Mac a Linux od 1.1.7) soubor ihned uloží, resp. jej dodatečně předá PDFMy; to platí i tehdy, když je jako výchozí nastavena aplikace Chrome „PDFMy“. Bez pdfmy Scan: přílohu v Outlooku uložte („Uložit jako“) a poté otevřete.
• Příloha nejde otevřít? PDFMy nyní uvádí přesnou příčinu: pdfmy Scan neběží nebo je zastaralý (spusťte jej, resp. aktualizujte), Outlook již odstranil dočasnou kopii (otevřete přílohu znovu) nebo – na Macu – přístup blokuje ochrana soukromí macOS. Na Macu nejspolehlivěji pomůže: nabídka → „Nastavit jako výchozí pro PDF …“ a zvolit „PDFMy (pdfmy Scan)“; pak Outlook předá soubor přímo do PDFMy. Případně povolte „perl“ v Nastavení systému → Soukromí a zabezpečení → Přístup k celému disku. Okamžitě pomůže vždy: přílohu v Outlooku uložte pomocí „Uložit jako“ a poté otevřete.
• Mac: otevírání PDF příloh z Outlooku přímo v PDFMy – jednorázové nastavení:
  1. Na pdfmy.de klikněte nahoře na „Skenovat“ a stáhněte „pdfmy Scan pro Mac“ (nebo přímo pdfmy.de/scanner.html).
  2. Otevřete soubor „pdfmy-Scan-Mac.command“ (pravé tlačítko → Otevřít) a nechte proběhnout nastavení. Kdo už pdfmy Scan má, jednoduše spustí nastavení znovu – aktualizuje program na nejnovější verzi.
  3. U otázky „Sollen PDF-Dateien künftig per Doppelklick in PDFMy geöffnet werden?“ („Mají se soubory PDF nadále otevírat dvojklikem v PDFMy?“) klikněte na „Ja, PDFMy verwenden“ („Ano, použít PDFMy“).
  Poté se PDF přílohy z Outlooku otevírají dvojklikem přímo v PDFMy. Pokud se macOS zeptá, zda smí PDFMy přistupovat k datům jiných aplikací, zvolte „Povolit“.
• Windows – PDF dvojklikem: s pdfmy Scan přes Více → Nastavit jako výchozí pro PDF.
• Tisk do PDFMy (Windows): Více → Nastavit tiskárnu „PDFMy“ … (nebo v ikoně pdfmy Scan vpravo dole) vytvoří tiskárnu jen pro vás – s ovladačem PDF zabudovaným ve Windows; Windows se jednou zeptá na potvrzení. Poté v libovolném programu (Word, prohlížeč, skladový systém …) Tisk → tiskárna „PDFMy (vaše jméno)“: dokument se za několik sekund otevře v PDFMy se skutečným prohledávatelným textem. Tiskové soubory leží ve složce, do které má přístup jen váš účet, a po 7 dnech se smažou – důležité dokumenty si uložte z PDFMy. Odebrání stejnou položkou nabídky. Na terminálových serverech (více uživatelů současně) se tiskárna nenabízí. Je-li „Microsoft Print to PDF“ vypnutý, otevře pdfmy Scan (od verze 1.10.1) okno Windows pro jeho zapnutí – zaškrtněte tam políčko a klikněte na OK.
• Otevřít v programu Office: Více → Otevřít v programu Office … zobrazí programy Office ve vašem počítači – a co s každým z nich můžete dělat. Vyberete si sami: ONLYOFFICE (úprava PDF přímo), LibreOffice nebo Collabora Office (Writer: jako dokument Word, Draw: jako kresba s téměř stejným rozvržením), FreeOffice TextMaker nebo SoftMaker TextMaker a Apache OpenOffice Writer (jako dokument Word), Inkscape (jako grafika – pro