Prohlášení o ochraně osobních údajů

Překlad pro informaci – právně závazné je německé znění.

1. Nejdůležitější v kostce

Vaše soubory neopouštějí vaše zařízení. pdfmy zpracovává PDF, obrázky a skeny výhradně ve vašem prohlížeči. Dokumenty, rozpoznaný text, údaje zadané do formulářů, hesla a podpisy se nepřenášejí nám ani třetím stranám. Nejsou žádné cookies, žádné sledování, žádné reklamní sítě a žádné vkládání externích služeb. I vestavěná AI (rozpoznávání textu, analýza dopisů) běží na vašem zařízení, ne u AI služby na internetu.

2. Správce

Mentor GmbH
Am Hoppenhof 30a
33104 Paderborn
Německo
E-mail: wumertens@mentor-group.de

3. Provoz webových stránek (hosting)

Webové stránky hostuje IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur. Při návštěvě váš prohlížeč předává serveru technicky nezbytná data, která mohou být uložena v souborech protokolu: IP adresu, datum a čas, vyvolaný soubor, přenesené množství dat, URL refereru a prohlížeč a operační systém. Zpracování slouží k bezpečnému a stabilnímu provozu webových stránek (čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR). Data protokolu se po krátké době smažou nebo anonymizují a nespojují se s jinými daty. S IONOS je uzavřena smlouva o zpracování osobních údajů podle čl. 28 GDPR.

Z těchto protokolových údajů pro nás IONOS sestavuje souhrnné statistiky návštěvnosti (IONOS WebAnalytics) – např. počet návštěvníků, zobrazené stránky a stažení. Do stránky se k tomu nic nevkládá, nejsou žádné cookies ani identifikátor, který by vás rozpoznal (čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR; oprávněný zájem: odhadnout poptávku po nabídce a její rozšíření). Aby se v nich objevila stažení pdfmy Scan a rozšíření prohlížeče, vyvolá PDFMy při stahování navíc prázdnou stránku tohoto webu (/download/zaehlung/windows.html, mac.html, linux.html resp. erweiterung.html); vznikají přitom pouze výše uvedené protokolové údaje.

Všechny části programu, písma a jazyková data rozpoznávání textu se načítají výhradně z pdfmy.de, ne z cizích serverů.

4. Zpracování vašich dokumentů

Otevírání, rozpoznávání textu (OCR), úpravy, slučování, komprimace, šifrování a ukládání probíhají zcela lokálně ve vašem prohlížeči. Uložené soubory prohlížeč ukládá tam, kam určíte. Pokud zpřístupníte složku („Složka skenů“, „Složka archivu“), stránka přistupuje jen k této složce a jen po dobu, kdy je otevřená.

5. Ukládání ve vašem zařízení

Aby pdfmy fungovalo rychle a i offline, ukládá váš prohlížeč soubory programu do mezipaměti (Service Worker). Vaše nastavení (např. kvalita obrázků) se ukládají do místního úložiště vašeho prohlížeče, podpis, zkratka a firemní razítko (nakreslené, napsané nebo nahrané jako obrázek) jen tehdy, když aktivujete „Zapamatovat v tomto zařízení“; nahrané obrázky se přitom zpracovávají jen ve vašem zařízení. Ručně psaná písma pro napsané podpisy dodává samo pdfmy.de – žádná písma od třetích stran se nenačítají. Podle použité funkce prohlížeč dále ukládá: knihu došlé pošty (lokální kopii) a fulltextový index vašich archivovaných dopisů pro vyhledávání, naučená přiřazení podle odesílatele, vaši vlastní adresu a zvolený hlavičkový papír pro odpovědi, údaje o vaší firmě a poslední číslo faktury pro e-faktury, šablony žádostí o podpis (jména a e-mailové adresy osob, pole, zpráva), týmové adresy pro přeposílání, seznam „Naposledy otevřené“ (jen název souboru a odkaz na soubor, žádný obsah), ochranu proti pádu (kopii dosud neuložených dokumentů, aby je bylo možné po pádu nebo nechtěném zavření obnovit; smaže se při uložení nebo zavření, volbou „Zahodit“ nebo nejpozději po 7 dnech) a vámi zvolený certifikát pro podpis (soubor certifikátu jen v heslem chráněné podobě, u certifikátů Windows jen název a otisk; heslo a PIN se nikdy neukládají). Tato data zůstávají ve vašem prohlížeči a nepřenášejí se nám.

Toto ukládání je nezbytně nutné pro vámi požadovanou funkci (§ 25 odst. 2 č. 2 TDDDG). Můžete je kdykoli odstranit v PDFMy v „Nastavení → Smazat všechna lokálně uložená data“ nebo v nastavení prohlížeče („Smazat data webu“). Soubory ve vaší složce archivu přitom zůstanou zachovány.

5a. Funkce zařízení

Kamera: Při skenování mobilem se obraz z kamery zpracovává jen v prohlížeči a nepřenáší se. Přístup povolujete sami a můžete jej kdykoli odebrat. Oznámení: Připomenutí lhůt vytváří sám váš prohlížeč; neexistuje žádná push služba ani server, který by znal vaše lhůty. Čtení nahlas: PDFMy používá jen hlasy nainstalované ve vašem zařízení. Online hlasy, které by text odesílaly na cizí server, se záměrně nepoužívají. Sdílení a přeposílání: Sdílíte-li dokument e-mailem, messengerem nebo sdílením Windows, putuje přes vámi zvolenou aplikaci k vámi zvolenému příjemci; PDFMy samo přitom nic nepřenáší.