plány, letáky, loga) nebo Microsoft Word (Word převede PDF na dokument Word a předtím se jednou zeptá – potvrďte tlačítkem OK). „Jako dokument Word“ znamená: PDFMy samo sestaví odstavce, nadpisy a tabulky (jako u PDF do Wordu) a předá programu tento soubor. PDFMy si vaši volbu zapamatuje pro příště. Soubor zůstane ve vašem počítači (pdfmy Scan od 1.11.0 ve Windows, od 1.4.0 pro Mac a Linux – FreeOffice, OpenOffice, Inkscape a „jako dokument Word“ od 1.12.0 nebo 1.5.0; uložený v místní složce, ne na OneDrive). Výsledek uložte v programu pomocí „Uložit jako“ na obvyklé místo. Nemáte nainstalovaný žádný program Office? ONLYOFFICE Desktop, LibreOffice a FreeOffice jsou zdarma.
• Uložit do cloudové složky (Nextcloud, ownCloud, Seafile, Dropbox, OneDrive, Google Drive, iCloud): … Více → Uložit do cloudové složky … zobrazí složky synchronizačních programů ve vašem počítači – např. složku vašeho programu Nextcloud. Kliknutím na „Uložit“ se tam PDF uloží do podsložky „PDFMy“; „Zobrazit ve složce“ ji otevře. Nahrání pak provede váš vlastní synchronizační program – do vašeho vlastního úložiště, např. na server Nextcloud vaší firmy. Samotné PDFMy se ke cloudu nepřipojuje a nepotřebuje přihlašovací údaje. Vyžaduje pdfmy Scan od 1.12.0 (Windows) nebo 1.5.0 (Mac, Linux). Nebyla nalezena cloudová složka? Nainstalujte synchronizační program svého poskytovatele (např. Nextcloud Desktop) – nebo v „Zvolit složku archivu …“ zvolte libovolnou složku. V mobilu: zvolte „Sdílet …“ a aplikaci svého cloudového úložiště.
• Z programů Office do PDFMy: v ONLYOFFICE, LibreOffice, Collabora Office, Word, Excel, SoftMaker, WPS nebo jakémkoli jiném programu jednoduše zvolte Tisk a tiskárnu „PDFMy“ (na Macu: v dialogu tisku „PDF“ → „In PDFMy öffnen“) – dokument se ihned otevře v PDFMy se skutečným, prohledávatelným textem.
• Tisk do PDFMy (Mac): pdfmy Scan pro Mac (od 1.3.0) přidá „In PDFMy öffnen“ do nabídky PDF v dialogu tisku: v libovolném programu Tisk → vlevo dole „PDF“ → „In PDFMy öffnen“. Dokument se otevře v PDFMy se svým názvem jako názvem souboru.
• Linux – PDF dvojklikem: pdfmy Scan pro Linux vytvoří „PDFMy“ v nabídce aplikací a zeptá se, zda má být výchozím programem pro PDF. Později: ve správci souborů klikněte pravým tlačítkem na PDF → Otevřít pomocí → PDFMy → nastavit jako výchozí, nebo v PDFMy Více → Nastavit jako výchozí pro PDF.
• Mac – PDF dvojklikem: pdfmy Scan pro Mac vytvoří aplikaci „PDFMy“ a zeptá se, zda má být výchozí pro PDF. Později: ve Finderu Informace → Otevřít v aplikaci: PDFMy → Změnit vše. Nejlépe vyberte aplikaci „PDFMy“ ze složky Aplikace (ne stejnojmennou aplikaci Chrome). „Tisk“ ve Finderu odešle PDF přímo na výchozí tiskárnu (od pdfmy Scan pro Mac 1.1.6).
• Rozšíření prohlížeče: Soubory PDF, na které v prohlížeči kliknete, se otevřou přímo v PDFMy – v Chrome a Edge, ve Windows i na Macu. K rozšíření →