6. Rozšíření prohlížeče „PDFMy – PDF otevírat přímo“

Volitelné rozšíření pro Chrome a Edge načte PDF, které otevřete v prohlížeči nebo zvolíte pravým tlačítkem, z příslušné webové stránky a předá je v rámci vašeho prohlížeče do pdfmy. Přitom se nám ani třetím stranám nepřenášejí žádná data; není žádná historie, žádné statistiky a žádná vzdálená konfigurace. Ukládají se jen vaše dvě nastavení (automatické otevírání zap/vyp, cíl) v prohlížeči a na několik minut adresa naposledy předaného PDF, aby „Zpět“ znovu nepřesměrovalo (jen v operační paměti prohlížeče). Přístup k webovým stránkám udělujete výslovně při zapnutí; při vypnutí se odebere.

6a. Pomocný program „pdfmy Scan“ (Windows, Mac a Linux)

pdfmy Scan propojuje váš skener s PDFMy. Běží na vašem PC a je dostupný jen z vašeho vlastního počítače (127.0.0.1); skeny a dokumenty jdou přímo do PDFMy ve vašem prohlížeči. Při podepisování certifikátem Windows nebo podpisovou kartou zůstává klíč ve Windows, resp. na kartě. Kvůli kontrole aktualizací stahuje pdfmy Scan při spuštění a každých šest hodin soubor s verzí z pdfmy.de; přitom vznikají jen data protokolu serveru uvedená v bodě 3. Pokud nastavíte tiskárnu „PDFMy“, ukládá Windows vytištěné dokumenty do složky, do které má přístup jen váš uživatelský účet (C:\ProgramData\PDFMy\Druck); pdfmy Scan je odtud otevírá v PDFMy a po 7 dnech je maže. Nic z toho se nepřenáší. Zvolíte-li „Uložit do cloudové složky“, uloží pdfmy Scan PDF do složky vašeho synchronizačního programu (např. Nextcloud, Dropbox, OneDrive) ve vašem počítači; zda a kam se odtud přenese, určuje výhradně váš synchronizační program a vaše smlouva s jeho poskytovatelem – samotné PDFMy a pdfmy Scan nic nepřenášejí.

pdfmy Scan pro Mac funguje stejně: běží na vašem Macu, je dostupný jen odtud (127.0.0.1) a komunikuje se skenery ve vaší místní síti. Otevřete-li PDF dvojklikem v PDFMy – nebo zvolíte-li v dialogu tisku „PDF → In PDFMy öffnen“ –, soubor se s jednorázovým heslem předá přímo do PDFMy ve vašem prohlížeči; Mac neopustí. Při nastavení se jednou načte ikona PDFMy z pdfmy.de; automatická kontrola aktualizací neexistuje. pdfmy Scan pro Linux funguje stejně (jen 127.0.0.1, nastavení jen pro vašeho uživatele, bez administrátorských práv); jako výchozí program pro PDF se na vaše přání zapíše do konfiguračního souboru vašeho pracovního prostředí (mimeapps.list).

6b. Hlášení chyb a kontakt e-mailem

„Nahlásit chybu“, „Nahlásit problém“ a „Nahlásit výzvu“ připraví e-mail ve vašem vlastním poštovním programu; odešle se teprve tehdy, když sami kliknete na „Odeslat“. Předem přesně uvidíte, co e-mail obsahuje (verze, prohlížeč, protokol, vzniklé chyby programu a – pokud běží pdfmy Scan – interní síťová adresa a název počítače; žádné dokumenty). Názvy souborů, odesílatelé a e-mailové adresy jsou standardně znečitelněny. Vaši zprávu používáme pouze k vyřešení problému a k odpovědi vám (čl. 6 odst. 1 písm. b a f GDPR) a smažeme ji, jakmile k tomu již není potřeba, nejpozději po uplynutí zákonných lhůt pro uchovávání.

6c. Upozornění na vlastní nabídky

Na úvodní stránce je upozornění označené jako reklama na nabídku Mentor Group: Mentor GmbH (Haus iT, Haus iT Caller ID, mySupermail) nebo Mertens GmbH (Mentor Consulting). Jde o jednoduchý odkaz bez vložených obsahů, sledovacích pixelů a cookies. Které upozornění se zobrazí příště, si pamatuje jen váš prohlížeč; tento údaj se nepřenáší. Teprve po kliknutí se příslušný web (www.haus-it.de, www.hausit-portal.de, www.mysupermail.app nebo www.mentor-consulting.de) otevře na nové kartě; nepřenáší se přitom žádná adresa původu (referrer). Pro tento web platí zásady ochrany osobních údajů jeho provozovatele.

6d. Asistent AI

Shrnutí, otázky k dokumentu a překlad využívají AI, kterou má váš prohlížeč. Pracuje ve vašem zařízení; text se nepřenáší. Model AI stáhne váš prohlížeč jednorázově od výrobce prohlížeče, ne od nás. V nabídce „… Více → Asistent AI“ lze funkci vypnout. Na přání tam lze místo toho zvolit program AI ve vlastním počítači (např. Ollama nebo LM Studio); PDFMy se pak připojuje jen k tomuto programu na stejném počítači (localhost) – text neopustí váš počítač, adresy v síti nebo na internetu jsou odmítnuty.

7. Vaše práva

Máte právo na přístup, opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost údajů a právo vznést námitku proti zpracování (čl. 15–21 GDPR). Můžete také podat stížnost u dozorového úřadu pro ochranu osobních údajů (čl. 77 GDPR), například u pro nás příslušné zemské zmocněnkyně pro ochranu údajů a svobodu informací Severního Porýní-Vestfálska (Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen), Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.

Protože PDFMy vaše dokumenty nedostává, nemáme o nich žádné údaje, o nichž bychom mohli poskytnout informace nebo je smazat; lokálně uložená data spravujete sami.

Stav: listopad 2026