Jazyky

• Jazyk rozhraní: PDFMy je k dispozici ve 40 jazycích – němčina, angličtina (britská a americká), francouzština, italština, španělština, portugalština, nizozemština, polština, čeština, slovenština, maďarština, rumunština, bulharština, řečtina, chorvatština, slovinština, srbština, bosenština, makedonština, albánština, dánština, švédština, norština, finština, estonština, lotyština, litevština, irština, maltština, islandština, katalánština, baskičtina, galicijština, lucemburština, velština, turečtina, ruština, ukrajinština a běloruština. PDFMy se spustí v jazyce vašeho prohlížeče; změnit jej můžete v Více → Jazyk. Překlady jsou strojové – rozhodující je německé znění.
• Všechny stránky pdfmy.de: nápověda, návod ke skeneru, seznam zařízení, stránky nástrojů, rozšíření prohlížeče, pro média, přístupnost, tiráž a prohlášení o ochraně osobních údajů jsou rovněž k dispozici ve všech 40 jazycích – přepnete je vpravo nahoře na stránce. Každá jazyková verze má vlastní adresu ke sdílení, např. pdfmy.de/fr/hilfe.html nebo pdfmy.de/en-GB/pdf-verkleinern.html. Volba platí i pro PDFMy a naopak. U tiráže a prohlášení o ochraně osobních údajů je právně závazná německá verze.
• Datum a čísla: PDFMy zobrazuje datum, čas, částky a velikosti souborů ve formátu vašeho jazyka (např. 18/10/2026 v angličtině (UK), 10/18/2026 v angličtině (US)). Ve vašich dokumentech (razítka, poznámky, datum podpisu, záhlaví a zápatí, e-faktury) a v názvech souborů zůstává datum beze změny.
• Dopisy v jiných jazycích: Rozpoznávání textu čte německé dopisy a jazyk ostatních písemností rozpozná samo – všechny výše uvedené jazyky, i v cyrilici (ruština, ukrajinština, bulharština, srbština, makedonština, běloruština) a řečtinu. Potřebný jazykový soubor (1–4 MB) PDFMy stáhne napoprvé, poté funguje i offline.
• Arabština, perština, hebrejština, čínština, japonština, korejština: PDFMy rozpozná i tato písma. Arabské a čínské dopisy automatika najde sama; pro perštinu, hebrejštinu, japonštinu, korejštinu a tradiční čínštinu zvolte jazyk v Nastavení → Skenovat → Jazyk dokumentu. Rozpoznaný text lze v uloženém PDF prohledávat a kopírovat (i jako PDF/A), je obsažen ve Wordu, Markdownu i HTML a lze jej přeložit. Jazyková data (0,4–2 MB) stáhne PDFMy až při první potřebě.
• Pevný jazyk dokumentu: Pokud dostáváte převážně poštu v jiném jazyce, nastavte jej v Nastavení → Skenovat → Jazyk dokumentu – ušetříte tím druhý průchod.
• Uložená PDF nesou rozpoznaný jazyk dokumentu (důležité pro čtečky obrazovky a PDF/UA); Číst nahlas používá offline hlas tohoto jazyka.

Advokátní kancelář: beA a přílohy

• Zkontrolovat pro beA: … Více → Předběžná kontrola … (příjemce „beA / soud“) ukáže, zda PDF splňuje technické požadavky německé justice (Elektronischer-Rechtsverkehr-Bekanntmachung 2025, oficiální oznámení o elektronickém právním styku): žádný JavaScript, žádné vložené soubory ani média, tisknutelné a nešifrované, nejvýše 200 MB, název souboru nejvýše 90 znaků pouze s písmeny (i ä, ö, ü, ß), číslicemi, podtržítkem a spojovníkem. Upozornění se týkají nevložených písem a stran bez textu (rozpoznání textu se doporučuje, ale není povinné). Název souboru zadáte přímo v okně kontroly – PDFMy navrhne povolený název a kontroluje ho při psaní. Je-li otevřeno více souborů, každý je ve výsledku navíc uveden samostatně.
• Uložit pro beA: v části Předběžná kontrola (příjemce „beA / soud“) klikněte na „Opravit automaticky“: vytvoří PDF/A bez JavaScriptu a příloh pod zadaným (povoleným) názvem souboru a uložený soubor ještě jednou zkontroluje. Příloha e-faktury (XML) se nepřikládá.
• Očíslovat přílohy: Otevřete postupně přílohy k podání (Přidat), potom Více → Očíslovat přílohy …. Každý soubor se stane přílohou – označovací písmeno libovolné (K, B, AS, AG, BK, BB …), začátek od libovolného čísla, označení lze změnit. PDFMy umístí razítko „Anlage K 1“ vpravo nahoře na první stranu, vytvoří seznam příloh a na přání uloží každou přílohu jako samostatný soubor vhodný pro beA s logickým číslováním (např. Anlage_K1_Kaufvertrag.pdf) – jako ZIP nebo přímo do složky archivu.
• Důvěrnost: kontrola, převod a číslování probíhají zcela ve vašem zařízení – podklady klientů se nenahrávají.

Ochrana dat a bezpečnost

• Dokumenty, rozpoznaný text a údaje dopisů zůstávají ve vašem zařízení. Žádné cookies, žádné sledování, žádné cizí servery. I rozpoznávání textu (AI) běží lokálně.
• Data uložená prohlížečem (nastavení, vyhledávací index, zapamatovaný podpis …) smažete v Nastavení → Smazat všechna místně uložená data.
• PDFMy se vyvíjí podle zásad norem ISO 27001 a ISO 9001; PDF/A a PDF/UA se kontrolují nástrojem veraPDF.
• Bezpečné aktualizace: Každá nová verze PDFMy se před zveřejněním automaticky zkontroluje v prohlížeči a při problému ji lze okamžitě vrátit na předchozí. Aktualizace znovu stáhne jen změněné soubory – obvykle několik set KB místo zhruba 20 MB, což šetří mobilní data na cestách. pdfmy Scan (od 1.13.0) nainstaluje aktualizaci, jen pokud nese platný digitální podpis společnosti Mentor GmbH a je novější než nainstalovaná verze – podvržený nebo starší soubor se odmítne. Nová verze PDFMy se nikdy neaktivuje uprostřed práce: probíhá-li skenování nebo jiná operace nebo je otevřen dokument, zobrazí se vpravo dole „K dispozici je nová verze – znovu načíst“ a vy rozhodnete, kdy.
• pdfmy Scan přijímá úlohy jen od PDFMy: Pomocný program odpovídá jen na požadavky z pdfmy.de na vašem vlastním počítači – cizí weby ho nemohou ovládat ani z něj nic číst, ani oklikou (DNS rebinding). Aktualizace instaluje jen s platným, nezneplatněným podpisem společnosti Mentor GmbH (Paderborn) a jen tehdy, je-li soubor sám skutečně novější (od Windows 1.14.1, Mac/Linux 1.6.1).
• Terminálové servery a více uživatelů: Jsou-li na jednom počítači současně přihlášeni různí uživatelé (terminálový server Windows nebo vzdálená plocha, Mac nebo Linux s více účty), obsluhuje pdfmy Scan jen uživatele, který jej spustil – programy ostatních uživatelů jsou odmítnuty a nedostanou se k souborům, protokolu ani podpisům. Každý uživatel má vlastní pdfmy Scan; PDFMy jej najde sám a skeny i dvojkliky vždy dorazí ke správnému člověku. Nic se nemusí nastavovat (od Windows 1.15.0, Mac/Linux 1.7.0).
• Statistika návštěvnosti a počítání stažení: Vidíme jen souhrnná čísla, která náš poskytovatel webhostingu IONOS sestavuje ze serverových protokolů (návštěvníci, zobrazené stránky) – bez cookies, bez vložených počítacích služeb, bez identifikátoru. Při stahování pdfmy Scan nebo rozšíření vyvolá PDFMy navíc prázdnou stránku (např. /download/zaehlung/windows.html), aby se stažení v této statistice objevilo. Vašich dokumentů se to nikdy netýká. Podrobnosti: Prohlášení o ochraně osobních údajů, bod 3.
• Podrobnosti: Zásady ochrany osobních údajů · Přístupnost
• Otevřený zdrojový kód: PDFMy je k dispozici na GitHub (haus-it/pdfmy) k dalšímu vývoji – © Mentor GmbH, pouze pro nekomerční účely (PolyForm Noncommercial 1.0.0); komerční použití pouze s licencí od Mentor GmbH. Kdo kód používá, viditelně odkazuje na www.pdfmy.de. Používání samotného pdfmy.de zůstává pro všechny zdarma. Budeme rádi za hlášení chyb, nápady, překlady a příspěvky.

Časté dotazy

Klávesové zkratky

Na Macu ⌘ místo Ctrl.

Získat pomoc

PDFMy se neustále vyvíjí. Pokud něco nefunguje, nahlaste nám to prosím hned – vyřešíme to rychle.

• V PDFMy klikněte vpravo dole na „Nahlásit chybu“ (nebo Více → Nahlásit problém; z této stránky: Nahlásit chybu). Zvolíte „Chyba“ nebo „Návrh na zlepšení“ a podle potřeby odpovíte na tři krátké otázky: Co jste udělali, co se stalo, co jste očekávali? Zpráva obsahuje verze, protokol, vzniklé chyby programu a – pokud běží pdfmy Scan (od 1.14.0, Mac/Linux 1.6.0) – interní síťovou adresu a název počítače, ale žádné dokumenty; názvy souborů a odesílatelé jsou znečitelněny. V části „Obsah zprávy“ vidíte vše předem. Odesláno je až poté, co v poštovním programu kliknete na „Odeslat“.
• Když se něco pokazí: Dojde-li v PDFMy k neočekávané chybě programu, nabídne PDFMy nahoře jednou její nahlášení – chyba je pak už vyplněná. „Zavřít“ upozornění skryje.
• E-mailem: wumertens@mentor-group.de
• Pro tisk a média: stránka pro tisk s tiskovými zprávami, obrázky a kontaktem.